Ky-nang-thuyet-trinh doc them

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
(Bài đọc tham khảo dành cho học viên)

Thạc sĩ Phan Ngọc Tú
Tiến sĩ Trương Quang Dũng
Thạc sĩ Sơn Thanh Tùng
Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất. Một
bài thuyết trình hoàn hảo có thể đem lại thành công vượt xa những gì chúng ta
mong đợi. Dù bạn là ai, đang còn đi học hay đã đi làm, bạn cũng thường xuyên
ph
ải thuyết trình trước đám đông. Và chắc hẳn, bạn đều đã trải qua giai đoạn chuẩn
bị, xây dựng bài thuyết trình với cảm giác hồi hộp trước khi thuyết trình. Nhiều
người nghĩ rằng thuyết trình luôn là thử thách khó khăn nhưng thực tế đã chứng
minh, thuyết trình không phải là quá khó nếu chúng ta biết cách.
Tài liệu này sẽ hướng dẫn cho bạn từng công đoạn của việ
c thuyết trình như
chuẩn bị buổi thuyết trình, trình bày hiệu quả bài thuyết trình… Ngoài ra tài liệu
còn hướng dẫn những cách thức đối mặt với sự sợ hãi, hiểu được thính giả và thu
hút họ… nhằm giúp bạn tự đánh giá và hoàn thiện kỹ năng thuyết trình của mình.
I. CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ BUỔI THUYẾT TRÌNH
Để cho buổi thuyết trình thành công, bạn phải cố gắng chuẩn bị và tập luyện
thật nghiêm túc. Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị càng cẩn thận, kỹ lưỡng thì cơ
hội thành công càng cao.
1. Xác định rõ mục tiêu
Trước khi chuẩn bị buối thuyết trình bạn cần xác định thật rõ ràng đâu là mục
tiêu bạn muốn đạt được. Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn hình thành nội dung
và cách truyền đạt đến người nghe một cách có hiệu quả nhất. Điều này lại có liên
quan đến các y
ếu tố: những thông tin bạn muốn truyền đạt là gì, người nghe là ai và
bầu không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào.
Thường hầu hết các bài thuyết trình thành công đề phải đạt 3 yếu cầu chính

yếu: chuyển tải được những thông tin mới, người nghe không chỉ “nghe” mà còn
được “thưởng thức” bài thuyết trình và các vấn đề trong bài thuyết trình cần được
trình bày rõ ràng, logic. Để thực hiện hiệu quả 3 yêu cầu này bạ
n cần xác định cách
diễn đạt phù hợp. Khi truyền đạt thông tin, bạn cần trình bày theo một cấu trúc hợp
lý, logic. Khi muốn người nghe thư giãn, bạn có thể nói những câu dí dỏm, hài
hước, những câu chuyện vui. Còn trong trường hợp mục tiêu bài thuyết trình muốn
cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó thì bài thuyết trình cần
đem đến cho người nghe nội dung tích cực, được trình bày với giọng điệu hào
hứ
ng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe.

2
Cần lưu ý rằng khả năng tập trung của người nghe chỉ giới hạn trong khoảng
45 phút. Trong khoảng thời gian đó, họ chỉ tiếp thu khoảng 1/3 những gì bạn trình
bày. Vì thế nội dung bài thuyết trình cần được cụ thể thành 3-4 vấn đề quan trọng
và nhấn mạnh những điểm này trong phần mở đầu, phần giữa và nhắc lại chúng ở
phần cuối. Thông thường, các ý chính r
ơi vào các vấn đề:
- Tại sao “chủ đề thuyết trình” này lại cần thiết?
- Nội dung của “chủ đề thuyết trình” gồm những gì?
- Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì?
Ngoài ra cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề thuyết trình
dưới dạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu. Ví dụ, với tiêu đề “cải tiến chất
lượng dịch vụ công”, có thể một số người nghe hình dung bạn sẽ
trình bày các khái
niệm về chất lượng, cải tiến chất lượng và dịch vụ công. Nếu phần trình bày của
bạn cứ sa đà vào các khái niệm này sẽ làm cho người nghe chán, gây cho họ cảm
giác đang “đi học”. Cần nhớ, người nghe sẽ thích thú hơn nếu họ hiểu các khái
niệm và chủ đề bài thuyết trình của bạn thông qua cách trình bày đơn giản. Chẳng

hạn thông qua một ví dụ nào đó trong thực tiễn hay hình ả
nh minh họa để họ hiểu
về chất lượng, dịch vụ công … thay vì phải nghe các khái niệm này dưới dạng lý
thuyết.
2. Tìm hiểu người nghe
Để có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả cần lưu ý trình độ văn hóa
và quan điểm của người nghe. Đồng thời tính đến phản ứng của người nghe trước
khi bạn định đề cập đến một vấ
n đề nhạy cảm vì điều này có thể ảnh hưởng đến bầu
không khí của buổi thuyết trình. Nếu bạn biết một số người nghe có quan điểm
cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong tay đã
có những chứng cứ, lập luận tốt. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước không
đúng lúc đôi khi gây phản cảm. Do vậy, chỉ sử dụ
ng những câu chuyện vui, lời nói
đùa đúng lúc để đem lại hiệu quả cao nhất.
Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu chỉ
có ít người nghe, bạn có thể trả lời câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề
nghị người nghe cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Còn đối với trường hợp
có đông ng
ười nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều. Trong trường
hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự
chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình.
3. Tìm hiểu địa điểm và thiết bị nghe nhìn
Địa điểm có ảnh hưởng đến không khí của buổi thuyết trình. Chẳng hạn một
buổi thuyết trình tại một trường đại học có bầ
u không khí khác với ở một khách
sạn. Song vì địa điểm là nơi bạn khó đề nghị thay đổi nên bạn chỉ lưu ý để tạo ra
bầu không khí cho phù hợp cho chủ đề thuyết trình của bạn. Vấn đề quan trọng là

3

bạn nên xem xét trước địa đểm để chọn chỗ đứng, cách di chuyển hợp lý, có những
đồ vật có thể hạn chế tầm nhìn của người nghe không, có thể điều chỉnh ánh sáng
trong phòng khi cần sử dụng thiết bị trực quan hay không, các ghế ngồi đã sắp xếp
hợp lý chưa… Nếu có thể, bạn cần điều chỉnh lại một số chi tiết cho phù hợp v
ới ý
định của bạn.
Khi bạn có ý định sử dụng các thiết bị nghe nhìn, bạn nên kiểm tra xem đã có
sẵn các thiết bị bạn cần chưa. Nếu đã có sẵn các thiết bị nghe nhìm, bạn nên làm
quen với việc sử dụng các thiết bị này để tránh các trục trặc có thể xảy ra khi đang
thuyết trình. Nếu chưa có bạn phải tính toán (có thể phải thuê) để sao cho bài thuyết
trình của bạn
đạt hiệu quả.
4. Thu thập thông tin
Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào công tác nghiên cứu kỹ
lưỡng trước đó. Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời gian và công sức.
Bạn phải cố gắng thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn càng tốt để bài thuyết
trình có sức thuyết phục hơn. Khi thu thập thông tin, tài liệu, luôn ghi nhớ mục tiêu
của bài thuyết trình.
Bạn có th
ể bắt đầu việc thu thập thông tin bằng cách chọn một quyển sách tiêu
biểu về chủ đề bài thuyết trình và phần tài liệu tham khảo trong sách sẽ mở rộng
thêm cho bạn danh mục tài liệu phù hợp. Thường sách sẽ giúp cho bạn các khái
niệm, cơ sở lý luận của những một dung mà bạn dự định thuyết trình. Các báo cáo
quản lý, tài liệu của chính phủ, tạp chí chuyên ngành sẽ giúp bạn cập nhật những
nh
ận định mang tính thời sự của những chuyên gia trong nước và thế giới, những
số liệu giúp bạn tăng thêm sự thuyết phục khi bạn sử dụng chúng để minh họa
những nội dung cần thiết. Ngòai ra bạn có thể sử dụng nguồn thông tin từ internet,
từ bạn bè hoặc các quan hệ cá nhân. Những thông tin trên internet luôn được cập
nhật thường xuyên hơn so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn nên có tính mới mẻ.

Khi tìm th
ấy những tài liệu liên quan đến 3-4 ý chính, bạn hãy xếp chúng thành các
hồ sơ riêng tương ứng với mỗi ý chính, cho đến khi bạn có đủ thông tin để điền vào
bài thuyết trình.
Cần lưu ý những ưu, nhược điểm của những nguồn thông tin mà bạn dự định
sử dụng. Đồng thời phải xác định tính chính xác của những dữ liệu này.
5. Phác thảo đề cương
Bạn hãy coi nội dung là vấ
n đề trọng tâm và mọi điều xung quanh đều phải
thích hợp với nội dung đó. Nếu bài thuyết trình của bạn không có được nội dung
hay, bạn sẽ không thể có được một buổi thuyết trình thành công. Muốn vậy, bài
thuyết trình của bạn cần được soạn thảo một cách kỹ lưỡng với bước đầu là phác
thảo đề cương gồm các vấn đề sau.
5.1. Chọn lựa kế
t cấu phù hợp với các ý chính

4
Trình tự sắp xếp các ý chính được trình bày và trọng tâm của từng ý sẽ ảnh
hưởng đến thông điệp bạn muốn chuyển tải đến người nghe. Vì vậy, bạn hãy sử
dụng kết cấu thích hợp nhất cho bài thuyết trình để có thể chuyển tải nội dung đến
người nghe một cách hiệu quả nhất. Bạn nên quyết định sớm về số lượng các ý
chính được nêu trong bài thuy
ết trình. Cũng nên kết thúc bài thuyết trình bằng một
ý mạnh mẽ và tích cực.
Có rất nhiều cách để trình bày ba hoặc bốn ý chính. Bạn có thể trình bày lần
lượt từng ý hoặc theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của từng ý. Nếu bạn
muốn người nghe có ấn tượng với một ý nào đó, thì hãy trình bày nó trước tiên và
tiếp theo là các ý hỗ trợ. Cách này được gọi là trình bày các ý riêng lẻ. Bạn cũng có
thể
sử dụng cách trình bày lồng ghép các ý với nhau. Cấu trúc trình bày hiện đang

sử dụng phổ biến là sắp xếp ý này gối lên ý kia. Theo cách này, ý thứ nhất sẽ gối
lên và phụ thuộc một mức độ nhất định của ý thứ 2 hay nói cách khác là ý thứ 2 sẽ
có một phần giải thích cho ý thứ nhất. các ý tiếp theo được trình bày tương tự và
nối các ý chính lại với nhau khá chặt chẽ. Bạn có thể để ý kiến trước m
ở và sau khi
trình bày xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài.
Bảng tóm tắt các cấu trúc thuyết trình phù hợp với các ý
KIỂU KẾT CẤU ỨNG DỤNG
Trình bày các ý riêng lẻ.
Các ý được trình bày
theo trình tự phù hợp với
một chủ đề.
Thường sử dụng cho các bài thuyết trình có tính chính
thức, như buổi trò chuyện có tính giáo dục hoặc các bài
giảng lý thuyết. Nếu người nghe ghi lại những điều
trình bày, bạn nên giúp họ bằng cách tóm tắt lại từng ý
trước khi trình bày ý tiếp theo.
Nhấn mạnh một ý.
Ý chính được tiếp nối
bằng một vài ý khác.
Thường sử dụng trong các bài thuyết trình về sự cần
thiết phải làm một việc nào đó. Kết cấu này mang tính
nhấn mạnh và phù hợp trong trường hợp người nghe có
khá nhiều thông tin về chủ đề thuyết trình. Điều này
giúp họ dễ tiếp thu các chi tiết hơn.
Gối ý.
Các ý được xây dựng
theo kết cấu gối ý và bổ
sung cho nhau khá chặt
chẽ.

Kết cấu này thích hợp nhất cho những buổi nói chuyện
với người nghe có quy mô nhỏ. Các ý gối nhau sẽ
khuyến khích người nghe tranh luận và tham gia vào
buổi thuyết trình.
5.2. Phác thảo đề cương
Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình
bày là việc làm cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn nắm rõ cấu trúc bài thuyết trình khi

5
bắt tay vào soạn thảo và nhớ lại những nội dung khi đang thuyết trình. Hãy xác
định 3 hoặc 4 ý chính. Ví dụ I, II, III, IV hoặc A, B, C, D, sau mỗi ý xác định tiếp
các ý nhỏ hơn (1, 2, 3, 4) và tiếp tục cho hết tất cả các ý. Khi phác thảo đề cương,
hãy cố gắng viết đơn giản sao cho chỉ cần nhìn qua, bạn có thể đọc được. Sau đây
là ví dụ về một phác thảo đề cương sơ lược. Bạn có thể
sử dụng phác thảo này làm
cơ sở và mở rộng thêm.

CHỦ ĐỀ: ĐÀO TẠO ….
I. Tại sao cần thiết phải đào tạo?
1. Nhân viên hưởng lợi từ các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
2. Nhân viên mới nắm được quy trình đúng nhất.
II. Các hoạt động đào tạo gồm:
1. Nâng cao nghiệp vụ
1.1. Kiểm tra trình độ kỹ năng
1.2. Thiếu sót trong kiến thức
2. các vấn đề
thực tế
III. Kết quả mong muốn:
1. Nâng cao hiệu quả hoạt động
2. Tăng năng suất

5.3. Mở đầu hiệu quả
Bắt đầu diễn thuyết, phần lớn người nghe chưa biết bạn nên bạn phải làm cho
họ có thiện cảm với mình ngay mới được. Tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu có ý
nghĩa hết sức quan trọng, trong đó thái độ tích cực và sự tự tin là một trong những
cách tốt nhất để gây ấn tượng tốt với ngườ
i nghe. Điều này đồng nghĩa với việc bạn
phải chuẩn bị công việc và tâm lý thật tốt. Những diễn giả không chuyên nghiệp
thường chọn cách viết một hoặc hai câu mở đầu rồi luyện tập cho thành thạo, cho
thật “nhuyễn”. Khi mở đầu đã suôn sẻ, những vấn đề trình bày tiếp theo sẽ dễ dàng
và tự nhiên. Cũng cần lưu ý rằng mức độ tập trung chú ý c
ủa người nghe ngay lúc
khởi đầu là chưa cao, vì thế một khởi đầu suôn sẽ có ý nghĩa giúp bạn tự trấn tĩnh
nhiều hơn, hãy dành những ý quan trọng nhất nên trình bày sau khi buổi thuyết
trình đã bắt đầu khoảng vài phút. Hiện nay, có vài cách đang được sử dụng khá phổ
biến để mở đầu là: mở đầu bằng một câu chuyện, mượn lời của một danh nhân, đặt
một câu hỏi, g
ợi tính tò mò của người nghe …
Cũng có vài điều bạn nên tránh, đó là:

6
- Không nên nói vòng vo một lúc rồi mới nhập đề. Cách này đôi khi là cho
người nghe cảm thấy mất thời gian.
- Có thể kể những câu chuyện vui, hài hước để phá vỡ khoảng cách và lôi cuốn
sự chú ý của người nghe. Nhưng bạn cần phải nhớ chỉ cần vụng về một chút là câu
chuyện trở nên vô duyên, nhạt nhẽo. Hơn nữa, một chút hài hước thì nên, nhiều quá
sẽ hóa nhạt.
- Tránh mở đầu
đẩy vấn đề lên quá mức. Cách này thu hút được sự quan tâm,
tò mò của người nghe ngay từ đầu, nhưng nếu phần nội dung bình thường quá, bài

thuyết trình sẽ trở nên sáo rỗng và biến thành câu chuyện đầu voi đưôi chuột.
- Tránh khiêm tốn nhũn nhặn, giả dối. Không nên mở đầu như: “Tôi chưa bao
giờ trình bày trước đông người như thế này, vì thế nếu có gì sơ xuất mong mọi
người thông cảm…”. Mở đầu nh
ư thế sẽ có người nghĩ nếu bạn tự thấy còn vụng về
thì đừng nói. Không những người nghe không thông cảm mà đôi khi còn mất lòng
tin vào bạn.
5.4. Liên kết và tóm tắt
Bạn nên đề cập đến một ý mới bằng cách liên hệ và phân biệt rõ giữa các ý cũ
và mới để người nghe dễ dàng theo dõi. Khi có điều kiện, bạn nên học từ các diễn
giả chuyên nghiệp để biết kỹ thuậ
t họ sử dụng nhằm liên kết các ý cũng như tóm tắt
lại từng ý trước khi chuyển sang ý mới. trong thuyết trình, việc liên kết và tóm tắt
có vai trò quan trọng không kém các ý chính, do đó bạn nên chuẩn bị cho thật tốt.
5.5. Kết thúc ấn tượng
Phần kết thúc cô đọng, ấn tượng cũng quan trọng không kém so với phần mở
đầu. Bạn phải làm cho người nghe biết bài thuyết trình đang dần đi vào phần kết
thúc. Nên sử dụng những câu như: “về ý cuối cùng…” hoặc “để kết luận…” nhằm
thông báo cho người nghe rằng bạn sắp tóm tắt lại những gì vừa trình bày. Như vậy
người nghe sẽ tập trung để nắm bắt lại những điều đã bỏ sót trong bài thuyết trình.
6. Soạn thảo bài thuyết trình
Để người nghe có thể tiếp nhận trọn vẹn nội dung của bài thuyết trình, bạn cầ
n
lưu ý đến ngôn ngữ thể hiện. Bài thuyết trình cần được thể hiện theo lối văn nói.
6.1. Bắt tay vào soạn thảo
Sau khi đề cương thuyết trình đã được phác thảo, bạn hãy bắt tay vào soạn
thảo chi tiết. Hãy cố gắng hình dung ra những từ mà bạn muốn cử tọa nghe. Dành
thời gian để suy nghẫm về những điều sẽ viết và sau đó bắt đầu soạn bả
n thảo,
trước tiên bằng cách viết lại tất cả những gì bạn muốn đưa vào. Cố gắng nghĩ ra

nhiều cách khác nhau để diễn tả cùng một ý, sau đó hãy chọn cách nào mà bạn thấy
mình có thể áp dụng một cách tự nhiên nhất. Cố gắng đừng lý thuyết nhiều quá mà
phải cụ thể hóa những cái trừu tượng thành cái đơn giản, dễ hiểu. Khi cần lý luận,
bạn cố tránh các trườ
ng hợp: định nghĩa sai rồi lý luận, lấy một trường hợp đặc biệt

7
rồi nâng lên thành tổng quát, nhầm lẫn giữa nguyên nhân và kết quả, vướng vào
vòng luẩn quẩn…. Nếu bạn chưa nắm chắc cách viết một bài diễn văn thì cần xác
định sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Sau đây là một vài chỉ dẫn đơn giản
nhằm điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói.

CẤU TRÚC CÂU CÁCH THỂ HIỆN
Viết: “Hệ thống kế toán mà tôi đang làm là…”
Nói: “Tôi đang làm việc với hệ thống kế toán..”
NGỮ PHÁP
Cố tránh những câu đúng về mặt
ngữ pháp nhưng khi nói có vẻ
cứng nhắc. Để tạo ấn tượng trực
tiếp, nên sử dụng ngôi thứ nhất,
thứ hai (tôi và các bạn) và các
động từ chủ động
Viết: “Điều quan trọng là phải công nhận những
vấn đề này….”
Nói: “Các anh nên công nhận những vấn đề
này….”
Viết: “Chúng ta cần cắt giảm chi phí và nâng
cao sản lượng”
Nói: “Chi phí thấp và sản lượng tăng – đó là
những điều chúng ta cần làm”

CÚ PHÁP
Luôn đặt những sự kiện quan
trọng hay thú vị nhất lên đầu
tiên. Không nên mở đầu câu
bằng một mệnh đề phụ hoặc
những lời lẽ cần để trong ngoặc
đơn.
Viết: “Mặc dù đây là những chi tiết nhỏ, song
nó có thể tạo sự khác biệt”
Nói: “Điều này có thể tạo sự khác biệt hoàn
toàn”

6.2. Sắp xếp thông tin
Sau khi hoàn tất bản thảo đầu tiên, bạn nên chỉnh sửa lại thông tin trong bài.
Đọc lại bản thảo một lượt để chắc chắn rằng các thông tin được sắp xếp theo trật tự
ưu tiên hợp lý và mọi thông tin cần thiết đều đã đưa vào. Ngoài ra, hãy thêm vào
những ví dụ thích hợp để nhấn mạnh các ý chính. Lưu ý: các cấp độ ưu tiên của
thông tin là:
- Cần phải biết: nhữ
ng thông tin quan trọng, cần phải nói đầy đủ.
- Nên biết: những thông tin ít quan trọng hơn nên dành thời gian ít hơn và mức
độ nhấn mạnh cũng ít hơn.
- Biết thì tốt: những thông tin biết thì tốt mà không biết cũng không ảnh hưởng
đến bài thuyết trình. Lọai thông tin này nếu còn thì giờ thì nói.