10 lỗi cần tránh khi gửi email cho đối tác docx

10 lỗi cần tránh khi gửi email cho đối tác

Hãy tưởng tượng một
chiếc thuyền nhỏ đang trôi
nổi bồng bềnh trên biển,
nước ào ào đổ qua một lỗ
hổng ở thân thuyền. Một
thủy thủ đang điên cuồng
tát nước, nhưng dù cho anh
ta có cố gắng bao nhiêu,
dòng nước dướng như
không bao giờ rút đi – những cơn sóng vẫn tạt liên
hồi vào anh ta.
Đó chính là phép ẩn dụ cho lượng thư công việc
trung bình nhận được của hòm thư điện tử.
Mặc dù ngày càng nhiều phương tiện công nghệ
truyền thông ra đời, nhưng e-mail vẫn ngự trị tối cao
trong lĩnh vực công việc: Một nghiên cứu gần đây

Bạn có thấy thư đi
ện
tử trên không? Đ
ừng
bao gi
ờ gửi bất cứ điều
gì như thế này.
thậm chí còn cho thấy rằng việc đọc thư điện tử đã
tiêu tốn hầu hết thời gian sử dụng điện thoại di động
của người Mỹ.
Với tình trạng trên, hãy cố gắng tối đa để cho
những email của bạn không bị nhà tuyển dụng hay

đối tác loại bỏ. Dưới đây là 10 lỗi cơ bản mà bạn nên
tránh khi gửi email:
1. Dạng email “la hét”
Bạn đã bao giờ nhận được một e-mail như thế này
chưa?
Dòng tiêu đề: KHÁCH HÀNG CỦA TÔI CẦN
NÓI CHUYỆN VỚI ÔNG NGAY LẬP TỨC!
Nhớ rằng: Khi bạn gõ chữa hoa tất cả mọi chữ, bạn
đơn giản đang tự so sánh mình với một người cáu
kỉnh, điên cuồng, đang la hét về hạn chót thời gian
(trong khi thực sự khách hàng của bạn lúc này đã dịu
đi). Dĩ nhiên, không ai muốn nói chuyện với bạn.
2. Sử dụng quá nhiều phông chữ khác nhau
Không ai muốn đọc một email với quá nhiều font
chữ lộn xộn khác nhau, cho dù là để nhấn mạnh hay
để trang trí.
Hãy để cho người nhận ấn tượng về những điều
bạn trình bày trong thư hơn là cách lựa chọn font chữ
của bạn. Hãy tránh xa những font chữ màu hồng và
chữ ký Word Art giống như hoa rơi trên đồ họa.
Những kiểu thể hiện này chỉ phù hợp với email cá
nhân.
3. Viết sai tên người nhận
Trừ khi bạn vô cùng ngu ngốc, già cả hoặc không
biết chữ, không có lý do gì để chấp nhận việc viết sai
tên đối tác kinh doanh, vì tên này thường thường đã
xuất hiện trong địa chỉ e-mail của họ khi họ gửi thư
tới bạn.
Nếu bạn dễ viết sai lỗi chính tả, thì tốt nhất là copy
và dán lại địa chỉ đã có.

4. Chèn thêm các biểu tượng cảm xúc
Có thể, khi viết thư cho người thân hoặc bạn bè,
những biểu tượng cảm xúc như khuôn mặt cười, trái
tim… là điều có thể chấp nhận. Nhưng một đối tác
kinh doanh sẽ đánh giá rằng bạn không nghiêm túc
nếu như bạn chèn thêm những biểu tượng này trong
email. Và đôi khi, biểu tượng mặt cười để làm dịu đi
tình hình căng thẳng giữa các bên lại có thể phản tác
dụng.
5. Chào hỏi thân mật quá mức
"Chào Sar-Sar thân mến! Là tôi đây! Tôi muốn báo
cho bạn biết về một sản phẩm siêu đẳng mới, hãy thử
nó đi, rồi bạn sẽ thấy. Nó sẽ rất phù hợp với bạn đấy.
Chẳng phải bạn đang có một cuộc sống tràn đầy tình
cảm nóng bỏng, nhưng lại muốn tránh đi những thứ
nóng bỏng khác như khí hậu chẳng hạn (bạn biết tôi
muốn nói về điều gì rồi đấy!)”
Nếu bạn là người nhận thư, bạn có sẵn sàng trả lời
mẫu quảng cáo máy điều hòa nhiệt độ này không.
Chắc chắn không một đối tác nghiêm túc nào lại
muốn nhận những bức thư thân mật quá đáng như
trên.
6. Lan man, dông dài
Hãy đi thẳng vào vấn đề. Nhớ rằng các đối tác kinh
doanh hay các nhà tuyển dụng thường rất bận rộn.
Nếu như họ đã đọc đến câu thứ ba, cùng lắm là câu
thứ năm trong email của bạn mà vẫn không hiểu
được bạn muốn gì, thì chắc chắn bức thư của bạn sẽ
bị loại.
7. Tiêu đề không rõ ràng

Bạn có tin tức quan trọng cần thông báo? Nên đưa
ngay tin tức đó vào dòng tiêu đề thư của bạn. Ẩn đi
một một thông tin quan trọng đằng sau một tiêu đề vô
thưởng vô phạt như “Hey” sẽ không gây được bất kỳ
một sự chú ý nào từ phía người nhận.
8. Liên tục gửi email trong một thời gian ngắn
Có thể bạn đang cần câu trả lời một cách khẩn cấp,
nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cứ liên tục gửi
hàng chục email với cùng một nội dung đến đối tác
của bạn.
Không nên quá sốt ruột. Hãy chờ ít nhất 24 giờ
trước khi gửi một e-tiếp theo tới đối tác, trừ khi bạn
đang ở một trường hợp quá khẩn cấp, trong trường
hợp này nếu như không nhận được hồi âm của đối
tác, bạn có thể liên lạc trực tiếp bằng điện thoại hoặc
nhờ một ai đó có quan hệ với đối tác của bạn giúp đỡ.
9. Sử dụng clip nghệ thuật
Chắc chắn một người bình thường nào cũng sẽ đủ
thông minh để tìm ra lý do tại sao điều này là không
chấp nhận được.
Trừ những trường hợp đặc biệt như đối tác của bạn
là các công ty quảng cáo hoặc sản xuất phim ảnh,
chắc chắn những đối tác kinh doanh thuần túy sẽ cảm
thấy bực mình, thậm chí là bị xúc phạm khi thay bằng
nhận được một email nghiêm túc, lại nhận được một
clip nghệ thuật, trong đó bạn đóng vai chính, và vừa
nghiêng đầu, vừa tuyên bố kế hoạch kinh doanh trong
màn mưa hoặc tuyết rơi.
10. Không sử dụng đúng phương pháp liên lạc
Đừng bao giờ gửi một thông điệp làm ăn kinh

doanh trên Facebook. Tại sao vậy? Bởi vì Facebook
là nơi bạn truy cập để tán gẫu với bạn bè, xem lại
những bức ảnh thời trung học hay những video của
các buổi sinh nhật hoặc picnic; chứ không phải là nơi
bàn bạc kế hoạch kinh doanh.
Gửi kế hoạch kinh doanh qua Facebook cũng giống
như đi lang thang vào một buổi tiệc, khi mọi người
đã quá say và hy vọng mọi người lắng nghe bạn nói
về số liệu bán hàng.
Nếu bạn gặp vấn đề về tìm kiếm thông tin liên hệ
nghề nghiệp của ai đó, thì có thể gửi cho anh ấy hoặc
cô ấy tin nhắn trên Facebook hay Twitter yêu cầu họ
cung cấp các thông tin đó, nhưng không nên thực
hiện toàn bộ cuộc thảo luận trên những trang mạng xã
hội này.

Thu Trang (theo cnn)