Giao phó trách nhiệm để vận dụng tri thức tập thể ppt

Giao phó trách nhiệm để vận dụng tri
thức tập thể
Ở cương vị giám đốc, một trong những nhiệm vụ quan trọng của
bạn là giúp đỡ nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn - trong
đó có việc chuyển giao cho họ quyền giải quyết vấn đề và ra
quyết định.
Tuy nhiên, để làm được điều đó, bạn phải nhận thức được tất cả
những rắc rối, hậu quả mà họ có thể gây ra nếu để họ tự giải
quyết mọi việc. Vấn đề càng khó khăn hơn khi bạn đang phải chịu
áp lực về thời gian. Khi đó, bạn có thể suy nghĩ rằng thà chấp
nhận những sai lầm do cấp dưới gây ra và khắc phục nó, còn
hơn là mất thời gian để huấn luyện họ tự giải quyết vấn đề. Suy
nghĩ này khiến bạn không muốn giao phó hết quyền lực cho cấp
dưới. Những giám đốc trẻ, vốn được thăng chức do có thành tích
cá nhân nổi bật, lại càng dễ nghi ngờ vào khả năng của cấp dưới
(vì họ luôn lấy bản thân ra làm ''chuẩn''), vì thế có khuynh hướng
"ôm'' việc nhiều hơn.

Theo các nhà nghiên cứu, nếu như trước đây tri thức chỉ chiếm
30% giá trị sản phẩm và dịch vụ thì hiện nay tỉ lệ này đã lên đến
80%. Trong bối cảnh đó, các nhà quản trị học cho rằng, để tăng
tính cạnh tranh và tồn tại các công ty phải tăng cường vận dụng
tri thức của tập thể. Nói cách khác, các giám đốc cần phải cho
nhân viên nhiều quyền lực hơn, cho phép họ tự suy nghĩ, hành
động và tự chịu trách nhiệm, dựa trên kinh nghiệm và kiến thức
của bản thân. Theo các chuyên gia về quản trị, để việc giao phó
trách nhiệm trở nên dễ dàng hơn, bạn cần phải tuân thủ những
nguyên tắc sau.

1. Xem mình là một nhà lãnh đạo hơn là một giám đốc
Con đường đi đến việc giao phó công việc cho nhân viên bắt đầu

bằng việc xem xét lại hai giả định cơ bản về vai trò của người
giám đốc. Thứ nhất, nhiều vị cho rằng nếu họ đứng ra giải quyết
vấn đề do cấp dưới gây ra thì sẽ có hiệu quả hơn việc phải đi dạy
nhân viên tự giải quyết vấn đề. Thứ hai, rất nhiều vị tin rằng mình
hiểu biết hơn nhân viên nhiều!
Các chuyên gia cho rằng, cả hai giả định trên đều dẫn đến tình
trạng các giám đốc cứ ''khư khư" thẩm quyền giải quyết vấn đề
và ra quyết định thay vì ủy thác cho cấp dưới. Để hạn chế điều
này, bạn nên nghĩ rằng mình là một nhà lãnh đạo hơn là một
giám đốc. Giám đốc có khuynh hướng chỉ "quản lý các công việc
chi tiết'', còn nhà lãnh đạo quản lý con người bằng cách khuyến
khích họ tự làm chủ và tự chịu trách nhiệm. Khi xem mình như
những nhà lãnh đạo, các giám đốc sẽ cảm thấy thoải mái hơn và
sẵn sàng giao phó nhiệm vụ cho nhân viên ngay từ đầu và để cho
họ tự chịu trách nhiệm về kết quả công việc.

2. Đặt câu hỏi, đừng ra lệnh
Cách thức giao phó công việc cũng quan trọng không kém giao
phó công việc. Những giám đốc có kỹ năng giao phó công việc tốt
là những người biết cách đặt câu hỏi hơn là ra lệnh cho cấp dưới.
Chẳng hạn, khi đặt câu hỏi: "Anh/chị nghĩ rằng nên làm điều gì?"
cho cấp dưới, bạn sẽ giúp họ hình thành thói quen phải tự nghĩ ra
và đề xuất một số giải pháp khi họ báo cáo với bạn một vấn đề
nào đó. Những câu hỏi gợi mở như "Anh/chị nghĩ rằng nguyên
nhân nào đã làm phát sinh vấn đề này?", Chúng ta nên xem xét
điều gì nếu thực hiện theo giải pháp mà anh/chị đề xuất?" hoặc
''Chúng ta đã xử lý tình huống với khách hàng A như thế nào?"
sẽ giúp bạn hiểu được các nhân viên đã suy nghĩ ở mức độ nào
về những vấn đề của họ. Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý rằng
không nên phản ứng ngay sau khi nghe câu trả lời. Hãy để cho

nhân viên có đủ thời gian để giải thích, đồng thời cũng để bạn có
đủ thời gian đánh giá ý kiến đề xuất giải quyết vấn đề của họ.

3. Tuân thủ nguyên tắc ''đúng người, đúng việc''
Để tránh những sai sót, rắc rối do nhân viên gây ra sau khi bạn
giao phó công việc cho họ, bạn phải tuân thủ nguyên tắc này. Có
nghĩa là giao phó công việc phải dựa trên sự đánh giá năng lực,
nguyện vọng và mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
Nếu làm được điều này, bạn sẽ giúp cho nhân viên phát huy tối
đa điểm mạnh của họ và họ sẽ làm việc một cách tích cực, chủ
động (điều đó cũng có nghĩa là bạn sẽ không phải mất nhiều thời
gian để giám sát họ). Các chuyên gia tư vấn quản trị cũng khuyên
rằng, bạn hãy xem những sai lầm của nhân viên là những cơ hội
giúp họ phát triển. Bạn cũng nên giải thích cho nhân viên biết về
đánh giá của bạn đối với năng lực của họ để họ hiểu tại sao bạn
lại giao phó cho họ một số nhiệm vụ nào đó.

4. Khuyến khích suy nghĩ độc lập
Khi nhân viên càng suy nghĩ độc lập và càng có ý thức làm chủ
công việc, họ sẽ càng ít "quấy rầy" cấp trên. Trong việc giải quyết
vấn đề và ra quyết định, thường có bốn mức độ: l. giám đốc phải
giải quyết vấn đề; 2. giám đốc hướng dẫn nhân viên cách giải
quyết vấn đề và nhân viên là người trực tiếp làm điều này; 3.
nhân viên đề xuất một giải pháp cho vấn đề và yêu cầu giám đốc
thông qua; 4. nhân viên tự giải quyết vấn đề và báo cáo kết quả
cho giám đốc. Để tạo cho nhân viên ý thức tự làm chủ công việc,
bạn phải khuyến khích họ hành động theo mức độ (4) càng nhiều
càng tốt. Để làm điều này, bạn phải trả lời được ba câu hỏi:
những nhiệm vụ thực tế của nhân viên là gì, bạn mong muốn họ
có những kiến thức nào và họ có được thẩm quyền ở mức độ

nào. Bạn không thể mong đợi một nhân viên có thể tự giải quyết
một vấn đề nếu anh ta/cô ta không biết rõ rằng mình có thẩm
quyền để làm điều đó hay không.

5. Trang bị đủ các nguồn lực cần thiết cho nhân viên
Việc làm này sẽ giúp bạn hạn chế những hậu quả, rắc rối mà các
nhân viên có thể đem lại cho bạn khi họ thực hiện những công
việc đã được bạn giao phó. Những nguồn lực mà bạn cần trang
bị cho nhân viên để họ tự giải quyết vấn đề có thể là con người,
các công cụ, thông tin và các cơ hội phát triển. Chẳng hạn, bạn
có thể chỉ cho họ biết khi cần một thông tin nào đó thì liên hệ với
ai, ở bộ phận nào. Một số công ty còn tổ chức một bộ phận tư
vấn, đào tạo để giúp đỡ các giám đốc trẻ rèn luyện kỹ năng giao
phó nhiệm vụ.