224 Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp tại trường THCS Mạc Đĩnh Chi (71tr)

Lời mở đầu
Càng ngày nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, phong phú, đa dạng về phương
thức hoạt động cũng như quy mô. Điều này đã tác động mạnh mẽ đến nền kinh
tế của các nước đặc biệt là những nước đang phát triển như nước ta. Đứng trước
tình hình cấp bách đó, các đơn vị hành chính sự nghiệp ngày càng được chú ý
với mục đích nhằm sử dụng có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách nhà nước
tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn (trong đó cơ bản là
vốn ngân sách) một cách tiết kiệm, hiệu quả. Sở dĩ ta nói các đơn vị hành chính
sự nghiệp sử dụng có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách nhà nước là vì các
đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính nhà nước như
đơn vị sự nghiệp y tế, sự nghiệp giáo dục - sự nghiệp thể thao, sự nghiệp khoa
học, công nghệ, sự nghiệp kinh tế… và chính các đơn vị này được hoạt động
bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp, cấp trên cấp hay các nguồn kinh phí khác
như: thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh,
nhận viện trợ, biếu, tặng… theo nguyê tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện
nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao. Cũng chính vì sử dụng nguồn kinh phí
nhà nước nên các đơn vị hành chính sự nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến nền
kinh tế nước nhà. Khi các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động kém phát triển
thì nguồn vốn nhà nước sẽ bị rơi vào tình trạng khủng hoảng vì không còn vốn
để đầu tư. Nhưng trái lại nếu các đơn vị này hoạt động có hiệu quả, phát triển thì
nguồn vốn nhà nước sẽ được tăng lên và cũng như thế mà Nhà nước mới có vốn
đầu tư thêm, đầu tư vào các ngành khác nhằm đưa nền kinh tế thoát khỏi tụt hậu,
đói nghèo và đưa đất nước tiến thêm những bước phát triển mới. Vì thế mà trách
nhiệm quản lý, theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp
là rất quan trọng đặc biệt với cương vị là kế toán. Để kế toán đơn vị hành chính
sự nghiệp thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài
chính. Vì vậy trước tiên ta phải hiểu khái niệm cũng như nhiệm vụ của công tác kế
toán hành chính sự nghiệp.
1
* Khái niệm:
Kế toán hành chính sự nghiệp là công viẹc tổ chức hệ thống thông tin số

liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh
phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp
hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn
vị.
* Nhiệm vụ:
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại
các đơn vị sự nghiệp và các cơ quan hành chính các cấp,… (gọi chung là các
đơn vị hành chính sự nghiệp).
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết
toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình
hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nước ở đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh
tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước tại đơn vị hành chính
sự nghiệp, được nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong
việc quản lý ngân sách nhà nước tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng
các nguồn vốn (trong đó cơ bản là vốn ngân sách) một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế
tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những
nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ
thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình
thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản
xuất - kinh doanh tại đơn vị (nếu có).
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
2
nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; kiểm tra
việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế

độ chính sách của Nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị
cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính theo qui định; cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết
phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chỉ tiêu; phân tích
và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị.
* Yêu cầu công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quĩ,
kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các
nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
* Tổ chức công tác ghi chép ban đầu
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi
ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế
toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do
Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội
dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để
qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định người chịu
trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ
thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học,
3
hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp
ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là

do kế toán trưởng đơn vị qui định.
Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp,
các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu đã qui định. Mọi hành vi vi phạm chế
độ chứng từ tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng qui
định của Pháp lệnh kế toán thống kê, Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính
và các văn bản pháp qui khác của Nhà nước.
* Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán
được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát
thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng
kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam qui định thống
nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
trong cả nước bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài
khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản
kế toán dùng chung cho mọi đơn vị trực thuộc mọi loại hình hành chính sự
nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho các đơn vị thuộc một số loại
hình qui định rõ các tài khoản cấp 2 của một số tài khoản có tính chất phổ biến
trong loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Hiểu được trách nhiệm, vai trò của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
trong việc quản lý nguồn ngân sách nhà nước đạt hiệu quả tiết kiệm nên em
quyết định chọn đề tài "Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp" và cụ thể hơn là
em chọn trường THCS Mạc Đĩnh Chi.
Báo cáo này gồm 3 phần:
Phần I: Giới thiệu đơn vị thực tập
Phần II: Thực tế công tác ở đơn vị
Phần III: Kết luận và đánh giá
4
PHầN I: GIớI THIệU ĐƠN Vị THựC TậP

1. Quá trình hình thành và phát triển của trường
Trong không khí sầm uất, tấp nập, náo nhiệt của khu phố Phó Đức Chính
thì ở số 64 Phó Đức Chính này ngôi trường Mạc Đĩnh Chi vẫn mang dáng vẻ
yên tĩnh rất riêng của trường học. Ngôi trường này được xây dựng cách đây 80
năm. Trường được khởi xây vào ngày 30 tháng 8 năm 1922. Khi đó trường trung
học Mạc Đĩnh Chi là trường được xây dựng đầu tiên của quận Ba Đình nên
được quận và thành phố hết sức quan tâm. Đó chính là nguyên nhân thúc đẩy
tiến trình xây dựng. Vì vậy chỉ sau 1 năm, trường đã được hoàn thành toàn bộ và
ngày 4/9/1923, trường trung học cơ sở Mạc Đĩnh Chi đã đón khoá học đầu tiên
với số lượng học sinh là 120 em và 20 giáo viên. Tuy là khoá đầu tiên còn nhiều
bỡ ngoã nhưng dưới sự dìu dắt tận tình, chu đáo của thầy cô đặc biệt là thầy hiệu
trưởng, trường đã đạt danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc. Có lẽ cũng chính vì sự
khởi đầu đầy rạng rõ đó mà từ đó cho đến nay trong phòng hiệu trưởng không
năm nào thiếu bằng khen trường đạt danh hiệu tiên tiến, xuất sắc.
Trong hai năm trở lại đây, trường lấy số học sinh là 420 em cho cả 4 khối
(trong đó gồm 3 lớp 6, 3 lớp 7, 4 lớp 8, 4 lớp 9). Tuy chỉ có 420 em nhưng
trường lại có không ít những học sinh ngoan, trò giỏi, thông minh. Mỗi khi
quận, thành phố có tổ chức thi các cuộc thi thì trường lại khuyến khích và tham
gia tích cực và hầu như trong cuộc thi tham dự nào, các em cũng đều mang
những huân chương, bằng khen về cho trường. Không chỉ có các môn tự nhiên,
xã hội mà ngay cả các môn thể dục thể thao như cầu lông, cờ vua, bóng bàn
trường cũng đạt giải nhất, nhì cấp quận, thành phố. Bên cạnh đó, đoàn trường
cũng đạt danh hiệu chi đội mạnh, tiên tiến xuất sắc. Tuy khuôn viên trường khá
nhỏ nhưng bề dày thành tích mà trường đạt được thì thật đáng nể. Nhận thấy khả
năng ham học hỏi, sáng tạo của các em nhà trường đã mở các lớp bồi dưỡng
kiến thúc cho các em nhằm giúp các em có thêm tự tin để tham gia các cuộc thi.
Không chỉ bồi dưỡng cho các em mà các thầy ai cũng được cử đi học thêm để
nâng cao trình độ chuyên môn. Ngay đến thầy hiệu phó và cô hiệu trưởng đã gần
5
tuổi về hưu nhưng thầy cô vẫn lên lớp dạy toán và văn đều đặn vào các buổi

sáng cho các em. "Học mà chơi, chơi mà học" đó chính là câu phương châm của
trường. Khi các ngày lễ đến dù trường có bận đến đâu cũng tổ chức cho các em
vui chơi thoải mái đặc biệt là những ngày lễ lớn như tết thiếu nhi, tết cổ truyền,
ngày hiến chương các thầy cô. Trong những ngày đó, trường luôn rộn tiếng
cười, vỗ tay. Nhưng khi kỳ thi dến thầy và trò lại cùng nhau ôn luyện. Chính
nhờ kinh nghiệm dầy dặn và lòng hăng say nhiệt tình giảng dạy của thầy cô mà
kết quả thi hàng năm của các em đạt rất cao đặc biệt đối với học sinh cấp cuối
cấp thì 100% đỗ tốt nghiệp trong đó hơn một nửa là được vào thẳng các trường
có danh tiếng. Các thành tích mà các em đạt được chính là niềm vui, niềm tự
hào của trường. Và hiện nay, một số em sau khi học xong trường đại học đã xin
về trường để tham gia giảng dạy.
2. Bộ máy cơ cấu quản lý
Do trường nhỏ nên bộ máy cơ cấu quản lý của trường cũng đơn giản.
6
Ban giám hiệu
Ban liên tịch
Tổ chuyên môn
Văn
phòng
Tự
nhiên
Xã hội
Sinh
hoá
Ngoại
ngữ văn
thể
Nhóm
Kế toán thủ
quỹ lao

động bảo
vệ
Toán lý
lý kỹ
Văn sử
địa
GDCD
Sinh
hoá
Ngoại
ngữ
nhạc
hoạ
Ghi chú:
- Ban giám hiệu: Nguyễn An Nga - Hiệu trưởng
Lê Việt Trung - Hiệu phó
- Ban liên tịch gồm bí thư chi bộ, hiệu trưởng, bí thư đoàn trường, chủ tịch
công đoàn của trường, tổng phụ trách, tổ trưởng bộ môn.
Ban liên tịch được triệu tập khi nhà trường có cuộc họp bàn như khen,
thưởng, phê bình công tác giảng dạy… Ban liên tịch được họp bàn nhằm đưa ra
ý kiến chung của nhà trường.
- Tổ chuyên môn: gồm 5 nhóm: mỗi tổ ta chia thành 1 nhóm. Chính các tổ
nhóm này quyết định đến các tổ chuyên môn.
+ Ngoài ra, trường còn có các phòng chức năng để phục vụ cho công tác
giảng dạy cũng như học tập của học sinh.
- Phòng văn phòng gồm 1 kế toán và 1 thủ quỹ.
- Phòng thể dục thể thao: Tuy nhỏ nhưng cũng chứa đầy đủ các dụng cụ
học thể thao và còn giúp các em tránh được mưa và nắng.
- Phòng đoàn đội hay còn gọi là phòng truyền thống: gồm có bí thư chi
đoàn và tổng phụ trách. Phòng chứa nhiều đồ dành cho đoàn đội như cờ, đoàn,

trống, áo mũ… chính bí thư chi đoàn và tổng phụ trách đảm nhiệm các công tác,
hoạt động của nhà trường như phát động các phong trào tới các lớp, tổ chức
trong những ngày đoàn đội, ngày thành lập trường.
- Phòng y tế
- Phòng sách: Không chỉ mượn trong 1 và 2 ngày mà phòng sách còn cho
các em có hoàn cảnh khó khăn mượn các học kỳ.
Do tính chất công việc và đặc điểm hoạt động của nhà trường nên trường
áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký sổ Cái"
Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái
1. Nguyên tắc đặc trưng cơ bản
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ Cái là: Các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống
7
hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán
tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng 1 quá trình ghi chép.
Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hay bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
2. Các loại sổ kế toán
Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu
sau:
- Nhật ký - Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
3. Trình tự nội dung ghi sổ kế toán
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hay bảng tổng hợp
chứng từ kế toán) đã được kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, Có để ghi vào
Nhật ký- Sổ Cái. Mỗi chứng từ (hay bảng tổng hợp) được ghi 1 dòng đồng thời
ở cả 2 phần Nhật ký - Sổ Cá.
Bảng tồng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh
nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật
liệu).

- Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi
Nhật ký - Sổ Cái, phải được ghi vào sổ hay thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh đầy đủ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng
Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký - Sổ
Cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở
phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng này tính ra số phát sinh
luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và
số phát sinh trong tháng tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản.
Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo
yêu cầu sau:
= = = =
8
- Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, phát sinh Có
và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng, căn cứ số liệu của từng đối tượng
chi tiết "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Nhật ký - Sổ
Cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra
đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo
tài chính khác.
TRìNH Tự GHI Sổ THEO HìNH THứC Kế TOáN NHậT Ký - Sổ CáI
Ghi chú: Ghi cuối tháng
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
9
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ kế
toán
Sổ quỹ
Sổ thẻ kế toán

chi tiết
Nhật ký - Sổ Cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo t i chínhà
Phần II: Nhiệm vụ thực tập
A. Công tác dự toán
- Vị trí: Là khâu đầu tiên của công tác quản lý tài chính ở các cơ quan
hành chính vì vậy nếu đơn vị làm tốt khâu này thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho
các khâu tiếp sau.
- Yêu cầu: Khi lập dự toán phải thực hiện:
+ Đảm bảo đủ kinh phí cho các đơn vị chi tiêu trong năm ở mức độ tối
thiểu cần thiết.
+ Lập dự toán từ cơ sở và phải tính toán chi tiết cụ thể từng mục (chia ra
các tiêu mục) tạo điều kiện thuận lợi cho khâu chấp hành dự toán.
I. Công tác lập dự toán thu chi năm
1.1. Lập dự toán thu năm
- Các căn cứ
+ Nhiệm vụ đơn vị được giao năm kế hoạch
+ Chính sách chế độ thu hiện hành
+ Tình hình thực hiện dự án thu của năm trước
- Phương pháp lập
Lập từng mục thu (có chi tiết từng tiểu mục mà đơn vị có phát sinh nguồn
thu đó).
Sau đây là bảng lập dự toán thu năm 2003 của trường trung học cơ sở Mạc
Đĩnh Chi.
10
1.2. Lập dự toán chi năm
- Căn cứ lập
+ Căn cứ vào đường lối chính sách Đảng và Nhà nước trong năm kế

hoạch.
+ Căn cứ vào nhiệm vụ của từng ngành và đơn vị trong năm kế hoạch.
+ Căn cứ vào chính sách chế độ, tiêu chuẩn định mức, chi tiêu hiện hành
của Nhà nước.
+ Căn cứ vào tình hình thực hiện dự án chi năm báo cáo của đơn vị năm
ngoái.
- Trình tự lập dự toán: gồm 2 bước.
Bước 1: công tác chuẩn bị
+ Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong
năm kế hoạch.
+ Trưng cầu ý kiến của các phòng ban, tổ công tác nắm được nhu cầu chi
tiết của bộ phận đó trong năm kế hoạch.
+ Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi năm ngoái.
+ Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của năm kế hoạch.
Bước 2: Lập dự toán:
+ Thông qua thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm cho các tổ công tác
phòng ban lập dự toán, dự toán chi tiêu của bộ phận mình.
+ Bộ phận tài chính kế toán chi quỹ tiền lương cấp lương và tổng hợp dự
toán của các bộ phận thành dự toán chung của đơn vị, trình đơn vị xét duyệt và
gửi cơ quan quản lý cấp trên.
- Phương pháp lập:
+ Chi thường xuyên: chi cá nhân, dựa vào chính sách chế độ chi tiêu, tiêu
chuẩn định mức để lập từng mục.
+ Đối với khoản chi không thường xuyên thì dựa vào nhu cầu thực tế để
lập các mục (có chi tiết tiểu mục) nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
11
1.3. Lập dự toán chi quý
Là kế hoạch chấp hành cụ thể dự toán thu chi năm. Vì vậy việc thực hiện
tốt dự án thu chi quý là cơ sở để đơn vị phấn đấu hoàn thành toàn diện thu chi
năm.

- Căn cứ vào dự toán thu chi năm đã được xét duyệt.
- Căn cứ vào khối lượng công tác và đạc điểm hoạt động của từng quý.
- Căn cứ vào chính sách chế độ tiêu chuẩn định mức chi tiêu của nhà
nước.
- Căn cứ vào ước thực hiện dự toán quý trước tình hình thực hiện dự toán
quý này năm ngoái.
* Phương pháp lập:
Tính toán thu chi từng tháng cho từng mục (có chi tiết cho từng tiểu mục).
Sauđó tổng hợp kế hoạch ba tháng thành dự toán quý.
1.3.1. Tổ chức dự toán thu quý
- Đơn vị phải đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời cho các khoản thu
ngân sách Nhà nước.
- Đơn vị không tự ý giữ lại các khoản thu để chi tiêu cho nhu cầu riêng.
1.3.2. Tổ chức dự toán chi quý
- Phải đảm bảo tiền nào dùng cho việc ấy theo đúng dự toán đã được xét
duyệt.
- Đơn vị có khoản chi đột xuất vượt quá khả năng thì đơn vị lập dự toán
bổ sung để cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính xét duyệt và xin cấp lệnh chi
tiền.
12
Phòng GD-ĐT quận Ba đình
Trường THCS Mạc Đĩnh Chi
Dự TOáN CHI THáNG 6 NĂM 2003
Đơn vị: nghìn đồng
Mục Nội dung
Tổng
quý này
Chia ra các tháng
Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6
100 Tiền lương 128.687 56.775 35.956 35.956

102 Phụ cấp chuyên môn +
PC35% giảng dạy
44.976 19.566 12.705 12.705
106 17% (15% BHXH + 2%
BHYT)
22.475 9.851 6.312 6.312
110 Văn phòng phẩm 2.000 0 1.000 1.000
117 Chi sửa chữa TSCĐ 3.000 1.000 1.000 1.000
119 CP nghiệp vụ chuyên môn 2.000 0 1.000 1.000
134 Chi khác 11.000 8.400 2.000 600
Cộng 214.138 95.592 59.973 58.573
Xác nhận của phòng TC- VG
(Ký, họ tên)
Kế toán đơn vị
(Ký, họ tên)
Hiệu trưởng
(Ký, họ tên)
B. Công tác kế toán:
I. Kế toán vốn bằng tiền:
- Nội dung kế toán vốn bằng tiền:
Các loại tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
+Tiền mặt (kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ ) vàng bạc ,kim khí
quý,đá quývà các loại chứng từ có giá.
+ Tiền ở Kho Bạc Nhà Nước hay Ngân Hàng.
- Nguyên tắc hoạch toán vốn bằng tiền:
+ Kế toán vốn bằng tiền phải thống nhất ở một đơn vị tiền tệ là đồng ngân
hàng Việt Nam.Vàng, bạc ,kim khí quý,đá quý và ngoại tệ đươc quy đổi ra đồng
Việt Nam để ghi sổ kế toán.Về nguyên tắc ngoại tệ, vàng, bạc,kim khí quý,đá
13
quý hoạch toán trên tài khoản tiền phải được phản ánh theo giá trị thực tế tại thời

điểm phát sinh nghiệp vụ.Để đơn giản cho công tác hạch toán, các tài khoản tiền
mặt, tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng
Việt Nam theo tỷ giá hạch toán.Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực
tế đươc phản ánh vào tài khoản 413-Chênh lệch tỷ giá.
+ Đối với vàng ,bạc, kim khí quý,đá quý ngoài việc theo dõi về mặt giá trị
còn phải được quản lý chi tiết về mặt số lượng ,chất lượng theo đúng quy cách
đơn vị đo lường thống nhất của Nhà Nước Vịêt Nam. Các ngoại tệ phải được
quản lý chi tiết theo từng nguyên tệ
- Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền:
+ Phản ánh kịp thời, đầy đủ,chính xác số hiện có và tình hình biến động
của các loại tiền Vịêt Nam ở đơn vị như: Tiền mặt( kể cả tiền Việt Nam và
ngoại tệ), vàng, bạc kim khí quý, đá quý, các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi
Ngân Hàng hay kho bạc Nhà Nước.
+ Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ viêc chấp hành chế độ thu chi và quản lý
tiền mặt, tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc, quản lý ngoại tệ , vàng, bạc kim khí quý
, đá quý các loại chứng từ có giá và các quy định trong chế độ quản lý lưu thông
tiền tệ hiện hành.
1.1. Kế toán tiền mặt:
Để hoạch toán tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 111-Tiền Mặt
a) Công dụng:
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn
vị bao gồm tiền Vịêt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ và các chứng chỉ có giá.
b) Nguyên tắc hạch toán tài khoản này:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ,
vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (đối với các loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý,
đóng vai trò là thanh toán) thực tế xuất , nhập quỹ.
- Kế toán tiền mặt phải phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện có tình
hình biến động của các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị
luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và quỹ tiền mặt. Mọi
14

chênh lệch phát sinh phải xác định đúng nguyên nhân báo cáo lãnh đạo. kiến
nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
-Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh và các quy định trong chế
độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục chi, thu, nhập
quỹ, xuất quỹ kiểm soát trước , giữ quỹ và kiểm kê của Nhà Nước.
c) Kết cấu và nội dung:
Nợ TK 111 Có
Các khoản tiền mặt do:
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá.
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng)
Các khoản tiền mặt giảm, do:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá.
- Số thiếu phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
(trường hợp tỷ giá giảm).
SD: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 “tiền mặt “ có 4 tài khoản cấp 2:
+Tài khoản 1111- tiền Việt Nam- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền
Việt Nam(bao gồm cả ngân phiếu)
+ Tài khoản 1112- Ngoại tệ- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ
(theo đồng Việt Nam)
+ Tài khoản 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý – phản ánh tình hình

nhập quỹ, xuất quỹ.
+ Tài khoản 1114- Chứng chỉ có giá- phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho,
tồn quỹ loại chứng chỉ có giá trị như: sổ tiết kiệm, kỳ phiếu , tín phiếu.
15
d) Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền mặt :
TK 112 TK 111- Tiền mặt TK112
TK 461,441,462 TK 152,155
TK 331 TK 211,213
TK 342 TK312
TK 511 TK 622,631,TK241,661
TK331 TK331,332,333
TK 413 TK413
TK511 TK 152,155,211
TK 3331 TK3313
16
Rút tiền gửi ngân h ng, kho bà ạc về
quỹ tiền mặt
Nộp tiền mặt v o ngân h ngà à
kho bạc
Chi tiền mặt mua vật liệu dụng cụ,
h ng hoá à
Nhận các khoản kinh phí
bằng tiền mặt
Chi tiềnmặt mua vật liệu dụng cụ,
h ng hoá à
Thu hồi các khoản thu
bằng tiền mặt
Chi tạm ứng
Thu hồi các khoản công nợ hay thu
hộ cấp dưới

Chi tiền mặt cho các khoản chi phí
Thu sự nghiệp, phí, lệ phí v cácà
khoản khác bằng tiền mặt
Trả nợ, nộp thuế, phí, lệ phí khoản
phải nộp theo lương
Số thừa quỹ khi kiểm kê
Chênh lệch giảm do đánh giá lại
ngoại tệ
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
ngoại tệ
Chi tiền mua vật tư h ng hoá à
TSCĐ (chịu thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ)
Thu tiền bán h ng hoá, dà ịch vụ
(chịu thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ)
Thuế GTGT
phải nộp
Thuế GTGT
đầu v oà
e) Sổ quỹ tiền mặt:
- Mục đích :
Sổ này dùng cho thủ quỹ phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt bằng
tiền Việt Nam của đơn vị.
- Căn cứ ghi sổ:
+ Căn cứ để ghi sổ “ quỹ tiền mặt “ là các phiếu thu , phiếu chi đã được
thực hiện nhập , xuất quỹ.
+ Mỗi loại quỹ được theo dõi trên một sổ hay một số trang sổ ( quỹ thuộc
kinh phí hoạt động, quỹ dự án, quỹ cơ quan ).
- Phương pháp ghi sổ :

+ Cột 1 : Ghi ngày ghi sổ cũng là ngày của phiếu thu, phiếu chi.
+ Cột 2,3 : Ghi số hiệu của phiếu thu, phiếu chi.
+ Cột 4 : Ghi nội dung của phiếu thu, phiếu chi.
+ Cột 5 : Số tiền nhâp qũy.
+ Cột 6 : Số tiền xuất qũy .
+ Cột 7 : Số dư tồn qũy cuối ngày , số tồn qũy cuối ngày phải khớp đúng
với Số tiền mặt trong kẹt
Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu, giữa sổ kế toán với sổ qũy và ký xác
nhận vào cột 8.
Sau đây là một số ví dụ về phiếu thu, phiếu chi
17
UBND thành phố Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Đơn vị dự toán Độc lập-Tự do-Hạnh phúc.
Niên độ:19
PHIếU CHI
Số :87
Tên người nộp Lý do chi Số tiền Tài khoản có
Số chi
Nguyễn Cẩm Trang Chi lương tháng 6/02 91.616.000
ấn định số tiền chi : chín mươi mốt triệu sáu trăm mười sáu nghìn đồng
Hà nội ngày 15 tháng 6 năm 2002
Người nộp Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị:
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,đóng dấu)
UBND thành phố Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Vịêt Nam
Đơn vị dự toán Độc lập-Tự do- Hạnh phúc
Niên độ :19
PHIếU THU
Số :55
Tên người nộp Lý do thu Số tiền Tài khoản có
Số thu

Nguyễn Thị Lan Hương Thu tiền thuê địa điểm 8.000.000
ấn định số tiền : Tám triệu đồng.
Hà Nội ngày 15 tháng6 năm 2002
Người nộp : Kế toán: Thủ trưởng đơn vị:
(ký, họ tên) (ký,họ tên) (ký ,đóng dấu)
18
Bộ (Sở) Sổ QUỹ TIềN MặT
Đơn vị
Đơn vị tính :đồng
Ngày
Chứng từ
Diễn giải
Số tiền
Ghi
chú
thu chi Thu chi Tồn
1 2 3 4 5 6 7 8
30/6 55
56
57
58
87
89
90
92
93
94
95
96
100

98
102
Số dư đầu kỳ
Rút HMKP tháng 6
Chi lương tháng 6
Thu tiền học phí tháng 6
Thu tiền thuê địa điểm
Thanh toán công tác phí
Chi mua VTVP tháng 6
Thanh toán tiền công tháng6
Nâng cấp phần mềm MT
Chi phí nghệp vụ chuyên môn
Thưởng học sinh tháng 6
Thanh toán tiền mua than
Chi phí khác trong tháng 6
Chi chụp ảnh tháng 6
Nộp tiền học phí vào KB
Nộp tìên học phí vào KB
Nộp tiền PT vào KB
Các khoản tạm ứng không
hết nhập lại quỹ TM

91616000
9000000
8000000
410000
91616000
1000000
188500
1400000

200000
1497500
2000000
220000
3032600
36000
2520000
9000000
8070000
65603252
157219252
65603252
74603252
82603252
81603252
81414752
80014752
79814752
78317252
76317252
76097252
73064652
73028652
70508652
61508652
53438652
53848652
Cộng số phát sinh 109026000 120780000 53848652
Từ sổ qũy tiền mặt ta định khoản cụ thể như sau:
1. Chứng từ số 55, rút HMKP về nhập qũy tiền mặt tháng6

Nợ TK 111 : 91.616.000
Có TK 461 : 91.616.000
Đồng thời ghi giảm KPHĐ : Nợ TK 008 : 91.616.000
2. Chứng từ số 87, chi lương tháng 6:
Nợ TK 334 : 91.616.000
Có TK 111 : 91.616.000
19
3. Chứng từ số 56, thu tiền học phí :
Nợ TK 111 : 9.000.000
Có TK 511 : 9.000.000
Đồng thời ghi tăng NKPHĐ :
Nợ TK 511 : 9.000.000
Có TK 461 : 9.000.000
4.Chứng từ số 57, thu tiền thuê địa điểm tháng 6:
Nợ TK 111 : 8.000.000
Có TK 511 : 8.000.000
Đồng thời ghi tăng NKPHĐ :
Nợ TK 511 : 8.000.000
Có TK 461 : 8.000.000
5.Chứng từ số 89, thanh toán tiền công tác phí tháng 6:
Nợ TK 661 : 1.000.000
Có TK 111 :1.000.000
6. Chứng từ số 90, chi mua VTVPtháng6:
Nợ TK 661 : 188.500
Có TK 111 : 188.500
7.Chứng từ số 92, thanh toán tiền công tác tháng6:
Nợ TK 661 : 1.400.000
Có TK 111 : 1.400.000
8.Chứng từ số 93, nâng cấp phần mềm máy tính :
Nợ TK 661 : 200.000

Có TK 111 :200.000
9.Chứng từ số 94, chi phí nghiệp vụ chuyên môn :
Nợ TK 661 :1.497.500
Có TK 111 : 1.497.500
10.Chứng từ số 95, thưởng học sinh tháng6;
Nợ TK 661 : 2.000.000
20
Có TK 111 : 2.000.000
11. Chứng từ số 96, thanh toán tiền mua than tháng 6:
Nợ TK 661 : 220.000
Có TK 111 : 220.000
12.Chứng từ số 98, chi chụp ảnh tháng 6
Nợ TK 661 :36.000
Có TK 111 : 36.000
13.Chứng từ số 100, chi phí khác trong tháng6:
Nợ TK 661 :3.032.600
Có TK 111 :3.032.600
14.Chứng từ số 102 :
- Nộp tiền học phí vào kho bạc :
Nợ TK 112 : 2.520.000
Có TK 111 : 2.520.000
- Nộp tiền xây dung vào kho bạc :
Nợ TK 112 : 9.000.000
Có TK 111 : 9.000.000
- Nộp tiền ĐTPT vào kho bạc:
Nợ TK 112 : 8.070.000
Có TK 111 :8.070.000
15. Chứng từ số 58, các khoản tạm ứng chi không hết nhập lại quỹ tiền mặt :
Nợ TK 111 : 410.000
Có TK 312 : 410.000

21
22
Bộ (sở):
Đơn vị:
Sổ CáI
Năm 2002
Tài khoản – Tiền Mặt
Số hiệu : 111
Đơn vị tính :đồng
Ngày
Tháng
Diễn giải Nhật ký chung
Số
Hiệu
Số tiền
Số
trang
Số tt
dòng
Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
30/6
Số dư đầu kỳ
Rút HMKP tháng6
Chi lương
Thu tiền học phí
Thu tiền thuê địa diểm
Thanh toán công tác phí
Chi mua VTVP
Thanh toán tiền công

Nâng cấp phần mềm MT
Chi phí ngiệp vụ c/ môn
Thưởng học sinh
Chi chụp ảnh
Thanh toán tiền mua than
Chi phí khác trong tháng
Nộp tiền học phí vàoKB
Nộp tiền xây dung vàoKB
Nộp tiền ĐTPT vào KB
Các khoản chi không hết
Nộp lại qũy tiền mặt
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
461

334
511
511
661
661
661
661
661
661
661
661
661
112
112
112
312
65603252
91616000
9000000
8000000

91616000
1000000
188500
1400000
200000
1497500
2000000
36000
220000

3032600
2520000
9000000
8070000
410000
Cộng số phát sinh
Số dư cuối kỳ
109026000
53848652
120780600
Hà Nội ngày 30 tháng 6 năm 2003
Người lập bảng Kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký ,họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , đóng dấu)
1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc:
Để hạch toán tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc kế toán sử dụng tài khoản 112
“Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc".
23
a. Công dụng :
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tất cả các
loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân Hàng, Kho Bạc ( bao gồm tiền Vịêt Nam, ngoại
tệ, vàng ,bạc, kim khí quý , đá quý )
b) Nguyên tắc hạch toán :
- Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc
là các giấy báo có, báo nợ hay bảng sao kê của Ngân Hàng , Kho Bạc kèm theo
các chứng từ gốc.
- Kế toán phải tổ chức thực hiện việc theo dõi riêng từng loại tiền gửi
(tiền gửi về kinh phí hoạt động, tiền gửi về vốn đầu tư XDCB và các loại tiền
khác theo từng loại Ngân Hàng, kho bạc).Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm
đảm bảo số liệu gửi vào, lấy ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân
Hàng, Kho Bạc quản lý.Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân Hàng ,Kho

Bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời.
- Kế toán tiền gửi phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý lưu thông
tiền tệ và những quy định có liên quan đến luật Ngân sách hiện hành của Nhà
Nước.
c. Kết cấu và nội dung
Có TK 112 Nợ
- Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi lại
ngân hàng, kho bạc.
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại
ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại
tệ tăng)
- Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút tiền
gửi ngân hàng, kho bạc.
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại
tệ giảm)
SD: Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng, bạc còn gửi tại ngân hàng.
24
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc có 3 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 1121- "Tiền Việt Nam": Phản ánh số tiền hiện có và tình hình
biến động các khoản tiền Việt Nam ở đơn vị gửi tại ngân hàng, kho bạc.
+ Tài khoản 1122 - "Tiền ngoại tệ": Phản ánh số hiện có và tình hình biến
động giá trị của các loại ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng, kho bạc.
+ Tài khoản 1123 - "Vàng, bạc, đá quý": Phản ánh số hiện có và tình hình
biến động giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý của đơn vị tại ngân hàng, kho
bạc.
25