Đồ án tốt nghiệp Quản lý vật tư

Quản lý vật t, thiết bị
nhóm sinh viên: nguyễn văn nam
phạm văn mạnh
nguyễn tú uyên
đề tài :quản lý vật t, thiết bị, ứng dụng
cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm
đồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên
chuyên ngành: công nghệ phần mềm
Giáo viên hớng dẫn: tiến sĩ Lê Huy thập
Niên khóa: 2003 - 2005
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
1
Quản lý vật t, thiết bị
Lời nói đầu
Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệ
thông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của
xã hội nh: kinh tế, an ninh quốc phòng, thơng mại điện tử .CNTT đang là
nhu cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã
hội và với tất cả chúng ta. Rất nhiều các chơng trình phần mềm ứng dụng
trong quản lý đã ra đời nh chơng trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá,
quản lý vật t và thực sự chiếm đ ợc lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên để
cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lợng thì ngời thiết kế
phải hiểu đợc thực tế về công ty, doanh nghiệp mà mình thiết kế mô hình
cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chơng trình ớng dụng phải có độ chính xác
cao, việc lu trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần
mềm phải hoạt động tốt đáp ứng đợc các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu
quả kinh tế cao đồng thời phải phù hợp với khả năng kinh tế của công ty,
doanh nghiệp .
Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế
theo hớng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu nối
xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thơng mại. Với việc

áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học
chúng ta đã dần thay thế các phơng pháp thủ công bằng các chơng trình
phần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ
chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không
thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nớc. Với những u điểm và
tính năng vợt trội đó chúng em đã chọn đề tài : quản lý vật t, thiết bị, ứng
dụng cho trung tâm phát triển CNTT- đhqg tphcm làm đồ án tốt nghiệp.
Với đề tài này chúng em mong muốn các công ty, doanh nghiệp, các
trung tâm, các tổ chức kinh tế, xã hội và các nhà quản lý sẽ nhìn thấy tầm
quan trọng của CNTT đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong công tác
quản lý của mình.
Trong suốt quá trình làm đề tài, chúng em xin trân thành cảm ơn thầy
giáo - tiến sĩ LÊ HUY THập đã tận tình chỉ bảo và nhà trờng đã tạo điều
kiện giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này. Nhng do thời gian ngắn và
trình độ có phần hạn chế nên quá trình phân tích và thiết kế đề tài không
tránh khỏi những thiếu xót, chúng em rất mong nhận đợc những ý kiến
đóng góp và chỉ bảo của các thầy, cô để đề tài lần sau chúng em sẽ làm tốt
hơn.
Chúng em xin trân thành cảm ơn!
Hà nội tháng 5-2005
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
2
Quản lý vật t, thiết bị
Chơng 1.
khảo sát nghiệp vụ đề tàI
1.1.Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
1.1.1.Mục đích:
Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có đầy
đủ về các thông tin, để từ đó làm thế nào xây dựng đợc dự án mang tính khả
thi nhất.

1.1.2.Các bớc tiến hành khảo sát:
-Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.
-Xác định phạm vi của hệ thống mới.
-Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
-Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát.
1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
-Việc quan sát, tìm hiểu cũng nh đánh giá hệ thống phải theo cách
nhìn của nhà tin học.
-Có các bớc quan sát:
+Mức thao tác thừa hành.
+Mức điêù phối quản lý.
+Mức quyết định lãnh đạo.
+Mức chuyên gia cố vấn.
-Các hình thức tiến hành:
+áp dụng hình thức quan sát.
+áp dụng hình thức phỏng vấn.
+Phơng pháp thăm dò.
+Phơng pháp nghiên cứu tài liệu.
b.Tập hợp và phân loại thông tin.
Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau:
-Hiện tại và tơng lai.
-Phân loại theo thông tin tĩnh, động, thông tin biến đổi.
-Phân loại dựa vào nội bộ môi trờng.
-Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã đợc phân loại.
c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong t ơng lai.
-Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt nh: Sự
thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản
lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao
-Phơng pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của yếu

kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó.
1.2.Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
-Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế
hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào
phạm vi của tổ chức:
+Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
3
Quản lý vật t, thiết bị
+Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên
doanh
+Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp
-Xác định mục tiêu dự án:
+Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật
+Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động,
hoàn vốn nhanh
+Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện
+Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lợc lâu dài, đáp
ứng các u tiên, hạn chế áp đặt
-Phác hoạ các giải pháp:
+Chỉ cho ngời dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án.
+Có một định hớng trong triển khai dự án.
+Chỉ ra đợc:
*Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp
thực hiện.
*Kiến trúc tổng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ).
-Cân nhắc tính khả thi:
+Khả thi về nghiệp vụ.
+Khả thi về kĩ thuật.

+Khả thi về kinh tế.
1.3. Lập dự trù và kế hoạch phát triển dự án.
1.3.1.Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp.
a.Dự trù thiết bị và kinh phí.
Khối lợng dữ liệu lu trữ.
-Số lợng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất.
-Thiết bị ngoại vi, đờng truyền.
-Khối lợng công việc, số ngời tham gia, thời gian của dự án.
-Yêu cầu về chất lợng, thời hạn bảo hành.
b.Dự trù về nhân lực.
-Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình.
-Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án.
c.Dự trù về thiết kế.
13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án.
-Chọn tiến trình cho dự án( Thác nớc, Xoắn ốc )
-Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án.
1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật t.
1.4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý vật t.
a .Phân cấp quản lý.
-Hệ thống quản lý vật t là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp tất
cả những thông tin về vật t, thiết bị để từ đó có thể quản lý một cách dễ
dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý vật
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
4
Quản lý vật t, thiết bị
t đợc chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp dụng tin
học vào công tác quản lý có nh vậy hiệu quả quản lý và kinh doanh mới đợc
tăng lên.
b.Luồng thông tin.
-Thông tin đầu vào: Trong hệ thống quản lý vật t có những thông tin

đầu vào và đầu ra khác nhau, thông tin đầu vào gồm các thông tin về nhà
cung cấp, thông tin vật t, các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, các yêu
cầu những thông tin này có tính chất thay đổi thờng xuyên nh vật t.
-Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào
thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về
khách hàng, tình hình nhập xuất
-Các bảng biểu báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc tổng
hợp để phục vụ công tác quản lý vật t, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản
lý của hệ thống. Vì vậy các bảng biểu báo cáo đòi hỏi phải chính xác và kịp
thời .
1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành.
a .Mô hình luân chuyển dữ liệu.
-Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật t có thể mô tả
các modul sau:
+Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ, tra cứu.
+Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên.
+Lập bảng biểu báo cáo.
b.Cập nhật thông tin động.
-Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng
hợp nhng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lợng cần xử lý th-
ờng nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần quan
tâm đến các yêu cầu sau:
+Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động.
+Giao diện màn hình và số lợng phải hợp lý, giảm tối đa các thao
tác cho ngời cập nhật dữ liệu.
+Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp.
+Kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình.
+Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết.
c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
-Thông tin loại này không cần cập nhật thờng xuyên, nhng yêu cầu chủ

yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi cần
thiết.
d.Lập báo cáo, in ấn.
-Để thiết kế phần này đòi hỏi ngời quản lý nắm thật vững nhu cầu quản
lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo. Vì thông tin sử dụng trong công
việc này thuận lợi hơn do đã đợc xử lý từ trớc nên việc kiểm tra sự sai lệch
của số liệu trong ngày ở phân này đợc giảm bớt.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
5
Quản lý vật t, thiết bị
1.4.3 - Các nguyên tắc đảm bảo.
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật t hoàn chỉnh, là một
công việc không phải là đơn giản, mất nhiều thời gian công sức, cũng nh trí
óc ngời thiết kế. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý vật t thờng
phải dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau:
a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Là thông tin đợc tích luỹ thờng xuyên và cập nhật để phục vụ cho bài
toán quản lý. Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải đợc loại bỏ. Một điều
cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán. Do vậy ta
cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp
trùng lặp không nhất quán về thông tin đã đợc loại bỏ. Chính mảng thông
tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tợng thông tin của đối tợng điều khiển.
b. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Nguyên tắc này, ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có
những công cụ đặc biệt, để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời,
dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản.
Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt với hệ thống
thông tin sẽ làm hoàn thiện và phát triển hệ thống rõ ràng và đơn giản hơn.
c. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử

dụng máy tính. Vì chính đầu vào và đầu ra của máy tính lá khâu hẹp nhất
của hệ thống. Để làm đợc việc này cần phải có phơng pháp thay thế giữa
việc truyền tải tài liệu thủ công bằng việc truyền tải tài liệu trên thiết bị nh
băng từ, đĩa từ , để đảm bảo việc truyền xuất thông tin đợc nhanh chóng.
Việc này sẽ giảm bớt đi đợc thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy
tính. Nguyên tắc này vận dụng cả đa thông tin mới vào hệ thống. Việc này
không những rút ngắn thời gian và công sức cho việc vào dữ liệu, mà còn
đảm bảo độ tin cậy của thông tin.
+
Chơng 2:
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
6
Quản lý vật t, thiết bị
Cơ sở lý thuyết phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin
2.1.Đại cơng về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngời, phơng tiện và
các phơng pháp xử lý thông tin trong một tổ chức.
Hệ thông thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi
nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ
liệu.
Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu và duy trì nhằm phản ánh thực
trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu này
thành hai phần:
-Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, nh dữ
liệu về nhân sự, nhà xởng, thiết bị v.v Cấu trúc cơ quan không phải là cố
định, mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một
nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới đợc bổ sung ). Sự kiện thờng
xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con ngời. Việc điều chỉnh lại các dữ liệu
cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật.
-Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan,

nh dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch v.v Hoạt động kinh doanh/
dịch vụ biến đổi luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể coi là chuỗi các sự
việc sơ đẳng, gọi là một tác nghiệp (operation - chẳng hạn nhận một lô
hàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm, một đơn hàng tới, thanh toán một hóa
đơn v.v ). Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự kiện này cần đợc ghi nhận, và
nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ
của doanh nghiệp.
Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục
đích chính:
- Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các
chứng từ giao dịch (đơn mua hàng, hóa đơn ), lập các báo cáo, lập các bản
thống kê .v.v
- Trợ giúp ra các quyết định, thông thờng là cung cấp những thông tin
cần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhng
cũng có thể là lựa chọn quyết định( một cách tự động), nếu đó là loại quyết
định dựa trên giải thuật( khác với loại quyết định dựa trên trực giác).
Mỗi xử lý thờng áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra
theo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục
có thể đợc ấn định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp, và nh vậy có
thể điều chỉnh theo ý muốn( chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, ph-
ơng pháp phân phối các trợ cấp, các quy định về khuyến mãi ), cũng có thể
đợc ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi Nhà nớc( ví dụ quy
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
7
Quản lý vật t, thiết bị
tắc tính thuế VAT, cách tính lơng và bảo hiểm xã hội v.v ) và nh vậy doanh
nghiệp không đợc tùy tiện thay đổi.
Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh
nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp.
Đầu ra có thể là:

- Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài
doanh nghiệp( chẳng hạn đơn đặt hàng, hóa đơn, thống kê Quản lý Sinh
Viên, báo cáo tài chính v.v ) đợc gọi là các kết quả ngoài.
- Các kết quả đợc lu trữ, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý
khác( thờng là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lu trữ) đ-
ợc gọi là các kết quả trong.
Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thờng đợc dùng để chỉ
môi trờng điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào
đó, hay nói cách khác, là để chỉ cái đích đạt đợc sau quá trình xây dựng
nhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kinh tế -
xã hội
2.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin
Quy trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn.
Tuỳ thuộc vào phơng pháp luận và quy định về phơng thức làm việc của
đơn vị, qui trình này có thể đợc chia thành số lợng bớc nhiều ít khác nhau.
Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các bớc: Khảo sát, Phân tích, Thiết
kế, Xây dựng, Cài đặt và Bảo trì hệ thống.
Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phơng pháp hay không thì
công việc vẫn phải trải qua đầy đủ các bớc kể trên. Hay nói cách khác là dù
có làm nh thế nào đi chăng nữa thì ngời ta vẫn phải xác định yêu cầu(Khảo
sát), tởng tợng ra hình hài của hệ thống( Phân tích), xác định cách thể hiện
dữ liệu và thông tin( Thiết kế), lập trình( Xây dựng), cài đặt và bảo trì.
2.2.1. Chiến lợc và khảo sát.
Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu
cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống
thông tin. Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức.
Việc khảo sát thờng đợc tiến hành qua các giai đoạn:
- Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án.
- Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và
khẳng định những kết quả thu đợc.

- Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát.
ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm,
để có giới hạn chính xác của công việc( phạm vi dự án: những gì phải làm
đợc, cha làm đợc và những gì đã vợt ra ngoài phạm vi của vấn đề). Cũng ở
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
8
Quản lý vật t, thiết bị
giai đoạn này, cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tợng sử dụng dù họ có
thể sẽ bị biến động cả về số lợng và loại công việc.
2.2.2. Phân tích hệ thống
Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt đợc của hệ
thống, nêu đợc các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của
hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định đợc các mô hình chức năng và
mô hình dữ liệu. Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15-25% công sức.
Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các
đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ
luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh
Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) đợc sử dụng trong các
bớc khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích,
đối tợng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc( đặc biệt
là các công cụ luồng dữ liệu) và tuỳ thuộc vào sở trờng của đội ngũ phân
tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan
trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không đợc bỏ
qua.
a. Phân tích chức năng
Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các
công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc
phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các
chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng
công việc. Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự

giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đa vào các
chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt
ra.
Một chức năng đợc xem là đầy đủ gồm những thành phần sau:
- Tên chức năng.
- Mô tả có tính tờng thuật.
- Đầu vào của chức năng (dữ liệu).
- Đầu ra của chức năng (dữ liệu).
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng.
Phân tích chức năng đa ra những chi tiết quan trọng sẽ đợc dùng lại
nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng
sau khi đợc lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu
cầu hệ thống.
b. Phân tích dữ liệu
Thực thể là đối tợng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng
mà hệ cần giải quyết. Mỗi thực thể( Entity) là một nhóm các dữ liệu có
cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
9
Quản lý vật t, thiết bị
trong phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhng sẽ
bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đa vào giai đoạn phân tích.
c. Phân tích ngữ cảnh
Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên
quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng
chính ở mức tổng quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ. Phần bên ngoài
có thể là các tác nhân nh con ngời, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của
hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống.
d. Phân tích luồng dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động

chính:
(1) Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu
cầu của ngời sử dụng.
(2) Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phơng án cho phân tích viên, lập
trình viên và ngời dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện
quy trình xử lý thông tin trong hệ thống.
(3) Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp
cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và ngời sử dụng.
(4) Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu ngời dùng và đặc tả
thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những
tài liệu nh vậy.
2.2.3. Thiết kế hệ thống
Là giai đoạn phát triển các bớc phân tích ở giai đoạn trớc thành các mô
hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với ngời sử dụng. Giai đoạn này phụ
thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm đợc lựa chọn. Kết
quả là hồ sơ thiết kế chiếm khoảng 15-25% công sức.
Đầu chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã đợc xây dựng
trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi
mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra đợc các mô hình dữ liệu logic. Giai
đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các
thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất
nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả các công cụ
đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng quá ít các công cụ phát triển hệ thống sẽ
làm cho hệ thống kém chất lợng, ngợc lại việc sử dụng quá nhiều các công
cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt có thể kéo
dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lợng hệ thống.
Ngời phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng
xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể.
Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc:
- Xác định hệ thống máy tính.

- Phân tích việc sử dụng dữ liệu.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
10
Quản lý vật t, thiết bị
- Hình thức hoá hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cần
thiết, gộp nhóm các thành phần chức năng.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.
- Thiết kế chơng trình.
2.2.4. Xây dựng chơng trình
Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn
trớc. Kết quả là chơng trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35-60% công
sức.
Giai đoạn này gồm các bớc :
a. Thi công:
- Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module
chơng trình.
- Viết các câu lệnh sản sinh CSDL.
- Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn.
b. Tạo các CSDL kiểm tra.
c. Kiểm thử ch ơng trình.
2.2.5. Cài đặt hệ thống
a. Lập tài liệu h ớng dẫn sử dụng.
b. Chuyển đổi dữ liệu cũ.
Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ
thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ
và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải đợc
thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống.
c. Kiểm nghiệm, cài đặt.
2.2.6. Bảo trì hệ thống
Bảo trì hệ thống đợc tính từ khi hệ thống đợc chính thức đa vào sử

dụng.
Công việc bảo trì bao gồm :
a. Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi.
b. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.
c. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu.
Thông thờng việc bảo trì đợc tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12
tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ đợc tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng
10% tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thông
qua một Trung Tâm hỗ trợ từ xa.
2.3. Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc xây dựng hệ
thống đã dần đợc chuẩn hóa chuyển thành các hoạt động chuyên nghiệp,
công nghiệp hóa hơn. Các phơng pháp luận phân tích thiết kế hệ thống dần
đợc hình thành và hoàn thiện. Một cuộc cách mạng, đỉnh cao của sự hoàn
thiện là sự ra đời của phơng pháp luận phân tích thiết kế có cấu trúc kết hợp
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
11
Quản lý vật t, thiết bị
đợc kết quả của các cách tiếp cận hớng chức năng và hớng dữ liệu và phơng
pháp luận phân tích thiết kế hớng đối tợng.
Một phơng pháp luận thông thờng đợc đặc trng bởi các yếu tố sau:
- Quy trình và phân đoạn các bớc tiến hành.
- Các công cụ và cách thức mô hình hóa.
- Cách tiếp cận (hớng chức năng, hớng đối tợng, trên xuống, dới
lên ).
2.3.1. Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc.
Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức năng
của hệ thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây
dựng và cài đặt chơng trình. Đặc trng mới của phơng pháp này là các hoạt
động có thể thực hiện một cách song song. Mỗi hoạt động có thể cung cấp

những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hệ thống trớc đó. Trong phân
tích có cấu trúc cách tiếp cận cấp tiến cho phép các hoạt động khảo sát,
phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chơng trình đợc tiến hành một cách
song song. Chính u điểm này đã làm cho phơng pháp phân tích có cấu trúc
ngày càng đợc phát triển.
Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc đợc sử dụng rộng rãi trong
việc phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đon giản và
hiệu quả của phơng pháp. Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở, không thể thiếu
đợc đối với ngời phân tích và thiết kế cũng đợc bao hàm trong phơng pháp
này. Thông qua phơng pháp phân tích thiết kế này, ngời dùng có thể dễ
dàng nắm bắt đợc phần cốt lõi - quy trình xây dựng: Các bớc trong quy
trình xây dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bớc, để đạt đợc trình độ cần
thiết cho công việc thẩm định giám sát.
Có nhiều công cụ đợc sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế.
Tuy nhiên với hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả các
công cụ này. Ba công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phơng
pháp phân tích thiết kế có cấu trúc là:
- Mô hình chức năng.
- Mô hình dữ liệu.
- Mô hình luồng dữ liệu.
Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ở góc độ khác nhau vào
hệ thống.
a. Mô hình chức năng.
Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thông
thờng đợc biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từ
khía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi:
Hệ thống thực hiện những công việc gì?
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
12
Quản lý vật t, thiết bị

Mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ phân rã chức năng
(Business Functional Diagram viết tắt là BFD). Nội dung chính của BFD là
sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống.
T tởng trên xuống (Top-Down) đợc thể hiện rõ nét trên sơ đồ này. Trớc
tiên các chức năng cần thiết đợc liệt kê và phân loại thành các nhóm chức
năng. Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theo
đơn vị sử dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểu
phân loại khác nhau. Các nhóm chức năng lại tiếp tục đợc phân nhỏ thành
các cụm chức năng hoặc các chức năng cụ thể. Sơ đồ BFD đợc biểu diễn d-
ới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc
nhóm chức năng cụ thể.
Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho ngời đọc một bức tranh
tổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc.
b. Mô hình dữ liệu
Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc
giữa chúng, thông thờng đợc mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng
thuộc tính các ràng buộc dữ liệu thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệu
hay trả lời cho câu hỏi:
Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình?
Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các hệ
thống nhng công cụ này cũng chỉ mô tả đợc một khía cạnh lớn của hệ thống
là chức năng, mà không cho đợc một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống.
Mô hình dữ liệu (Entity Relationship Diagram viết tắt là ERD) là một trong
các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho BFD để
tạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích.
ERD bao gồm 2 thành phần chính:
- Thực thể (Entity): Đợc ký hiệu bởi hình chữ nhật. Một thực thể
tợng trng cho một tập hợp hay một đối tợng trong thế giới thực.
- Quan hệ (Relationship): Một quan hệ tợng trng cho sự liên kết
giữa các thực thể. Mối liên kết đó đợc biểu diễn trên mô hình thực thể

bằng đờng kẻ có tách ba chân ở một hoặc cả hai đầu (thờng gọi là chân
gà)
Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể:
- Quan hệ một một.
- Quan hệ một nhiều.
- Quan hệ nhiều - nhiều.
c. Mô hình luồng dữ liệu
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
13
Quản lý vật t, thiết bị
Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. Có thể biểu diễn bằng
nhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ quá trình xử lý, Sơ đồ luồng dữ liệu
hoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể.
Nếu nh các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống d-
ới dạng tĩnh thì ngợc lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dới cách
nhìn động. Mô hình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá trình
hoạt động của hệ thống. Hệ thống đợc mô tả nh một quá trình vận động.
Một trong các mô hình kinh điển đợc sử dụng cho mục đích mô tả
luồng dữ liệu là sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram viết tắt là DFD).
DFD thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng cho cả dữ
liệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhất
của phân tích hệ thống có cấu trúc. Sơ đồ chỉ cách thông tin chuyển vận từ
một quá trình hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc một chức
năng khác. Một điều khá quan trọng là sơ đồ chỉ ra đợc những thông tin nào
cần phải có trớc khi thực hiện một chức năng hay một quá trình. Nói cách
khác, DFD đa ra một phơng pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng
hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng.
DFD bao gồm những thành phần sau:
- Quá trình (Processes): Đợc ký hiệu bởi vòng tròn, tợng trng cho
các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. Chức năng thay đổi

thông tin đầu vào theo một cách nào đó, nh tổ chức lại thông tin, bổ sung
hoặc tạo ra thông tin mới.
- Dòng dữ liệu (Flow): Đợc ký hiệu bởi đờng kẻ có mũi tên. Mũi tên
chỉ hớng ra của dòng thông tin. Dòng dữ liệu liên kết các Processes với
nhau, tợng trng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông
tin mà chúng biến đổi thành đầu ra.
- Kho dữ liệu (Data store): Đợc ký hiệu bởi 2 đờng kẻ song song,
hoặc bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần
phải lu giữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tác
nhân truy nhập vào. Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì
những thông tin này đợc tồn tại dới dạng file hay cơ sở dữ liệu.
- Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm hoặc một tổ chức bên
ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhng có một số hình thức tiếp xúc
với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần
sống còn của mọi hệ thống.
- Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên
trong hệ thống.
DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức năng và các
dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD
lại cha đợc đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ đợc sử
dụng để bổ khuyết cho DFD là:
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
14
Quản lý vật t, thiết bị
- Từ điển dữ liệu: Data dictionary.
- Đặc tả chức năng: Process specification.
Ba thành phần, ba loại hình công cụ phân tích cơ bản kết hợp, bổ sung
cho nhau cho phép thể hiện hệ thống một cách hoàn chỉnh.
Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể
trong tiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo

sát, một mặt giúp cho ngời sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt
khác giúp cho ngời lập trình có đợc cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống.
Có thể nói đây là công cụ phân tích - ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phân
tích viên và ngời sử dụng.
Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu cho
cách nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với ngời lập trình. Trong quá
trình phát triển( thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này đợc tiếp
tục phát triển, chi tiết hoá. Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữ
chung giữa phân tích viên và lập trình viên.
d. Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình.
Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tợng mô tả là mô hình hệ
thống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể
suy ra đợc một phần các mô hình còn lại. Trong phơng pháp luận phân tích
thiết kế, cấu trúc các mô hình này đợc xây dựng chi tiết hoá dần theo cách
tiếp cận từ trên xuống. Các mô hình thờng đợc xây dựng đồng thời, tuy
nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trớc sau một chút.
(1) Có thể xây dựng theo thứ tự: BFD, ERD, DFD. Thứ tự xây dựng
này thờng đợc lựa chọn khi phân tích định hớng lập trình. Trong trờng hợp
này DFD (mô hình luồng dữ liệu) đợc sử dụng nh một công cụ minh hoạ
làm rõ quan hệ giữa các phần tử của BFD( mô hình chức năng) và ERD
( mô hình dữ liệu).
(2) Với định hớng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của ngời dùng, DFD lại
đợc xây dựng trớc, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thực. Sau
khi đợc ngời dùng xác nhận tính đúng đắn, từ DFD trích lọc các chức năng
để xây dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD.
2.3.2. Phơng pháp phân tích thiết kế hớng đối tợng
Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phơng
pháp phân tích và thiết kế hớng đối tợng. Hệ thống đợc xây dựng bao gồm
các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tợng. Mỗi đối tợng bao gói cả dữ
liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có thể tái sử

dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lợng của hệ thống và làm tăng năng
suất hoạt động phân tích và thiết kế.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
15
Quản lý vật t, thiết bị
Chơng 3.
Cơ sở lý thuyết phân tích-thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.1 Tổng quan về cơ
sở dữ liệu.
3.1.1 Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức đợc lu trên máy và có
cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lu
trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn với
nhiều ngời sử dụng.
3.1.2 Một số khái niệm cơ bản.
a.Thực thể.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
16
Quản lý vật t, thiết bị
Là một đối tợng cụ thể hay trừu tợng tồn tại thực sự và khá ổn định
trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.
Ví dụ: giáo viên, hàng hoá: Là đối tợng cụ thể.
Dự án: Là đối tợng trừu tợng.
b.Thuộc tính.
Là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể nh vậy thuộc tính
là thông tin cần quản lý dữ liệu.
c.Khoá.
Là một thuộc tính duy nhất cho phép nhận diện sự thể hiện của thực
thể.
3.1.3 Quan hệ.

Là sự gom nhóm hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thực thể
có một vai trò nhất định.
a.Quan hệ 1-1.
Một phần tử của A kết hợp với không quá một phần tử của B:
b.Quan hệ 1-nhiều.
Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngợc lại một
phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A.
c.Quan hệ nhiều-nhiều.
Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngợc lại mỗi
phần tử của B có thể kết hợp với N phần tử của A.
Trong đó: A, B là tập thuộc tính.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
17
Quản lý vật t, thiết bị
R là tập hữu hạn các phần tử, R
3.1.4 Các dạng chuẩn.
a.Phụ thuộc hàm.
A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{(A B): Khi đó mỗi phần
tử của A chỉ xác định đợc duy nhất một phần tử của B}.
b.Dạng chuẩn 1NF-First Normal Form:
Dạng khởi đầu của chuẩn hoá cơ sở dữ liệu. Yêu cầu của dạng chuẩn
này là cơ sở dữ liệu phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ có thể tồn tại
các phụ thuộc hàm không phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính-phụ thuộc một
phần vào khoá.
c . Dạng chuẩn 2NF-Seccond Normal Form :
Bảng đợc coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, có
thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp.
d.Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form:
Bảng đợc coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồng

thời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc
hàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tính
khoá.
e . Dạng chuẩn Boyce-Codd-BCNF :
Là chuẩn 3NF với yêu cầu là các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một
bản ghi.
h . Dạng chuẩn 4NF :
Đợc thiết kế dựa trên chuẩn BCNF nhng nếu có sự phụ thuộc đa trị
không hiển nhiên giữa 2 cột A và B thì tất cả các cột khác phải phụ thuộc
hàm vào cột A.
3.2. Các bớc xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic
Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu quan
niệm, đầu ra là một tập các quan hệ đợc chuẩn hoá:
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
18
Mô hình dữ liệu quan niệm(sơ đồ E-R)
Biểu diễn các thực thể
Hợp nhất các quan hệ
Biểu diễn các mối quan hệ
Chuẩn hoá các quan hệ
Mô hình dữ liệu logic(các quan hệ
chuẩn)
Quản lý vật t, thiết bị

Quá trình thiết kế logic
3.2.1 Biểu diễn các thực thể.
Trớc tiên, mỗi thực thể của sơ đồ E-R đợc biểu diễn thành một quan
hệ. Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan
hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khoá chính của quan hệ
Một quan hệ có thể biểu diễn dới dạng bảng hay dạng cấu trúc(một lợc

đồ quan hệ).
Vídụ:Mô hình thực thể NHACUNGCAP đợc biêu diễn ở hai dạng nh
sau:
Dạng bảng: NHACUNGCAP.
MãNCC TênNCC Địachỉ Đthoại
NCC1 Trần Lập 20-Bà Triệu 04-7844746
Dạng cấu trúc:
3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ
Một mối quan hệ đợc biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình
thoi là tên của quan hệ và đợc lối với các kiểu thực thể liên quan. Biểu diễn
mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng nh bản số của quan hệ đó:
a.Quan hệ 1-nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
19
Quản lý vật t, thiết bị
Nh vậy quan hệ ĐƠNHàng đợc biểu diễn bằng cách thêm khoá chính
của quan hệ tơng ứng với phía 1(Mãkhách) vào quan hệ tơng ứng với phía
nhiều để trở thành khoá ngoại của quan hệ này.
b.Quan hệ nhiều-nhiều(N:N) hoặc có thuộc tính riêng, hoặc có mối quan hệ
bậc 3 trở lên.
Nh vậy quan hệ mới sinh ra sẽ đợc biểu diễn có dạng là:
VậnchuyểN(MãNCC, Mãhàng, Ngàychuyển , Sốlợng)
3.2.3.Chuẩn hoá các quan hệ.
Là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành
các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc.
Quá trình chuẩn hoá thờng gồm một số bớc tơng ứng với một dạng
chuẩn:
(1) Quan hệ ch a chuẩn hoá:
-Quan hệ cha chuẩn hoá là quan hệ có chứa thuộc tính lặp.
Vídụ: Đơnhàng(Sốđơn, Mãkhách, Địachỉ, Ngàyđặt, Mãhàng, Tênhàng,

Đơnvị, Sốlợng)
(2) Quan hệ ở dạng chuẩn 1:
-Là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.
-Tách một quan hệ cha chuẩn hoá thành quan hệ ở dạng chuẩn 1.
+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khoá xác định chúng.
+Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính.
(3) Quan hệ ở dạng chuẩn 2:
-Là quan hệ :
+ở dạng chuẩn 1.
+Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc vào một phần
khoá chính.
-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 1 thành quan hệ ở dạng chuẩn 2:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khoá
chính và phần khoá xác định chúng.
+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính.
(4) Quan hệ ở dạng chuẩn 3:
-Là quan hệ:
+ ở dạng chuẩn 2.
+Không tồn taị các thuộc tính không khoá phụ thuộc bắc cầu vào
khoá chính(qua một thuộc tính gọi là thuộc tính cầu).
-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 2 thành quan hệ ở dạng chuẩn 3:
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
20
Quản lý vật t, thiết bị
+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính
cầu.
+Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.
( 5) Quan hệ ở dạng chuẩn BCNF:
-Là quan hệ :
+ ở dạng chuẩn 3.

+ Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc hàm vào khoá
chính
(khoá dự tuyển).
-Tách quan hệ ở dạng chuẩn 3 thành quan hệ ở dạng chuẩn BCNF:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính không chứa khoá dự tuyển.
+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá dự tuyển.
(6) Quan hệ ở dạng chuẩn 4:
-Là quan hệ :
+ ở dạng chuẩn BCNF.
+Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc đa trị vào
thuộc tính khoá.
-Tách quan hệ ở dạng chuẩn BCNF thành quan hệ ở dạng chuẩn 4:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc đa tri vào khoá chính
và phần khoá xác định chúng.
+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính đa trị.
Nh vậy để chuẩn hoá các quan hệ ta xét lần lợt từng quan hệ và kiểm
tra tính chuẩn của nó.Muốn vậy trớc hết ta phải xác định các phụ thuộc hàm
và khoá chính của quan hệ.Sau đó kiểm tra lần lợt các chuẩn đối với quan
hệ.
Ta có thể mô tả bằng sơ đồ sau:
3.2.4 Hợp nhất các quan hệ.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
21
Tách
nhóm
lặp
Loại
phụ
thuộc
đa trị

Phân
rã loại
dị th
ờng
Bảng
với
nhóm
lặp
Chuẩn
3
Chuẩn
BCNF
Chuẩn
4
Chuẩn
5
Tách
phụ
thuộc
bộ phận
Tách phụ
thuộc
hàm
không
chứa
khoá dự
tuyển
Chuẩn
1
Chuẩn

2
Tách
phụ
thuộc
bắc
cầu
Quản lý vật t, thiết bị
Sau khi chuyển sơ đồ E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, ta cần xác
định các chuẩn của quan hệ và tiến hành chuẩn hóa nếu cần thiết, sau đó
tiến hành tích hợp dữ liệu. Trong quá trình tích hợp dữ liệu thờng gặp một
số vấn đề nh: Đồng nghĩa, Đồng danh, Phụ thuộc bắc cầu, Quan hệ thực thể
chính và thực thể con.
a.Đồng nghĩa:
Trong một số trờng hợp hai hay nhiều thuộc tính khác tên nhng có
cùng một nghĩa, cùng mô tả một tính chất của một thực thể. Những thuộc
tính nh vậy gọi là đồng nghĩa.
Khi hợp nhất quan hệ có chứa các đồng nghĩa ta cần có sự thoả thuận
với ngời dùng, chuẩn hoá tên thuộc tính đó và hạn chế sự đồng nghĩa khác.
b.Đồng danh:
Trong nhiều trờng hợp khác nhau, một thuộc tính đợc gọi là đồng danh
nếu nó có thể có nhiều hơn một nghĩa hoặc mô tả nhiều tính chất khác
nhau.
Khi hợp nhất các quan hệ ta chỉ cần tạo ra một tên mới cho những
thuộc tính đó.
c.Phụ thuộc bắc cầu:
Khi hai quan hệ chuẩn 3 đợc hợp nhất từ hai quan hệ riêng rẽ thì có thể
nảy sinh sự phụ thuộc bắc cầu. Khi đó ta cần tạo ra một chuẩn 3 bằng cách
tách phụ thuộc hàm khỏi quan hệ trên.
Chơng 4.
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật t.

4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT.
4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm.
Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trờng Đại học quốc gia TP Hồ Chí
Minh trực thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ quan
Mỹ Đình-Từ Liêm-Hà Nội. Đây là một trong những Trung Tâm có bề dày
thành tích về giảng dạy và kinh doanh các sản phẩm tin học. Với đội ngũ
giáo viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt tình trong giảng dạy, Trung Tâm đã
đào tạo đợc một đội ngũ kỹ s, chuyên viên và lập trình viên xuất sắc hiện
đang làm việc tại các công ty lớn trong nứơc. Hiện nay Trung Tâm có
khoảng 5000 học viên đang theo học và Trung Tâm vẫn tiếp tục tuyển sinh
các khoá mới. Trung Tâm không những chú trọng đến lĩnh vực đào tạo mà
còn đặc biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật t, thiết bị tin học.
Trung Tâm có các phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều hành hoạt
động kinh doanh của trung tâm với mối quan hệ đa dạng:
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
22
Quản lý vật t, thiết bị
Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh
doanh trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về
hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật t
sẽ đợc xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế toán
tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập
ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý. Trên các số liệu báo cáo đó
phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định về tài
chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả cao.
Phòng vật t là nơi quản lý các vật t thiết bị của Trung Tâm đồng thời hàng
tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật t lên cấp trên. Phòng kỹ thuật có
trách nhiệm kiểm tra vật t thiết bị khi nhập, xuất đồng thời có kế hoạch bảo
trì thiết bị cho khách hàng.
-Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm:

4.1.2.Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ tin học trong quản
lý vật t tại Trung Tâm phát triển CNTT.
Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thờng phải nhập, xuất hàng hoá
với số lợng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng
và nhanh chóng. Hiểu đợc tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với
công tác quản lý Ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đa công nghệ thông
tin vào công tác quản lý tại Trung Tâm .
4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công.
Số lợng vật t thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu nh không quản
lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật t thiết bị. Mỗi
lần xuất hay nhập vật t thiết bị là lại có một hoá đơn lu trữ, nh vậy chỉ tính
trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật t thiết bị thì số lợng hoá
đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay ngời phụ trách về giấy tờ sổ sách không
cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm ảnh hởng đến
hoạt động kinh doanh củaTrungTâm. Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hoá
đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo
cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
23
Ban Giám Đốc
Kho
Phòng kế
toán
Phòng
kinh
doanh
Phòng vật
t
Phòng kỹ
thuật

Phòng
đào tạo
Quản lý vật t, thiết bị
4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật t thiết bị bằng
máy tính.
Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật t thiết bị dựa
trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, ngời
lập trình có thể đa ra những chơng trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu
thập tài liệu, xử lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của nhà quản
lý.
Quá trình quản lý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính, ngời quản
lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máy
tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin nh: Lợng tồn kho, tình
hình xuất nhập vật t thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung
cấp , theo yêu cầu của ng ời sử dụng.
Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính:
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
24
Dữ liệu đầu vào:
Các hoá đơn nhập, xuất
Các thông tin yêu cầu.
Khai báo yêu cầu về
thông tin đầu ra.
Máy tính xử lý
thông tin đa số
liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu ra:
Các báo cáo mà ngời sử
dụng yêu cầu.
Quản lý vật t, thiết bị

4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật t .
4.2.1.Phát biểu bài toán:
Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng
khác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tử Các mặt
hàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ
phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của
nhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến
nhà cung cấp. Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết
phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung
cấp thông qua hoá đơn.
Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra
xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết
hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết
phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để
thu tiền của khách.
Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của
Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý.
Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập
báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi
ban lãnh đạo.
4.2.2.Mục đích quản lý.
- Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời
quản lý quá trình nhập, xuất vật t và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm.
4.2.3.Phân tích về chức năng.
Vì các chức năng thờng vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một
cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục nh thế, ta sẽ
có sự phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn
giản.
Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng nh sự logic đợc sử dụng tùy
lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống. Dới đây là một số mô hình và

phơng tiện diễn tả chức năng đợc vận dụng ở những mức độ khác nhau:
A.Biểu đồ phân cấp chức năng:
Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất
giữa các chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm.
Nh vậy BPC tạo thành một cấu trúc hình cây nh mô hình dới đây:
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
25