Kiểm soát quy trình cho vay đối với học sinh sinh viên của phòng giao dịch ngân hàng chính sách xã hội huyện văn lâm
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (706.27 KB, 104 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
NGUYỄN THANH PHƯƠNG
KIỂM SOÁT QUY TRÌNH CHO VAY ðỐI VỚI HỌC SINH
SINH VIÊN CỦA PHÒNG GIAO DỊCH NGÂN HÀNG
CHÍNH SÁCH XÃ HỘI HUYỆN VĂN LÂM
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH
Mã số : 60.34.05
Người hướng dẫn khoa học : GS.TS. PHẠM THỊ MỸ DUNG
HÀ NỘI - 2011
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
i
LỜI CAM ðOAN
Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số
liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ñược sử dụng ñể
bảo vệ một học vị nào.
Tôi xin cam ñoan rằng ,mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận
văn này ñã ñược cảm ơn và các thông tin trích dẫn ñều ñược chỉ rõ nguồn gốc.
Hà Nội, ngày Tháng Năm 2011
Tác giả luận văn
Nguyễn Thanh Phương
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
ii
LỜI CẢM ƠN
ðể hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự
nỗ lực cố gắng của bản thân, tôi ñã nhận ñược sự giúp ñỡ nhiệt tình của nhiều
cá nhân và tập thể.
Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp ñỡ, chỉ bảo
tận tình của các thầy, cô giáo khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Viện sau
ñại học – Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội; ñặc biệt là sự quan tâm, chỉ
dẫn tận tình của Cô giáo, GS.TS. Phạm Thị Mỹ Dung – Khoa Kế toán và
Quản trị kinh doanh- trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội là người Cô ñã trực
tiếp hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các Phòng giao dịch
NHCSXH huyện Văn Lâm ñã tạo ñiều kiện giúp ñỡ tôi trong quá trình nghiên
cứu và thu thập tài liệu phục vụ luận văn.
Qua ñây tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn ñối với tất cả các ñồng nghiệp,
gia ñình và bạn bè ñã giúp ñỡ, ñộng viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học
tập và nghiên cứu.
Hà Nội, ngày tháng năm 2011
Tác giả luận văn
Nguyễn Thanh Phương
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
iii
MỤC LỤC
Lời cam ñoan i
Lời cảm ơn ii
Mục lục iii
Danh mục từ viết tắt v
Danh mục bảng vi
Danh mục sơ ñồ, ñồ thị vii
1 MỞ ðẦU 1
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài 1
1.2 Mục ñích nghiên cứu của luận văn 2
1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
2 TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU 4
2.1 Những vấn ñề chung về kiểm soát 4
2.2 Quy trình cho vay học sinh sinh viên của NHCSXH 15
2.3 Kiểm soát quy trình cho vay HSSV của NHCSXH 35
3 ðẶC ðIỂM PHÒNG GIAO DỊCH NGÂN HÀNG CHÍNH
SÁCH XÃ HỘI HUYỆN VĂN LÂM VÀ PHƯƠNG PHÁP
NGHIÊN CỨU 45
3.1 ðặc ñiểm Phòng giao dịch NHCSXH huyện Văn Lâm 45
3.2 Phương pháp nghiên cứu 55
4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 59
4.1 Kiểm soát quy trình cho vay HSSV từ bên ngoài và cấp trên tại
Phòng giao dịch NHCSXH huyện Văn Lâm. 59
4.2 Kiểm soát nội bộ quy trình cho vay HSSV của Phòng giao dịch
NHCSXH huyện Văn Lâm. 62
4.2.1 Kiếm soát trong giai ñoạn lập hồ sơ vay vốn: 63
4.2.2 Kiếm soát quá trình trong giai ñoạn tiếp nhận hồ sơ: 66
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
iv
4.2.3 Kiếm soát trong giai ñoạn xử lý hồ sơ:
69
4.2.4 Kiếm soát trong giai ñoạn giải ngân: 72
4.3 ðánh giá kiểm soát quy trình cho vay HSSV của Phòng giao dịch
NHCSXH huyện Văn Lâm 78
4.3.1 Kết quả ñã ñạt ñược 78
4.3.2 Hạn chế và nguyên nhân. 83
4.4 ðề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình cho vay học sinh
sinh viên tại Phòng giao dịch Ngân hàng CSXH huyện Văn Lâm 87
4.4.1 Tăng cường công tác phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc
triển khai thực hiện Quyết ñịnh 157 của Thủ tướng Chính phủ 87
4.4.2 Thực hiện công tác ñào tạo, ñào tạo lại, tập huấn ñịnh kỳ. 87
4.4.3 Tập trung ñẩy mạnh hoạt ñộng của các Tổ TK&VV 88
4.4.4 Tăng cường kiểm tra, giám sát 88
4.4.5 ðẩy mạnh công tác thông tin tuyên truyền 89
4.4.6 Thay ñổi một số ñiều kiện trên hồ sơ vay vốn 90
5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 91
5.1 Kết luận 91
5.2 Kiến nghị 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO 95
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
KSNB Kiểm soát nội bộ
HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ
NHCSXH Ngân Hàng Chính Sách Xã Hội
HSSV Học sinh, sinh viên
TK&VV Tiết kiệm và vay vốn
UBND Ủy ban nhân dân
GQVL Giải quyết việc làm
PGD phòng giao dịch
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
vi
DANH MỤC BẢNG
STT Tên bảng Trang
3.1 Bảng tổng hợp số liệu dư nợ cho vay các trương trình 52
3.2 Bảng số liệu cho vay HSSV theo các tổ chức chính trị - xã hội 52
3.3 Bảng số liệu tổng hợp dư nợ học sinh sinh viên 53
3.4 Bảng số liệu dư nợ học sinh sinh viên theo thời gian 54
3.5 Cơ cấu bố trí mẫu ñiều tra 56
3.6 Mẫu bảng câu hỏi kiểm soát 58
4.1 Thống kê các cuộc kiểm tra giám sát Phòng giao dịch NHCSXH
huyện Văn Lâm năm 2009 60
4.2 Mạng lưới ñiểm giao dịch lưu ñộng của Phòng giao dịch
NHCSXH huyện Văn Lâm 75
4.3 Dự ñoán khả năng xảy ra rủi ro trong quy trình vay vốn HSSV 77
4.4 Báo cáo kết quả kiểm tra hồ sơ tín dụng HSSV NHCSXH tỉnh
Hưng Yên 78
4.5 Kiếm soát ñối với các Tổ TK&VV 82
4.6 Kiếm soát ñối với các Tổ chức chính trị - xã hội 82
4.7 Kiếm soát ñối với các Phòng giao dịch NHCSXH huyện Văn
Lâm 83
4.8 ðề xuất thay ñổi trên hồ sơ vay vốn 90
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
vii
DANH MỤC ðỒ THỊ
STT Tên ñồ thị Trang
3.1 Tình hình vay vốn học sinh viên 53
3.2 ðồ thị dư nợ cho vay học sinh, sinh viên 54
4.1 Tình hình tăng trưởng theo hồ sơ 80
4.2 Tỷ lệ hồ sơ sai 81
DANH MỤC SƠ ðỒ
STT Tên sơ ñồ Trang
2.1 Quá trình và chức năng quản lý 5
2.2 Quá trình kiểm soát 7
2.3 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ 13
2.4 Quy trình cho vay căn bản 18
2.5 Quy trình cho vay HSSV thông qua Hộ gia ñình 27
2.6 Quy trình cho vay ñối với HSSV mồ côi 35
2.7 ðiểm kiểm soát quy trình vay vốn HSSV 39
3.1 Tổ chức hệ thống NHCSXH 48
3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Phòng giao dịch NHCSXH huyện
Văn Lâm 50
4.1 Kiểm soát trong giai ñoạn lập hồ sơ vay vốn 64
4.2 Kiểm soát trong giai ñoạn lập tiếp nhận hồ sơ 66
4.3 Kiếm soát trong giai ñoạn xử lý hồ sơ 69
4.4 Kiếm soát trong giai ñoạn giải ngân 72
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
1
1. MỞ ðẦU
1.1 Tính cấp thiết của ñề tài
Giáo dục - ðào tạo, trước hết là ñào tạo bậc ñại học, cao ñẳng và ñào
tạo nghề nghiệp với chất lượng cao, ñáp ứng nhu cầu của xã hội có ý nghĩa rất
quyết ñịnh ñối với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện ñại hóa ñất nước trong
thời kỳ hội nhập quốc tế.
ðể tạo ñiều kiện cho tất cả học sinh, sinh viên ñó trúng tuyển vào các
trường ñại học, cao ñẳng, trung cấp chuyên nghiệp và dạy nghề trong cả nước,
nhưng có hoàn cảnh gia ñình khó khăn, có thể học cho ñến khi tốt nghiệp, thủ
tướng chính phủ ñã ra quyết ñịnh số 157/2007/Qð-TTg ngày 27/09/2007 về
tín dụng với học sinh sinh viên, qua ñó học sinh sinh viên có hoàn cảnh khó
khăn ñược hỗ trợ trong việc trang trải chi phí cho việc học tập sinh hoạt trong
thời gian theo học tại trường bao gồm: tiền học phí, chi phí mua sắm sách vở,
phương tiện học tập, chi phí ăn ở, ñi lại.
Từ khi thực hiện quyết ñịnh số 157/2007/Qð-TTg, thông qua Ngân
hàng chính sách xã hội, nguồn vốn của Nhà nước ñã và ñang ñược truyền tải
ñến các hộ gia ñinh khó khăn có con em theo học tại các trường ñại học, cao
ñẳng, trung cấp chuyên nghiệp, học nghề ở khắp các tỉnh, thành phố trong cả
nước. Chương trình một mặt giúp ñào tạo lượng lớn nguồn nhân lực phục vụ
công cuộc CNH-HðH; mặt khác, giúp cho một bộ phận nhân dân thu nhập
thấp nhận ñược sự hưởng thụ bình ñẳng về giáo dục và ñào tạo, có công ăn
việc làm, từng bước thoát nghèo. ðáng chú ý chương trình tín dụng học sinh
sinh viên còn góp phần thúc ñẩy phong trào học tập của các ñịa phương.
Mặc dù sớm khẳng ñịnh ý nghĩa thiết thực nhưng khi triển khai trương
trình tín dụng học sinh sinh viên còn không ít hạn chế như: Người dân vẫn
chưa nắm rõ ñược quy trình thủ tục, nhà trường thì chỉ biết xác nhận cho học
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
2
sinh sinh viên có theo học tại trường mà không biết các em có ñược vay vốn
hay không. Một số nơi lại yêu cầu các trường xác nhận phải là hiệu trưởng ký
mà không ñược ký thay khiến công tác xác nhận của nhà trường và quá trình
xác nhận của sinh viên mất nhiều thời gian, gặp khó khăn. ðã thống nhất mẫu
xác nhận chung nhưng một số nơi thì vẫn phải yêu cầu có chữ kỹ nháy của
Ngân hàng chính sách xã hội ñịa phương mới giải quyết cho học sinh sinh
viên. Một số ñịa phương còn lúng túng trong việc xác ñịnh tiêu chí và tính
toán, lập danh sách thông kê hộ nghèo, cận nghèo, xác nhận chưa chính xác
Do ñó chúng tôi ñã lựa chọn ñề tài “ Kiểm soát quy trình cho vay ñối với
học sinh sinh viên của Phòng giao dịch NHCSXH huyện Văn Lâm” là ñề
tài nghiên cứu.
1.2 Mục ñích nghiên cứu của luận văn
1.2.1 Mục tiêu chung
ðánh giá việc kiểm soát quy trình cho vay ñối với học sinh sinh viên
của Phòng giao dịch Ngân hàng chính sách xã hội huyện Văn Lâm trên cơ sở
ñó ñưa ra một số các giải pháp hoàn thiện kiểm soát quy trình cho HSSV vay
vốn của Ngân hàng CSXH chi nhánh huyện Văn Lâm
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hoá những vấn ñề lý luận về kiểm soát quy trình cho vay
HSSV tại Ngân hàng Chính sách xã hội Việt Nam.
- ðánh giá thực trạng kiểm soát quy trình cho vay học sinh sinh viên
tại phòng giao dịch Ngân hàng CSXH huyện Văn Lâm
- ðề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát quy trình cho vay học
sinh sinh viên tại Phòng giao dịch Ngân hàng CSXH huyện Văn Lâm
1.3. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1 ðối tượng nghiên cứu
ðề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát quy trình cho vay ñối với học
sinh sinh viên của Phòng giao dịch NHCSXH hội huyện Văn Lâm
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
3
1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Phòng giao dịch Ngân hàng chính sách xã hội
huyện Văn Lâm
- Phạm vi thời gian từ ngày 01/01/2007 ñến ngày 31/12/2009
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
4
2. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
2.1 Những vấn ñề chung về kiểm soát
2.1.1 Quá trình và chức năng quản lý
Thuật ngữ quản lý ñược giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể
nói là chưa có một ñịnh nghĩa nào ñược tất cả mọi người chấp nhận hoàn
toàn. Mary Parker Follett cho rằng “quản lý là nghệ thuật ñạt ñược mục ñích
thông qua người khác”. ðịnh nghĩa này nói lên rằng những nhà quản lý ñạt
ñược các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người
khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình.
Koontz và O’Donnell ñịnh nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt ñộng nào của
con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản lý ở mọi
cấp ñộ và trong mọi cơ sở ñều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì
một môi trường mà trong ñó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có
thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu ñã ñịnh.” [3]
Một ñịnh nghĩa giải thích tương ñối rõ nét về quản lý ñược James
Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản lý là tiến trình hoạch
ñịnh, tổ chức, lãnh ñạo và kiểm soát những hoạt ñộng của các thành viên
trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm ñạt ñược
mục tiêu ñã ñề ra”[2]. Từ tiến trình trong ñịnh nghĩa này nói lên rằng các công
việc hoạch ñịnh, tổ chức, lãnh ñạo và kiểm soát phải ñược thực hiện theo một
trình tự nhất ñịnh. Khái niệm trên cũng chỉ ra rằng tất cả những nhà quản lý
phải thực hiện các hoạt ñộng quản lý nhằm ñạt ñược mục tiêu mong ñợi
Quản lý là một quá trình ñịnh hướng và tổ chức thực hiện các hướng ñã
ñịnh trên cơ sở những nguồn lực xác ñịnh nhằm ñạt hiệu quả cao nhất trong
một môi trường nhất ñịnh. Quá trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể
chia thành các giai ñoạn khác nhau và ñược cụ thể hoá qua các giai ñoạn hoặc
ñịnh, tổ chức thực hiện, ghi chép và phân tích ñánh giá. Môi trường quản lý
có ảnh hưởng ñến cơ chế và các cách thức tiến hành các quá trình quản lý.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
5
Sơ ñồ 2.1: Quá trình và chức năng quản lý
Nguồn: Phạm Thị Mỹ Dung, Bùi Bằng ðoàn, 2001
Quản lý hoạt ñộng thông qua chức năng khác nhau, thường ñược phân
loại như hoạch ñịnh, tổ chức, lãnh ñạo, kiểm soát:
Hoạch ñịnh: Là chức năng ñầu tiên trong tiến trình hoạt ñộng, xây
dựng chiến lược tổng thể. Hoạch ñịnh ñể phối hợp các hoạt ñộng. Hoạch ñịnh
liên quan ñến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần ñạt ñược và
những phương thức ñể ñạt ñược mục tiêu ñó. Nếu không lập kế hoạch thận
trọng và ñúng ñắn thì dễ dẫn ñến thất bại trong quản trị. Nghĩa là nhà quản lý
cần phải xác ñịnh trước những mục tiêu và quyết ñịnh những cách tốt nhất ñể
ñạt ñược mục tiêu.
Tổ chức: ðây là công việc liên quan ñến sự phân bổ và sắp xếp
nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức ñộ hiệu quả
Môi trường quản lý
Quá trình quản lý
Hoạch ñịnh (Planning)
Tổ chức thực hiện (Implimenting)
Ghi chép (Record)
Phân tích (Analysis)
Môi trường quản lý
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
6
của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực ñể ñạt ñược mục tiêu
Lãnh ñạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác ñộng của nhà quản lý ñối với
các thuộc cấp cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc
thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản lý có thể giúp các thuộc cấp làm
việc hiệu quả hơn; Nhiệm vụ của lãnh ñạo là phải biết ñộng cơ và hành vi của
những người dưới quyền, biết cách ñộng viên, ñiều khiển, lãnh ñạo những
người khác, chọn lọc những phong cách lãnh ñạo phù hợp với những ñối
tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh ñạo, nhằm giải quyết các
xung ñột giữa các thành phần nhằm ñạt ñược mục
Kiểm tra: Sau khi ñã ñề ra những mục tiêu, xác ñịnh những kế hoạch,
vạch rõ việc xếp ñặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và ñộng viên nhân sự, công
việc còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra bao
gồm việc xác ñịnh thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả ñã ñược xác
ñịnh và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo ñảm tổ chức
ñang trên ñường ñi ñúng hướng ñể hoàn thành mục tiêu.
ðể ñảm bảo hiệu quả hoạt ñộng mỗi ñơn vị thường xuyên phải rà soát
tất cả các khâu quả quá trình quản lý và tất cả các hoạt ñộng ñể kịp thời ñiều
chỉnh nhằm ñạt mục tiêu cuối cùng. ðây chính là kiểm soát.
2.1.2 Kiểm soát từ bên ngoài và kiểm soát nội bộ
Khái niệm kiểm soát
Theo từ ñiển Tiếng Việt do viện ngôn ngữ học biên soạn, kiểm soát là
“xem xét ñể phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy ñịnh”(27,253). Theo ðại
từ ñiển Tiếng Việt do Trung tâm ngôn ngữ và văn hóa Việt Nam biên soạn, kiểm
soát là “kiểm tra, xem xét nhằm ngăn ngừa những sai phạm các quy
ñịnh”(164,386). Theo từ ñiển Luật học, kiểm soát là “xem xét ñể phát hiện, ngăn
ngừa kịp thời việc làm sai trái với thỏa thuận, với quy ñịnh”(54,264).
Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt ñộng ñể ñảm bảo rằng các
hoạt ñộng này ñược thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3 bước khác
nhau: ño lường thành quả hoạt ñộng, so sánh thành quả thực tế với một chuẩn
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
7
mực nào ñó và có hành ñộng ñể chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không
phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo ñảm rằng mọi hoạt ñộng ñược
hoàn tất theo những cách thức ñưa ñến việc ñạt ñược mục tiêu của tổ chức.
Theo ñịnh nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai ñoạn hay một
khâu của quá trình quản lý mà nó ñược thực hiện ở tất cả các giai ñoạn của
quá trình quản lý và mọi hoạt ñộng của một tổ chức.
Sơ ñồ. 2.2 Quá trình kiểm soát
Nguồn: Phạm Thị Mỹ Dung, 2009 Bài giảng hệ thống kiểm soát nội bộ
ðề ra mục tiêu
ðo lường kết quả
So sánh thực hiện với mục tiêu
Hành ñộng cụ thể ñể có kết quả tốt hơn
Phân tích nguyên nhân chênh lệch
Xác ñịnh hành ñộng quản lý thích hợp
Tiếp tục ñánh giá lại
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
8
2.1.2.1 Kiểm soát bên ngoài
ðể tiến trình hoạt ñộng ñược thực hiện thì mỗi ñơn vị sẽ sử dụng các
nguồn lực như: lao ñộng, vốn, tài nguyên và quản lý, với những yếu tố này thì
ñơn vị có thể hoạch ñịnh và kiểm soát ñể ñạt ñược mục tiêu của doanh
nghiệp. Tuy nhiên mỗi ñơn vị hoạt ñộng trong lĩnh vực nào thì sẽ chịu sự tác
ñộng của môi trường lĩnh vực ñó.
Các lực lượng trong môi trường này sẽ có mức ñộ ảnh hưởng ñến hoạt
ñộng của ñơn vị mang tính gián tiếp.
Kiếm soát bên ngoài là một hệ thống chính sách thủ tục ñược thiết lập
chung bên ngoài ñơn vị nhằm ñảm bảo mục ñích:
- ðảm bảo pháp chế xã hội
- ðảm bảo chủ thể thực hiện ñúng thẩm quyền, tránh lạm quyền
Các ñơn vị có thể vận dụng nhiều cách thức và cơ chế ñể giải quyết các
vấn ñề thông qua những chính sách thủ tục
Các tác nhân tham gia kiểm soát
Nhà nước
Cấp trên
ðơn vị
Cộng ñồng
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
9
ðơn vị cấp trên kiếm soát ñơn vị cấp dưới:
-Thông qua việc thực hiện các văn bản hướng dẫn, các quy ñịnh,
- Thông qua các báo cáo ñịnh kỳ, báo cáo tài chính, báo cáo thực hiện
kế hoạch,
- Thông qua việc phân công chức năng, nhiệm trong hệ thống.
- Thông qua các cuộc kiểm tra, thanh tra
ðơn vị nhà nước kiểm soát thông qua :
- Phân chia các chức năng nhiệm vụ cho các ñơn vị tổ chức.
- Chấp hành pháp luật
- Các kỳ kiểm toán nhà nước.
Cộng ñồng: Thông qua các ý kiến phản hồi ñơn từ, thông tin ñại chúng
2.1.2.2 Kiểm soát nội bộ
2.1.2.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục ñược
thiết lập tại ñơn vị nhằm ñảm bảo cho các nhà quản lý ñạt ñược bốn mục ñích:
Một là, bảo vệ tài sản.
Hai là, bảo ñảm tin cậy của hệ thống thông tin.
Ba là, duy trì và kiểm tra tuân thủ các chính sách có liên quan ñến hoạt
ñộng của ñơn vị
Bốn là, bảo ñảm hiệu quả hoạt ñộng và hiệu năng quản lý.
Kiểm soát nội bộ là một chức năng quản lý, trong phạm vi một ñơn vị
cơ sở, kiểm soát nội bộ là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt ñộng trong tất
cả các khâu của quá trình quản lý nhằm bảo ñảm các hoạt ñộng ñúng pháp
luật và ñạt ñược các kế hoạch, mục tiêu ñề ra với hiệu quả kinh tế cao nhất và
ñảm bảo ñộ tin cậy của các báo cáo Tài chính. Thực tế ñã chứng minh, ñơn vị
nào có hệ thống Kiểm soát nội bộ hoạt ñộng tốt và có ñộ tin cậy cao thì có thể
cung cấp cho các cấp Lãnh ñạo cũng như các cơ quan bên ngoài muốn tìm
hiểu hoạt ñộng của ñơn vị.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
10
2.1.3.4.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Viện kế toán viên công chứng Mỹ (IACPA), hệ thống KSNB
ñược ñịnh nghĩa như sau:
“Hệ thống KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện
pháp phối hợp ñược thừa nhận dùng trong kinh doanh ñể bảo vệ tài sản của tổ
chức, kiểm tra ñộ chính xác và ñộ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc ñẩy hiệu
quả hoạt ñộng và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý ñã ñề ra”.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Theo VSA 400 Hệ thống KSNB ñược ñịnh nghĩa như sau: “Hệ thống
KSNB là các qui ñịnh và các thủ tục kiểm soát do ñơn vị ñược kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm ñảm bảo cho ñơn vị tuân thủ pháp luật và các qui ñịnh
ñể kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; ñể lập báo
cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài
sản của ñơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế
toán và các thủ tục kiểm soát”.
Theo Liên ñoàn kế toán quốc tế (IFAC)
Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những
chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của ñơn vị, bảo
ñảm ñộ tin cậy của các thông tin, bảo ñảm việc thực hiện các chế ñộ pháp lý,
bảo ñảm hiệu quả của các hoạt ñộng”.
Theo ñó, KSNB là một chức năng thường xuyên của ñơn vị, tổ chức và
trên cơ sở xác ñịnh rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc ñể tìm ra biện
pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu ñề ra của ñơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một ñơn vị là toàn bộ các chính sách và
phương pháp qua ñó góp phần bảo vệ tài sản của ñơn vị, bảo ñảm tính chính
xác của các thông tin lưu hành trong ñơn vị. Kiểm soát nội bộ bao gồm các
phần hành kiểm soát tạo hiệu quả cho hoạt ñộng ñúng với các chính sách,
chiến lược ñã ñề ra.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
11
Hệ thống kiểm soát nội bộ trước hết là một cơ cấu tổ chức với sự phân
công phân cấp, phân quyền một cách hợp lý và chặt chẽ trong ñiều hành và
tác nghiệp, sự phân công và phân cấp này tự nó ñã hình thành một phương
thức giám sát. Hệ thống kiểm soát nội bộ còn là các quy phạm, nguyên tắc và
chuẩn mực hình thành các mạng lưới kiểm soát theo nhiều giác ñộ hành
chính, nghiệp vụ và kế toán, quy ñịnh cách thức làm việc, chế ñộ khai thác cả
về luồng thông tin, kinh phí và các tài nguyên khác.
2.1.2.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
ðể ñáp ứng yêu cầu quản lý cũng như ñảm bảo hiệu quả hoạt ñộng cần
xây dựng và thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thống KSNB.
Việc xây dựng và củng cố này cần bao quát ñược năm yếu tố chính: Môi trường
kiểm soát; hệ thống thông tin (Thông tin kế toán); các thủ tục kiểm soát; giám
sát; ñánh giá rủi ro.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
12
Chính sách nhân s
ự
HT k
ế hoạch v
à d
ự
to
án
Kiểm toán nội bộ
Các nhân tố bên ngoài
ð
ặc th
ù
qu
ản lý
Cơ c
ấu tổ chức
Hệ thống
KSNB
Hệ thống
kế toán
Các thủ tục
kiểm soát
Môi
trường
ki
ểm soát
Kiểm soát
trực tiếp
Kiểm soát
tổng quát
Kiểm soát
vật chất
HT chứng
từ gốc
HT sổ sách
kế toán
HT BC kế
toán
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
13
Sơ ñồ 2.3. Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ
Nguồn: Tăng Thị Thanh Thuỳ 2010: Bài giảng Hệ thống kiểm soát nội bộ
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
14
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
ñơn vị có tính môi trường tác ñộng ñến việc thiết kế, hoạt ñộng và xử lý dữ
liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung
chủ yếu liên quan ñến quan ñiểm, thái ñộ và nhận thức cũng như hành ñộng
của các nhà quản lý của NHCSXH
Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy ñịnh về kế toán và các thủ tục kế toán mà
ñơn vị ñược kiểm toán áp dụng ñể thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo
tài chính. ðây là ñiều kiện tiên quyết cho việc thiết lập,duy trì và nâng cao
năng lực kiểm soát cho doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của NHCSXH bao gồm
hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán
Các thủ tục kiểm soát.
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh ñạo ñơn vị thiết
lập và chỉ ñạo thực hiện trong ñơn vị nhằm ñạt ñược mục tiêu quản lý cụ thể.
Thủ tục kiểm soát bao gồm: Thủ tục kiểm soát trực tiếp; thủ tục kiểm soát
tổng quát (ñộc lập); thủ tục kiểm soát vật chất (bảo vệ tài sản).
2.1.2.2.3 Hệ thống KSNB trong ngân hàng
Từ những khái niệm chung về hệ thống KSNB trên thì khái niệm hệ thống
kiểm soát nội bộ trong ngân hàng như sau:
“Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp bao gồm các chính sách, quy
trình, quy ñịnh nội bộ, các thông lệ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng, ñược thiết
lập và ñược tổ chức thực hiện nhằm ñạt ñược các mục tiêu của ngân hàng và
ñảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro xảy ra”[9].
Qua các khái niệm ñã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới hạn trong
chức năng tài chính kế toán mà còn có liên quan ñến nhiều lĩnh vực khác nhau
như hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà ñòi hỏi phải
có sự phối hợp ñồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức.
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
15
2.1.3.4.5 Vai trò chủ yếu của Hệ thống KSNB trong quản lý NHCSXH
Những khái niệm nêu trên về hệ thống KSNB ñã phần nào giúp cho
chúng ta nhận thức ñược tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong NHCSXH
. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho NHCSXH nhiều lợi ích:
- Giúp Ban lãnh ñạo NHCSXH giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi
ro, nhất là về con người và tài sản;
- Giúp Ban lãnh ñạo NHCSXH giảm tải trọng những công việc, sự vụ
hàng ngày và ñể chỉ tập trung vào vấn ñề chiến lược;
- Giúp Ban lãnh ñạo NHCSXH chuyên nghiệp hoá công tác quản lý
ñiều hành, cụ thể:
+ NHCSXH ñược quản lý một cách khoa học, chứ không phải thuần
tuý bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác);
+ NHCSXH ñược quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải
thuần tuý dựa vào lòng tin.
Thông thường, khi ngân hàng càng phát triển thì hệ thống KSNB càng có
ñiều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích mang lại cho ngân hàng cũng trở nên to
lớn hơn. ðối với những ngân hàng, ñặc biệt là NHCSXH , một hệ thống KSNB
vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao hiệu quả hoạt ñộng, qua ñó tạo
dựng lòng tin của người dân ñối với ngân hàng . Do vậy, việc xây dựng và hoàn
thiện hệ thống kiểm soát ñang là vấn ñề cần ñược quan tâm của NHCSXH.
Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt ñộng, biện pháp, kế hoạch,
quan ñiểm, nội qui chính sách và nỗ lực của mỗi thành viên trong ngân hàng ñể
ñảm bảo cho ngân hàng ñó hoạt ñộng hiệu quả và ñạt ñược mục tiêu ñặt ra.
2.2 Quy trình cho vay học sinh sinh viên của NHCSXH
2.2.1 Giới thiệu về ngân hàng chính sách xã hội Việt Nam.
Ngân hàng Chính sách xã hội ñược thành lập trên cơ sở tổ chức lại
Ngân hàng phục vụ người nghèo. Như vậy ñây không phải là một Ngân hàng
mới mà là Ngân hàng ñã có lịch sử hoạt ñộng qua 7 năm, có mô hình và
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
16
phương thức quản lý ñặc thù khác với hoạt ñộng của các NHTM. Sau khi có
nghị ñịnh 78/NDCP của Chính phủ về tín dụng ñối với người nghèo và các
ñối tượng chính sách khác, trong ñó cho phép tổ chức lại Ngân hàng phục vụ
người nghèo, ñể thành lập Ngân hàng Chính sách xã hội từ kinh nghiệm tổ
chức hoạt ñộng của Ngân hàng phục vụ người nghèo, NHCSXH ñã ñược cải
tiến theo quyết ñịnh số 131/2002/QDTTg ngày 04/10/2002 của Thủ tướng
Chính phủ, cụ thể: NHCSXH có bộ máy quản lý và ñiều hành trong phạm vi
cả nước, là một pháp nhân có vốn ñiều lệ và hệ thống giao dịch từ trung ương
ñến ñịa phương.
Hệ thống NHCSXH ñược phân làm 3 cấp:
- Hội sở chính NHCSXH ñược ñặt tại thủ ñô Hà Nội, làcơ quan cao nhất
trong bộ máy ñiều hành tác nghiệp của hệ thống NHCSXH có trách nhiệm chỉ
ñạo toàn bộ hoạt ñộng của cả hệ thống NHCSXH. Trực tiếp chỉ ñạo ñiều hành
các chi nhánh NHCSXH tại các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương.
- Chi nhánh NHCSXH ñặt tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Là ñơn vị trực thuộc Hội sở chính, ñại diện pháp nhân uỷ quyền của Tổng giám
ñốc trong việc chỉ ñạo ñiều hành, hoạt ñộng của NHCSXH trên ñịa bàn. Trực
tiếp chỉ ñạo ñiều hành các phòng giao dịch NHCSXH tại các huyện.
- Phòng giao dịch NHCSXH ñược ñặt tại cấp huyện: Là ñơn vị trực
thuộc chi nhánh NHCSXH cấp tỉnh trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ của
NHCSXH trên ñịa bàn
Các cấp trong hệ thống NHCSXH có quan hệ chỉ ñạo từ cấp trên thông
qua các văn bản về chủ trương chính sách, chiến lược phát triển hàng năm, cơ
chế tổ chức và hoạt ñộng của NHCSXH các cấp, các nghị quyết của các kỳ họp.
Ngoài ra hệ thống NHCSXH còn chịu sự kiểm soát quản lý của Hội
ñồng quản trị. Hội ñồng quản trị quản lý các hoạt ñộng của NHCSXH, phê
duyệt các chiến lược phát triển dài hạn, kế hoạch hoạt ñộng hàng năm, ban
hành các văn bản về chủ trương chính sách, quy ñịnh, quy chế tổ chức và hoạt
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ………………………
17
ñộng của NHCSXH các cấp, nghị quyết các kỳ họp HðQT thường kỳ và ñột
xuất. Trực tiếp chỉ ñạo hệ thống bộ ngành mình tham gia quản lý giám sát, hỗ
trợ các hoạt ñộng của NHCSXH, tham gia chuyển tải vốn ñến các ñối tượng
chính sách tại ñịa phương.
Hội ñồng quản trị kiểm soát hệ thống NHCSXH thông qua Ban kiểm
soát với các nhiệm vụ:
- Kiểm tra hoạt ñộng tài chính, giám sát việc chấp hành chế ñộ hạch
toán, hoạt ñộng của hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ của NHCSXH
- Kiểm tra việc chấp hành chủ trương, chính sách, pháp luật và nghị
quyết của Hội ñồng quản trị
- Thẩm ñịnh báo cáo tài chính hàng năm ñể báo cáo với Hội ñồng quản trị
- ðược sử dụng hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ ñể thực hiện các
nhiệm vụ của mình
- Thông qua nhiệm vụ kiểm soát, kiến nghị với Hội ñồng quản trị các
biện pháp bổ sung, sửa ñổi, cải tiến hoạt ñộng của Ngân hàng theo quy ñịnh
của pháp luật;
Bên cạch ñó còn có các ban ñại diện hội ñồng quản trị các cấp cũng
tham gia vào quá trình kiểm soát với nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết ñịnh của Hội ñồng quản trị
và Ban ñại diện Hội ñồng quản trị cấp trên.
- Duyệt kế hoạch huy ñộng vốn và cho vay trên ñịa bàn ñể trình cấp có
thẩm quyền phê duyệt. Ban ñại diện Hội ñồng quản trị ñược quyền tổ chức
khai thác, tập trung các nguồn vốn ñể bổ sung vốn cho vay tại ñịa phương.
- Tổ chức chỉ ñạo và ñôn ñốc việc thực hiện hoàn thành kế hoạch tín
dụng trên ñịa bàn.
- Chỉ ñạo kiểm tra, giám sát các bên nhận ủy thác cho vay thực hiện
ñúng chính sách và chế ñộ nghiệp vụ theo quy ñịnh.
- Phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội chỉ ñạo thành lập các Tổ
