Các quy trình quản lý và khởi động dự án hệ thống thông tin

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG
THÔNG TIN
CHƯƠNG 4. CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN và
KHỞI ĐỘNG, LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
PGS. TS. HÀ QUANG THỤY
HÀ NỘI 01-2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1
Nội dung
1. Các quy trình lý dự án
2. Đề xuất dự án
3. Khởi động dự án
4. Lập kế hoạch dự án
2
Tham khảo bài giảng “Quản lý dự án” chương trình đào tạo Thạc sỹ về
“Thương mại điện tử và CNTT-TT cho quản lý” tại the Polytechnic
University of Turin, 2010-2011
1. Các quy trình quản lý dự án

Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án là khái niệm để chỉ hoạt động áp dụng kiến thức,
kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ
thể nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án (xem Chương 1).

Một định nghĩa khác: Một tiếp cận có tính tổ chức và phương
pháp luận coi dự án như một mục tiêu đặc biệt của tổ chức
nhằm đáp ứng toàn bộ dự kiến về thời gian, giá thành và chất
lượng.


Đòi hỏi cân bằng giữa:

nhu cầu cạnh tranh về phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro và chất lượng;

các bên liên quan với các nhu cầu và kỳ vọng khác nhau;

Các yêu cầu xác định và không xác định
3
Các vùng kiến thức quản lý dự án

Ba nhóm vùng kiến thức liên quan

Tổ chức: Quản lý tài nguyên con người, quản lý truyền thông, quản lý tích hợp

Dự án: Quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý chất lượng, quản lý nhà cung cấp

Khách hàng: Quản lý hợp đồng
4
Các thành phần quản lý dự án

Bốn thành phần quản lý dự án

Phương pháp luận: Lập kế hoạch dự án, đo lường dự án, phân tích tiến độ, ước tính độ hoàn thiện

Tổ chức: Đội dự án, bộ phận dự án

Kỹ thuật: (i) WBS: Work breakdown structure; OBS: Organizational Breakdown Structure ; (ii) PERT: Project Evaluation and Review Technique, (iii) CPM: Critical path method; (iv) Gantt (chart): sơ đồ
găng; (v) Earned Value.

Công cụ: MS Project (Carl Chatfield, Timothy Johnson D. (2010). Microsoft® Project 2010 Step by Step, Microsoft)/ Others

5
Sử dụng phương pháp luận

Tính hiệu quả trong quản lý dự án thi hành được chỉ bởi
đòn bẩy của kinh nghiệm:

Lặp lại những công việc tốt

Tránh được những điều tồi

Nâng cao sự tiến bộ trong quá trình quản lý

Một phương pháp luận nhận dạng được một quá trình
chung, sử dụng lại có thể áp dụng được cho mọi dự án mới

Sử dụng một phương pháp luận cho lợi thế lớn lao trong
quản lý dự án, làm tăng đáng kể hiệu năng dự án

Rút gọn thời gian thực hiện dự án do có phạm vị hiệu quả hơn

Giảm thiểu rủi ro dự án tổng thể

Tăng hiệu quả trong các quá trình tạo quyết định

Tăng thêm sự hài lòng của khách hàng (theo nghĩa đẩy mạnh kinh
doanh…)
6
Phương pháp luận: các đặc trưng chính

Đặc trưng cốt lõi một PPL hiệu quả dựa trên các quá

trình tích hợp, gồm có:

Một mức khuyến nghị chi tiết

Một định nghĩa chuẩn và khuôn mẫu

Các kỹ thuật chuẩn hóa để lập kế hoạch, lập tiến độ, kiểm tra
tiến bộ và lập báo cáo

Một định nghĩa các giai đoạn chuẩn hóa cho vòng đời dự án

Các phần tử linh hoạt để phù hợp với mọi dự án

Cung cấp khả năng nâng cao và cải tiến hơn nữa khi cần thiết

Cấu trúc PPL dựa trên hướng dẫn và tư vấn hơn là chính sách
và thủ tục chặt chẽ

Sự phổ biến toàn bộ tổ chức/công ty dường như chứng thực
chính cho quản lý dự án
7
Vòng đời dự án

Một dự án, cũng như một sản phẩm, được đặc trưng
bằng vòng đời của mình

Được chia thành một số pha để dễ quản lý và điều khiển

Được đặt tương ứng ~ với các phương pháp luận chuẩn và được xác
định trước


Vòng đời xác định:

Bản chất của công việc/hoạt động được đưa vào trong mỗi pha (chẳng
hạn, hoạt động chính yếu “xác định yêu cầu” trong pha thiết kế hoặc
pha thực thi…)

Bản chất của các tài nguyên tham gia vào mỗi pha (chẳng hạn, đưa
người phát triển phần mềm vào pha thiết kế…)

Đặc trưng điển hình của vòng đời dự án:

Chi phí và tài nguyên thuê mướn là thấp trong pha khởi động; chúng
tăng đáng kể trong pha trung tâm và giảm nhanh vào thời gian cuối

Khả năng chi phối kết quả ưự án giảm dần khi các pha tiếp diễn và hệ
quả là giá thành làm lại tăng lên

Xác suất thành công của dự án tăng lên khi các pha tiến triển
8
Pha trong vòng đời dự án

Mỗi pha của dự án

Là sự ghi nhận việc hoàn thành một/một vài kết quả chính và
hoàn thành các sản phẩm liên quan (tính phân phát)

Các đối tượng hiển và thấy được là kết quả lôgic của một/một vài bó
công việc (chẳng hạn, một tài liệu phân tích, một môđun phần mềm được
hoàn thành, một cấu trúc tổ chức, một học liệu …)


Các thành phần liên quan một cách lôgic được tổng hợp lại để thi hành
sản phẩm cuối cùng như là mục tiêu của dự án

Sự ghi nhận có tính khái quát bởi một đánh giá chính thức (theo
cổng giai đoạn) bởi cả tính phân phát và hiệu quả dự án theo
thời gian:

Để xác định dự án nên tiếp tục ở pha tiếp theo của nó (Quyết định
Go/Not Go)

Để phát hiện và làm chính xác chi phí xử lý lỗi một cách hiệu quả
9
Định danh các pha của dự án

Một xác định tổng quát, chuẩn gồm có các pha:

Xác định dự án (“Define”)

Lập kế hoạch và khởi động dự án (“Structure & Plan”)

Thực hiện dự án (“Execute”, “Control the Project”, “Report
project status”)

Đóng dự án (“Close”)
10
Nhà đầu tư

Khái niệm: nhà đầu tư dự án là các cá nhân và tổ chức
được cuốn hút tích cực vào dự án


Quan tâm của họ có tác động tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện dự án hay
hoàn thiện dự án

Họ có thể đưa ảnh hưởng, trực tiếp hoặc gián tiếp, lên dự án và kết quả của
nó

Với mọi kiểu dự án, các nhà đầu tư quan trọng gồm:

Người quản lý dự án: chịu trách nhiệm quản lý dự án

Khách hàng: sử dụng sản phẩm là kết quả của dự án

Cơ quan thực hiện dự án: cung cấp tài nguyên để hiện thực hóa dự án

Các thành viên trong đội dự án: nhóm thực hiện các công việc của dự án

Nhà tài trợ: cung cấp tài nguyên tài chính cho dự án và hỗ trợ kết quả của
nó

Một số nhà đầu tư khác:

Nhà thầu phụ

Người dùng hệ thống
11
Quản lý kỳ vọng của nhà đầu tư

Để hoàn thành các mục tiêu của dự án, kỳ vọng của mỗi
nhà đầu tư phải được quản lý thích đáng bằng cách:


Nhận dạng được mọi nhà đầu tư

Xác định yêu cầu của mỗi nhà đàu tư liên quan tới dự án

Quản lý hiệu quả của các kết quả dự án theo sự quan tâm của mỗi nhà
đầu tư

Quản lý kỳ vọng nhà đầu tư là khó khăn do họ có các
mục tiêu khác biệt mà có thể trở thành xung đột. Một số
khác biệt nổi trội có thể:

Giữa các thành phần ngược nhau trong dự án (khách hàng – nhà cung
cấp)

Giữa các bộ phận nội bộ trong một thành phần (chức năng khác nhau
hoặc bộ phận khách hàng)

Giữa các thành phần tham gia dự án và những người bên ngoài khác
(khách hàng – người sử dụng/người tiêu dùng khác)

Theo quy tắc chung, nguyên lý cơ bản để giải quyết sự
khác biệt kỳ vọng giữa các nhà đầu tư dự án là tạo ra ưu
thế khách hàng
12
Các yếu tố thành công của dự án

Theo kinh nghiệm, các yếu tố thành công cốt lõi

Năng lực, có được từ thành phần đội dự án tối ưu theo nghĩa


Kiến thức kỹ thuật

Kiến thức kinh doanh của nội dung dự án

Năng lực quan hệ

Văn hóa, đạt được từ quản lý đội dự án trong suốt quá trình thực
hiện mọi pha của dự án nhờ

Lập kế hoạch, phát triển và tiến hóa nó

Thi hành công việc đội dự án

Kích thích sự phát triển tinh thần hợp lực từ các năng lực khác nhau

Phương pháp luận, dựa trên kinh nghiệm và được sử dụng để

Đảm bảo chất lượng của quản lý dự án một cách mạch lạc

Ngăn ngừa các vấn đề do thực hiện thiếu một hành động đã được lập
lịch

Truyền thông, được cung cấp theo mọi mức thực hiện và hoạt động
để hoàn thành các bài toán khía cạnh của chúng. Các thông tin nên
được cung cấp đảm bảo:

Tính định kỳ và cập nhật

Tính triệt để


Súc tích
13
Các yếu tố thành công của dự án

Các năng lực chính, có tính bản chất để đạt được thành
công của dự án:

Lập kế hoạch và giám sát/điều khiển

Đảm bảo tính trình tự, đồng bộ và tích hợp của mọi công việc trong thi
hành

Cung cấp thông tin định kỳ và cập nhật về tiến độ dự án và ước lượng tính
hoàn thiện

Tổ chức, theo nghĩa định nghĩa rõ ràng - chính xác vai trò và trách
nhiệm của mỗi thành viên của đội dự án để

Quản lý các xung đột tiềm năng một cách hiệu quả

Thực thi sự chuyển giao trách nhiệm
14
Đặc trưng điển hình của người QL dự án

Người quản lý dự án cần có các kỹ năng liên ngành,
gồm có

Tính lãnh đạo mạnh mẽ


Năng lực tổ chức tốt

Đủ trí tuệ để hiểu các chủ đề liên quan tới dự án

Các kỹ năng truyền thông hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhiều người hiệu quả

Kiến thức về kỹ thuật quản lý dự án
15
Nói thêm về quá trình quản lý dự án

Các quá trình quản lý dự án mô tả, tổ chức và hoàn thành các công việc của dự án

Được nhóm phù hợp với các pha của dự án

Pha xác định dự án: Define

Pha lập kế hoạch và khởi động dự án: Structure & Plan

Pha thực thi dự án (Implementation)

Thực hiện

Điều khiển dự án

Lập báo cáo hiện trạng dự án

Pha đóng dự án (Clossure)


Các quá trình quản lý dự án là liên kết chặ chẽ nhau

Trong nội bộ mỗi pha để hoàn thành quá trình

Trong các pha khác nhau thông qua cung cấp đầu ra cho các pha tiếp theo và nhận đầu vào từ
các pha trước đó
16
Pha xác định dự án (define)

Có các đánh giá ban đầu về cơ hội/sáng kiến để quyết định về khả năng và
thuận lợi để bắt đầu dự án

Các hoạt động chính của pha này

Hiểu và phân tích ngữ cảnh trong đó cơ hôi/sáng kiến được phát triển

Xác định chiến lược dự án tổng thể nguyên thủy

Định danh các yêu cầu hiệu suất mức cao (phạm vi, phân bố, chất lượng…)

Tính toán một ước lượng nhắt cắt thô về các nỗ lực cần có (thời gian và chi phí, nhu cầu tài nguyên
và ảnh hướng của dự án đối với các bộ phận tham gia)

Đinh danh các giả định chính dựa trên ước lượng nỗ lực

Tính toán thô các lợi ích bản chất theo đầu tư

Đánh giá các trường hợp thay thế (dự án thay thế, sự bổ sung…

Điểm qua các rủi ro dự án chính và cung cấp ước lượng ban đầu ảnh hưởng bản chất


Ước tính các nỗ lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch dự án chi tiết (hoặc chuẩn bị một nỗ lực cho
một đấu thầu công cộng). Nội dung này là băt buộc để đánh giá đầu tư cuối cùng

Quyết định “Go/No Go” (tiếp tục với dự án/nỗ lực hoặc bỏ đầu thầu)
17
Pha xác định dự án (define)

Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan
18
Pha lập kế hoạch và khởi động (Structure & Plan)

Chủ yếu là phát triển ở mức chi tiết cao nhất cùng các hoạt động đã thực hiện ở
pha trước. Nó hướng tới một kế hoạch cẩn thận chi tiết cần thiết để khởi động dự
án

Các hoạt động chính của pha này

Xác định phạm vi dự án

Xác định các hoạt động của dự án

Xác định cấu trúc tổ chức của dự án và lên kế hoạch tài nguyên cần thiết

Chuẩn bị một lịch hành động

Ước tính ngân sách

Phân tích rủi ro và xác định các kế hoạch ứng phó


Xác định các chuẩn và thủ tục dự án

Chuẩn bị Tuyên bố dự án

Thực hiện đánh giá kinh tế cuối cùng (hoàn vốn đầu tư) và đưa ra quyết định :Go/No Go:

Chuẩn bị đề xuất dự án (đối với các dự án dựa trên đấu thầu công và tư nhân)

Tổ chức hội thảo khởi động để khai trương chính thức các hoạt động của dự án
19
Pha lập kế hoạch và khởi động (Structure & Plan)
20

Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan
Pha thực thi: Thực hiện

Phối hợp tài nguyên con người và các vật liệu khác để đạt tới các mục tiêu
đã được lên kế hoạch

Các hoạt động chính của pha này

Xác định các thay đổi tới phạm vị dự án đã thống nhất

Phân tích ảnh hưởng của chúng lên kế hoạch dự án, và nhu cầu tài nguyên và ngân
sách liên quan (đưa vào tài khoản bất cứ liên quan tới dự án)

Duy trì kế hoạch, ngân sách và các tài nguyên (nếu sự thay đổi được phê duyệt)

Giám sát và gán các vấn đề mở


Phát triển và cung cấp nguồn động viên cho đội dự án

Giải quyết các xung đột

Phối hợp các hợp đồng phụ

Quản lý truyền thông nội bộ

Quản lý quan hệ khách hàng
21
Pha thực thi: Thực hiện
22

Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan
Pha thực thi: Kiểm tra dự án

Kiểm tra sự đạt được mục tiêu dự án (thời gian, chi phí và chất lượng),
phân tích mọi biến đổi với kế hoạch dự án và định danh các hành động
chỉnh lý thích hợp

Các hoạt động chính của pha này

Theo dõi và giám sát tiến độ dự án (hoạt động và chi phí)

Đưa phù hợp các tài nguyên cần thiết và kế hoạch dự án để đạt được các mục
tiêu của dự án về thời gian, chi phí và chất lượng

Định danh và giải quyết các vấn đề mở

Định danh và quản lý các rủi ro dự án


Theo dõi tình trạng và hiệu quả bản chất của các dự án liên quan

Phối hợp các định vị tài nguyên

Đánh giá và phê duyệt mọi phân bố
23
Pha thực thi: Kiểm tra dự án
24

Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan
Pha thực thi: Báo cáo hiện trạng dự án

Kết xuất báo cáo tiến độ dự án chính thức để cho phép
truyền thông nội bộ (trong công ty) và bên ngoài (khách
hàng) và phê duyệt hiện trạng dự án

Các hoạt động chính của pha này

Theo dõi và phân tích định kỳ tiến độ dự án

Thời gian: kế hoạch, thực tế và ước tính để hoàn thiện

Ngân sách: kế hoạch, thực tế và ước tính để hoàn thiện

Vấn đề mở: số lượng, tiến độ và thời gian tồn tại

Rủi ro: ánh hưởng, xác suất và phương án đối phó

Phân bố: tính hoàn thiện và chất lượng


Thông báo hiện trạng dự án tới cấu trúc quản trị dự án
25