458 Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý Doanh nghiệp

Lời mở đầu
Tổ chức với nghĩa rộng nhất là một nhan tố quan trọng hàng đầu trong
quá trình triển khai bất kỳ hoạt động nào từ phạm vi vàI ba ngời cho đến toàn cộng
đồng xã hội, toàn cầu. Đó là một trong những công cụ rất quan trọng trong lĩnh
vực quản lý đẻ biến mục tiêu cụ thể thành hiện thực, cao nhất là việc tổ chức cuộc
sống, tạo ra chất lợng cuyộc sống ngày càng tốt đẹp hơn.
Trong quá trình quản lý công việc tổ chức đợc hiểu và triển khai theo hai nghĩa:
tổ chức một quá trình hoạt động nào đó (ví dụ hoạt động kinh doanh) và tổ chức
một hệ thống bộ máy điều khỉên (lãnh đạo và quản lý).
Sự phân chia một tổ chức quản lý các cấp và các khâu thể hiện sự phân công
chuyên môn hó theo chiều dọc và chiều ngang, các bộ phận đó bao giờ cũng nằm
trong một mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hàI hoà trong tổ
chức. Việc xác lập và sử lý đúng đắn các mối quan hệ về tổ chức là yếu tố trọng
yếu để vận hành bộ máy ăn khớp nhịp nhàng, tạo ra hiệu lực tổ chức . Khi đề cậpn
kháI niêm tổ chức ở trạng thái động, ta cũng đã nhấn mạnh vai trò cực ký quan
trọng của các mối quan hệ về tổ chức, nếu sử lý đúng sẽ tạo ra động lực và kỷ c-
ơng cho tổ chức, ngợc lại sẽ gây vớng mắc, sung đột trong nội bộ tổ chức, có thể
làm rối loạn, vô hiệu hoá tổ chức.
Khi xác lập các mối quan hệ về tổ chức, cần xác định rõ các yếu tố: nh quan hệ
dọc hay quan hệ ngang; quan hệ lâu dàI, thờng xuyên hay quan hệ đột xuất; quan
hệ chính thức hay không chính thức. KháI quát lạI có hai loạI quan hệ cơ bản:
quan hệ đIều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp hợp tác. Nhng bàI viết
này em muốn đề cập tới loại quan hệ thứ nhất, đó là quan hệ đIều khiển phục
tùng.
Quá trình ra quyết định quản lý
Trên thực tế, trớc khi bắt đầu bất cứ công việc gì , ngời ta đều phảI tiến hành
quyết sách trớc tiên. Bất ký công việc quản lý nào do các nhà quản lý tiến hàng
đều có vấn đề quyết sách. Quyết sách là hóạch định kế hoạch, là lựa chọn một
Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN
1
tròng hai phơng án hành động dã đợc chuần bị, là thiết lập cơ cấu tố chức, phân

định quyền hạn và nghĩa vụ: so với tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phơng
án kiểm tra. ĐIều đó có nghĩa là quyết sách phảI quán xuyết các mặt kế hoạch, tổ
chức, đIều khiển. Hơn nữa các cán bộ quản lý các cấp của tổ chức đều phải tiến
hành quyết sách.
Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN
2
Sơ Lợc Về Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý
1/Khái Niệm:
Tổ chức hiện diện trong các sự vật tự nhiên và xã hội,từ đơn giản đến phức
tạp,từ vi mô đến vĩ mô.Nói chung nó mang một ý nghĩa rất rộng nhng ở đây
chúng ta chú ý đến một định nghĩa sát hơn với khái niệm Tổ Chức Quản Lý:Tổ
chức là một cơ cấu(bộ máy hoặc hệ thống bộ máy)đợc xây dựng có chủ định về
vai trò và chức năng(đợc hợp thức hoá),trong đó các thành viên của nó thực hiện
từng phần việc đựơc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung
Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành:
-Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đợc khái quát từ
các nhiệm vụ chính phải làm thờng xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức
-Cơ cấu là phơng tiện để thực hiện chức năng,bao gồm các bộ phận hợp
thành tổ chức
-Cơ chế vận hành là phơng thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức
năng.
Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản lý
phụ thuộc cả 3 yếu tố nói trên.Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng mục
tiêu,cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng,cơ chế không phù hợp
sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu
2/Cơ Cấu Tổ Chức
Mỗi hệ thống tổ chức dù đợc xây dựng theo loại hình nào cũng bao gồm cơ
cấu chính thức và cơ cấu không chính thức,bởi lẽ chỉ riêng cơ cấu chính thức
không thể thực hiện đợc đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa dạng trong
quản lý.Trong đó cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức làm nền móng cho

hoạt động quản lý
2.1. Cơ cấu chính thức:
Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN
3
-Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu đợc ghi nhận chính thức trong các
văn bản pháp lý,điều lệ tổ chức của doanh nghiệp;cũng có trờng hợp không đợc
ghi thành văn bản song đợc hợp thức hoá theo truyền thống,đợc mọi ngời ghi nhận
nh là một thể chế
-Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò,vị trí của mỗi bộ phận và mỗi ngời
trong tổ chức;với các mối quan hệ quyền lực trong nội bộ tổ chức(bao gồm quyền
hạn,trách nhiệm,chế độ làm việc)để thực hiện sự phân công,phân cấp và liên kết
trong tổ chức,bảo đảm kỷ cơng và hiệu lực tổ chức,phục vụ mục tiêu của doanh
nghiệp
-Trong cơ cấu chính thức,thực hiện chế độ thủ trởng và chế độ bổ nhiệm cán
bộ bằng quyền lực hành chính.Giữa ngời phụ trách và ngòi thừa hành có quan hệ
điều khiển-phục tùng theo chức vụ,bằng phơng pháp cỡng chế chấp hành.Mối
quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp đợc quy định rõ ràng,không tuỳ tiện
theo cảm tính và cũng phải chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả
xấu
2.2. Cơ cấu không chính thức:
-Cơ cấu không chính thức là những hình thức tổ chức"phi hình thể"nhằm
thực hiện những mối liên hệ"mềm"trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa
các nhóm ngời có đặc điểm,lợi ích riêng cần đợc điều hoà để phục vụ mục tiêu
chung.Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao
chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính
-Cơ cấu không chính thức cũng có ngời chủ trì hoạt động do các thành viên
cử ra trên cơ sở uy tín,không có quyền hạn hành chính mà chỉ dựa vào trình độ
hiểu biết và khả năng điều chỉnh các mối quan hệ không chính thức,tạo đợc sự
đồng thuận về ý chí,tình cảm.Hoạt động của cơ cấu không chính thức giúp ích
nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp,tế nhị trong quản lý

-Cơ cấu không chính thức không đợc thể hiện trên sơ đồ tổ chức;cũng có tr-
ờng hợp đợc ghi nhận nh một phân hệ bổ sung.Thờng đó là các Hội đồng t vấn về
từng lĩnh vực,các tiểu ban,các nhóm chuyên gia......Các tổ chức đó không cần biên
Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN
4
chế chuyên trách,mà sử dụng những ngời trong bộ máy làm kiêm nhiệm;hoạt động
thờng xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời gian.Kết quả hoạt động của cơ cấu
không chính thức đợc ngời điều hành tổ chức quản lý tham khảo,tiếp nhận để bổ
sung,hoàn thiện các quyết định quản lý
Sự đan chéo vào nhau các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính
thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm 2 hệ,giúp cho các nhiệm vụ quản
lý đợc thực hiện một cách toàn diện và có kết quả cao.Trong quản lý,điều cực kỳ
quan trọng là phải xác định đợc mức độ tối u để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ
chức không chính thức và của cơ cấu tổ chức chính thức.Đó cũng chính là việc kết
hợp sự hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản lý.
Quan Hệ Điều Khiển-Phục Tùng
I. Định nghĩa và vai trò của quan hệ điều khiển-phục tùng:
*Quan hệ điều khiển-phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ chức
với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dới (trên xuống và dới lên),giữa ngời phụ
trách và ngời thừa hành.
*Hành vi điều khiển là hành vi đơn giản nhất của quản lý để giải quyết các
nhiệm vụ đơn nhất sau khi đã có những quyết định chung.Đó là hình thức tác động
tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất,nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để
ngăn chặn,khắc phục các sai lệch của các bộ phận thừa hành.
*Dù mang tính linh hoạt để ứng phó với mọi tình huống cụ thể nảy sinh
hằng ngày,sự điều khiển vẫn phải dựa trên các phơng thức tác động có tổ chức và
dựa vào chức năng,quyền hạn,trách nhiệm của mỗi cấp trong thứ bậc của hệ thống
tổ chức quản lý.Nếu không nh vậy,sự điều khiển sẽ rơi vào tình trạng chủ quan tuỳ
tiện,xử lý đối phó vụn vặt;có thể gây lộn xộn,mất đồng bộ trong hoạt động quản
lý.Sự điều khiển có thể mang tính hành chính(cỡng chế thi hành),hoặc mang tính

hớng dẫn.Tính hành chính ở đây thể hiện qua các phơng pháp hành chính:
Các phơng pháp hành chính là các phơng pháp tác động dựa vào các mối
quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp
Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN
5
Bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng hình thành mối quan hệ tổ chức trong hệ
thống .Về phơng diện quản trị ,nó biểu hiện thành mối quan hệ giữa quyền uy và
phục tùng .Ngời xa thờng nói :quản trị con ngời có 2 cách ,dùng ân và dùng
uy.Dùng ân thì vững bền nhng khó khăn và dễ trở thành phù phiếm ,dùng uy thì
nhanh chóng và dễ mất tính ngời .Cho nên ,Quản trị trớc tiên phải dùng uy sau đó
mới tính đến việc ân
Các phơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh chính là các cách tác
động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ngời lao động dới quyền
bằng các quyết định dứt khoát ,mang tính bắt buộc ,đòi hỏi ngời lao động phải
chấp hành nghiêm ngặt ,nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời,thích đáng
Vai trò của các phơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh rất to
lớn.Nó xác lập trật tự kỷ cơng làm việc trong doanh nghiệp .Là khâu nối các ph-
ơng pháp quản trị khác lại ;Phơng pháp hành chính giải quyết các vấn đề đặt ra
trong doanh nghiệp rất nhanh chóng ;Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ khi
ban hành quyết định .Vì vậy các phơng pháp hành chính hết sức cần thiết trong
những trờng hợp hệ thống bị rơi vào những tình huống khó khăn, phức tạp
Các phơng pháp hành chính tác động vào đối tợng quản trị theo 2 hớng :tác
động về mặt tổ chức và tác động diều chỉnh hành vi của đối tợng quản trị
-Theo hớng tác động về mặt tổ chức :chủ doanh nghiệp ban hành các văn
bản quy định về quy mô,cơ cấu ,diều lệ ,hoạt động tiêu chuẩn ......nhằm thiết lập tổ
chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ
-Theo hớng tác động diều chỉnh hành vi của đối tợng quản trị :chủ doanh
nghiệp đa ra những chỉ thị ,mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dới thực hiện
những nhiệm vụ nhất định ,hoặc hoạt động theo những phơng hớng nhất định
nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng hớng

,uốn nắn những lệch lạc ....
Sử dụng các phơng pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản trị phải nắm vững
những yêu cầu chặt chẽ sau đây:
Quan hệ điều khiển - phục tùng, các hình thức điều khiển & sự vận dụng trong quản lý DN
6