đồ án tốt nghiệp quản lý ký túc xá

Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
o0o
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
Giáo viên hướng dẫn: Th.S Trần Thị Kim Oanh
Sinh viên thực hiện: Trần Thị Hương
Lớp: 43B2 - CNTT
Vinh, tháng 5 - 2006
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
1
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 2
PHẦN I:TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KÝ TÚC XÁ 4
1.Mục đích khoá luận 4
2.Yêu cầu khoá luận 5
3. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu 6
PHẦN II:KHẢO SÁT HỆ THỐNG 7
1. Hoạt động của hệ thống hiện tại 7
2. Đánh giá của hệ thống hiện tại 11
3. Yêu cầu đối với hệ thống quản lý hiện nay 11
PHẦN III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13
1. Các chức năng chính của hệ thống 13
2. Đặc tả chức năng của hệ thống 14
3. Phân tích thiết kế hệ thống 16

4. Biểu đồ luồng dữ liệu 18
5. Xác định các kiểu chuẩn hoá 23
6. Thiết kế các tệp CSDL 28
PHẦN IV: GIAO DIỆN CHÍNH VÀ MODUL CỦA CHƯƠNG TRÌNH
32
PHẦN V: KẾT LUẬN 41
LỜI KẾT 42
TÀI LIỆU THAM KHẢO 43
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
2
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng
công nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi. Khi hệ thống
càng phát triển, càng phức tạp thì các phương thức quản lý cổ điển truyền
thống sẽ trở nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao
của hệ thống. Để xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có
hiệu quả, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại, đó chính là công
nghệ thông tin.
Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến
các hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống làm
việc của một xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền
kinh tế tri thức. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động
xã hội và nghiên cứu khoa học được nhiều người quan tâm. Phạm vi ứng dụng
của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông,
đo lường, tự động hoá, quản lý các hoạt động của con người và xã hội…
Những lợi ích mà các phần mềm ứng dụng mang lại là đáng kể: xử lý thông
tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức, phí tổn

thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản
trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây
dựng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một
cách tốt nhất. Với tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý nên tôi muốn tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị
cơ sở dữ liệu Microsoft access để xây dựng phần mềm quản lý Ký túc xá .
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
3
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Khoá luận: QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
Khoá luận gồm ba chương:
Chương 1. Tổng quan về hệ thống quản lý ký túc xá
Chương 2. Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương 3. Thiết kế giao diện và thiết kế Modul
Khoá luận được hoàn thành vào tháng 5 năm 2006 tại trường Đại Học
Vinh, với sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Kim Oanh . Nhân dịp
này tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô, người đã định hướng và tận tình
giúp đỡ tôi trong quá trình học tập nghiên cứu. Cảm ơn các thầy cô giáo khoa
Công nghệ thông tin trường Đại Học Vinh đã giảng dạy và chỉ bảo những vấn
đề liên quan đến đề tài.Xin cảm ơn các thầy cô quản lý ký túc xá trường Đại
Học Vinh đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình khảo sát hệ thống. Xin cảm
ơn người thân và bạn bè đã giúp đỡ tạo điều kiện cho tôi suốt quá trình học tập
và hoàn thành luận văn.
Vinh, tháng 5 năm 2006
Tác giả

GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị

Hương
4
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
1.Mục đích khoá luận
Trong xã hội phát triển thông tin đã được ứng dụng vào thực tế và thu
được những thành quả to lớn về kinh tế lẫn chính trị. Các mối quan hệ , tính
trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến cả mỗi hệ thống xã hội. Hệ
thống càng phát triển, tức có nhiều mối quan hệ giữa chúng thì trật tự càng
phức tạp, do đó nội dung thông tin càng phong phú, nếu như xử lý các thông
tin đó bằng phương pháp thủ công truyền thống thì khá vất vả. Do vậy, để xử
lý thông tin một cách nhanh chóng , chính xác và có hiệu quả , ngày nay
ngành công nghệ thông tin đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp và
công cụ cần thiết.
Như vậy , có thể nói công nghệ thông tin đã thâm nhập vào tất cả các
ngành trong đời sống xã hội với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới
mẻ, sáng tạo , nhanh chóng mà không làm mất đi sự chính xác đặc biệt , nó đã
đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào các hệ thống quản lý.
Quản lý Ký túc xá là một công việc rất khó khăn đòi hỏi tính cẩn thận và
khoa học ,và chính xác , với chương trình Quản lý ký túc xá tôi mong trong
tương lai sẽ trở thành một phần mềm thực sự có ích , giúp quản lý sinh viên
nội trú bằng máy tính một cách tiện lợi , nhanh chóng hơn cách quản lý bằng
tay và chính xác cao.
Công việc quản lý Ký túc xá như chúng ta đã biết đó là quản lý hồ sơ
sinh viên trong thời gian ở ký túc, quản lý số lượng phòng của ký túc, số
lượng sinh viên ở trong ký túc, chuyển phòng, tìm phòng khi có yêu cầu,
thống kê danh sách sinh viên theo yêu cầu của ban quản lý
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương

5
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Với công việc này quản lý bằng sổ sách có nhiều hạn chế sẽ mất nhiều
thời gian, công sức nhất là quản lý ký túc có số lượng sinh viên lớn đòi hỏi
nhân lực nhiều .
Với những yêu cầu , tính chất của công việc quản lý Ký túc xá việc đưa
hệ thống vào xử lý bằng máy tính là một yêu cầu cấp thiết . Nó sẽ giải quyết
được các yêu cầu nêu trên một cách tối ưu nhất , hiệu quả nhất .
2.Yêu cầu của khoá luận
Để quản lý sinh viên ở trong ký túc xá phải thực hiện được các công việc
sau :
- Cập nhật thông tin về Ký túc xá: Mã ký túc . tên tên ký túc . Để cập nhật ,
quản lý các thông tin về các ký túc xá hiện có của ký túc.Có thể nhập mới một
ký túc , huỷ bỏ một ký túc ký túc khi không còn sử dụng nữa. Có thể sửa đổi
các thông tin liên quan đến ký túc xá đó .
- Cập nhật thông tin phòng của mỗi ký túc xá :mã phòng, mà ký túc xá , loại
phòng .Để cập nhật , quản lý các phòng hiện có của các ký túc. Có thể loại
bỏ , nhập mới , sửa đổi các thông tin liên quan đến các phòng của các ký túc .
- Cập nhật thông tin khoa :mã khoa , tên khoa , để quản lý các khoa học
trong hồ sơ của sinh viên .Có thể sửa đổi thông tin về các tên các khoa , có thể
bổ sung , xoá bỏ một khoa khi không có sinh viên học trong đó.
- Cập nhật thông tin về hồ sơ của sinh viên :mã sinh viên , tên sinh viên ,
khoa học, ngày sinh , giới tính , quê quán , mã phòng: Để quản lý hồ sơ sinh
viên khi vào ở trong ký túc xá. Sinh viên đó được phân công ở phòng số mấy ,
ký túc xá bao nhiêu , và học ở khoa nào được quản lý một cách chặt chẽ.
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
6
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

- Xử lý chuyển phòng: khi một sinh viên có nguyện vọng chuyển từ phòng
này sang phòng khác thì được sự đồng ý của quản lý ký túc,và kiểm tra xem
phòng đó đã đủ số lượng sinh viên ở chưa, nếu chưa đủ thì sinh viên đó sẽ
được chuyển sang và được quản lý ở phòng mới.
- Xử lý kỷ luật : Khi có một sinh viên vi phạm kỷ luật thì sẽ được lưu lại sau
đó có thể thông báo cho khoa hoặc cho gia đình biết tình hình của sinh viên
hoặc con mình.Sau khi sinh viên bị vi phạm kỷ luật khi đang ở trong ký túc thì
ký túc sẽ có các hình thức để xử lý , nếu như vi phạm nhẹ thì bị cảnh cáo , nếu
nặng quá sẽ bị đuổi không cho ở trong ký túc xá nữa .
- Có thể lưu lại danh sách những sinh viên đã từng ở trong ký túc xá trong
một thời gian nào đó.Trong một thời gian khi tạo mới dữ liệu thì số sinh viên
đã từng ở trong ký túc xá sẽ được lưu lại thành một bảng riêng để khi có yêu
cầu xem hay thống kê.
- Ngoài ra còn có thể tìm kiếm phòng còn thiếu số lượng sinh viên trong mỗi
phòng , hoặc tìm kiếm sinh viên trong ký túc xá - Có thể cho phép thống kê
theo yêu cầu của ban quản lý : thống kê danh sách sinh viên theo ký túc , theo
phòng , theo giới tính, hoặc theo dân tộc , tôn giáo ….
3. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Ngân hàng dữ liệu thích hợp với mô hình thông tin phong phú và đang đáp
ứng nhu vầu đòi hỏi thực tiền ứng dụng
- Phải có các công cụ hiệu quả để tránh tranh chấp và xung đột dữ liệu
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
7
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

- Công cụ lập trình mạch lạc cho pháp người lập trình sử dụng hệ thống hoàn
chỉnh , nhanh chóng , mềm dẻo.

Để đáp ứng được những yêu cầu đó nên tôi chọn ngôn ngữ Visual
basic và hệ cơ sở dữ liệu Access là công cụ lập trình để giải quyết bài toán
này . Ưu điểm của ngôn ngữ lập tình Visual basic là khá phổ cập , và là ngôn
ngữ mạnh , giao diện đẹp , có tính năng tự động cao , có khả nằng kết nối cao ,
truy cập các tệp cơ sở dữ liệu tạo hiệu ứng nhanh chóng và thuận lợi, sử dụng
nó tiện lợi trong môi trường Windows.
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
8
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

PHẦN II. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.Hoạt động của hệ thống hiện tại
Sau đây là một số tìm hiêu về phương pháp quản lý sinh viên ở ký túc xá
trường Đại học Vinh làm bằng phương pháp thủ công truyền thống:
Hệ thống quản lý ký túc xá có chức năng chính là quản lý, kiểm tra và
giám sát các sinh viên nội trú ở trong các trường Đại học. Và quản lý số lượng
các phòng , số lượng sinh viên ở mỗi phòng.
Hệ thống gồm các chức năng chính như sau :
a.Đăng ký thủ tục
Khi một sinh viên có mong muốn vào ở trong ký túc xá thì trước hết
phải phải làm thủ tục đăng ký .Khi một sinh viên đăng ký vào ở ký túc xá
được cán bộ quản lý ký túc hướng dẫn làm các thủ tục đăng ký phòng ở .Nếu
là sinh viên mới phải có giấy báo nhập học , nếu là sinh viên cũ phải có thẻ
sinh viên.Sau khi kiểm tra các giấy tờ có liên quan của sinh viên đã đầy đủ thì
cán bộ quản lý bán cho mỗi sinh viên một phiếu ở trong thời hạn 10 tháng
với số tiền 500000 ngàn. Sinh viên đăng ký hồ sơ của mình qua phiếu ở .
Hồ sơ đăng ký gồm :Họ tên sinh viên, giới tính, ngày sinh, quê
quán,khoa học và đăng ký các thông tin đó vào phiếu ở mà mình đã mua.
Cán bộ quản lý dựa trên phiếu ở đó để sắp xếp danh sách phòng ở cho sinh

viên đó và quản lý sinh viên dựa trên số phiếu mà sinh viên đó đã khai các
thông tin vào.
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
9
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

b.Sắp xếp phòng ở
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký , sinh viên được ban quản lý sắp xếp
phòng ở vào trong cácphòng của ký túc xá .Trước khi sắp xếp phòng cho sinh
viên đó cán bộ quản lý kiểm tra xem phòng nào còn rỗng , hay còn thiếu sinh
viên ở trong mỗi phòng, có thể theo nguyện vọng của sinh viên đó muốn ở
phòng nào và phòng đó là nam hay nữ để sắp xếp cho phù hợp . Danh sách
sinh viên ở được đăng ký tuần tự theo các phòng còn rỗng . Ký túc xá qui định
mỗi phòng tối đa là 8 sinh viên, tầng 1 thường là nam ở , còn nữ thường ở các
tầng phía trên.
c.Quản lý sinh viên
Sau khi sinh viên đã ổn định phòng ở thì sẽ phải tuân thủ mọi nội quy mà
ký túc xá đặt ra . Nếu sinh viên nào vi phạm sẽ bị lập biên bản kỷ luật , và tuỳ
vào mức độ năng nhẹ của vi phạm sẽ ứng với các hình thức phạt khác nhau.
d.Chuyển phòng
Trong quá trình ở ký túc xá sinh viên đó không được tự tiện ra khỏi ký
túc khi không được sự cho phép của ban quản lý của ký túc. Và không được ra
khỏi ký túc ở khi chưa hết hạn , nếu muốn ra thì phải bán phiếu ở cho một
người khác (không thông qua lý túc ) sau khi được sự đồng ý của ban quản lý
thì hồ sơ sinh viên đó sẽ được thay thế bằng hồ sơ của sinh viên mới., còn ở
thì không thu thêm tiền vì đây chỉ là hình thức đổi cho sinh viên khác.
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
10

Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Nếu một sinh viên trong quá trình ở muốn chuyển sang phòng khác ,
được sự đồng ý của cán bộ quản lý thì hồ sơ sinh viên đó sẽ được chuyển từ
phòng cũ sang phòng mới , và sinh viên đó được quản lý từ phòng mới này.
e.Quản lý phòng và các ký túc xá
Ký túc hiện tại có 3 ký túc xá : Ký túc xá số 1 , ký túc xá số 2 , ký túc xá
số 4, có 11 cán bộ quản lý , 1giám đốc và 1 phó giám đốc.Các ký túc xá được
phân công các cán bộ quản lý khác nhau .
Sau mỗi năm thì ký túc xá lại khoá hồ sơ cũ bằng cách hoàn thành các
thủ tục liên quan . Nếu một sinh viên muốn ở tiếp thì phải lại mua phiếu ở như
lúc đầu.
f.Thống kê danh sách sinh viên
Trong quá trình quản lý , theo yêu cầu của giám đốc hay ban lãnh đạo
cần thông tin về một danh sách sinh viên nào đó theo yêu cầu thì ban quản lý
sẽ thống kê danh sách hoặc thống kê số lượng . Thống kê danh sách sinh viên
theo ký túc xá , theo phòng , theo giới tính , theo dân tộc , tôn giáo…Có thể
theo yêu cầu của ban quản lý thống kê số lượng như : số lượng phòng hiện có
của ký túc , số sinh viên của mỗi phòng,số sinh viên theo khoa , số sinh viên
nam hoặc nữ ….
TỔNG KẾT:
Từ kết quả đã khảo sát và việc phân tích tính thiết thực, hiệu quả và độ
tiện lợi của hệ thống cũ, chúng ta thấy rằng hệ thống này còn có rất nhiều
điểm không còn phù hợp với công việc quản lý của hiện nay. Một số công
việc có thể dẫn đến sai lạc thông tin và xử lý quá chậm, mất nhiều thời gian
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
11
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Vì những điều như thế tôi đã mạnh dạn đưa ra một ý tưởng về một hệ thống
quản lý ký túc xá có khả năng thay thế hoàn chỉnh hệ thống mà chúng ta đã có
với các chức năng hoàn toàn giống với công tác quản lý ký túc xá của các
trường có ký túc xá cộng thêm những chức năng có thế tiết kiệm thời gian,
khả năng xử lý chính xác, nhanh nhạy và đầy hiệu quả. Tôi đã kết hợp những
chuẩn, các quy tắc cứng của nhiệm vụ quản lý sinh viên ở ký túc xá đã có với
công nghệ thông tin đó là chiếc máy tính mà hiện nay nó không còn là quá
khó đối với với các trường Đại hoc .
2.Đánh giá về hệ thống hiện tại
.Ưu điểm :
Hầu hết cán bộ quản lý được phân công làm các công việc khác nhau ,
quản lý các ký túc xá khác nhau và có sự quản lý của giám đốc và phó giám
đốc . Và đã hoàn thành các công việc mình được giao , công việc tiến hành
rất đơn giản và dễ làm.
. Nhược điểm:
- Trong quá trình quản lý sinh viên mất nhiều thời gian , công sức nhất
là khi phải quản lý số lượng sinh viên lớn .
-Việc kiểm tra đánh giá , sửa đổi , bổ sung , tìm kiếm thông tin chậm ,
mất nhiều thời gian và công sức.
-Quá trình quản lý sinh viên hầu hết dựa trên thủ công không phù hợp
với thời kỳ tự động hóa ,không đáp ứng được yêu cầu thời đại mới thời đại
Công nghệ thông tin , đòi hỏi tính toán chính xác cao , nhanh.
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
12
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

3.Yêu cầu đối với hệ thống quản lý hiện nay
Từ những hạn chế nêu trên cho thấy việc tổ chức lại hệ thống quản lý ký
túc trở thành một phần mền máy tính có sự quản lý của cán bộ quản lý là một

vấn đề cần thiết. Hệ thống mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ
thống cũ , phải đáp ứng được những yêu cầu mang lại hiệu quả cao trong công
việc quản lý sinh viên ở ký túc , dễ dàng thực hiện .Hệ thống mới phải thực sự
giúp người quản lý truy nhập , xử lý , kết xuất các thông tin một cách đầy đủ
kịp thời .Bên cạnh đó hệ thống ứng dụng mới phải có giao diện thuận lợi ,
thân thiện và dễ sử dụng.
a. Yêu cầu về phần mềm
- Phần mềm phải thiết kế chạy trên mạng cục bộ
- Máy chủ phải sử dụng Hệ điều hành Windows 98 trở lên
- Cơ sở dữ liệu: Microsoft access
b. Về người sử dụng
- Người sử dụng phải có trình độ cơ bản về tin học
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
13
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

PHẦN III : PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG MÔ HÌNH DỮ
LIỆU CHO HỆ THỐNG MỚI
1.Các chức năng chính của hệ thống
1.Cập nhật Khoa
2.Cập nhật Ký túc
3.Cập nhật Phòng Cập nhật TT ký túc
4. Cập nhật hồ sơ SV

5.xử lý chuyển phòng
6.Tìm kiếm thông tin Xử lý thông tin
7. xử lý kỷ luật
8.Tạo mới dữ liệu QLKTX
9.Thống kê theo số lượng

10. Thống kê theo DS Thống kê thông tin
11.DS V đã từng ở ký túc
12.In hồ sơ SV theo phòng
13.In thông tin tìm kiếm In ấn
14. In thống kê
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
14
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

2.Đặc tả các chức năng chính của hệ thống
a. Cập nhật thông tin ký túc
- Cập nhật Khoa:Bao gồm tên khoa , mã khoa . Chức năng này cho phép cập
nhật thông tin các khoa của trường mà sinh viên học .Có thể thêm mới một
khoa , hoặc sửa đổi thông tin của khoa khi cần thiết , có thể huỷ bỏ khoa khi
không còn tồn tại .
- Cập nhật ký túc: Bao gồm Mã ký túc , tên ký túc. Chức năng này cho phép
cập nhật tên các ký túc hiện có của trường, có thể xoá bỏ khi không còn sử
dụng được nữa. Có thể Sửa đổi các thông tin về ký túc.
- Cập nhật phòng:Bao gồm Mã ký túc xá, mã phòng , loại phòng. Chức năng
này cho phép thêm một phòng mới , sửa thông tin về phòng đó như là phong
nam hay là phòng nữ , xoá các thông tin về các phòng của ký túc .
- Cập nhật hồ sơ sinh viên:Bao gồm số phiếu, họ tên sinh viên, ngày sinh ,
quê quán , giới tính, khoa học … Chức năng này cho phép nhập hồ sơ sinh
viên vào các phòng của các ký túc. Khi một sinh viên đăng ký vào ơ sẽ được
cập nhật các thông tin của sinh viên đó để sau này quản lý .Có thể sửa đổi các
thông tin của sinh viên đó khi thông tin bị sai, xoá bỏ sinh viên khi không còn
ở trong ký túc nữa .
b. Xử lý thông tin
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị

Hương
15
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

- Xử ký chuyển phòng: chức năng này cho phép chuyển một sinh viên từ một
phòng này sang phòng khác cùng loại phòng . Khi một sinh viên có ý định
chuyển sang phòng khác được sự đồng ý của ban quản lý sẽ được chuyển sang
phòng mới này . Hồ sơ của sinh viên đó sẽ được chuyển qua phòng mới .
- Xử lý kỷ luật : chức năng này lưu lại thông tin các hình thức vi phạm của
học sinh khi đang ở trong ký túc.Khi một sinh viên bị vi phạm các nội quy của
ký túc sẽ bị lập biên bản kỷ luật .
- Tìm kiếm thông tin: chức năng này cho phép tìm kiếm thông tin của một
sinh viên nào đó ở trong ký túc.
- Tạo mới dữ liệu: Chức năng này cho phép ta tạo mới dữ liệu khi sang năm
mới . Có thể lưu lại danh sách sinh viên đã từng ở ký túc xá của năm vừa mới
quản lý , và có thể loại bỏ danh sách sinh viên ở trong ký túc của các năm
trước nếu đồng ý.
c.Thống kê thông tin
- Thống kê theo số lượng: chức năng này cho phép thống kê các số lượng
như : số lượng phòng hiện có , số phòng có sinh viên ở , số sinh viên trong
mỗi phòng , số sinh viên theo giới tính , theo tôn giáo , dân tộc …
- Thống kê theo danh sách : chức năng này cho phép thống kê danh sách sinh
viên theo yêu cầu như: theo ký túc xá , theo phòng , theo giới tính , theo khoa,
theo dân tộc , tôn giáo …
- Thống kê danh sách sinh viên đã từng ở trong ký túc:chức năng này cho
phép từ cho phép thống kê danh sách sinh viên đã từng ở ký túc trong các năm
trước mà mình đã lưu .
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
16

Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

d. In ấn
- In hồ sơ sinh viên theo phòng: chức năng này cho phép in hồ sơ của các sinh
viên có trong một phòng của ký túc.
- In thông tin tìm kiếm : chức năngnày cho phép in thông tin sau khi tìm kiếm
được.
- In thống kê: chức năng này cho phép in các thông tin thống kê được.
3.Phân tích thiết kế
a. Lựa chọn hướng phân tích
Khi phân tích thiết kế hệ thống ta có thể chọn một trong hai hướng là
hướng chức năng và hướng dữ liệu. Trong đề tài này tôi lựa chọn phân tích
theo hướng chức năng. Với cách tiếp cận này, chức năng được lấy làm trục
chính của quá trình phân tích và thiết kế, tiến hành phân tích trên xuống có
cấu trúc.
Các bước thực hiện:
- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
- Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể
-Xây dựng mô hình dữ liệu
b. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để nêu ra chức năng và quá
trình cho biểu đồ luồng dữ liệu, thông qua nó để mô tả các chức năng xử lý
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
17
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

của hệ thống theo các mức. Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ
đồ phân cấp chức năng còn được dùng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình

hoặc quá trình con phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu.
Khảo sát thực tế của “ Hệ thống quản lý sinh viên ở ký túc xủa trường
đại học ”, sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống được trình bày theo các mức
cụ thể sau:
4.Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu dùng để diễn tả tập hợp các chức năng của hệ
thống trong mối quan hệ trước, sau của tiến trình xử lý và việc trao đổi thông
tin trong hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta thấy được đằng sau những gì
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
18
In thông tin tìm
kiếm
Cập nhật thông
tin
Xử lý thông tin Thống kê TT In ấn
Cập nhật Khoa
Cập nhật ký túc
Cập nhật phòng
Tìm kiếm SV
Chuyển phòng
TK theo số lượng
TK theo danh
sách
In hồ sơ SVtheo
phòng
Quản lý ký túc xá
Cập nhật hồ sơ
SV
Xử lý kỷ luật In thống kê

Tạo mới dữ liệu
DSSV đã từng ở
ký túc xá
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ những chức năng và các thông tin cần
thiết. Biểu đồ luồng được chia thành các mức như sau:
a.Biểu đồ mức khung cảnh :
Là mức tổng quát nhất được xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân
tích và được dùng để vạch ra biên giới của hệ thống, cũng như buộc người
phân tích – thiết kế phải xem xét mọi tham số bên ngoài hệ thống. ở mức này
người phân tích chỉ cần xác định được các tác nhân và coi toàn bộ các xử lý
của hệ thống là một chức năng, trong biểu đồ chưa có kho dữ liệu.
b.Biểu đồ luồng mức đỉnh
Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng ở mục 2, để tách các chức năng thành các
chức năng con trên cơ sở tôn trọng 4 nguyên tắc sau:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn.
- Các tác nhân ngoài được bảo toàn.
- Có thể xuất hiện các kho dữ liêu.
- Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ.
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
19
Yêu cầu/đáp
ứng hồ sơ
sinh viên
QLKTX
Ban quản lý
Sinh viên
Hồ sơ SV

Yêu cầu/đáp
ứng yêu cầu
Yêu cầu/đáp
ứng tìm kiếm
Xử lý thông tin
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

c.Biểu đồ luồng mức dưới đỉnh
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
20
Cập nhật
thông tin
Sinh viên
Xử lý
thông tin
Kho dl
Thống kê
TT
In ấn
Người quản lí
Yêu cầu thống kê
Đáp ứng
yêu cầu TK
Yêu cầu In
Yêu cầu
TT SV
Hồ sơ
Sinh viên
Yêu cầu

thông tin
Đáp ứng
yêu cầu TT
Đáp ứng
yêu cầu
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Từ 3 chức năng cơ bản được mô tả ở biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Ta
tiến hành phân rã thành các chức năng con chi tiết ứng với biểu đồ phân cấp
chức năng thấp nhất theo các nguyên tắc cơ bản sau:
- Phải phân rã các chức năng ở mức trên xuống mức dưới,
- Các tác nhân ngoài được bảo toàn từ sơ đồ mức đỉnh,
- Kho dữ liệu xuất hiện dần theo yêu cầu quản lý nội bộ,
- Bảo toàn các luồng dữ liệu vào ra với các tác nhân ngoài và thêm các luồng
nội bộ.
- Có thể tách biểu đồ thành từng trang ứng với một hoặc vài chức năng ở mức
đỉnh.
- chức năng cập nhật thông tin:
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
21
Cập
nhật
khoa
Cập
Nhật hồ
sơ SV
Cập
nhật ký
túc

Cập
nhật
phòng
Ban quản lý
Sinh viên
Hồ
sơ
sin
h
viê
n
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

-Chức năng Xử lý thông tin:
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
22
Sinh viên
Ban quản lý
Xử lý kỷ
luật
Tìm kiếm
Sinh viên
Chuyển
phòng
Thông tin yêu cầu xử lý
Xử
lý
thô
ng

tin
kỷ
luậ
t
Yêu
cầu/
đáp
ứng
TT
Tạo mới
dữ liệu
Yê
u
cầ
u
tạo
m
ới
Đá
p
ứn
g
tạo
m
ới
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

- Chức năng thống kê :
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương

23
Hồ
sơ
sin
h
viê
n
Ban quản lý
Thống kê
theo danh
sách
Thống kê
theo số
lượng
TT yêu cầu
TT Đáp ứng
TT yêu cầu
TT Đáp ứng
DSSV đã
từng ở ký
túc xá
TT Đáp ứng
TT yêu cầu
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

-Chức năng In ấn
5.Xác định các kiểu chuẩn hoá
a. Chuẩn hoá lược đồ cơ sở dữ liệu
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương

24
Ban quản lý
In thông
tin tìm
kiếm
In thống
kê
In hồ sơ
SV theo
phòng
TT yêu cầu
TT Đáp ứng
TT yêu cầu
TT Đáp ứng
TT yêu cầu
TT Đáp ứng
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Trong thực tế, một ứng dụng có thể được phân tích, thiết kế thành nhiều
lược đồ cơ sở dữ liệu khác nhau và tất nhiên chất lượng thiết kế của các lược
đồ cơ sở dữ liệu này cũng khác nhau. Chất lượng thiết kế của một lược đồ cơ
sở dữ liệu có thể được đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn như: sự trùng lặp
thông tin, chi phí kiểm tra các ràng buộc toàn vẹn…
Sự chuẩn hoá lược đồ cơ sở dữ liệu có ý nghĩa rất lớn đối với mô hình dữ
liệu quan hệ. Trong thực tế, ở những bước tiếp cận đầu tiên, người phân tích
thiết kế rất khó xác định được ngay một cơ sở dữ liệu của một ứng dụng sẽ
gồm những lược đồ quan hệ con (thực thể) nào (có chất lượng cao), mỗi lược
đồ quan hệ con có những thuộc tính và tập phụ thuộc hàm ra sao?. Thông qua
một số kinh nghiệm, người phân tích - thiết kế có thể nhận diện được các thực
thể của lược đồ cơ sở dữ liệu nhưng lúc đó chất lượng của nó chưa hẳn đã cao.

Bằng phương pháp chuẩn hoá, người phân tích – thiết kế có thể nâng cao chất
lượng của lược đồ cơ sở dữ liệu ban đầu để đưa vào khai thác.
Chuẩn hoá là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính và áp dụng một
tập các quy tắc phân tích vào các danh sách đó, chuyển chúng thành một dạng
mà:
- Tối thiểu việc lặp lại (cùng một thuộc tính có mặt ở nhiều thực thể).
- Tránh dư thừa (các thuộc tính có giá trị là kết quả từ tính toán đơn giản được
thực hiện trên các thuộc tính khác).
Để đánh giá một cách cụ thể chất lượng thiết kế của một lược đồ cơ sở
dữ liệu, tác giả của mô hình dữ liệu quan hệ E.F Codd, đã đưa ra 3 dạng
chuẩn (1NF, 2NF, 3NF). Người phân tích - thiết kế bắt đầu với một danh sách
các thuộc tính dự định đối với một kiểu thực thể, sau khi áp dụng 3 quy tắc
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
25