nghiên cứu đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi

-1-
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 3
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ 4
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 6
LỜI MỞ ĐẦU 7
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho 9
1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho 9
1.1.2 Vai trò, chức năng của hàng tồn kho 10
1.1.3 Các mô hình quản trị hàng tồn kho cơ bản 12
1.1.3.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) 13
1.1.3.2 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế với việc giao hàng nhiều đợt 15
1.1.3.3 Lượng đặt hàng kinh tế trong trường hợp có hình thức chiết khấu 17
1.1.4 Phương pháp xác định điểm đặt hàng lại 18
1.2 Những vấn đề cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng 21
1.2.1 Khái niệm về kho hàng 21
1.2.2 Các chức năng của kho hàng 22
1.2.3 Các trang thiết bị chủ yếu được sử dụng trong kho hàng 23
1.2.4 Các ứng dụng của công nghệ thông tin trong kho hàng 29
1.2.5 Các hoạt động chủ yếu trong kho hàng 31
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI
HTX TM&DV CỦ CHI
2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 33
2.2 Chức năng, nhiệm vụ của HTX TM&DV Củ Chi 36
2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban 37
2.3.1 Cơ cấu tổ chức 37
2.3.2 Các phòng ban và chức năng, nhiệm vụ 38
2.3.2.1 Lãnh đạo cấp cao 38
-2-
2.3.2.2 Các phòng ban trực thuộc 40

2.4 Tình hình kinh doanh mảng phân phối của Hợp Tác Xã TM&DV Củ
Chi trong những năm 2007 – 2011 41
2.5 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm (2009-
2011) 42
2.6 Thực trạng công tác quản trị kho hàng và hàng tồn kho 45
2.6.1 Cách thức xác định khối lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại 45
2.6.2 Công tác nhận hàng từ nhà cung cấp 48
2.6.3 Công tác tổ chức, sắp xếp, lưu trữ hàng trong kho 50
2.6.4 Công tác lấy hàng, phân loại, đóng gói hàng hóa 54
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN HIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
KHO HÀNG TẠI HTX TM&DV CỦ CHI
3.1 Mục tiêu hoàn thiện công tác quản trị kho hàng 56
3.2 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng 56
3.2.1 Xác định sản lượng đặt hàng cho mỗi lần đặt 56
3.2.2 Thiết kế kho hàng 66
3.2.3 Ứng dụng RFID 72
3.2.4 Tổ chức và quản lý kho hàng 80
3.2.4.1 Các công cụ hỗ trợ quản lý kho hàng 80
3.2.4.2 Giai đoạn đem hàng cất vào kho 84
3.2.4.3 Giai đoạn lưu trữ hàng trong kho 88
3.2.4.4 Giai đoạn lấy hàng ra khỏi kho 90
KẾT LUẬN 92
TÀI LIỆU THAM KHẢO 93
PHỤ LỤC

-3-
DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
HTX TM & DV Củ Chi : Hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi
NPP : Nhà phân phối
PO : Purchase Order

EOQ : Economic Order Quantity
ROP : Reorder Point
FOI : Fixed Order Interval
PI : Protection Interval
OI : Order Interval
LT : Leadtime
RFID : Radio Frequency Identification

-4-
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
Hình 1.1: Đồ thị mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ 15
Hình 1.2: Đồ thị mô hình EOQ với việc giao hàng nhiều đợt 16
Hình 1.3: Đồ thị biểu diễn ROP 20
Hình 1.4: Pallet gỗ và pallet nhựa 24
Hình 1.5: Selective rack 25
Hình 1.6: Push back rack 26
Hình 1.7: Pallet Flow rack 27
Hình 1.8: Drive In rack 27
Hình 1.9: Xe Forlklift 29
Hình 2.1: Bản đồ phạm vi phân phối của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 36
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 38
Hình 2.3: Cách thức đặt hàng của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 45
Hình 2.4: Mẫu đơn đặt hàng 47
Hình 2.5: Hoạt động nhận hàng 49
Hình 2.6: Bố trí mặt bằng kho 50
Hình 2.7: Các phương tiện vận chuyển 51
Hình 2.8: Quy cách chất xếp hàng 51
Hình 2.9: Một góc hàng hóa trong kho 53
Hình 2.10: Quy trình giao hàng cho khách 54
Hình 3.1: PI trong trường hợp đặt hàng theo số lượng cố định 58

Hình 3.2: PI trong trường hợp đặt hàng theo thời gian cố định 59
Hình 3.3: Sơ đồ mặt bằng HTX TM & DV Củ Chi 66
Hình 3.4: Sơ đồ điều chỉnh thiết kế kho 68
Hình 3.5: Một ví dụ quạt thông gió 69
Hình 3.6: Sơ đồ bố trí mặt bằng kho sau khi điều chỉnh 70
Hình 3.7: Ví dụ về mã vạch 1D 72
Hình 3.8: Ví dụ mã vạch 2D 73
-5-
Hình 3.9: Nguyên tắc hoạt động của RFID 74
Hình 3.10: Thẻ RFID và thiết bị đọc/ghi RFID 75
Hình 3.11: Quy trình sử dụng RFID để kiểm hàng 76
Hình 3.12: Cách thức sử RFID để kiểm hàng 78
Hình 3.13: Quy trình tổng quát sử dụng RFID 79
Hình 3.14: Quy cách xác định vị trí hàng (1) 82
Hình 3.15: Quy cách xác định vị trí hàng (2) 83
Hình 3.16: Quy trình đem hàng cất vào kho 85
Hình 3.17: Phần mềm đọc/ghi thẻ RFID đơn giản 87
Hình 3.18: Quy trình dồn pallet 88
Hình 3.19: Quy trình lấy hàng khỏi kho 90


-6-
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Doanh số bán hàng của Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi trong 5 năm
(2007 – 2011) 41
Bảng 2.2: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của HTX TM&DV Củ Chi qua 3
năm (2009 – 2011) 42
Bảng 3.1: Doanh số bán hàng từ 29/11 – 26/12/2012 61
Bảng 3.2: Bảng tính tần suất f 63
-7-

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Đối với công tác quản trị doanh nghiệp ngày nay, hầu hết các nhà quản trị
đều phải lo toan nhiều lĩnh vực trong doanh nghiệp của mình. Một trong những
lĩnh vực chủ chốt đó là quản trị kho hàng. Có thể nói, hàng tồn kho và kho hàng
luôn xuất hiện tại bất cứ doanh nghiệp nào. Hàng tồn kho giúp cho qua trình sản
xuất của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, nó là bộ đệm an toàn giữa quá trình
sản xuất và cung ứng. Giá trị hàng tồn kho chiếm tới 40% giá trị tài sản của toàn
doanh nghiệp. Do đó, công tác quản trị kho hàng đòi hỏi nhà quản trị phải tính
toán thật chính xác sao cho lượng hàng trong kho mình ở mức tối ưu để cho chi
phí tồn trữ là ở mức thấp nhất có thể. Bên cạnh đó, việc sắp xếp, bố trí, tổ chức
hoạt động kho hàng cũng vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng đến năng suất của
doanh nghiệp.
Đặc biệt là đối với các nhà phân phối, đại lý cấp 1 thì quản trị hàng tồn
kho và kho hàng càng có ý nghĩa quan trọng vì họ là trung gian nối liền giữa nhà
sản xuất và người tiêu dùng. Sự chậm trễ trong giao hàng sẽ gây nhiều thiệt hại
cho người sản xuất lẫn người tiêu dùng, hoạt động kho hàng không hiệu quả
cũng gây tăng thêm chi phí khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng… Chính vì
những lý do đó mà tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp hoàn
thiện công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi”
nhẳm đưa ra một số giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả việc quản trị kho hàng
đối với trường hợp là nhà phân phối của công ty Unilever tại địa bàn Hóc Môn
và Củ Chi.

2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
- Nắm bắt được công tác quản trị kho hàng hiện thời tại Hợp tác xã thương
mại & dịch vụ Củ Chi.
-8-
- Phân tích, đưa ra những vấn đề cần cải tiến.

- Đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị kho hàng.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng là hoạt động quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại &
dịch vụ Củ Chi.
- Phạm vi nghiên cứu là Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi.

4. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng các phương pháp, công cụ tính toán, phương pháp thống kê nhằm
thu thập số liệu, tổng hợp, phân tích, xử lý số liệu, đánh giá thực trạng công tác
quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi và các phương
pháp nghiên cứu sơ đồ, mô hình hóa, phương pháp toán. Từ đó đề ra các giải
pháp để hoàn thiện công tác quản trị kho hàng.

5. Kết cấu của đề tài
Kết cấu của đề tài gồm 3 chương:
 Chương 1: Cơ sở lý luận
 Chương 2: Giới thiệu Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi và
thực trạng công tác quản trị kho hàng
 Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại
Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi.


-9-

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho
1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho
Hàng tồn kho là toàn bộ nguồn lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu
thụ sản phẩm ở hiện tại hoặc tương lai. [12, tr.528]

Ngày nay, hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều có tồn tại hàng tồn kho
trong doanh nghiệp của mình. Các doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng trăm hay
hàng ngàn sản phẩm trong kho của mình, từ những thứ nhỏ nhất như bút, tập vở,
kẹp giấy,… cho đến những thứ rất lớn như máy móc, thiết bị, phương tiện vận
tải,… Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lưu trữ những sản phẩm mà nó có liên
quan đến hoạt động của doanh nghiệp như bệnh viện sẽ lưu trữ thuốc men, trang
thiết bị y tế v.v… hoặc là công ty chuyên về sản xuất thì lưu trữ các phụ tùng dự
trữ sửa chửa máy móc, nguyên vật liệu, nhiên liệu v.v…
Các loại hình hàng tồn kho gồm có:
 Tồn kho nguyên vật liệu: Bao gồm các chủng loại hàng mà doanh
nghiệp mua để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Có thể
là nguyên vật liệu thô, cơ bản (mía để sản xuất đường, clinke để sản
xuất xi măng, phôi thép để sản xuất thép, v.v… ) hoặc là bán thành
phẩm của các nhà sản xuất khác (các dây cáp điện để sản xuất ô tô,
mạch đồng để sản xuất mạch linh kiện điện tử,v.v…)
 Tồn kho trong sản xuất: Bao gồm các bán sản phẩm hoặc sản phẩm
chưa hoàn chình mà nó được hình thành trong quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có bốn
công đoạn sản xuất theo thứ tự ABCD. Do tốc độ làm việc của
các công đoạn khác nhau nên xảy ra vấn đề công đoạn A sản xuất ra
rất nhiều sản phẩm trong khi đó công đoạn B có tốc độ làm việc chậm
hơn nên tiêu thụ rất ít lượng sản phẩm ở công đoạn A đưa qua. Chính
-10-
vì vậy mà có môt lượng lớn sản phẩm chờ được xử lý giữa công đoạn
A và B, những sản phẩm đó được gọi là hàng tồn kho trong sản xuất.
 Tồn kho thành phẩm: Bao gồm những sản phẩm đã được hoàn thành
chu kỳ sản xuất và đang chờ tiêu thụ. Có thể sản phẩm đang chờ tiêu
thụ ở kho của doanh nghiệp hoặc là ở kho của đại lý, nhà bán sỉ, nhà
bán lẻ.
 Tồn kho phụ tùng thay thế: Bao gồm những sản phẩm đóng vai trò là

sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, trang thiết bị sản xuất.
Đây là dạng tồn kho không liên quan đến sản phẩm doanh nghiệp làm
ra nhưng nó có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo cho quá trình
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra mạch lạc, trơn tru
từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
 Tồn kho trong vận chuyển: Bao gồm những sản phẩm mà đang trong
quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất hoặc từ nhà sản
xuất đến nhà bán sỉ, bán lẻ.

1.1.2 Vai trò, chức năng của hàng tồn kho
Hàng tồn kho có những vai trò như sau:
 Đáp ứng nhu cầu được dự báo trước của khách hàng: Một doanh
nghiệp dự báo trước nhu cầu của khách hàng trong một khoảng thời
gian nào đó thì doanh nghiệp đó tiến hành lưu trữ hàng hóa nhằm thỏa
mãn nhu cầu của khách hàng mình. Ví dụ, cuối tháng chạp là tháng mà
người tiêu dùng cần rất nhiều bánh kẹo phục vụ cho những ngày tết
truyền thống. Các doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo dự báo nhu cầu
khách hàng tăng lên rất mạnh so với những ngày thường nên họ tiến
hành tăng cường công suất sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm trước đó
mấy tháng và dự trữ để có thể đáp ứng hàng trong những ngày tết.
-11-
 Đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục: Những doanh nhiệp kinh
doanh các sản phẩm mà có độ biến động theo thời gian thường hay gặp
rất nhiều khó khăn hoạt động trong những thời điểm trái mùa. Những
thời điểm đúng mùa thì doanh nghiệp hoạt động liên tục nhưng vào
thời điểm trái mủa thì không thể tiến hành hoạt động được do thiếu
nguồn nguyên liệu. Do đó mà hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp lưu
trữ nguyên liệu phục vụ tiếp tục sản xuất ở những thời điểm mà doanh
nghiệp sẽ không tìm ra được nguồn nguyên liệu.
 Tách rời quá trình cung ứng và sản xuất: Không phải lúc nào quá trình

cung ứng nguyên vật liệu của nhà cung cấp cũng diễn ra trôi chảy,
thường xuyên được. Vì lý do nào đó mà nhà cung cấp không thể giao
hàng cho ta đúng lịch, có thể là do hệ thống sản xuất của họ gặp sự cố,
nguồn nguyên liệu của họ thiếu hụt, quá trình vận tải gặp gián đoạn
v.v… Do đó, nếu doanh nghiệp có lưu trữ hàng tồn kho thì hàng tồn
kho sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tiếp tục sản xuất tạm thời trong
khi sự cố được khắc phục mà không phải ngưng trệ theo nhà cung cấp.
 Bảo vệ doanh nghiệp khỏi nguy cơ thiếu hụt hàng: Việc trì hoãn trong
giao hàng của nhà cung cấp hoặc nhu cầu của khách hàng tăng đột
ngột sẽ làm cho doanh nghiệp dễ rơi vào trường hợp “cháy hàng”.
Việc trì hoãn có thể là do điều kiện thời tiết, giao hàng sai chủng loại,
số lượng, có vấn đề về chất lượng hàng v.v… Cái rủi ro “cháy hàng”
đó có thể khắc phục được bằng cách tiến hành lưu trữ hàng tồn.
 Tận dụng các chu kỳ đặt hàng: Để giảm thiểu các chi phí đặt hàng, các
doanh nhiệp thường mua hàng với số lượng lớn hơn nhu cầu của mình.
Vì mỗi lần đặt hàng đều tốn một khoảng chi phí cho nên để tiết kiệm,
các doanh nghiệp sẽ gom các đơn hàng lại và đặt 1 lần. Do lượng hàng
mua về vượt quá nhu cầu sử dụng nên các doanh nhiệp sẽ lưu trữ cho
những lần sử dụng sau.
-12-
 Ngăn ngừa sự tăng giá hoặc tận dụng chính sách chiết khấu: Giả sử
doanh nghiệp dự báo được xu hướng tăng giá của nguyên vật liệu đầu
vào nên doanh nghiệp sẽ tiến hành mua hàng với số lượng lớn hơn nhu
cầu hiện tại để sử dụng dần. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm
được một khoảng tiền đáng kể để đầu tư vào việc khác. Hoặc là nhà
cung cấp hỗ trợ cho doanh nghiệp chính sách chiết khấu theo sản
lượng, theo đó nếu doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn thì doanh
nghiệp sẽ được giảm giá theo số lượng. Doanh nghiệp mua càng nhiều
thì giá bán cảng rẻ. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cũng sẽ tính
toán và mua số lượng lớn hơn bình thường. Số lượng đó có thể không

sử dụng hết ngay nhưng sẽ được sử dụng dần về sau.
 Giúp cho các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra mạch lạc:
Do tốc độ, năng suất làm việc của các công đoạn trong sản xuất không
giống nhau nên doanh nghiệp cần có hàng tồn trong sản xuất để các
hoạt động đó có thể tiến hành được. [12, tr.530]

1.1.3 Các mô hình quản trị hàng tồn kho cơ bản
Một trong những mục tiêu của quản trị hàng tồn kho là nhà quản trị cần
xác định được số lượng hàng mà mình cần đặt. Số lượng đó phải là bao nhiêu để
cho tổng các chi phí liên quan đến nó là nhỏ nhất.
Có thể trong thực tế, những mô hình quản trị hàng tồn kho có nhiều dạng,
biến thể khác nhau. Tuy nhiên, những biến thể đó thường xuất phát từ những mô
hình cơ bản nhất, chúng chỉ khác ở chỗ là những mô hình áp dụng trong thực tế
được điều chỉnh lại cho phù hợp với những dữ kiện trong thực tế của doanh
nghiệp. Sau đây, tác giả xin giới thiệu một số mô hình cơ bản, mà nó làm nền
tảng cho những áp dụng trong tương lai.
Trước tiên ta cần biết được những chi phí nào liên quan đến hàng tồn kho:
-13-
 Chi phí lưu trữ: Đó là chi phí lưu trữ một đơn vị hàng trong một
khoảng thời gian nào đó (thường là một năm). Chi phí này bao gồm
những chi phí nhỏ như sau: bảo hiểm hàng hóa, thuế liên quan đến việc
lưu trữ, sự mất giá của hàng hóa, hàng bị quá “đát”, hư hỏng hàng hóa,
hàng bị mất cắp, chi phí phục vụ an ninh cho hàng hóa, điện, nước,
nhân công bảo quản hàng v.v… Chi phí lưu trữ thường được xác định
theo hai cách: Một là số lượng tiền cho một đơn vị hàng hóa; hai là tốn
bao nhiêu phần trăm của giá trị một đơn vị hàng hóa, con số này
thường nằm trong khoảng từ 20% - 40%.
 Chi phí đặt hàng: Là những chi phí liên quan đến công tác đặt hàng.
Chi phí này bao gồm những chi phí nhỏ như: Xác định số lượng hàng
cần đặt, tìm kiếm nhà cung cấp, thực hiện ký kết hợp đồng, kiểm tra

hàng hóa khi hàng được giao v.v… Chi phí đặt hàng thường được tính
bằng số tiền cho một lần đặt hàng. Chi phí này không phụ thuộc vào
mức độ lớn nhỏ của lô hàng mà doanh nghiệp định đặt.
 Chi phí mua hàng: Là giá trị của đơn hàng mà doanh nghiệp đặt. Chi
phí này đơn giản được tính bằng giá trị của một đơn vị hàng hóa nhân
cho số lượng hàng đặt mua.
 Chi phí thiếu hụt hàng: Là những chi phí phát sinh khi nhu cầu vượt
quá lượng hàng có trong tay. Chi phí này bao gồm chi phí cơ hội,
những mất mát khi không có hàng để bán, sản xuất, tổn thất do mất
khách hàng, tổn thất do chậm trễ trong việc giao hàng v.v… Chi phí
này rất khó để có thể xác định được, nó thường được ước lượng mang
tính tương đối.

1.1.3.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
Đây là mô hình đơn giản nhất trong các mô hình sẽ đề cập. Chính vì đơn
giản nên có rất nhiều ràng buộc. Sau đây là những giả thiết của mô hình:
-14-
 Chỉ liên quan đến một loại hàng được đặt.
 Nhu cầu về một loại hàng hằng năm được biết trước.
 Nhu cầu về một loại hàng là hằng số và được trải đều trong năm.
 “Lead time” đặt hàng không biến động theo thời gian.
 Mỗi đơn đặt hàng được nhận một lần duy nhất bất kể số lượng.
 Không có việc khấu trừ theo sản lượng. [12, tr.538]
Tổng chi phí của mô hình EOQ là:
TC = Chi phí lưu trữ hằng năm + Chi phí đặt hàng hằng năm
Trong đó:
Chi phí lưu trữ hằng năm =
Q
2
H

Chi phí đặt hàng hằng năm=
D
Q
S
Q: Số lượng hàng cần đặt
H: Chi phí lưu trữ một đơn vị hàng trong một năm
D: Nhu cầu hàng trong một năm
S: Chi phí cho một lần đặt hàng
Lúc đó:
S
Q
D
H
Q
TC 
2

Ta cần xác định Q để cho tổng chi phí là nhỏ nhất. Để làm được điều đó ta
có hai cách:
 Một là dùng phương pháp đồ thị, ta sẽ vẽ các hàm chi phí lưu trữ hằng
năm và chi phí đặt hàng hằng năm lên một trục tọa độ. Điểm giao nhau
giữa hai hàm đó được gọi là điểm mà có tổng chi phí nhỏ nhất.



-15-



Hình 1.1: Đồ thị mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ

(Nguồn: Productions & Operations management, P.559)
 Hai là dùng phương pháp đại số. Để tìm điểm cực tiểu của hàm số, ta
sẽ tính đạo hàm của hàm số và cho nó bằng 0. Giải phương trình đó, ta
sẽ có được điểm cực tiểu. Đó cũng chính là số lượng Q mà làm cho
tổng chi phí nhỏ nhất. Phương pháp này không phức tạp như phương
pháp đồ thị nên tác giả về sau sẽ chỉ đề cập đến phương pháp này.
TC’ = 0
Giải phương trình trên ta được:
H
DS
Q
2
0



1.1.3.2 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế với việc giao hàng nhiều đợt
Trong mô hình trên, giả thiết là nhà cung cấp giao hàng trong một đợt.
Tuy nhiên, trong thực tế thì điều này rất khó được thực hiện. Có thể vì kích
thước lô hàng quá lớn, công suất sản xuất nhà cung cấp có hạn nên nhà cung cấp
chỉ có thể giao hàng theo từng đợt. Do đó, lượng hàng tồn kho sẽ được bồi đắp
dần dần.
Tổng chi phí
Chi phí lưu trữ
hẳng năm
Chi phí đặt hàng
hằng năm
Chi phí
Khối lượng
-16-

Nếu tốc độ giao hàng của nhà cung cấp lớn hơn tốc độ sử dụng của doanh
nhiệp thì lượng hàng tồn sẽ lớn hơn 0 (không). Còn nếu tốc độ giao hàng bằng
với tốc độ sử dụng thì sẽ không có hàng tồn kho.


Hình 1.2: Đồ thị mô hình EOQ với việc giao hàng nhiều đợt
(Nguồn: Productions & Operations management, P.559)
Ta gọi
p: Tốc độ giao hàng của nhà cung cấp (vd: sp/ngày)
u: Tốc độ sử dụng của doanh nghiệp (vd: sp/ngày)
Ta dễ dàng tính được
)(
0
max
up
p
Q
I 

Tổng chi phí của mô hình cũng giống như mô hình EOQ cơ bản:
S
Q
D
H
I
TC 
2
max

Để tìm Q

0
, ta giải phương trình TC’=0. Ta được:
up
p
H
DS
Q


2
0



Q
Q
0

I
max

Thời gian
-17-
1.1.3.3 Lượng đặt hàng kinh tế trong trường hợp có hình thức chiết khấu
Chiết khấu là chính sách mà nhà cung cấp giảm giá bán cho doanh nghiệp
nhằm khuyến khích họ mua hàng với số lượng lớn. Nếu như doanh nghiệp được
hưởng chiết khấu thì nhiệm vụ của doanh nghiệp là xác định lượng hàng cần đặt
là bao nhiêu để cân bằng chi phí lưu trữ hàng tồn với lợi ích có được khi mua số
lượng lớn.
Nếu mua càng nhiều thì giá càng rẻ nhưng chi phí lưu trữ sẽ tăng lên và

ngược lại. Hay nói cách khác, doanh nghiệp cần xác định kích thước đơn đặt
hàng để cho tổng chi phí của mô hình là thấp nhất.
Tổng chi phí của mô hình là:
TC = Chi phí lưu trữ + Chi phí đặt hàng + Chi phí mua hàng
DPS
Q
D
H
Q
TC .
2


Trong đó
P: Giá một đơn vị hàng
Trong mô hình EOQ cơ bản, tổng chi phí ta không đề cập đến chi phí mua
hàng là bởi vì giá mua một đơn vị hàng hóa đều bằng nhau bất kể là mua nhiều
hay mua ít. Do đó, đường đồ thị TC có chi phí mua hàng chỉ đơn thuần là cao
hơn đường đồ thị TC không có chi phí mua hàng một khoảng là PxD (hằng số).
Tuy nhiên, đường đồ thị TC trong mô hình có hình thức chiết khấu thì lại
khác. Ta phải xét đến chi phí mua hàng bởi vì đường đồ thị TC sẽ biến động
khác nhau do có các mức giá P khác nhau.
Cách xác định EOQ trong trường hợp chi phí lưu trữ một đơn vị hàng là
hằng số như sau:
 Tính EOQ bình thường.
 Chỉ có một mức giá mà nó có EOQ nằm trong khoảng mức giá đó bởi
vì các mức giá không có trùng nhau.
-18-
 Nếu như EOQ tính được nằm ở mức giá thấp nhất thì đó là EOQ
tối ưu cần tìm.

 Nếu như EOQ tính được không nằm ở mức giá thấp nhất thì so
sánh tổng chi phí của EOQ đó với các tổng chi phí mà của các
điểm chuyển giá ở các mức giá thấp hơn. Nếu tổng chi phí nào
thấp nhất ta chọn số lượng Q tương ứng làm EOQ tối ưu cần
tìm. [12, tr.548]
Cách xác định EOQ trong trường hợp chi phí lưu trữ một đơn vị hàng
được cho ở dạng phần trăm của giá trị một đơn vị hàng như sau:
 Bắt đầu từ mức giá thấp nhất, tính toán EOQ cho mỗi mức giá cho đến
khi nào tìm được EOQ khả thi (EOQ nằm trong khoảng số lượng được
hưởng mức giá đang tính)
 Nếu EOQ khả thi tìm được nằm ở mức giá thấp nhất thì đó là EOQ tối
ưu cần tìm. Nếu không thì so sánh tổng chi phí của EOQ khả thi đó
tổng chi phí của các điểm chuyển giá ở mức giá thấp hơn, tổng chi phí
nào thấp nhất ta chọn số lượng Q tương ứng làm EOQ tối ưu cần tìm.
[12, tr.549]

1.1.4 Phương pháp xác định điểm đặt hàng lại
Mô hình EOQ chỉ cho ta biết được số lượng đơn vị hàng hóa hay kích
thước của lô hàng định đặt. Tuy nhiên, trong thực tế, người quản trị hàng tồn kho
cần phải biết được là khi nào thì doanh nghiệp nên tiến hành đặt hàng.
Như chúng ta đã biết, không phải lúc nào doanh nghiệp đặt hàng thì nhà
cung cấp có thể giao hàng tức thì được. Nhà cung cấp cần phải có thời gian để
xử lý đơn hàng, mua nguyên vật liệu nếu chưa có, tiến hành sản xuất, đóng gói,
vận chuyển… Chính vì vậy mà luôn có một độ trễ giữa lúc đặt hàng tới nhà cung
cấp và nhận hàng từ nhà cung cấp. Rõ ràng nếu doanh nghiệp chờ đến lúc hết
hàng trong kho mới tiến hành đặt hàng thì lúc đó là đã quá trễ, doanh nghiệp sẽ
-19-
rơi vào tình trạng không còn nguyên liệu để sản xuất. Nhưng nếu đặt quá sớm thì
hàng tồn kho quá nhiều dẫn đến lãng phí vì tốn thêm chi phí để lưu trữ.
Do đó, yêu cầu đặt ra là phải xác định khi nào thì doanh nghiệp tiến hành

đặt hàng để cho giảm thiểu hàng trong kho và tránh được rủi ro thiếu hụt hàng
xảy ra. Có hai trường hợp có thể xảy ra:
 Nếu đặt hàng theo thời gian cố định (hàng ngày, tuần, tháng, quý…)
thì vấn đề rất rõ ràng. Chỉ cần xác định mỗi lần đặt là bao nhiêu.
 Nếu đặt hàng không theo thời gian cố định thì người ta sẽ dựa vào số
lượng hàng còn trong kho để xác định thời điểm đặt hàng.
Một khái niệm cần được biết đến đó là điểm đặt hàng lại (ROP – Reorder
Point). ROP cho ta biết trong kho còn bao nhiêu hàng thì ta nên tiến hàng đặt
hàng. ROP chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố sau:
 Mức độ sử dụng hàng hóa.
 Độ dài thời gian của lead time quá trình đặt hàng.
 Mức độ biến động của nhu cầu hàng hóa và/hoặc lead time.
 Mức độ chấp nhận rủi ro thiếu hụt hàng của doanh nghiệp. [12, tr.551]
 Nếu nhu cầu và lead time là hằng số:
ROP = d x LT
Trong đó
d : Nhu cầu về hàng hóa hằng ngày (sp/ngày)
LT : Leadtime (ngày)
Do nhu cầu và leadtime không đổi theo thời gian nên ROP đơn giản được
tính theo công thức bên trên, không cần có dự trữ an toàn. Những trường hợp có
sự biến động của nhu cầu và/hoặc leadtime thì ta cần phải công thêm một số
lượng dự trữ an toàn nữa.

-20-


Hình 1.3: Đồ thị biểu diễn ROP
(Nguồn: Productions & Operations management)
 Nếu nhu cầu trong thời gian leadtime và độ lệch chuẩn của nó
được biết trước:

ROP = Nhu cầu trong thời gian leadtime + dự trữ an toàn
= Nhu cầu trong thời gian leadtime + z.
dLT

Trong đó
z : Giá trị được suy ra từ mức độ cung cấp dịch vụ (Service level). Mặc
định là dữ liệu được phân phối theo dạng chuẩn. Tuy nhiên, nếu dữ liệu được
phân phối theo dạng khác thì ROP cũng có giá trị xấp sỉ với ROP được tính theo
dữ liệu được phân phối theo dạng chuẩn.

dLT
: Độ lệch chuẩn của nhu cầu trong thời gian leadtime.
 Nếu chỉ có nhu cầu hàng ngày (d) là thay đổi thì 
dLT
=
SQRT(LT).
d
:
d
LTzLTdROP



Trong đó

d
: Độ lệch chuẩn của nhu cầu hằng ngày d
 Nếu chỉ có leadtime (LT) là thay đổi thì 
dLT
= d.

LT
:
Q
ROP
Thời gian
LT
-21-
LT
dzLTdROP



Trong đó

LT
: Độ lệch chuẩn của leadtime LT
 Nếu cả nhu cầu hằng ngày (d) và leadtime (LT) thay đổi:
2
2
2

LTddLT
dLT



2
2
2

LTd
dLTzLTdROP




1.2 Những vấn đề cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng
1.2.1 Khái niệm về kho hàng
Có rất nhiều người nghĩ rằng kho hàng (warehouse) chỉ đơn thuần là cái
nhà để che mưa che nắng, giúp cho hàng hóa tránh được sự tác động của thiên
nhiên, bảo quản hàng hóa khỏi bị hỏng hóc v.v… Tuy nhiên, ngày nay kho hàng
không đơn thuần có ý nghĩa như thế. Kho hàng ngoài là cái nơi để lưu trữ, bảo
quản hàng hóa mà nó còn là nơi cung cấp thông tin cho việc quản lý về tình
trạng, vị trí của hàng hóa trong kho và nó cũng là nơi có thể xảy ra những quá
trình lắp ráp, hoạt động giá trị gia tăng cho hàng hóa lưu trữ. [9, tr.266]
Người ta có thể sử dụng kho hàng để làm những việc sau:
 Hỗ trợ sản xuất (Manufacturing support): Kho hàng đóng vai trò là nơi
gom nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để phục vụ quá
trình sản xuất của doanh nghiệp.
 Phối hợp sản phẩm khác nhau (Product mixing): Kho hàng đóng vai trò là
nơi gom nhiều mặt hàng khác nhau từ nhiều nhà máy. Sau đó, người ta sẽ
xé lẻ những lô hàng đó và phối hợp nhiều sản phẩm thành một đơn hàng
và giao cho khách hàng.
 Gom hàng (Consolidation): Kho hàng đóng vai trò là nơi gom nhiều lô
hàng nhỏ khác nhau từ nhiều nhà máy để sắp xếp lại thành một lô hàng
-22-
lớn rồi giao cho khách hàng. Mục đích của việc này là tiết kiệm chi phí
vận tải.
 Xé lẻ hàng (Break bulk): Kho hàng đóng vai trò là nơi xé lẻ lô hàng lớn từ
nhà máy và giao cho khách hàng những lô hàng nhỏ hơn. [9, tr.269]

1.2.2 Các chức năng của kho hàng
Kho hàng có ba chức năng chính như sau
 Dịch chuyển hàng hóa (Movement)
Chức năng này được thể hiện ở các hoạt động nhỏ hơn bao gồm: Nhận
hàng (receiving), cất hàng vào kho (Putaway), Lấy hàng khỏi kho (Order
Picking), Giao hàng (Shipping) và Cross-docking.
Nhận hàng: Hoạt động nhận hàng là việc dỡ hàng ra khỏi phương tiện xếp
dỡ, kiểm tra hàng hóa xem có hư hỏng không, kiểm đếm hàng hóa, đối chiếu
hàng hóa nhận được với đơn đặt hàng và cập nhật thông tin về lô hàng vừa nhận.
Cất hàng vào kho: Đơn giản là hoạt động dịch chuyển hàng từ nơi tiếp
nhận đến nơi cần lưu trữ hàng.
Lấy hàng khỏi kho: Là hoạt động ngược lại so với hoạt động cất hàng vào
kho. Hoạt động này sẽ lấy hàng từ nơi cất giữ và dịch chuyển hàng đến khu vực
sắp xếp, đóng gói, dán nhãn …
Giao hàng: Là hoạt động sắp xếp, đóng gói, dán nhãn… và vận chuyển
hàng đến khách hàng cần giao.
Cross-docking: Đây là một hoạt động rất phù hợp với hàng hóa cần dịch
chuyển nhanh đi nơi khác, có độ nhạy với thời gian. Hoạt động này chỉ đơn
thuần gồm hai hoạt động nhỏ đó là: Nhận hàng (receiving) và giao hàng
(shipping). Rất ít hoặc không có hoạt động lưu kho.

-23-
 Lưu trữ (Storage)
Đây là chứ năng cơ bản nhất của kho hàng. Chức năng này thể hiện ở hai
hoạt động cơ bản đó là:
 Lưu trữ tạm thời (Temporary storage): Nhấn mạnh chức năng dịch chuyển
hàng hóa của kho hàng và chỉ lưu trữ những hàng hóa thiết yếu. Qui mô
của nó phụ thuộc vào sự biến động của leadtime và nhu cầu sử dụng.
Cross-docking chỉ sử dụng hình thức lưu trữ này.

 Lưu trữ bán vĩnh viễn (Semipermanent storage): Là việc lưu trữ hàng hóa
vượt quá nhu cầu sử dụng bình thường, đó là dự trữ an toàn. Những lý do
dẫn đến loại dự trữ này đó là sự biến động theo mủa vụ, nhu cầu thay đổi
thất thường, tích trữ hàng hóa… [9, tr.279]
 Trao đổi thông tin (Information transfer)
Chức năng này luôn thể hiện đồng hành với từng hoạt động của kho hàng.
Như đã đề cập ở trên, kho hàng ngoài công việc chính là lưu trữ hàng hóa thì còn
cung cấp thông tin liên quan đến hàng hóa để dễ quản lý. Công việc quản lý luôn
đòi hỏi yêu cầu chính xác thông tin và thời gian. Mọi thông tin về hoạt động
trong kho hàng đều có ý nghĩa rất lớn đến hiệu quả quản trị kho. Ngày nay,
người ta càng ngày càng ứng dụng những công cụ, thiết bị phương tiện điện tử
như EDI, mã vạch, RFID… để tự động hóa, giảm bớt sự phức tạp trong việc
nhận và xử lý thông tin, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng.

1.2.3 Các trang thiết bị chủ yếu được sử dụng trong kho hàng
 Pallet
Pallet là một kết cấu bằng phẳng để tải hàng hóa thường được sử dụng
chung với kệ để lưu trữ hoặc được nâng chuyển bởi xe nâng hoặc thiết bị nâng
hạ khác [8, tr.25]. Pallet thường được làm bằng gỗ, nhựa hoặc kim loại, giấy…
Pallet có các kích thước chuẩn quốc tế thông dụng như: 1000 x 1200 mm, 1100 x
1100 mm, 1067 x 1067 mm, v.v…
-24-
Kể từ khi pallet được giới thiệu vào đầu những năm thế kỷ 20, Pallet đóng
vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của Logistics nói chung và hoạt
động kho hàng nói riêng. Pallet có những ưu điểm như sau:
 Những sản phẩm được đặt trên pallet được di chuyển nhanh hơn và hiệu
quả hơn so với việc di chuyển đơn lẻ.
 Các thao tác vận chuyển, xếp dỡ đối với hàng hóa chứa pallet sẽ dễ dàng
hơn.
 Công tác kiểm soát, quản lý hàng hóa được thực hiện dễ dàng hơn.

 Pallet giúp cho việc lưu giữ hàng hóa trên kệ đơn giản, dễ thao tác hơn.


Hình 1.4: Pallet gỗ và pallet nhựa
(Nguồn:
 Hệ thống kệ lưu trữ (Selective rack)
Trước khi có hệ thống kệ lưu trữ này ra đời, người ta xếp hàng hóa chồng
lên nhau. Nhưng vì khả năng chịu đựng của hàng hóa có hạn nên không thể nào
xếp chồng lên nhau nhiều được. Hơn nữa, việc xếp chồng đó sẽ gây nhiều khó
khăn trong việc lấy hàng nằm ở những tầng thấp hơn, sẽ tốn nhiều chi phí đảo
chuyển. Còn nếu không xếp chồng lên nhau thì lại không tận dụng được chiều
cao của kho hàng, sẽ dẫn đến tình trạng lãng phì không gian. Do đó, người ta
mới phát minh ra hệ thống kệ để lưu giữ hàng hóa. Những chiếc kệ này sẽ phát
huy hiệu quả nếu sử dụng kèm với pallet.
-25-
Selective rack là thiết bị kệ lưu trữ thường được làm bằng thép. Mỗi một
kệ gồm nhiều tầng (layer), trên mỗi một tầng người ta chia làm nhiều ô lưu trữ
(shelf), mỗi ô tương ứng với một vị trí pallet. Selective rack bao gồm dạng kệ
đơn và kệ đôi.

Hình 1.5: Selective rack
(Nguồn: />Racking.html)
 Push-back rack
Push back rack là một dạng kệ rất thích hợp nếu như việc lưu giữ hàng
hóa theo nguyên tắc Vào sau – Ra trước (Last in – First Out) hoặc là kho hàng bị
hạn chế về không gian, lối đi ít. Kệ này về cơ bản cũng có cấu tạo giống như
selective rack nhưng nó có điểm khác biệt là có thêm hệ thống thanh ray dọc
theo chiều ngang của kệ. Trên mỗi thanh ray đó có các miếng đỡ pallet (cart) xếp
chồng lên nhau.
Khi xe nâng đưa pallet vào vị trí đầu tiên, tức là đặt pallet lên miếng đỡ

(cart) trên cùng, và đẩy pallet vào trong. Khi miếng đỡ trên cùng bị đẩy vào thì
miếng đỡ thứ hai bên dưới sẽ lộ ra. Cứ tiếp tục như thế đến khi hàng chiếm đầy
các miếng đỡ đó.
Còn khi lấy hàng ra, xe nâng kéo cái pallet ngoài cùng trước. Khi pallet
được lấy đi, lúc này miếng đỡ pallet (cart) sẽ trống và những miếng đỡ sau sẽ tự