kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu

Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012
1
KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU
AUDITING THE SALES AND RECEIVABLES PROCESS

SVTH: Phạm Nguyễn Anh Thư, Phan Thị Thu Thật
Lớp 09A3, Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường CĐ Công nghệ Thông tin, ĐHĐN
GVHD: ThS. Trần Thị Mỹ Châu
Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường CĐ Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng

TÓM TẮT
Kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu là công cụ kiểm tra, kiểm soát tình hình kinh
doanh của doanh nghiệp. Nó xác minh rõ ràng về khoản mục nợ phải thu trên Báo cáo tài chính.
Mục đích chính của bài báo cáo này là đưa ra một cái nhìn tổng quan về kiểm toán chu trình bán
hàng và nợ phải thu. Chương trình kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu sẽ giúp kiểm toán
viên có được những xác minh và bày tỏ ý kiến một cách trung thực và hợp lý của Báo cáo tài
chính. Bài báo cáo này sẽ đưa ra một chương trình kiểm toán chung cho chu trình bán hàng và nợ
phải thu, đặc biệt thực hiện phương thức bán chịu.
Từ khóa: Kiểm toán; nợ phải thu; chu trình bán hàng; kiểm toán nợ phải thu; gian lận;
chương trình kiểm toán.
ABSTRACT
Auditing the sales and receivables process is the tool using to check and control the
business situation of the enterprises. It verifies clearly about the receivables item in the financial
statement. The main purpose of this article is to introduce an overview of auditing the sales and
receivables process. Audit program for sales and receivables process will help the auditor obtain
the verfications and give the opinions honestly and reasonably of the finacial statement. This report
will reveal a general audit program for sales and receivables process, especially the way sells on
credit.
Key words: audit; receivables; the sales process; auditing receivables; fraud; auditing
process.

1. Đặt vấn đề
Kinh tế Việt Nam đang hội nhập với nền kinh tế thế giới. Vì vậy, nó tạo cho doanh
nghiệp những cơ hội cùng những thách thức. Cùng với đó, nhiều phương thức và hình thức
kinh doanh mới được ra đời. Nhà nước đã ban hành và bổ sung nhiều chế tài, quy định cho
các quan hệ tài chính, kinh tế. Nhưng thực tế đã chỉ ra rằng công tác kiểm tra, kiểm soát
vẫn chưa chuyển hướng kịp thời dẫn tới tình trạng kỷ cương bị buông lõng, lợi ích của Nhà
nước nhiều nơi bị vi phạm. Từ thực tiễn này đưa ra một kinh nghiệm thực tế: phải triển
khai tốt công tác kiểm toán mới có thể đưa công tác kế toán vào nề nếp. Kiểm toán chu
trình bán hàng và nợ phải thu là một trong những công tác kiểm toán phát huy được nhiệm
vụ hoàn thiện và củng cố nề nếp hoạt động tài chính kế toán ở các doanh nghiệp, tạo ra một
môi trường kinh doanh lành mạnh.
Trong phạm vi đề tài này sẽ giới thiệu tổng quan về chu trình bán hàng và nợ phải
thu. Từ đó đưa ra một chương trình kiểm toán chu trình bán hàng và nợ phải thu hữu hiệu,
áp dụng cho các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện bán chịu.
2. Giải quyết vấn đề
 Phương pháp nghiên cứu
Trong đề tài này, tác giả đã sử dụng phối hợp các phương pháp nghiên cứu sau: đọc
và phân tích tài liệu, sử dụng nhóm các phương pháp tổng hợp, phương pháp nghiên cứu.
Tham khảo các tài liệu để tìm hiểu vấn đề.
Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012
2
 Phương tiện nghiên cứu
Phương tiện nghiên cứu bao gồm: giáo trình kiểm toán, thông tư, quyết định của
Nhà nước về kiểm toán, các trang web về kiểm toán.
 Nội dung nghiên cứu đã thực hiện
2.1. Nội dung, đặc điểm nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu
2.1.1. Nội dung khoản mục
Các tài khoản tham gia vào chu trình nợ phải thu và nghiệp vụ bán hàng có thể biểu
thị qua sơ đồ hình 1.

2.1.2. Đặc điểm khoản mục
- Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như
bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô.
- Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh
doanh. Do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của
doanh nghiệp.
- Nợ phải thu phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy
nhiên, do việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách hàng thường dựa
vào ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra.
2.2. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải thu và nghiệp vụ bán hàng
Xử lý đơn đặt hàng của người mua
Phê chuẩn phương thức bán chịu
Chuyển giao hàng hóa
Gửi hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá và hàng bán bị trả lại
Thẩm định xóa sổ khoản phải thu không thu được
Dự phòng nợ khó đòi
Doanh thu bán hàng Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Bán thu tiền ngay
Phải thu
Dư đầu kỳ
Bán chịu Thu tiền của khách hàng
Chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại
Dư cuối kỳ
Chiết khấu, giảm giá, hàng
bán bị trả lại
Hình 1. Tài khoản tham gia vào chu trình nợ phải thu và nghiệp vụ bán hàng
Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012
3

2.3. Chương trình kiểm toán nợ phải thu khách hàng
2.3.1. Mục tiêu kiểm toán
- Các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép có thực tại thời điểm lập báo cáo
(Hiện hữu).
- Tất cả các khoản nợ phải thu có thực được ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ).
- Các khoản nợ phải thu khách hàng vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị (Quyền
kiểm soát).
- Những khoản nợ phải thu khách hàng phải được ghi chép đúng số tiền trên báo
cáo tài chính và phù hợp giữa sổ chi tiết của nợ phải thu khách hàng với sổ cái (Ghi chép
chính xác).
- Các khoản dự phòng được tính toán hợp lý để giá trị thuần của nợ phải thu khách
hàng gần đúng với giá trị thuần có thể thực hiện được (Đánh giá).
- Sự đúng đắn trong trình bày và công bố khoản nợ phải thu, bao gồm việc trình
bày đúng đắn các khoản nợ phải thu, cũng như công bố đầy đủ những vấn đề có liên quan
như cầm cố, thế chấp…(Trình bày và công bố).
2.3.2. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ
Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ bao gồm các bước được tóm tắt trong
hình 2.
a. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ
Để thực hiện việc tìm hiểu kiểm soát nội
bộ, kiểm toán viên thiết lập bảng câu hỏi gồm
những vấn đề chính. Sau đó dùng kỹ thuật kiểm
tra từ đầu đến cuối để kiểm tra xem trên thực tế
có vận hành đúng như vậy không.
b. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
Trên cơ sở những hiểu biết về kiểm soát
nội bộ, kiểm toán viên đưa ra đánh giá sơ bộ về
rủi ro kiểm soát.
c. Thiết kế và thử nghiệm các thử
nghiệm kiểm soát

- Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
- Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ
chuyển hàng và hóa đơn liên quan
- Xem xét sự cho phép xét duyệt và ghi
chép về hàng bán bị trả lại, hay bị hư hỏng
d. Đánh giá lại các rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản
Sau khi đã thực hiện các thử nghiệm trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá mức rủi ro
kiểm soát cho mỗi cơ sở dẫn liệu liên quan đến khoản nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ
bán hàng. Khi đánh giá, kiểm toán viên nên nhận diện những điểm yếu của kiểm soát nội
bộ để mở rộng các thử nghiệm cơ bản và những điểm mạnh cho phép giảm thiểu các thử
nghiệm cơ bản
2.3.3. Thử nghiệm cơ bản
Những thử nghiệm cơ bản để đáp ứng các mục tiêu kiểm toán của nợ phải thu bao
gồm thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết được trình bày tóm tắt trong bảng 1.
Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012
4


Loại Thử nghiệm cơ bản Mục tiêu kiểm toán
Thủ tục
phân tích
Tính các tỷ số:
- Nợ phải thu khách hàng/Doanh thu.
- Nợ phải thu khách hàng/Tổng tài sản ngắn hạn.
- Chi phí dự phòng nợ khó đòi/Doanh thu bán
chịu…
Hiện hữu, Đầy đủ, Đánh giá,
Ghi chép chính xác
Thử
nghiệm

chi tiết
- Đối chiếu số dư đầu năm của tài khoản Nợ phải
thu khách hàng và Dự phòng phải thu khó đòi với
số dư cuối kỳ năm trước.
- Thu thập bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi
nợ để:
+ Kiểm tra số tổng cộng trên bảng và đối chiếu
với sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản Nợ phải thu.
+ Đối chiếu số dư chi tiết của bảng với sổ chi tiết
của các khách hàng có liên quan.
Ghi chép chính xác
- Gửi thư xác nhận đến khách hàng. Hiện hữu, Quyền sở hữu
- Kiểm tra việc lập dự phòng nợ khó đòi. Đánh giá
- Kiểm tra mẫu một số nghiệp vụ bán hàng đã ghi
trên sổ xem có chứng từ hay không ?
Hiện hữu
- Kiểm tra việc khóa sổ đối với nghiệp vụ bán
hàng.
Hiện hữu, Đầy đủ
- Xem xét về các khoản nợ phải thu bị cầm cố thế
chấp.
Quyền sở hữu, Công bố
- Xem xét khoản nợ phải thu khách hàng có được
phân loại đúng đắn không ?
Trình bày
- Đánh giá chung về sự trình bày và công bố
khoản nợ phải thu khách hàng.
Trình bày và công bố
a. Thủ tục phân tích đối với nợ phải thu
Rất nhiều tỷ suất có thể được sử dụng để xem xét tính hợp lý chung của khoản mục

doanh thu và tài khoản phải thu. Một trong những phương pháp được các kiểm toán viên
sử dụng là lập bảng so sánh các tỷ suất của năm nay với năm trước. Các tỷ suất thường
được sử dụng được trình bày trong bảng 2.


Thủ tục phân tích Sai sót có thể xảy ra
1. So sánh tỷ lệ lãi gộp năm nay so với năm trước Tăng hay giảm doanh số
2. So sánh doanh thu bán chịu giữa các tháng trong năm Tăng hay giảm doanh số
3. So sánh giữa số dư của tài khoản phải thu với doanh thu
bán chịu của năm nay so với năm trước
Tăng hay giảm khoản thu được từ
khách hàng
4. So sánh số dư của các khách hàng có số dư nợ vượt quá
Sai sót ở tài khoản phải thu
Bảng 1. Thử nghiệm cơ bản
Bảng 2. Các tỷ suất phân tích
Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012
5
một giới hạn nào đó với năm trước
5. So sánh giữa chi phí về nợ không thu hồi được với số
dư tài khoản phải thu của năm nay và năm trước
Tăng hay giảm mức dự phòng
6. So sánh các khoản phải thu phân tích theo từng nhóm
tuổi của năm nay so với năm trước
Tăng hay giảm mức dự phòng
b. Thử nghiệm chi tiết
- Thu thập hay tự lập bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ để đối chiếu với sổ
chi tiết và sổ cái.
Thông thường, bảng số dư chi tiết phân tích theo nhóm tuổi nợ được lập khi kết
thúc niên độ. Việc xác định các thử nghiệm cần thực hiện sẽ phụ thuộc vào chất lượng của

kiểm soát nội bộ. Kiểm toán viên thường sử dụng bảng này với mục đích để gửi thư xác
nhận đến khách hàng. Sau đây là bảng số dư chi tiết phân tích theo nhóm tuổi nợ tại Công
ty X, thời gian đến ngày 31/12/2011 được trình bày trong bảng 3.




Tên khách
hàng
Nợ hiện
còn
Nợ
trong
hạn
Nợ quá
hạn từ
1-30
ngày
Nợ quá
hạn từ
31-60
ngày
Nợ quá
hạn từ
61-90
ngày
Nợ quá
hạn từ
91-120
ngày

Nợ quá
hạn trên
120 ngày
Bình Minh 30.000 30.000
Lan Mai 52.000 12.000 40.000
Hồng Thu 28.000 28.000
Đình Hòa 51.000 40.000 11.000
Thanh Mai 24.000 24.000
Minh Tiến 44.000 44.000
Văn Việt 25.000 15.000 10.000
Tổng cộng 254.000 70.000 23.000 28.000 40.000 39.000 54.000
- Gửi thư xin xác nhận đến khách hàng.
Thông qua thư xác nhận kiểm toán viên thu thập bằng chứng để chứng minh rằng
các công nợ của khách hàng là có thật. Có 2 phương pháp thu thập xác nhận:
+ Yêu cầu khách hàng trả lời trong mọi trường hợp
+ Chỉ gửi thư yêu cầu trả lời trong trường hợp có sự khác biệt về số liệu
- Kiểm tra việc lập dự phòng nợ khó đòi.
Kiểm toán viên thường thực hiện các bước công việc như sau:
+ So sánh chi tiết khoản nợ phân theo nhóm tuổi của năm nay so với năm trước
+ Điều tra, xem xét các khoản bán chịu quá hạn và lớn bất thường
+ Rà soát lại thư xác nhận từ khách hàng, đặc biệt các khoản đang tranh chấp
+ Tổng cộng tất cả những khoản nợ có khả năng không thu hồi được ước tính dựa
trên thủ tục kiểm toán đã thực hiện. Lập danh sách
+ Cùng nhân viên công nợ xem xét lại về mọi khoản nợ ước tính không thu hồi
Bảng 3. Bảng số dư chi tiết phân tích theo nhóm tuổi nợ tại Công ty X, ngày 31/12/2011


Đơn vị tính: Triệu đồng