284 Hoàn thiện hồ sơ kiểm toán nội bộ tại Công ty giấy Bãi Bằng

Lời nói đầu

Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập đợc thiết lập bên
trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động đợc kiểm toán nh
một loại dịch vụ đối với tổ chức đó. Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp các
thành viên của tổ chức hoàn thành một cách hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ
của họ. Để đạt đợc điều đó, kiểm toán viên nội bộ cung cấp cho họ những sự
phân tích, đánh giá, t vấn, kiến nghị và các thông tin liên quan khác đến các
hoạt động đợc kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu đặc biệt quan trọng trong hoạt động
kiểm toán nội bộ. Những tài liệu này mô tả tất cả các thời gian biểu, các công
việc, các bằng chứng, các ý kiến, nhận xét khác nhau, đ ợc kiểm toán viên nội
bộ soạn thảo trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với các mục tiêu kiểm
toán, làm cơ sở cho việc cung cấp những sự phân tích, đánh giá, t vấn, kiến
nghị, về các hoạt động đ ợc kiểm toán cho Ban giám đốc, các bộ phận, các đối
tợng quan tâm. Trong nhiều tr ờng hợp, những tài liệu này đợc cung cấp bởi
các nhà quản lí, các nhân viên trong công ty hoặc ngời bên ngoài. Nh vậy, hồ sơ
kiểm toán là cầu nối giữa công việc kiểm toán trong thực tế và các báo cáo kiểm
toán đợc đa ra. Tầm quan trọng đó thể hiện ở các ý sau:
Trớc hết, nó là cơ sở pháp lí cho mọi cuộc kiểm toán nội bộ. Hồ sơ kiểm
toán gồm rất nhiều những tài liệu nh các quy định, các quyết định của Nhà nớc,
tổ chức, các bộ phận chức năng trong tổ chức đó cùng các bằng chứng kiểm
toán viên thu thập đợc trong suốt quá trình kiểm toán, phù hợp với các mục tiêu
kiểm toán, làm căn cứ pháp lí cho việc đa ra ý kiến, nhận xét, kiến nghị của
kiểm toán viên.
Mặt khác, hồ sơ kiểm toán còn là tài liệu để kiểm toán viên chứng minh
rằng: các công việc kiểm toán viên tiến hành, các bằng chứng kiểm toán viên
thu thập là tuân thủ đúng chuẩn mực hiện hành. Qua đó, kiểm toán viên tự bảo
vệ mình, khẳng định trình độ chuyên môn cũng nh chất lợng công việc kiểm
toán mình tiến hành.
- 1 -

Bên cạnh đó, hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng trong công tác tổ
chức kiểm toán, làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra các công việc đã phân
công cũng nh phối hợp kiểm toán.
Chính vì tầm quan trọng đặc biệt đối với các cuộc kiểm toán nh vậy nên
việc nghiên về hồ sơ kiểm toán là cần thiết và em đã chọn đề tài: Hoàn thiện
hồ sơ kiểm toán nội bộ tại công ty giấy Bãi Bằng
Việc nghiên cứu về hồ sơ kiểm toán gắn với thực tế là rất cần thiết đối với
một sinh viên nh em. Nó có ý nghĩa quan trọng không chỉ về mặt lí luận mà còn
cả về mặt thực tiễn, tạo ra những tiền lệ kiến thức vững chắc cũng nh sự tự tin
cho các kiểm toán viên tơng lai khi bớc vào nghề.
Do thời gian và điều kiện nghiên cứu cũng nh đi thực tế tại công ty giấy
Bãi Bằng là có hạn nên việc tiếp cận đề tài của em chỉ dừng lại ở mức độ kết
hợp những kiến thức đã học, tham khảo thêm một số tài liệu và phỏng vấn,
quan sát thực tế do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong muốn
nhận đợc những ý kiến đống góp giúp em bổ sung và hoàn thiện đề tài nghiên
cứu của mình.
Em cũng xin chân thành cảm ơn cô giáo Bùi Minh Hải cùng các kiểm toán
viên trong Tổ kiểm toán nội bộ công ty giấy Bãi Bằng đã tận tình giúp đỡ em
trong quá trình đi thực tế cũng nh thực hiện bài viết này.
Hà nội, 11 năm 2001
Sinh viên
Nguyễn Thuỷ Hạnh Mai

- 2 -
Phần I
Cơ sở lí luận chung về hồ sơ kiểm toán.
1. Khái niệm hồ sơ kiểm toán.
Hiện nay có khá nhiều tài liệu đa ra các khái niệm khác nhau về hồ sơ
kiểm toán. Cụ thể:
Theo SAS 41(AU 338) thì Hồ sơ kiểm toán là sổ sách của kiểm toán viên

ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, các thông tin thu
đợc và những kết luận thích hợp đạt đợc trong công tác. Các tài liệu này phải
bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành
kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.
Chuẩn mực thứ 230 do Bộ Tài Chính mới ban hành 9/1999 định nghĩa:
Hồ sơ kiểm toán là những giấy tờ làm việc do kiểm toán viên lập, thu thập,
phân loại, sử dụng và lu giữ, bảo quản. Hồ sơ kiểm toán đợc lu giữ dới nhiều
hình thức khác nhau nh giấy, phim ảnh, thiết bị điện tử, .
Còn Viện nghiên cứu kiểm toán viên nội bộ đa ra khái niệm này trong
chuẩn mực thứ 420 nh sau:
Hồ sơ kiểm toán nên do kiểm toán viên(kiểm toán viên) chuẩn bị và đợc
rà soát bởi ngời quản lí Phòng kiểm toán nội bộ. Hồ sơ kiểm toán nên ghi lại
thông tin thu đợc và các phân tích đợc thực hiện và nên hỗ trợ cho các phát hiện
và kiến nghị đề xuất.
Nh vậy, có rất nhiều khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm toán. Tuy nhiên,
các quan điểm trên đều có điểm chung là: Hồ sơ kiểm toán do các kiểm toán
viên lập, sử dụng và lu giữ, làm minh chứng cho các công việc kiểm toán viên
đã tiến hành, các bằng chứng kiểm toán viên đã thu thập, làm cơ sở cho việc đa
ra ý kiến nhận xét của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.
2. Các chuẩn mực về hồ sơ kiểm toán.
Theo IAS thứ 420, các chuẩn mực liên quan đến hồ sơ kiểm toán thờng đ-
ợc chia làm 2 nhóm là:
- 3 -
a. Nhóm các chuẩn mực thuộc về bản chất:
Theo quan điểm thuộc về bản chất thì kiểm toán viên nội bộ cần quan tâm
tới những vấn đề sau:
Mối liên quan với các mục tiêu kiểm toán:
Nội dung của hồ sơ kiểm toán phải liên quan tới toàn bộ các nhiệm vụ của
cuộc kiểm toán, các mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể của cuộc kiểm toán.
Số lợng các tài liệu đa vào hồ sơ kiểm toán có thể không cần nhiều nhng phải

đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp đủ thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán.
Cô đọng chi tiết:
Cô đọng và tóm tắt phần chi tiết có thể giảm bớt số lợng lớn hồ sơ kiểm
toán và để sau này sử dụng có hiệu quả hơn. Điều đó đòi hỏi sự cố gắng đặc biệt
của kiểm toán viên.
Trình bày rõ ràng:
Chuẩn mực này liên quan đến năng lực trình bày tài liệu rõ ràng và dễ hiểu
của kiểm toán viên. Để làm đợc việc này có hiệu quả thì kiểm toán viên phải có
kế hoạch hợp lí trớc khi cuộc kiểm toán đợc thực hiện.
Sự chính xác:
Các bảng công bố và các số liệu định lợng thu thập đợc trong quá trình
kiểm toán phải đợc ghi chép chính xác vì mục đích có thể đợc sử dụng trong t-
ơng lai cũng nh để giải đáp, chứng thực những công việc đã thực hiện, những
kết quả đã thu thập đợc trong quá trình kiểm toán.
Hoạt động theo các khoản mục mở:
Các khoản mục mở là những vấn đề thờng đợc đặt ra trong kiểm toán hoặc
thông tin gắn liền với yêu cầu phải theo dõi việc thực hiện. Việc hoàn thành kiểm
toán cũng đòi hỏi phải có những khoản mục mở trong hồ sơ kiểm toán.
b. Nhóm các chuẩn mực thuộc về hình thức:
Theo quan điểm về mặt hình thức, kiểm toán viên cần quan tâm tới các vấn
đề sau:
Soạn thảo các đề mục:
- 4 -
Các đề mục cần đợc soạn thảo một cách nhất quán. Đề mục chính phải bao
gồm tên gọi của toàn bộ nhiệm vụ kiểm toán, từng mặt riêng của toàn bộ nhiệm
vụ đó, ngày tháng áp dụng cho các tài liệu hiện hành. Đề mục nhỏ hơi lệch về
một phía chỉ ra tên của ngời lập ra hồ sơ kiểm toán và ngày tháng lập.
Tổ chức:
Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán cần đợc tổ chức, sắp xếp theo một cách
sao cho dễ đọc, dễ hiểu, dễ soát xét, tra cứu.Việc này phải bao gồm cả việc sử

dụng các tiêu đề thích hợp, chừa khoảng cách, đặt lề
Ngắn gọn và rõ ràng :
Tính ngắn gọn và rõ ràng làm cho việc sử dụng các hồ sơ kiểm toán có
hiệu quả hơn. Những chuẩn mực này cũng xác nhận mức độ thận trọng của
kiểm toán viên trong việc lập hồ sơ kiểm toán.
Lập mục lục:
Tất cả các hồ sơ kiểm toán phải đợc lập mục lục tạo định hớng cho kiểm
toán viên và giám sát viên trong việc kiểm soát chặt chẽ số lợng tài liệu cũng nh
tính chính xác của thông tin trong hồ sơ kiểm toán và báo cáo kiểm toán.
3. Các loại hồ sơ kiểm toán.
Không có một chuẩn mực hay một qui định chung nào về cách tổ chức tài
liệu trong hồ sơ kiểm toán. Tuỳ từng công ty kiểm toán, từng bộ phận kiểm toán
nội bộ của các công ty khác nhau xây dựng phơng pháp của riêng mình để xây
dựng, tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán. Các kiểm toán viên mới vào nghề
phải tuân thủ theo các phơng pháp đó. Tuy nhiên, một hồ sơ kiểm toán bao giờ
cũng chứa đựng hầu nh tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc kiểm toán. Các tài liệu
bắt đầu từ những thông tin tổng quát nhất nh những dữ kiện liên quan tới công ty,
bộ phận cần đợc kiểm toán ghi trong hồ sơ kiểm toán thờng xuyên cho tới các báo
cáo tài chính, các tài liệu chứng minh cho các khảo sát của kiểm toán viên và cuối
cùng là báo cáo kiểm toán. Có 2 loại hồ sơ kiểm toán thông dụng là hồ sơ thờng
xuyên và hồ sơ hiện hành.
a. Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên:
Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên(hồ sơ kiểm toán chung) nhằm lu giữ những
dữ kiện về bản chất có tính lịch sử hoặc có tính liên tục thích hợp với quá trình
- 5 -
kiểm toán hiện hành. Những hồ sơ này cung cấp một nguồn thông tin thích hợp
về cuộc kiểm toán đợc quan tâm thờng xuyên từ năm này qua năm khác. Hồ sơ
kiểm toán thờng xuyên có thể đợc chỉnh lí mỗi khi có những thay đổi trong
quyết định, quy định của Nhà n ớc, doanh nghiệp hay các bộ phận chức năng.
Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên thờng bao gồm các tài liệu sau:

* Các trích đoạn hoặc các bản sao những chứng từ có tầm quan
trọng thờng xuyên nh quyết định thành lập, các quy định về mặt tổ chức, hoạt
động, các hợp đồng Mỗi loại chứng từ này đều có tầm quan trọng đối với
kiểm toán viên trong nhiều năm, nhiều cuộc kiểm toán khi chúng còn có hiệu
lực.
* Các quá trình phân tích từ các năm trớc, các tài khoản có tính
quan trọng thờng xuyên đối với kiểm toán viên nh: Tài sản cố định, nợ dài
hạn, Các thông tin này có trong hồ sơ kiểm toán th ờng xuyên giúp kiểm toán
viên tập trung vào việc phân tích những biến động trong số d của năm hiện hành
mà vẫn giữ lại kết quả các lần kiểm toán của các năm trớc.
* Thông tin liên quan đến việc hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ
và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Thông tin này bao gồm các sơ đồ tổ
chức, sơ đồ vận động, bảng câu hỏi và các thông tin khác về kiểm soát nội bộ
gồm cả sự liệt kê các quá trình kiểm soát và các nhợc điểm trong hệ thống.
b. Hồ sơ kiểm toán hiện hành.
Hồ sơ kiểm toán hiện hành(hồ sơ kiểm toán năm) bao gồm tất cả các tài
liệu có thể áp dụng đợc cho năm đang kiểm toán, cho cuộc kiểm toán hiện
hành. Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán hiện hành đợc các kiểm toán viên nội
bộ cập nhật thờng xuyên trong suốt quá trình kiểm toán và bao gồm các tài liệu
sau:
* Thông tin chung:
Thông tin chung bao gồm các tài liệu nh bản ghi nhớ về kế hoạch kiểm
toán, các bản tóm tắt hoặc bản sao biên bản họp của Ban giám đốc, Hội đồng
quản trị, các ghi chú về các thảo luận với đại diện các bộ phận đợc kiểm toán,
những xác nhận của ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng
* Chơng trình kiểm toán:
- 6 -
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đánh dấu trên chơng trình các thể
thức kiểm toán đã hoàn thành và ghi rõ ngày hoàn thành. Việc đa vào hồ sơ kiểm
toán một chơng trình kiểm toán đợc thiết kế kĩ lỡng, đợc hoàn tất một cách chu

đáo là một bằng chứng về một cuộc kiểm toán chất lợng cao.
* Bảng cân đối thử tạm thời:
Dựa trên các sổ cái tổng hợp, kiểm toán viên lên các bảng cân đối thử tạm
thời và đối chiếu với các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhằm đánh giá
tính trung thực, hợp lí của các con số trong các Báo cáo tài chính đố..
* Điều chỉnh và phân loại các bút toán:
Khi kiểm toán viên phát hiện ra sai sót trọng yếu trên sổ sách kế toán thì
các sổ sách, Báo cáo tài chính phải đợc sửa chữa bằng các bút toán điều chỉnh
của kiểm toán viên. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này phải đợc Tổng Giám đốc và
bộ phận kế toán chấp nhận.
Quá trình phân loại các bút toán nhằm trình bày các thông tin kế toán một
cách đúng đắn ngay cả khi số d trên báo cáo là chính xác.
Các bút toán chỉ đợc điều chỉnh, phân loại nếu nó ảnh hởng trọng yếu đến
sự trình bày trung thực của các báo cáo tài chính.
* Các bản kê cơ sở:
Các bản kê cơ sở đợc lập nhằm chứng minh cho các số tiền khác nhau trên
các báo cáo tài chính thể hiện tính đầy đủ của cuộc kiểm toán.
4. Chức năng của hồ sơ kiểm toán.
Chức năng chung của hồ sơ kiểm toán là giúp kiểm toán viên cung cấp
một sự đảm bảo hợp lí rằng: cuộc kiểm toán đã đợc tiến hành đầy đủ, phù hợp
với các chuẩn mực kiểm toán đã đợc thừa nhận. Cụ thể, chúng là căn cứ để lập
kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thập đợc, giám sát cuộc kiểm
toán
a. Căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán.
Để tiến hành một cuộc kiểm toán có kết quả tốt mà chi phí thấp, kiểm toán
viên cần phải xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát và kế hoạch kiểm toán chi
tiết. Kế hoạch kiểm toán đầy đủ cần có những thông tin đối chiếu sẵn có trong
- 7 -
hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ phải gồm thông tin các loại để lập dự toán nh thông tin
mô tả về cơ cấu kiểm soát nội bộ, kế hoạch về thời gian, công việc cho các lĩnh

vực kiểm toán cụ thể, chơng trình kiểm toán, kết quả kiểm toán năm trớc Nh
vậy, đẻ giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của việc
lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những thông tin trong hồ sơ
kiểm toán của năm trớc để xây dựng kế hoạch kiểm toán cho năm nay.
b. Cơ sở pháp lí cho các công việc kiểm toán.
Các bằng chứng thu thập đợc kiểm toán viên ghi chép vào hồ sơ kiểm toán
làm minh chứng trớc Ban giám đốc, Hội đồng quản trị, các bộ phận đợc kiểm
toán là cuộc kiểm toán đã đ ợc hoạch định tốt, đợc giám sát cẩn thận, bằng
chứng thu thập đợc là đầy đủ, đúng lúc và có giá trị phù hợp với chuẩn mực
kiểm toán hiện hành.
Ngoài ra, kiểm toán viên lu giữ cả kết quả của các cuộc kiểm toán năm tr-
ớc trong hồ sơ kiểm toán nhằm giúp kiểm toán viên lu ý hơn đối với những phát
hiện có tính quan trọng, đặc trng của bộ phận kiểm toán từ cuộc kiểm toán trớc.
c. Dữ liệu cho việc quyết định loại báo cáo kiểm toán phù hợp.
Trên cơ sở hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên sẽ quyết định ra loại báo cáo
kiểm toán phù hợp với các loại ý kiến khác nhau nh: ý kiến chấp nhận toàn bộ, ý
kiến chấp nhận từng phần, ý kiến bác bỏ hay ý kiến từ chối đa ra ý kiến.
d. Căn cứ để giám sát cuộc kiểm toán.
Thông qua hồ sơ kiểm toán, ngời giám sát cuộc kiểm toán có thể kiểm tra,
soát xét đợc các công việc kiểm toán viên đã làm, các bằng chứng kiểm toán
viên đã thu thập cùng các kết luận của họ. Việc kiểm tra đợc tiến hành thờng
xuyên trong suốt quá trình kiểm toán từ cấp thấp đến cấp cao.
e. Phục vụ cho phân công và phối hợp kiểm toán.
Công việc kiểm toán thờng đợc tiến hành bởi nhiều kiểm toán viên cũng
nh trợ lí kiểm toán trong một thời gian nhất định. Do đó, việc phân công và phối
hợp công tác là một yêu cầu cần thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu
cho mục đích này:
- Kiểm toán viên chính căn cứ vào chơng trình kiểm toán để lập ra hồ sơ
kiểm toán chi tiết các công việc cần làm và giao cho trợ lí kiểm toán tiến hành
- 8 -

thực hiện. Nh vậy, thông qua cách này, kiểm toán viên chính sẽ giao việc và
giám sát các công việc của trợ lí kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối
hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể đợc sử dụng
bởi các kiểm toán viên khác đẻ tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công
việc khác có liên quan.
- Mỗi hồ sơ kiểm toán đều đánh dấu một bớc công việc đã đợc hoàn
thành trong qúa trình kiểm toán. Kiểm toán viên căn cứ vào hồ sơ kiểm toán đẻ
điều hành công việc cũng nh đánh giá tiến độ thực hiện cuộc kiểm toán.
f. Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau.
Hồ sơ kiểm toán kì trớc là nguồn tài liệu quan trọng cho việc lập kế hoạch
kiểm toán kì sau. Cụ thể:
- Hồ sơ kiểm toán cho biết thời gian cần thiết đẻ tiến hành công việc kiểm
toán dựa vào thời gian kiểm toán thực tế kì trớc.
- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của
đơn vị đợc kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán cho biết các vấn đề quan trọng cần quan tâm.
g. Làm tài liệu đào tạo và tham khảo.
Với các kiểm toán viên khi mới bắt đầu bớc vào nghề thì hồ sơ kiểm toán
năm trớc không những là các tài liệu tham khảo mà còn là các tài liệu đào tạo trên
cơ sở có sự hớng dẫn của các kiểm toán viên có kinh nghiệm đi trớc. Đó cũng là
tài liệu thực tế nhất mà các kiểm toán viên tơng lai cần tiếp cận.
5. Quyền sở hữu các hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán đợc soạn thảo trong suốt quá trình kiểm toán và là tài sản
của các kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán đợc lu giữ ở phòng kiểm toán hoặc
kho lu trữ của công ty làm tài liệu tham khảo sau này. Bên thứ ba chỉ đợc xem
xét và sử dụng một phần hay toàn bộ trong trờng hợp có sự đồng ý của kiểm
toán viên và ngời lãnh đạo trực tiếp Phòng kiểm toán nội bộ.
6. Tính bảo mật.
Kiểm toán viên không đợc tiết lộ bất cứ thông tin nào liên quan đến bộ

phận đợc kiểm toán ngoại trừ có sự đồng ý của ngời lãnh đạo và bộ phận đợc
- 9 -
kiểm toán. Việc cung cấp các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán- vi phạm nguyên
tắc bảo mật còn tạo cơ hội cho việc sửa đổi những thông tin trong đó. Vì những
lí do đó, sự thận trọng thích đáng của kiểm toán viên luôn phải có để bảo vệ tài
liệu.
7. Quá trình soạn thảo các hồ sơ kiểm toán.
Quá trình soạn thảo đúng đắn các bản kê cơ sở làm tài liệu chứng minh
cho bằng chứng đã thu thập, cho các kết quả tìm đợc và cho các kết luận đạt đợc
là một phần quan trọng của cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên phải nhận biết các
tình huống cần có trong một bản kê và một kết cấu thích hợp cho các bản kê
phải đợc lu trữ trong hồ sơ. Mặc dù, kết cấu của bản kê phù hợp với các mục
tiêu liên quan nhng vẫn có những đặc điểm chính sau:
- Mỗi tài liệu phải đợc nhận diện một cách đúng đắn với các thông tin nh
tên bộ phận đợc kiểm toán, kì thực hiện, nội dung, tên của ngời lập, ngày lập và
chú dẫn.
- Tài liệu phải đợc đánh kí hiệu và đối chiếu tham khảo để giúp cho việc
tổ chức và lu trữ. Ví dụ: Bảng kê chính đối với tiền mặt đợc đánh kí hiệu là A-
1, các tài khoản cá biệt trên sổ cái tổng hợp cấu thành số tổng cộng tiền mặt
trên báo các tài chính đợc đánh kí hiệu từ A-2, A-4.
- Tài liệu hoàn tất phải chỉ rõ công việc kiểm toán viên hoàn thành. Điều này
đợc hoàn thành theo 3 cách: bằng văn bản viết tay theo mẫu bản ghi nhớ, bằng
cách kí tắt vào các thể thức kiểm toán trong chơng trình kiểm toán và bằng các kí
hiệu đánh trực tiếp trên các bản kê của tài liệu. Các kí hiệu trên các tài liệu đợc
thực hiện bằng cách sử dụng dấu ghi bên cạnh các khoản mục đợc kiểm tra.
Những kí hiệu này phải đợc giải thích rõ ở phía dới tài liệu.
- Mỗi tài liệu phải gồm đủ thông tin để hoàn thành các mục tiêu mà chúng
đợc thiết kế. Nếu kiểm toán viên muốn soạn thảo tài liệu một cách đúng đắn,
kiểm toán viên phải có ý thức về các mục tiêu của mình.
- Các kết luận đạt đợc về từng phần mà kiểm toán viên đang xem xét phải

đợc trình bày một cách rõ ràng.
Nh vậy, quá trình soạn thảo hồ sơ kiểm toán là một quá trình khoa học tạo
điều kiện thuận lợi cho việc soát xét hồ sơ kiểm toán nh: nhận dạng tài liệu, đánh
giá chất lợng công việc kiểm toán thực hiện một cuộc kiểm toán hiệu quả.
- 10 -