BÁO cáo THỰC tập CHUYÊN đề QUẢN TRỊ văn PHÒNG

Lời nói đầu
Công tác văn th và l trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Ngày nay, trớc yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất
nớc, công tác này đòi hỏi phải đợc xác định ngang tầm với các ngành khoa
học - xã hội khác.
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn th - lu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai
có kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà
mỗi cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn th - lu trữ.
Công tác văn th lu trữ đợc xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực hiện
tốt công tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần
đáng kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của Học viện.
Đợc tham gia thực tập tại Viện Thông tin Khoa học bản thân tôi có điều
kiện liên hệ giữa những kiến thức đợc các thầy, các cô trang bị ở trờng áp
dụng vào việc xử lý phân loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong công
tác văn th - lu trữ.
Qua một thời gian thực tập, vận dụng lý luận đã học kết hợp với thực
tiễn hoạt động của Học viện và trong công tác văn th lu trữ, đợc sự giúp đỡ
của ban lãnh đạo Học viện, Văn phòng và Viện Thông tin khoa học, nhất là
các anh chị làm trực tiếp đã giúp đỡ tôi hoàn thành đợt thực tập và bản báo cáo
tốt nghiệp Ngành lu trữ học - Quản trị văn phòng.
Nội dung của bản báo cáo gồm các phần:
Phần I: Lý luận chung: 66 trang
Phần II: Kết quả nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn th - quản
trị văn phòng và công tác lu trữ
Phần III: Nhận xét, kiến nghị về công tác văn th - quản trị văn phòng và
công tác lu trữ của Học viện
Phần IV: Những đúc rút và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn
của bản thân qua thực hành nghiệp vụ về văn th - lu trữ.
Phần V: Phần phụ lục

1


dẫn luận
I- khái niệm và vai trò của tài liệu lu trữ trong đời sống
xã hội.

I- Khái niệm và tài liệu lu trữ.
* Khái niệm
Trên thế giới, thuật ngữ "lu trữ " có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng
Hy- lạp "arch", dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau đợc dùng
làm ngôi nhà bảo quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng đợc sử dụng
rộng rãi và trở thành một phơng tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của
nhà nớc chiếm hữu nô lệ Hi-lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành
tợng trng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nớc.
Thuật ngữ "lu trữ" của nhiều nớc châu Âu ngày nay vẫn còn mang dấu
ấn đậm nét của gốc tiếng Hy-lạp cổ xa này, nh archives (Pháp), archiv (Đức,
Tiệp), archivum (Ba Lan), apxub (Nga). Ngày nay ở một số nớc nói trên, thuật
ngữ này đợc định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm
nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng chúng vào các mục
đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hoá... gọi theo tiếng Việt đó là
phòng, kho hoặc viện lu trữ.
ở Việt Nam, "lu trữ" có nghĩa rộng là lu lại, giữ lại. Đối với công văn,
tài liệu thì "lu trữ" có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn
thể hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Ngời ta thờng
nói: lu trữ công văn, lu trữ tài liệu, lu trữ hồ sơ. Lê Quý Đôn trong tác phẩm
bằng chữ Hán "Kiến văn tiểu lục" khi viết về chế độ công đờng dinh thự các
nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh Tông 1470 - 1497) đã dùng "trữ" để chỉ
việc lu trữ các thuế vật và sổ sách(1). Thời phong kiến còn dùng từ "dơng án"để

gọi những hồ sơ án đợc lu trữ lâu dài(2) ở các cơ quan.
Từ gốc "lu trữ" là cơ sở để hình thành các thuật ngữ tài liệu lu trữ và
nhiều thuật ngữ khác có liên quan.
Tài liệu lu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơc quan đoàn thể xí nghiệp(3) và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác đợc bảo quản trong các phòng, kho
lu trữ.
1
2
3

Lê Quý Đôn: Kiến văn tiểu lục. Bản chữ Hán, tr.108 (Viện Hán Nôm)
Xem: Đại Nam thực lục chính biên tập 12, Nhà xuất bản Khoa học, Hà Nội, 1965, tr 186.
Dới đây gọi tắt là "các cơ quan"

2


- Đặc trng của tài liệu lu trữ:
Một là, tài liệu lu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là các
sự kiện, hiện tợng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của
nhân dân ta trong các thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nớc, một cơ
quan hoặc của một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại....
Hai là, tài liệu lu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản. Chúng
mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, nh bút tích của tác giả,
chữ ký của ngời có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm
ra tài liệu... Do đặc điểm này, mà tài liệu lu trữ có giá trị dặc biệt, đợc trân
trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nớc, nghiên cứu
kkhoa học và vào các mục đích khác. Ngời ta gọi chúng là những tài liệu gốc,
t liệu gốc hoặc sử liệu gốc.

Ba là, tài liệu lu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ
quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu
gốc, nếu bị h hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại đợc và có thể gây
nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, cần đợc bảo quản trong các phòng và các kho
lu trữ, việc nghiên cứu và sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt
chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán tùy tiện.
Các loại hình t liệu:
- Ngày nay, do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội và sự phát
triển của khoa học kỹ thuật, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ
quan và cá nhân ngày càng đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung và lớn
về khối lợng. Có tể chia tài liệu lu trữ ra làm các loại t liệu lớn: tài liệu hành
chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi
âm.
Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về
tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
quân sự, ngoại giao...
Tài liệu hành chính ở nớc ta có lịch sử lâu đời nhất - từ thời trung cổ, dới các triều đại phong kiến Việt Nam, bao gồm các thể loại: chỉ, chiếu, tấu, sớ,
sắc(4). Còn tài liệu hành chính của nhà nớc dân chủ nhân dân trớc đây và Nhà
nớc Cộng hòa xã hội chủ nghiã Việt Nam ngày nay thì gồm các loại: hiến
pháp, sắc lệnh, pháp lệnh, nghị định, thông t, chỉ thị, nghị quyết, quyết định,
Hiện nay tài liệu sớm nhất đợc bảo quản ở kho lu trữ Nhà nớc Trung ơng Hà nội là từ thời Lê Thánh Tông
(thế kỷ XV)
4

3


kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, hiệp định, hiệp ớc, công văn trao
đổi....
Trong Phòng lu trữ quốc gia Việt Nam, tài liệu hành chính có khối lợng

lớn nhất với nội dung rất phong phú, đặc biệt là tài liệu của các thời kỳ lịch sử
cận, hiện đại.
Tài liệu khoa học - kỹ thuật là loại hình tài liệu phản ánh các loại hoạt
động về khoa học tự nhiên, chủ yếu đợc hình thành ở các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trờng đại học, các cơ sở sản xuất, thiết kế kỹ thuật làm ra tài liệu,
loại hình tài liệu này có nhiều điểm khác với tài liệu hành chính.
Tài liệu khoa học - kỹ thuật gồm các loại nh: đề án thiết kế các công
trình xây dựng cơ bản, tài liệu thiết kế chế tạo máy, tài liệu về công nghệ, tài
liệu điều tra địa chất, địa hình, tài liệu khí tợng thủy văn, tài liệu nghiên cứu
khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu khí tợng thủy văn, tài liệu nghiên cứu
khoa học, sáng chế phát minh, tài liệu tiêu chuẩn quốc gia....
ở nớc ta, tài liệu khoa học - kỹ thuật chiếm một tỷ lệ lớn trong Phông lu
trữ Quốc gia Việt Nam. Chúng đợc sử dụng rộng rãi trong xây dựng kinh tế,
văn hóa, quốc phòng, nghiên cứu khoa học. Loại hình tài liệu này cũng đang
không ngừng tăng lên của về khối lợng do sự phát triển của khoa học - kỹ
thuật và nhu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội của đất nớc.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm là những loại hình tài liệu
phản ánh các sự kiện, hiện tợng trong đời sống xã hội và tự nhiên bằng hình
ảnh và âm thanh. Đây là những loại hình tài liệu đặc biệt, khác với tài liệu
hành chính và tài liệu khoa học - kỹ thuật cả về hình thức và nội dung mang
tin.
Tài liệu ảnh là loại tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tợng bằng ảnh
trực quan; tài liệu phim điện ảnh phản ánh căn cứ sự kiện, hiện tợng bằng hình
ảnh động; còn tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tợng bằng âm thanh. Đây là ba loại tài liệu khác nhau, nhng do chúng có
những điểm giống nhau về phơng pháp chế tác và kết cấu của vật liệu nên đợc
đa vào thể loại.
Tài liệu lu trữ phim điện ảnh, ảnh và ghi âm gồm có âm bản các bức
ảnh, các cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tợng có ý nghĩa chính
trị, văn hóa, khoa học lịch sử và ý nghĩa khác những băng đĩa ghi âm ghi lại
những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nớc, các hoạt động
xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng, những lời ca, bản nhạc của các nhạc sĩ

4


xuất sắc.... Các loại hình tài liệu này chủ yếu đợc hình thành ở các cơ quan
thông tấn, báo chí, các xởng phim, đài vô tuyến truyền hình, đài phát thanh
trung ơng và các địa phơng.
Phim ảnh và ghi âm có tác dụng to lớn đối với đời sống xã hội, nên
ngày càng đợc sử dụng rộng rãi với kỹ thuật quay chụp và ghi âm không
ngừng đợc cải tiến và chủng loại ngày càng phong phú. Trong Phông lu trữ
Quốc gia Việt Nam, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm chiếm tỉ lệ
không lớn nhng đang không ngừng đợc bổ sung.
Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu trên đây, còn có tài liệu nghiên cứu,
sáng tác về khoa học xã hội, tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt
động của những nhân vật tiêu biểu. Các loại hình tài liệu này hiện chiếm tỷ lệ
không đáng kể trong Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam và chủ yếu là tài liệu
thành văn.
2- ý nghĩa tác dụng của tài liệu lu trữ.
Tài liệu lu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, do chúng
chứa đựng những thông tin có ý nghĩa về nhiều mặt.
Nếu xét một cách tổng quát thì tài liệu lu trữ có ý nghĩa chính trị sâu
sắc. Lịch sử đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào, thì
các giai cấp trong xã hội, trớc hết là giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng
tài liệu lu trữ nh một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ
quyền lợi và củng cố địa vị của mình. Ngay từ thời cổ đại, giới quý tộc chủ nô
Hy Lạp và La Mã đã tổ chức nhiều kho lu trữ tài liệu; coi các kho lu trữ đó là
nơi bảo quản các phơng tiện để áp bức nô lệ và duy trì địa vị thống trị của
chúng. Xi-xê-rô, một nhà triết học tiêu biểu cho t tởng bảo thủ và phản động
của quý tộc chủ nô La Mã (năm 106-43 trớc công nguyên) đã ví các sắc lệnh
của Viện nguyên lão nh là "thanh kiếm tra vào vỏ". Đối với văn kiện của các
viên thống đốc thì ông nói: "tất cả các mệnh lệnh và pháp lệnh của các quan

thống đốc đều có ngụ ý phải tớc hết vũ khí của ngời nô lệ(5).
Chính vì vậy, trong các cuộc khởi nghĩa của nô lệ và nông dân dới chế
độ nô lệ và chế độ phong kiến ở nhiều nớc, trong đó có Việt Nam, các kho
chứa tài liệu lu trữ đã trở thành đối tợng mà quần chúng khởi nghĩa đốt phá
không thơng tiếc, nhằm xóa sạch mọi dấu tích của tài liệu - thứ vũ khí lợi hại
đã gieo bao tai họa cho họ.

5

Mai-a-côp-xki: Các viện lu trữ và công tác lu tữ các nớc ngoài. Tập I, M.1959, tr.63 (tiếng Nga)

5


Dới chế độ t bản chủ nghĩa, giai cấp t sản cầm quyền đã sử dụng tài liệu
lu trữ vào mục đích áp bức bóc lột giai cấp công nhân, đàn áp các cuộc đấu
tranh của quần chúng, gây chíên tranh xâm lợc... Ngợc lại, giai cấp vô sản và
những ngời lãnh đạo của họ cũng bằng mọi cách sử dụng các nguồn tài liệu lu
trữ để làm chứng cứ vạch trần bản chất thối nát của chế độ t bản, bảo vệ lợi ích
giai cấp, thức tỉnh và nâng cao ý chí đấu tranh cách mạng của công nhân và
nhân dân lao động.
ở Việt Nam, trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, tài liệu lu trữ đã bị
chúng độc chiếm làm công cụ áp bức, bóc lột nhân dân ta. Từ sau cách mạng
tháng Tám năm 1945, Đảng và Nhà nớc ta đã chủ trơng sử dụng triệt để tài
liệu lu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá,
củng cố quốc phòng, bảo vệ đất nớc, đấu tranh chính trị, ngoại giao. Pháp lệnh
bảo vệ tài liệu lu trữ quốc gia do Hội đồng Nhà nớc ban hành ngày 30 tháng
11 năm 1982 đã nhấn mạnh: "Tài liệu lu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có
giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nớc"(6) Pháp lệnh
34/2001. Nhiều văn bản khác của Đảng và Nhà nớc cũng đã nói lên ý nghĩa

chính trị sâu sắc của tài liệu lu trữ.
Thực tiễn đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là
cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lu trữ, hoặc dùng
làm bằng cứ để giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm ở đấy những
thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình,
tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trơng, chính sách, đề ra
các quyết định về quản lý, giáo dục truyền thống yêu nớc, chủ nghĩa anh hùng
cách mạng... Trong cuộc đấu tranh giai cấp chống kẻ thù trong và ngoài nớc,
tài liệu lu trữ có thể cung cấp những chứng cứ hùng hồn về âm mu và tội ác
của bọn đế quốc xâm lợc, những hành vi bán nớc hại dân và lai lịch của những
tên tay sai phản bội Tổ quốc.
Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng
tài liệu lu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, tài liệu lu trữ chứa nhiều
thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế của đất
nớc. Đó là những thành phố phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát
triển kinh tế từng vùng, từng địa phơng, từng ngành cụ thể, các đồ án thiết kế
các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu điều tra về tài nguyên
6

Công báo, năm 1982, trang 478

6


của đất nớc, tài liệu khí tợng, thuỷ văn, các báo cáo và công trình nghiên cứu
khoa học - kỹ thuật v.v... Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng
chiến lợc đợc hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học giúp các nhà thiết kế
và chế tạo lựa chọn đợc những phơng án tối u cho công trình của mình, chắp
cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá trị. Sử dụng tài liệu lu trữ

trong xây dựng kinh tế còn tạo nên khả năng đẩy mạnh tiến độ khảo sát, thiết
kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản, khôi phục, sửa chữa nhanh
chóng và đảm bảo chất lợng các công trình bị h hỏng hoặc bị chiến tranh tàn
phá. Do đó mà giảm đợc nhiều công sức của cán bộ, công nhân viên, tiết kiệm
đợc nhiều vật t và các chi phí khác của Nhà nớc.
Trong kho tàng văn hoá của dân tộc Việt Nam, tài liệu lu trữ là một di
sản quý báu. Di sản này phản ánh một cách trực tiếp thành quả lao động sáng
tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ. Có thể xem đây là
tấm gơng phản chiếu trình độ tiến hoá của dân tộc trên nhiều mặt. Di sản này
lại có vai trò rất quan trọng đối với việc nghiên cứu tiến trình phát triển về
kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học - kỹ thuật, văn học của đất nớc Việt Nam,
tức nền văn hoá Việt Nam nói chung. Trong quá trình xây dựng nền nhà nớc
mới của dân tộc, tài liệu lu trữ cũng có ý nghĩa to lớn. Bởi trong quá trình này,
việc kế thừa những tinh hoa văn hoá mà cha ông ta trải qua bao thế hệ đã hun
đúc nên là một tất yếu tố khách quan. Lênin dạy rằng: "Văn hoá vô sản phải là
sự phát triển hợp quy luật của tổng số những kiến thức mà loài ngời đã tích luỹ
đợc dới ách thống trị của xã hội t bản, xã hội của bọn địa chủ và xã hội của
bọn quan liêu"(7).
Đảng Cộng sản Việt Nam đã coi trọng việc kế thừa những tinh hoa văn
hoá của dân tộc và của thế giới. Đảng chủ trơng: "Sự nghiệp văn hoá phải
phục vụ lợi ích của nhân dân lao động, phục vụ Tổ quốc, phục vụ công cuộc
xây dựng chủ nghĩa xã hội, kế thừa có chọn lọc, có phê phán và sáng tạo
những giá trị tinh thần và văn hoá của dân tộc cũng nh của văn minh loài ngời, kết hợp xây dựng với cải tạo, áp dụng rộng rãi phơng pháp phê bình và tự
phê bình"(8). Từ tài liệu lu trữ, có thể rút ra đợc nhiều thông tin bổ ích cho việc
giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con
ngời mới xã hội chủ nghĩa, nền khoa học, kỹ thuật tiên tiến, nền văn học nghệ
thuật cách mạng giầu tính dân tộc.
Lênin. Toàn tập, tập 41 (tiếng Việt). Nxb Tiến bộ Mát-xcơ-va 1977, tr. 36.
Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ơng Đảng tại đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ 4 - NXB Sự thật,
Hà Nội, 1977, tr. 115.

7
8

7


ý nghĩa tài liệu lu trữ:
Tài liệu lu trữ có ý nghĩa khoa học rất rõ nét. Trong nghiên cứu khoa
học tự nhiên cũng nh khoa học xã hội, nói chung đều cần sử dụng tài liệu lu
trữ, đặc biệt đối với việc nghiên cứu lịch sử. Có thể khẳng định, bất cứ tài liệu
lu trữ nào, ít nhiều đểu mang những thông tin chân thực về xã hội của thời lịch
sử đã sản sinh ra nó. Nghiên cứu tài liệu lu trữ, của một thời kỳ hoặc của một
giai đoạn lịch sử, (nếu lu giữ đợc hoàn chỉnh) sẽ cho phép các nhà sử học vẽ
lại đợc bức tranh của xã hội thuộc thời kỳ hoặc giai đoạn lịch sử đó một cách
chính xác. Do vậy, tài liệu lu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng trong việc nghiên
cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn hoá, t tởng và
lịch sử của từng địa phơng, từng ngành và từng cơ quan nói riêng. Nguồn sử
liệu này nếu đợc sử dụng một cách triệt để, sẽ tạo cho khoa học lịch sử của nớc ta khả năng làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc, đặc biệt là lịch sử
của các thời kỳ cận đại và hiện đại Việt Nam, do tài liệu của hai thời kỳ lịch
sử này còn lu giữ đợc khá nhiều. Chúng có thể giúp các nhà sử học nhận thức
lịch sử một cách đúng đắn và khách quan nhất, tránh đợc những sai sót trong
việc đánh giá các sự kiện, hiện tợng và con ngời trong lịch sử. Tuy nhiên, khi
sử dụng tài liệu lu trữ để nghiên cứu lịch sử, chúng ta không thể tuỳ tiện, mà
phải biết chọn lọc, phân tích phê phán đối với chúng.
Quần chúng nhân dân có thể tìm thấy ở tài liệu lu trữ nhiều điều bổ kích
cho bản thân. Đó là các bằng chứng về cuộc sống và hoạt động của họ, nh các
bản kê khai lý luận, giấy khai sinh, các quyết định cấp văn bằng, tuyển dụng,
điều động, đề bạt, nâng lơng, khen thởng...
II. Nhiệm vụ, nguyên tắc liên quan công tác lu trữ

1. Nhiệm vụ của công tác lu trữ
Công tác lu trữ là một ngành hoạt động của nhà nớc (xã hội) bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ. Công tác lu trữ ra đời là do sự đòi hỏi
khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nớc Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác này là một mắt xích không thể
thiếu đợc trong bộ máy quản lý của mình. Chức năng xã hội của công tác lu
trữ đợc thể hiện ở hai nhiệm vụ cơ bản sau đây:
Một là: Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lu trữ
Quốc gia.

8


Hai là: Tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích quản lý xã hội, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân.
Thực hiện triệt để hai nhiệm vụ này, chính là góp phần vào việc hoàn
thành thắng lợi mọi nhiệm vụ chính trị mà Đảng và Nhà nớc đề ra trong từng
giai đoạn cách mạng.
Hai nhiệm vụ của công tác lu trữ trên đây có liên quan chặt chẽ với
nhau. Thực hiện nhiệm vụ thứ nhất tức là tạo tiền đề vật chất để làm tốt nhiệm
vụ thứ hai. Thực hiện nhiệm vụ thứ hai chính là nhằm đạt mục đích cuối cùng
của công tác lu trữ.
Công tác lu trữ gồm những nội dung chính sau đây:
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức kế hoạch hoá, tổ
chức sử dụng và bảo quản tài liệu, nh phân loại tài liệu xác định giá trị tài liệu,
bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức phòng đọc tài liệu, giới thiệu tài
liệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, áp dụng các
biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu...
- Nghiên cứu, dự thảo các văn bản pháp quy về lu trữ và đệ trình các cơ

quan có thẩm quyền ban hành.
- Tổ chức quản lý đối với tài liệu và lu trữ các cấp.
- Nghiên cứu khoa học về lu trữ.
2. Quản lý công tác lu trữ
Cũng nh các nớc XHCN khác, ở nớc ta, tài liệu lu trữ đợc xem là tài sản
chung của toàn dân do Nhà nớc quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Nguyên tắc này đợc thể hiện ở hai mặt sau đây:
Thứ nhất là, toàn bộ tài liệu lu trữ đợc lập thành Phông lu trữ Quốc gia
Việt Nam và đợc đa vào bảo quản trong mạng lới các phòng kho lu trữ từ
trung ơng đến cơ sở do Nhà nớc thống nhất quản lý.
Thứ hai là, một hệ thống các cơ quan lu trữ, bao gồm các cơ quan quản
lý, các kho lu trữ đợc thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ
lu trữ, pháp chế lu trữ và về tổ chức.
Dới chế độ xã hội chủ nghĩa, việc quản lý công tác lu trữ theo nguyên
tắc tập trung thống nhất là một tất yếu khách quan, do bản chất của chủ nghĩa
xã hội quy định. Đây là biện pháp tốt nhất để giữ gìn toàn vẹn tài liệu lu trữ và
phát huy tác dụng to lớn của chúng đối với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã
hội. Nguyên tắc này mang tính chất đặc thù của lu trữ xã hội chủ nghĩa, nó thể
hiện tính u việt của chế độ xã hội chủ nghĩa so với chế độ t bản chủ nghĩa. ở
9


đây, t liệu sản xuất chủ yếu của xã hội thuộc sở hữu toàn dân, toàn bộ nền sản
xuất của đất nớc do nhà nớc của giai cấp công nhân và nhân dân lao động điều
đó mới có khả năng và điều kiện tập trung thống nhất quản lý toàn bộ tài liệu
lu trữ của quốc gia. Còn ở các nớc t bản chủ nghĩa, do bị chi phối bởi chế độ
chiếm hữu t nhân về t liệu sản xuất, một bộ phận rất lớn tài liệu lu trữ là tài
sản riêng của các công ty, các tập đoàn tự nhiên, Nhà nớc của giai cấp t sản
chỉ có thể tập trung quản lý đợc bộ phận tài liệu hình thành từ hoạt động của
các cơ quan nhà nớc, nhng ngay cả bộ phận tài liệu này thờng cũng không

quản lý đợc một cách đầy đủ. Bởi vậy, tập trung công tác lu trữ ở các nớc t bản
chủ nghĩa mang tính chất nửa vời, không triệt để. Hơn nữa mục đích tập trung
của nó là nhằm phục vụ cho lợi ích của giai cấp t sản cầm quyền.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lu trữ đợc thể hiện
trong nhiều văn bản về công tác lu trữ của Đảng và Nhà nớc và từng bớc đợc
thực hiện trong thực tiễn công tác lu trữ ở nớc ta.
III. Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác lu trữ

1. Công tác nghiên cứu
Công tác lu trữ có bề dày lịch sử hàng nghìn năm - từ thời cổ đại khi
các nhà nớc chiếm hữu nô lệ biết lu giữ lại và sử dụng một cách phổ biến tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình để làm phơng tiện quản lý
và vào các mục đích khác. Nhng khoa học nghiên cứu về công tác này (lu trữ
học) thì chỉ mới thực sự ra đời từ thời kỳ cận đại, trớc hết ở một số nớc châu
Âu t bản chủ nghĩa Pháp, Phần Lan... do thực tiễn công tác lu trữ ở những nớc
này đặt ra nhiều vấn đề phải giải quyết về mặt lý luận. Tuy nhiên, không phải
một lúc mà nó hình thành hoàn chỉnh, mà phải trải qua quá trình lâu dài, từng
bớc hoàn thiện và phát triển.
Theo quan điểm của lu trữ học Mác xít thì lu trữ học là bộ môn khoa
học có nhiệm vụ và soạn thảo những vấn đề về lý luận, pháp chế và phơng
pháp của công tác lu trữ. Khoa học này bao gồm những vấn đề chủ yếu nh lý
luận và thực tiễn công tác lu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lu trữ, thuật ngữ lu
trữ, pháp chế lu trữ... Trong đó, lý luận và thực tiễn công tác lu trữ là môn
khoa học cơ bản thuộc khái niệm lu trữ học. Nó có nhiệm vụ nghiên cứu và
soạn thảo các nguyên tắc và phơng pháp về tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức
sử dụng tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài
liệu và tổ chức công tác của các cơ quan lu trữ.

10

Đối tợng nghiên cứu của lý luận và thực tiễn công tác lu trữ gồm hai
mặt chủ yếu sau đây:
Một là, tất cả tài liệu hình thành do kết quả hoạt động của con ngời
trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và tự nhiên (bao gồm tài liệu hành
chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm)
thuộc diện cần đa vào bảo quản đã đợc bảo quản trong các phòng, kho lu trữ.
Hai là, những công việc và các quá trình về tổ chức khoa học, tổ chức
sử dụng và bảo quản tài liệu (phân loại, giá trị, bổ sung, thống kê, biên mục, tổ
chức sử dụng tài liệu) và việc biên soạn cơ sở lý luận vùng phơng pháp của các
quá trình này.
Ngoài ra, lý luận và thực tiễn công tác lu trữ còn nghiên cứu những vấn
đề tổ chức công tác của các cơ quan lu trữ nh công tác quản lý, công tác
nghiên cứu khoa học, tổ chức lao động khoa học. Quá trình phát triển lịch sử
về lý luận và phơng pháp của các nghiệp vụ lu trữ ở nớc ta và các nớc trên thế
giới cũng thuộc đối tợng nghiên cứu của môn khoa học này.
2. Cơ sở phơng pháp luận của lý luận và thực tiễn công tác lu trữ
Lu trữ học nói chung, lý luận và thực tiễn công tác lu trữ nói riêng là bộ
môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải đợc xây
dựng dựa trên cơ sở phơng pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, nghĩa là phải
biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và
chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng nh khi giải quyết các
vấn đề thực tiễn của công tác lu trữ Việt Nam. Các nguyên tắc phơng pháp
luận của lu trữ học bao gồm nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên
tắc toàn diện và tổng hợp, Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phơng
hớng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về
lý luận và thực tiễn công tác lu trữ của nớc ta.
Tính đảng, cách mạng
Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin đã từng nhấn mạnh: toàn
bộ lịch sử của xã hội loài ngời là lịch sử của đấu tranh giai cấp (trừ xã hội

cộng sản nguyên thuỷ), đấu tranh giai cấp chính là động lực thúc đẩy xã hội
phát triển. Quy luật này chi phối mọi hoạt động của khoa học, đặc biệt là hoạt
động của các ngành khoa học xã hội, trong đó có lu trữ học.
Vận nguyên tắc tính Đảng trong lý luận và thực tiễn công tác lu trữ, trớc
hết đòi hỏi các nhà lu trữ học phải đứng vững trên lập trờng giai cấp vô sản, vì
lợi ích trớc mắt và lâu dài của sự nghiệp cách mạng do Đảng Cộng sản Việt
11


Nam lãnh đạo để nghiên cứu, xây dựng lý luận và tiến hành các công tác thực
tiễn về lu trữ. Mặt khác phải tuân theo thế giới quan của giai cấp vô sản, là thế
giới quan duy nhất khoa học.
Nguyên tắc tính đảng còn thể hiện ở sự thống nhất giữa lý luận và thực
tiễn. Lý luận luôn luôn phải là ngời chỉ đờng cho các hoạt động thực tiễn, là
chìa khoá để giải quyết các vấn đề mà thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đặt ra.
Nhng để làm đợc vai trò dẫn đờng, thì đòi hỏi lý luận đó phải đợc xây dựng
trên cơ sở nhận thức sâu sắc thực tiễn Việt Nam và phải thông qua việc vận
dụng vào thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện. Thực tiễn là cơ sở và động lực
của nhận thức. Do đó cũng là cơ sở để xây dựng nền lu trữ học Việt Nam nói
chung. Một nền lu trữ học giải quyết đợc những vấn đề mà thực tiễn công tác
lu trữ nớc ta đặt ra là nền lu trữ có tính đảng và tính khoa học. Nên hiểu rằng,
nguyên tắc tính đảng không hề mâu thuẫn với tính khách quan và khoa học
trong nghiên cứu tài liệu lu trữ nhằm tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng
chúng.
Một khoa học mang tính Đảng Cộng sản phải là khoa học có tính chiến
đấu cao. Trong lý luận và thực tiễn công tác lu trữ cũng nh trong lu trữ học nói
chung, tính chiến đấu đó cần đợc thể hiện ở việc phê phán một cách triệt để
những quan điểm phi vô sản và những hạn chế khác của lu trữ học t sản biểu
hiện ở các mặt phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, tổ chức sử
dụng tài liệu v.v...

Tuy nhiên, phê phán những hạn chế của lu trữ học t sản không có nghĩa
là bác bỏ hoàn toàn, phủ định sạch trơn hệ thống lý luận và mọi thành tựu của
lu trữ t sản, mà phải biết kế thừa những mặt tiến bộ của nó.
Tính lịch sử
Chúng ta đều biết, mỗi một sự vật và hiện tợng đều phát sinh, phát triển
và kết thúc trong một hoàn cảnh lịch sử nhất định. Chúng là sản phẩm của lịch
sử. Do vậy, đối với bất cứ sự vật và hiện tợng nào, muốn nắm hiểu đợc bản
chất của nó, đều phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể để xem xét trong mối
quan hệ với các sự vật và hiện tợng khác. Nghĩa là phải có quan điểm lịch sử
(còn gọi là nguyên tắc lịch sử). Quan điểm lịch sử có một vai trò rất quan
trọng trong nhận thức khoa học nói chung. Ph. Ăngghen đã chỉ rõ quan điểm
lịch sử trong t duy là quan điểm dù ở đâu "tài liệu cũng đợc xem xét về phơng
diện lịch sử, trong mối liên hệ với lịch sử"(9).
9

C. Mác - Ph. Ăngghen. Tuyển tập, tập 2, Nxb Sự thật, Hà Nội 1981, tr. 651 và 652

12


Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam gồm các tài liệu thuộc nhiều thời kỳ,
nhiều giai đoạn của lịch sử dân tộc, chúng đợc hình thành trong những hoàn
cảnh lịch sử nhất định. Không những về nội dung mà cả về hình thức, những
những tài liệu đó cũng có những điểm khác nhau. Có thể nói, mỗi tài liệu đều
mang dấu ấn của lịch sử. Cho nên, chỉ có thái độ nghiên cứu, phân tích tài liệu
theo quan điểm lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin thì mới có thể giải quyết
đúng đắn các vấn đề về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu.
Trong phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia, nguyên tắc lịch sử đợc
vận dụng để tổ chức màng lới các kho lu trữ, phân chia tài liệu trong các kho
lu trữ theo phông lu trữ và phân loại tài liệu trong các phông lu trữ, nhằm đảm

bảo mối liên hệ lịch sử của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu
và sử dụng.
Đối với việc xác định giá trị tài liệu, vận dụng nguyên tắc này, đòi hỏi
phải đặt tài liệu vào hoàn cảnh lịch sử đã hình thành ra chúng để xem xét giá
trị về các mặt của chúng.
Nguyên tắc lịch sử cũng là cơ sở của việc xây dựng các công cụ tra cứu
khoa học ở các phòng, kho lu trữ. Vận dụng nguyên tắc này, khi xây dựng các
công cụ tra cứu khoa học, phải chú ý đến mối liên hệ về nội dung của tài liệu
để giới thiệu các thông tin chứa đựng trong tài liệu một cách có hệ thống, mặt
khác phải phản ảnh trung thực nội dung, thành phần và các đặc điểm của tài
liệu, không đợc hiện đại hoá tài liệu.
Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Phép biện chứng duy vật chỉ rõ, khi nghiên cứu bất cứ sự vật và hiện tợng nào trong đời sống xã hội và tự nhiên, cũng đều phải xem xét kỹ tất cả các
mặt, các yếu tố có liên quan và ảnh hởng đến nó, chứ không đợc nhìn nhận
một cách phiến diện, tách rời và cô lập nó với các sự vật, hiện tợng khác; về
mặt phơng pháp, vừa phải đi sâu phân tích từng mặt, từng yếu tố, nhng đồng
thời lại phải biết xem xét một cách tổng hợp các mặt, các yếu tố đó. Lênin dạy
rằng: "Muốn thực sự hiểu đợc sự vật cần phải nhìn bao quát và nghiên cứu tất
cả các mặt, các mối quan hệ và "quan hệ gián tiếp" của sự vật đó. Chúng ta
không thể làm đợc điều đó một cách hoàn toàn đầy đủ, nhng sự cần thiết phải
xem xét tất cả mọi mặt sẽ đề phòng cho chúng ta khỏi phạm sai lầm và sự
cứng nhắc(10).

10

V. I. Lênin. Toàn tập, tập 42, Nhà xuất bản Tiến bộ, Mát-xcơ-va, 1977, tr. 364.

13

Đối với lý luận và thực tiễn công tác lu trữ, nguyên tắc này cần đợc vận
dụng rộng rãi, nhất là trong tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu. Vận
dụng nguyên tắc này, đòi hỏi các nhà lu trữ khi nghiên cứu, giải quyết các vấn
đề cụ thể về phân loại, xác định giá trị và bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, tổ
chức sử dụng tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học, phải biết xem xét
cẩn thận, thấu đáo, đầy đủ mọi mặt, mọi yếu tố có liên quan trên cơ sở những
phơng pháp đúng đắn.
IV. Quan hệ giữa lý luận và thực tiễn công tác lu trữ, các
khoa học khác

Để giải quyết các vấn đề của lu trữ học nói chung, lý luận và thực tiễn
công tác lu trữ nói riêng, đòi hỏi phải sử dụng tri thức của nhiều nhà khoa học
khác. Do đó, lý luận và thực tiễn công tác lu trữ có quan hệ mật thiết với nhiều
bộ môn khoa học nh khoa học lịch sử, lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nớc, sử
liệu học, văn kiện học, công bố học, thông tin học, lịch sử và tổ chức công tác
lu trữ, vật lý học, toán học, hoá học, sinh vật học... Ngoài ra nhiều thành tựu
của khoa học kỹ thuật cũng đợc ứng dụng rộng rãi trong thực tiễn công tác lu
trữ.
Khoa học lịch sử nghiên cứu xã hội và con ngời trong xã hội để khám
phá ra các quy luật chung của quá trình phát triển lịch sử xã hội loài ngời cũng
nh của dân tộc Việt Nam trong toàn bộ tính thống nhất, tính phức tạp và đa
dạng của nó. Những thành tựu nghiên cứu đó là chỗ dựa quan trọng giúp cho
các nhà lu trữ học giải quyết đúng đắn việc tổ chức khoa học và tổ chức sử
dụng triệt để tài liệu Phông lu trữ Quốc gia. Ví dụ những kết quả nghiên cứu
về lịch sử dân tộc sẽ giúp cho các nhà lu trữ học nắm hiểu đợc quá trình phát
sinh, phát triển của các sự kiện, hiện tợng lịch sử, về mốc thời gian phân chia
các thời kỳ, các giai đoạn lịch sử... Nhờ đó mà xác định màng lới các kho lu
trữ và phân loại tài liệu theo phông lu trữ đợc hợp lý, lựa chọn chính xác tài
liệu cần đa vào nhà nớc bảo quản, xác định đợc các nguồn tài liệu cần tiếp tục
su tầm và bổ sung để làm phong phú thêm tài liệu phông lu trữ Quốc gia Việt

Nam...
Mặt khác, các phơng pháp nghiên cứu đợc sử dụng phổ biến trong khoa
học lịch sử nh phơng pháp lịch sử, phơng pháp lôgich... cũng là những phơng
pháp mà lý luận và thực tiễn công tác lu trữ cần vận dụng.
Lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nớc nghiên cứu quá trình hình thành,
phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ máy

14


nhà nớc ở Việt Nam trong các thời kỳ lịch sử. Bộ môn khoa học này có quan
hệ chặt chẽ với lý luận và thực tiễn công tác lu trữ. Điều đó bắt nguồn từ chỗ
phần lớn tài liệu lu trữ đợc sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
chúng phản ánh chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nớc. Mặt khác, ở mỗi giai đoạn hoặc thời kỳ lịch sử nhất định, thẩm quyền ban
hành các loại văn bản của mỗi cơ quan đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan đó và đợc quy định bởi các văn bản pháp quy của nhà nớc. Do
vậy, lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nớc có vai trò rất quan trọng đối với việc tổ
chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu Phông lu trữ Quốc gia. Những hiểu
biết sâu sắc về mặt này sẽ giúp các cán bộ lu trữ xác định đợc đúng đắn tài
liệu của từng cơ quan, đảm bảo phân loại tài liệu và thông tin tài liệu đợc khoa
học. Những tri thức về lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nớc cũng rất cần thiết
đối với công tác xác định giá trị và bổ sung tài liệu, đặc biệt là khi vận dụng
các phơng pháp hiện đại về xác định giá trị của tài liệu nh phơng pháp hệ
thống, phơng pháp phân tích chức năng...
Sử liệu học là bộ môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử, có nhiệm
vụ nghiên cứu, khởi thảo lý luận và các phơng pháp về su tầm, phân tích tính
chân thực của sử liệu, phân loại và sử dụng các nguồn tài liệu. Tài liệu lu trữ là
cơ sở sử liệu quan trọng của khoa học lịch sử, cho nên nó là đối tợng chủ yếu
mà sử liệu học cần đi sâu nghiên cứu để giải quyết các vấn đề lý luận và thực
tiễn về su tầm, xác minh, lựa chọn, phân loại và sử dụng nguồn sử liệu này.

Nếu xét về phơng diện này, thì sử liệu học có những nhiệm vụ và nội dung
trùng hợp với lý luận và thực tiễn công tác lu trữ. Bộ môn khoa học này trang
bị cho lý luận và thực tiễn công tác lu trữ các phơng pháp nghiên cứu về tài
liệu để lựa chọn đợc chính xác tài liệu cần đa vào bảo quản trong các phòng,
kho lu trữ và phân loại chúng đợc khoa học.
Văn kiện học là bộ môn khoa học nghiên cứu về quy luật hình thành
văn kiện trong quá trình phát triển lịch sử của nó, đồng thời đề ra các phơng
pháp lập văn kiện, những nguyên tắc về tổ chức chu chuyển văn kiện và kết
cấu của các hệ thống văn kiện. Những kết quả nghiên cứu về văn kiện học có
thể giúp cho cán bộ lu trữ nắm đợc chức năng, tính chất và đặc điểm của các
loại văn kiện hình thành trong các thời kỳ lịch sử cũng nh các thời điểm lịch
sử khác nhau. Nhờ đó mà phân loại, giá trị và sử dụng tài liệu đợc hợp lý.
Công bố học là bộ môn khoa học có nhiệm vụ nghiên cứu và định ra
các nguyên tắc và phơng pháp công bố tài liệu, đợc xem là bộ môn khoa học
15


bổ trợ của khoa học lịch sử. Tài liệu lu trữ là đối tợng chính mà những ngời
làm công tác công bố cần nghiên cứu, su tầm, chọn lọc để công bố trong các
công trình nghiên cứu của mình. Đối với công tác lu trữ thì công bố tài liệu là
một trong những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu của các phòng, kho lu trữ.
Chính vì vậy, lu trữ học và công bố học có quan hệ mật thiết với nhau trong
nhiều vấn đề nghiệp vụ nh su tầm, phát hiện tài liệu, lựa chọn những tài liệu
có giá trị để lu trữ và công bố, biên soạn công cụ tra cứu khoa học đối với tài
liệu v.v... Có thể nói các phòng, kho lu trữ sẽ không thể làm tốt công tác tổ
chức sử dụng tài liệu nếu không đợc trang bị những kiến thức cơ bản về công
bố học.
Lý luận và phơng pháp của khoa học thông tin cũng rất cần thiết với lý
luận và thực tiễn công tác lu trữ. Tài liệu lu trữ sở dĩ trở thành tài sản quý báu
của quốc gia chính là vì chúng chứa đựng những thông tin quá khứ rất bổ ích

cho quản lý nhà nớc và các mặt khác của đời sống xã hội. Đó là những tài liệu
gốc, nói theo ngôn ngữ thông tin là tài liệu chứa đựng thông tin cấp một, đảm
bảo cung cấp nguồn thông tin này cho mọi nhu cầu của xã hội là nhiệm vụ
hàng đầu của công tác lu trữ. Bởi vậy, nếu từ góc độ thông tin để xét, thì công
tác lu trữ thuộc phạm trù công tác thông tin. Lý luận và phơng pháp của thông
tin học có thể giúp cho lý luận và thực tiễn công tác lu trữ giải quyết có hiệu
quả nhiều vấn đề mà thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đặt ra, nh về phơng pháp
phân tích và phân loại thông tin tài liệu, về lựa chọn tài liệu có thông tin trùng
lặp, biên mục hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu ở các
phòng, kho lu trữ, đặc biệt là đối với việc xây dựng hệ thống tìm tin hiện đại
cơ giới hoá và tự động hoá. Ngày nay, khi lợng thông tin chứa trong tài liệu
Phông lu trữ Quốc gia ngày càng lớn và nhu cầu nghiên cứu sử dụng chúng
của xã hội cũng ngày một tăng, thì việc ứng dụng những thành tựu của khoa
học thông tin vào công tác lu trữ là một yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao hiệu
quả sử dụng đối với tài liệu lu trữ và trình độ hiện đại của công tác lu trữ.
Các khoa học tự nhiên nh hoá học, sinh học, vậtlý, toán học, điều khiển
học... ngày nay đã trở nên cần thiết đối với công tác lu trữ, đặc biệt trong khi
nghiên cứu và giải quyết các vấn đề thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu.
Ngoài ra lý luận và thực tiễn công tác lu trữ còn có quan hệ với nhiều
bộ môn khoa học khác nh: cổ tự học, bia ký học, ấn tin học, gia hệ học, huy
chơng học, địa lý lịch sử... Các bộ môn khoa học này nghiên cứu những vấn
16


đề có liên quan đến tài liệu lu trữ. Dựa vào những kết quả nghiên cứu của các
bộ môn khoa học đó, cán bộ các phòng, kho lu trữ có thể hiểu đợc đầy đủ và
chính xác hơn về tài liệu lu thông nh niên đại, tác giả, địa điểm hình thành tài
liệu, tính chân thực, giá trị của tài liệu... đặc biệt đối với tài liệu lu trữ thuộc
các thời kỳ xa xa thì khi su tầm, lựa chọn để đa vào bảo quản ở các phòng,

kho lu trữ thờng phải có sự hỗ trợ của chúng.
V. Quá trình phát triển của lý luận và thực tiễn công tác
lu trữ ở Việt Nam

ở Việt Nam, lý luận và thực tiễn công tác lu trữ mới hình thành ở thế kỷ
20 này, nhng công tác lu trữ đã có từ thời kỳ phong kiến. Theo một số th tịch
thì dới các triều đại phong kiến Việt Nam, việc lu trữ sổ sách, tài liệu đã đợc
thực hiện ở một số cơ quan thuộc chính quyền trung ơng và địa phơng. Đại
Việt sử ký toàn th chép rằng: sau khi đánh thắng giặc Minh xâm lợc, Lê Thái
Tổ đã "chia cả nớc làm ba đạo. Đạo đặt vệ quân, vệ đặt tổng quản, lớn nhỏ giữ
gìn nhau, trên dới ràng buộc nhau. Lại đặt chức hành khiển các đạo để chia
giữ sổ sách quân, dân"(11). Cũng theo sách này, dới triều Lê Thánh Tông (1470
- 1497) trớc tình trạng sổ sách, giấy tở ở các nha môn không đợc sắp xếp cất
giữ cẩn thận, làm ảnh hởng đến việc xem xét, xử lý các vụ kiện tụng và các
mặt khác. Hàn lâm viện đại học sĩ quyền ngữ sử đại phu Tràn Bàn đã tâu lên
vua đề nghị: "Cúi xin định lệ ban xuống cho các huyện, lộ, mỗi nơi đặt một
ngời duyên lại thờng xuyên, am hiểu sổ sách giấy tờ, giỏi viết chữ, làm tính để
giữ công văn giấy tờ...". Đề nghị này đã đợc Lê Thánh Tông phê chuẩn (12). Lê
Quý Đôn cho biết thêm, thời Lê Thánh Tông, nhiều cơ quan thuộc chính
quyền phong kiến trung ơng nh Lại bộ, Hộ bộ... đã xây cất những dãy nhà
riêng để lu trữ sổ sách nh Hộ bộ: "Nhà chữ công (I) đằng trớc, đằng sau đều 3
gian 2 chái. Nhà đầu 3 gian, sảnh đờng 1 gian. Nhà để sổ sách của Ty Thanh
lại một dãy 3 gian 2 chái, nhà lu giữ sổ hộ 4 dãy, mỗi dãy 11 gian, ngọc phòng
3 gian, ngai môn 3 gian, bốn chung quanh bao tờng"(13).
Đến triều Nguyễn, chính quyền phong kiến trung ơng đã đặt ra những
cơ quan nh Thị th viện, Thị hàn viện, Nội hàn viện, Thợng bảo ty (Gia Long),
Văn th phòng (Minh Mệnh), Thợng bảo sở, Ty luân sở, Bí th sở, Bản chơng
sở... (Thiệu Trị) để phụ trách việc soạn theo văn bản, giữ các con dấu, lu trữ
các châu bản và các văn bản khác về đối nội, đối ngoại, các sổ sách, bản đồ...
11

12
13

Đại Việt sử ký toàn th, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội 1985, trang 294 và 410.
Đại Việt sử ký toàn th, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội 1985, trang 294 và 410.
Lê Quý Đôn. Kiến văn tiểu lục, Nhà xuất bản Sử học, Hà Nội, 1962, tr. 189.

17


Tuy nhiên, cha có một triều đại nào đặt cơ quan hoặc chức quan trông
coi chung việc lu trữ tài liệu của cả nớc... Đặc biệt, về mặt lý luận thì không đợc chú ý nghiên cứu và tổng kết từ thực tiễn. Suốt cả thời kỳ phong kiến,
không có một cuốn sách, một tài liệu hay một văn bản nào đề cập đến cách
thức tổ chức công tác lu trữ và các vấn đề có liên quan khác. Trong lúc đó,
công tác công văn giấy tờ, một phơng tiện thiết yếu trong công tác quản lý nhà
nớc đã đợc các chính quyền phong kiến quan tâm và đợc pháp chế hoá bằng
nhiều văn bản, nhất là dới các triều đại Lê, Nguyễn.
Trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, suốt mấy thập kỷ đầu, công tác lu trữ ở Việt Nam nói riêng, Đông Dơng thuộc Pháp nói chung vẫn trong tình
trạng phân tán. Mặc dù ở Trung Kỳ và Nam Kỳ, chúng đều lần lợt lập ra các
cơ quan lu trữ nhng không có một cơ quan quản lý công tác lu trữ chung của
cả nớc, tài liệu của các cơ quan, công sở lâm vào tình trạng không đợc tổ chức
khoa học và bảo quản chu đáo.
Trớc tình hình đó, năm 1917 theo đề nghị của Ru-mơ (Roume), nguyên
toàn quyền Đông Dơng, viện Hàn lâm văn hoá Pháp đã cử Pôn Bu-đê (Paul
Bordet), chuyên viên về lu trữ và cổ tự học sang Đông Dơng điều tra tình hình
về công tác lu trữ. Sau khi nghiên cứu tình hình lu trữ ở một số địa phơng và
công sở, ông đã đệ trình lên Phủ Toàn quyền và Phủ Thống sứ văn bản đề nghị
gấp rút thiết lập cơ quan quản lý và tổ chức công tác lu trữ chung cho toàn cõi
Đông Dơng. Đề nghị đợc chấp thuận. Ngày 29-11-1917 toàn quyền Đông Dơng An be Xa-rô (Albert Saraut) đã ra Nghị định thành lập Nhà lu trữ - Th
viện Đông Dơng trực thuộc Phủ toàn quyền với chức năng nhiệm vụ chính là

quản lý công tác lu trữ trong toàn Đông Dơng. Một năm sau, ngày 26-121918, lại ban hành Nghị định thành lập ở Đông Dơng 5 khoa lu trữ (kho lu trữ
Hà Nội, kho lu trữ Thống đốc Nam Kỳ ở Sài Gòn, kho lu trữ Khâm sứ Trung
Kỳ ở Huế, kho lu trữ Khâm sứ Cao Miên ở Phnôm Pênh, kho lu trữ Khâm sứ
Lào ở Viên Chăn) quy định các nguyên tắc nộp l và sử dụng tài liệu, hớng dẫn
cách xây cất kho lu trữ và phơng pháp sắp xếp, bảo quản tài liệu.
Với hai nghị định này, ở Đông Dơng đã hình thành heh cơ quan lu trữ
gồm cơ quan quản lý chung và các kho lu trữ, đây là bớc ngoặt quan trọng
đánh dấu sự phát triển của công tác lu trữ ở Đông Dơng nói chung và ở Việt
Nam nói riêng dới thời thống trị của thực dân Pháp.
Tuy nhiên, suốt cả giai đoạn từ năm 1917 đến năm 1945, nhìn chung,
tài liệu ở các kho lu trữ vẫn cha đợc tổ chức một cách khoa học, nhiều địa ph18


ơng và công sở không giao nộp tài liệu, phần lớn tài liệu cha đợc lập hồ sơ,
phân loại, xác định giá trị và thống kê; hệ thống thẻ tra tìm tài liệu cha đợc
xây dựng hoàn chỉnh. Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do ở các kho
lu trữ thiếu hẳn những nhân viên lu trữ nắm vững lý luận và thông thạo các
nghiệp vụ lu trữ. Mặc dù bắt đầu từ năm 1931, hàng năm, Pôn Bu-đê, giám
đốc Nha lu trữ - Th viện Đông Dơng đều có mở lớp huấn luyện nhân viên lu
trữ, nhng chỉ ở bậc sơ cấp, nhằm đào tạo nhân viên thực hành các nghiệp vụ lu
trữ đơn giản cho các công sở. Trong giai đoạn này, các sách và tài liệu viết về
lý luận và thực tiễn công tác lu trữ cũng rất ít. Đáng kể hơn cả là cuốn "Cẩm
nang của ngời làm công tác lu trữ" (Manuel de l'archivicte) do Pôn Bu-đê biên
soạn, Nha Lu trữ và th viện Đông Dơng xuất bản lần thứ nhất năm 1934 và tái
bản năm 1945. Cuốn sách này là tập hợp những bài giảng ở các lớp huấn
luyện nói trên. Nội dung của cuốn sách gồm hai phần chính: Phần một trình
bày dới hình thành hớng dẫn các vấn đề về nghiệp vụ lu trữ nh phân loại, làm
mục lục và tiếp nhận hồ sơ, cấp phát bản sao, tổ chức phòng công văn... Phần
hai nói về khung phân loại các hồ sơ của Nha Lu trữ và th viện Đông Dơng.
Khung phân loại này đợc xây dựng theo phơng pháp thập tiến, lấy 25 chữ cái

từ A đến Z làm ký hiệu. Nội dung cuốn sách nặng về hớng dẫn thực hành, còn
mặt lý luận thì không đợc trình bày và phân tích một cách thấu đáo. Tuy vậy,
nó cũng đã thể hiện khá rõ nét quan điểm t sản trong lĩnh vực công tác lu trữ
và lu trữ học, đặc biệt là về phân loại tài liệu và thông tin tài liệu. Cuốn sách
đã có tác dụng hớng dẫn thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lu trữ theo một phơng pháp có thể gọi là tiên tiến thời bấy giờ.
Sau cách mạng tháng Tám 1945, ngay từ những ngày đầu, trớc tình
trạng nhiều cơ quan trung ơng và địa phơng tuỳ tiện đem bán và huỷ tài liệu lu
trữ, ngày 3 tháng 1 năm 1946, nhân danh Chủ tịch Chính phủ lâm thời, Hồ
Chủ tịch đã ký Thông đạt số 1C/VP nghiêm cấm nhân viên các công sở không
đợc đốt huỷ hồ sơ, tài liệu một cách tuỳ tiện, vì đó là "những tài liệu có giá trị
đặc biệt về phơng diện kiến thiết quốc gia". Thông đạt cũng đã chỉ rõ: "Những
hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lu trữ
công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ"(14).
Văn bản này trong chừng mực nhất định đã thể hiện đợc nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất công tác lu trữ và đã đặt cơ sở pháp lý đầu tiên
Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nớc về công tác công văn giấy tờ và công tác lu trữ - Cục Lu trữ
xuất bản, Hà Nội, 1982, tr. 8.
14

19


cho công tác lu trữ của chế độ mới, đồng thời đó cũng là cơ sở quan trọng đối
với việc xây dựng lý luận và thực tiễn công tác lu trữ ở Việt Nam.
Cuộc kháng chiến lâu dài chống thực dân Pháp xâm lợc (1946 - 1954)
đã gây trở ngại lớn cho việc xây dựng và phát triển công tác lu trữ ở nớc ta.
Sau hiệp định Giơ-mới-vơ năm 1954, trải qua một quá trình chuẩn bị về các
mặt, ngày 4 tháng 9 năm 1962, Cục Lu trữ thuộc Phủ Thủ tớng đợc thành lập
để giúp Bộ trởng Phủ Thủ tớng chỉ đạo và quản lý công tác lu trữ của cả nớc.
Một năm sau, ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành

Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lu trữ. Bản điều lệ đã quy
định đợc tơng đối cụ thể và hoàn chỉnh về tổ chức lu trữ và các vấn đề về
nghiệp vụ lu trữ, nh về tổ chức các kho lu trữ trung ơng và địa phơng, kho lu
trữ chuyên ngành, công tác bổ sung tài liệu... Do công tác lu trữ mới bớc đầu
xây dựng, cha có kinh nghiệm thực tế, nên ở bản Điều lệ này, các vấn đề về
nghiệp vụ lu trữ chỉ mới đề cập một cách khái quát, cha phải là những đúc kết
từ thực tiễn Việt Nam. Thậm chí có vấn đề cha đợc nêu hoặc đề cập còn phiến
diện nh về phân loại, xác định giá trị tài liệu. Mặc dù vậy, bản Điều lệ đã thể
hiện đợc tinh thần cơ bản của nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công
tác lu trữ và trở thành cơ sở pháp lý quan trọng của ngành Lu trữ trong tổ
chức, chỉ đạo và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, đến năm 2001 ra pháp
lệnh lu trữ đã đa ra một số quy định cụ thể về công tác lu trữ.
Sự nghiệp xây dựng và phát triển công tác lu trữ ở nớc ta đòi hỏi phải
tuân theo lý luận khoa học của lu trữ học Mác - Lênin và phải học tập kinh
nghiệm của các nớc xã hội chủ nghĩa. Cuối thập kỷ 50, chúng ta đã mời
chuyên gia Liên Xô sang trao đổi kinh nghiệm, bồi dỡng lý luận và nghiệp vụ
cho cán bộ lu trữ các cơ quan. Nhiều tài liệu và sách giáo khoa về lu trữ học
của Liên Xô và các nớc xã hội chủ nghĩa khác đã đợc dịch và lu hành tơng đối
rộng rãi trong cán bộ lu trữ. Từ đầu những năm 69, hàng năm đều gửi học sinh
đại học lu trữ ở Liên Xô và một số nớc xã hội chủ nghĩa khác. Tháng 5 năm
1967, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp ra quyết định mở chuyên
ngành lu trữ học ở khoa Lịch sử Trờng Đại học Tổng hợp Hà Nội để đào tạo
cán bộ lu trữ bậc đại học. Đây là sự kiện có ý nghĩa đặt nền móng cho sự phát
triển của công tác lu trữ nói chung, khoa học lu trữ nói riêng. Tháng 11 năm
1971, trờng Trung học văn th lu trữ trực thuộc Cục lu trữ đã đợc thành lập.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đào tạo và bồi dỡng cán bộ lu trữ,
hệ thống giáo trình về lu trữ học đã đợc biên soạn nh các giáo trình đại học
20

"Lý luận và thực tiễn công tác lu trữ", "Công tác lập hồ sơ và danh mục hồ
sơ", "Môn học công bố tài liệu văn kiện", "Cơ sở lý luận và thực tiễn của công
tác xác định giá trị tài liệu" do Bộ môn Lu trữ học khoa Lịch sử Trờng Đại học
Tổng hợp Hà Nội biên soạn; các giáo trình trung cấp và văn th, lu trữ của trờng Trung học văn th lu trữ và các tập bài giảng dùng cho các lớp huấn luyện
ngắn hạn của Cục Lu trữ Nhà nớc.
Những năm gần đây, công tác nghiên cứu khoa học đã bớc đầu đợc
quan tâm và đi vào tổ chức, nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đề ra đã đợc đặt thành những đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nớc
do Cục Lu trữ Nhà nớc chủ trì. Hớng nghiên cứu thu hút sự chú ý nhiều nhất
của giới lu trữ học Việt Nam thời gian qua cũng nh hiện nay là các vấn đề về
phơng pháp luận của lu trữ học, lý luận và phơng pháp tổ chức khoa học, tổ
chức sử dụng và bảo quản tài liệu.
Sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn
hiện nay đòi hỏi phải đẩy mạnh hơn nữa công tác lu trữ. Thời gian qua Đảng
và Nhà nớc đã ban hành nhiều văn bản quan trọng nhằm đảm bảo giữ gìn an
toàn tài liệu lu trữ và sử dụng chúng đợc toàn diện và có hiệu quả, nh Quyết
định số 168-HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trởng về
việc thành lập Phông lu trữ Quốc gia của nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam, Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lu trữ Quốc gia của Hội đồng Nhà nớc (ban
hành ngày 30-11-1982), Nghị định số 34-HĐBT ngày 1 tháng 3 năm 1984 của
Hội đồng Bộ trởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
Cục Lu trữ nhà nớc... Các văn bản này đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tài
liệu lu trữ và công tác lu trữ đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, đề ra
nhiều quy định về tổ chức và quản lý, tạo cơ sở pháp lý vững chắc để xây
dựng và phát triển công tác lu trữ. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung
ơng Đảng Cộng sản Việt Nam tại Đại hội VI đã chỉ ra nhiệm vụ phải: "Tổ
chức tốt công tác lu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lu trữ
quốc gia"(15). Điều đó, đặt ra cho các cơ quan lu trữ và những ngời làm công
tác lu trữ trách nhiệm nặng nề là phải phấn đấu thực hiện tốt các mặt của công
tác lu trữ; trong đó có nhiệm vụ xây dựng một nền lu trữ học Việt Nam hiện
đại có khả năng giải đáp những vấn đề mà thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đặt

ra.

15

Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI, Nhà xuất bản Sự thật, Hà Nội, 1987, tr. 80.

21


Chơng một
phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam
II.1. Khái niệm về Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam và phân loại tài
liệu
1. Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam
Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị,
kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác thuộc nhà nớc Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quản lý không phụ thuộc vào thời gian sản
sinh, phơng pháp và kỹ thuật làm ra.
Phông lu trữ Quốc gia của nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
(gọi tắt là Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam) đợc chính thức thành lập ngày 26
tháng 12 năm 1981 theo Quyết định số 168 - HĐBT của Hội đồng Bộ trởng.
Theo quyết định này, thì thành phần Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam
bao gồm "bản chính (hoặc bản sao có giá trị nh bản chính của các văn kiện;
tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế bản vẽ, bản đồ, công trình
nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp...), tài liệu
chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự...), bản thảo, bản
nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản và dơng bản các bộ phim, các
bức ảnh, mình-crô-phim, tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa, sổ công tác, nhật ký,
hồi ký, tranh vẽ hoặc in và tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi,
sách báo nội bộ và tài liệu khác... hình thành trong quá trình hoạt động của

các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các
bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của tập thể, gia đình, cá nhân điển hình,
tiêu biểu về các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã đợc nhà nớc quản lý(16).
Theo quy định, tài liệu của Đảng Cộng sản Việt Nam sẽ đợc lập thành
phông riêng - Phông lu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và đặt dới sự quản lý của
cơ quan lu trữ Đảng.
Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam đợc giao cho Cục Lu trữ Nhà nớc quản
lý. Việc thành lập Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam là một biện pháp quan
trọng để thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lu trữ,
pháp chế hoá quyền quản lý của Nhà nớc đối với toàn bộ tài liệu lu trữ.
2. Khái niệm về phân loại tài liệu
Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nớc về công tác công văn giấy tờ và công tác lu trữ. Sách đã dẫn
tr. 114, 115.
16

22


Hiểu theo nghĩa chung nhất, phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trng
(tức những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm,
nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
ở nớc ta, tài liệu lu trữ đã trở thành sở hữu toàn dân, do Nhà nớc quản
lý thống nhất, nên việc phân loại tài liệu đợc thực hiện đối với toàn bộ tài liệu
Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam. Công tác phân loại này gồm ba giai đoạn:
- Phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung để xác
định mạng lới các kho lu trữ.
- Phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lu trữ theo phông lu trữ.
- Phân loại tài liệu trong các phông lu trữ.
Nhiệm vụ chủ yếu của quá trình phân loại này là làm cho tài liệu Phông
lu trữ Quốc gia nói chung, tài liệu của từng phông lu trữ nói riêng đợc tổ chức

khoa học, phản ánh đúng đắn tiến trình lịch sử của dân tộc cũng nh hoạt động
và tổ chức của bộ máy nhà nớc, các tổ chức xã hội, và những sự kiện, hiện tợng lịch sử khác thuộc các thời kỳ và giai đoạn lịch sử của đất nớc. Nhờ vậy
mà thoả mãn đợc các yêu cầu về nghiên cứu và sử dụng tài liệu, đồng thời bảo
quản đợc thuận tiện và an toàn.
Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, để có thể tìm kiếm thông tin chứa đựng
trong tài liệu Phông lu trữ Quốc gia đợc nhanh chóng và thuận lợi, thì sau khi
phân loại tài liệu trong các phông lu trữ, còn phải tiến hành phân loại thông tin
tài liệu. Phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu là hai mặt của một quá
trình phân loại. Giữa chúng có liên quan chặt chẽ với nhau. Chỉ trên cơ sở tài
liệu đã đợc phân loại khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để phân loại các
thông tin của chúng. Nhng phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu là
hai khái niệm riêng biệt có đối tợng khác nhau(17).
Ngày nay, không những trong lu trữ học, mà nhiều khoa học khác, kể cả
khoa học tự nhiên và khoa học xã hội, đều cần thiết phải phân loại một cách
khoa học các đối tợng nghiên cứu trực tiếp, nh trong sinh vật học thì phân loại
các giống loài sinh vật, trong bảo tàng học thì phân loại các hiện vật gốc,
trong th viện học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hàng đầu trong việc
tổ chức khoa học tài liệu Phông lu trữ Quốc gia.
Phân loại tài liệu quản lý chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ lu trữ khác, nh
xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu. Trên cơ sở tài liệu đợc phân loại khoa học, việc xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu... sẽ có thể
17

Về phân loại thông tin tài liệu xem chơng này.

23


tiến hành một cách thuận lợi. Ngợc lại, nếu nh công tác xác định giá trị tài
liệu và bổ sung tài liệu... đã đợc làm tốt sẽ tạo điều kiện để phân loại tài liệu
đợc khoa học.

Xét về thực chất, phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam là
phân loại một nguồn sử dụng hết sức phong phú và đa dạng, phản ánh tiến
trình lịch sử dựng nớc và giữ nớc của dân tộc, là phân loại một bộ phận tri
thức quan trọng về xã hội và tự nhiên mà nhân dân ta trải bao thế hệ đã tích
luỹ đợc. Do đó, phân loại càng khoa học thì càng có điều kiện để phát huy tác
dụng của nguồn tài liệu này đối với các mặt của đời sống xã hội.
Để phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia đợc khoa học, trớc hết cần
phải tuântheo những nguyên tắc phơng pháp luận của lu trữ học và vận dụng
các phơng pháp và nhận thức của chủ nghĩa Mác - Lênin nh các cặp phạm trù
cái chung và cái riêng, nội dung và hình thức, hiện tợng và bản chất, các phơng pháp lô-gích và lịch sử, phân tích và tổng hợp, diễn dịch và quy nạp...
II.2. Phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định
mạng lới các kho lu trữ nhà nớc
1. Khái niệm về kho lu trữ
Kho lu trữ là một cơ quan lu trữ có nhiệm vụ bảo quản, tổ chức khoa
học và tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa học
về lu trữ học, văn kiện học và các lĩnh vực có liên quan khác. ở nớc ta hiện
nay, cha hình thành mạng lới các kho lu trữ hoàn chỉnh, nhng một số kho lu
trữ có chức năng gần giống nh một viện lu trữ trung ơng Hà Nội và kho lu trữ
trung ơng thành phố Hồ Chí Minh(18), kho lu trữ Đà Nẵng.
Các kho lu trữ nhà nớc là những cơ sở để nhà nớc thực hiện quyền sở
hữu toàn dân đối với tài liệu lu trữ. Tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam
nói chung phải đợc đa vào bảo quản trong các kho lu trữ này. Điều 5 của Pháp
lệnh bảo vệ tài liệu lu trữ quốc gia quy định:
"Tài liệu lu trữ quốc gia phải đợc bảo quản trong các cơ quan lu trữ nhà
nớc.
Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lu trữ quốc gia, Nhà nớc phân
cấp cho cơ quan lu trữ Nhà nớc trung ơng, địa phơng hoặc chuyên ngành tập
trung bảo quản"(19). Có thể nói, chừng nào mạng lới các kho lu trữ từ trung ơng
đến địa phơng cha đợc thành lập thì Nhà nớc cha có đầy đủ những điều kiện
18

19

Nên quan niệm các kho lu trữ này nh những trung tâm lu trữ hoặc viện lu trữ Nhà nớc.
Báo Nhân dân, số 10400 ngày 14-12-1982, trang 1.

24


cần thiết, để quản lý thống nhất và tổ chức sử dụng đợc tốt tài liệu Phông lu
trữ Quốc gia Việt Nam.
Việc xác định mạng lới các kho lu trữ cần phải xét đến nhiều yếu tố,
những yếu tố cơ bản nhất là phải dựa trên cơ sở phân loại khoa học tài liệu
Phông lu trữ Quốc gia. Do vậy, xác định mạng lới các kho lu trữ tức là quá
trình nghiên cứu để phân chia "tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam thành
các nhóm rồi căn cứ vào đó mà tổ chức hệ thống các kho lu trữ. Mỗi nhóm tài
liệu ở đây tơng ứng với một kho lu trữ.
- Các giai đoạn phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam
2. Các đặc trng phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam để
xác định mạng lới các kho lu trữ
Khi xác định mạng lới các kho lu trữ cần căn cứ vào các đặc trng sau
đây:
a. Đặc trng thời kỳ lịch sử
Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, thời kỳ lịch sử tức là quãng
thời gian đợc đánh dấu bằng bớc ngoặt lịch sử của một quốc gia, một dân tộc
hoặc của thế giới; thờng tơng ứng với một hình thái kinh tế - xã hội. Nhng xét
trong phạm vi từng quốc gia thì việc phân chia thời kỳ lịch sử phải căn cứ vào
tiến trình lịch sử của mỗi nớc. Đây là một vấn đề khá phức tạp, đặc biệt đối
với việc xác định các mốc thời gian.
Nhìn chung trong xã hội, sự chuyển biến từ hình thái kinh tế - xã hội
này sang hình thái kinh tế - xã hội khác thờng đợc thể hiện bằng đấu tranh giai

cấp lật đổ bộ máy nhà nớc của giai cấp thống trị cũ và thành lập bộ máy nhà
nớc của giai cấp thống trị mới. Bởi vậy, đó cũng là thời điểm chấm dứt sự hoạt
động của hệ thống cơ quan nhà nớc của hình thái kinh tế - xã hội cũ và thời
điểm khởi đầu của hệ thống cơ quan nhà nớc của hình thái kinh tế - xã hội
mới. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống cơ quan của
mỗi hình thái kinh tế - xã hội là một bức tranh toàn cảnh về xã hội của thời kỳ
lịch sử đó. Nghiên cứu chúng trong mối liên hệ về nhiều mặt sẽ rút ra đợc
những kết luận chính xác đầy đủ về bản chất và quy luật phát triển của xã hội
cũng nh của từng cơ quan, từng ngành, từng địa phơng tồn tại trong thời kỳ
lịch sử đó. Chính vì vậy, thời kỳ lịch sử là một đặc trng quan trọng đợc vận
dụng khi phân loại tài liệu Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng
lới các kho lu trữ. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải trờng hợp nào cũng có
thể vận dụng đặc trng này; bởi thế thực tế lịch sử thờng diễn ra phức tạp, mốc

25