Báo cáo thực tập tổng hợp : Công ty THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BNC (TNHH )

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Từ viết tắt Từ đầy đủ
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TM & DV Thương mại và dịch vụ
CNTT- TT Công nghệ thông tin- truyền thông
VNĐ Việt Nam đồng
TMĐT Thương mại điện tử
GTGT Giá trị gia tăng
SXKD Sản xuất kinh doanh
PP Phương pháp
TK Tài khoản
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ
PHẦN 1. TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BNC (TNHH )
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Thương mại và Dịch
vụ BNC.
1.1.1. Giai đoạn từ khi thành lập đến năm 2010.
Công ty Thương mại và Dịch vụ BNC (TNHH ) tiền thân là cửa hàng
máy tính và linh kiện văn phòng, được thành lập ngày 12 tháng 09 năm 2004.
Đến ngày 02 tháng 08 năm 2007 đổi tên thành Công ty Thương mại và
Dịch vụ BNC (TNHH ) theo giấy phép kinh doanh số 2102001443, mã số
thuế 2300309219 do Sở kế hoạch và Đầu tư Bắc Ninh cấp, hoạt động chuyên
nghiệp trong lĩnh vực kỹ thuật máy tính, mạng máy tính, phần mềm và tích
hợp dữ liệu. Địa chỉ trụ sở chính hiện tại của công ty nằm tại: Số 238 đường
Ngô Gia Tự - Tp. Bắc Ninh – tỉnh Bắc Ninh. Toàn bộ mọi giao dịch qua ngân
hàng được thực hiện trên tài khoản của Công ty số 0351000151259 tại Ngân
hàng ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Bắc Ninh. Số điện thoại liên hệ:

02413811801- Fax: 02413811801. Công ty thành lập với số vốn điều lệ ít ỏi
2.000.000.000 VNĐ.
Những ngày đầu thành lập Công ty chỉ hoạt động trong gian hàng nhỏ
60m2, với 05 nhân viên. Giai đoạn 2007 – 2010, với kế hoạch thực hiện phát
triển thương mại điện tử cùng với nhiều chính sách phát triển CNTT – TT của
tỉnh Bắc Ninh, kết quả ứng dụng CNTT nói chung và phát triển TMĐT nói
riêng đạt được nhiều thành tựu quan trọng. Đây là điều kiện không nhỏ giúp
cho việc kinh doanh của Công ty gặp được nhiều thuận lợi. BNC nằm trong
những top doanh nghiệp tiên phong ứng dụng TMĐT bán hàng và cung cấp
dịch vụ trực tuyến theo hình thức B2C, C2C. BNC cũng đã gặt hái được một
5
số thành tựu đáng kể, doanh thu tăng trưởng ổn định qua các năm, nâng tổng
số vốn từ 2 tỷ đồng lên 2.241.841.223 đồng qua 4 năm. Số lượng nhân viên
tăng từ 05 lên tới 30 nhân viên.
1.1.2. Giai đoạn từ năm 2010 đến nay.
Từ khi chính thức đổi tên thành Công ty TM & DV BNC, lĩnh vực hoạt
động chính của Công ty bao gồm: cung cấp các dịch vụ máy tính, truyền
thông, các dịch vụ và giải pháp mạng máy tính cục bộ và mạng diện rộng …
Công ty đã thực hiện được nhiều dự án có quy mô lớn, khẳng định uy tín và vị
thế của mình trên thương trường, được khách hàng tín nhiệm và đánh giá cao.
Từ năm 2010, với sự phát triển rầm rộ của CNTT cùng với TMĐT,
hàng loạt doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này ra đời đã tạo ra một sức
ép không nhỏ tới BNC. Chính vì vậy, từ tháng 03 năm 2010, Công ty mở rộng
thêm danh mục hàng hóa để cạnh tranh. Không chỉ kinh doanh máy tính và
linh kiện máy tính, Công ty cũng buôn bán thêm các sản phẩm thiết bị giải trí,
điện thoại di động… giúp đa dạng hóa các loại mặt hàng, nâng cao sức cạnh
tranh. Bên cạnh đó, việc phát triển đội ngũ nhân viên có trình độ mới, Công ty
đẩy mạnh vào việc khai thác mảng lĩnh vực thiết kế web và đưa nó thành
điểm nổi bật với các doanh nghiệp trong tỉnh, tạo vị thế cạnh tranh tốt hơn.
Đến tháng 09 năm 2010, Công ty tiến tới hợp tác với một số ít các nhà

sản xuất, các nhà cung cấp hàng đầu trên thế giới về thiết bị, sản phẩm CNTT.
Công ty Thương mại và Dịch vụ BNC được lựa chọn là đại lý tại thị trường
Bắc Ninh cung cấp các sản phẩm tin học của CSM (thương hiệu máy tính số 1
tại Việt Nam ), đại lý bán hàng của thương hiệu FPT – Elead; đại lý ủy quyền
kinh doanh các sản phẩm của HP như: Notebook, Printer, Desktop, phân phối
độc quyền Lưu điện Powerkinetics tại Bắc Ninh… Trong thời gian, Công ty
Thương mại và Dịch vụ BNC cũng đã cung cấp và hỗ trợ thành công nhiều dự
6
án CNTT quan trọng, trong đó có các dự án về tin học hóa quản lý hành chính
nhà nước và tin học hóa giáo dục.
Với việc xác định đúng hướng đi, đầu tư có hiệu quả, Công ty đã đạt
mức tăng trưởng cao so với năm 2009 mặc dù trong thị trường cạnh tranh
khốc liệt bấy giờ. Doanh thu năm 2010 đạt 18.321.164.482 đồng, các mặt
hàng laptop, linh kiện điện tử, thiết bị giải trí được bán ra với số lượng lớn do
nhu cầu người dân ngày càng cao trong thời buổi CNTT phát triển lúc bấy
giờ. Công ty đã nộp ngân sách nhà nước 60.245.780 đồng. Hệ thống cửa hàng
kinh doanh được mở rộng. Năm 2011, Công ty mở thêm 02 cửa hàng tại: 108
– Khu 1 Phố Mới – Quế Võ – Bắc Ninh và 112 – Thị trấn Chờ - Yên Phong –
Bắc Ninh
Đến năm 2013, Công ty chuyển trụ sở chính từ 268 Ngô Gia Tự - Tiền
An – TP Bắc Ninh sang 238 Ngô Gia Tự - Tiền An – TP Bắc Ninh, đồng thời
giám đốc cũ ông Nguyễn Văn Huyên – người thành lập Công ty cũng được
đổi sang anh Đặng Ngọc Tân. Mặc dù gặp nhiều bất lợi trong kinh doanh do
ảnh hưởng của nền kinh tế, Công ty vẫn quyết định mở rộng quy mô kinh
doanh với 02 cửa hàng mới tại: Số 7 ngõ 2 – Nguyễn Ngọc Nại – Thanh Xuân
– Hà Nội và 239 – Trần Phú – TX. Từ Sơn – Bắc Ninh.
Trải qua hơn 05 năm hình thành và phát triển, Công ty Thương mại và
Dịch vụ BNC cũng đã đạt được một số thành tựu nhất định cũng như những
khó khăn phải đương đầu. Điều này được thể hiện thông qua một số chỉ tiêu
tài chính vài năm gần đây.

7
Bảng 1-1. Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty TM & DV BNC trong ba
năm 2011 - 2013
Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu 2011 2012 2013
Tổng tài sản 7.224.467.326 11.257.125.17
0
10.033.123.63
3
Doanh thu thuần 18.868.325.46
7
20.346.123.46
3
18.923.156.87
3
Lợi nhuận trước thuế 83.123.699 84.671.262 69.333.786
Lợi nhuận sau thuế 62.342.774 63.503.447 52.000.339
Vốn chủ sở hữu 2.334.250.447 2.722.520.559 2.843.024.346
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty 2011-2013 )
Qua bảng trên ta thấy tình hình hoạt động của Công ty trong 03 năm
gần đây có gặp một chút khó khăn. Cụ thể:
Về tổng tài sản năm 2012 so với năm 2011 tăng 4.032.657.844, tuy
nhiên đến năm 2013 lại bị giảm 1.224.001.537 do việc chuyển đổi chủ sở hữu
Công ty từ ông Nguyễn Văn Huyên sang anh Đặng Ngọc Tân, cùng với sự
thay đổi về quy cách hoạt động kinh doanh của Công ty, cùng với các tác
động của tình hình kinh tế. Chính điều này cũng ảnh hưởng đến sự thay đổi về
doanh thu cũng như lợi nhuận cả trước thuế và sau thuế. Năm 2013 doanh thu
thuần có giảm so với năm 2012 nhưng vẫn cao hơn so với năm 2011. Tuy
nhiên lợi nhuận trước thuế và sau thuế của Công ty lại giảm nhiều so với năm
2012 và 2011. Nguyên nhân cũng do năm 2013 là năm Công ty mới mở thêm

hai cửa hàng mới, cùng với những bất lợi về tình hình kinh tế cũng như cạnh
tranh trong lĩnh vực kinh doanh ngày càng tăng, chính vì thế mà chi phí đầu
tư bỏ ra tăng lên khiến cho doanh thu và lợi nhuận bị giảm.
Tuy nhiên việc hoạt động của kinh doanh vẫn đem lại những kết quả
khả quan, lợi nhuận thu về không bị lỗ, vốn chủ sở hữu vẫn tăng trưởng hàng
8
năm mà không có dấu hiệu suy giảm. Từ năm 2014, Công ty dự kiến sẽ đưa
lợi nhuận của Công ty từ hoạt động kinh doanh tăng lên và cố gắng giảm chi
phí một cách tối thiểu.
1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý
của Công ty Thương mại và Dịch vụ BNC.
1.2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TM & DV BNC.
Công ty Thương mại và Dịch vụ BNC có trụ sở giao dịch chính hiện
đặt tại số 238 đường Ngô Gia Tự - Tp. Bắc Ninh – Tỉnh Bắc Ninh, với tổng
diện tích thuê hơn 100m
2.
hiện đang sử dụng là khu văn phòng làm việc và
cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty. Nơi đây cũng là tổng kho của
Công ty, nơi cung cấp hàng hóa cho các cửa hàng bán lẻ của Công ty. Thị
trường chính của Công ty là cung cấp các loại sản phẩm CNTT cho khu vực
TP. Bắc Ninh, TX. Từ sơn, khu vực huyện Yên Phong, Quế Võ, và một phần
TP. Hà Nội.
Hiện Công ty đang kinh doanh một số mặt hàng chủ yếu:
+ Máy tính bàn, lap top, linh kiện máy tính
+ Các thiết bị ngoại vi: loa, thẻ nhớ, tai nghe, USB Flash…
+ Phụ kiện lap top, phụ kiện máy ảnh
+ Thiết bị mạng: Modem, router, switch, mạng không dây…
+ Thiết bị văn phòng: máy in, máy photo, camera giám sát…
+ Thiết bị số: máy ảnh, máy nghe nhạc, điện thoại di động
+ Phần mềm…

9
Các mặt hàng của Công ty được nhập chính hãng từ các hãng máy tính
nổi tiếng như Dell, Acer, HP… Các loại linh kiện, phụ kiện cũng như thiết bị
mạng cũng được nhập từ các hãng có uy tín như Genius, Tenda, Rapoo, TP –
Link… Công ty cũng liên kết với cửa hàng Hà Minh mobile cung cấp mặt
hàng điện thoại di động cũ và mới của hãng Nokia và Apple. Ngoài ra, Công
ty còn cung cấp các dịch vụ sửa chữa các loại tivi, máy tính bàn, lap top, và
thiết kế website cho khách hàng có nhu cầu ngoài mua sắm các sản phẩm trên.
1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của
Công ty TM & DV BNC.
Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty TM & DV BNC
được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.
Đứng đầu là giám đốc Đặng Ngọc Tân, điều hành chung các hoạt động
kinh doanh của Công ty. Giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý hai phòng
cấp dưới là phòng hành chính và phòng tài chính – kế toán. Mọi kế hoạch về
công việc cũng như kế hoạch kinh doanh được truyền tải từ giám đốc tới nhân
viên phòng hành chính và phòng tài chính – kế toán. Giám đốc giám sát việc
thực hiện của toàn Công ty thông qua báo cáo của hai phòng này là chính.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc Hoàng Ngọc Tú. Phó giám
đốc chịu trách nhiệm báo cáo lại với giám đốc các hoạt động liên quan tới
phần mình phụ trách, giúp giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành hai phòng
cấp dưới là phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh.
Phòng hành chính gồm 03 nhân viên, đứng đầu là trưởng phòng chị
Nguyễn Thị Thu Hường, 01 phó phòng Bùi Thị Quỳnh và 01 nhân viên văn
thư chị Nguyễn Thị Thùy Lê. Công việc chính của phòng là xây dựng và quản
lý toàn bộ hệ thống văn bản, tài liệu trong Công ty, giúp giám đốc truyền tải
các kế hoạch kinh doanh và hoạt động thường nhật của Công ty tới các phòng
ban thông qua các biên bản giao việc…
10
Phòng tài chính – kế toán gồm 07 nhân viên kế toán và 02 nhân viên

quản lý kho, thực hiện các công tác kế toán tài chính của Công ty. Trưởng
phòng tài chính – kế toán có trách nhiệm thực hiện quyết toán và lập báo cáo
tài chính gửi lại cho giám đốc hàng tháng, hàng quý và cuối năm. Hai nhân
viên quản lý kho chịu trách nhiệm quản lý kiểm kê hàng hóa có trong kho
cũng như chất lượng của hàng hóa và báo cáo lại cho trưởng phòng định kỳ.
Phòng kinh doanh gồm 08 nhân viên. Đứng đầu là trưởng phòng anh
Phan Thúc Định, giúp phó giám đốc quản lý nhân viên trong phòng cũng như
triển khai công việc của Công ty liên quan đến hoạt động kinh doanh tới các
nhân viên trong phòng. Giúp việc cho trưởng phòng là phó phòng Đinh Hữu
Thuật cùng các nhân viên kinh doanh Đặng Hoài Khắc, Phạm Thị Duyên,
Nguyễn Thanh Tùng, Nguyễn Phúc Thụy, Đinh Xuân Thanh và Lê Thị Đài
Trang. Phòng kinh doanh chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của phó giám
đốc, thực hiện lập kế hoạch kinh doanh, các phương án phát triển hoạt động
kinh doanh cho Công ty trình cho phó giám đốc để thông qua và thực hiện
theo sự chỉ đạo. Phòng cũng chịu trách nhiệm tiêu thụ hàng hóa, nghiên cứu
thăm dò thị trường, xây dựng các chiến lược tiếp thị, quảng cáo sản phẩm của
Công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của phó giám đốc còn có phòng
kỹ thuật với người đứng đầu là trưởng phòng anh Nguyễn Ngọc Sơn. Công
việc chính của phòng là đảm bảo việc sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành vi tính,
máy fax… và các dịch vụ liên quan tới vấn đề kỹ thuật, phục vụ các yêu cầu
của khách hàng về mảng kỹ thuật. Công việc liên quan tới vấn đề kỹ thuật
được phòng phân chia cho từng nhóm nhân viên cụ thể. Chịu trách nhiệm về
phần cứng là anh Nguyễn Trí Đức và anh Ngô Ngọc Mạnh. Phụ trách về phần
mềm là anh Nguyễn Hoàn Hải và anh Trần Quốc Anh. Còn lại 03 nhân viên
là: Nguyễn Thị Yến, Võ Thế Anh và Nguyễn Cao Phan đảm nhiệm việc điều
hành và quản trị website của Công ty cũng như thực hiện các hợp đồng, giao
11
Giám đốc
Phó giám đốc

Phòng hành chínhPhòng tài chính-kế toánPhòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
địch với khách hàng về dịch vụ thiết kế website, các dịch vụ liên quan về web
mà khách hàng yêu cầu.
12
Sơ đồ 1-1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TM & DV
BNC
Công ty
Khách hàng
Số 7 Ngõ 2-Nguyễn Ngọc Nại-Thanh Xuân- Hà Nội
108-Khu 1 Phố Mới-Quế Võ- Bắc Ninh
239-Trần Phú-TX Từ Sơn-Bắc Ninh
112-Thị trấn Chờ-Yên Phong-Bắc Ninh
1.2.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TM &
DV BNC.
Việc tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty được quản lý và điều
hành bởi giám đốc với sự giúp đỡ của phó giám đốc và các phòng cấp dưới.
Kế hoạch công việc cụ thể được giám đốc thông qua và giao cho phòng kinh
doanh để áp dụng và thực hiện. Việc kinh doanh của công ty thực hiện chủ
yếu tại trụ sở chính của công ty – tổng kho. Ngoài ra, việc buôn bán và tiêu
thụ hàng hóa của công ty còn được thực hiện thông qua hệ thống 04 cửa hàng
đặt tại các khu vực các nhau trên địaa bàn tỉnh và khu vực Hà Nội. Khách
hàng mua với số lượng nhỏ, lẻ có thể thực hiện việc giao dịch tại các cửa
hàng này mà không cần đến tận công ty đề mua. Với những đơn hàng lớn, hay
mang tính dịch vụ như thiết kế website, phát triển phần mềm… thì khách
hàng sẽ thực hiện giao dịch trực tiếp tại trụ sở chính của công ty.
13
Sơ đồ 1-2. Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TM &
DV BNC
PHẦN 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BNC (TNHH )

2.1. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Thương mại và Dịch vụ BNC.
2.1.1. Đặc điểm lao động kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty Thương mại và Dịch vụ BNC gồm có 07
thành viên như sau:
- Trường phòng: chị Nguyễn Vân Anh, 31 tuổi, tốt nghiệp Đại học
Kinh tế quốc dân, hệ chính quy, chuyên ngành kế toán, năm tốt nghiệp 2003,
làm việc tại Công ty từ năm 2004 – giai đoạn đầu thành lập Công ty.
- Phó phòng: chị Nguyễn Thị Thảo, 33 tuổi, tốt nghiệp trường Đại học
Tài chính kế toán, hệ chính quy, năm tốt nghiệp 2000, Công tác tại Công ty từ
năm 2004.
- Anh Nguyễn Thái Bình, 31 tuổi, tốt nghiệp Học viện tài chính, hệ
chính quy, chuyên ngành kế toán, năm tốt nghiệp 2003, tham gia làm việc tại
Công ty từ năm 2005
- Chị Đinh Thị Ngân, 28 tuổi, tốt nghiệp Đại học Kinh tế quốc dân, hệ
chính quy, chuyên ngành kế toán, năm tốt nghiệp 2006, công tác tại Công ty
từ năm 2006.
- Chị Lê Thị Nga, 30 tuổi, tốt nghiệp Học viện tài chính hệ chính quy,
chuyên ngành kế toán, năm tốt nghiệp 2002, tham gia làm việc tại Công ty từ
năm 2006.
14
- Anh Lê Đình Vương, 26 tuổi, tốt nghiệp Đại học Thương mại, hệ
chính quy, chuyên ngành kế toán, tốt nghiệp năm 2010, tham gia công tác tại
Công ty từ năm 2010.
Và Chị Nguyễn Hồng Lê, 26 tuổi, tốt nghiệp Đại học Thương mại, hệ
chính quy, chuyên ngành kế toán, năm tốt nghiệp 2010, tham gia Công tác tại
công ty từ năm 2010.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức
năng, mô hình tập trung.

Đứng đầu bộ máy kế toán là trưởng phòng kế toán – tài chính kiêm kế
toán trưởng, chị Nguyễn Vân Anh. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước
giám đốc và toàn Công ty về công tác quản lý tài chính – kế toán tại Công ty.
Đồng thời kế toán trưởng cũng chịu trách nhiệm tổ chức bồi dưỡng, đào tạo
nâng cao trình độ kế toán cho kế toán viên trong phòng. Kế toán trưởng cũng
là người thường xuyên và định kỳ tổ chức kiểm tra công tác tài chính – kế
toán của Công ty. Kế toán trưởng đôn đốc và hướng dẫn lập báo cáo quyết
toán định kỳ hàng tháng, quý, năm, tổng hợp và báo cáo lại với giám đốc.
Giúp việc cho kế toán trưởng là là phó phòng kế toán – tài chính kiêm
kế toán tổng hợp, chị Nguyễn Thị Thảo. Công việc chính của chị là tiếp nhận,
kiểm tra và xử lý dữ liệu từ các kế toán viên cấp dưới của từng phần hành cụ
thể, kiểm tra và tổng hợp lại để báo cáo với kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp
cũng là người lập báo cáo phân tích hoạt động tài chính của Công ty định kỳ
qua hướng dẫn của kế toán trưởng, đồng thời đề xuất các vướng mắc trong
công tác hạch toán với kế toán trưởng để tìm hướng xử lý.
Giúp việc cho kế toán tổng hợp là các nhân viên kế toán:
15
- Anh Nguyễn Thái Bình phụ trách kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ của
Công ty. Công việc của anh là tính lương và quyết toán lương cho nhân viên
hàng tháng. Kiêm chức vụ thủ quỹ, vì vậy anh cũng giữ nhiệm vụ quản lý
tiền, ngân phiếu và tình hình thu chi hàng ngày của Công ty. Hàng ngày và
cuối tháng anh có nghĩa vụ kiểm quỹ, đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với kế toán
thanh toán. Định kỳ anh phải lập báo cáo kiểm kê quỹ để báo cáo với kế toán
tổng hợp.
- Chị Đinh Thị Ngân phụ trách kế toán thuế của công ty. Hàng tháng
chị lập bảng kê thuế, tờ khai và các báo gửi cơ quan chức năng theo quy định
của pháp luật hiện hành.
- Chị Lê Thị Nga phụ trách kế toán thanh toán và công nợ. Công việc
của chị là theo dõi và lập báo cáo tình hình công nợ phải trả phải thu, quản lý
tình hình thanh toán của Công ty.

- Anh Lê Đình Vương phụ trách kế toán kho hàng theo dõi và quản lý
kho hàng hóa. Cuối kỳ kế toán kho hàng lập báo cáo xuất – nhập – tồn kho,
theo dõi doanh thu bán hàng và tình hình thanh toán với người mua.
16
Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán trưởng
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ
Kế toán thuế Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán kho
17
Sơ đồ 2-3. Bộ máy kế toán tại công ty Thương mại và Dịch vụ BNC
2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty Thương mại và Dịch vụ
BNC.
2.2.1. Các chính sách kế toán chung.
Chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng là chế độ kế toán theo Quyết
định số 15/2006/QĐ – BTC.
Công ty sử dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung. Đồng tiền sử
dụng để hạch toán là Việt Nam Đồng (VNĐ). Niên độ kế toán của công ty bắt
đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương lịch.
Phương pháp tính thuế GTGT mà Công ty áp dụng theo phương pháp
khấu trừ. Công ty ghi nhận và tính giá hàng tồn kho cuối kỳ theo giá nhập
trước xuất trước, phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê
khai thường xuyên. TSCĐ của Công ty được tính khấu hao theo phương pháp
đường thẳng.
Các nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay, chi phí phải trả, các khoản dự
phòng cũng như ghi nhận doanh thu, ghi nhận chênh lệch tỉ giá hối đoái…
đều được thực hiện theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán theo quy
định.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ.
Hệ thống chứng từ của Công ty được lập, sử dụng, kiểm tra và lưu trữ
theo đúng quy định của Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC.

Ngoài ra, do đặc điểm Công ty kinh doanh thương mại và cung cấp
dịch vụ máy tính là chủ yếu, do đó việc sử dụng các loại chứng từ liên quan
đến mua hàng và bán hàng như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn … được sử dụng
phổ biến nhất.
18
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng quy định của
Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. Tài khoản mẹ được vận dụng theo chế độ
quy định, tài khoản con được mở chi tiết phù hợp với tình hình hoạt động
kinh doanh của Công ty.
Là doanh nghiệp thương mại và cung cấp dịch vụ, việc sử dụng các tài
khoản về mua bán hàng hóa được công ty sử dụng chủ yếu. Tài khoản 156 –
“hàng hóa” được chi tiết theo từng nhóm, loại hàng hóa có trong kho của
Công ty.
Hiện công ty cũng chủ yếu cung cấp hệ thống máy tính cũng như bảo
dưỡng cho nhiều trường học trong địa bàn tỉnh, vì vậy việc quản lý các tài
khoản công nợ cũng được chi tiết cho từng khách hàng cụ thể để tiện theo dõi.
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.
Công ty thực hiện chế độ ghi chép sổ kế toán theo hình thức Nhật ký
chung, mẫu sổ tờ rời, mẫu sổ và cách ghi chép theo quy định chế độ kế toán
theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. Đây là hình thức ghi sổ theo trình tự
thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được, kế toán viên tiến
hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Sau đó ghi số liệu vào nhật
ký chung, đồng thời ghi vào sổ chi tiết của từng mặt hàng, từng nhóm hàng.
Đối với các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính
chất phân bổ thì các chứng từ gốc trước hết phải được tập hợp và phân loại
trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả từ bảng phân bỏ ghi vào
nhật ký chung. Cuối tháng căn cứ vào số liệu đã ghi trên nhật ký để ghi vào sổ
cá theo từng tài khoản.

19
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
NHẬT KÝ CHUNG
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết thì được
ghi trực tiếp vào các sổ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ kế toán chi tiết
và căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng
tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và các bảng tổng
hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2-4.Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
20
Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Căn cứ theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC hệ thống báo cáo tài
chính của công ty gồm 4 báo cáo cơ bản sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo
kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài
chính.
Theo đó Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh được
Công ty lập theo từng tháng, từng quý, từng năm. Còn Báo cáo lưu chuyển
tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính được Công ty lập vào thời điểm cuối
năm.
Bên cạnh đó, do thành lập chưa được lâu, quy mô kinh doanh còn hạn
hẹp, tổ chức kế toán còn yếu kém, việc tổ chức lập báo cáo quản trị của công
ty còn chưa được thực hiện, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc ra quyết

định kinh doanh của công ty.
2.3. Đặc điểm kế toán trên một số phần hành chủ yếu.
2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân
hàng. Hiện nay tiền gửi ngân hàng của công ty hâu hết được gửi ở ngân hàng
TMCP Ngoại thương Việt Nam – Vietcombank – chi nhánh Bắc Ninh, còn
tiền mặt tại quỹ thì có tiền Việt Nam đang nằm trong két của công ty. Hạch
toán vốn bằng tiền tại công ty thực hiện như sau:
Kế toán chỉ được phép hạch toán tiền quỹ khi phát sinh các nghiệp vụ
thu, chi tiền mặt thực tế. Hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi và tổn quỹ
tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát
hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
21
Kế toán thanh toán và công nợ chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng để ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh
các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra số tiền tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Việc thu, chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi; lệnh thu, lệnh
chi phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người được ủy quyền) và kế toán
trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu, lệnh chi, kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu
thu, phiếu chi (mẫu số 01,02 TT- Chế độ chứng từ kế toán). Tiền mặt là số
vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: tiền
Việt Nam. Mọi khoản thu, chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách
nhiệm thực hiện. Thủ quỹ khi nhận được phiếu thu, phiếu chi theo sẽ tiến
hành thu, chi theo các chứng từ đó. Khi thu, chi, thủ quỹ ký tên và đóng dấu
“Đã thu tiền”, “ Đã chi tiền” lên các phiếu thu, phiếu chi (theo đúng quy định
của nghiệp vụ quỹ). Sau đó, thủ quỹ sử dụng phiếu thu, phiếu chi để ghi vào
sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho
kế toán tiền mặt. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ liên quan,
kế toán xác định nội dung thu, chi để định khoản và ghi sổ kế toán. Số tồn quỹ
cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ.

Thu tiền mặt nhập quỹ: dựa vào phiếu thu và các chứng từ liên quan để
kế toán xác định nội dung thu, từ đó xác định tài khoản ghi Có, đối ứng với
Nợ TK 111.
Chi tiền mặt tại quỹ, căn cứ vào” Phiếu chi” và các chứng từ có liên quan,
kế toán xác định nội dung chi tiền mặt, từ đó xác định tài khoản ghi Nợ đối ứng
với Có TK 111.
Tình hình kiểm kê quỹ Tiền mặt: Thực hiện kiểm kê quỹ vào ngày cuối
cùng của tháng. Khi tiến hành kiểm kê thì lập hội đồng kiểm kê gồm có: giám
đốc, kế toán trưởng, kiểm soát viên, thủ quỹ. Sau đó hội đồng kiểm kê tiến hành
đếm từng loại tiền tồn quỹ thực tế đến ngày cuối tháng. Sau khi kiểm kê xong hội
22
Sổ quỹ tiền mặt
Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
Phiếu chi
Phiếu thu
đồng đối chiếu giữa tồn quỹ thực tế đúng như tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Sổ quỹ
tiền mặt- TK 111).
Khi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra
đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu
trên sổ sách kế toán của Công ty, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng
từ của ngân hàng thì Công ty phải có thông báo cho ngân hàng để cùng đối
chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn chưa xác định nguyên
nhân chênh lệch, thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bảng sao kê của ngân
hàng. Số chênh lệch được ghi vào các tài khoản tài sản chờ xử lý ( TK 1381”
Tài sản chờ xử lý”. TK 3381” Tài sản thừa chờ xử lý”). Sang kỳ sau phải tiếp
tục kiểm tra nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.
Tình hình kiểm kê quỹ Tiền gửi ngân hàng: Cuối tháng kế toán lấy Sổ
phụ của ngân hàng đối chiếu với sổ sách (Sổ theo dõi TGNH- TK 112) theo
dõi TGNH của công ty khớp đúng.
Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã

được nhập, xuất quỹ tiền mặt tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Sau khi phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt hàng ngày hoặc định kỳ thủ quỹ
chuyển phiếu thu, phiếu chi cùng các chứng từ kế toán liên quan cho bộ phận kế
toán.
Tại bộ phận kế toán, kế toán viên mở sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.
Định kỳ kế toán viên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết quỹ tiền
mặt với sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ.
Sau khi đối chiếu, kế toán tiền mặt ký xác nhận vào sổ quỹ tiền mặt.
23
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK111,112
Sổ cái TK111,112 Bảng tổng hợp chi tiết TK111,112
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo TC
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi…) kế
toán định khoản, ghi sổ Nhật ký chung. Sau đó trên cơ sở Nhật ký chung rồi
ghi Sổ cái.
Cuối kỳ, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh tính ra số phát sinh nợ,
có và số dư cuối kỳ của TK 111, 112 trên Sổ cái. Đối chiếu Sổ cái TK
111,112 với bảng tổng hợp chi tiết nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân
và điều chỉnh. Trên cơ sở số liệu ở sổ TK 111, 112, ghi vào bảng cân đối sổ
phát sinh cho tài khoản đó. Căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối số phát sinh
và bảng tổng hợp chi tiết để ghi vào các mục tương ứng trên bảng cân đối kế
toán.
24
Sơ đồ 2-5. Quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
2.3.2. Kế toán hàng hóa tồn kho.

Hàng tồn kho được hạch toán theo PP kê khai thường xuyên, là PP theo
dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho
vật liệu, hàng hóa thành phẩm, công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán theo mỗi
lần phát sinh. Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho theo PP nhập trước -
xuất trước. Phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa là PP ghi thẻ song song.
Thủ kho theo dõi, phản ánh số lượng hàng hóa xuất, tồn trong kho trên
“Thẻ kho”. Kế toán theo dõi và phản ánh số lượng, giá trị hàng hóa nhập,
xuất, tồn kho trên “Sổ chi tiết hàng hóa”.
25