Hướng dẫn thực hành tổ chức số liệu kế toán trên exel

***
TÀI LIỆU HỌC KẾ TOÁN EXCEL
TỰ HỌC EXCEL &
THỰC HÀNH TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN
EXCEL
1
Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel
1.1. Thao tác với bảng tính
1.1.1. Tạo một bảng tính mới
- Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụ
xuất hiện như hình dưới đây.
- Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửa
sổ bảng tính mới.
Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đến
bảng tác vụ.
- Từ thanh Menu Bar vào File\New…
2
- Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N
Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu
bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2.
1.1.2. Thêm mới một bảng tính
- Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vào
Insert\Worksheet.
- Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấp
chuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert.
3
Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính
bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đen
kế bên trái của nhãn Sheet Tab.
1.1.3. Xoá một bảng tính
- Sử dụng menu

+ Chọn bảng tính cần xoá
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet.
+ Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện
lệnh xoá.
- Xoá bằng chuột phải:
+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp
4
chuột phải và chọn dòng Delete.
1.1.4. Đặt tên cho bảng tính
+ Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng
tính đó sẽ hiển thị trên màn hình.
+ Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khi
thấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính.
5
Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuột
phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn
Rename.
1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính
Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện thao
6
tác lưu bảng tính đó lại.
- Từ thanh Menu Bar vào File\Save As. Hộp thoại Save As xuất
hiện.
Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khi
đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.
Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.
- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại.
Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn,
bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó.
Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạn

nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạn
thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoại
Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save.
7
Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô
Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạn
có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoại
hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô.
Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp
thoại lại.
1.1.6. Tính chất của bảng tính
- Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet.
- Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell được
mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự.
- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tất
cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.
- Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384
dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cm
và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm.
8
1.1.7. Chọn ô trong bảng tính
Chọn một Cell
Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp
chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi
tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi là
Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm.
Chọn một khối các Cell
Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn
một khối ô.
- Sử dụng chuột:

+ Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn.
+ Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng
chọn.
- Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng
muốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyển
đến cuối vùng chọn.
1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo
Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh
công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớt
nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn
vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm
hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.
Soạn thảo cho Cell đầu tiên
+ Chọn Cell cần soạn thảo.
+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện
hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn
Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo
vị trí Cell hiện hành.
9
Nhập dữ liệu vào từ bàn phím
- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc
nhập các ký tự quá một ô.
- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell.
- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cell
muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới,
hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống.
Chỉnh sửa nội dung của Cell
Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn
ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím
mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.

Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội
dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới.
Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần
chỉnh sửa nội dụng nhấp F2.
Thay đổi nội dung của Cell
- Nhấp chọn Cell cần thay đổi
- Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy,
nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm trên phím Enter
để xoá ký tự đứng trước con nháy.
- Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi
đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động
nội dung cũ sẽ bị xoá.
Xoá nội dung trong Cell
- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá
- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong
những Cell được chọn.
10
1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu
Lệnh Copy
Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằng
nhiều công cụ khác nhau.
- Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép.
- Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau:
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy.
+ Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ
+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải
chọn lệnh Copy.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ C.
Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen
11

trắng chạy bao quanh.
Sử dụng tuỳ chọn Clipboard
Tùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻ
trên một File hay nhiều File khác nhau.
Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:
Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit.
12
Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục hay
từng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh Copy thì
trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phần
mà bạn vừa thực hiện copy.
Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chép
dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnh
copy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội dung cùng lúc.
Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều file
khác nhau.
- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đã
được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete.
Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp vào
Clear All phía trên bảng tác vụ.
- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào dấu
(x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ lại).
Sử dụng chuột.
13
- Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đến
khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có
hình mũi tên bốn đầu xuất hiện.
- Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần
Copy, thả chuột ra.
- Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuột đến

nơi cần, thả chuột ra.
Lệnh cắt (Cut)
Được thao tác giống như với lệnh Copy.
- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển.
- Sử dụng menu, thanh công cụ hoặc phím tắt để thực hiện lệnh:
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Cut
14
+ Nhấp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải
chọn lệnh Cut.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ X.
Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đen
trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dung
trong ô hay khối ô gốc bị xoá đi.
Chú ý: Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ô
hay khối riêng lẻ.
Dán dữ liệu
- Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán.
- Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu:
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste.
15
+ Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ V.
Trước khi dán dữ liệu:
Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất
hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán.
Fillhand
Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau
hay sắp số thứ tự tăng dần. Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn

khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạn
đánh số thứ tự cho một danh sách dài.
* Điền nội dung
16
- Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.
- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải
của khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm.
- Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra.
- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( ) di chuyển chuột
đến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danh
sách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp.
+ Copy calls: Điền các số như nhau.
+ Fill series: Điền số thứ tự tăng dần.
17
- Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên.
Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏ
ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéo
ngang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp.
* Thay đổi trật tự các vùng.
- Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột.
- Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác.
- Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste Special.
18
- Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Paste Special
với các lựa chọn để bạn lựa chọn.
19
- Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose và
nhấp OK để thực hiện lệnh.
1.1.10. Định dạng bảng tính
Thao tác với cột

Sử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột
- Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B… (hàng trên
cùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức).
- Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuột
trái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc kéo qua trái để
giảm kích thước cột. Khi đạt độ rộng vừa ý thì thả chuột ra. Trong
khi kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất hiện ở phía trên với khung
màu vàng.
Sử dụng menu lệnh điều chỉnh độ rộng cho cột.
- Nhấp chọn cột cần điều chỉnh.
- Từ Menu Bar vào menu Format\Column\Width…
20
Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20).
- Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằm
trong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK.
Chú ý: Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là ký
tự.
Tự động điều chỉnh chiều rộng cột.
Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình cung
cấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ liệu có
trong cột. Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp và khoa
học hơn.
- Chọn cột cần điều chỉnh
- Từ Menu chọn Format\Column\AutoFit Selection.
21
Chiều rộng tiêu chuẩn của cột
- Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn
- Từ Menu Bar vào Format\Column\Sbạnndard With…Hộp thoại
Sbạnndard width xuất hiện.
- Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ rộng

của cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok để trả về
chiều rộng tiêu chuẩn cho cột.
Chèn thêm cột
- Sử dụng chuột:
+ Chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên
phải của khung chọn và kéo qua phải, thả chuột. Lúc này cột được tạo
và đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải.
22
- Sử dụng lệnh:
+ Chọn cột muốn chèn.
+ Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column.
+ Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép
bạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành
sang phải.
+ Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiện
hành và đẩy ô hiện hành qua phải.
* Xoá cột
- Sử dụng chuột:
+ Chọn cột cần xoá.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới
bên phải của khung chọn và kéo qua trái, thả chuột. Lúc này cột
trống được xoá, với cột được xoá thì dữ liệu ở cột bên chuyển qua.
- Sử dụng lệnh
+ Chọn cột cần xoá.
23
+ Chọn Menu Edit\Delete
- Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá một
cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái.
- Chọn xong, nhấp OK.

* Chèn một ô
- Chọn ô cần chèn mà ô mới sẽ được chèn bên cạnh nó.
- Nhấp chọn menu Insert\Cells. Hộp thoại Insert xuất hiện.
- Trong hộp thoại ban chọn Shift Cell s Right để tạo một ô trống tại vị
trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải.
24
- Chọn xong, nhấp OK.
* Xóa một ô
- Chọn ô cần xóa.
- Nhấp chọn menu Edit\Delete. Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện.
- Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô
trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái.
Thao tác với dòng
* Chèn thêm dòng
- Sử dụng chuột: bạn có thể thêm dòng trực tiếp bằng các thao tác
sử dụng chuột.
+ Chọn vị trí dòng cần thêm.
+ Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới
bên phải của khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột. Lúc này
dòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống.
- Sử dụng lệnh:
+ Chọn vị trí dòng muốn chèn.
+ Từ Menu Bar vào Insert. Trong menu con xuất hiện, bạn có hai
25