một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại ngân hàng chính sách xã hội chi nhánh tỉnh khánh hòa

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH
----------

BÙI THỊ CẨM NHUNG

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC
TỔ CHỨC HẠCH TỐN KẾ TỐN TẠI NGÂN HÀNG
CHÍNH SÁCH XÃ HỘI CHI NHÁNH TỈNH KHÁNH HỊA

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH KẾ TỐN

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ HIỂN

NHA TRANG, NĂM 2012


2

LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Trong nền kinh tế hiện nay, các Ngân hàng luôn muốn đứng vững, phát
triển ổn định và lâu dài. Muốn đạt được điều này đòi hỏi mỗi Ngân hàng phải
thực hiện đồng bộ, chặt chẽ và phải tối ưu hóa các hoạt động của mình từ khâu tổ
chức, quản lý đến hoạt động kinh doanh. Trong đó, khâu tổ chức hạch tốn kế
toán là một trong những bộ phận cấu thành hệ thống cơng cụ quản lý kinh tế - tài
chính rất quan trọng đối với tất cả các Ngân hàng, nó liên quan đến rất nhiều
hoạt động và kết quả kinh doanh của Ngân hàng.

Kế tốn là một cơng cụ quan trọng có vai trị tích cực đối với việc quản
lý vốn, tài sản và điều hành hoạt động kinh doanh, nó là nguồn thơng tin đáng tin
cậy để các cấp lãnh đạo điều hành, quản lý và kiểm tra tình hình kinh doanh. Là
cơng cụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế - tài chính cho
nhiều đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngồi Ngân hàng, nên kế
tốn cũng trải qua nhiều q trình để ngày càng hồn thiện để phù hợp hơn với
thực trạng của nền kinh tế hiện nay. Việc tổ chức cơng tác kế tốn tốt hay khơng
đều ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả của cơng tác kế tốn nói riêng
và cơng tác quản lý nói chung trong các Ngân hàng.
Để tổ chức cơng tác tổ chức hạch toán kế toán trong Ngân hàng thì
khơng chỉ phụ thuộc vào qui mơ hoạt động, đặc điểm của Ngân hàng mà cịn căn
cứ vào các chính sách, chế độ và hướng dẫn được Nhà nước ban hành. Chính vì
vậy, việc khơng ngừng đổi mới và hồn thiện tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn
để thích nghi với yêu cầu và nội dung của các quá trình đổi mới cơ chế quản lý là
một vấn đề thực sự rất quan trọng và cần thiết.


3

Đối với Ngân hàng chính sách xã hội chi nhánh Tỉnh Khánh Hịa hiện
nay, việc tổ chức cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn mặc dù ln được đổi mới,
hoàn thiện theo các quy định mới của Nhà nước nhưng trong q trình thực hiện
vẫn cịn gặp phải một số khó khăn làm ảnh hướng đến chất lượng và hiệu quả
của cơng tác kế tốn trong Ngân hàng. Xuất phát từ những vấn đề trên cũng như
nhu cầu bổ sung kiến thức kế toán thực tiễn cho bản thân, được sự đồng ý của
Ngân hàng, em đã quyết định chọn đề tài: “MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM GĨP
PHẦN HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TỐN KẾ TỐN TẠI
NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI CHI NHÁNH TỈNH KHÁNH HỊA”.
2. Mục tiêu của đề tài
- Vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn nhằm củng cố, bổ sung,

trang bị thêm cho bản thân vốn kiến thức thực tế về cơng tác tổ chức hạch tốn
kế tốn.
- Phân tích đánh giá đúng thực trạng về hoạt động kinh doanh và cơng tác
tổ chức hạch tốn kế tốn tại Ngân hàng, từ đó tìm ra những ưu điểm để phát huy
và phát hiện những tồn tại khó khăn cần khắc phục, đồng thời căn cứ vào hệ
thống cơ sở lý luận được học tập tại trường, cũng như các cơ chế chính sách tài
chính kế tốn hiện hành của Nhà nước để đề xuất một số biện pháp nhằm góp
phần hồn thiện cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn ở NHCSXH.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: công tác tổ chức hạch tốn kế tốn
tại phịng kế tốn của Ngân hàng chính sách xã hội chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa.
Phạm vi nghiên cứu đề tài: đề tài nhiên cứu tổ chức bộ máy kế toán, tổ
chức vận dụng chứng từ, tổ chức vận dụng tài khoản, tổ chức sổ sách kế toán và
tổ chức các phần hành tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa, bao gồm:


4

- Phần hành kế toán cho vay
- Phần hành kế toán giao dịch
- Phần hành kế toán tài sản cố định
- Phần hành kế tốn cơng cụ lao động
- Phần hành kế toán các khoản thu nhập
- Phần hành kế toán tiền lương
- Phần hành kế toán chi tiêu
- Phần hành kế toán chuyển vốn
- Phần hành kế toán thuế thu nhập cá nhân
- Phần hành kế toán xác định kết quả kinh doanh
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp khác nhau như: phương

pháp phân tích tổng hợp, phân tích thống kê, liên hệ so sánh, tham khảo ý kiến
của các bộ phận chuyên mơn cơng tác thực tế… để trình bày các vấn đề lý luận
và thực tiễn.
5. Nội dung nghiên cứu và kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội
dung của đề tài bao gồm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn trong Ngân
hàng.
- Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại NHCSXH
chi nhánh Tỉnh Khánh Hịa.
- Chương 3: Một số biện pháp nhằm góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức
hạch tốn kế tốn tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa.


5

6. Những đóng góp của đề tài
- Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về cơng tác tổ chức hạch
toán kế toán, làm rõ hơn vai trị, vị trí và tầm quan trọng của việc tổ chức cơng
tác kế tốn tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hịa nói riêng và của sự phát
triển của kinh tế xã hội nói chung.
- Đánh giá được thực trạng cơng tác tổ chức hạch toán kế toán kế toán tại
Ngân hàng trên một số lĩnh vực: tổ chức nhân sự phịng kế tốn, tổ chức hệ
thống tài khoản kế tốn, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống sổ
sách kế toán, tổ chức các phần hành kế toán.
- Đề tài đưa ra nhận xét về kết quả tìm hiểu thực trạng cơng tác kế tốn tại
NHCSXH.
- Đề tài mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhằm hồn thiện hơn cơng tác tổ
chức hạch tốn kế tốn tại NHCSXH.
Với thời gian thực tập cịn hạn chế, chưa có điều kiện đi sâu vào tất

cả các hoạt động của Ngân hàng mà chỉ quan tâm đến việc tổ chức cơng tác kế
tốn tại Ngân hàng là chủ yếu. Bên cạnh đó, do kiến thức bản thân cịn có hạn
nên đề tài của em khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự giúp đỡ của
cơ giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Hiển, và các thầy cô trong khoa kế tốn – tài
chính và các cơ chú cán bộ của Ngân hàng và các bạn sinh viên để đề tài được
hoàn thiện hơn.
Sau cùng em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hướng dẫn và dạy
bảo tận tình của cơ Nguyễn Thị Hiển cùng tồn thể thầy cơ trong khoa kế tốn –
tài chính, các cơ chú, anh chị tại NHCSXH chi nhánh Tỉnh Khánh Hòa đã tạo
điều kiện giúp em hoàn thành tốt đề tài tốt nghiệp này.


6

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG
NGÂN HÀNG


7

1.1.

Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong ngân

hàng
1.1.1. Khái niệm, đối tượng, mục tiêu về cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn
trong ngân hàng

- Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối liên hệ giữa các yếu tố
cấu thành bản chất của hạch tốn kế tốn đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài
khoản, tổng hợp cân đối kế tốn. Do đó nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế
toán bao gồm:
 Tổ chức chứng từ
 Tổ chức tài khoản
 Tổ chức bộ sổ kế toán
 Tổ chức cơng tác kế tốn
 Tổ chức bộ máy kế toán
 Tổ chức báo cáo
- Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là sự liên hệ giữa các bộ phận, vì
vậy đối tượng chung của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố
phù hợp với nội dung, hình thức và bộ máy kế toán.
- Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán:
 Ban hành các văn bản pháp lý về kế toán: bao gồm cả về pháp luật
kế toán và các văn bản dưới luật, của quốc tế và quốc gia.
 Nghệ thuật tổ chức đưa các văn bản đó vào thực tế hoạt động kế
tốn: thơng qua hệ thống các cấp và mối liên hệ giữa các cấp trong hệ thống
1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác tổ chức hạch tốn kế tốn trong ngân
hàng
- Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý


8

 Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch tốn kế tốn với đơn vị
quản lý.
 Tơn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.
 Thống nhất mơ hình tổ chức kế tốn với mơ hình tổ chức kinh
doanh và tổ chức quản lý.

 Tăng tính hấp dẫn của thơng tin kế tốn với quản lý, trên cơ sở đó
tăng dần quy mơ thơng tin và sự hài hịa giữa kế tốn và quản lý.
 Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn kế với kế tốn.
- Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán
 Trong các phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế
tốn.
 Tùy tính phức tạp của đối tượng để định các bước quy trình kế tốn
và chọn hình thức kế tốn phù hợp.
 Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn
hình thức kế tốn và bộ máy kế tốn và ngược lại khi trình độ cán bộ kế tốn
được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp
và hình thức kế tốn.
- Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế tốn như một ngành kỹ thuật,
quản lý chuyên sâu:
 Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ
thuật phải hướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế.
 Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế: đơn vị
hạch toán, giá hạch toán, tính thận trọng, ngun tắc kế tốn liên tục.


9

1.2.

Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán trong ngân hàng

1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu
trong tổ chức cơng tác kế tốn ở Ngân hàng. Suy cho cùng thì chất lượng của
cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức

nghề nghiệp và sự phân công nhiệm vụ của các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thu thập, xử lý và cung cấp
thơng tin kế tốn cho các đối tượng khác nhau. Nói chung, khi tổ chức bộ máy
kế tốn với các bộ phận cần phải căn cứ quy mô của Ngân hàng, trình độ nghề
nghiệp và yêu cầu quản lý, điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho việc thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin.
- Ngân hàng thực hiện cơng việc kế tốn theo các cơng văn:
 Cơng văn số 109/NHCS – KT ngày 5/3/ 2003
 Công văn số 126/NHCSXH – KT ngày 10/3/2003
 Công văn số 1684/NHCS – KT ngày 30/10/2003
 Công văn số 737/NHCS – KT ngày 5/9/2005
 Công văn số 2679/ NHCS – KT ngày 10/10/2005
 Công văn số 2064a/NHCS – TD ngày 22/4/2007
 Công văn số 132/NHCS – HĐQT ngày 23/7/2007
 Công văn số 3152/ NHCS – KT ngày 10/11/2008
 Công văn số 794/NHCS – KT ngày 9/4/2010
1.2.1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán – thống kê một cấp, tức là mỗi Ngân hàng độc lập
chỉ có một bộ máy thống nhất – một đơn vị kế toán độc lập đứng đầu là kế toán


10

trưởng. Trường hợp dưới đơn vị kinh tế độc lập có các bộ phận có tổ chức kế tốn
thì những đơn vị này gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc.
- Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung cơng tác kế tốn
thốn kê và nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan
đến thơng tin kinh tế.
- Gọn nhẹ và hợp lý theo hướng chun mơn hóa, đúng năng lực.
- Phù hợp với yêu cầu của quản lý đơn vị.

1.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
- Tiến hành cơng tác kế tốn theo đúng quy định của Nhà nước.
- Lập báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo
cáo do các phòng ban khác lập.
- Giúp giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực
thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng theo chế độ, phương pháp.
- Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch tốn kinh tế, phân
tích hoạt động và quyết toán với cấp trên.
- Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi Ngân hàng.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế
toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong Ngân hàng
và trong các cấp cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của các Ngân hàng thường bao gồm:
- Kế toán trưởng
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán TSCĐ, CCLĐ


11

- Kế tốn giao dịch
- Kế tốn chuyển tiền
1.2.1.4. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Ngân hàng thực hiện hình thức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán
Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức
phối hợp ưu điểm của cả hai hình thức tập trung và phân tán. Theo hình thức tổ
chức này, cơng việc kế tốn ở các đơn vị trực thuộc xa văn phịng thì do các đơn
vị trực thuộc đó thực hiện, định kỳ tập hợp số liệu gửi về văn phịng kế tốn

Ngân hàng.
- Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn vừa tập trung vừa
phân tán thích hợp với những Ngân hàng có quy mơ vừa và lớn, tổ chức hoạt
động thành nhiều đơn vị, bộ phận.
- Hình thức kế tốn này có nhiều ưu điểm và phù hợp với điều kiện thực tế
hiện nay.
1.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
1.2.2.1. Ý nghĩa tổ chức chứng từ kế toán
- Về mặt quản lý: việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế tốn giúp cho việc
cung cấp thơng tin cho lãnh đạo được nhanh chóng, rút ngắn thời gian luân
chuyển chứng từ.
- Về kế toán: chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, tạo diều kiện mã hóa
thơng tin và áp dụng tin học trong cơng tác kế toán.
- Về pháp lý: chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những
người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán,
căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết các tranh chấp.


12

1.2.2.2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
- Phải căn cứ vào trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng chủng loại
chứng từ thích hợp.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thơng tin tình hình biến động
của tài sản nguồn hình thành và các quá trình.
- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu
phải quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau.
- Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về
biểu mẫu chứng từ.
- Căn cứ vào trang thiết bị phục vụ kế toán.

- Căn cứ vào trình độ và số lượng nhân viên làm cơng tác kế toán, thống kê.
1.2.2.3. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
1.2.2.3.1. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ kế
toán. Do vậy, phải lựa chọn chứng từ phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản.
Do tính đa dạng của sự vận động tài sản nên cần thiết nhiều loại chứng từ để đáp
ứng yêu cầu này tập hợp các chủng loại chứng từ sử dụng trong đơn vị và hệ
thống bảng chứng từ kế toán.
- Khi lựa chọn các chứng từ trong đơn vị phải căn cứ vào các yêu cầu sau:
 Phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết.
 Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế
toán sau này.
 Phải dựa trên biểu mẫu quy định do Nhà nước ban hành. Nếu đơn vị
sử dụng chứng từ chưa có trong quy định của Nhà nước thì phải có văn bản Nhà
nước cho phép sử dụng.


13

 Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tùy theo
yêu cầu của đơn vị.
1.2.2.3.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ
- Tổ chức qua trình lập chứng từ là sử dụng các chứng từ hoàn thiện, nhất là
việc lựa chọn các phương thức hợp lý ghi chứng từ, đồng thời là việc tuân thủ
theo chế độ Nhà nước về sử dụng các chứng từ kế toán.
- Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ:
 Lựa chọn chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
 Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ.
 Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế.
1.2.2.3.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ

- Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thơng tin kế tốn
và có thể phát hiện sai sót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ. Nội dung của quá
trình kiểm tra chứng từ cần xem xét các khía cạnh:
 Kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và
tuân thủ theo các yêu cầu do Nhà nước ban hành
 Kiểm tra nội dung kinh tế của các nghiệp vụ có đúng với sự thật
hoặc có hợp pháp hay khơng. Cần đối chiếu, kiểm tra nội dung của nghiệp vụ với
chế độ, thể chế tài chính hiện hành.
 Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, đối chiếu với chế
độ, thể lệ hiện hành để phát hiện sai sót. Việc kiểm tra định khoản sẽ là căn cứ
quan trọng cho việc phân loại tổng hợp các thơng tin kế tốn ở các giai đoạn sau.
- Bên cạnh đó chứng từ cịn được kiểm tra bởi kiểm toán nội bộ và kiểm
toán Nhà nước, kiểm toán độc lập. Những lần kiểm tra này sẽ bổ sung cho nhau
nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.


14

1.2.2.3.4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ
- Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài
sản của đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh
hoặc theo đối tượng được chi phí để xác định hoặc ghi số kế toán cho phù hợp.
- Ghi kịp thời, chính xác chứng từ kế tốn đúng với nội dung của tài khoản
tổng hợp hoặc phân tích, đồng thời có thể cung cấp thơng tin cho lãnh đạo hoặc
tích lũy nghiệp vụ để tạo ra thơng tin tổng hợp cho lãnh đạo.
- Kết hợp việc ghi vào sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán.
- Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế hoạch của đơn vị nhằm làm
giảm thời gian và tăng nhanh tính tổng hợp của số liệu kế tốn.
1.2.2.3.5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ
- Trong năm kế toán, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số

thứ tự theo thời gian.
- Khi báo cáo quyết tốn được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu
trữ. Phải phân loại tất cả các chứng từ theo nội dung kinh tế để lưu giữ các chứng
từ cùng loại.
- Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ, nếu cần sử dụng phải có sự đồng ý của
kế tốn trưởng. Nếu đem tài liệu ra bên ngồi phải được kế toán trưởng và thủ
trưởng đơn vị ký giấy cho phép.
1.2.2.3.6. Danh mục chứng từ (phụ lục)
1.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
1.2.3.1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại, phản ánh và giám đốc một
cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại
vốn, nguồn vốn.


15

- Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản:
 Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về
quá trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết cho quản lý Nhà nước, cũng
như nội bộ và các cấp lãnh đạo của ngân hàng.
 Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hồn thiện cơng
cụ quản lý gián tiếp của Nhà nước.
 Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ; kiểm tra phân tích
hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
- Nguyên tắc 1: Bảo đảm phản ánh tình hình TS, NV trên các phương diện
số lượng, phân bố để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn.
- Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoản gắn với cơ chế quản lý.
- Nguyên tắc 3: Đảm bảo phản ánh được tính liên tục của các quá trình kinh

doanh thì các nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo quy trình sau
 Mở tài khoản
 Ghi chép trong năm
 Kết thúc tài khoản
- Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng.
1.2.3.3. Hệ thống Tài Khoản ( phụ lục)
Hệ thống tài khoản được ban hành kèm theo QĐ 2098/2004/NHCS – KT
1.2.4. Tổ chức vận dụng các loại sổ kế tốn
1.2.4.1. Khái qt chung về cơng tác tổ chức sổ kế toán
- Khái niệm: Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ
thống tài khoản kế toán.


16

1.2.4.2. Sổ kế toán và các kỹ thuật ghi sổ
- Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có
liên quan đến ngân hàng.
1.2.4.3. Các loại sổ sách sử dụng
- Bảng cân đối tài khoản kế toán
- Sổ phụ tài khoản kế toán
- Sổ theo dõi xuất, nhập vật liệu, ấn chỉ trong kho
- Sổ theo dõi TSCĐ
- Sổ theo dõi CCLĐ
1.2.4.4. Các hình thức kế toán
Ngân hàng sử dụng kế toán máy: Phần mềm có tên là Kế Tốn Giao Dịch
(Foxpro for dos) được viết trên hệ điều hành dos. Trên giao diện của phần mềm
có 7 menu lệnh:
 Menu hệ thống có chức năng khai báo các đường dẫn, tham số hệ

thống xử lý các dữ liệu vào phần mềm. Trong menu hệ thống gồm các mục
 Phân chia nhóm
 Người sử dụng
 Chép lại hồ sơ
 Các tiện ích
 Ra khỏi hệ thống…..
 Menu đầu ngày có chức năng mở và khóa sổ kế tốn mỗi ngày đồng
thời tích lũy số dư phát sinh trong ngày. Trong menu đầu ngày gồm các mục:
 Mở sổ đầu ngày
 Tích lũy phát sinh


17

 Khóa sổ cuối ngày
 Phục hồi khóa sổ
 Menu đăng ký được dùng để đăng ký các dữ liệu chính của hệ thống
như: tài khoản, khách hàng, khế ước … Trong menu đăng ký gồm các mục:
 Đăng ký khách hàng
 Đăng ký tài khoản
 Đăng ký khế ước
 Nhập tài khoản chi hoa hồng
 Lưu vụ, gia hạn
 Menu ngoại tệ gồm các nghiệp vụ giao dịch của Ngân hàng liên
quan đến ngoại tệ. Trong menu này gồm các mục:
 Cho vay, thu nợ
 Tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn
 Mua bán ngoại tệ
 Xử lý nợ rủi ro
 Tiết kiệm…

 Menu ngoại tệ gồm các nghiệp vụ giao dịch của Ngân hàng liên
quan đến nội tệ. … Trong menu này gồm các mục:
 Cho vay, thu nợ
 Tiền gửi khơng kỳ hạn, có kỳ hạn
 Lập giấy báo và chuyển tiền khác
 Chứng từ ngoại bảng
 Giao dịch nội bộ...
 Menu phục vụ được dùng để phục vụ cho cơng tác báo cáo, kiểm
sốt … Trong menu phục vụ có các mục:


18

 Bảng kê tích số nội tệ / ngoại tệ
 Thông tin khách hàng
 Thông tin tài khoản
 Liệt kê giao dịch
 Thẻ lưu khế ước, sổ phụ theo kỳ…
 Menu cuối ngày có chức năng lưu trữ cập nhật, kiểm tra và xử lý dữ
liệu cuối ngày. Trong menu cuối ngày có các mục:
 Khế ước
 Tiết kiệm
 Bù trừ
 Quyết toán nội tệ
 Kiểm tra dữ liệu hàng ngày…
1.2.5. Tổ chức các phần hành kế toán
1.2.5.1. Kế toán cho vay
- Nội dung: hạch toán các nghiệp vụ cho vay theo từng chương trình.
- Tài khoản sử dụng:
TK 1011: Tiền mặt tại đơn vị.

TK 211: Cho vay ngắn hạn bằng đồng VN
TK 212: Cho vay trung hạn bằng đồng VN
TK 213: Cho vay dài hạn bằng đồng VN
TK 702: Thu lãi cho vay
- Quy trình luân chuyển chứng từ khi giải ngân: Khách hàng thông qua tổ
trưởng tổ vay vốn liên hệ với cán bộ tín dụng làm thủ tục vay vốn. Cán bộ tín
dụng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ vay vốn. Khi hồ
sơ vay vốn đảm bảo yêu cầu. Cán bộ tín dụng lập và chuyển hồ sơ tín dụng gồm


19

hợp đồng tín dụng sổ tiết kiệm và vay vốn cho cán bộ kế toán. Cán bộ kế toán
kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính đầy đủ của hồ sơ. Khi hồ sơ đảm bảo u cầu
thì kế tốn nhập và đăng ký hồ sơ cho vay, hồ sơ khế ước vào máy vi tính. Tổ
trưởng tổ giải ngân lập giấy tạm ứng số tiền giải ngân được duyệt. Kế toán ghi
các yếu tố cần thiết vào sổ tiết kiệm và vay vốn, hợp đồng tín dụng, đồng thời
căn cứ vào đó lập phiếu chi theo từng hộ vay. Kế toán chuyển phiếu chi cho kế
toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Phiếu chi sau khi được duyệt, sổ vay vốn và
tiết kiệm, hồ sơ tín dụng cho tổ trưởng tổ giải ngân kiểm soát. Tổ giải ngân yêu
cầu người vay xuất trình CMND để kiểm tra, yêu cầu khách hàng ký nhận trên
các chứng từ, hồ sơ, giao tiền và sổ vay vốn và tiết kiệm cho người vay. Kết thúc
buổi giải ngân, tổ trưởng tổ giải ngân sẽ phải hoàn ứng toàn bộ số tiền đã tạm
ứng, chuyển phiếu chi và hồ sơ tín dụng cho kế toán. Kế toán căn cứ phiếu chi
hạch toán vào tài khoản tiền mặt tại đơn vị và tài khoản cho vay thích hợp. Phiếu
chi được lưu tại đây theo ngày, hồ sơ tín dụng được lưu tại đây theo loại chứng
từ.
- Quy trình luân chuyển chứng từ khi thu nợ: Người vay xuất trình sổ vay
vốn và tiết kiệm. Kế toán rút thẻ lưu tờ rời mẫu 02B ra khỏi hồ sơ và vào máy
kiểm tra số tiền gốc, lãi của món vay, nhập dữ liệu vào hồ sơ kế toán giao dịch.

Căn cứ vào tiền gốc, lãi do khách hàng trả nợ. Kế toán kiểm tra và xác định số
gốc lãi khách hàng phải trả, ghi nội dung thu nợ gốc, lãi vào sổ vay vốn và tiết
kiệm, in và ký vào 2 liên PT. Kế toán chuyển PT, sổ vay vốn và tiết kiệm của
khách hàng sang cho thủ quỹ thu tiền. Thủ quỹ căn cứ vào PT nhận tiền của
khách hàng và ký vào PT. Thủ quỹ trả sổ vay vốn và tiết kiệm cùng với PT liên 2
cho khách hàng, trả liên 1 PT cho kế toán. Kế toán căn cứ vào PT ghi số tiền


20

khách hàng trả vào thẻ lưu tờ rời 02B và lưu liên 1 PT tại đây theo ngày. Thẻ lưu
tờ rời 02B được kẹp lại vào hồ sơ lưu.
1.2.5.2.

Kế toán tiền gửi tiết kiệm dân cư

- Nội dung: hạch toán các khoản tiền gửi tiết kiệm từ dân cư
- Tài khoản sử dụng
TK 423: Tiền gửi tiết kiệm bằng đồng Việt Nam
TK 1011: Tiền mặt tại đơn vị
- Quy trình luân chuyển chứng từ gửi tiết kiệm: Khách hàng viết giấy gửi
tiền thông báo số tiền cần gửi tiết kiệm. Kế tốn nhận, kiểm tra các thơng tin trên
giấy gửi tiền do khách hàng lập đồng thời thông báo số tiền cần gửi của khách
hàng, hướng dẫn khách hàng đăng ký mẫu chữ ký vào thẻ lưu tiền gửi tiết kiệm.
Sau đó, ghi số tiền của khách hàng vào sổ tiết kiệm và thẻ lưu để theo dõi, giấy
gửi tiền được lưu tại đây theo ngày. Sổ tiết kiệm và thẻ lưu sẽ được chuyển cho
thủ quỹ, thủ quỹ hướng dẫn khách hàng kê tiền và ký tên vào bảng kê nộp tiền.
Khách hàng nộp bảng kê cùng với tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào bảng kê
và các chứng từ kế toán chuyển sang để nhận và kiểm đếm tiền rồi ký vào sổ tiết
kiệm. Sổ tiết kiệm cùng với bảng kê nộp tiền, giấy gửi tiền tiết kiệm và thẻ lưu

chuyển cho kế toán. Thẻ lưu được lưu tại đây theo số. Kế toán nhập số tiền
khách hàng gửi vào máy tính lấy chữ ký của giám đốc và đóng dấu vào sổ tiết
kiệm rồi trả sổ tiết kiệm cho khách hàng. Bảng kê nộp tiền và giấy gửi tiền tiết
kiệm được lưu tại đây theo ngày.
- Quy trình luân chuyển chứng từ rút tiết kiệm: Khách hàng viết giấy rút
tiền tiết kiệm, xuất trình sổ tiết kiệm, giấy chứng minh nhân dân. Kế toán nhận
giấy rút tiền, sổ tiết kiệm và chứng minh nhân dân, đối chiếu chữ ký của người
rút tiền với chữ ký đã lưu trên thẻ lưu. Nếu đúng khớp thì làm thủ tục chi trả tiết


21

kiệm cho khách hàng, nhập số tiền khách hàng rút vào máy tính, đồng thời ghi số
tiền rút vào sổ tiết kiệm và thẻ lưu, rút số dư mới và in PC lãi. Sau đó chuyển sổ
tiết kiệm, giấy rút tiền tiết kiệm, PC lãi đã được kiểm soát, thẻ lưu và CMND của
khách hàng cho thủ quỹ để chi tiền. Thủ quỹ đối chiếu ảnh trên chứng minh thư
với người đến nhận tiền để tránh nhầm lẫn, kê tiền vào bảng kê chi tiền để khách
hàng ký khi nhận tiền. Thủ quỹ chi trả tiền cho khách hàng đã ký nhận đầy đủ
trên các giấy tờ có liên quan và trả sổ tiết kiệm, CMND cho khách hàng. Tất cả
chứng từ được chuyển cho kế toán và lưu tại đây theo ngày. Thẻ lưu được lưu tại
đây theo số.
1.2.5.3. Kế toán tiền gửi thanh toán
- Nội dung: hạch toán các khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng
- Tài khoản sử dụng:
TK 1011: Tiền mặt tại đơn vị
TK 421: Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng đồng VN
- Quy trình luân chuyển chứng từ khách hàng gửi tiền vào tài khoản: Khách
hàng viết 2 liên Giấy nộp tiền để nộp tiền vào tài khoản và ghi đầy đủ các yếu tố
theo quy định trên chứng từ. Kế toán kiểm sốt nếu đúng, thì chuyển giấy nộp
tiền liên 1 sang cho thủ quỹ để thu tiền, liên 2 thì trả cho khách hàng. Thủ quỹ

hướng dẫn khách hàng kê tiền theo bảng kê nộp tiền. Thu tiền theo bảng kê, nếu
đủ ký xác nhận vào liên 1 giấy nộp tiền và trả lại cho kế toán. Kế toán nhập số
tiền khách hàng gửi vào máy tính rồi chuyển cho giám đốc ký giấy gửi tiền. Liên
1 giấy nộp tiền và bảng kê được lưu tại đây theo ngày.
- Quy trình luân chuyển chứng từ khách hàng rút tiền: Khách hàng viết
giấy lĩnh tiền mặt gồm 2 liên. Kế toán kiểm tra chữ ký trên giấy lĩnh tiền mặt có
đúng với chữ ký mẫu lưu tại Ngân hàng không, nếu đúng làm thủ tục chi trả tiền


22

cho khách hàng. Kế toán nhập số tiền khách hàng cần rút vào máy tính. Rồi
chuyển giấy lĩnh tiền cho giám đốc hoặc người đại diện ký duyệt sau đó chuyển
cho thủ quỹ để chi tiền. Thủ quỹ đưa giấy lĩnh tiền cho khách hàng ký nhận rồi
mới chi tiền. Khách hàng sẽ giữ liên 2 giấy lĩnh tiền mặt cịn liên 1 thủ
quỹchuyển cho kế tốn lưu theo ngày.
1.2.5.4. Kế toán tài sản cố định
- Nội dung: Hạch toán các hoạt động liên quan đến tài sản cố định như: mua
sắm, trích khấu hao, kiểm kê, thanh lý
- Tài khoản sử dụng:
TK 1011: Tiền mặt tại đơn vị
TK 301: Tài sản cố định hữu hình
TK 302: Tài sản cố định vơ hình
TK 305: Hao mịn tài sản cố định
TK 321: Mua sắm tài sản cố định
TK 79:

Thu nhập bất thường

TK861:

Khấu hao cơ bản TSCĐ

TK 89:

Chi phí bất thường

- Quy trình luân chuyển chứng từ mua sắm tài sản cố định bằng nguồn vốn
TW: Bộ phận yêu cầu lập dự toán, kế hoạch mua sắm tài sản cố định chuyển cho
giám đốc ký duyệt. Sau khi được ký duyệt 3 bộ phận kế tốn, hành chính và
kiểm sốt sẽ lấy 3 bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau. Sau khi lấy báo
giá thì sẽ tổ chức họp và lập biên bản họp hội đồng tài chính xét chọn nhà cung
cấp và sản phẩm mua. Giám đốc sẽ ký hợp đồng với nhà cung cấp được chọn.
Nhà cung cấp sẽ bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng và hóa đơn mua hàng cho
kế tốn. Hội đồng tài chính sẽ kiểm tra và lập biên bản nghiệm thu TSCĐ đồng


23

thời lập tờ trình mua sắm TSCĐ và chuyển cho kế toán cùng tất cả chứng từ để
lập hồ sơ quyết toán gồm: dự toán được duyệt, giấy báo giá, biên bản họp hội
đồng tài chính, hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu TSCĐ, hóa đơn mua
hàng, chuyển 1 bản sao cho giám đốc và kế toán sẽ căn cứ vào bản gốc nhập dữ
liệu mua sắm TSCĐ vào máy tính và lưu tất cả chứng từ tại đây theo ngày.
- Quy trình ln chuyển chứng từ trích khấu hao TSCĐ: Hàng tháng căn cứ
vào mức trích khấu hao. Kế tốn lập bảng kê trích khấu hao TSCĐ chuyển cho
giám đốc phê duyệt. Sau khi đã được phê duyệt, kế tốn căn cứ vào bảng kê
nhập dữ liệu trích khấu hao TSCĐ vào máy và lưu bảng kê tại đây theo ngày.
1.2.5.5. Kế tốn mua sắm cơng cụ lao động
- Nội dung: Hạch toán các hoạt động liên quan đến công cụ lao động như:

mua sắm, thanh lý
- Tài khoản sử dụng:
TK 3612: Tạm ứng để hoạt động nghiệp vụ
TK 311: Công cụ lao động đang dùng
TK 312: Giá trị công cụ lao động đang dùng đã ghi vào chi phí
TK 313: Vật liệu
TK 874: Mua sắm CCLĐ
- Quy trình mua sắm CCLĐ: Khi nhận được thơng báo mua sắm của TW kế
toán lập dự toán chuyển cho giám đốc ký duyệt. Đồng thời 3 bộ phận kế toán,
hành chính và kiểm sốt sẽ lấy 3 bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau. Sau
khi lấy báo giá thì sẽ tổ chức họp và lập biên bản họp hội đồng tài chính xét chọn
nhà cung cấp và sản phẩm mua. Giám đốc sẽ ký hợp đồng với nhà cung cấp được
chọn. Nhà cung cấp sẽ bàn giao CCLĐ cho bộ phận hành chính và hóa đơn mua
hàng cho kế tốn. Hội đồng tài chính sẽ kiểm tra và lập biên bản nghiệm thu


24

chuyển cho kế toán cùng tất cả chứng từ để lập hồ sơ quyết toán gồm: dự toán
được duyệt, giấy báo giá, biên bản họp hội đồng tài chính, hợp đồng mua bán,
biên bản nghiệm thu CCLĐ, hóa đơn mua hàng, chuyển 1 bản sao cho giám đốc
và kế toán sẽ căn cứ vào bản gốc nhập dữ liệu mua sắm CCLĐ vào máy và lưu tất
cả chứng từ tại đây theo ngày.
- Quy trình ln chuyển chứng từ trích khấu hao CCLĐ: Hàng tháng căn cứ
vào mức trích khấu hao. Kế tốn lập bảng kê trích khấu hao CCLĐ chuyển cho
giám đốc phê duyệt. Sau khi đã được phê duyệt, kế toán căn cứ vào bảng kê
nhập dữ liệu trích khấu hao CCLĐ vào máy và lưu bảng kê tại đây theo ngày.
1.2.5.6. Kế toán các khoản thu nhập
- Nội dung: hạch toán các khoản thu nhập chủ yếu của Ngân hàng như: Thu
lãi cho vay, thu lãi tiền gửi, thu phí nhận ủy thác…

- Tài khoản sử dụng:
TK 1011: Tiền mặt tại đơn vị
TK 702: Thu lãi cho vay
- Quy trình thu lãi cho vay: Kế tốn căn cứ vào sổ tiết kiệm và vay vốn của
khách hàng nộp vào Ngân hàng, kiểm tra và xác định số lãi khách hàng nộp,
nhập dữ liệu vào phần mềm và in phiếu thu gồm 2 liên chuyển cho thủ quỹ. Thủ
quỹ căn cứ vào phiếu thu kế toán chuyển tới thu tiền, ký nhận và chuyển trả sổ
tiết kiêm và vay vốn cùng với phiếu thu liên 2 cho khách hàng. Phiếu thu liên 1
được chuyển đến cho kế toán lưu theo ngày.
1.2.5.7. Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội
- Nội dung: hạch toán các khoản thu nhập của cán bộ nhân viên
- Tài khoản sử dụng:
TK 1011: Tiền mặt tại đơn vị


25

TK 4211: Tiền gửi không kỳ hạn
TK 851: Lương và phụ cấp lương
TK 852: Trang phục giao dịch và phương tiện bảo hộ
TK 853: Các khoản chi để đóng góp theo lương
TK 854: Chi trợ cấp…
- Quy trình luân chuyển chứng từ chi lương: Căn cứ vào bảng chấm công
được bộ phận hành chính tổng hợp chuyển đến kế tốn tổng hợp lập bảng chi
lương cho cán bộ trình giám đốc ký duyệt. Bảng chi lương sau khi duyệt được
chuyển trả cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp căn cứ vào đó nhập liệu vào
phần mềm KTGD và phần mềm chuyển tiền, in lệnh chuyển tiền chuyển tiền vào
tài khoản của cán bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Bảng
chi lương, bảng chấm công và lệnh chuyển tiền được kế toán lưu tại đây theo
ngày.

- Quy trình luân chuyển chứng từ chi làm thêm giờ: Người yêu cầu xuất
trình gồm: Tờ trình đề nghị làm thêm giờ, Giấy đề nghị thanh toán làm thêm giờ
được lãnh đạo duyệt, Bảng chấm công làm thêm giờ có xác nhận của lãnh đạo
phịng. Kế tốn kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ nêu trên. Lập bảng thanh
tốn tiền làm thêm giờ theo chế độ trình Giám đốc phê duyệt. Căn cứ vào bảng
thanh toán đã được giám đốc phê duyệt kế toán lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ
cùng với bảng thanh toán. Thủ quỹ chi tiền và đưa phiếu chi cho người yêu cầu
ký nhận tiền. Phiếu chi và bảng thanh toán tiền làm thêm giờ được chuyển sang
cho kế toán lưu theo ngày cùng với tồn bộ bộ chứng từ.
1.2.5.8. Kế tốn chi tiêu
- Nội dung: hạch tốn các khoản chi ngồi các khoản chi lương, mua sắm
TSCĐ, công cụ lao động…