luận văn quản trị văn phòng Winword với công tác soạn thảo văn bản I

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần A: Lời mở dầu
Công nghệ thông tin là một lĩnh vực khá mới mẻ với nhân loại. Đứng trước
sự biến động của thế giới, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ đã đưa
đời sống con người lên một tầm cao mới, một kỷ nguyên công nghệ thông tin với
tốc độ phát triển nhanh chóng – công nghệ thông tin đã đem lại những thành tựu vô
cùng to lớn và tác động, chi phối mọi lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội và
làm thay đổi căn bản phương thức sống của con người trong xã hội hiện đại.
Nước ta, nhiều ngành đã sớm và thực hiện tin học hoá trong các hoạt động
của mình. Trước nhu cầu đổi mới đất nước, thông tin đóng vai trò vô cùng quan
trọng đối với mọi ngành mọi lĩnh vực xã hội và là động lực, là điều kiện tiên quyết
cho mọi sự phát triển xã hội cũng như công cụ hàng đầu của sự nghiệp xây dựng
chủ nghĩa xã hội.
Nước ta đang trên đà phát triển, đang tiếp cận và hội nhập nhanh chóng vào
sự phát triển, bùng nổ của khoa học kỹ thuật và nhất là trong lĩnh vực thông tin
điện tử, bưu chính viễn thông. Do vậy, tin học đóng vai trò vô cùng quan trọng
trong đời sống xã hội của chúng ta. Nã nhanh chóng trở thành một phương tiện hữu
Ých và rất cần thiết trong hầu hết các ngành nghề đòi hỏi có sự quản lý chặt chẽ về
mọi mặt.
Vì thế, ta có thể nói tin học là phương tiện hiệu quả hơn giúp cho doanh
nghiệp, mọi tổ chức làm việc có hiệu quả hơn, năng suất cao hơn. Thấy được tầm
quan trọng đó, đồng thời được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cô Phạm Thị Bích
Hải, thầy Nguyễn Danh Phương, thầy Phạm Đức Thắng và các cán bộ trong Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III em đã có điều kiện vận dụng và học hỏi thêm nhiều kiến
thức, kinh nghiệm để làm tốt công việc được giao trong thời gian thực tập, đồng
thời hoàn thành báo cáo trong thời gian quy định.
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
1
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sau đây em xin được trình bày những phần trong báo cáo của mình:
Phần A: Lời mở đầu

Phần B: Giới thiệu về cơ sở thực tập
Phần C: Nội dung công việc được giao
Phần D: Đề tài thực tập
Phần E: Lời kết
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
2
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần B: Giới thiệu về cơ sở thực tập
Tên đầy đủ cơ quan: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính – Ba Đình – Hà Nội
Số điện thoại: 7626621
Giám đốc: Nguyễn Thị Mận
Phó Giám đốc: Nông Thị Đẹp, Nguyễn Minh Sơn, Vũ Xuân Hưởng
I. Vài nét khái quát
1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10 tháng 6 năm 1995
căn cứ QĐ số 118/QĐ - TCCP – TC của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức – Cán bộ
Chính phủ, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III làm một đơn vị sự nghiệp thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng thu thập và bổ sung bảo quản và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng
Tháng tám năm 1945 đến nay. Mặc dù là cơ quan mới được thành lập nhưng Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III
Có một trọng trách rất lớn đối với ngành lưu trữ Việt Nam đó là phải thu
thập bổ sung và bảo quản hoàn chỉnh một khối lượng tài liệu rất lớn của phòng Lưu
trữ Quốc gia Việt Nam từ năm 1945 đến nay, tài liệu nghe nhìn và tài liệu lưu trữ
của những cá nhân nổi tiếng.
Ngay từ những ngày đầu thành lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải đối
mặt với những khó khăn nhất định cơ sở vật chất thiếu thốn, đội ngũ cán bộ còn
mỏng, cơ cấu tổ chức biên chế còn chưa ổn định. Đứng trước những khó khăn trên
dưới sự lãnh đạo của Nhà nước, sự nỗ lực phấn đấu của Ban Giám đốc và tập thể

cán bộ công nhân viên chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III làm phải ổn định
bộ máy tổ chức và hoàn thiện tốt công việc, chức năng nhiệm vụ của Đảng và Nhà
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
3
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nước giao cho. Căn cứ vào quyết định số 177/2003/QĐ - TTg ngày 01 tháng 9 năm
2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc,
07 phòng chức năng: Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu, Phòng Chính lý tài liệu,
Phòng Tin học và công cụ tra cứu, Phòng Bảo quản tài liệu, Phòng Hành chính - Tổ
chức, Phòng Phim ảnh ghi âm, Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu. Tổ chức, chức
năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do Giám
đốc Trung tâm quy định. Để củng cố thêm đội ngũ cán bộ quản lý của Trung tâm.
Đến nay Trung tâm đã có một cơ cấu tổ chức và biên chế ổn định gồm 46 người
trong đó có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc, 06 Trưởng phòng, 04 Phó phòng. Đến
năm 1996 bộ phận kế toán thủ quỹ văn thư – Lưu trữ đã được thành lập theo đề
nghị của Trung tâm, ngày 02 tháng 3 năm 1999 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ
Nhà nước đã ra quyết định số 22/QĐ - LTNN giải thể phòng thống kê Công cụ tra
cứu, bỏ Xưởng Tu bổ và phục chế tài liệu và lập phòng Lưu trữ phim ảnh ghi âm.
Ngày 01 tháng 4 năm 2002 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ra quyết
định số 42/QĐ - LTNN về việc thành lập Phòng Tin học và công cụ tra cứu. Đây là
bước đột phá trong việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật vào ngành lưu trữ
trong tương lai. Bên cạnh việc kiện toàn bộ máy tổ chức và xây dựng cơ sở hạ tầng
thì Ban Giám đốc cũng như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước luôn có biện pháp
nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Trung tâm như hàng năm cử cán
bộ đi học các lớp ngoại ngữ bồi dưỡng chính trị cho công nhân viên.
2/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cục
trưởng Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm:

Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
4
Ban Giám đốc
Phòng
Thu
thâp, bổ
sung tài
liệu
Phòng
Chỉnh
lý tài
liệu
Phòng
Tin học
và công
cụ tra
cứu
Phòng
Tổ chức
và sử
dụng tài
liệu
Phòng
Bảo
quản tài
liệu
Phòng
Phim
ảnh ghi
âm

Phòng
Hành
chính
Tổ
chức
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa Ban Giám đốc Trung
tâm với các phòng ban trực thuộc Trung tâm. Các phòng ban này có chức năng
tham mưu với các phòng giúp việc cho Ban giám đốc Trung tâm về mọi mặt
Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III do Giám đốc Trung tâm quy định.
* Chức năng của các phòng ban:
- Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu: Là phòng có chức năng giúp Giám đốc
tổ chức việc thực hiện lựa chọn thu thập bổ sung các loại hình tài liệu lưu trữ có ý
nghĩa Quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia từ năm 1945 đến nay.
- Phòng Chỉnh lý tài liệu: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc chỉnh lý khoa
học kỹ thuật, các phông tài liệu (trừ tài liệu PAGA) và xác định lại thời hạn bảo
quản tài liệu.
- Phòng bảo quản tài liệu: Là phòng có chức năng giúp Giám đốc tiếp nhận,
bảo quản an toàn tài liệu (trừ tài liệu nghe nhìn) và đáp ứng các nhu cầu sử dụng tài
liệu.
- Phòng tổ chức sử dụng: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tài liệu, nghiệp vụ lưu trữ và hệ thống
những công cụ tra cứu của Trung tâm.
- Phòng Lưu trữ tài liệu phim ảnh ghi âm: Là phòng tài liệu PAGA có chức
năng giúp Giám đốc quản lý toàn bộ tài liệu nghe nhìn, xử lý kỹ thuật, nghiệp vụ và
đáp ứng nhu cầu sử dụng.
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc xây
dựng và quản lý và phục vụ khai thác cơ sở dữ liệu lưu trữ trên máy chủ. Phục vụ
yêu cầu quản lý công tác văn thư lưu trữ Quốc gia III và mạng diện rộng của Cục

Lưu trữ Nhà nước.
- Phòng hành chính quản trị tổ chức: Là phòng thông tin tổng hợp hoạt động
của Trung tâm, phụ trách công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương, văn thư
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
6
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
lưu trữ, công tác bảo vệ, quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của cơ
quan.
3/ Các hoạt động của chính của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
a/ Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư Lưu
trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập bổ sung, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương, các nhân vật lịch sử, cá
nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà và Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra
phía Bắc, các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam
Dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến 1976, hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa
giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính – Ba Đình –
Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu.
b/ Nhiệm vụ và quyền hạn
Thu thập và bổ sung tài liệu, tư liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở
trong và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;
Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn
nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
Phân loại, chính lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản tài liệu, tư liệu lưu trữ
đã nộp vào Trung tâm;
Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia lập bản sao bảo
hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý giá, hiếm thuộc phạm vi quản lý của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

Phối hợp với Trung tâm Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm, khử trùng,
khử axit đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
7
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu
trữ, thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước;
Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư
liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và công
nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III;
Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí
của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng
Cục Văn thư Lưu trữ.
II/ Đơn vị được bố trí thực tập
1/ Tên đơn vị thực tập: Phòng Tin học và công cụ tra cứu
2/ Chức năng và nhiệm vụ của Phòng tin học và công cụ tra cứu
a/ Chức năng của Phòng
Phòng Tin học và công cụ tra cứu có chức năng giúp Giám đốc xây dựng,
quản lý và phục vụ khai thác cơ sở dữ liệu trên máy chủ: Phục vụ yêu cầu quản lý
công tác văn thư, lưu trữ trên mạng cục bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và
mạng diện rộng của Cục Lưu trữ Nhà nước.
b/ Nhiệm vụ của Phòng Tin học và công cụ tra cứu
Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ Quốc gia hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III theo
phần mềm của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu Văn thư lưu trữ và thực hiện báo cáo thống

kê Nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ của Trung tâm;
Chủ trì và phối hợp với phòng Tổ chức và sử dụng tài liệu xây dựng hệ thống
công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Quốc gia;
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
8
Trung tõm Lu tr Quc gia III Bỏo cỏo thc tp tt nghip
Kim tra ụn c, hng dn ng dng cụng ngh thụng tin trong cỏc n v
thuục Trung tõm;
L u mi mng thụng tin ni b Trung tõm, m bo vic kt ni mng
thụng tin ca Trung tõm vi mng thụng tin ca Cc Lu tr Nh nc v Vn
phũng Chớnh ph;
Qun lý, bo trỡ cỏc nhim v khỏc do Giỏm c Trung tõm giao;
3/ S t chc ca Phũng Tin hc v cụng c tra cu



4/ Tinh thn lm vic ca cỏc cỏn b trong Trung tõm Lu tr Quc gia III.
Cỏn b cụng nhõn viờn trong Trung tõm Lu tr Quc gia III ci m giỳp
nhau trong cụng vic cng nh trong cỏc lnh vc khỏc ca cuc sng. Trong cụng
vic mi ngi bo ban nhau hon thnh tt mi vic m Trung tõm Lu tr
Quc gia III giao cng nh ca Cc Vn th Lu tr Nh nc phõn cụng cho
ỳng tin . Nhiu khi ht gi lm hnh chớnh m mi ngi vn mi mờ vi cụng
vic m quờn c gi gic. Nu trong Trung tõm cú nhõn viờn no b m au hoc
ngi thõn ca h b m thỡ cỏc cỏn b cụng nhõn viờn u hi han thm hi h.
Trong hot ng vn ngh mi ngi tham gia rt hng hỏi tp luyn c bit l
trong dp k nim 50 nm ngy chin thng in Biờn Ph va qua.
Tuy trong Trung tõm cú nhiu phũng ban vi nhng chc nng v nhim v
riờng v c b trớ xa nhau. Nhng khụng vỡ th m thỏi nhõn viờn trong cỏc
phũng ban cng nh gia cỏc phũng ban vi nhau cú s khỏc bit hay mt khong
Lc Th Kim Thoa Lớp v9c1

9
Phạm Thị Bích Hải (Tr
ởng phòng)
Võ Thiết C ơng (L
u trữ viên)
D ơng Việt Đức (Kỹ
s tin học)
Phan Văn Long
(Kỹ s tin học)
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
cách nào. Mà trái lại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III như một ngôi nhà lớn mà ở đó
có sự yêu thương, đùm bọc, che trở, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong cơ
quan. Nếu một nhân viên, hay người thân của một nhân viên nào đó bị ốm đau, hay
gia đình nhân viên có chuyên vui buồn gì, thì cơ quan cũng như các đồng nghiệp
trong cơ quan đều tận tình hỏi thăm, chăm nom giúp đỡ, chúc mừng hay chia buồn.
Chính những việc làm đó đã làm cho khoảng cách giữa các nhân viên trong cơ
quan gần gũi và hiểu nhau hơn.
5/ Cơ sở vật chất
Được thành lập không lâu vì vậy trong những ngày đầu Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật cũng như các trang thiết bị cho
việc bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Nhưng trong thời gian gần đây được sự quan
tâm của Bộ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Phòng ban trong Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III đều được trang bị mỗi phòng đều có Ýt nhất 02 máy điều hoà,
01 máy tính, 01 máy in, 01 máy điện thoại được nối cố định với các phòng trong
Trung tâm cũng như nối ra ngoài.Hầu hết các máy tính trong Trung tâm là máy
hiệu pentum IV và được kết mạng cục bộ. Ngoài ra trong Trung tâm còn có phòng
dành riêng cho việc in, photocopy. Các hồ sơ, tài liệu trong Trung tâm được bảo
quản cẩn thận trong hộp hồ sơ và cho vào kho lạnh. Vừa qua Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III mới được xây dựng hai khu nhà kiên cố dành cho việc bảo quản và là
nơi làm việc của các phòng: 01 dãy nhà 10 tầng và 01 dãy nhà 04 tầng.

Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
10
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần C: Nội dung công việc được giao
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Lưu trữ Nhà
nước có chức năng sưu tầm và thu thập, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu, tư liệu của các cơ quan, tổ chức Trung ương các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia
đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã
hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía
Bắc, các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam Dân
chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976, hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa
giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật vì vậy mọi
công việc liên quan đến các hoạt động của Trung tâm đều phải chính xác tuyệt đối
và đó cũng là những yêu cầu cấp thiết đặt ra cho em khi làm quen với các công
việc:
- Nhập dữ liệu, soạn thảo văn bản;
- Trực điện thoại;
- Sắp xếp tài liệu, dọn phòng;
- Tiếp khách.
1/ Nhập dữ liệu, soạn thảo văn bản
Để có thể soạn thảo văn bản, nhập dữ liệu phiếu tin nhanh, chính xác em đã
không ngừng trao dồi kỹ năng đánh máy mười ngón. Phiếu tin là công cụ đắc lực
giúp cho việc tra cứu, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng mà không mất
nhiều thời gian của độc giả. Người nhập chỉ cần nhập những thông tin cơ bản liên
quan đến hồ sơ như: tên phông lưu trữ, tên kho lưu trữ, tiêu đề hồ sơ, kí hiệu thông
tin, hồ sơ số, số lượng tờ, ngồn ngữ, ngày tháng bắt đầu, ngày tháng kết thúc và các
tình trạng vật lý liên quan đến hồ sơ… Chỉ với ngần đó thông tin thôi người độc giả
khi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để khai thác dựa vào hồ sơ có nội dung trên
có thể nhờ nhân viên phòng đọc đến kho bảo quản lạnh tìm cho mà không mất thời
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1

11
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
gian của người nhân viên cũng như độc giả không mất thời gian để chờ họ tìm.
Trong việc soạn thảo văn bản em đều tâm nguyện rằng không nóng vội mà phải
thực hiện đầy đủ các quy trình:
Gõ đầy đủ nội dung văn bản từ lề trái;
Soát lỗi chính tả
Định dạng văn bản
Chỉnh lý toàn cục cho cân đối, kiểm tra trước khi in;
1/ Trực điện thoại
Điện thoại là một thiết bị phổ biến trong các văn phòng nó là công cụ để tiến
hành một cách nhanh chóng tiết kiệm và thuận lợi nhất. Khi nghe điện thoại cần
phải hết sức bình tĩnh, tập trung nếu không hiểu, không rõ thì có thể thì yêu cầu
người nói nhắc lại nếu cần phải đánh vần, khi nghe phải có thói quen cầm bút bới
trong trường hợp người cần tìm lại không có mặt thì cần hỏi họ có để lại lời nhắn gì
hay không. Để tiện cho việc theo dõi, chúng ta cần hoặc có thể làm mẫu phiếu nhắn
như sau:
Người gọi:
Tên cơ quan:
Chức vô:
Điện thoại :
Người được gọi:
Nội dung lời nhắn:
Điện thoại trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được nối giữa các phòng
với nhau và nối ra ngoài vì vậy khi nói qua điện thoại cần phải nói rõ ràng ngắn
gọn nhưng vần đầy đủ nội dung, không sử dụng điện thoại vào những công việc
riêng. Tránh trường hợp buôn chuyện trên máy để máy bận vì vậy những thông tin
sẽ không đến được với người bị gọi làm mất thời gian, tiÒn của.
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
12

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3/ Dọn dẹp phòng, sắp xếp tài liệu.
Mỗi sáng đến thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em và các bạn đều
phân công nhau làm các việc: thay nước ở lọ hoa, quét phòng, lau và kê bàn ghế,
lau phòng, lấy nước uống, đổ rác.v.v
Vì số lượng tài liệu của, hồ sơ của Phòng Tin học và Công cụ tra cứu rất
nhiều việc sắp xếp và vận chuyển tài liệu phải hết sức cẩn thận. Khi Phòng Tin học
và công cụ tra cứu chuyển nơi làm việc từ dãy nhà 10 tầng sang dãy nhà 03 tầng
được cô Hải chỉ bảo chúng em đã cất tất cả những hồ sơ, sắp xếp sao cho đúng thứ
tự hồ sơ và đúng số thứ tự cặp hồ sơ sau đó cho chúng vào hộp đựng hồ sơ tài liệu
tránh việc nhàu lát hồ sơ đồng thời để được việc vận chuyển được dễ dàng. Để tài
liệu được tra tìm thuận lợi chúng ta có thể thực hiện các nguyên tắc sắp xếp khoa
học:
Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ cầm;
Lấy đâu để đấy;
Phải tập hợp theo chủ đề lô gíc, thứ tự hồ sơ;
4/ Tiếp khách
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một Trung tâm lớn, số lượng nhân viên
biên chế, chưa biên chế không ổn định và khách ra vào đông vì vậy các hoạt động
khi ra vào Trung tâm đều được kiểm tra rất nghiêm ngặt. Khách ra vào Trung tâm
phải có thẻ đeo bên mình: Những độc giả có thẻ độc giả, học sinh thực tập có thẻ
thực tập sinh.v.v…
Đối với Phòng Tin học và công cụ tra cứu số lượng độc giả qua lại nhiều hơn
so với các phòng khác vì vậy ngoài việc chấp hành các nội quy của Trung tâm khi
khách vào phòng thì chúng ta phải tạo cho độc giả, khách cảm giác thoải mái. Bưng
nước pha trà, trong thời gian đợi có thể mang những tạp chí, sách báo cho khách
đọc.
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
13
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Phần D: Đề tài
Tên đề tài: Winword với công tác soạn thảo văn bản
I/ Lý do chọn đề tài
Dưới sự tác động của bùng nổ công nghệ thông tin thì việc soạn thảo văn bản
đối với người thư ký diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn trong đó Winword là
phần mền văn bản cao cấp chạy dưới windows có tính năng giúp ta định dạng văn
bản ngoài ra còn định nghĩa các phím gõ tắt.
II/ Các loại văn bản
1/ Các loại văn bản
a/ Khái niệm:
Là phương tiện để nghi lại và truyền thông tin dưới dạng chữ viết hay ký
hiệu nhất định văn bản có thể là mang tin ghi lại ký hiệu, ngôn ngữ, văn bản là
phương tiện không thể thiếu được trong quá trình tồn tại hoạt động của các cơ
quan, cá nhân, người lãnh đạo văn bản được hình thành tự nhiên theo các mặt hoạt
động của con người và phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người.
b/ Các loại văn bản
b.1. Văn bản pháp luật
Là các văn bản có tính chất pháp lý quan trọng nhất nó được cơ quan lập
pháp ban hành nó là căn cứ pháp lý để ban hành các văn bản khác. Văn bản luật
được chia thành văn bản luật và văn bản chứa luật, ví dụ: Hiến pháp, Nghị quyết
của Quốc hội, Lệnh của Chủ tịch nước.v.v
b.2. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản này nó chứa các quy tắc xử sự chung nó cụ thể hoá văn bản pháp
luật được sử dụng nhiều lần với mọi người trong thời gian dài còn có tên văn bản
áp dụng pháp luật.
b.3. Văn bản hành chính thông thường
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
14
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt

động quản lý, chúng là những văn bản mang tính giao dịch nó cụ thể hoá các văn
bản pháp quy và thực hiện những kế hoạch, công tác theo chức năng nhiệm vụ của
cơ quan, ví dụ: công văn, báo cáo, thông báo, tờ trình.v.v
b.4. Văn bản chuyên môn kỹ thuật
Là những văn bản mang tính chuyên môn và kỹ thuật chỉ áp dụng cho môt số
cơ quan, một số lĩnh vực đây là văn bản đặc thù, ví dụ: Bộ Ngoại giao có công
hàm, tối hậu thư, viện Kiểm sát có kháng nghị
b.5. Văn bản chuyển đổi
Là những văn bản đi kèm văn bản pháp quy thì nó mang tính pháp quy (dùng
để chuyển đổi từ văn bản này sang văn bản khác), ví dụ: nội quy, quy tắc, điều
lệ.v.v
b.6. Văn bản diễn thuyết
Có tính chất nghi thức xã giao hành chính bao gồm các các văn bản như:
Diễn văn, đáp thư, chúc mừng.v.v
b.7 Văn bản cá biệt
Là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luậy do cơ
quan, công chức Nhà nước ban hành nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với một
đối tượng cụ thể và được thực hiện một lần.
c/ Những đặc trưng của văn bản
Yếu tố pháp lý;
Yếu tố quản lý và lãnh đạo;
Yếu tè kinh tế xã hội;
Yếu tố lịch sử văn hoá;
Khi soạn thảo văn bản phải làm sao cho phù hợp với yêu cầu thẩm mỹ và yêu cầu
về trình bày của từng loại văn bản.
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
15
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
III/ Quy trình soạn thảo văn bản
1/ Quy trình soạn thảo văn bản

a/ Quy trình
Gõ toàn bộ nội dung từ lề trái;
Soát lỗi;
Định dạng văn bản;
Chỉnh lý toàn cục cho văn bản;
Ghi lên đĩa, in.
b/ Các yếu tố trong việc định văn bản:
Định dạng trang;
Định dạng kí tự;
Đinh dạng đoạn.
2/ Định dạng trang
Định dạng trang chính là công việc chọn khổ giấy lề trái, phải, chiều đặt
giấy cho đoạn văn bản hồ sơ mà ta định in.
Thao tác khi định dạng tiến hành: vào menu File/ Page setup, xuất hiện hộp
thoại:
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
16
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
a/ Margins (Lề trang in)
Top : lề trên Left: lề trái
Bottom: lề dưới Right: lề phải
Gutter: Khoảng trống phía trái dùng trong trường hợp văn bản đóng thành
quyển
Header: Khoảng cách từ mép trái trên tờ giấy đến vị trí tiêu đề đầu trang
Apply to: Xác lập vùng tác dụng
Whole document: Cho toàn bộ tài liệu
Select searchinh: Đối với từng phân đoạn riêng
Selected text: Chọn cho đoạn v ăn bản đã xác định
This section: Cho vùng hiện tại
This point Forward: Tính từ vị trí trỏ tới cuối văn bản

b/ Page size: Kích thước trang in
Width: Độ rộng của trang in
Heght: Độ cao của trang in
Ocientation: Chọn kiểu in
Potrait: Kiểu in dọc
Landscape: Kiểu in ngang
2/ Định dạng phông chữ
Để định dạng font chữ cho mét hay một đoạn văn bản ta thực hiện như sau:
Vào menu Format/font, xuất hiện hộp thoại:
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
17
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
a/ Chọn phông chữ
- Font: Liệt kê các loại phông chữ có trong Word. Ta có thể chọn loại phông
chữ cần thiết trong danh sách thả xuống của hộp thoại này.
- Font style: Cho phép liệt kê danh sách các kiểu chữ của phông chữ hiện tại
Regular: Chữ bình thường
Italic: Chữ nghiêng
Bold: Chữ đậm
Bold italic: Chữ đậm nghiêng
- Font size: Liệt kê các cỡ chữ của phông chữ hiện tại. Ta có cỡ chữ trong
danh sách thả xuống của hộp thoại này hoặc có thể đánh số vào mục size
- Underline: Danh sách này cung cấp các kiểu gạch dưới cho một nội dung
văn bản hay chỉ một từ
+ Single: Kiểu gạch dưới bằng đường kẻ đơn
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
18
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Double: Kiểu gạch dưới bằng đường kẻ đôi
+ Words only: Kiểu gạch dưới từng từ

+ Đotted: Kiểu gạch dưới bằng đường kẻ chấm
Nếu không cần gạch chân dưới văn bản, ta chọn (none) trong danh sách của
underline
- Color: Dùng để định dạng mầu cho chữ của văn bản thông thường. Word
thường mặc định dùng màu cho chữ là auto (tương đương với màu đen). Ta có thể
chọn mầu tuỳ ý trong hộp này.
- Effects: Đây là mục cung cấp cho ta các định dạng đặc biệt của văn bản:
+ Strikethrought: Tạo đường kẻ đơn ngang văn bản
+ Double: Tạo đường kẻ đôi ngang văn bản
+ Supersript: Tạo chỉ số
+ Subscript: Tạo chỉ số dưới
+Shadow: Tạo bóng cho văn bản
+Smallcaps: Tạo chữ in nhá
+ Allcaps: Tạo chữ in lớn
+ Hidden: Èn văn bản
b/ Khoảng cách giữa các ký tù
- Giúp điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tù trong các dòng của văn bản.
Trước hết ta xác định vùng cần xác định đạng sau đó chọn Format/ font/ character
spacing.
- Spacing: Khoảng cách giữa các ký tù
Normal: Dạng mặc nhiên
Expanded: Giãn khoảng cách giữa các ký tù
Condensed: Co khoảng cách giữa các ký tù
- Position:
Normal: Dạng mặc nhiên
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
19
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Raised: Nâng ký tự lên một dòng
Lowered: Hạ ký tự xuống một dòng

- Kering for font: Cỡ chữ mặc nhiên khi mở
* Các thanh công cụ của word cũng giúp ta định dạng văn bản một cách nhanh
chóng. Người ta soạn thảo văn bản có thể cảm thấy thuận tiện hơn khi sử dụng các
nút trên thanh định dạng thay vì việc phải chọn lệnh từ lênh đơn hệ thống trên
thanh thực đơn. Tuy nhiên word chỉ cần ngầm định một số nút trên thanh định dạng
và không đầy đủ các định dạng như trong hộp hội thoại.
3/ Định dạng Paragraph
Winword không chỉ cho phép ta định dạng một cách phong phú những dạng
về font, khoảng cách các ký tự mà còn cho giúp ta định dạng đoạn văn một cách dễ
dàng hơn. Người soạn thảo có thể biết điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong
một đoạn văn hay giữa các đoạn văn nhờ định dạng paragraph ta cần tiến hành:
3.1/ Chọn đoạn văn bản cần định dạng
3.2/ Format/ paragraph
Khi đó hộp thoại xuất hiện:
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
20
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3.3/ Chọn hoặc bỏ một số mục trong tab Indents and spacing
- Thiết lập lề cho đoạn, chọn các kiểu lề trong hộp danh sách Alignment với
- Đặt độ lệch cho đoạn tại vùng Indentation
Left: Lệch so với lề trái
Right: Lệch so với lề phải
Special: Tạo lùi đầu dòng cho đoạn văn bản, nhắp lên mũi tên đổ
xuống bên phải danh sách special, ta sẽ có danh sách:
First line: Lùi vào đầu của đoạn
Hanging: Lùi vào các dòng sau của đoạn trừ dòng đầu
Before: Đặt tăng hoặc giảm khoảng cách với đoạn văn trước
After: Đặt tăng hoặc giảm khoảng cách với đoạn văn sau
- Thiết lập khoảng cách giữa các dòng trong ô danh sách Line spacing
4. Tìm kiếm và thay thế

Đối với những văn bản dài vì lý do nào đó ta viết sai chính tả, chót viết tắt
mà nếu để sửa lại từ đầu từng từ, từng chữ một thì sẽ tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
21
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tìm kiếm và thay thế là công cụ tốt nhất để có sửa nhanh chóng, chính xác. ví dụ
khi muốn sửa từ quảng ninh thành Quảng Ninh ta vào Edit/find, khi đó xuất hiện
hộp thoại find:
Trong hộp thoại này ta chọn tab find và nhập từ quảng ninh trong Find what
Nhập từ Quảng Ninh vào Replace with của tab Replace
Trên văn bản ta cần sửa đó những chữ quảng ninh sẽ chuyển thành Quảng
Ninh như mong muốn.
5/ Các công cụ hỗ trợ
5.1 Sử dụng Autotext
a. Để sử dụng autotext trước tiên ta phải soạn gõ nội dung cần lưu trong
autotext
- Gõ nội dung
- Gõ tên tắt
- add
- OK
b. Cách dùng
Đặt trỏ đánh máy tại vị trí cần đưa autotext gõ tên tắt sau đó chọn nhấn phím
F3 trên màn hình
5.2/ Autocorect
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
22
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
a. Cách tạo
Giống như Autotext, Autocorect cũng là một công cụ giúp cho việc soạn
thảo văn bản nhanh chóng.

Muốn tạo Autocorect trước tiên ta phải gõ toàn bộ nội dung cần tạo
autocorect, sau đó chon nội dung đó và vào Tool/ Autocorect, xuất hiện hộp thoại:
Gõ tên tắt cho nội dung đó ở Replace sau đó chọn add rồi Ok
b. Cách sử dụng
Sử dụng rất đơn giản ta chỉ cần đặt trỏ đánh máy tại vị trí cần chèn
Autocorect gõ tên tắt rồi nhấn phím cách chữ
Trong các trường hợp mà ta thấy việc sử dụng Autocorect, Autotext không
tiện thì ta có thể xoá đi bằng cách vào bảng hộp thoại rồi sau đó chọn tên cần xoá
trong danh sách/ Đelete
6. Tự viết hoa sau dấu
Một tiện Ých nữa của việc sử dụng hộp thoại Autocorect trong soạn thảo văn
bản là giúp người soạn thảo viết hoa một chữ cái sau dấu chấm câu
Tool/ Autocorect/chọn Captileze First letter of senterces
7/ Hiện tiêu đề chân trang và đầu trang
Để cho văn bản được đẹp v à giúp Ých cho việc điền các thông tin: ghi tên
người soạn văn bản, nội dung tên của văn bảnv.v Trước tiên ta vào menu View/
Header and Footer
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
23
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Muốn hiện tiêu đề ở đầu trang ta kích vào biểu tượng của Show Previows,
hiện ở chân trang chọn vào biểu tượng có tên Show next. Sau đó gõ nội dung của
tiêu đề rồi đóng vào Close.
Ngoài ra trong hội thoại này ta có thể đặt số trang, đặt lại thông số trang in,
thời gian tự động…
8/ Chia cột báo
Muốn tạo một phong cách độc đáo hơn trong cách trình bày văn bản ta có thể
chia văn bản ra nhiều cột bằng cách chọn Format/ Column:
Chọn các thông số cấn thiết :
Preses: Chọn cách chia trong khung

trình bày
Number of column: Số cột chia trong
trang giấy
Width and Spacing: Bề rộng và
khoảng trống giữa các cột
Equal column width: Các cột có độ
rộng bằng nhau
Line between: Tắt mở dòng kẻ ngăn
cách giữa các cột
Start new column: Cột bắt đầu chia
của khối trong cột mới
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
24
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Apply to: Chọn phạm vi ảnh hưởng
của định dạng
9/ Tạo chữ cái lớn đầu dòng
ây là một ứng dụng không những giúp ta tạo lên chữ cái lớn đầu đoạn
văn trông rất Ên tượng mà không thể đưa ra định dạng kiểu chữ, font
chữ cho chữ cái đó một cách nhanh chóng dễ dàng. Trước hết, chọn
chữ cái cần tạo, sau đó chon Format/ Drop cap.
Đ
Ta chọn một trong hai kiểu chữ cái lớn đầu dòng: Đroppen hoặc Inmargin.
Sau đó chọn Font chữ cái lớn ở vùng Font. Nếu cấn ta có thể tạo ra số kí tự trông
ngăn cách giữa chữ cái lớn với phần văn bản tại vùng Distance from text
Lục Thị Kim Thoa Líp v9c1
25