Báo cáo quản trị văn phòng

1
Mục lục
Phần 1 .Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Star Fun Trang 3 - 6
Phần 2 .Tìm hiểu về công tác bố trí văn phòng và nhân sự trong công ty Trang 7 - 9
Phần 3 .Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng và quy trình lưu trữ văn bản Trang 10 - 14
của công ty
Phần 4 .Đánh giá và kiến nghị Trang 15 - 16
1
Hành chính – Nhân sự Tài chính - Kế toán Kế hoạch – Kỹ thuậtKinh doanh – Tiếp thị
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trịBan kiểm soát
Tổng giám đốc
Phó giám đốc
Các đơn vị thành viên
I.
Giới thiệu khái quát về công ty
1. Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH Star Fun
2. Địa chỉ liên hệ :
Địa chỉ: Khu công nghiệp vừa và nhỏ Huyện Từ Liêm , Hà Nội
Điện thoại: (04) 88886666 Fax: (04) 3858 5838
Website: www.ntt.com Email:
3. Trụ sở chính :
Cơ sở chính tại Khu Công Nghiệp vừa và nhỏ Huyện Từ Liêm, HN
Cơ sở 2 tại Thanh Xuân , Hà nội
4. Sản phẩm chủ yếu : ống nhựa các loại
5. Quy mô doanh nghiệp : Vốn kinh doanh 1 tỷ đồng
6. Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH
7. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Star Fun được thành lập năm 2012 , đầu tiên công ty mở cơ sở chính tại Khu công nghiệp vừa và
nhỏ huyện Từ Liêm . Sau 1 năm hoạt động công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào với việc đạt

danh thu vượt mức . Điều này đã giúp công ty có động lực mở thêm cơ sở 2 vào tháng 2 năm 2013 tại
Thanh Xuân , Hà nội .
8. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty và của bộ phận hành chính văn phòng
2
Chánh văn phòng
Phó văn phòng
Cán bộ BHLĐ , chuyên viên pháp luậtNhân viên chế độ chính sách kiêm văn thưNhân viên thống kê lao động <ền lươngNhân viên quản trị đời sốngNhân viên bảo vệ , trực tổng đài , sao chép tài liệuNhân viên bảo vệ trực điện nướcNhân viên tạp vụNhân viên lái xe
Cơ cấu tổ chức phòng hành chính – văn phòng
b. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty
1. Hành chính – Nhân sự
Chức

năng

Văn phòng hoặc phòng hành chính có các chức năng sau:
-Chức năng giúp việc điều hành.
-Chức năng tham mưu tổng hợp.
-Chức năng hậu cần, quản trị.
Nhiệm

vụ

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động; kế hoạch tiền lương hàng năm;
- Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Nhà nước và của Công Ty
- Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình
3
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng.

- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngọai.
- Duy trì họat động thường xuyên, liên tục của văn phòng.
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của doanh nghiệp.
2. Tài chính – kế toán
Chức năng:
- Công tác tài chính;
- Công tác kế toán tài vụ;
- Công tác kiểm toán nội bộ;
- Công tác quản lý tài sản;
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Nhiệm vụ
+ Công tác Tài chính
– Quản lý hoạt động tài chính trong toàn Công ty
– Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của
Ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty
– Đánh giá hoạt động tài chính của Công ty , đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài
chính.
– Lập và đánh giá báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật và Điều lệ của Công ty
+ Công tác Kế toán
– Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với quy định của
Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính của Công ty
– Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Ban
lãnh đạo duyệt.
– Phổ biến, hướng dẫn các phòng ban chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài
chính khác theo Quy chế quản lý tài chính.
– Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty

– Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử
dụng nguồn vốn của Công ty
– Lập và nộp báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định
4
của Nhà nước.
– Chấp hành quyết định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính
3 . Phòng kỹ thuật – Kế hoạch đầu tư
•
Tổ chức quản lý và điều hành hệ thống điện, nước sinh hoạt, hệ thống xử lý nước thải
•
Nghiên cứu xây dựng đề án đầu tư các công trình phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
Đề xuất những giải pháp kỹ thuật cải tiến trang thiết bị hiện có nhằm phục vụ hữu ích công tác kinh doanh
của Công ty
•
Thực hiện các hạng mục sửa chữa, cải tạo xây dựng mới
•
Vận hành bảo trì, sửa chữa. Phân tích đánh giá tình hình bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy móc
của Công ty
•
Theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực kỹ thuật - đầu tư
4. Phòng kinh doanh – tiếp thị
•
Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong
và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất
nhập khẩu.
•
Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩm chủ lực và xây dựng chiến
lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác; thực
hiện liên doanh, liên kết, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa và phát triển kinh doanh
xuất, nhập khẩu. Chủ động giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, ký các thư từ, đơn chào hàng, trao

đổi thông tin với khách hàng trong nước và nước ngoài trong quá trình giao dịch khi đi đến ký kết hợp
đồng kinh doanh của Công ty;
•
Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty; Tổ
chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết;
•
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu của Công ty như:
chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu, các khâu giám định, kiểm dịch, hải quan,
giao nhận, bảo hiểm, khiếu nại đòi bồi thường, và đối ngoại như: tìm kiếm giao dịch giữa những người
bán và người mua, giải quyết tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến các hoạt động kinh
doanh của Công ty;
5
•
Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, thanh
toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định
của pháp luật hiện hành;
•
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh trực thuộc quản lý theo dõi thực hiện
các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việc thanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của
pháp luật hiện hành;
•
Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban Giám đốc Công ty phê
duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định. Chịu trách nhiệm về kết quả
hoạt động kinh doanh trước Ban Giám đốc Công ty;
•
Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty theo đúng
quy định của pháp luật hiện hành.
6
II.
Tìm hiểu về công tác bố trí văn phòng và nhân sự của công ty

1.A.Sơ đồ bố trí văn phòng mở
B. Đánh giá hiệu quả đạt được và hạn chế do cách bố trí nơi làm việc
Văn phòng bố trí mở: Là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các
vật liệu, dụng cụ thích hợp
Ưu điểm:
• Tận dụng tốt hơn mặt bằng sẵn có
• Linh động hơn trong công việc
• Di chuyển và giao tiếp của nhân viên dễ dàng hơn
• Dễ kiểm soát hơn
• Môi trường văn phòng tốt hơn đặc biệt là thông gió
Nhược điểm: Ồn ào, khó tập trung, tính bảo mật không cao
• Dễ bị phân tán trong công việc
7
40m
mm
40m
mm
Tổng giám đốc Phó giám đốc
35m
Phòng vệ sinh
15m
m
10m
10m
m
5m 5m
Phòng Tài chính – Kế toán
Lễ tân
20 m
Phòng Kinh doanh – Tiếp

thị
Phòng Hành chính – Nhân
sự
Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật
30 m
Cầu thang bộ
Cầu thang máy
• Ít bầu không khí cá nhân hơn
• Không khuyến khích được nhóm làm việc chặt chẽ
• Gặp khó khăn trong vấn đề phỏng vấn
2. Sự phân công lao động và quản lý nhân sự trong văn phòng
2.1. Nhân viên hành chính: 5 người
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những
việc cụ thể sau:
Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
• Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao
động trong toàn công ty
• Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động
• Định mức lao động
• Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân, Bảo hiểm xã hội)
• Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty.
• Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng.
• Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng hoặc
được ủy quyền.
- Quyền hạn:
• Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
2.2. Nhân viên nhân sự : 5 người
• Lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty
• Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoạch.
• Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc.

• Lập các hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động
• Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…
• Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty
• Duy trì và thực hiện nội quy trụ sở văn phòng công ty
• Tham gia hội đồng nâng lương, khen thưởng và kỷ luật của công ty.
• Chủ trì cuộc các họp như: xét nâng lương, khen thưởng, kỷ luật.
2.3. Nhân viên văn thư : 1 người
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những
việc cụ thể sau:
• Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty
• Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
• Phân phát công văn của công ty và cấp trên
• Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty
• Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng.
- Quyền hạn:
• Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
2.4. Nhân viên kế toán : 2 người
Chức năng:
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
8
•
Công tác tài chính;
•
Công tác kế toán tài vụ;
•
Công tác kiểm toán nội bộ;
•
Công tác quản lý tài sản;
•
Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;

•
Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
•
Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty;
•
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
b/ Nhiệm vụ:
• Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty
• Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty
• Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản
ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty;
• Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong Công ty và báo cáo định kỳ hoặc
đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc;
2.5. Nhân viên tạp vụ : 2 người
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc
cụ thể sau:
• Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty
• Mua sắm các nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày và các ngày lễ của công ty
• Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc công ty
• Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng và tổ
trưởng.
2.6. Nhân viên bảo vệ : 2 người
• Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
• Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
• Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa hoạn.
• Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời
gian làm việc.
• Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công cộng
9
III.

Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng và quy trình lưu trữ văn bản của công ty
1.
Các trang thiết bị trong văn phòng
1.1. Máy Tính Lenovo : 15 cái
+ Lợi ích
•
Tốc độ cao
•
Lưu trữ
•
Tự động hóa
•
Tính thống nhất
•
Tính đa dụng: Máy tính có thể thực hiện cả những nhiệm vụ đơn giản lẫn phức tạp. Ví dụ, bạn có
thể dùng chúng để viết thư, nghe nhạc, vẽ tranh hoặc thiết kế ô tô.
•
Tiết kiệm chi phí
+ Hạn chế
• Dễ gây các bệnh liên quan đến máy tính như cận thị , tim mạch do ngồi nhiều
• Dễ xảy ra hỏng hóc , virus đột nhập ăn cắp dữ liệu nếu không có hệ thống bảo mật tốt
1.2.Máy in laser canon lbp 6000 : 1 chiếc
Thiết để đưa những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản giao
dịch, quản lý
1.3.Máy scanner Epson V700 : 1 chiếc
Thiết bị dùng để chụp (nhập) những dữ liệu dạng hình ảnh hoặc chữ viết
vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì ta không có file của những dữ liệu đó.
1.4.Máy photocopy canon ir 2420l : 1 chiếc
Máy photocopy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính xác theo bản gốc.
Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên

dễ hơn.
1.5.Máy fax panasonic kx-fp701 : 1 chiếc
10
Máy

fax

giúp

tiện

lợi

trong

việc chuyển nhận những văn bản được nhanh chóng và chính xác.
1.6.Máy điện thọai bàn Panasonic KX-T2375 : 15 chiếc
Liên lạc nhanh chóng và tiện lợi .
Đàm thọai được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc được giải quyết nhanh chóng hơn;
tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại.
Nhược điểm là nhiều người lợi dụng máy cơ quan để nói chuyện riêng tư …
1.7.Tủ, giá các lọai 2 tủ
Giá gỗ hoặc sắt để chứa những hộp đựng hồ sơ đang khai thác, sách báo tham khảo, hoặc
những vật dụng văn phòng khác.
Tủ hồ sơ, tài liệu để chứa những hồ sơ, tài liệu hoặc hộp đĩa, hộp băng cần lưu trữ. Tủ phải
có nhiều ngăn để lưu theo thứ tự và phải có khóa chắc chắn.
1.8.Bàn ghế các lọai 30 bộ
Bàn ghế có nhiều lọai tùy theo yêu cầu sử dụng:
Bàn làm việc của lãnh đạo, của thư ký và ghế phù hợp. Bàn ghế không được quá cao hay
quá thấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động.

Bàn ghế tiếp khách .
Bàn đựng đồ dùng tiếp khách
1.9.Vật dụng văn phòng (văn phòng phẩm)
Văn phòng phẩm bao gồm: cặp ba dây, hộp đựng hồ sơ, bìa trình ký, lịch, kẹp giấy, dụng
cụ dập ghim, đục lỗ, các lọai phong bì, giấy, bút, mực in phải đầy đủ, có sẵn tại nơi làm việc tạo
nên uy tín trong công việc.
Văn phòng phẩm không nên mua lọai xấu, rẻ tiền vì chúng có thể làm hư hỏng các trang
thiết bị, mất thời gian, gây bực mình và làm mất vẻ thẩm mỹ của văn bản.
2.
Tìm hiểu về việc lập và lưu trữ hồ sơ
A. Thành phần , nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản lưu trữ
Thành phần , nội dung tài liệu được lưu trữ
• Tài liệu nội bộ: là tài liệu do nội bộ Công ty biên soạn và ban hành.
• Tài liệu bên ngoài: là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, do các tổ chức bên ngoài ban hành: Cơ quan
chủ quản, cơ quan quản lý nhà nước và có hiệu lực áp dụng tại Công ty.
• Tài liệu được kiểm soát: tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại Công ty và có đóng dấu "Tài
liệu kiểm soát" màu đỏ ở trang bìa hoặc dấu của Công ty.
• Tài liệu không kiểm soát: là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại Công ty, chỉ sử dụng
để tham khảo. Tài liệu này không nhất thiết phải cập nhật và không có dấu hoặc có đóng dấu "Tài liệu lỗi
thời".
a) Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành
viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
11
b) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận
đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh
nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm;
h) Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật.
B. Tình hình tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu
* TỔ CHỨC SỬ DỤNG
Truy cập mở : đối với những tài liệu , hồ sơ về quy định chung của công ty , các chính sách của nhà nước
đối với công ty .
Truy cập khép kin : đối với những hồ sơ về khách hàng , và chỉ có những nhân viên trong lĩnh vực đó mới
có quyền truy cập , sử dụng
* TỔ CHỨC BẢO QUẢN
TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN
1. Phương tiện bảo quản
· Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu. Các hộp, giá cần
áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.
· Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc.
2. Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm
· Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại trung tâm của phòng.
· Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và
ngoài kho.
12
· Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hàng năm phải kiểm định lại độ chính
xác của mỗi dụng cụ đo đó.
3. Quạt thông gió
· Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường.
· Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo
quản tài liệu tại phòng đó.
4. Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí
· Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của
kho vàg vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó.
· Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo đảm các máy có thể hoạt động liên tục
24/24 giờ trong một ngày đêm.

5. Thiết bị phòng chống cháy
· Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt
đối cho tài liệu.
· Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống
chữa cháy bằng nước vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu.
· Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua
cácbon.
6. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu
· Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc
các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.
TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG KHO
1. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho
· Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu
và số liệu theo thống kê.
· Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được xếp trong các hộp, trường hợp chưa có
hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài. Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ
thông tin để thống kê và tra tìm.
2. Xếp tài liệu lên giá
13
· Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc
xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp
quay mặt vào giá.
· Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào
trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
3. Lập sơ đồ giá trong kho
· Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho. Sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài
liệu của các phông lưu trữ trong kho.
4. Đưa tài liệu ra sử dụng
· Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa vật lý
của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp

bản gốc.
· Tại phòng đọc, phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu.
5. Kiểm tra tài liệu trong kho
· Hàng năm phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra phải
ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm
trong năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.
· Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo
hiểm.
CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN
1. Chống ẩm
Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:
• Thông gió
• Dùng hóa chất hút ẩm
• Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí
2. Chống nấm mốc
· Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương
tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi
trường bảo quản tài liệu.
· Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm
mốc.
· Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống
nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh
sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.
· Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho
tài liệu.
3. Chống côn trùng
· Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho phái áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng
vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng; phải khử trùng tài liệu
trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho (2 năm một lần).
· Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí.

· Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn
cho phép và hướng dẫn sử dụng.
4. Chống mối
· Việc phòng chống phải được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ.
14
· Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên
chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài.
5. Chống chuột
· Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho
· Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu.
· Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn
của cơ quan chuyên môn.
C. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ hồ sơ
- Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ như: Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy
photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành lưu trữ; bố trí phòng kho lưu trữ
có đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến,
quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế
khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
nhằm ảnh số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
của cán bộ công nhân viên trong công ty.
15
IV. Đánh giá và kiến nghị
1. Hiệu quả và hạn chế của hoạt động quản trị của doanh nghiệp :
A. Việc bố trí sơ đồ mở văn phòng đã tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả cho nhân viên
Hiệu quả :
• Tận dụng tốt hơn mặt bằng sẵn có
• Linh động hơn trong công việc
• Di chuyển và giao tiếp của nhân viên dễ dàng hơn
• Dễ kiểm soát hơn

• Môi trường văn phòng tốt hơn đặc biệt là thông gió
Hạn chế : Ồn ào, khó tập trung, tính bảo mật không cao
• Dễ bị phân tán trong công việc
• Ít bầu không khí cá nhân hơn
• Không khuyến khích được nhóm làm việc chặt chẽ
• Gặp khó khăn trong vấn đề phỏng vấn
B. Công tác phân công lao động
Hiệu quả :
• Đầy đủ các chức danh cơ bản thực hiện các nhiệm vụ trong công ty
• Đảm bảo đủ số lượng , chất lượng , quyền lợi cho các nhân viên làm trong công ty
Hạn chế :
• Dễ gây tranh cãi nếu nhà quản lý không có sự phân công công việc phù hợp
• Dễ phát sinh một số vấn đề trong doanh nghiệp như văn hóa giữa nhân viên với nhau ….
C. Trang thiết bị văn phòng
Hiệu quả :
• Đáp ứng đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên làm việc thuận lợi
• Mang đến một môi trường làm việc năng động , hiện đại cho nhân viên
Hạn chế :
• Khoa học kỹ thuật ngày càng hiện đại vì vậy nếu công ty không bắt kịp được sẽ trở lên lạc hậu
• Phải có thời gian đào tạo , sử dụng trang thiết bị văn phòng cho nhân viên
D. Lưu trữ hồ sơ theo số
Hiệu quả :
16
• Cho phép mở rộng vô hạn
• Cho phép sự bảo mật khi cần thiết.
Hạn chế : Tốn thời gian và công sức để tạo các mục con trong mỗi hồ sơ.
1.1. Đề xuất khắc phục
Giải quyết các hạn chế của viện bố trí văn phòng mở
• Ra các quy định chung cho toàn công ty trong giờ làm việc nghiêm túc tránh ồn ào
• Sử dụng vách ngăn cao cao bằng đầu người khi ngồi để ngăn cách giữa các nhân viên

• Thúc đẩy việc làm việc nhóm với các phần thưởng hấp dẫn
• Lắp đặt các trang thiết bị chống ồn
Công tác phân công lao động
• Cần có những quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên
• Xác định rõ công việc phải làm cho từng người
• Nên có các buổi giao lưu giữa các nhân viên
Trang thiết bị văn phòng
• Cần mở các lớp đào tạo sử dụng các thiết bị trong văn phòng
• Cập nhật thông tin về các loại phương tiên , máy móc mới để có thay đổi phù hợp
Lưu trữ hồ sơ điện tử
• Mua phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử hay lập một trang web lưu trữ hồ sơ trong công ty , thuê web
lưu trữ hồ sơ điện tử
• Lắp đặt thêm một số trang thiết bị cho việc lưu trữ hồ sơ điện tử
• Mở lớp dạy cách sử dụng và lưu trữ hồ sơ điện tử
17
Nhận xét của giáo viên :
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
18
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
19