NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG




Trần Thị Thanh Bình



NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT
TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I



Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60.34.01.02






TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ






HÀ NỘI – 2013

Luận văn được hoàn thành tại:
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG


Người hướng dẫn khoa học: TS. Hoàng Thị Tuyết



Phản biện 1: ……………………………………………………………………………

Phản biện 2: …………………………………………………………………………




Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ tại Học viện Công nghệ Bưu
chính Viễn thông
Vào lúc: giờ ngày tháng năm

Có thể tìm hiểu lu
ận văn tại:
- Thư viện của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

1

MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài nghiên cứu
Các doanh nghiệp kinh doanh và cung cấp dịch vụ viễn thông của Tập đoàn Bưu chính viễn thông
Việt Nam – VNPT hiện nay đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày một quyết liệt và gay gắt bởi có quá
nhiều nhà khai thác tham gia vào thị trường và việc mở rộng kinh doanh của các nhà khai thác này trên nhiều

lĩnh vực khiến cho thị trường viễn thông trở nên sôi động và bị chia sẻ
thị phần một cách mạnh mẽ. Để có
thể nâng cao năng lực cạnh tranh, kinh doanh thành công trong môi trường kinh doanh có nhiều biến động
như vậy thì việc kiểm soát chi phí, quản lý có hiệu quả các nguồn lực được các đơn vị đặc biệt quan tâm.
Hàng tồn kho, trong đó có vật tư là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh, chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp vi
ễn thông. Cung cấp vật tư đầy đủ đảm bảo cho quá
trình sản xuất diễn ra liên tục, sử dụng vật tư tiết kiệm có hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí, hạ giá thành
nâng cao năng lực cạnh tranh, xây dựng định mức vật tư hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu
động… là những yêu cầu cơ bản của công tác quản lý vật tư tạ
i doanh nghiệp viễn thông.
Trung tâm viễn thông khu vực I trực thuộc Công ty Viễn thông liên tỉnh là một đơn vị khá chú trọng
đến công tác quản lý và sử dụng vật tư trong hoạt động kinh doanh của mình. Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng
khá lớn (từ 40-60% vốn lưu động) và đóng góp phần quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy
nhiên, trong thời gian qua, công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm đã bộc lộ nhiều bấ
t cập, chất
lượng quản lý chưa cao, cần điều chỉnh, hoàn thiện như: đơn vị có quá nhiều chủng loại vật tư dự phòng thay
thế sửa chữa cho hàng chục các loại thiết bị viễn thông khác nhau, số vật tư này chủ yếu là hàng nhập khẩu
với tên gọi và tính năng đặc thù mà hiện tại, đơn vị sử dụng những phương pháp quản lý thủ công nên khó
kh
ăn rất nhiều cho công tác quản lý và sử dụng khoa học hiệu quả; lượng vật tư tồn kho bình quân các năm
khá lớn do đặc thù thiết bị của đơn vị không được sản xuất và bán rộng rãi, sự phát triển nhanh chóng của
khoa học công nghệ viễn thông nên tuổi đời sử dụng của vật tư thiết bị ngắn là nguyên nhân dẫn tới hàng tồn
kho lớn, hiệu quả sử dụng v
ốn không cao, gây ứ đọng vốn – một nguồn lực đang ngày càng khan hiếm. Thực
tế này đòi hỏi phải có nghiên cứu và áp dụng những biện pháp quản lý thích hợp nhằm hoàn thiện hơn công
tác quản lý và sử dụng vật tư tại đơn vị.
Là cán bộ đang công tác tại Trung tâm viễn thông khu vực I, nhận thức được vai trò quan trọng của
công tác quản lý và sử dụng vật tư hiệu quả đố
i với Trung tâm cũng như yêu cầu phải nâng cao chất lượng

công tác này tại Trung tâm trong thời gian tới, với mong muốn ứng dụng được những kiến thức đã lĩnh hội
từ chương trình đào tạo thạc sỹ kinh doanh và quản lý của Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông vào
thực tiễn công tác của đơn vị mình, học viên đã lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác quản lý và
sử
dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I” là đề tài luận văn tốt nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn
Luận văn đặt mục tiêu cao nhất vào việc xây dựng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I trên cơ sở nghiên cứu các vấn
2

đề cơ sở lý luận về doanh nghiệp viễn thông, vật tư và công tác quản lý, sử dụng vật tư trong doanh nghiệp
viễn thông, chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư, thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại
Trung tâm viễn thông khu vực I trong thời gian qua.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các vấn đề thực tiễn về công tác qu
ản lý, sử dụng vật tư tại
Trung tâm viễn thông khu vực I trong thời gian qua.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi nghiên cứu thực trạng công tác quản lý, sử dụng vật
tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I (là đơn vị hiện học viên đang công tác) trong giai đoạn từ năm 2009 –
2012 và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng vật tư tại Trung tâm viễ
n
thông khu vực I đến năm 2015.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng tổng thể các phương pháp nghiên cứu thích hợp, trong đó coi trọng phương pháp
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, hệ thống và khái quát hoá trong đánh giá, phân tích, tổng hợp các vấn
đề liên quan tới nội dung nghiên cứu.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn
Trong khuôn khổ phạm vi và mục tiêu nghiên cứu, học viên đã cố g
ắng vận dụng các kiến thức đã
lĩnh hội được, kiến thức thực tiễn từ công tác tại Trung tâm viễn thông khu vực I để hoàn thành luận văn và

đạt được các kết quả sau:
- Hệ thống hóa được những vấn đề cơ bản về doanh nghiệp viễn thông, vật tư, quản lý sử dụng vật
tư, chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghi
ệp viễn thông.
- Đánh giá thực trạng chất lượng công tác quản lý, sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I
trong thời gian qua, đặc biệt có những đánh giá khá toàn diện các mặt còn hạn chế cần hoàn thiện và nguyên
nhân của các hạn chế đó.
- Trên cơ sở các vấn đề còn hạn chế, cần hoàn thiện đối với thực trạng công tác quản lý, sử dụng vật
tư tại Trung tâm vi
ễn thông khu vực I trong thời gian qua, yêu cầu đối với công tác quản lý và sử dụng vật tư
trong thời gian tới tại đơn vị, luận văn đã đề xuất hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông Khu vực I trong thời gian tới cũng như điều kiện để triển
khai các giải pháp vào thực tế.
6. Kết cấ
u của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được trình bày
trong 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về quản lý, sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I
3

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn
thông khu vực I
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG
1.1. Doanh nghiệp viễn thông
1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp viễn thông
Doanh nghiệp viễn thông là những doanh nghiệp hoạt động trong ngành có chức năng tạo ra mạng
lưới truyền dữ liệu, thông tin giữa bên gửi và bên nhận mà không làm thay

đổi loại hình hoặc nội dung dữ
liệu thông tin. Doanh nghiệp viễn thông tham gia sản xuất kinh doanh các dịch vụ thuộc kết cấu hạ tầng của
nền kinh tế quốc dân.
1.1.2. Đặc điểm doanh nghiệp viễn thông
Doanh nghiệp viễn thông có những đặc thù riêng như sau: Quá trình sản xuất gắn liền với quá trình
tiêu thụ sản phẩm; Sản phẩm của doanh nghiệp không mang hình thái vật chất cụ thể mà là hiệu qu
ả có ích
của việc truyền dữ liệu, thông tin; Có nhiều đơn vị (ít nhất là hai đơn vị) tham gia quá trình sản xuất kinh
doanh tạo ra sản phẩm; Đối tượng lao động của doanh nghiệp là dữ liệu, tin tức; Quá trình sản xuất kinh
doanh tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh của doanh nghiệp được diễn ra trên một phạm vi rộng; Sản phẩm có
nhiều loại, trong từng loại lại có nhiều chủng loạ
i, có nhiều khả năng thay thế khác nhau trong một phạm vi
nhất định.
1.1.3. Vai trò doanh nghiệp viễn thông
Doanh nghiệp viễn thông hoạt động trong ngành dịch vụ rất quan trọng - ngành tạo nền tảng, cơ sở
hạ tầng để thúc đẩy tăng trưởng kinh tế xã hội. Doanh nghiệp viễn thông đóng góp lớn vào sự tăng trưởng
kinh tế xã hội chứ không chỉ là hiệu quả của riêng doanh nghiệp.
1.2. Vật t
ư, quản lý vật tư trong các doanh nghiệp viễn thông
1.2.1. Khái niệm, đặc điểm của vật tư
Vật tư là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động của đơn vị tồn tại dưới hình thái vật chất, là
những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến.
Trong hầu hết các doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp viễn thông, vật tư chiế
m tỷ trọng tương
đối cao trong toàn bộ chi phí và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm và dịch vụ.
1.2.2. Vật tư trong doanh nghiệp viễn thông
Vật tư trong doanh nghiệp viễn thông là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh, biến
động thường xuyên liên tục, vật tư xuất dùng chiếm tỉ trọng khá cao trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp
4

viễn thông (chiếm từ 70 đến 75% chi phí sản xuất trực tiếp). Sự biến động của vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến
giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, đôi khi được quản lý kết hợp theo vai trò và
tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Vật tư trong các doanh nghiệp viễn thông mang tính đặc thù cao, gồm nhiều mẫu mã, chủng loại với
kích th
ước rất khác nhau. Vật tư chủ yếu được mua ngoài hoặc có thể tự gia công, nhiều chủng loại vật tư
mang tính chuyên dụng phải nhập khẩu từ các nước trên thế giới.
1.2.3. Ý nghĩa, yêu cầu quản lý vật tư trong doanh nghiệp viễn thông
Với chiến lược mở rộng mạng lưới và nâng tầm quan trọng của doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc
dân, việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệ
p phải được nâng cao và tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt từ
khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và xuất dùng:
 Ở khâu thu mua: Doanh nghiệp cần theo dõi thông tin, nắm bắt tình hình thị trường để xác định rõ
số lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá cả vật tư trước khi thu mua, từ đó có biện pháp kiểm soát chặt
chẽ khi thu mua, vận chuyển vật tư, tránh thất thoát hao hụt ảnh hưởng đến chất lượng v
ật tư.
 Ở khâu sử dụng vật tư: Với mục đích, yêu cầu lớn nhất là đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật
tư, doanh nghiệp cần quản lý tốt việc xuất dùng vật tư cũng như xây dựng được định mức vật tư cho từng sản
phẩm.
 Ở khâu bảo quản: Điều kiệ
n cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt vật tư ở doanh nghiệp là phải có hệ
thống bến bãi đủ tiêu chuẩn, phù hợp với tính chất, đặc điểm của vật tư cũng như quy mô của doanh nghiệp.
 Ở khâu dự trữ: Xây dựng định mức dự trữ hợp lí để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục,
tránh tình trạng gián đoạn trong s
ản xuất hay tình trạng ứ đọng quá nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp.
Để đảm bảo các yêu cầu quản lý vật tư, doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện đầy đủ nội dung quản
lý và sử dụng vật tư như sau:
 Quản lý vật tư đang đi trên đường: Vật tư đang đi trên đường là những vậ
t tư đơn vị mua đã nhận

đủ hóa đơn do bên bán phát hành, thuộc quyền sở hữu của đơn vị còn đang trên đường vận chuyển, vẫn để ở
kho của người bán, ở bến cảng hoặc đã về đơn vị nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Vật tư đang đi trên
đường là tài sản của đơn vị, thuộc nhóm tài sản lưu độ
ng do đó, đơn vị cũng phải quản lý và theo dõi chặt
chẽ trong quá trình vận chuyển về nhập kho đơn vị, không được để xảy ra tình trạng mất mát, thất thoát.
 Quản lý vật tư trong kho: Vật tư trong kho là những vật tư thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đã nhập
kho của đơn vị. Vật tư trong kho dùng cho sản xuất kinh doanh dịch vụ và công tác xây dự
ng cơ bản của các
đơn vị bao gồm nhiều chủng loại với mẫu mã và kích thước rất khác nhau, gắn với đặc thù sản xuất kinh
doanh của từng đơn vị. Vì vậy, cần tổ chức quản lý chặt chẽ, hợp lí và khoa học theo từng kho, từng chủng
loại vật tư và đặc điểm của từng loại vật tư.
5

 Quản lý giá vật tư nhập kho: Vật tư nhập do nhiều nguồn khác nhau, nên giá vật tư nhập kho phải căn
cứ theo từng nguồn nhập để xác định giá vật tư nhập kho.
 Quản lý giá vật tư xuất kho
 Một số tiêu chí đánh giá chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông
Mục tiêu quản lý chất lượng trong công tác quản lý và s
ử dụng vật tư là để đảm bảo vật tư được mua
sắm đạt tiêu chuẩn về chất lượng, đảm bảo giá trị sử dụng, đảm bảo triển khai công tác quản lý khoa học,
chặt chẽ, thuận tiện, tiết kiệm và hiệu quả.
- Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác thu mua vật tư:
- Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác dự trữ, bảo quản vật tư:
- Tiêu chí
đánh giá chất lượng trong công tác sử dụng vật tư:
- Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác thanh quyết toán vật tư:
1.3. Kinh nghiệm quản lý vật tư của một số doanh nghiệp viễn thông
 Quản lý vật tư tại Công ty Viễn thông Lâm Đồng
 Quản lý vật tư tại Nhà máy thiết bị Bưu điện

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
VẬT TƯ
TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I
2.1. Tổng quan về Trung tâm Viễn thông khu vực I
2.1.1. Vai trò và nhiệm vụ
Trung tâm Viễn thông Khu vực I là một đơn vị kinh tế trực thuộc Công ty Viễn thông liên tỉnh -
VTN, được thành lập theo quyết định số 1001/QĐ-TCCB ngày 31/12/1990 của Tổng cục trưởng Tổng cục
Bưu điện và được thành lập lại theo Quyết định số 1510/QĐ-TCCB ngày 16/6/1997 của Tổng Giám đốc
Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Vi
ệt Nam.
Khi mới thành lập, Trung tâm có trụ sở tại 18 Nguyễn Du, Hà Nội, sau đó chuyển về số 5 Ông ích
Khiêm, rồi 123 Thái Hà, 97 Nguyễn Chí Thanh và sau đó cho đến bây giờ là số 30, Đường Phạm Hùng, Mỹ
Đình, Từ Liêm Hà Nội.
Trung tâm có vai trò và nhiệm vụ cụ thể như sau:
 Tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành khai thác, kinh doanh phục vụ mạng lưới viễn thông liên
tỉnh; cho thuê kênh viễn thông liên tỉnh, làm đầu mối kết nối giữa m
ạng lưới viễn thông các tỉnh trong cả
nước với cửa ngõ quốc tế.
6

 Kinh doanh các dịch vụ trên nền mạng thế hệ mới; xây dựng phát triển theo kế hoạch, quy hoạch
của Tập đoàn.
 Đảm bảo thông tin viễn thông liên tỉnh phục vụ sự chỉ đạo của các cơ quan đảng và chính quyền
các cấp. Phục vụ yêu cầu đời sống kinh tế, xã hội và sản xuất kinh doanh theo quy định của Tập đoàn nhằm
hoàn thành kế hoạch được giao.

Tư vấn, khảo sát thiết kế, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc.
 Quản lý mạng lưới viễn thông liên tỉnh bao gồm các phương thức thông tin cáp quang, cáp đồng
trục, vi ba, thông tin di động theo phân công, phân cấp quản lý cụ thể.

 Kết hợp chặt chẽ với các Bưu điện tỉnh, thành phố thuộc khu vực quản lý để đảm bảo khai thác kỹ
thuật cũng như kinh doanh trên mạng lưới mạng thông tin trong nướ
c có hiệu quả.
 Tổ chức thông tin trên các phương thức truyền dẫn của mạng viễn thông liên tỉnh, cho thuê kênh
đối với các mạng viễn thông chuyên dụng theo các điều lệ thủ tục quy định của Nhà nước và của ngành.
2.1.2. Mô hình tổ chức
Chi tiết theo hình 2.1. Mô hình tổ chức của Trung tâm viễn thông Khu vực I.

Hình 2.1. Mô hình tổ chức của Trung tâm viễn thông khu vực I
(Nguồn: Trang Web
)
2.1.3. Sản phẩm dịch vụ chính
Sản phẩm dịch vụ do Trung tâm cung cấp truyền thống bao gồm dịch vụ thuê kênh riêng và dịch vụ
truyền hình. Hiện nay, Trung tâm đang khai thác, cung cấp hàng loạt các dịch vụ mới, tiện ích cho khách
7

hàng như dịch vụ mạng riêng ảo (Megawan), truyền hình hội nghị, dịch vụ 1800, dịch vụ bình chọn giải trí
1900, thẻ điện thoại 1719…
2.1.4. Quá trình hoạt động và kết quả đạt được
Các chỉ tiêu doanh thu của Trung tâm qua một vài năm gần đây thể hiện ở bảng 2.1. Doanh thu của
Trung tâm viễn thông khu vực I qua các năm cho thấy kết quả hoạt động của Trung tâm ngày càng tăng, năm
sau tăng cao hơ
n năm trước:
Bảng 2.1. Doanh thu của Trung tâm viễn thông khu vực I qua các năm:
Chỉ tiêu
2009
(Triệu đ)
2010
(Triệu đ)
2011

(Triệu đ)
2012
(Triệu đ)
Doanh thu bán hàng 847,092 1,146,815 1,300,116 1,661,147
Doanh thu nội bộ 875 106 456,860 621,511
Thu nhập hoạt động tài chính 679 492 528 389
Tổng cộng 848,646 1,147,413 1,757,504 2,283,047
(Nguồn: Báo cáo tài chính các năm của Trung tâm viễn thông khu vực I)
2.2. Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông Khu vực I
2.2.1. Đặc điểm vật tư, công tác quản lý vật tư của đơn vị
 Vật tư tại Trung tâm bao gồm:
 Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Bao gồm các loại vật tư dùng trực tiếp cho mạng
lưới viễn thông như
card truyền dẫn, cáp quang, măng sông…., các vật tư của hệ thống phụ trợ đóng vai trò
trong việc vận hành ổn định và an toàn của thiết bị viễn thông như vật tư nguồn (ngăn máy nắn, lọc sét, cắt
sét…), vật tư dùng cho hệ thống làm mát, chiếu sáng thiết bị (dây nguồn, automat, đèn điện…)
 Nhiên liệu: Xăng dầu
 Công cụ dụng cụ: Là các tư liệu lao
động phục vụ cho nhu cầu quản lý và sản xuất kinh doanh như
điều hòa, máy tính, máy in, điện thoại….
 Vật rẻ mau hỏng: Bảo hộ lao động, đồ văn phòng phẩm
 Vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I có những đặc điểm như sau:
Vật tư sử dụng trong Trung tâm có tính chuyên dụng và khác biệt, gồm nhiều chủng loại với đặc tính
mẫu mã, kích thước khác nhau.
Vật tư được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: Vật tư do Tập đoàn cấp, vật tư do Công ty trang cấp
theo các dự án đầu tư hoặc mua trang bị dự phòng ứng cứu thông tin, vật tư do Trung tâm tự trang bị, vật tư
do Trung tâm tự gia công hoặc thuê ngoài gia công… Trong đó, vật tư chiếm tỉ lệ lớn nhất trong tổng tồn
8

kho là vật tư do Ban quản lý dự án Công ty viễn thông liên tỉnh bàn giao theo các dự án đầu tư phần vật tư

dự phòng.
 Nguyên tắc quản lý vật tư
Công tác quản lý vật tư được quan tâm và khá chú trọng bởi tính cần thiết của nó. Vật tư được luân
chuyển qua các khâu: Thu mua, lưu giữ, xuất dùng và trong mỗi khâu đều được thiết kế các thủ tục kiểm soát
tương ứng.
Toàn bộ vật tư
đều phải được mua sắm theo các hợp đồng kinh tế và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.
Tất cả các loại vật tư, hàng hóa đưa về Trung tâm từ các nguồn khác nhau (Công ty cấp, Trung tâm
mua, vật tư thu hồi không sử dụng trên mạng lưới, vật tư sửa chữa, bảo hành về, …) đều được nhập kho
Trung tâm. Phòng Tài chính – kế toán thống kê chịu trách nhiệm lưu kho, theo dõi, quản lý và hạch toán theo
chế độ hiện hành.
Vật t
ư lưu kho được quản lý chặt chẽ, hợp lý khoa học theo từng kho.
Kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện theo định kỳ 2 lần/1 năm cho tất cả các hàng tồn kho đặt tại các
đài tuyến tổ trạm của Trung tâm cũng như tại kho chính của Trung tâm.
Vật tư được xuất sử dụng theo nhu cầu và được kiểm soát chặt chẽ của các bộ phận chức năng.
2.2.2. Thực tr
ạng công tác quản lý vật tư của đơn vị
Trong công tác quản lý và sử dụng vật tư, Giám đốc chỉ đạo và phụ trách trực tiếp công tác quản lý
và sử dụng vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư – xây dựng cơ bản là phòng chịu trách nhiệm quản lý và trình
Giám đốc nhu cầu sử dụng vật tư. Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành xác định và điều chỉnh nhu c
ầu sử
dụng vật tư, Phòng Tài chính kế toán thống kê chịu trách nhiệm quản lý, bảo đảm an toàn cho vật tư lưu kho,
ghi nhận và phản ánh việc sử dụng vật tư vào hoạt động của doanh nghiệp. Khối sản xuất là những chủ thể
sử dụng vật tư và tham gia vào công tác quản lý vật tư của Trung tâm viễn thông khu vực I.
 Quản lý vật tư tại khâu thu mua
Để cung cấ
p vật tư cho sản xuất kinh doanh kịp thời, đúng về chủng loại số lượng chất lượng, Trung
tâm đảm bảo công tác thu mua phải thực hiện theo kế hoạch, việc mua sắm được thực hiện theo hợp đồng
(trừ những vật tư mua nhỏ lẻ). Tất cả các loại vật tư thiết bị phục vụ cho các dự án và các công trình xây

dựng cơ bản phải đượ
c duyệt kế hoạch đấu thầu trước khi đơn vị tổ chức mua sắm kèm theo đầy đủ danh
mục vật tư thiết bị của từng gói thầu. Vật tư thiết bị mua sắm phải có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hồ sơ tài
liệu đầy đủ, hợp lệ. Việc cung ứng vật tư thiết bị phải đảm bảo kịp thời,
đảm bảo vận hành, đại tu sửa chữa,
cải tạo nâng cấp phục hồi và đầu tư xây dựng theo kế hoạch đã được duyệt.
Để đảm bảo quản lý tốt khâu thu mua, tránh việc mua sắm tràn lan không đúng nhu cầu sản xuất dẫn
đến tăng lượng tồn kho, ứ đọng vốn. Hàng tháng, Phòng tài chính kế toán thống kê phải thống kê vật tư tồn
kho, xác nhận và cung cấp số liệu cho Phòng kỹ
thuật nghiệp vụ điều hành và Phòng kế hoạch vật tư – xây
9

dựng cơ bản làm căn cứ để hai phòng rà soát, đối chiếu với nhu cầu sử dụng lên phương án trình Lãnh đạo
Trung tâm mua bổ sung hoặc dừng mua sắm với từng mã, chủng loại vật tư.
 Quản lý giá vật tư nhập kho
Đơn vị sử dụng giá thực tế. Cụ thể, vật tư nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá vật tư nhập kho
căn cứ theo từ
ng nguồn nhập thực tế để xác định giá nhập kho.
Phương pháp tính giá vật tư: Để quản lý hàng tồn kho, kế toán hàng tồn kho nói chung và vật tư nói
riêng áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản
ánh, ghi chép và theo dõi sự biến động từng ngày của hàng tồn kho nói chung, vật tư nói riêng mà không phụ
thuộc vào kết quả kiểm kê.
 Quản lý vật tư tại khâu dự
trữ, bảo quản
Tùy theo nhu cầu sử dụng vật tư thiết bị thực tế cũng như tình hình biến động của các loại vật tư,
Trung tâm đã xây dựng kế hoạch dự trữ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, đảm bảo được
yêu cầu của sản xuất kinh doanh, không để gián đoạn hoặc ngừng trệ
quá trình sản xuất kinh doanh hoặc tiến
độ hoàn thành công trình do thiếu vật tư.
 Quản lý vật tư trong kho

Danh mục vật tư tồn kho của Trung tâm rất đa dạng. Vật tư trong kho được quản lý chặt chẽ, hợp lí
và khoa học theo từng chủng loại và đặc điểm của từng loại vật tư. Bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật về
ánh sáng, nhi
ệt độ. Theo dõi chặt chẽ số lượng, chủng loại vật tư thiết bị nhập theo kế hoạch duyệt.
 Quản lý vật tư tại khâu xuất dùng
Khâu xuất dùng là khâu dễ xảy ra tình trạng mất mát và thất thoát vật tư do đó, bộ phận vật tư, bộ
phận kế toán, kế hoạch của đơn vị đều tiến hành kiểm tra thường xuyên việc xuất dùng và s
ử dụng vật tư
theo đúng đối tượng, đúng mục đích, chủng loại, quy cách từng lô hàng và đảm bảo chất lượng ghi trên phiếu
xuất vật tư.
Căn cứ vào thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh, các các đài tuyến lập tờ trình dự toán gửi qua
Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành để xác nhận về tính cần thiết của nhu cầu cũng như
số lượng cần dùng.
Trường hợp ứng cứu thông tin cần sử dụng vật tư tại kho Trung tâm, các đơn vị đài tuyến sử dụng
lệnh ứng cứu thông tin để nhận vật tư tại kho, lệnh ứng cứu có đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại vật
tư cần sử dụng để thủ kho Trung tâm thực hiện xuất kho Trung tâm cho các đơn vị
ứng cứu thông tin. Sau
đó, trong ngày làm việc chính thức kế tiếp, đơn vị sẽ hoàn chỉnh các thủ tục cần thiết như quy trình xuất kho
của Trung tâm.
 Quản lý giá vật tư xuất kho
Về phương pháp tính giá vật tư xuất kho: Trung tâm áp dụng phương pháp tính giá vật tư xuất kho
theo giá thực tế. Phương pháp này đảm bảo phản ánh được ngay và chính xác giá trị vốn vật tư mỗi lần xuất
10

kho, nó giúp các nhà quản lý nắm được tình hình kinh doanh và tiền vốn của đơn vị một cách chính xác, trên
cơ sở đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Mặc dù phương pháp này khó thực hiện ở doanh nghiệp
có số lượng vật tư tương đối đa dạng như Trung tâm nhưng Trung tâm vẫn thực hiện được do có chương
trình phần mềm kế toán Bưu điện. Mỗi loại vật tư được đặ
t một mã riêng theo giá vốn thực tế mua vào.
 Quản lý vật tư thu hồi

Khi có nhu cầu nhập vật tư thu hồi trên mạng lưới, đơn vị lập tờ trình xin nhập kho vật tư kèm theo
bảng kê theo mẫu số 9 (mẫu ở phụ lục) chuyển Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ - điều hành xem xét và xác nhận
khả năng tái sử dụng của vật tư, tài sản cho mạng lưới; Phòng k
ế hoạch vật tư – xây dựng cơ bản xác định
kho lưu trữ vật tư và trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt. Phòng Tài chính kế toán thống kê căn cứ tờ trình
được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt lập phiếu nhập và thực hiện nhập kho.
 Quản lý vật tư giao cho bên nhận thầu đi lắp
Vật tư giao cho bên nhà thầu đi lắp là vật tư thiết bị của đơn vị giao cho bên nhận th
ầu đi lắp đặt
hoặc thi công xây dựng công trình xây dựng cơ bản. Đây cũng là loại vật tư có giá trị tương đối lớn, thuộc
quyền sở hữu của đơn vị do đó Trung tâm cũng đã theo dõi và bàn giao theo hợp đồng đã ký với bên nhận
thầu. Khi có yêu cầu bàn giao vật tư cho bên nhận thầu, một đơn vị trong Trung tâm chịu trách nhiệm tiếp
nhận vật tư từ
kho Trung tâm, bàn giao cho bên nhận thầu công trình thuộc đơn vị mình quản lý, gửi hồ sơ
chứng từ về Phòng Tài chính kế toán thống kê. Phòng Tài chính kế toán thống kê căn cứ biên bản bàn giao
hạch toán vật tư chuyển cho nhà thầu.
 Tổ chức và luân chuyển chứng từ vật tư
Hệ thống chứng từ được sử dụng tuân thủ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ
Tài chính cùng các văn bản hướ
ng dẫn của Tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam (nay là Tập đoàn
Bưu chính viễn thông Việt Nam). Theo đó, mọi biến động của vật tư đều được phản ánh đầy đủ, trung thực,
kịp thời vào các chứng từ nhập xuất vật tư và những chứng từ khác có liên quan.
2.2.3. Thực trạng công tác sử dụng vật tư của đơn vị
Quy trình sử dụng vật tư t
ại Trung tâm như sau: Các đài tuyến căn cứ vào thực tế nhu cầu sản xuất
kinh doanh, nhu cầu ứng cứu sửa chữa cho mạng lưới ước lượng, tính toán lượng vật tư cần sử dụng lập tờ
trình gửi qua Phòng kỹ thuật nghiệp vụ điều hành xác nhận tính cần thiết và hợp lý của nhu cầu từ đó xác
định số lượng vật tư cần cung cấ
p cho các đơn vị đài tuyến. Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành sau khi
kiểm tra, xác nhận về số lượng, chủng loại và chuyển sang Phòng Kế hoạch vật tư – xây dựng cơ bản. Phòng

Kế hoạch vật tư – xây dựng cơ bản căn cứ vào tờ trình của đơn vị có ý kiến của phòng Kỹ thuật nghiệp vụ
điều hành và số liệu tồn kho do Phòng Tài chính k
ế toán thống kê cung cấp lập tờ trình cấp vật tư và trình
Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt. Phòng Tài chính kế toán thống kê căn cứ vào tờ trình cấp vật tư được lãnh
đạo Trung tâm phê duyệt viết phiếu xuất và thực hiện các thủ tục xuất kho cho đơn vị.
11

Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý vật tư tại Phòng tài chính kế toán thống kê và phòng kế hoạch vật
tư xây dựng cơ bản có trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng vật tư đúng với đối tượng, mục đích của từng sản
phẩm dịch vụ theo đúng chủng loại quy cách từng lô hàng và đảm bảo chất lượng ghi trên phiếu xuất kho.
Phòng kỹ thuật nghiệ
p vụ điều hành chịu trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng vật tư đảm bảo theo định mức kỹ
thuật, tiết kiệm và hiệu quả. Cá nhân hoặc đơn vị tiếp nhận, cấp phát sai nguyên tắc thủ tục quy định hoặc sử
dụng sai mục đích làm thất thoát vật tư của Trung tâm phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm.
Việc sử dụng vậ
t tư được phân rõ mục đích và nguồn hạch toán. Trung tâm luôn cố gắng sử dụng vật
tư đúng mục đích, đúng bản chất kinh tế.
2.3. Đánh giá thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông Khu vực I
2.3.1. Những mặt đã đạt được
Công tác quản lý và sử dụng vật tư của Trung tâm đã đảm bảo cho các hoạt động cung cấp dịch v
ụ,
quản lý điều hành của đơn vị được diễn ra thường xuyên, liên tục, góp phần vào việc hoàn thành kế hoạch
sản xuất kinh doanh của đơn vị:
 Đã quan tâm và tính toán định mức tồn kho, sử dụng vật tư tiết kiệm hiệu quả.
 Đã phân loại, tổ chức quản lý và sử dụng vật tư chặt chẽ, hợp lý, đúng quy định.
 Trung tâm
đã xây dựng được quy trình quản lý vật tư lưu hành trong nội bộ đơn vị trên cơ sở các
quy định chung của Tập đoàn.
 Công tác tổ chức quản lý vật tư tại khâu lưu trữ được quan tâm và thực hiện tốt.
 Công tác mua sắm, chuẩn bị cung ứng vật tư được quan tâm và thực hiện đúng quy định.

 Đã nỗ lực giảm hàng tồn kho và tăng c
ường các biện pháp sử dụng vật tư hiệu quả.
2.3.2. Tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế
Bên cạnh các mặt đã đạt được nêu trên, công tác quản lý, sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông
khu vực 1 cũng còn nhiều bất cập, thể hiện cụ thể như sau:
 Hạn chế trong công tác quản lý vật tư tại đơn vị
 Trung tâm ch
ưa chủ động xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, chủ yếu phụ thuộc vào kế hoạch mua
sắm của Công ty.
 Trung tâm chưa xây dựng được hệ thống mã quản lý vật tư thống nhất, do đó chưa mã hóa được
danh điểm vật tư tại đơn vị và chưa chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật
tư tại đơn vị
.
 Công tác lập dự phòng và hạch toán dự phòng giảm giá vật tư chưa được thực hiện đầy đủ, kịp thời
trong khi đó, tình hình biến động và sự thay đổi chủng loại, mẫu mã và yêu cầu vật tư cho sản xuất
kinh doanh diễn ra liên tục.
 Hạn chế trong công tác sử dụng vật tư tại đơn vị
12

 Trung tâm chưa xây dựng được kế hoạch sử dụng vật tư sát đúng với thực tế, do đó để tình trạng vật
tư cần thì thiếu, vật tư chưa cần thì thừa, tình trạng tồn kho nhiều, cơ cấu vật tư tồn kho chưa hợp lý.
 Trung tâm chưa xây dựng được định mức vật tư hợp lý, nhiều định mức đang áp d
ụng đã quá lạc hậu
so với thực tế nhưng chưa được điều chỉnh kịp thời.
 Trung tâm chưa xây dựng được hệ thống kiểm soát chi phí, gắn trách nhiệm cá nhân quản lý và sử
dụng vật tư với việc sử dụng chưa thực sự hiệu quả.

CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠ
I

TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I
3.1. Quan điểm quản lý sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông Khu vực I đến năm 2015
Để phù hợp với định hướng đổi mới, tái cấu trúc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tác động
tới hoạt động của các đơn vị thành viên, nhằm tạo ra sự năng động trong hoạt động kinh doanh và cung ứng
dịch vụ viễn thông nói chung và công tác quản lý vật tư
nói riêng của từng đơn vị.
Đối với Trung tâm Viễn thông Khu vực I, quan điểm quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm cần phải
đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Phải tôn trọng và vận dụng các nguyên tắc, quy định của Nhà nước, Bộ tài chính về quản lý và sử
dụng vật tư.
- Phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong T
ập đoàn VNPT, Công ty viễn
thông liên tỉnh và Trung tâm viễn thông khu vực I.
- Phải đảm bảo cho công tác quản lý vật tư trong các đơn vị đúng, dễ hiểu và dễ làm.
- Xây dựng hệ thống quản lý và sử dụng vật tư kiểm soát và theo dõi được tình hình biến động của vật
tư, phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ có liên quan đến vật tư.
- Xây dựng quy trình quản lý vật tư, sử dụng vật t
ư đảm bảo tính thống nhất và khoa học, thuận tiện
cho công tác quản lý, công tác kiểm tra.
- Xây dựng bộ mã quản lý vật tư phải bảo đảm dễ hiểu, dễ nhớ, dễ làm, dễ kiểm tra.
3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông
khu vực I
3.2.1. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý vật tư tại đơn vị
 Chủ độ
ng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục và
hiệu quả
13

Cần chú trọng và chủ động xây dựng kế hoạch mua sắm để có thể thực hiện công tác quản trị vật tư
đảm bảo cho sản xuất có hiệu quả hơn. Để đảm bảo thời gian đáp ứng nhu cầu vật tư càng nhanh càng tốt

nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn.
Bộ phận kế hoạch phối hợp ch
ặt chẽ với bộ phận vật tư và kỹ thuật chủ động nắm rõ lượng vật tư tồn
kho, lượng vật tư chạy không tải trên mạng lưới.
Do nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị là có sẵn, cần khéo léo đàm phán về các điều khoản sau bán hàng
để đảm bảo chế độ bảo hành tốt nhất là biện pháp hỗ trợ hiệu quả cho kế
hoạch mua sắm.
Chuẩn bị nguồn tài chính đảm bảo kế hoạch mua sắm: Trong điều kiện nền kinh tế khó khăn, đơn vị
cũng không nằm ngoài khó khăn chung đó. Vật tư thiết bị của Trung tâm giá trị thường rất lớn, nhập khẩu từ
nước ngoài nên việc thu xếp nguồn tài chính kịp thời là vô cùng quan trọng. Trung tâm nên có kế hoạch sử
dụng vốn lưu động m
ột cách hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định vừa tránh tình trạng ứ
đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động đảm bảo vật tư của Trung tâm, vừa tranh thủ huy động vốn từ các nguồn
khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nhất những đồng vốn vay sao cho
mức lãi đem lại từ những đồ
ng vốn này ở mức cao nhất có thể.
 Hoàn thiện việc xây dựng hệ thống mã quản lý vật tư thống nhất
Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Bưu điện, trong đó mỗi vật tư được theo dõi
một mã riêng. Tuy nhiên, việc đặt mã này không theo quy định chung nào mà do đơn vị tự đặt. Cần hoàn
hiện bộ mã đảm bảo ngắn gọn, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp th
ời, chính xác giúp người sử dụng dễ
nhớ, dễ hiểu.
Bộ mã vật tư được xây dựng một cách chi tiết thống nhất có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho nhà
quản lý ở các cấp dễ kiểm tra, tổng hợp. Bộ mã vật tư giúp cho bộ phận quản lý tổng hợp được hiện trạng vật
tư của Trung tâm.
Bộ mã được xây dựng trên cơ sở: Căn cứ vào tính năng công d
ụng của từng loại vật tư; Căn cứ vào
quy cách, xuất xứ (nước sản xuất), phẩm chất của vật tư.
Nguyên tắc xây dựng bộ mã vật tư: Đảm bảo tính thống nhất; Đảm bảo tính chủ động trong khai báo
bổ sung chi tiết mã vật tư trong từng nhóm vật tư; Thuận tiện cho việc tổng hợp kế toán vật tư và kết nối với

hệ thống bài toán kế toán đang sử dụng của Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam; Thuận tiện cho công
tác lập trình (sắp xếp, kiểm tra, chọn lọc thông tin về quản lý vật tư theo yêu cầu quản lý), quản lý vật tư trên
mạng máy tính nội bộ Trung tâm và toàn Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam.
Nội dung bộ mã vật tư: Thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu cần quản lý bộ
mã vật tư được mở và quản lý với
các chỉ tiêu: Tên quy cách vật tư; xuất xứ vật tư (nước sản xuất); Đơn vị tính; Số lượng vật tư tồn, giá vật tư
tồn; Số lượng nhập, giá trị nhập, ngày nhập; Số lượng xuất, giá trị xuất, ngày xuất; Phương pháp tính giá trị
vật tư xuất kho; Phẩm chất vật tư;
14

Kết cấu bộ mã vật tư có thể bao gồm các nội dung: Mã kho, mã nhóm vật tư, mã xuất xứ vật tư (nước
sản xuất), mã chủng loại vật tư, mã phẩm chất vật tư : Tốt, kém, hỏng.
 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư tại đơn vị
Hoàn chỉnh và phát huy tác dụng của phần mềm quản lý vật tư tài sản. Mã hóa và gán cho vật tư từ
khâu nhập kho, sắp xếp giá, xuất dùng, vận chuyển, lắp đặt theo một quy trình khép kín.
Tận dụng triệt để lợi ích của việc sử dụng máy móc thiết bị trong việc quản lý vật tư. Giảm thiểu các
khâu có sự tham gia của con người (chỉ ghi chép sổ sách) để đồng bộ hóa và tránh sai sót.
 Lập dự phòng và hạch toán dự phòng giảm giá vật tư kịp thời, đầy đủ, chính xác.
Cuối niên độ k
ế toán, nếu xét thấy vật tư, hàng hóa tồn kho có thể giảm giá trị giữa ghi trên sổ sách
với giá thị trường, đơn vị được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chế độ hiện hành.
Dự tính khoản chênh lệch để thực hiện việc trích lập dự phòng. Để hạn chế rủi ro trong quá trình sản
xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “thận trọng” của kế toán, đảm bảo tài sản trên bảng cân
đối kế toán
được phản ánh đúng theo giá trị thuần, Trung tâm nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá vật tư là phần giá trị bị tổn thất do giá vật tư tồn kho bị giảm. Những loại hàng
này là mặt hàng thuộc sở hữu của Trung tâm, có chứng cứ hợp lí chứng minh giá vốn hàng tồn kho. Dự
phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính.

Tổ chức phân công lại công việc quản lý vật tư của các bộ phận chức năng

Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch mua sắm đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh; Nghiên cứu thị
trường các yếu tố sản xuất để xác định thị trường đáp ứng được chủng loại vật tư nào cho doanh nghiệp, vật
tư nào có thể thay thế
, xu hướng xuất hiện các loại vật tư mới đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp đảm
bảo số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng và giá cả. Xác định lại bảng danh mục vật tư tiêu dùng trong
năm kế hoạch, xây dựng và chỉnh lý các loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao và định mức dự trữ vật
tư.
Bộ phận kinh doanh: Nghiên cứu nhi
ệm vụ kinh doanh trong năm kế hoạch nhằm dự báo được khối
lượng sản phẩm, dịch vụ phát sinh, các biện pháp gia tăng khối lượng dịch vụ, đánh giá tình hình thực hiện
kế hoạch vật tư trong năm báo cáo…. Để lượng hóa được quy mô và yêu cầu về vật tư kỹ thuật; Dự báo khả
năng phát triển sản phẩm dịch vụ chủ yếu của doanh nghiệp, làm c
ơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh
doanh trong đó có vật tư.
Bộ phận kỹ thuật: Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các loại công
việc. Tính toán nguồn vật tư, lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và biểu cân đối vật tư. Những thông tin này sẽ
làm căn cứ cho bộ phận vật tư thực hiện hoạt độ
ng tiếp theo là tổ chức thực hiện mua sắm.
Bộ phận vật tư: Lên đơn đặt hàng mua sắm vật tư và tổ chức thực hiện đảm bảo vật tư cho sản xuất
trên cơ sở mua sắm vật tư và kết quả nghiên cứu nguồn vật tư. Công việc này cần tuân thủ các quy định hiện
15

hành của Nhà nước và Tập đoàn về công tác đấu thầu, mua sắm vật tư, đảm bảo số lượng, chất lượng vật tư
mua về. Sau đó, tiến hành lập phiếu duyệt cấp vật tư cho các bộ phận có yêu cầu sử dụng theo đúng định
mức đã đề ra.
Bộ phận kho: Trực tiếp theo dõi, quản lý quá trình luân chuyển vật tư về mặt hiện vậ
t cụ thể: Tiếp
nhận và tiến hành nhập kho vật tư mua về sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng; thực hiện xuất
kho vật tư đầy đủ, kịp thời khi có phiếu xuất kho; Ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng đối với quá trình nhập,
xuất vật tư, sau đó chuyển phiếu nhập và phiếu xuất cho bộ phận kế toán để hạ

ch toán. Định kỳ, phối hợp với
kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra vật tư về mặt số lượng. Bảo quản vật tư trong kho theo đúng các tiêu
chuẩn kỹ thuật, không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát.
Bộ phận kế toán vật tư: Đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán vật tư từ khâu tổ chức bộ máy, chứng
từ, tài khoản, s
ổ sách, báo cáo để cung cấp số liệu về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính làm
cơ sở cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan; thông tin về tình hình dự trữ vật tư, khả năng thanh
toán, tình hình công nợ … cung cấp cho bộ phần kế hoạch vật tư trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức mua
sắm…; tình hình thực hiện các chỉ tiêu về chi phí, giá thành, làm cơ sở cho việc tính toán định mức và đánh
giá tình hình chấp hành các định mứ
c, dự toán (kế hoạch) của từng bộ phận và toàn Trung tâm.
Các đài tuyến tổ trạm: Sử dụng vật tư một cách tiết kiệm, có hiệu quả theo đúng định mức vật tư đã
được phê duyệt, theo dõi, báo cáo kịp thời tình tình tồn kho vật liệu tại đơn vị đảm bảo đủ vật tư dự trữ cho
sản xuất. Tiến hành nghiên cứu, phân tích tiến độ s
ản xuất để tìm ra các sáng kiến kỹ thuật nhằm tiết kiệm
vật liệu…
Các bộ phận sẽ thường xuyên báo cáo Lãnh đạo Trung tâm để có được sự chỉ đạo, giám sát, điều
hành, trên cơ sở đưa ra những quyết định quản lý kịp thời.
 Chú trọng và thực hiện tốt khâu quản trị hàng tồn kho
Mức tồn kho quá lớn sẽ dẫn đến chi phí lưu kho, bảo qu
ản tăng cao, ứ đọng vốn, tồn lâu ngày dẫn
đến hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng. Tuy nhiên, lượng tồn kho không đủ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất
kinh doanh, dễ gây nguy hiểm cho mạng lưới vì vật tư mang tính đặc thù cao và không dễ dàng mua sắm
được.
Tính toán, xác định mức dự trữ vật tư tối đa và mức dự trữ vật tư tối thiểu mộ
t cách khoa học, phù
hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, đảm bảo được yêu cầu sản xuất đồng thời tránh tình trạng
ứ đọng vốn làm ảnh hưởng đến hiệu suất sử dụng vốn lưu động. Mặt khác, vẫn phải đảm bảo không để gián
đoạn hoặc ngừng trệ quá trình sản xuất kinh doanh hoặc tiến độ hoàn hành công trình do thiế
u vật tư.

Xây dựng kế hoạch dự trữ và bố trí kho bãi để vật tư dự trữ không hư hỏng, tiêu hao, mất mát.
Vật tư nhập kho do nhiều nguồn khác nhau nên giá trị vật tư nhập kho phải căn cứ theo từng nguồn
nhập để xác định giá vật tư nhập kho.
16

Để xây dựng định mức tồn kho phù hợp, căn cứ theo đặc điểm hoạt động của Trung tâm, cần tính
toán các loại chi phí:
- Chi phí đặt hàng: Toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm chi phí tìm
nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại…). Các chi phí
chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho đơn vị.
- Chi phí lưu kho: Chi phí phát sinh trong việc lưu kho
Việc tính toán đị
nh mức tồn kho cố gắng đạt mức tối ưu, tuy nhiên có thể kết hợp một số biện pháp
khác để đảm bảo nhu cầu lắp đặt, thay thế sửa chữa trên mạng lưới.
3.2.2. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng công tác sử dụng vật tư tại đơn vị
 Xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư
Lập theo danh mục vật tư cụ th
ể, xác định đúng tồn kho, dự trữ gối đầu và ước tính lượng vật tư mua
sắm. Điều này cho phép xác định được mức đảm bảo đối với từng chủng loại vật tư, kịp thời đề ra những vật
tư còn thiếu hoặc tránh được việc dự trữ quá mức.
Để lập được kế hoạch vật tư một cách chính xác, phải có đủ
những tài liệu và sổ sách cần thiết như:
kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch nguyên vật liệu, định mức tiêu hao vật tư cụ thể cho từng nhóm thiết
bị (có tính đến tiến bộ kỹ thuật nhanh chóng trong ngành viễn thông như khả năng nâng cấp, khả năng thay
đổi tính năng thiết bị và khả năng thay thế thiết bị theo công nghệ mới); tồn kho thực tế t
ừng chủng loại vật
tư cụ thể ở thời kỳ cụ thể ở thời gian lập kế hoạch; Tỷ lệ phần trăm thiết bị hỏng hóc (có thể xác định theo
phương pháp thống kê, thời gian khấu hao còn lại của thiết bị,…); các hợp đồng mua sắm vật tư và bàn giao
vật tư, mức độ khó khăn thuận tiện của việc mua sắm, h
ệ thống kho tàng …

Kế hoạch sử dụng vật tư lập ra trên cơ sở thống kê hỏng hóc cần thay thế hàng năm, định mức tiêu
hao vật tư cụ thể và kế hoạch sản xuất chính thức ở trong quý, năm. Khi xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư
phải đảm bảo nguyên tắc: Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ đồng thời ph
ải luôn đảm bảo mức dự trữ hợp
lý về số lượng, chất lượng, quy cách. Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả trong sử dụng vốn, tính toán
mức sử dụng cho từng nhóm vật tư hoặc từng mã vật tư nếu cần thiết.
 Xây dựng định mức sử dụng vật tư phù hợp với tình hình thực tế
Việc tính toán các mức sử dụng phả
i căn cứ thực tế chi phí các loại nguyên vật liệu, sử dụng phương
pháp thống kê báo cáo để thực hiện các chỉ tiêu thực chi bình quân các yếu tố vật chất để thực hiện công
việc. Thông qua số liệu tính toán hàng năm làm căn cứ đánh gíá khả năng tiết kiệm kỳ báo cáo cũng như làm
căn cứ để xây dựng định mức tiêu dùng kỳ kế hoạch. Công việc này đòi hỏ
i phải có sự tham gia của kế
hoạch, kỹ thuật và kế toán để có căn cứ vững chắc cho việc xây dựng kế hoạch cũng như việc đánh giá kết
quả thực thiện. Bên cạnh đó, với đặc điểm quản lý của Trung tâm có sự phân tán về địa lý nên để đáp ứng
nhu cầu đảm bảo vật tư kịp thời cho sản xuất, Trung tâm cầ
n tính toán mức dự trữ vật tư hợp lý tại kho của
Trung tâm và tại kho các đơn vị.
17

Nếu thấp quá thì không đủ vật tư cho tiêu dùng và ngược lại nếu ở mức cao có thể gây dư thừa, ứ
đọng. Hai trường hợp đều ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để làm tốt công việc này đòi hỏi bộ
phận vật tư phải lập được định mức cấp phát vật tư cho đơn vị sử dụng. Đây là lượng vật tư
tối đa quy định
cấp phát cho đơn vị nội bộ trong thời gian nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao. Nó nhằm
nâng cao trách nhiệm của bộ phận quản lý vật tư trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh được một cách hợp
lí, hiệu quả, tiết kiệm đồng thời nâng cao trách nhiệm trong việc cấp phát số lượ
ng vật tư quy định trong hạn
mức được đầy đủ, kịp thời và đúng quy cách phẩm chất, góp phần chuẩn bị tốt kho tàng cho cất giữ, làm
giảm số lượng vật tư, hóa hơn và công tác ghi chéo ban đầu về cấp phát vật tư.

Hạn mức vật tư cấp phát phải đạt các yếu tố cơ bản như:
+ Phải chính xác, nghĩa là số vật tư quy định trong h
ạn mức phải phù hợp với nhu cầu thực tế của
đơn vị tiêu dùng, được tính toán theo căn cứ khoa học.
+ Phải được quy định trong một thời gian nhất định (tháng, quý, năm) hoặc hoàn thành một công
việc nhất định.
+ Phải biết rõ mục đích sử dụng vật tư.
+ Phải đa dạng hóa các hình thức hạn mức cả bằng giá trị và hiện vật làm căn cứ
để kiểm tra điều
chỉnh hạn mức cho phù hợp.
Quá trình này phải được tiến hành đồng thời với việc kiểm tra tình hình sử dụng vật tư tại đơn vị
nhằm mục đích xem vật tư có được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả hay không. Kiểm tra sử dụng vật
tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát, s
ố liệu hạch toán xuất kho, tiêu chuẩn kỹ thuật của các máy
móc thiết bị, chế độ bảo dưỡng … của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng, báo cáo của các đơn vị về tình
hình sử dụng vật tư. Mặt khác, phải tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng ở các đài tuyến, tổ, trạm…. Đây
cũng là biện pháp quan trọng để đánh giá hiệu quả sử d
ụng vật tư, máy móc thiết bị, qua đó kịp thời có các
biện pháp tổ chức sản xuất và quản lý phù hợp. Tuy nhiên, để làm tốt công tác này, cần cs sự phối hợp với
Viện Kinh tế Bưu điện để đưa ra định mức phù hợp.
 Kiểm soát việc sử dụng vật tư nhằm đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả
Trên thực tế tình trạ
ng sử dụng lãng phí, thất thoát vật tư vẫn còn xảy ra nhiều ở các doanh nghiệp,
đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhà nước. Vật tư không được kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ
không có ý thức tiết kiệm, không đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả. Xây dựng định mức
tiêu hao vật tư cũng vì thế mà tạo ra m
ột thái độ nghiêm túc cho người cấp phát và sử dụng vật tư, đồng thời
góp phần làm lành mạnh bầu không khí sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên xây dựng định mức tiêu
hao vật tư không phải là việc làm đơn giản, Trung tâm cần biết kết hợp giữa kinh nghiệm và phân tích khoa
học để tiếp tục duy trì.

- Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kì. Sau mỗi kì thực hiện, Trung tâm tổ chứ
c đánh
giá toàn bộ quá trình cấp phát vật tư. Đơn vị thời gian có thể tính theo quý hoặc theo thời gian hoàn tất một
đơn hàng…tuỳ theo mức độ biến động và sự cần thiết sau mỗi quá trình. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu
18

tiếp nhận vật tư, tổ chức cấp phát, các thủ tục, chứng từ bảo đảm tính pháp lý, đến công tác bảo quản, dự trữ,
tình hình dự trữ, tồn kho. Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu được mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phương
hướng trong thời gian tới cũng như những kiến nghị để rút kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tạo
kịp thời. Làm tốt công tác này, Trung tâm sẽ
đánh giá được hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và ngăn
chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình thực thi cũng như đưa ra một định mức vật tư hợp lý nhất tạo
điều kiện cho việc quản lý hệ thống sản xuất kinh doanh được chặt chẽ, đúng đắn.
- Phát động chính sách tiết kiệm vật tư tới từng khâu, từng cán b
ộ công nhân viên. Chính sách tiết
kiệm không thể thực hiện đơn thuần bằng cách kêu gọi người lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu
mà phải trang bị cho họ những kiến thức để thực hành tiết kiệm. Kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của
người lao động mà đơn vị phải biết vun đắp, duy trì và bồi dưỡng cho nó. Có được đội ngũ công nhân thành
thạo tay nghề, Trung tâm cần nâng cao ý thức lao động của họ
, làm cho mọi người thấy được rằng khi lãng
phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của đơn vị gắn liền với sự
đóng góp và quyền lợi của mỗi cá nhân. Có chế độ trách nhiệm vật chất, chế dộ sử dụng vật tư rõ ràng trong
đơn vị, trách nhiệm đến từng cán bộ công nhân viên, động viên sử dụng tiế
t kiệm vật tư.
3.2.3. Nhóm các giải pháp khác
 Nâng cao ý thức tiết kiệm sử dụng vật tư
Nâng cao ý thức tiết kiệm và có các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần thích đáng, kịp
thời đối với việc tiết kiệm vật tư.
Tăng cường các biện pháp bảo trì, bảo dưỡng thiết bị tránh hỏng hóc.
Thường xuyên phối hợp với các đơn vị gửi card đi nâng c

ấp hạn chế tối đa thiết bị lỗi trong quá trình
vận hành.
Nâng cao trình độ xử lý thông tin để hạn chế tối đa việc phải thay thế card.
Tăng cường tận dụng, sử dụng vật tư thu hồi.
 Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác đảm bảo vật tư
Trung tâm cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật trong công tác đảm bảo vật t
ư với các
đối tác cung ứng vật tư cho Trung tâm một cách thường xuyên để từ đó tiến hành trao đổi thông tin, kí kết
các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các mối quan hệ kinh tế và nghiên cứu thị trường Trung tâm có thể xây dựng
các mối quan hệ kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác đảm bảo vật tư cho đơn vị.
Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặ
c không thoả mãn với những điều khoản trong hợp đồng
kinh tế thì Trung tâm cần có các biện pháp giải quyết hợp lý, thoả đáng để đối tác hiểu được và để hai bên
cùng có lợi, đây là một việc làm đơn vị thường xuyên làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối tác.
Hiện nay, vật tư của Trung tâm thường là vật tư nhập ngoại nhưng lại mua thông qua các cửa hàng
nh
ập khẩu vật tư tổng hợp nên giá cả cũng chênh lệch nhiều so với giá trực tiếp nhập từ nước ngoài về.
19

Trung tâm có thể khắc phục được vấn đề này bằng cách tìm các nguồn cung ứng trực tiếp từ nước ngoài và
giữ vững mối quan hệ hợp tác tốt đẹp cùng họ.
3.3. Một số kiến nghị
 Đối với Nhà nước
 Đối với Tập đoàn Bưu chính viễn thông
20

KẾT LUẬN
Luận văn đã lựa chọn vật tư, yếu tố quan trọng và đầu tiên của quá trình doanh nghiệp tạo ra sản
phẩm dịch vụ để nghiên cứu, từ đó tìm ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng
vật tư trong đơn vị.

Trên cơ sở các vấn đề lí luận về quản lý và sử dụng vật tư cũng nh
ư thực trạng công tác này tại
Trung tâm viễn thông khu vực I, học viên đã thực hiện công tác nghiên cứu một cách nghiêm túc và đã cơ
bản đạt được mục tiêu nghiên cứu thể hiện trên các kết quả cụ thể sau:
Khái quát những vấn đề lí luận chung về công tác quản lý và sử dụng vật tư đặc biệt là công tác này
trong các doanh nghiệp viễn thông.
Mô tả thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Vi
ễn thông khu vực I. Trên cơ sở
khảo sát thực tế, luận văn đã phân tích, đánh giá về thực trạng công tác này, trong đó tìm ra những tồn tại
hạn chế cần nâng cao chất lượng trong công tác quản lý và sử dụng vật tư tại trong thời gian tới.
Trên cơ sở đánh giá thực trạng và những mặt hạn chế, luận văn đã đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I.
Quản lý vật tư là vấn đề không mới nhưng với hướng nghiên cứu vấn đề này trong các doanh nghiệp
viễn thông là khá mới mẻ. Với kinh nghiệm tích lũy trong quá trình công tác tại Trung tâm viễn thông khu
vực I và quá trình học tập nghiên cứu tại Học viện Bưu chính viễn thông, học viên đã thực hiện đề tài nghiên
cứu một cách nghiêm túc. Tuy nhiên, do hạn ch
ế về mặt thời gian nghiên cứu và hiểu biết, chắc chắn không
tránh khỏi sai sót, tác giả rất mong nhận được đóng góp và giúp đỡ của thầy cô, bạn bè đồng nghiệp để đề tài
nghiên cứu đạt được kết quả tốt nhất.