Hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng tại Cty đầu tư Xuất nhập khẩu Cà phê Tây Nguyên - 2 potx

Điện thoại : 050. 862737 – 862567
Fax : 050.862031
Mã số thuế : 6000381243
Tài khoản : 73010791 D tại Ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Đăk Lăk
Logo :








B. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY :
I. QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN :
- Công ty Cổ phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Cà Phê Tây Nguyên là doanh
nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công Ty Cà Phê Việt Nam. Công ty được thành lập theo
quyết định số 15 TCT – TCCB/ QĐ ngày 15/09/1995 của chủ tịch HĐQT Tổng Công
ty Cà Phê Việt Nam trên cơ sở là cơ quan đại diện Liên Hiệp các xí nghiệp cà phê tại
Đăk Lăk với tổng số CBCNV ban đầu là 32 người.
- Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số: 4003000057 do Sở Kế Hoạch
Đầu Tư tỉnh Đăk Lăk cấp ngày 01/12/1995.
- Do quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng nên từ tháng
07/1999 Tổng Công Ty Cà phê Việt nam đổi tên chi nhánh thành Công Ty Đầu Tư và
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
XNK Cà Phê Tây Nguyên, tên giao dịch là VINACAFE BUON MA THUOT theo
quyết định số 305 – QĐ – TCT/TCCB ngày 29/06/1999.
- Nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng mở rộng và để nâng cao hiệu quả
kinh doanh, năm 2001 công ty đã thành lập hai chi nhánh tại Bình Dương và TP HCM,
trạm kinh doanh chế biến hàng chất lượng cao và 3 phòng chức năng Tổ chức hành
chính, Kinh doanh XNK và Kế toán.

- Trải qua gần 10 năm tồn tại và phát triển với không ít những khó khăn, đặc biệt
trong những năm gần đây tình hình kinh doanh cà phê trên thế giới đầy biến động.
Trước những khó khăn thử thách đó, tập thể CBCNV trong công ty đoàn kết một lòng,
phấn đấu không biết mệt mỏi, nhờ đó mà hôm nay công ty đã đạt được những thành
quả lớn lao như
+ Xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 :
2000.
+ Đạt lợi nhuận cao trong nhiều năm.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
+ Đặc biệt, đầu năm 2005 Công ty được Nhà Nước phong tặng Huân Chương Lao
Động hạng Nhì.
+ Giữ vững thị phần, ngày càng mở rộng thị trường.
+ Là đơn vị có kim ngạch xuất khẩu cà phê nhân lớn nhất nước ta.
- Ngày 01/01/2005 Công ty chuyển từ doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập
thành công ty cổ phần với 51 % vốn nhà nước, đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Đầu
Tư và XNK Cà Phê Tây Nguyên. Đây là chủ trương đúng đắn trong việc đổi mới công
tác quản lý doanh nghiệp nhằm tăng thêm một cách toàn diện và trực tiếp quyền và
trách nhiệm của doanh nghiệp, của CBCNV và người lao động, thực sự là người làm
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
chủ với tư cách là cổ đông. Một bước mới xoá bỏ những nhận thức, ý thức về bao cấp
đang còn rất sâu nặng trong mỗi người lao động.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY :
1. Chức năng nhiệm vụ của công ty :
- Tổ chức thu mua, chế biến gia công xuất khẩu cà phê, nông sản, nhập khẩu thiết
bị vật tư hàng tiêu dùng phục vụ sản xuất và đời sống, đầu tư thâm canh, huy động sản
phẩm và mở rộng sản xuất.
2. Quyền hạn :
- Được giao dịch ký kết hợp đồng mua bán, kinh doanh, hợp tác đầu tư sản xuất
kinh doanh , nghiên cứu và áp dụng khoa học vào việc kinh doanh với các tổ chức
trong và ngoài nước.

- Được vay vốn tại NHNN Việt Nam, được huy động các nguồn vốn khác của tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước để kinh doanh theo chế độ, chính sách và pháp luật
hiện hành.
- Được tham gia hội chợ và quảng cáo.
- Được quyền tuyển chọn lao động và tổ chức bộ máy quản lý, mạng lưới kinh
doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty.
- Được quy định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, lề lối làm việc theo các
phòng ban.
- Được tố tụng, khiếu nại trước cơ quan pháp luật nhà nước đối với các tổ chức,
cá nhân vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, vi phạm chế độ quản lý, tổ chức của nhà
nước, làm thiệt hại tới tài sản, hàng hoá và uy tín của công ty.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY :
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức :
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
 Bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau:

Chú thích :
: Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng
Cơ cấu tổ chức của công ty theo kiểu quan hệ trực tuyến tham mưu, tuân thủ
chế độ một thủ trưởng. Cơ cấu này có ưu điểm là đơn giản, tiện lợi cho việc giám sát,
BAN GIÁM ĐỐC
-Trưởng chi nhánh
-Kế toán trưởng
-Thủ qũy
-Nhân viên kế toán
-Thủ kho
-Nhân viên KCS
-Nhân viên giao nhận
- Bảo vệ
- Nhân viên H.chính
-Trưởng kho
-Phụ trách kế toán
-Thủ qũy
-KCS
-Nhân viên giao
nhận
-Bảo vệ
-Công nhân
-Nhân viên cung
ứng
-Trưởng chi nhánh
-Kế toán trưởng

-Nhân viên kế toán
-Nhân viên làm
chứng từ
-Thủ qũy
-Nhân viên giao
nhận
-Nhân viên H. chính
Phòng
kế toán
tài
chính
Phòng
kinh
doanh
XNK
Phòng
tổ chức
hành
chính
Trạm
kinh
doanh
Chi
nhánh
Bình
Dương
Chi
nhánh
TP
HCM

Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
duy trì kỷ luật, dễ kiểm tra và phân định rõ quyền hành, chức năng, nhiệm vụ cho từng
phòng ban. Tuy nhiên, mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức là mối quan
hệ phối hợp, cùng nhau thực hiện kế hoạch của công ty với chức năng và nhiệm vụ của
mình. Do đó, đòi hỏi phải có sự phối hợp, tạo điều kiện cho nhau trong công việc để
hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban :
a. Giám đốc : Phụ trách chung và xuyên suốt các hoạt động của công ty và trực tiếp
phụ trách các phần việc như sau :
- Quyết định công tác kinh doanh, chiến lược kinh doanh và công tác đối ngoại,
trực tiếp đàm phán và ký các hợp đồng xuất khẩu cà phê, làm việc với các đoàn khách
đến đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương.
- Quyết định giá mua, bán trong các hoạt động kinh doanh.
- Hoạch định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành và bố trí cán bộ để đảm
bảo hiệu qủa cao.
- Chỉ đạo việc thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm điều lệ công ty.
- Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
b. Phó giám đốc trực, bí thư đảng uỷ công ty :
- Quản lý việc thu chi hàng ngày của công ty, quyết toán tài chính quý, năm.
- Thay mặt giám đốc điều hành các công việc và các hoạt động kinh doanh
thường xuyên toàn công ty.
- Ký nhận các khoản vay và trả nợ ngân hàng theo uỷ quyền của giám đốc.
- Kiểm tra số liệu nhập xuất mua bán hàng hoá hàng ngày, tháng, quý toàn công
ty.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
- Là bí thư đảng uỷ công ty trực tiếp chỉ đạo công tác nội chính, công tác tư
tưởng của CBCNV và các tổ chức đoàn thể trong công ty.
- Hàng tháng tổ chức họp cơ quan để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ trong
tháng và triển khai kế hoạch thời gian tới.
c. Phó giám đốc kiêm trạm trưởng trạm kinh doanh :

- Quản lý toàn diện kho hàng thuộc trạm và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước
giám đốc và pháp luật về sự an toàn của kho hàng.
- Trực tiếp tổ chức việc thu mua, chế biến cà phê nông sản theo sự chỉ đạo của
giám đốc công ty và phòng kinh doanh.
- Tổ chức công tác làm hàng chất lượng cao theo kế hoạch và sự chỉ đạo của
công ty.
- Tổ chức quản lý, sử dụng hiệu quả tài sản vật tư, tiền vốn được giám đốc công
ty giao, quản lý tốt nguồn nhân lực của trạm.
- Được giám đốc uỷ quyền ký các quyết định thành lập các điểm thu mua cà phê
nông sản thuộc trạm quản lý sau khi được địa phương đồng ý.
- Được ký duyệt tạm ứng thu chi tiền mặt theo số lượng thu mua hàng ngày và
các khoản chi phí làm hàng theo định mức đã phê duyệt.
- Thay mặt giám đốc công ty quan hệ công tác với các bên có liên quan trên địa
bàn trạm đứng chân và báo cáo nội dung kết quả các cuộc giao tiếp đó.
d. Đại diện lãnh dạo :
- Giám đốc chỉ định phó giám đốc trực là đại diện lãnh đạo. Ngoài trách nhiệm
đã được phân công, đại diện lãnh đạo có trách nhiệm và quyền hạn như sau :
+ Đảm bảo các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng,
được sử dụng và được duy trì.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
+ Báo cáo giám đốc việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của công ty và mọi
nhu cầu quản lý.
+ Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ công ty nhận thức được các yêu cầu khách hàng.
+ Đề xuất các biện pháp ngăn ngừa những công việc không phù hợp đối với sản
phẩm, quá trình, hệ thống chất lượng
e. Phòng kinh doanh XNK :
- Trên cơ sở lệnh mua hàng ngày của giám đốc công ty, phòng có nhiệm vụ chỉ
đạo và thực hiện việc mua, bán, chốt hàng và nhập xuất hàng hoá kịp thời, đúng kế
hoạch, đảm bảo an toàn trong mua bán.
- Quản lý công tác thu mua và cân đối vật tư hàng hoá của toàn công ty và các

đơn vị trực thuộc.
- Quản lý các hợp đồng xuất khẩu và chỉ đạo việc làm hàng, giao hàng theo các
cam kết ghi trong hợp đồng cho khách hàng.
- Quản lý thực hiện và thanh lý các hợp đồng mua bán hàng hoá.
- Quản lý điều vận các quá trình vận chuyển hàng hoá từ điểm bốc hàng đến nơi
xuống hàng, trường hợp quá 24 h thì phải có các biện pháp truy tìm nguyên nhân đồng
thời phải báo ngay lãnh đạo công ty biết để chỉ đạo.
- Báo cáo tổng hợp, cập nhật thường xuyên tình hình thực hiện công tác thu mua
xuất nhập hàng và tình hình công nợ phát sinh trong công tác thu mua.
- Quản lý và chỉ đạo kiểm tra và ký kết các khoản thu chi trong định mức đã
được quy định tại các chi nhánh của công ty ở Bình Dương và TP HCM.
f. Phòng kế toán tài chính :
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
- Giám sát hoạt động thu chi tài chính và tổ chức hạch toán kế toán toàn công ty.
Nghiêm chỉnh chấp hành pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước hiện hành và quy
chế tài chính của tổng công ty cà phê Việt Nam.
- Tổ chức các nghiệp vụ hạch toán, phân công nhiệm vụ của các thành viên trong
phòng, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc để thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán toàn
công ty.
- Thường xuyên kiểm soát thu chi, quản lý tiền vốn vật tư, hàng hoá ( xuất nhập
tồn kho ) trạm và chi nhánh, chỉ đạo công tác kiểm kê kho hàng, vật tư, tiền vốn theo
định kỳ của nhà nước và theo chủ trương của công ty.
- Theo dõi chặt chẽ và đôn đốc thường xuyên việc thu hồi công nợ.
- Nghiêm túc chấp hành chế độ hoá đơn chứng từ do bộ tài chính quy định.
- Kê khai và nộp thuế đầy đủ đúng quy định của nhà nước.
- Lập báo cáo quyết toán tài chính đúng định kỳ tháng, quý, năm, phân tích hoạt
động kinh doanh.
g. Phòng tổ chức hành chính :
- Tham mưu, quản lý, bố trí, sử dụng, đào tạo, tuyển dụng CBCNV và lao động
theo năng lực, sở trường một cách hợp lý, nâng cao hiệu suất công tác và tăng năng

suất lao động.
- Quản lý tiền lương và thực hiện các chính sách đối với người lao động như
BHYT, BHXH, thi đua khen thưởng và kỷ luật, quản lý hồ sơ theo đúng quy định của
nhà nước và công ty.
- Cùng các phòng có liên quan tham mưu xây dựng các quy chế nội bộ nhằm
thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
- Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, công tác
an toàn vệ sinh lao động.
- Quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ.
- Quản lý công tác quản trị văn phòng công ty.
IV. ĐẶC ĐIỂM MÔI TRƯỜNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1. Môi trường vĩ mô :
a. Các yếu tố kinh tế :
- Công ty Cổ Phần Đầu Tư và xuất Nhập Khẩu Cà Phê Tây Nguyên là đơn vị
thành viên của Tổng Công Ty Cà Phê Việt Nam. Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta là
nền kinh tế thị trường, đang trên đà phát triển với sự mở rộng, hợp tác không chỉ với
các quốc gia trong khu vực ASEAN mà còn với các nước Trung Quốc, Nhật Bản, các
nước thuộc liên minh Châu Âu (EU), và tiến tới gia nhập WTO. Đây là một trong
những điều kiện thuận lợi giúp công ty tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, tăng
trưởng doanh thu từ đó góp phần làm tăng lợi nhuận của công ty.
- Tuy nhiên, để có các hợp đồng kinh tế quốc tế không phải là điều dễ dàng, công
ty phải đối mặt với yêu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất lượng sản phẩm, sự
thuận lợi trong mua bán như thời hạn thanh toán, đảm bảo thời gian giao hàng. Chính
vì thế mà công ty cần quan tâm tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng, cập nhật thông tin
về các điều luật thương mại quốc tế, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để từ
đó đảm bảo lợi ích kinh doanh của công ty, tạo dựng uy tín với khách hàng.
b. Các yếu tố chính trị :
- Môi trường chính trị, pháp luật có những ảnh hưởng nhất định đến kết quả hoạt
động kinh doanh của các doanh nghiệp. Ngày nay, nền kinh tế nước ta đang tiến vào

hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, hệ thống quy phạm pháp luật ngày càng
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -