Nâng cao hiệu quả công tác chuyển tiền điện tử tại Ngân hàng Đống đa - 3 pps

chế độ chứng từ kế toán NH, TCTD ban hành kèm theo quyết định số 312/QĐ ngày
04/12/1996 của Thống đốc NHNN VN.
Lệnh chuyển tiền dưới dạng điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do NHNN quy
định tại quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử
của các NH, TCTD ban hành theo QĐ308/ QĐ-NH2 ngày 16/09/1997 của Thống đốc
NHNN.
Việc chuyển hoá chứng từ điện tử thành chứng từ giấy hoặc ngược lại để phục vụ yêu
cầu thanh toán và hạch toán phải đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ làm căn cứ để
chuyển hoá và chứng từ được chuyển hoá đúng mẫu quy định và đảm bảo tính hợp
pháp của chứng từ.
1.2.4 Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử của NHCT VN.
*Quy trình nghiệp vụ tại NH phát lệnh (NHPL).
Ngân hàng khởi tạo nhận chứng từ từ khách hàng, kiểm tra, kiểm soát rồi tiến hành
chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và chuyển cho kiểm soát viên đặt ký
hiệu mật trước khi chuyển đi thanh toán. Sau khi tính KHM, bút toán hạch toán được
tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.
*Tại Ngân hàng nhận lệnh đến:
Bộ phận thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực đảm bảo tính liên tục
khi nhận chuyển tiền Đến, thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra hoặc giải mã ký
hiệu mật (KHM) đồng thời, hạch toán vào TK Người nhận lệnh (nếu đủ điều kiện
thanh toán) hoặc TK chờ thanh toán (nếu không đủ điều kiện thanh toán) để xử lý theo
quy trình xử lý sai sót. Lệnh thanh toán được tự động hạch toán và được tự động gửi
về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Sau khi nhận được kết quả khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh
thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên, 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng,
01 liên lưu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy
định.
*Tại Trung tâm thanh toán.
TTTT mở TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch cho từng CN để hạch
toán và đối chiếu. TK của CN NHCT nào sẽ mang số hiệu NH của CN NHCT đó. Đối

với CN trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các TK ĐCV khác để phản ánh và
quản lý các loại vốn giữa TW với CN. Đối với CN phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở
duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch.
Khi nhận chuyển tiền từ CN, tại TTTT, chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và
phân loại các chuyển tiền theo tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ-thanh toán Có, phạm
vi thanh toán trong hệ thống-ngoài hệ thống để hạch toán.
Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán
tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL. Các chuyển
tiền ngoài hệ thống được chuyển sang vùng riêng để giải mã, phục hồi chứng từ đưa đi
thanh toán bù trừ hoặc chuyển mạng thị trường song biên với các tổ chức tín dụng
khác.
Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các
Lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ
thống.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển
sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi, đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các
báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ.
Hạch toán:
-Đối với lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL.
-Đối với lệnh thanh toán Nợ: hạch toán ngược lại.
Cuối ngày, Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi, đến trong ngày để kiểm
tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện
lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày.
1.2.5 Sai sót và điều chỉnh.
1.2.5.1 Sai sót và điều chỉnh tại Ngân hàng phát lênh (NHPL).
Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng.
Các sai sót phát hiện sau khi Lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải được điều

chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau:
1.2.5.1.1 Chuyển tiền thiếu.
KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển thiếu để lập bổ sung. Nội
dung Lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho Lệnh thanh toán số
ngày và hạch toán như các Lệnh thanh toán đi bình thường.
1.2.5.1.2 Chuyển tiền thừa.
NHPL phải lập ngay điện thông báo và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi NH nhận
lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi Lệnh thanh toán đi nhưng
NHNL chưa kiểm tra KHM, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển
thừa để lập phiếu điều chỉnh và hạch toán:
-Đối với Lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Nợ đỏ: TK đã trích thừa.
Đồng thời, lập điện tra soát (phụ lục 01) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và
ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý.
Khi nhận được Lệnh thanh toán Có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch.
Có: TK ĐCV chờ thanh toán.
Đồng thời, ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý
-Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.
Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, NHNL đã
kiểm tra KHM.
Đối với Lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK Các khoản phải thu (tiểu khoản CN gây sai sót).
Nợ đỏ: TK Thích hợp . (TK đã trích thừa)
Đồng thời, lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ
theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đã chi trả số tiền thừa cho người
hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìm biện pháp thu

hồi.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Khi nhận được Lệnh thanh toán Có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số tiền thừa
nói trên, NHPL hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch.
Có: TK Các khoản phải thu (tiểu khoản CN gây sai sót)
Đồng thời, ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý.
Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên bản cùng hồ
sơ liên quan của NHNL gửi đến. NHPL nhận được, kiểm tra, đối chiếu với biên bản
chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn phải thu hồi, xác
định người chịu trách nhiệm. Đồng thời, lập hội đồng để xử lý theo chế độ hiện hành.
-Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Lập phiếu điều chỉnh
Có đỏ: TK Thích hợp
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời, lập Lệnh thanh toán Có chuyển đến NHNL để huỷ số tiền chuyển thừa trên
Lệnh thanh toán Nợ.
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch.
1.2.5.1.3 Chuyển tiền ngược vế.
NHPL phải lập ngay điện thông báo (mẫu 02) cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để
xử lý đồng thời thực hiện điều chỉnh huỷ đỏ số tiền bị ngược vế sang TK ĐCV chờ
thanh toán, sau đó, tất toán TK này chuyển đi NHNL để huỷ toàn bộ Lệnh thanh toán
bị ngược vế và lập Lệnh thanh toán đúng chuyển đi
1.2.5.1.4 Các sai sót khác:
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
- Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tên người nhận,
tài khoản, số CMND mà chế độ cho phép thì NHPL gửi Điện tra soát đến NHNL để
điều chỉnh lại Lệnh thanh toán cho đúng.
-Đối với các Lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc
phát hiện bị giả mạo, hệ thống tự động gửi lại Lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một

số lần nhất định. Sau một số lần gửi lại không thành công, Lệnh thanh toán sẽ bị phong
toả và không còn giá trị để gửi đi. NHPL huỷ Lệnh thanh toán theo biên bản với sự
cho phép của TTTT và lập phiếu điều chỉnh hạch toán đỏ toàn bộ số tiền trên Lệnh
thanh toán bị huỷ. Đồng thời, lập Lệnh thanh toán khác thay thế.
1.2.5.2. Sai sót và điều chỉnh tại NHNL.
1.2.5.2.1 Lệnh thanh toán bị sai thiếu.
Khi nhận dược Lệnh thanh toán bổ sung tiền thiếu, NHNL kiểm tra Lệnh thanh toán
chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với Lệnh thanh toán chuyển bổ sung. Nếu đúng thì
hạch toán như đối với các Lệnh thanh toán đúng bình thường khác.
1.2.5.2.2 Lệnh thanh toán bị sai thừa.
Trường hợp nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trước khi kiểm tra
KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót.
Khi nhận được Lệnh thanh toán đến, NH nhận kiểm soát, đối chiếu giữa Lệnh thanh
toán với nội dung thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý :
-Đối với Lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK ĐCV trong hế hoạch.
Có: TK ĐCV chờ thanh toán.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Khi nhận được điện tra soát yêu cầu chuyển trả tiền thừa của NHPL, căn cứ điện tra
soát, NHNL lập Lệnh thanh toán Có đi hoàn trả NHPL:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch.
Đồng thời, lập phiếu để hạch toán số tiền đúng.
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Có: TK Thích hợp.
- Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.
Trường hợp nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, sau khi đã kiểm
tra KHM và hạch toán, NHPL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót,
nếu chưa thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền để xử lý.
Nếu trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý, đối với Lệnh thanh toán Có, căn cứ biên

bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh hạch toán:
Có đỏ: TK Thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây).
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Khi nhận được điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNL lập Lệnh
thanh toán Có để trả lại số tiền thừa và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch.
Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.
Nếu trên tài khoản của khách hàng không còn đủ tiền để thu hồi, NHNL ghi nhập sổ
theo dõi chuyển tiền thừa đến chưa thu hồi để theo dõi, đồng thời, yêu cầu khách hàng
trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện hoàn trả. Sau khi nhận
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
được tiền hoàn trả của khách, kế toán ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến, lập
Lệnh thanh toán Có (đối với lệnh thanh toán Có) hoàn trả số tiền chuyển thừa.
1.2.5.2.3 Sai tài khoản, tên đơn vị nhận, số chứng minh nhân dân, tên NHNL.
Khi nhận được chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tên khách
hàng NHNL hạch toán:
Đối với Lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch.
Có: TK ĐCV chờ thanh toán.
Đồng thời, lập điện tra soát NHPL.
Trường hợp sai tên NHNL, khi chuyển trả NHPL, hạch toán tất toán TK ĐCV chờ
thanh toán.
Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.
Khi nhận được tra lời tra soát của NHPL, nếu NHPL xin đính chính lại yếu tố sai sót,
NHNL in, đính kèm điện tra soát vào Lệnh thanh toán và lập phiếu hạch toán cho
khách hàng:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Có: TK Khách hàng (TK Thích hợp).
Nếu NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại, NHNL lập phiếu

tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL.
1.2.5.2.4 Chuyển tiền ngược vế:
Trường hợp NHNL nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL trước
khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
bị ngược vế để xử lý. Khi nhận Lệnh thanh toán đến, NHNL kiểm soát, đối chiếu với
điện thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý:
Đối với Lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch.
Có: TK ĐCV chờ thanh toán.
Khi nhận được điện tra soát, NHNL lập Lệnh thanh toán chuyển trả lại, NHPL hạch
toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch.
Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại.
Trường hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán, đối với Lệnh thanh toán Có xử lý
như trường hợp sai thừa phát hiện sau khi kiểm tra ký hiệu mật. Đối với lệnh thanh
toán Nợ, lập phiếu điều chỉnh hạch toán:
Nợ đỏ: TK Thích hợp.
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Khi nhận được điện tra soát và chuyển tiền xử lý của NHPL, hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch.
1.2.6 Đối chiếu và quyết toán.
1.2.6.1 Đối chiếu.
1.2.6.1.1 Đối chiếu hàng ngày.
Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu
tập trung tại NHTW. Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Tại NHPL, ngay sau khi Lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tự động tạo đối

chiếu gửi về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPL ngay sau khi được tự
động hạch toán tại TTTT.
Tại NHNL, đối với Lệnh thanh toán đến, ngay khi NH nhận lệnh kiểm tra KHM và
hạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu
được phản ánh tức thời về NHNL.
Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các CN NHCT.
Tại các CN NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa CN với TTTT và giữa các
ĐGD trực thuộc.
Việc đối chiếu giữa CN với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông
qua TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx).Với từng lệnh thanh toán, phát
sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại CN và ngược lại.
Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sang vùng làm
việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp
đúng.
Trước khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in báo cáo đối chiếu theo
quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát được
các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa được kiểm tra KHM và hạch
toán.
1.2.6.1.2. Đối chiếu hàng tháng.
Hàng tháng, CN thực hiện đối chiếu với TTTT các TK ĐCV VNĐ và các TK thu chi
lãi vốn điều hoà. Các TK này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại CN phải bằng doanh số có, số dư có tại
TTTT và ngược lại.
Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, CN
tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng. Báo cáo được tự động truyền về TTTT để đối
chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của TTTT.
Tại TTTT, sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các CN, chương trình máy tự động
đối chiếu số liệu hạch toán tại TTTT với số liệu báo cáo của các CN và phản hồi kết
quả về các CN. Các chênh lệch đối chiếu được in ra để kiểm tra lại số liệu đã hạch

toán trong tháng. Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát
sinh sai sót ngay trong tháng.
1.2.6.2 Quyết toán.
1.2.6.2.1 Quyết toán ngày:
Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưng không
được phép chuyển đổi trước 16h 30 hàng ngày.
Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc.
Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ được hạch toán
và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp.
1.2.6.2.2. Quyết toán tháng, năm:
Hàng ngày, các CN ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h 00 ngày cuối tháng,
trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho
các CN trước 01 ngày.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền
lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được. CN phải nhận, kiểm tra KHM và hạch
toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT.
Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, CN mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động
chuyển tiền đi.
Chương II: Thực trạng hoạt động tổ chức thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh
Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội
2.1 Sự ra đời và phát triển của CN NHCT Đống Đa.
Tiền thân của NHCT Đống Đa là phòng thương nghiệp của khu Đống Đa, được thành
lập năm 1955. Đến năm 1957, từ địa chỉ 173 phố Khâm Thiên, phòng chuyển sang số
237 và đổi thành chi điểm NHNN khu Đống Đa. Năm 1960, chi điểm chuyển về đóng
tại tầng 1, khu tập thể 4 tầng (ngay cạnh nơi NHCT Đống Đa đóng hiện nay).
Giai đoạn trước năm 1987 là thời kỳ quản lý theo cơ chế tập trung bao cấp, chỉ có một
hệ thống NH duy nhất trên đất nước. NHCT Đống Đa thuộc hệ thống NHNN, thuộc
NH thành phố Hà Nội và là NH bao cấp.
Năm 1987, chi điểm NHNN khu Đống Đa được đổi thành CN NHNN quận Đống Đa

và hai năm sau được bầu là trưởng chi nhánh NHNN trên địa bàn Hà Nội. Ngày
03/08/1987, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định 218/ HĐBT cho phép hệ thống
NH VN thí điểm chuyển hoạt động sang cơ chế hạch toán kinh doanh, thực hiện hệ
thống NH 2 cấp: hệ thống NHNN VN và hệ thống các NHTM.
NHCT VN là một trong 4 hệ thống NHTM quốc doanh lớn nhất tại VN theo Quyết
định số 53/ HĐBT ngày 26/03/1988. Và ngày 29/03/1993, theo Quyết định số 93/
LHCT/ TCCB của Tổng giám đốc NHCT VN, NHCT Đống Đa chính thức là một
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -