61 Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại tại Công ty XNK tổng hợp I – Chi nhánh TP. HCM.

Phần I GIỚI THIỆU SƠ LƯC VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY
XNK TỔNG HP I chi nhanh tp.Hồ Chí Minh
1. Lịch sử hình thành và phát triển cuả công ty xuất nhập khẩu
tổng hợp I ( GENERALEXIM)
Ngaỳ 15/12/1981 theo quýêt địnhh của Bộ Thương Mại Việt Nam,Cty XNK Tổng
Hợp I ( THE Vietnam National General Export_Import Corporation _Generation)ra
đời ,tiền thân là Cty XNK và chuyển khâủ trực thuộc bộ ngo thương
Đây là một Công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp thuộc Bộ
Thương mại. Công ty XNK Tổng hợp I là một trong những Công ty đầu đàn của Bộ
Thương mại. Công ty có chi nhánh đặt tại các trung tâm Thương mại lớn như : Thành
Phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng.
Tên gọi cuả công ty : CÔNG TY XNK TỔNG HP I
Tên giao dịch : THE VIETNAM NATIONAL GENERALEXIM EXPORT IMPORT
CORPORATION .
Tên viết tắt : GENERALEXIM

1.1Giơí thiệu về chi nhánh
Chi nhánh XNK Tổng Hợp I tại TPHCM là một đơn vị mới được thành lập từ đầu
năm 1993. Tiền thân của chi nhánh là Xí nghiệp sản xuất chế biến hàng xuất khẩu tại
TPHCM (tên giao dịch thương mại là PROMEXIM) chi nhánh được phép kinh doanh hầu
hết các chủng loại mặt hàng, được cấp các mặt hàng mà nhà nước quản lý hoặc các
nhóm mặt hàng thuộc nhóm mà nhà nước quản lý theo kế hoạch định hướng.
1.2Vốn điều lệ :
Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước giao và vốn tự có cuả doanh nghiệp
Trong đó : Vốn cố định :1970798270VND
Vốn lưu động : 9097982349VND

1.3Mạng lưới hoạt động
 Trụ sổ chính :
Điạ chỉ : 46 NGÔ QUYỀN - HÀ NỘI
ĐIỆN THO : 04.8264009/04.8257555

1


Fax: 04.8259894
Telex : 8411827GNRL-VẬN TẢI
 Các chi nhánh
•
GENERALEXIM - tp HCM
Điạ chỉ : 26B LÊ QUỐC HƯNG -QUẬN 4 -TPHCM
Điện tho : 089400869/ 089559058 -9400211
• GENERALEXIM-TP HẢI PHÒNG
Điạ chỉ : 57-ĐIỆN BIÊN PHỦ - TP H PHÒNG
Điện tho : 03.1842835/03.1823258
Fax : 03-1841927
• GENERALEXIM-TP ĐÀ NẴNG
Địa chỉ : 133- HOÀNG DIỆU - TP ĐÀ NẴNG
Điện tho : 05.11822709
Fax : 0511824077

1.4 Các ngân hàng mà chi nhánh giao dịch
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗

∗
∗

Eimbank
Vietcombank
Sài Gòn Công Thương
Ngân hàng Hàng Hải VN
VCB Bình Tây
ACB
Phương Đông
Maritimebank
Saigonbank
Vinasiambank
Vibank
Nông Nghiệp vá Phát Triển Nông Thôn

2. Mục tiêu nhiệm vụ tổng quát của Công ty XNK Tổng Hợp I
Căn cứ vào điều lệ hoạt Động của Công ty XNK Tổng Hợp I chi nhánh tại TPHCM được
hoạt động với các chức năng chính như sau:

2.1 Trong hoạt động kinh doanh XNK của Công ty được phép:
* Nhập khẩu: Gồm các mặt hàng như: Inox, phụ gia trong công nghiệp thực phẩm, thép
các loại, ván ép phủ nhựa, xe máy, các loại máy.
* Xuất khẩu : Gồm các mặt hàng nông sản như: cà phê hạt, hạt điều, gạo, các sản phẩm
mỹ nghệ từ gỗ.

2.2 Thực hiện tổ chức sản xuất, kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu:
2

Trong quá trình thực hiện các nội dung kinh doanh được phép, Công ty XNK Tổng
hợp I chi nhánh TPHCM luôn luôn tìm thị trường mới, phát huy thị trường cũ và có chủ
trương thu hẹp thị trường trung gian hoặc các thị trường không có sức cạnh tranh, luôn
được tín nhiệm của khách hàng trong và ngoài nước. Hiện nay Công ty thường xuyên
hợp tác kinh doanh với các tổ chức kinh tế thương mại nước ngoài. Chính vì vậy năng lực
của Công ty ngày càng được cùng cố và phát triển, hiệu quả của Công ty từng bước nâng
cao.

3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CTY XNK TỔNG HP 1 CHI NHÁNH TP . HCM
Bộ máy hoạt động của Chi Nhánh được tổ chức theo mô hình trực tuyến và được
lãnh đaọ trực tiếp bởi một giám đốc ,môó phòng ban được qủan lý bởi một trưởng
phòng .Các phòng ban phải lập kế hoạch hàng tháng ,qúy ,năm đăng ký dưạ trên các chỉ
tiêu về kim ngạch cũng như lơị nhuận dựa trên cơ sở các chỉ tiêu chi nhánh giao và hệ
sôù lương cá nhân giám đốc có quyền chịu trách nhiệm trưốc công ty từ đó giám sát chặt
chẽ hoạt động kinh doanh và chỉ đạo kịp thời nhanh chóng
1.
GIÁM ĐỐC

P. GIÁM ĐỐC

P.TCHC

P.KẾ TOÁN

PHÒNG XNK 1,2,3

BP. THỐNG KÊ

KHO

3.1 Tình hình nhân sự
Tổng số cán bộ nhân viên của chi nhánh năm 1999là 29 người , năm 2000 là 30
người ,năm 2001 là 29 người ,năm 2002 là 29 người còn năm 2003 là 30 người qua đó ta
thấy số lượng nhân viên tương đôí ổn định qua các năm
Trình độ văn hoá của cán bộ công nhân viên trong chi nhánh :Đ học hoặc đang học
đại học .Về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên mấy năm qua đã có sự
tiến bộ đáng kể .Số đông cán bộ công nhân viên vưà cố gắng hoàn thành nghiệm vụ vưà
học thêm ngo ngữ ,tin học .

3.2 nhiệm vụ của các phòng ban
3


* Giám đốc:
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung và quyết định các mặt hoạt động trong quản lý kinh
doanh, tổ chức đời sống và điều hành hoạt động của Công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Công ty XNK Tổng hợp I và Bộ Thương Mại.
- Căn cứ vào chủ trương chính sách của Nhà Nước và sự chỉ đạo của Công ty xây dựng
các kế hoạch, chương trình công tác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ mục
tiêu đề ra với tinh thần năng động, sáng tạo, phù hợp với yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý
và đặc điểm của Công ty.
- Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, tổ chức thông tin hai chiều phản hồi một cách
nhanh chóng kịp thời, chi đạo đổi mới cách thức làm việc.
- Giám đốc có quyền điều hành bổ nhiệm hay miễn nhiệm các nhân viên đang công tác
t chi nhánh
* Phó giám đốc
- Là người giúp việc cho Giám đốc, đại diện khi Giám đốc vắng mặt để giải quyết các
vấn đề công việc phát sinh và điều toàn bộ chi nhánh Công ty.
- Đại diện Giám đốc chi nhánh đi hội họp, quan hệ công tác với các cơ quan ban ngành
khác khi có sự uỷ thác, uỷ quyền của Giám đốc.

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những phần công việc được giao.
* Phòng tổ chức hành chính:
- Chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng con dấu của cơ quan.
- Thừa lệnh Ban Giám Đốc ký các văn bản về hành chính, quản trị và các giấy tờ khác
như: giấy giới thiệu, công lệnh và một số giấy tờ khác do Giám đốc phân công.
- Lưu trữ theo dõi toàn bộ hồ sơ lý lịch gốc của CBCNV
- Đề xuất tham mưu cho lãnh đạo trong kế hoạch đào tạo, cân nhắc và khen thưởng, kỹ
thuật, nâng lương, ký hợp đồng nhận việc, thôi việc cho CBCNV.
- Dự thảo quy chế làm việc và nội dung chung cơ quan.
- Giúp Ban Giám Đốc theo dõi và thực hiện các chính sách, chế độ và pháp luật của nhà
nước.
- Theo dõi quản lý thực hiện các bản tin, thư tín bằng điện fax, telex từ các nơi khác gởi
tới, đi các nơi trong và ngoài nước.
- Đánh máy các văn bản, hồ sơ tài liệu cho các Phòng ban và Ban Giám Đốc, giao ban
nội bộ và các cuộc họp.
- Quản lý theo dõi tài sản, dụng cụ nhà cửa, phương tiện của Công ty, lên kế hoạch bảo
quản, sửa chữa cơ quan và các thiết bị, phương tiện dụng cụ.
- Tổng hợp thống kê số liệu từ các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu 1, 2, 3 và báo cáo
định kỳ cho Ban Giám Đốc.
*Phòng Kế toán tài vụ
- Giúp Ban Giám Đốc xây dựng các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
- Dự thảo các bản thanh quyết toán, kết toán hàng kỳ để Ban Giám Đốc xét duyệt.
4


- Tổng hợp phân tích tình hình thu chi tài chính của doanh nghiệp, quản lý theo dõi các
nguồn vốn của đơn vị.
- Lưu trữ theo dõi, quản lý toàn bộ hồ sơ sổ sách, chứng từ, tài liệu, tài sản và các
phương tiện làm việc thuộc phạm vi Phòng đang sử dụng và quản lý.
- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi và bảo quản tiền mặt theo đúng chế độ tài chính của

nhà nước.
* Các phòng XNK 1, 2, 3
- Chịu trách nhiệm về các hợp đồng XNK.
- Đảm bảo các thủ tục, nguyên tắc, chế độ chính sách và pháp luật kinh doanh XNK.
- Cùng với các ngành chức năng hữu quan, thực hiện tốt công tác kiểm tra phẩm chất,
giao nhận hàng hóa và các thủ tục XNK hàng hóa.
- Trình lên Giám Đốc các phương án kinh doanh và kế hoạch dự án trong việc phát triển
Công ty.
- Chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng, lưu trư toàn bộ hồ sơ tài liệu thuộc phạm vi Phòng
đang sử dụng quản lý.
4. NHỮNG THUẬN LI VÀ KHÓ KHĂN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
CỦA CHI NHÁNH:

4.1. Thuận lợi :
4.1.1 những điểm mạnh từ bên trong

GENERALEXIM thánh công như ngày hôm nay đầu tiên ph kể đến tài
lãnh đạo và quan tâm sâu sắc đúng mưc1 của ban giám đốc ,cán bộ quản lý và đội ngũ
cán bộ công nhân viên có tính chuyên nghiệp . Thườn xuyên được cập nhật thông tin
kiến thức mới

Tập thể cán bộ công nhân viên của GENERALEXIM luôn có mối
quan hệ đoàn kết tốt với nhau trong công việc cũng như ngoài xã hội ,đây là nét đặc thù
riêng của chi nhánh trong nhiều năm nay ,một thế mạnh ngày càng được phát huy .Bên
cạnh đó ban giám đốc kịp thời đưa ra chủ trương phù hợp trong kinh doanh .Từng bước
khẳng định mình trên thị trường đối thủ cạnh tranh

Trong quá trình hoạt động của chi nhánh đã tìm cho mình một
hướng đi thích hợp trong công việc trọn lónh vực kinh doanh , mặt hàng kinh doanh ,đa
dạng hoá phương thức kinh doanh


Có sự phân c6ng hợp lý từ khâu đàm phán ,ký kết hợp đồng cho
đến việc chuản bị các thủ tục hải qua ,thanh toán ,lưu trữ và quản lý hồ sơ được thực
hiện nhanh gọn và it1 sai sót .Bên cạnh sự phân công hợp lý về quyền hành và nghià vụ
cho nên có sự phối hợp ăn ý giưã các công đoạn với nhau nhất là việc ghi chép trong kế
toán ,tránh được sự quá tải cũng như không có sự chồng chéo trong công việc .Mang lại
hiệu qủa cao trong hoạt động kinh doanh .
5


4.1.2 Tình hình thị trường
Thị trường có vai trò hết sức quan trọng trong việc phát triển ở tất cả các ngành và
các mặt hàng. Các nhà kinh doanh cho rằng một quốc gia có dân số lên tới 70 triệu
người là thị trường" béo bở" hấp dẫn các nhà đầu tư kinh doanh trong và ngoài nước.

4.1.2 Môi trường kinh tế

Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam tương đối ổn định, xóa bỏ chế độ
quan liêu, bao cấp, biết hòa nhập vào nền kinh tế thế giới, hoạt động theo cơ chế thị
trường có sự quản lý vó mô của Nhà Nước.
Bên cạnh đó Việt nam có mối quan hệ ngoại thương và hợp tác kinh tế với hơn
nhiều nước trên thế giới, do vậy kim ngạch xuất khẩu tăng 20% năm. Và trong những
năm tới, Việt nam sẽ còn mở rộng nhiều hơn nữa mối quan hệ ngoại giao với các nước vì
đây không chỉ là ý định chủ quan của Việt nam mà còn là mong muốn của nhiều nước
trên thế giới.

4.1.3 Pháp lý:

Song song với việc thực hiện đườn lối đổi mới kinh tế của Việt Nam thì vẫn giữ
được ổn định về chính trị. Chính trị ổn định là tiền đề phát triển, tạo môi trường thuận lợi

để thu hút đầu tư nước ngoài vào Việt nam.
Thực vậy, từ khi có luật đầu tư nước ngoàiđược thực hiện hơn 1000 đơn vị kinh tế
liên doanh với nước ngoài, sử dụng vốn nước ngoài với tổng số vốn đầu tư lên đến trên
11,5 tỷ USD đã và đang góp phần đáng kể vào công cuộc phát triển kinh tế và giải
quyết việc làm cho người lao động ở nước ta.
Với những điều kiên trên đã tạo thêm cho Việt Nam có tiếng nói chung trên thị
trường của thế giới nói chung và Chi Nhánh Công Ty XNK Tổng Hợp I nói riêng theo
kịp nền kinh tế phát triển của thế giới.

4.1.4 Môi trường xã hội

Trong những năm gần đây, dân số ở TPHCM đã gia tăng đáng kể, chu yếu là gia
tăng cơ học, do Thành phố là nơi tập trung mua bán, đầu tư nhiều nhất,có nhiều cơ hội
tiến thân và thu nhập cao.
4.2. Khó khăn
4.2.1 khó khăn do biến dộng thị trường
Do khả năng cung cấp chưa cao, mặt khác nhu cầu tiêu dùng cho sản xuất và đời
sống cũng bị hạn chế bởi sản xuất chưa phát triển với tốc độ nhanh, thu nhâïp dân cư còn
thấp. Một khi cả "cung" lẫn "cầu" chưa cao thì hoạt động kinh doanh XNK chưa thể phát
triên mau lẹ cho dù trong điều kiện kinh tế "mở".Những yếu tố khách quan trên tác động
cả hai thị trường trong nước và ngoài nước.
6


4.2.2 Khó khăn từ phiá chi nhánh
Ngoài ra còn có những yếu tố khách quan ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của
Chi Nhánh Công ty như thủ tục hành chính còn phức tạp tuy đã triển khai một cửa một
dấu, luật thuế đã được sửa đổi nhiều lần nhưng vẫn chưa phù hợp và chưa tạo điều kiện
thuận lợi cho ngành phát triển kinh doanh cũng như mở rộng thị trường.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty chưa cải tiến nhiều, lãnh vực kinh doanh chưa

rộng và vốn kinh doanh còn là vấn đề nan giải. Nhưng đối với đội ngũ cán bộ CNV có
trình độ cao, am hiểu nhiềi lónh vực, có tinh thần học hỏi, chịu khó và trách nhiệm cao đã
đưa Chi Nhánh Công ty XNK Tổng Hợp I vượt qua những khó khăn để đạt được những
kết quả đánh khích lệ.
4. 2.3 hạn chế
Để đạt được tốc dộ tăng trưởng so với các nước trong khu vực còn phụ thuộc vào
những nỗ lực chủ quan, biết tận dụng cơ hôïi và sử dụng một cách tinh tế những hạn chế,
không thụ động để xua tan cơ hội. Và một trong những biện pháp đó là phải đầu tư
nghiên cứu tự hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động.
4.2.4 PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CTY TRONG NỮNG NĂM TỚI
Với những khó khăn nêu trên cùng với những khó khăn của đất nước ,đẻ có thể
thực hiện thắng lợi nhiệm vụ kế hoạch năm 2003 .Chi nhánh xác định 3 chương trình
cộng tác rọng điểm như sau :
Chưong trình khác phục tâm lý ngán ngại thiếu tin tưởng và mất phương hướng hiện
có trong một bộ phận CBCNV 1. chương trình khắc phục tâm lý ngán ngại ,thiếu tin
tưởng và mất phương hướng hiện có trong một bộ phận CB-CNV
Đánh giá đúng về phẩm chất ,năng lực hiện tại của đội ngũ CB-CNV khẳng định
vai trò quyết định thành công của đơn vị là đội ngũ CB-CNV .Đảm bảo cho lực lượng lao
động tích cục ngày càng tăng về số lượng và niềm tin ,về lòng nhiệt tình tâm huyết với
sự tồn tại và phát triển của đon vị
Tạo điều kiện để một số CB-CNV từng bước khắc phục tâm lý ngán ngại công
việc ,có niềm tin vào chính mình và tìm được mục tieu phương hướng công tác và phấn
đấu
Tạo điều kiện thuậnn lơị trong công tác ,trong việc giao việc ,trao đổi cụ thể tỷ mỉ về
công việc ,trao đổi các công việc cần thiết .... Sẽ là những biện pháp hàng đầu của
chương trình công tác này
b/ Chương trình công tác kế toán
Mục tieu của chương trình này là tạo ra sự chuyển biến thực sự trong công việc ,thường
xuyen rút ra kinh nghiêïm để dần dần khẳng định được cách làm có xu hướng lau dai
vững chắc

7


Ghi chép đúng ,đủ ,kịp thời và chính xác những gì phát sinh ,theo dõi chi tiết từng
mặt hàng ,từng khách nợ và báo cáo thường xuyên với giám đốc
c/ Chương trình hoàn thiện các mục tiêu có tính định hướng cho quá trình xây dựng đơn
vị về mặt tổ chức củng cố hoàn thiện nội quy ,quy định nề nếp và chế độ công tác
Nội dung chính của chương trình này là : những mục tiêu có tính định hướng cho
quá trính xây dựng đơn vị ,về tổ chức phải khắc phục được các tư tưởng nôn nóng ,hoặc
hời hợt thiếu chiề sâu .Các mục tiêu phải phục vụ cho việc củng cố tăng cường sự đoàn
kếùt nội bộ ,tính tương thân tương ái và sử sự văn minh văn hoá
Nội quy ,quy định các chế độ công tác ,nề nếp kỷ cương ...cũng phải được xem
xét ,rà soát lại quy đinh cho phù hợp rõ ràng công tác đào tạo cán bộ ,công đoàn ,đoàn
thể ,thi đua khen ngợi ....
Các chương trình công tác trên quán triệt các quan diểm chỉ đạo về phương hướng
nhiệm vụ năm2003 của chi bộ sẽ được chính quyền ,công đoàn chi nhánh các bộ phận
chuyên môn chuẩn bị cụ thể về nội dung ,phân công phụ trách ,định lịch trình và các nội
dung khác thật đầy đủ rõ ràng và tập thể CB-CNV sẽ thảo luận tại đại hội công nhân
vien chức năm 2003
5 . Mặt hàng kinh doanh, doanh số lợi nhuận:
Từ khi thành lập Công ty XNK tổng hợp I chi nhánh TPHCM là xí nghiệp sản xuất
chế biến hàng xuất khẩu như :
∗ Các sản phẩm mỹ nghệ từ gỗ
∗ Nông sản
∗ Xe máy
∗ Các loại trái cây
Cho đến nay Công ty đã mở rộng khách hàng, cải tiến nâng cấp nhiều mặt hàng
như:
+ Về xuất khẩu :
∗ Hạt điều

∗ Cà phê
+ VỀ NHẬP KHẨU
∗ Hương các loại
∗ Inox
∗ Phụ gia trong công nghiệp thực phẩm
∗ Phụ tùng máy cắt cỏ
∗ Thép các loại
∗ Gạch men
∗ Ván ép

8


PHẦN II CÔNG TÁC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
I . TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

1.về hình thức Tổ chức kế toán tại công ty:

Bên cạnh việc thực hiện các công tác kế toán của chi nhánh ,phònh kế toán còn
tiến hành thực hiện các công tác kiểm tra ,tổng hợp cac báo biểu kế toán và ghi sổ kế
toán từ đó lập các báo cáo tài chính chung cho toàn đơn vị .

2.tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhaùnh
9


Bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức khá gọn gàng ,hộ lý .Phù hợp với quy
mô hoạt động của chi nhánh .Phòng kế toán của chi nhánh gồm 4 nhân viên được tổ
chức thành bộ phận kế toán theo sơ đồ sau :
Sơ đồ tổ chức bộ maý kế toán

Kế toán trưởng

Phó kế toán trưởng

Kế toán viên

Kế toán viên
ngân hàng

Nhiệm vụ chức năng của từng thành viên trong bộ máy kế toán :
∗ Kế toán trưởng :
Người giúp GIÁM ĐỐC chi nhánh chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán ,thống kê ,
thông tin kinh tế vá hoạch toán theo cơ chế quản lý mơí ,đồng thời làm nhiệm vụ kiểm
soát viên tái chính cuả nhà nước tại chi nhánh chịu tránh nhiệm về bộ về hoạt động sản
xuất kinh doanh cuả toàn chi nhánh và phân tích kết qủa hoạt động kinh doanh của chi
nhánh từ đó đề ra phương hướng giải quyết khó khăn và phát huy tiềm lực của chi
nhánh.
∗ Kế toán phó : Kiêm kế toán tổng hợp ,kiêm kế toán hàng hoá ….
-Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là căn cú vào sổ chi tiết ,từ đó sẽ lên sổ chi
tiết tổng hợp với tất cả các báo cáo kế toán chi tiết ,kế toán chi tiết đối chiếu với tất cả
các sổ sách có liên quan .Từ chứng từ ghi sổ váo sổ cái các tài khoản có liên quan ,lập
“ bảng cân đối tài khảon “ căn cú vào sổ cái ,bảng cân đối tài khoản để lên bảng tổng
kết tài sản và các quyết toán của công ty .
- Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá là ghi chép phản ánh chính xác kịp thời các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình lưu chuyển hàng hoá ,cung cấp đầy đủ só liệu
cho việc quản lý kinh doanh . Kiểm tra chặt chẽ quá trình mua bán hàng hoá ,phản ảnh

10

chính xác tình hình dự trữ hàng hoá ,chấp hành dịnh mức dự trữ hàng hoá ,tính toán phản
ánh chính xác giá nhập hàng ,xuất hàng
∗ Kế toán viên ngân hàng :
-Có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi ngân hàng ,việc chuyển tiền đi và nhận tiền về và
thanh toán với những khách hàng trong và ngoài nước để phản ảnh vào tài khoản của
chi nhánh tại các ngân hàng chính xác ,nhận sổ phụ của ngân hàng và cón có nhiệm vụ
mở L/C khi công ty tham gia vào việc mua hàng hoá .
∗ Kế toán viên : Gồm kế toán thanh toán ,kế toán công nợ
- kế toán thanh toán : có nhiệm vụ thanh toán với người mua , người bán ,thanh
toán với ngân sách nhà nước …. . Ngoài ra kế toán thanh toán còn phải theo dõi các
khoản phải thu ,phải trả ,chi tiết theo từng khách hàng . Tránh nhưng trường hợp vi
phạm chế độ đi chiếm dụng vốn hoặc để chiếm dụng vốn không hợp lý , kiểm tra giám
sát các đơn vị làm ăn với chi nhánh để xem khả năng thanh toán công nợ của khách
hàng ,đồng thời giám sát các khoản tạm ứng của công nhân viên chi nhánh bằng cách
trừ lương .

II. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
1/ Niên độ kế toán của chi nhánh được bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12
GENERALEXIM lập báo cáo tài chính nhằm đánh giá tổng hợp toàn diện tình hình kết
qủa hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong mỗi kỳ hạch toán
Báo cáo tài chính là căn cứ qua trọng cho việc đề ra quyết định về quản lý điều hành
qúa trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh
Đơn vị sử dụng tiền tệ : VND , USD , EUR
 Các phương thức kế toán
Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định : giá mua thực tế trên hóa đơn tài chính
Phương oháp khấu hao : thời gian sử dụng hữu ích hoặc tỷ lệ khấu hao TSCĐ
Đánh giá hàng tồn kho : theo phương pháp kiểm kê thường xuyên
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : nhập trưốc xuất trước
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ số lượng hàng tồn kho nhân với đơn
giá tại thời điểm nhập kho

Chi nhánh áp dụng phương pháp tính thúê GTGT theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp tính giá xuất kho : chi nhánh xuất kho theo giá đích danh
Chi nhánh đã sử dụng kế toán excel để xử lý số liệu kế toán và cung cấp những thông tin
về tài chính một cách kịp thời
Hình thức tổ chức công tác kế toán : nủa tập trung nửa phân tán
 Hình thức sổ kế toán :
Hính thức sổ kế toán mà chi nhánh áp dụng là hình thức nhật ký sổ cái . theo hình thức
này rất thuận tiện cho kế toán trong việc ghi chép ,nó dễ hiểu ,các mẫu sổ gọn ,số lượng
hợp .
11


SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
>

Chứng Từ Gốc

Bảng Tổng Hợp
Chứng Từ Gốc

Sổ Hoặc Thẻ Kế Toán

Chứng Từ Ghi Sổ

Sổ Quỹ

Bảng Tổng Hợp
Chi Tiết

Sổ Cái

Sổ Đăng Ký
Chứng Từ Ghi Sổ

Ghi chú :

Bảng Cân Đối Sổ Dư
và Phát Sinh

Báo Cáo Tài Chính

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Quan hệ đối ứng
Ghi cuối tháng

Trình tự ghi sổ:
Trình tự ghi chép sổ kế toán trong hình thức chứng từ ghi sổ như sau :
Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ
gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều
và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ
gốc.cuối tháng hoặc định kì căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng (hoặc người được kế
toán trưởng ủy quyền) kí duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các
chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào
sổ cái. Cuối tháng khóa sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
tháng trên sỗ đăng kí chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có của
12


từng tài khoản trên sổ cái, tiếp đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh của tài

khoản tổng hợp. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu,bảng cân đối phát sinh được
sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biể kế toán khác.
Đối với những tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế taón chi tiết thì chứng từ gốc sau khi
sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp được cvhuyển tới bộ
phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
theo yêu cầu của từng tài khoản.cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn
cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoảnm
tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối sdố phát sinh.các bảng tổng
hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được
làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính.

Chứng từ sử dụng của công ty
Tên chứng từ
Hoá đơn GTGT
Hoá đơn bán hàng
Bảng kê thu mua hàng nông lâm thuỷ sản
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Bảng kiểm kê quỹ
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Bảng thanh toán tiến lương
Biên bảng kiểm kê hàng hoá
Biên bản xác nhận công nợ
Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ

Số hiệu chứng từ
01/GTKT-3LL
02/GTKT-3LL
04/GTGT
01TT
02TT
03TT
04TT
07A-TT
01-VT
02-VT
03-VT
02-LĐTL
08-VT
01/TSCĐ
03/TSCĐ

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Ngày 31 tháng 12 năm 2003
13


Tài sản
Mã số
(1)
(2)
A.Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn
100
I. Tiền
110

1. Tiền mặt tồn quỹ (kể cả ngân phiếu)
111
2.Tiền gửi ngân hàng
112
II. Các khoản phải thu
130
1. Phải thu của khách hàng
131
2. Trả trước cho người bán
132
3. Thuế GTGT được khấu trừ
133
4. Các khoản phải thu khác
138
5.Dự phòng các khoản phải thu khó đòi
138
III. Hàng tồn kho
140
1.Công cụ, dụng cụ trong kho
143
ø2.Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
144
3. Hàng hóa tồn kho
146
IV Tài sản lưu động khác
150
1.Tạm ứng
151
2.Chi phí trả trước
152

3.Các khoản thế chấp,ký cược, ký quỹ
155
ngắn hạn
B.Tài sản cố định và đầu tư dài hạn
200
I. Tài sản cố định
210
1. Tài sản cố định
211
- Nguyên giá
212
- Giá trị hao mòn lũy kế
213
Tổng cộng tài sản
250
NGUỒN VỐN
A. Nợ phải trả
300
I. Nợ ngắn hạn
310
1. Vay ngắn hạn
311
2.Vay quá hạn
312
3.Phải trả cho người bán
313
4.Người mua trả tiền trước
314
5. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
315

Đơn vị tính : đồng
Số đầu năm
Số cuối kỳ
(3)
(4)
15,927,446,383 20,073,736,710
403,900,557
355,736,602
4,699,943
21,559,47
399,200,614
334,171,125
9,951,385,516
4,276,323,852
4,892,562,744
4,276,323,852
670,214,072
3,379,653,602
109,129,216
159,743,275
4,454,418,071
3,601,489,931
-174,965,587
-174,965,587
5,016,615,601
5,226,037,713
126,366,745
126,366,745
109,806,366

1,761,768,312
4,780,442,490
3,337,902,656
556,515,509
3,749,706,328
135,757,647
138,767,990
401,069,080
408,091,071
18,717,982
3,202,847,276
1,438,499,588
1,438,499,588
1,438,499,588
2,661,107,570
-1,222,607,982
17,865,945,971

1,343,222,648
1,343,222,648
1,343,222,648
2,674,719,593
-1,331,495,945
21,916,942,364

12,982,886,238 19,864,286,921
12,909,644,281 19,828,289,419
605,000,000
1,167,761,811
8,946,267,646

8,365,511,937
3,210,540,318
3,303,830,496
-218,423,146
-271,453,178
139,700,652
14


6.Phải trả công nhân viên
7.Phải tra cho các đơn vị nội bộ
8.Các khoản phải trả, phải nộp khác
II.Nợ khác
1. Chi phí phải trả
2.Tài sản thừa chờ sử lý
B. Nguồn vốn chủ sở hưũ
I.Nguồn vốn – quỹ
1.nguồn vốn kinh doanh
2.Chênh lệch tỷ giá
3 Quỹ phát triển kinh doanh
4.Lãi chưa phân phối
II. Nguồn kinh phí, quỹ khác
2. Quỹ khen thương phúc lợi
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN

316
317
318
330
331

332
400
410
411
413
414
416
420
422

152,663,133
814,918,457
755,104,895
5,767,544,681
998,986,998
26,066,502
73,241,957
35,506,502
72,741,957
500,000
500,000
3,052,655,443
3,383,295,733
3,127,899,355
3,383,295,733
3,127,899,355
2,817,899,355
15,317,676
78,392,362
186,466,071

173,226,985
107,399,486
349,811,564
-74,427,145
-36,270,533
-74,427,145
-36,270,533 21,916,942,364
17,865,945,971 21,916,942,364

CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI
Số đầu năm
Số cuối kỳ
Ngoại tệ các loại
1,855.65
213,651,141
Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có
595,153,985
704,042,948

Phân tích bảng cân đối kế toán của công ty XNK Tổng Hợp I chi nhánh TP Hồ
Chí Minh năm 2003
Qua bảng cân đối kế toán "Thuộc báo cáo tài chính năm 2003" đã thể hiện phần nào
tình hình hoạt động của chi nhánh Công ty tại thời điểm 31 tháng 12 năm 2003 như sau :
Tổng giá trị tài sản
Khả năng thanh toán hiện hành
=
Tổng số nợ phải trả
39,782,888,335.
=
= 1,211 ( lần )

32,847,173,159.
Gía trị thuần của TSCĐ và đầu tư ngắn hạn
Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn

=
Tổng nợ ngắn hạn
36,001,183,093.
15


=
32,737,933,700.
=1,099( lần )

Các khoản tiền và tương đương tiền
Khả năng thanh toán nhanh =
Tổng nợ ngắn hạn
14,987,346,527.
=
32,737,933,700.
= 0,45( lần )
* Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn : đầu năm chiếm tỷ trọng 43% tương đương
15.927.446.383 đồng thời đến cuối năm chiếm tỷ trọng 56% tương đương 20.073.719.716
đồng tức tăng 4.146.273.333 tương đương 14%. Điều naỳ cho thấy quy mô kinh doanh
của Chi Nhánh ngày càng tăng.
* Cơ cấu sử dụng vốn: Do đây lá Chi Nhánh xuất nhập khẩu nên giá trị tài sản lưu
động và đầu tư ngắn hạn chiếm 89% so với tổng cộng tài sản của Công ty do:
+Tuy đã giảm được khoản phải thu của khách hàng nhưng vẫn còn tồn tại quá nhiều.như
số đầu năm là 4,892,562,744. đồng ,cuối năm : 4,276,323,852 . đồng chỉ giảm
616,238,892. đồng vì vậy công ty nên xem xét lại các khách hàng về khả năng thanh

toán để giúp cho công ty tránh bị khách hàng chiếm dụng vốn , làm giảm nguồn vốn của
công ty .
* Lượng tiền gửi ngân hàng tương đối ít do đây là thời gian cuối năm Công ty cần
vốn để thanh quyết toán các hợp đồng và Công ty cần trữ hàng để tung ra vào cuối năm.
* Hàng hóa tồn kho tính đến thời điểm 31/12/2003 còn tồn 3,337,902,656 đồng so
với số đầu năm đã giảm 1,442,539,834 đồng ,đây là một cố gắng lớn của Công ty do
trong năm 2003 có biến động lớn về những ngành hàng mà Công ty chuyên nhập nguyên
liệu.
Nguồn vốn :
Phải trả người bán công ty giảm đi rất nhiều : đầu năm là 8,365,511,937. đồng , cuối
năm chỉ còn 3,210,540,318. đồng ,so đầu năm với cuối năm phải trả người bán công ty
đã giảm 5,154,971,619. đồng tương đương với tỷ trọng 44,53% điều này cho thấy khả
năng thanh toán của công ty tương đối nhanh .
Bên cạnh đó vay ngắn hạn công ty tăng từ 605,000,000. đồng cuối năm lên tới
1,167,761,811.để đầu tư vào kinh doanh trong những tháng cuối năm .
16


Nguồn vốn chủ sở hữu công ty giảm nhưng không đáng kể : từ 3,383,295,733. đồng
xuống 3,127,899,355. đồng do :
Nguồn vốn kinh doanh giảm 2,802,581,679 . đồng điều này do công ty dự trữ hàng và
chưa thu hết tiền hàng ,hàng hóa còn trong kho chưa xuất bán , Nhưng công ty cũng cần
xem lại về hoạt đông kinh doanh của mình

Phân tích báo cáo kết qủa HĐKD
Tổng lợi nhuận = lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh + lợi nhuận từ hoạt động khác
Lợi nhuận từ

Lợi nhuận từ

Tổng lợi nhuận =

+
hoạt động bán hàng

Lợi nhuận từ
+

hoạt động tài chính

hoạt động khác

Lợi nhuận trước thuế
Tỷ suất lợi nhụân / doanh thu
( năm trước )

=
Doanh thu thuần + thu nhập khác
110,024,545.
=
32,099,316,854.
= 0,0085
Lợi nhuận trước thuế

Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu =
Doanh thu thuần + thu nhập khác
336,923,216.
=
33,711,569,709.
= 0,0099

Qua bảng phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công Ty XNK Tổng Hợp
I chi nhánh TP Hồ Chí Minh ta thấy tổng lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ đạt
366923216 so với năm trước tăng 256898671 tỷ lệ tăng 233,49% trong đó số tăng chủ
yếu là từ :
∗ Hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ : lơị nhuận bán hàng trong kỳ
là1238044905so với năm trước tăng 201095651 tỷ lệ tăng 19.39% do doanh thu thuần về
hoạt động bán hàng tăng 1,569,749,279. đồng chiếm lỷ lệ 4,9 % , chi nhánh không có
các khoản giảm trừ điếu này làm cho doanh thu thuần không ảnh hưởng .

17


∗ Tỷ suất giá vốn hàng bán ra = 0,4% nên lợi nhuận gộp tăng 201,095,651. đồng
nhưng tỷ suất lợi nhuận gộp lại giảm 0,4% điếu này cho thấy tỷ suất lợi nhuận gộp giảm
không đáng kể .
∗ Bên cạnh đó chi phí bán hàng giảm 1,069,429. đồng và quản lý doanh nghiệp
giảm 122,422,822. đồng . Đây là điều rất đáng mừng cho công ty .
∗ Hoạt động tài chính : doanh thu hoạt động tài chính tăng rõ rệt năm trước chỉ có
41,873,560. đồng qua năm nay đã tăng lên 194,384,508 . đồng đây là kết quả dáng khích
lệ đối với toàn công ty . mặc dù chi phí tài chính so với năm trước có tăng nhưng so với
tỷ lệ tăng doanh thu hoạt động tài chính thì không tăng nhiều lắm .
∗ Qua đó ta thấy lợi nhuận từ hoạt động bán hàng chiếm phần chủ yếu 80,34%
dẫn đến lợi nhuận sau thuế tăng 292,106,525 .đồng . Nhưng không ph vì đó mà công ty
lơ đãng tình hình kinh doanh của đơn vị mà lấy đó là bàn đạp để công ty ngày càng
hoàn thiện mình ,nâng cao năng xuất lao động ,hiệu quả kinh doanh của toàn công ty ,
tạo uy tín đối với khách hàng …
∗ Với những nỗ lực liên tục của ban lãnh đạo Công ty cùng tập thể CBCNV, dưới
đường lối, cơ chế chính sách kinh tế mới của Đảng và Nhà Nước, bước đầu Công ty đã
gặt hái được những thành công nhất định sau những năm đầu thành lập. Đó là việc nâng
cao hiệu quả kinh doanh, tạo được uy tín trên thương trường trong và ngoài nước.

Qua phần trình bày phân tích khái quát ở trên, có một yếu tố không thể bỏ qua trong quá
trình hình thành và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó là "Cơ cấu
bộ máy tổ chức".
Bộ máy hoạt động của Chi Nhánh được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng nhằm
giám sát chặt chẽ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và chỉ đạo kịp thời nhanh chóng
Song song với việc thực hiện đườn lối đổi mới kinh tế của Việt Nam thì vẫn giữ được
ổn định về chính trị. Chính trị ổn định là tiền đề phát triển, tạo môi trường thuận lợi để
thu hút các nhà đầu từ nước ngoài vào Việt Nam ngày càng nhiềuvà tạo niềm tin cho
khách hàng
Thực vậy, từ khi có luật đầu tư nước ngoàiđược thực hiện hơn 1000 đơn vị kinh tế liên
doanh với nước ngoài, sử dụng vốn nước ngoài với tổng số vốn đầu tư lên đến trên 11,5
tỷ USD đã và đang góp phần đáng kể vào công cuộc phát triển kinh tế và giải quyếtviệc
làm việc làm cho người lao động ở nước ta.
Với những điều kiên trên đã tạo thêm cho Việt Nam có tiếng nói chung trên thị
trường của thế giới nói chung và Chi Nhánh Công Ty XNK Tổng Hợp I nói riêng theo
kịp nền kinh tế phát triển của thế giới.
2/ Phạm vi bán hàng : trong nước và nước ngoài
3/ Phương thức bán hàng trong Công Ty XNK Tổng Hợp I : Để mở rộng phương thức
kinh doanh ,công ty đã sử dụng các phương thức bán hàng sau
 Đối với trong nước :
−
Phương thức bán buôn qua kho
18


Bán buôn trực tiếp
 Đối với xuất khẩu :
− Xuất khẩu trực tiếp
− Xuất khẩu ủy thacù
Ngoài ra công ty còn nhận xuất khẩu ủy thác .

−

19


Phần III : Kế toán nghiệp vụ bán hàng
I Đặc điểm về nghiệp vụ bán hàng trong nước của công ty XNK tổng hợp I
Từ một xí nghiệp sản xuất chế biến hàng xuất khẩu tại thàng phố HỒ CHÍ MINH
công ty XNK tổng hợp I tại thành phố HCM cùng với những kinh nghiệm q báu tích
luỹ được trong quá trình kinh doanh công ty đã từng bước hoàn thiện dần trong kinh
doanh.
Với nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh thương mại dịch vụ ,nhằm mở rộng
thị trường trong và ngoài nước ,phục vụ sản xuất tiêu dùng do đó hoạch bán hàng được
công ty rát chú trọng . Để thực hiện tốt quá trình bán hàng công ty cần có kế hoạch dự
trữ hàng hoá hợo lý vì vậy vốn lưu động rấùt quan trọng trong quá trình kinh doanh của
doanh nghiệp
Với mặt hàng không được rộng lắm và chi nhánh đang ngày càng nâng cao nguồn vốn vì
vậy trong kinh doanh các sản phẩm hàng hoá thì điểm cơ bản của doanh nghiệp là kinh
doanh theo hình thức dịch vụ ø nghóa là công ty mua hàng hoá về nhập kho hoặc không
cần nhập kho bán luôn không qua chế biến lại,vì thế khách hàng đa phần là khách quen
Thường thì công cy buôn bán : xác định nguồn tiêu thụ trước khi mua hàng ,khách
hàng đến đặt hàng sau đó công cy đi mua và về bán luôn điều này làm cho công ty
không có hàng ứ đọng trong kho
Để tạo nên uy tín với khách hàng trong việc mua bán hàng hoá công ty rất chú trọng
và luôn chấp hành theo đúng qui định trong hợp đồng vì thế công ty không có hàng kém
chất lượng ,giao hàng bị thiếu diều này giảm những chi phí cho công ty mang lại hiệu
quả cao trong kinh doanh.
Về tính giá thành sản phẩm : công ty kinh doanh theo hình thức dịch vụ nên hàng hoá
không qua chế biến lại vì thế việc tính giá xuất bán đơn giản hơn ,giá xuất bán ở đây
bao gồm giá vốn và chi phí .

Giám đốc theo dõi chặt chẽ về những hợp đồng kinh doanh ,mặt hàng ,khách hàng
,doanh số bán ra của công ty . kế toán theo dõi chi tiết về doanh số bán và chi phí bán
hàng trong tháng nhằm xác định rõ doanh thu ,chi phí ,giá vốn từ đó xác định được tình
hình tài chính của công ty trong tháng và báo cáo lên giám đốc .

II . Phương thức bán hàng của công ty .
Công ty áp dụng các phương thức bán hàng sau :
- Bán buôn qua kho
- Bán buôn trực tiếp.
20


Bán buôn qua kho : thừơng thì hàng hoá mua về được nhập vào trong kho và khi
khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty thì khách hàng làm thủ tục và ký hợp đồng
với công ty . khi các thủ tục đã làm xong bên mua chấp nhận mua và bên bán chấp nhận
bán thì khách hàng cử người mang giấy uỷ nhiệm đến kho công ty trực tiếp nhận hàng
và áp tải hàng về .Sau khi giao nhận hàng hoá đại diện bên mua ký nhận đã đủ hàng
vào bộ chứng từ bán hàng của bên bán đồng thời trả tiền ngay hoặc ký nhận nợ ( theo
như trong hợp đồng ) trong trường hợp khách mua hàng nợ quá thời hạn như trong hợp
đồng quy định thì công ty sẽ tính lãi dựa trên số liệu mà khách hàng đang nợ công ty
,thường thì công ty tính lãi suất 2% trên tổng số tiền nợ .
Bán buôn trực tiếp : khi hàng hoá mua về thì công ty không cần nhập kho mà
giao bán ngay cho khách hàng tại địa điểm do hai bên thoả thuận trong hợp đồng .Đối
với trường hợp này thì công ty đã xác định được khách hàng của mình là ai nghóa là công
ty đã thoả thuận với người mua và người mua chấp nhận mua hàng cuả công ty sau đó
công ty mới bắt đầu nhập khẩu hàng .Để cho thuận lợi trong mua bán trước khi nhập
khẩu hàng người mua và công ty phải làm hợp đồng mua bán và công ty yêu cầu người
mua ký quỹ 10% đến 20% tổng trị giá tiền hàng . lúc hàng gần cập cảng thì công ty
thông báo cho khách hàng để chuẩn bị thủ tục nhận hàng tại cảng . người mua kiểm tra
hàng hoá về số lượng ,chất lượng ,qui cách phẩm chất …. Rồi nhận hàng . sau khi giao

hàng cho khách thì đại diện người mua ký nhận váo bộ chứng từ bán hàng của công ty
và quyền sở hữu hàng hoá đã được chuyển giao cho khách hàng khi này hàng hoá được
xác định là tiêu thụ vì vậy người mua phải thanh toán nốt số tiền còn thiếu . Nếu người
mua không thể thanh toán hết số tiền thiếu thì công ty cho nợ trong thời gian công ty
đưa ra nế trong thời gian này mà khách hàng không trả thì công ty sẽ áp dụng như hình
thức bán buôn ở trên.
Qua cách bán hàng này để đảm bảo cho việc mua bán diễn ra thuận tiện đặc biệt
đối với hàng nhập khẩu thì công ty luôn phải mua hàng mẫu mặc dù hơi tốn kém nhưng
nó mang lại hiệu quả cao trong kinh daonh bởi vì khi mua hàng mẫu thì khách hàng trực
tiếp nhìn nhận ,kiểm tra hàng xêm hàng đã đủ tốt chua và khi khách hàng đã đồng ý
mua hàng giống hàng mãu thì công ty bắt đầu nhập hàng . làm như tế này khách hàng
có thể yên tâm hơn khi đặt cọc tiền hàng từ 10% đến 20% giá trị hàng mua . chính điều
này làm cho công ty không có hàng tồn kho lâu ngày vì kém chất lượng ,không phù hợp
trong hợp đồng . Mà nếu người mua không muốn nhận hàng nữa thì họ sẽ mất toàn bộ số
tiền đã ký quỹ . Mặc dù vậy đó vẫn chưa phải là cách tốt nhấ trong hoạt động kinh
doanh của công ty nhưng trước mắt nó đem lại cho công ty những thuận lợi trong mua
bán , từ đó công ty vạch ra những hợp đồng mới chính xác thuận tiện cho cả người mua
và người bán hơn .Chính vì thế mà khách hàng có thể hạn chế hơn ,nên công ty cần mở
rộng thêm các phương thức bán hàng khác để thu hút những khách hàng mới lạ , đa dạng
hoá mặt hàng ,mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp .

21


III. Phương thức thanh toán của công ty
Như trên đã trình bày sau khi giao hàng cho bên mua và dược chấp nhận thanh
toán thì bên bán nhận tiền hàng hay cho người mua nợ đó là do sự thoả thuận giữa hai
bên và còn phụ thuộc vào sự tín nhiệm mà công ty lựa chọn những phương thức thanh
toán khác nhau đối với mỗi khách hàng .Vì vậy công ty áp dụng hai phương thức sau :
• Phương thức thanh toán trực tiếp

• Phương thức thanh toán trả chậm
Phương thức thanh toán trực tiếp : khi người mua nhận hàng thì người mua trả tiền
ngay cho cônh ty hay người mua có thể trả tiền trước khi nhận hàng , có thể là tiền mặt ,
ngoại tệ ,tiền ở ngân hàng ….
Phương thức trả chậm : theo phương thức này công ty sẽ cho khách hàng nợ tiền
sau 1 khoảng thời gian nhất định kể từ khi nhận hàng do đó công ty hạch toán quản lý
chi tiết cho từng đối tượng nợ và ghi chép từng lần thanh toán . thường thì những khoản
nợ phải thu nếu quá hạn công ty sẽ tính lãi và hàng tháng công ty gửi giấy báo ï đến cho
khách hàng để họ có thể nắm được rõ số tiền mà họ đang nợ và nhanh chóng thanh toán
cho công ty . thường thì công ty áp dụng mức lãi suất 2% trên tổng số khách hàng nợ và
tiền lãi này công ty hạch toán ngay vào phải thu khách hàng tài khoản 131

VI . Các nghiệp vụ phát sinh trong bán hàng của công ty:

Tài khoản 131 “ phải thu khách hàng “
A/ Công dụng :
Tài khoản này phản ảnh các khoản phải thu của khách hàng do bán hàng hoá sản phẩm
dịch vụ của công ty và các khoản nợ phải thu của công ty với khách hàng về tiền bán
hàng hoá ,
Tài khoản này không có tài khoản cấp II
B/Kết cấu
Tài khoản 131
số tiền phải thu của khách hàng về số tiền khách hàng đã trả
bán hàng hoá
số tiền nhận ứng trước trả trước
thanh toán tiền người mua ứng trước
( chưa nhận hàng )
( đưa hàng cho người mua )
trả lại người mua số tiền họ đã trả
quá sớm với số phải trả

sdck : số tiền còn phải thu khách
sddk : số tiền người mua ứng trước
Hàng hiện còn
trả trước hiện còn
C/Chứng từ sử dụng :
- Hoá đơn bán hàng
22


- Phiếu thu
- Giấy báo có
- Giấy đề nghị thanh toá
D/ sử dụng sổ :
Sổ kế toán chi tiết tài khoản 131

E/ Trình tự ghi sổ :
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào bảng tổng hợp chứng từ .
Các nghiệp vụ cần hạch toán chi tiết ta ghi vào sổ chi tiết tài khoản 131 hàng ngày . Căn
cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán kập chứng từ ghi sổ sau đó đưa qua cho kế
toán trưởng duyệt và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản 131
Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản 131 lập bảng cân đối tài khoản . Căn cứ vào sổ
chi tiết tài khoản 131 để lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh sau đó đối chiếu với
bảng cân đối tài khoản và đối chiếu giữa bảng cân đối tài khoản 131 với sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ . Sau đó căn cứ bảng cân đối tài khoản , bảng tổng hợp chi tiết số phát
sinh để lập báo cáo tài chính .
F/ Trình tự hạch toán



Đối với mặt hàng : ván MDF

 Ngày 14/12/2003 công ty XNK tổng hợp I bán ván MDF cho cơ sở sản xuất bảng
học sinh và văn phòng phẩm Minh Quang theo giá bán 90.465.312 đồng , giá xuất
kho 139,696,011 đồng ,thuế 5% trên giá mua .công ty đã thu bằng tiền mặt ,
Đối với cơ sở lý luận ghi :
Nợ 632 : 90,465,312 .
Có 1561 : 90,465,312 .
Và ghi :
Nợ 1111 : 146,653,812.
Có 51111 : 139,696,011.
Có 33311 : 6,984,801.
Trong thực tế ghi ghi :
Nợ 1111 : 146,653,812.
Có 51111 : 139,696,011.
Có 33311 : 6,984,801.
Và cuối quý mới kết chuyển hết về giá vốn :
Nợ 632 : 90,465,312
Có 1561: 90,465,312.
Nhận xét : công ty ghi như thế này mặc dù ngắn gon nhưng qua 1 thời gian khá dài
nhiều khi bị thiếu và hangø ngày không nắm rõ số tiền vốn là bao nhiêu

 Đối với mặt hàng : hoá chất MATHANOL

23



Ngày 14/12/2003 công ty xuất bán cho cơ sở sản xuất sơn Văn Dũng 1
lượng hoá chất MATHANOL trị giá 13,260,236 .đồng ,thuế 5% .cơ sở sản xuất sơn
Văn Dũng sẽ trả tiền hàng sau 1 tuần .

Nợ 131 : 13,923,247.
Có 5111 : 13,260,236.
Có 33311 : 663,011

Ngày 21/12/2003 cơ sở sản xuất sơn Văn Dũng trả tiền hàng mua ngày
14/12/2003 ,khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng
Nợ 1121 : 13,923,247.
Có 131 : 13,923,247.

 Đối với mặt hàng : thép cán nguội loại II

Ngày 16/12/2003 công ty TNHH Tân Hải Hưng mua thép cán nguội loại 2
trị giá 100,000,000. đồng . khách hàng trả tiền hàng và thiếu lại
30,000,000.đồng ,thuế GTGT 5% trên giá bán
Nợ 1121 : 75,500,000.
Nợ 131 : 30,000,000.
Có 5111 : 100,000,000.
Có 33311 : 5,000,000.
 Ngày 18/12/2003 công ty TNHH Tân Hải Hưng trả nốt số tiền thiếu do mua hàng
ngày 16/12/2003 . Công ty đã nhận bằng tiền gửi ngân hàng .
Nợ 1121 : 30,000,000.
Có 131 : 30,000,000.

Ngày 16/12/2003 công ty TNHH Hoàn Cầu xuất tiền mặt ứng trước tiền
hàng cho công ty XNH Tổng Hợp I với số tiền : 45,000,000. đồng
Nợ 1111 : 45,000,000.
Có 131 : 45,000,000.

Ngày 17/12/2003 công ty XNK Tổng Hợp I xuất 90,000,000 .đồng thép cán
nguội loại II cho công ty TNHH Hoàn Cầu ,thuế của mặt hàng này 5% trên tổng trị

giá hàng bán .

Nợ 131 : 84,000,000.
Có 5111 :80,000,000.
Có 33311 : 4,000,000.
24



Ngày 17/12/2003 khách hàng trả nốt tiền hàng còn thiếu ,trả bằng tiền gửi
ngân hàng ,ngân hàng gửi giấy báo cho công ty .
Nợ 1121 : 39,000,000.
Có 131 : 39,000,000.



Đối với mặt hàng : hoá chất ISOBUTANOL
 Ngày 22/12/2003 chi nhánh MIRA trả tiền hàng trước cho công ty XNH Tổng
Hợp I số tiền là : 35,692,638 .đồng
Nợ 1121 : 35,692,638.
Có 131 : 35,629,638 .
 Ngày 25/12/2003 công ty xuất bán cho chi nhánh MIRA 33,993,031. đồng hoá
chất ISOBUTANOL ,thuế 5% ,chi nhánh đã trả tiền trước cho lô hàng này vào ngày
22/12/2003
Nợ 131 : 35,692,638.
Có 5111 : 33,993,031.
Có 33311 : 1,699,652.

 Đối với mặt hàng : thép lá mạ


Ngày 24/12/2003 xuất hàng thép lá mạ bán cho công ty TNHH Phú Lâm
Thép , trị giá hàng xuất bán 20,000,000 .đồng . khách hàng xin thiếu nợ 1 tháng và
chấp nhận trả lãi ,với mức lãi suất 2%/ tháng / tổng giá trị hàng bán , thuế GTGT của
mặt hàng này 5% trên giá thanh toán .biết phí của lô hàng này : 770,000. đồng ,trong
đó thuế GTGT 70,000.đồng ,công ty đã chi bằng tiền gửi ngân hàng
Nợ 131 : 21,400,000.
Có 5111 : 20,000,000.
Có 33311 : 1,000,000.
Có 515 : 400,000.
Biết rằng công ty tính lãi đơn .
Chi phí :
Nợ 641 : 700,000.
Nợ 1331 : 70,000.
Có 1121 : 770,000.

 Đối với mặt hàng : hoá chất 19819

Ngày 28/12/2003 công ty TNHH Thuận Phú dùng tiền gửi ngân hàng để
trả trước tiền mua hoá chất 19819 với số tiền 120,000,000. đồng
Nợ 1121 : 120,000,000.
Coù 131 : 120,000,000.
25