PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY VPP BÚT BI BẾN NGHÉ TẠI HÀ NỘi

ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Mục lục
Lời nói đầu 2
Chơng 1 4
Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây
dựng hệ thống thông tin 4
1.1. Đại cơng về hệ thống thông tin 4
1.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin 5
1.2.1. Chiến lợc và khảo sát 6
1.2.2. Phân tích hệ thống 6
1.2.3. Thiết kế hệ thống 8
1.2.4. Xây dựng 8
1.2.5. Cài đặt hệ thống 9
1.2.6. Bảo trì hệ thống 9
1.3. Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc 9
1.4. Sử dụng trong phân tích thiết kế PHN T CH THI T K H TH NG QU N Lí BN
HNG C A CễNG TY VPP&BT BI B N NGHẫ T I H N i 13
Chơng 2 13
Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện
trạng hệ Thống quản lý bán hàng 13
2.3.Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu các nhu
cầu 13
2Giới thiệu quá trình hình thành và phát
triển của Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé
13
3Khảo sát hệ thống 14
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của công ty 14
2.3Mô Tả 20
Chơng 3 30
Phân tích hệ thống về dữ liệu 30

3.2.1. Mục đích 37
3.2.2. Yêu cầu 37
3.2.4. Mô tả 38
Text 39
Text 40
DONGIA 40
Tên ngời đăng nhập 41
Ngày sử dụng 41
Tên hàng 43
Đăng nhập hệ thống 43
3.3 Xây dựng chơng trình 45
2.1Lựa chọn cộng cụ thực hiện 45
3.3.2. Thực hiện chơng trình 47
3.3.2.1. Tổng quan về chơng trình 47
3.3.2.2. Yêu cầu sử dụng chơng trình 47
3.3.3. Một số giao diện chơng trình 47
48
Chơng 4 59
Nhận xét và đánh giá 59
H thng qun lý bỏn hng
1
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
4.1 Những vấn đề đã thực hiện đợc 59
4.2 Những hạn chế 59
4.3 Kết luận 59
4.4 Hớng phát triển đề tài 60
Lời nói đầu
Trong thời đại Công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin trở thành nhu
cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng toàn thế giới nói chung,

sự phát triển Công nghệ thông tin luôn gắn chặt với sự phát triển kinh tế cũng nh sự
phát triển các ứng dụng khoa học kỹ thuật.
Kinh doanh là 1 trong những vấn đề sống còn cho sự phát triển của mỗi Quốc
gia. ở Việt Nam do phải trải qua 2 cuộc chiến tranh khốc liệt chống Pháp và chống
Mỹ. Do vậy nền kinh tế nớc ta vẫn còn là 1 nớc đang phát triển, môi trờng kinh doanh
vẫn còn mở cửa, cha thực sự bền vững và cha khoa học. Do vậy đa phần mềm tin học
vào kinh doanh cũng là một công cụ để trợ giúp đắc lực,hữu hiệu nhằm hoàn thiện cho
lĩnh vực kinh doanh trong tơng lai giúp các công ty có thể thành công và vơn cao hơn
nữa trên thị trong trong nớc cũng nhu thị trờng quốc tế. Vì vậy việc xây dựng xây
dựng hệ thống thông tin quản lý là thực sự cần thiết.
Ngày nay xu hớng thị trờng .
Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé là một trong những nhà cung cấp văn
phòng phẩm hàng đầu của Việt Nam, số lợng khách hàng tăng rất nhanh trong thời
gian gần đây. Do vậy Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé phải có những giải pháp
H thng qun lý bỏn hng
2
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
chiến lợc bán hàng nhằm tăng doanh số doanh thu, những quy trình triển khai bán
hàng, các phơng pháp chăm sóc khách hàng tối u và dành cho khách hàng những
quyền lợi cao nhất. Để có đợc những công việc trên thì không thể thiếu ứng dụng
Công nghệ thông tin vào công tác quản lý.
Với những u việt của tin học, bản thân em đang công tác tại Công ty TNHH
VPP & Bút bi Bến Nghé và là sinh viên của khoa Công nghệ Thông tin, trờng ĐH
Bách Khoa Hà nội, từ những kiến thức đã đợc học trong trờng, em chọn đề tài PHN
TCH THIT K H THNG QUN Lí BN HNG CA CễNG TY
VPP&BT BI BN NGHẫ TI H Ni.
Với đề tài này, em hy vọng sẽ làm giảm bớt thời gian chết, ngừng làm việc của
các nhân viên trong Công ty, hỗ trợ cho việc đảm bảo thời gian cung cấp, triển khai
dịch vụ bán hàng, và xử lý thông tin của khách hàng đợc nhanh nhất. Và cũng đảm

bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin phục vụ công tác quản lý,
đồng thời nâng cao đợc hiệu quả công việc.
Báo cáo gồm (4 chơng):
Chơng 1: Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin
Chơng 2: Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ thống bán
hàng
Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống
Chơng 4: Nhận xét và đánh giá
Trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp, bên cạnh sự cố gắng của bản thân,
em đã nhận đợc sự quan tâm chỉ bảo, hớng dẫn sát sao của Thầy Tạ Tuấn Anh. Em xin
chân thành cảm ơn Cô đã trực tiếp hớng dẫn em làm đồ án tốt nghiệp này. Nhân đây
em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin
đã cung cấp cho em những kiến thức bổ ích trong thời gian học tập tại trờng. Và xin
chân thành cám ơn sự giúp đỡ quí báu của các bạn bè và các đồng nghiệp.
Báo cáo này sẽ không thể tránh khỏi sai sót, rất mong đợc sự chỉ bảo và góp ý
của các Thầy Cô cùng bạn bè, đồng nghiệp để em hoàn thiện và phát triển đề tài này
tốt hơn.
H thng qun lý bỏn hng
3
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Chơng 1
Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống
thông tin
1.1. Đại c ơng về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngời, phơng tiện, các phơng
tiện gồm: máy tính, thiết bị ngoại vi, thiết bị truyền thông và các phơng pháp xử lý
(chủ yếu là các phần mềm máy tính) thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin
bao gồm hai thành phần cơ bản : Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và
các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu.

Các dữ liệu là các thông tin đợc lu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiệu thời
hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này có thể tách ra làm hai loại dữ liệu. Dữ
liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan gồm dữ liệu về nhân sự, nhà xởng, thiết bị.
v.v. Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi có một sự kiện
xảy ra, chẳng hạn khi có một công nhân thuyên chuyển, một thiết bị mới đợc bổ sung.
Sự kiện thờng xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con ngời. Việc điều chỉnh lại các dữ
liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật.
Các dữ liệu phản ảnh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của các cơ quan, nh dữ
liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch. Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ biến đổi luồng
vào/ ra của doanh nghiệp có thể coi là một chuỗi các sự việc sơ đẳng, gọi là tác một
tác nghiệp (operation chẳng hạn nhận một lô hàng khổng lồ, hoàn thành một mẻ sản
H thng qun lý bỏn hng
4
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
phẩm, một đơn hàng tiếp theo, và nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ảnh các hoạt
động kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp).
Các xử lý là những tiến trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính:
Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch
nh đơn mua hàng, hoá đơn, lập các báo cáo, lập các bản thống kê, các modul, các form
nhập dữ liệu. v.v. Và trợ giúp ra các quyết định, thông thờng là cung cấp những thông
tin cần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhng cũng có
thể lựa chọn quyết định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp và nh vậy có thể điều
chỉnh theo ý muốn nh các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, phơng pháp phân phối các trợ
cấp, các quy định về khuyến mãi, cũng đợc có thể ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp,
đặc biệt là do nhà nớc ví dụ quy tắc tính thuế VAT, các tính lơng và bảo hiểm xã hội,
và nh vậy doanh nghiệp không thể tự tiện thay đổi một cách tuỳ tiện.
Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ảnh cấu trúc doanh nghiệp
hoặc các thông tin phản ảnh hoạt động của doanh nghiệp.
Đầu ra có thể là các kết quả trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh

nghiệp chẳng hạn đơn đặt hàng, hoá đơn, thống kê bán hàng, báo cáo tài chính, đợc
gọi là các kết quả ngoài. Và các kết quả đợc lu trữ, để sau này dùng làm đầu vào cho
các xử lý khác thờng là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lu trữ đợc
gọi là các kết quả trong.
Trong thực tế, thuật ngữ về hệ thống thông tin thờng đợc dùng để chỉ môi trờng
điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác
là để chỉ cái đích đạt đợc sau quá trình xây dựng nhằm tin học hoá trợ giúp cho một
công tác quản lý của một hệ thống kinh tế - xã hội.
1.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin
Quy trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn. Tuỳ
thuộc vào phơng pháp luận và quy định về phơng thức làm việc của đơn vị, qui trình
này có thể đợc chia thành số lợng bớc nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp
chung thành các bớc: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài đặt và Bảo trì hệ
thống.
Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phơng pháp hay không thì công việc
vẫn phải trải qua đầy đủ các bớc kể trên. Hay nói cách khác là dù có làm nh thế nào đi
chăng nữa thì ngời ta vẫn phải xác định yêu cầu (Khảo sát), tởng tợng ra hình hài của
hệ thống (Phân tích), xác định cách thể hiện dữ liệu và thông tin (Thiết kế), lập trình
(Xây dựng), cài đặt và bảo trì.
H thng qun lý bỏn hng
5
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
1.2.1. Chiến lợc và khảo sát
Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông
tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Kết quả là
hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức.
Việc khảo sát thờng đợc tiến hành qua các giai đoạn:
Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án.
Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng

định những kết quả thu đợc.
Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát.
ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới
hạn chính xác của công việc (phạm vi dự án: những gì phải làm đợc, cha làm đợc và
những gì đã vợt ra ngoài phạm vi của vấn đề). Cũng ở giai đoạn này, cần tìm hiểu và
xác định cụ thể đối tợng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lợng và loại
công việc.
1.2.2. Phân tích hệ thống.
Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt đợc của hệ thống,
nêu đợc các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên
các mục tiêu đó, xác định đợc các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Kết quả là
Hồ sơ phân tích chiếm 15-25% công sức.
Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có
cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể
liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh
Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) đợc sử dụng trong các bớc khác
nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối tợng khác nhau.
Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc (đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và
tuỳ thuộc vào sở trờng của đội ngũ phân tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích
dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ
liệu không đợc bỏ qua.
Phân tích chức năng.
Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các công việc
cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc phân rã là một cách
biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể
dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng công việc. Cấu trúc phân rã này không phản
H thng qun lý bỏn hng
6
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21

ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ
nên đa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý
đặt ra.
Một chức năng đợc xem là đầy đủ gồm những thành phần sau:
Tên chức năng.
Mô tả có tính tờng thuật.
Đầu vào của chức năng (dữ liệu).
Đầu ra của chức năng (dữ liệu).
Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng.
Phân tích chức năng đa ra những chi tiết quan trọng sẽ đợc dùng lại nhiều lần
trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng sau khi đợc lập sẽ
cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống.
Phân tích dữ liệu.
Thực thể là đối tợng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ
cần giải quyết. Mỗi thực thể (Entity) là một nhóm các dữ liệu đợc mô tả bằng cùng
một bộ thuộc tính. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết kế. Các thực thể
lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng
cần đa vào giai đoạn phân tích.
Phân tích ngữ cảnh.
Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ
thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quát
nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ. Phần bên ngoài có thể là các tác nhân nh con ng-
ời, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan
đến hệ thống.
Phân tích luồng dữ liệu.
Sơ đồ luồng dữ liệu (BLD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính:
Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của
ngời sử dụng.
Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phơng án cho phân tích viên, lập trình
viên và ngời dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện quy

trình xử lý thông tin trong hệ thống.
H thng qun lý bỏn hng
7
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Liên lạc: BLD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho
việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và ngời sử dụng.
Tài liệu: Việc dùng BLD trong đặc tả yêu cầu ngời dùng và đặc tả thiết
kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những tài
liệu nh vậy.
1.2.3. Thiết kế hệ thống
Là giai đoạn phát triển các bớc phân tích ở giai đoạn trớc thành các mô hình
logic và vật lý, thiết kế giao diện với ngời sử dụng. Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào
cấu hình của phần cứng và phần mềm đợc lựa chọn. Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm
khoảng 15-25% công sức.
Đầu vào chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã đợc xây dựng
trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi mô hình
quan hệ thực thể có thể sinh ra đợc các mô hình dữ liệu logic. Giai đoạn này là quá
trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và
thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ
thống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng quá ít
các công cụ mô hình hóa sẽ làm cho hệ thống kém chất lợng, ngợc lại việc sử dụng
quá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt có
thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lợng hệ thống. Ngời
phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công
cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể.
1.2.4. Xây dựng
Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trớc. Kết
quả là chơng trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35-60% công sức.
Giai đoạn này gồm các bớc :

Thi công:
Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module chơng
trình.
Viết các câu lệnh sản sinh CSDL.
Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn.
Tạo các CSDL kiểm tra.
Kiểm thử chơng trình.
H thng qun lý bỏn hng
8
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
1.2.5. Cài đặt hệ thống
Lập tài liệu hớng dẫn sử dụng
Chuyển đổi dữ liệu cũ
Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới.
Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và
nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải đợc thiết kế ngay trong giai đoạn thiết
kế hệ thống.
Kiểm nghiệm, cài đặt
1.2.6. Bảo trì hệ thống
Bảo trì hệ thống đợc tính từ khi hệ thống đợc chính thức đa vào sử dụng.
Công việc bảo trì bao gồm :
Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi
Sửa đổi, nâng cấp phiên bản
Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu
Thông thờng việc bảo trì đợc tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12 tháng.
Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ đợc tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng 10% tổng giá trị
hệ thống.
Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thông qua một Trung tâm hỗ trợ từ xa.
1.3. Ph ơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc

Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức năng của hệ
thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt ch-
ơng trình. Đặc trng mới của phơng pháp này là các hoạt động có thể thực hiện một
cách song song. Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc
nhiều hệ thống trớc đó. Trong phân tích có cấu trúc cách tiếp cận cấp tiến cho phép
các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chơng trình đợc tiến
hành một cách song song. Chính u điểm này đã làm cho phơng pháp phân tích có cấu
trúc ngày càng đợc phát triển.
Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc đợc sử dụng rộng rãi trong việc phân
tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đơn giản và hiệu quả của phơng
pháp. Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở, không thể thiếu đợc đối với ngời phân tích và
thiết kế cũng đợc bao hàm trong phơng pháp này. Thông qua phơng pháp phân tích
thiết kế này, ngời dùng có thể dễ dàng nắm bắt đợc phần cốt lõi - quy trình xây dựng:
H thng qun lý bỏn hng
9
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
các bớc trong quy trình xây dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bớc, để đạt đợc
trình độ cần thiết cho công việc thẩm định giám sát.
Có nhiều công cụ đợc sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế. Tuy nhiên
với hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả các công cụ này. Ba công
cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc
là:
Mô hình chức năng.
Mô hình dữ liệu.
Mô hình luồng dữ liệu.
Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ở góc độ khác nhau vào hệ thống.
Mô hình chức năng
Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thông thờng đ-
ợc biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từ khía cạnh chức

năng, trả lời cho câu hỏi:
Hệ thống thực hiện những công việc gì?
T tởng trên xuống (top-down) đợc thể hiện rõ nét trên sơ đồ này. Trớc tiên các
chức năng cần thiết đợc liệt kê và phân loại thành các nhóm chức năng. Việc phân loại
có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theo đơn vị sử dụng, có thể theo dữ
liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểu phân loại khác nhau. Các nhóm chức
năng lại tiếp tục đợc phân nhỏ thành các cụm chức năng hoặc các chức năng cụ thể. Sơ
đồ đợc biểu diễn dới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức
năng hoặc nhóm chức năng cụ thể.
Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho ngời đọc một bức tranh tổng thể
về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc.
Mô hình dữ liệu
Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc giữa
chúng, thông thờng đợc mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng thuộc tính các
ràng buộc dữ liệu thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệu hay trả lời cho câu hỏi:
Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình?
Tuy sơ đồ chức năng là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các
hệ thống nhng công cụ này cũng chỉ mô tả đợc một khía cạnh lớn của hệ thống là chức
năng, mà không cho đợc một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống. Mô hình dữ liệu là
H thng qun lý bỏn hng
10
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
một trong các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho sơ đồ
chức năng để tạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích.
Mô hình dữ liệu bao gồm 2 thành phần chính:
Thực thể (Entity): Đợc ký hiệu bởi hình chữ nhật. Một thực thể tợng trng cho
một tập hợp hay một đối tợng trong thế giới thực.
Quan hệ (Relationship): Một quan hệ tợng trng cho sự liên kết giữa các thực thể.
Mối liên kết đó đợc biểu diễn trên mô hình thực thể bằng đờng kẻ có tách ba chân ở

một hoặc cả hai đầu (thờng gọi là chân gà)
Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể:
Quan hệ một - một
Quan hệ một - nhiều
Quan hệ nhiều - nhiều.
Mô hình luồng dữ liệu
Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. Có thể biểu diễn bằng nhiều sơ
đồ: sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ quá trình xử lý, sơ đồ luồng dữ liệu hoặc bằng các ma trận
chức năng/ thực thể.
Nếu nh các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống dới dạng
tĩnh thì ngợc lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dới cách nhìn động. Mô
hình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá trình hoạt động của hệ thống.
Hệ thống đợc mô tả nh một quá trình vận động.
Một trong các mô hình kinh điển đợc sử dụng cho mục đích mô tả luồng dữ liệu
là sơ đồ dòng dữ liệu, nó thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng cho
cả dữ liệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhất của
phân tích hệ thống có cấu trúc. Sơ đồ chỉ cách thông tin chuyển vận từ một quá trình
hoặc từ chức năng này sang một quá trình (một chức năng) khác. Một điều khá quan
trọng là sơ đồ chỉ ra đợc những thông tin nào cần phải có trớc khi thực hiện một chức
năng hay một quá trình. Nói cách khác, mô hình luồng dữ liệu đa ra một phơng pháp
thiết lập mối quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà
chúng sử dụng.
Mô hình luồng dữ liệu bao gồm những thành phần sau:
H thng qun lý bỏn hng
11
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Quá trình (Processes): Đợc ký hiệu bởi vòng tròn, tợng trng cho các chức năng
khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. Chức năng thay đổi thông tin đầu vào theo một
cách nào đó, nh tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới.

Dòng dữ liệu (Flow): Đợc ký hiệu bởi đờng kẻ có mũi tên. Mũi tên chỉ hớng ra
của dòng thông tin. Dòng dữ liệu liên kết các Processes với nhau, tợng trng cho thông
tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra.
Kho dữ liệu (Data store): Đợc ký hiệu bởi 2 đờng kẻ song song, hoặc bởi hình
chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần phải lu giữ trong một
khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào. Một khi
công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì những thông tin này đợc tồn tại dới dạng file
hay cơ sở dữ liệu.
Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống, nhng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Nhân tố bên
ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần sống còn của mọi hệ thống.
Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên trong hệ thống.
Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trong tiến
trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, một mặt giúp
cho ngời sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt khác giúp cho ngời lập trình
có đợc cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống. Có thể nói đây là công cụ phân tích -
ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phân tích viên và ngời sử dụng.
Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu cho cách
nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với ngời lập trình. Trong quá trình phát triển
(thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này đợc tiếp tục phát triển, chi tiết hoá.
Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữ chung giữa phân tích viên và lập trình
viên.
Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình
Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tợng mô tả là mô hình hệ thống vì
vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra đợc một phần
các mô hình còn lại. Trong phơng pháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các mô hình
này đợc xây dựng chi tiết hoá dần theo cách tiếp cận từ trên xuống. Các mô hình thờng
đợc xây dựng đồng thời, tuy nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trớc sau một chút.
(1) Có thể xây dựng theo thứ tự: mô hình chức năng, mô hình dữ liệu, mô hình
luồng dữ liệu. Thứ tự xây dựng này thờng đợc lựa chọn khi phân tích định hớng lập

H thng qun lý bỏn hng
12
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
trình. Trong trờng hợp này mô hình luồng dữ liệu đợc sử dụng nh một công cụ minh
hoạ làm rõ quan hệ giữa các phần tử của mô hình chức năng và mô hình dữ liệu.
(2) Với định hớng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của ngời dùng, mô hình luồng dữ
liệu lại đợc xây dựng trớc, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thực. Sau khi
đợc ngời dùng xác nhận tính đúng đắn, từ mô hình luồng dữ liệu trích lọc các chức
năng để xây dựng mô hình chức năng và dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu.
1.4. Sử dụng trong phân tích thiết kế PHN TCH THIT K H THNG
QUN Lí BN HNG CA CễNG TY VPP&BT BI BN NGHẫ TI H Ni
Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề về lý thuyết phân tích và thiết kế hệ thông
thông tin, đồ án sử dụng phơng pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc để
phân tích và thiết kế hệ xây dựng hệ thống thông tin PHN TCH THIT K H THNG
QUN Lí BN HNG CA CễNG TY VPP&BT BI BN NGHẫ TI H Ni.
Chơng 2
Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ Thống
quản lý bán hàng
2.3. Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu các nhu cầu
2 Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của Công ty
TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé
Công ty TNHH VPP và bút bi Bến nghé đợc thành lập năm 1985 do ông Nguyễn
Thanh Liêm sáng lập với thơng hiệu Cơ sở bút bi Đông á có trụ sở tại 250 Trần
Hng Đạo Quận 1 Tp Hồ Chí Minh.
Năm 1978 Công ty hợp tác cùng ban tổ chức trờng Cao Đẳng S Phạm TP Hồ Chí
Minh lấy thơng hiệu là Cao Đẳng S Phạm.
Năm 1988 ,Công ty hợp tác cùng ban tổ chức chính quyền quận 5 lấy thơng hiệu
là Văn phòng phẩm Quận 5 .Nhng do sự hợptác không đem lại hiệu quả cao
đến năm 1989 công ty tách ra và lấy tên chính thức làm thơng hiệu là : DNTN

Văn phòng phẩm Bến Nghé .
Đến tháng 10 năm 2001 công ty chính thức đổi tên thành Công ty TNHH VPP
& Bút bi Bến Nghé .Trải qua rất nhiều khó khăn gian khổ công ty không ngừng
cải tiến đổi mới thơng hiệu và cải tiến chật lợng ,mẫu mã sản phẩm để đa thơng
hiệu Bến Nghé trở lên gần gũi quen thuộc với Khách hàng nh ngày này. Cụ thể
trong 3 năm lion 1992,1993,1994 sản phẩm bút bi Bến Nghé đã lọt vào Top ten
do ngòi tiêu dùng bình chọn.
Hiện nay Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé là một trong những Công ty
hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và phân phối dụng cụ viết và VPP tại Việt
Nam.Do vậy để có đựơc chỗ đứng vũng chắc trên thị trờng và ngày càng thúc đẩy
H thng qun lý bỏn hng
13
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
sự phát triển ngày càng lớn mạnh Công ty không ngừng phải chú ý cải tiến ,nâng
cao hệ thông phân phối bán hàng tại khắp mọi miền trên tổ quốc. Sản phẩm Bến
nghé đã có mặt ở 64 tỉnh thành trên toàn quốc qua hệ thối nhà phân phối và văn
phòng đại diện.
Trong đề tài nghiên cứu đồ án tốt nghiệp em muốn đi sâu nghiên cứu và thiết kế
quán lý bán hàng tại công ty .Vì đây là phần quan trọng nhất dẫn đến sự thành công
và phát triển của công ty,vì là nhân viên làm việc lâu năm cho công ty tôi mong
rằng sẽ đóng góp 1 phần nhỏ bé của mình vào sự phát triển chung của công ty
3 Khảo sát hệ thống
Công ty THHH VPP & Bút bi Bến Nghé, chuyên sản xuất các loại văn phòng
phẩm và bút bi chất lợng cao với thị trờng tiêu thụ rộng lớn. Định hớng của hoạt
động của công ty từ nay đến thế kỉ 21 là tiếp tục lấy sản xuất công nghiệp, uy tín,
chất lợng làm mục tiêu phát triển chiến lợc. Đồng thời không ngừng hiện đại hoá cơ
cấu tổ chức, trang thiết bị hỗ trợ nhằm tăng tính hiệu quả trong công tác quản lý và
kinh doanh của công ty. Vì vậy luôn có những yêu cầu cải tiến quản lý trong hệ
thống của công ty.

Nhiệm vụ cơ bản:
Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các dụng cụ phục vụ cho hc sinh và
công tác văn phòng. Bộ phận sản xuất có nhiệm vụ thực hiện công đoạn sản xuất và
kiểm tra chất lợng sản phẩm. Bộ phận bán hàng đảm nhận việc kinh doanh của công
ty thông qua các kênh phân phối,bán hàng trực tiếp và gián tiếp.
4 Hiện trạng tổ chức
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của công ty
H thng qun lý bỏn hng
14
Thủ kho-
kế toán
kho
Kế
toán
viên
Tr ởng
trạm
Nhân
viên
Giám sát
bán
hàng tại
HN
Nhân
viên tiếp
thị HN
NV Tiếp
thị tỉnh
Lái xe Bảo vệ
PTTT

tỉnh
Trởng
phòngKD
Trởng
phòngđiều
phối
Trởng
phòngkế
toán
Trởngphòng
nhânsự
Giám đốc
(GĐ bán hàng)
Trợ kho
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
- Công ty có các bộ phận chính sau:
Giám đốc bán hàng: quản lí các bộ phận trong công ty, chịu trách nhiệm ổn định
tình hình kinh doanh và xây dựng chiến lợc phát triển kinh doanh lâu dài cho toàn
bộ công ty.
Bộ phận nhân sự: quản lý nhân viên của các phòng ban, phân công công việc cho
nhân viên trong các bộ phận, giải quyết các khiếu nại của khách hàng, của nhân
viên.
Bộ phận kế toán: hàng ngày tính toán lợng hàng bán đựơc, báo cáo doanh số,
doanh thu, công nợ, chi phí và đồng thời xem xét tình hình biến động doanh số,
doanh thu để trình lên phòng kinh doanh. Tập hợp đơn đặt hàng của nhân viên để
báo cáo và lên kế hoạch đặt hàng cho phòng điều phối. Căn cứ số lợng hàng trên
các đại lý (do nhân viên bán hàng thống kê cuối ngày- hàng tồn kho) và hàng đã
bán để kiểm tra sự sai sót.
Bộ phận kinh doanh: đợc phân chia thành các bộ phận sau:

Tổ bán hàng: đợc phân làm hai bộ phận
Bộ phận nhân viên bán lẻ đứng tại các quầy của công ty: nhiệm vụ
quản lý các mặt hàng trên quầy mình phụ trách, cuối ca phải kiểm tra và báo
cáo số lợng hàng tồn trên quầy để giao ca. Khi thấy mặt hàng nào thiếu hoặc
hết có thể làm đơn đặt hàng để chuyển cho bộ phận kế toán của công ty. Đồng
thời tính tiền của khách hàng, mọi số lợng hàng bán ra đợc nhập vào máy tính
để máy tính tính tiền và in hoá đơn, các dữ liệu về hàng hoá bán ra sẽ đợc lu
trữ lại để bộ phận kế toán làm nhiệm vụ.
Bộ phận tiếp thị trực tiếp mang hàng đến các đại lý và các công ty
phân phối VPP để chào hàng và bán hàng. Bộ phận này nhận hàng từ kho, sau
đó đa hàng đến các đại lý,khách hàng, tại đây sẽ tiến hành viết phiếu giao
H thng qun lý bỏn hng
15
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
nhận, hoá đơn và thanh toán tiền. Cuối ngày tiếp thị trả số hàng còn lại về kho
để kế toán bán háng thống kê số hàng đã bán đợc trong ngày và nộp tiền.
Tổ Giám sát bán hàng và phát triển thị trờng: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trờng
nhăm lên kế hoạch phát triển kinh doanh và mở rộng thị trờng. Đa ra các yêu
cầu đặt hàng (do công ty sản xuất) lên trởng phòng, rồi chuyển qua bộ phận kế
toán. Đồng thời chịu trách nhiệm quản bá thơng hiệu sản phẩm thông qua các ph-
ơng tiện thông tin đại chúng.
Bộ phận điều phối: Thu thập đơn đặt hàng của các trạm (thông qua kế
toán), của nhân vien bán hàng tại Hà nội và các quầy báo về để lên kế hoạch
phân phối hàng hoá và lên kế hoạch đặt hàng vào Sài Gòn để Phòng Kế hoạch
của Công ty ở Sài gòn lên kế hoạch sản xuất. Hàng hoá đợc đa về các kho của
trạm (các tỉnh có các trạm). Nhận doanh số, doanh thu công nợ và chi phí của
bộ phận kế toán gửi về để xem xét và báo cáo tình hình kinh doanh của các
trạm lên giám đốc bán hàng. Phân tích kết quả kinh doanh để lên kế hoạch
bình ổn và thúc đẩy tình hình kinh doanh của trạm. Trong bộ phận điều phối

có bộ phận quản lí kho (nhận hàng và giao hàng).
5 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý
Qua khảo sát tôi nhận thấy quy trình làm việc cùng các chứng từ giao dịch
sử dụng trong quy trình đó nh sau:
Theo dõi đơn đặt và lợng hàng nhập của nhân viên tại Hà Nội :
Khi nhân viên bán hàng có nhu cầu về hàng sẽ viết một phiếu yêu cầu để
đề xuất loại hàng, số lợng hoặc nhân viên nghiên cứu thị trờng có thể
viết phiếu yêu cầu nhằm tăng số lợng mặt hàng nào đó. Các phiếu yêu
cầu này sẽ đợc chuyển lên bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán bán hàng
căn cứ vào lợng hàng tồn trong kho và các phiếu yêu cầu sẽ lập các đơn
đặt hàng để chuyển cho bộ phận điều phối. Các đơn đặt hàng sẽ đợc lu
trữ lại trong tệp Đơn Hàng. Bộ phận điều phối nghiên cứu, đánh giá và
tổng hợp các đơn đặt hàng sau đó sẽ chuyển cho Phòng Kế hoạch trong
Công ty sản xuất hàng đặt tại Sài Gòn. Hàng sản xuất theo đơn đặt hàng
sẽ chuyển về kho chính. Tại đây bộ phận kho sẽ lập phiếu nhập kho và
nhận hàng. Hàng đợc lu giữ lại trong kho của chính. Phiếu nhập kho sẽ đ-
ợc chuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện việc đối chiếu với đơn đặt
hàng và thống kê số lợng hàng trong kho. Các phiếu này đợc bộ phận kế
toán lu trữ lại.
H thng qun lý bỏn hng
16
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Bán hàng:
Hàng sẽ đợc bán tại các quầy hàng của công ty hoặc có thể giao trực tiếp cho
các đại lý khách hàng.
Tại các cửa hàng: nhân viên trực tiếp bán hàng cho khách. Bộ phận thu ngân có
nhiệm vụ tính tiền bằng cách nhập vào máy tính số lợng hàng rồi tính tiền và in
hoá đơn cho khách hàng. Số lợng hàng bán ra sẽ đợc lu trữ trong tệp
BANHANG. Cuối buổi bộ phận kế toán của trạm sẽ tiến hành thống kê doanh

số, doanh thu của quầy thông qua tệp BANHANG này. Ngoài việc bán hàng các
nhân viên còn có nhiệm vụ kiểm tra hàng hoá trên quầy vào cuối buổi hoặc cuối
ca. Từ đó có thể lập ra các phiếu yêu cầu các mặt hàng hết hoặc cần thiết để
chuyển cho bộ phận kế toán.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng với số lợng lớn, chia làm nhiều lần thì bộ
phận bán hàng (hoặc bộ phận tiếp thị) sẽ tiến hành lập hợp đồng với khách. Hợp
đồng một bản đợc chuyển cho khách, một bản đợc chuyển cho bộ phận kế toán
lu giữ. Sau đó tiến hành lập đơn hàng. Đơn hàng đợc chuyển cho bộ phận quản
lý kho. Khách hàng có thể thanh toán tại quầy- nếu thế bộ phận bán hàng sẽ in
hoá đơn và khách hàng thanh toán tiền cho bộ phận kế toán. Các nhân viên tiếp
thị hoặc trợ kho sẽ đảm nhận việc chuyển hàng đến khách hàng. Bộ phận quản
lý kho viết phiếu xuất kho,phiếu nhập kho nhập và xuất hàng. Khi giao hàng,
nhân viên lập phiếu giao nhận. Phiếu này chia làm ba liên: liên 1 cho bộ phận
bán hàng lu giữ, liên 2 cho bộ phận kế toán trạm lu giữ, liên 3 giao cho khách
hàng.
Kế toán:
Thanh toán tiền hàng, tính toán doanh thu, doanh số thông qua các hoá đơn,
phiếu giao nhận, phiếu xuất trả hàng tại kho. Hoá đơn đựơc lu trữ lại. Nhờ các
báo cáo của quản lý kho hàng tuần hoặc hàng tháng các báo cáo hàng tồn đợc in
ra. Thông qua các thông báo Phòng Kế hoạch của Công ty và các ý kiến của
Giám đốc bán hàng mà lập bảng báo giá. Hàng ngày thực hiện công việc tính
toán công nợ, chi phí khách hàng.
6 Phê phán hiện trạng:
Qua việc tìm hiểu phơng thc hoạt động của công ty ở trên, ta thấy công việc
hàng ngày của công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lợng công việc là rất
lớn đặc biệt là khâu kế toán. Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chính xác
cao.
H thng qun lý bỏn hng
17
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp

KS21
Để quản lý tốt cấn phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lu các hồ sơ
đợc lặp đi lặp lại và kiểm tra qua quá nhiều khâu, tốn rất nhiều thời gian và
nhân lực, nhng cũng không thể tránh khỏi các sai sót dữ liệu và không hoàn
toán chính xác. Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm dữ liệu để khác phục là rất
khó khăn.
Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây
mất mát tài sản chung cho công ty, cũng nh không phục vụ tốt công tác chỉ
đạo quản lý của công ty.
Việc chuyển các dữ liệu đi các trạm ở xa là rất tốn thời gian, tiền bạc nhân
sự và không đáp ứng đợc kịp thời yêu cầu của khách hàng.
Do vậy việc đa máy tính vào quản lý tại công ty là nhu cầu cấp thiết, nhằm
khắc phục các nhợc điểm nêu trên.
Tuy nhiên , nếu chỉ sử dụng các máy tính đơn thì sẽ dẫn đến khuyết điểm
dữ liệu không đợc nhất quán, cuối mỗi ca nhân viên quản lý phải sao chép dữ
liệu rất tồn thời gian, trong khi công việc mua bán cần phải liên tục, do vậy
không thể đáp ứng đủ nhu cầu. Nhợc điểm này có thể khắc phục dễ dàng
bằng cách liên kết các máy lại với nhau lập thành mạng máy tính (Mạng
LAN).
2.2 Phân tích chức năng hệ thống.
1.2.1 Phân tích chức năng:
Hệ thống có thể phân đợc phân chia thành 3 chức năng chính:
Bán hàng
Bán hàng lẻ tại quầy:
In hoá đơn (nhập vào máy tính SL hàng bán cất vào tệp BANHANGLE).
Thanh toán cho khách,
Bán sỉ cho các khách hàng với SL lớn:
Lập hợp đồng (cho các khách hàng mua với số lợng lớn)
Lập đơn hàng.
Lập phiếu giao hàng,

Viết hoá đơn
Quản lý hàng tại quầy:
Kiểm tra hàng.
H thng qun lý bỏn hng
18
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Lập phiếu yêu cầu
Phát triển thị trờng:
Quảng bá thơng hiệu
Mở rộng thị trờng.
Yêu cầu tăng giảm lợng hàng.
Quản lý hàng:
Đặt hàng :
Thu nhận đơn hàng.
Phân tích đơn hàng.
Lập đơn đặt hàng.
Thông báo lại cho bộ phận kế toán lợng hàng đã đặt.
Quản lý kho:
Nhận hàng về trạm
Lập phiếu nhập kho.
Xuất hàng.
Lập phiếu xuất kho.
Kiểm tra hàng.
Lập báo cáo hàng tồn
Kế toán:
Thu tiền
Tính toán doanh thu, doanh số, công nợ
In các báo cáo:
Báo cáo doanh thu, doanh số.

Báo cáo công nợ, chi phí hàng ngày.
Báo cáo tình hình thị trờng và hàng hoá
Báo cáo kết quả kinh doanh
Báo cáo tồn kho
Báo giá hàng tháng.
H thng qun lý bỏn hng
19
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Lu giữ hợp đồng, hoá đơn
Đối chiếu phiếu nhập kho với đơn đặt hàng trạm
2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng BCD
Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng
2.3 Mô Tả
Biểu đồ phân cấp chức năng là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các
chức năng từ tổng thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ
duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao
hàm. nh vậy biểu đồ phân cấp chức năng tạo thành một cấu trúc cây.
Hệ thống đợc chia thành các chức năng chính sau:
Cập nhập danh mục
Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau:
H thng qun lý bỏn hng
Hệ thống quản lý công
ty VPP & Bút bi Bến
NGHé tại hà nội
Danh mục Quản lý
bán hàng
Tra cứu
Mặt hàng
àng

Khách hàng
Nhân viên
Quầy
Hàng tồn
Tình trạng HĐ
Báo cáo
Kho hàng
Kh bán hàng
CN công nợ
CN doanh thu
Cn đơn hàng
Cn hàng kho
20
Doanh thu
Công nợ tồn
Công nợ khó Đòi
Bán hàng tháng
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Cập nhập danh mục hàng : Thông tin đầu vào là các mặt hàng ra là danh
sách các mặt hàng.
Cập nhập danh mục khách hàng: Thông tin đầu vào là các khách hàng đầu ra
là danh sách các khách hàng.
Cập nhập danh mục Quầy hàng: Thông tin đầu vào là các Quầy đầu ra là
danh sách các Quầy.
Cập nhập danh mục kho hàng: Thông tin đầu vào là các kho hàng, thông tin
đầu ra là danh sách các kho chứa hàng.
Cập nhập danh mục nhân viên: Thông tin đầu vào là các thông tin về nhân
viên trong Công ty, đầu ra là danh sách nhân viên.
Cập nhập danh mục bảng báo giá: Thông tin đầu vào là giá của các mặt

hàng, thông tin đầu ra là bảng báo giá.
Chức năng bán hàng
Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau:
Lập kế hoạch bán hàng: Lập kế hoạch doanh thu khoán cho nhân viên và
Quầy trong từng tháng
Cập nhật doanh thu hàng ngày của nhân viên bán hàng và Quầy để định h-
ớng chiến lợc bán hàng
Cập nhật công nựo của nhân viên và Quầy cho Khách hàng nợ
Tập hợp đơn đặt hàng của nhân viên và Quầy để lên phân phối hàng
Theo dõi lợng hàng nhập vào kho để lên kế hoạch phan bổ hàng cho Quầy và
nhân viên, đông thời lên kế hoạch đặt hàng vào cơ sở sản xuất
Xử lý thông tin hợp đồng và lợng hàng tồn trong kho
Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau:
Tra cứu thông tin về hợp đồng: Theo dõi tình trạng hợp đồng và số hợp đồng
hiện có
Theo dõi lợng hàng tồn trong kho để lên kế hoạch bán lợng hàng đó ra thị tr-
ờng tránh hàng tồn kho quá lâu, tồn đọng vốn.
Lập báo cáo
Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau:
H thng qun lý bỏn hng
21
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Lập báo cáo về tình hình bán hàng ngày của nhân viên bán hàng và Quầy.
Lập báo cáo công nợ khách hàng hiện có để lên kế hoạch thu nợ.
Lập báo cáo công nợ khó đòi để đề xuất hớng giải quyết.
Lập báo cáo hàng bán trong tháng: Theo dõi lợng hàng bán đợc trong tháng
để lên kế hạoch sản xuất hàng chiến lợc quảng cáo, phát triển từng sản phẩm
theo từng giai đoạn.
2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu BLD

2.4.1 Biểu đồ BLD mức khung cảnh
2.4.2 Biểu đồ BLD mức đỉnh:
H thng qun lý bỏn hng
22
Khách hàng
Hệ
thống
quản
lý
Cơ sở sản
xuất
Thanh toán Đơn đặt hàng
Hàng
Hợp đồng
Hoá đơn
Hình 2: BLD mức khung cảnh
Hoá đơn
Hoá
đơn
Hợp
đồng
Yêu cầu xuất hàng
Đơn
hàng
Phiếu
giao
nhận
1. Bán
hàng
3. Kế

Toán,NV
Quầy
2.Quản
lý kho
Khách
hàng
Khách hàng
L u trữ
Khách hàng
mua
Kho dữ liệu
Thanh toán
Đơn
hàng
Cơ sở Sản xuất
Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Đồ án tốt nghiệp Đại học Vũ Văn Nguyên Lớp
KS21
2.4.3 BiÓu ®å BLD møc díi ®Ønh
 Chøc n¨ng cËp nhËt
Hệ thống quản lý bán hàng
23
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng cập nhật
Chức năng tra cứu:
H thng qun lý bỏn hng
Cán bộ quản lý
mặt
hàng

khách
hàng
Quầy
hàng
Nhân
viên
Kho
hàng
Cán bộ quản lý
Mặt hàng Khách hàng Quầy
Nhân viên Kho hàng
1.1
1.2
1.3
1.5
1.4
24
ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp
KS21
Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu
Chức năng báo cáo:
H thng qun lý bỏn hng
Cán bộ quản lý
Hàngtồn
kho
Tình
trạnghđ
Hàng
Khách hàng
3.1

3.2
kho
đơn đặt hàng
25