Kiểm toán các hoạt động thu chi và thanh toán

KIEM TOAN CAC
HOAẽT ẹONG
THU-CHI VAỉ
THANH TOAN

CHệễNG 3


2
NỘI DUNG HỌC TẬP
1.Kiểm toán hoạt động
thu - chi tiền mặt
2.Kiểm toán hoạt động
thanh toán
3
KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG THU - CHI TIỀN MẶT
Performance Audit
Đặc điểm hđ thu-chi tiền mặt
KSNB đối với tiền
Nhiệm vụ kiểm toán
Hướng dẫn kiểm toán
4
Về mặt hình thức, tiền tệ bao gồm:

Tiền mặt tồn quỹ: bao gồm chi tiết là tiền Việt nam (kể cả ngân phiếu),
ngoại tệ và vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Đối với những công ty hoạt động
nhiều chi nhánh thì tiền mặt được mở chi tiết cho nhiều chi nhánh

Tiền gửi ngân hàng: chia thành chi tiết là tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng
bạc, đá quý. Mỗi doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng
khác nhau


Tiền đang chuyển: gồm các khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ mà doanh
nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, hoặc đã gửi qua bưu điện
để chuyển cho ngân hàng, hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân
hàng để trả cho các đơn vò khác, nhưng vẫn chưa nhận được Giấy báo nợ hay
Bảng sao kê của ngân hàng hoặc Giấy báo có của kho bạc
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU - CHI TIỀN MẶT
VỚI KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
5
+ Tiền được ghi chép khơng có thực trong két tiền mặt
+ Các khả năng chi khống, chi tiền q giá trị thực bằng cách làm chứng
từ khống, sửa chữa chứng từ khai tăng chi, giảm thu để biển thủ tiền
+ Khả năng hợp tác giữa thủ quỹ và cá nhân làm cơng tác thanh tốn trực
tiếp với khách hàng để biển thủ tiền
+ Khả năng mất mát tiền do điều kiện bảo quản, quản lý khơng tốt
+ Đối với ngoại tệ: khả năng có thể ghi sai tỷ giá khi quy đổi với mục
đích trục lợi khi tỷ giá thay đổi hoặc hạch tốn sai do áp dụng sai ngun
tắc hạch tốn ngoại tệ. Ngồi ra, các trường hợp sai phạm đối với tiền
mặt Việt Nam đồng cũng có thể xảy ra đối với ngoại tệ…
MỘT SỐ KHẢ NĂNG SAI PHẠM LIÊN QUAN ĐẾN TIỀN
6
GIAN LAÄN – MOÄT VAØI CON SOÁ!
1. Trong 2 năm qua, gian lận đã xuất hiện ở 45%
công ty được khảo sát (tăng 45% so với 2 năm
trước) - trong đó, 3750 công ty thuộc 40 vùng
lãnh thổ, trong đó không có Việt Nam
2. Số vụ tham nhũng và hối lộ tăng 71%
3. Số vụ rửa tiền tăng 133%
4. Số vụ gian lận BCTC tăng 140%
5. Bình quân thiệt hại tài chính một vụ là 1,7

triệu USD
6. Đa số thủ phạm là đàn ông, tuổi 31-40, có
trình độ chuyên môn và nắm giữ các vị trí
quản lý cấp cao
7
- Tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên BC KT, là một khoản mục Đ
trọng yếu của tài sản ngắn hạn
- Dùng để phân tích khả năng thanh toán của đơn vò qua các hệ số. Do đó
nếu số dư của tài khoản này qúa thấp sẽ cho thấy khả năng thanh toán
của đơn vò đang gặp khó khăn, hoặc ngược lại, nếu số dư quá cao lại
ngầm cho thấy quản lý tiền kém hữu hiệu
- Số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn hơn số phát sinh của hầu
hết các tài khoản khác
- Vốn bằng tiền ảnh hưởng đến các tài khoản khác như doanh thu, công nợ,
chi phí… Do đó sai phạm ở khoản mục này cũng tác động đến những
khoản mục khác và ngược lại
- Tiền là tài sản được ưa chuộng nhất nên khả năng xảy ra gian lận thường
rất cao. Rủi ro tiềm tàng của khoản mục này được đánh giá là lớn
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU-CHI TIỀN MẶT (tt)
8
- Các hoạt động thu - chi tiền mặt thường được chia thành ba loại
nghiệp vụ, gồm: thu tiền, chi tiền, quản lý tiền mặt tồn quỹ và số dư tài
khoản tiền gửi
- Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thường phát sinh với số lượng
lớn, số tiền thu chi có quy mơ đa dạng, liên quan đến nhiều hoạt động
nên khi kiểm tốn đòi hỏi phải phối hợp với nhiều hoạt động
- Các nghiệp vụ về tiền mặt có số lượng lớn nên chúng phải được ghi
chép thường xun và được tính ra số dư cuối ngày
- Mật độ nghiệp vụ thu chi tiền mặt chịu ảnh hưởng bởi loại hình, quy
mơ và lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp

ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU-CHI TIỀN MẶT (tt)
9
- Tiền mặt là một loại tài sản có hình thái vật chất cụ thể
=> có thể sử dụng phương pháp kiểm kê trong q trình kiểm
tốn
- Về mặt kế tốn: việc ghi chép đối với các nghiệp vụ về tiền
mặt và tiền gửi được cập nhật một cách thường xun trên hệ
thống sổ sách tương ứng nên có thể kiểm tốn chứng từ vào
bất kỳ thời điểm nào
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG THU-CHI TIỀN MẶT (tt)
10
1. Hạch toán tổng hợp vốn bằng tiền sử dụng đơn vò tiền tệ
thống nhất là đồng Việt Nam (VND)
2. Doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất
kinh doanh, khi hạch toán phải sử dụng tỷ giá thực tế do ngân
hành nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ để quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam. Số dư các tài
khoản vốn bằng tiền là ngoại tệ phải được điều chỉnh theo tỷ
giá thực tế tại thời điểm lập báo cáo. Chênh lệch do biến động
tỷ giá được phản ánh trên TK 413 – Chênh lệch tỷ giá
NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN TIỀN
11
TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ
1. Mọi khoản thu/chi phát sinh, nhân viên trực tiếp thực hiện phải viết phiếu
đề nghò thu chi tiền nộp cho kế toán thu chi (Phiếu đề nghò chi phải có chữ
ký duyệt của trưởng bộ phận hoặc giám đốc và đính kèm chứng từ phát
sinh)
2. Mọi phiếu thu, chi do kế toán quỹ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1
lần)
3. Sau khi ghi đầy đủ mọi nội dung, kế toán ký tên và chuyển cho KTT ký

duyệt (nếu là phiếu chi thì phải có cả chữ ký duyệt của GĐ). Sau đó chuyển
cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ (phải có đủ chữ ký của thủ quỹ và
người nộp hay nhận tiền trên chứng từ)
4. Đến đây chứng từ thu/chi được xem là hoàn tất. Thủ quỹ giữ lại một liên để
ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp hay người nhận tiền và một liên lưu
nơi lập phiếu (để nguyên trong cuốn không xé ra)
12
TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ
5. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu chi kèm chứng từ gốc được thủ quỹ chuyển cho kế
toán để ghi sổ kế toán
6. Kế toán quỹ chòu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày,
liên tục và đầy đủ mọi khoản thu chi tiền theo trình tự phát sinh, tính ra số tồn
quỹ ở mọi thời điểm
7. Riêng vàng bạc đá quý nhận ký cược ký quỹ phải mở thêm một sổ theo dõi
riêng
8. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu
của sổ quỹ và của sổ kế toán tiền mặt. Mọi chênh lệch nếu có phải được hai
bên xác đònh nguyên nhân và kiến nghò biện pháp xử lý vào báo cáo trực tiếp
với KTT
13
1. Phiếu thu, mẫu số 01 – TT
2. Phiếu chi, mẫu số 02 – TT
3. Biên lai thu tiền, mẫu số 05 – TT
4. Bảng kê vàng bạc, đá quý, mẫu số 06 – TT
5. Bảng kiểm kê quỹ, mẫu số 07a – TT và 07b –
TT
6. Các chứng từ liên quan khác
CHỨNG TỪ LIÊN QUAN
14
KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT

15
YÊU CẦU KIỂM SOÁT CHUNG
1.
1.
Thu đủ:
Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đủ, gởi vào
ngân hàng hay nộp vào quỹ trong thời gian sớm nhất
2.
2.
Chi đúng:
Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục
đích, phải được xét duyệt và ghi chép đúng đắn
3.
3.
Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý
Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả
các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến
hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo
ra khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro
16
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TIỀN
1. Lập kế hoạch thu chi từng năm, từng tháng
2. Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính: Việc có “đủ khả
năng” giúp cho kế toán viên hạn chế được những sai sót. “Liêm
chính” sẽ giúp cho người kế toán thoát được khỏi những cám dỗ. Hai
yếu tố căn bản và cần có của người kế toán nêu trên nếu được đáp
ứng thì việc xây dưng HTKSNB đối với tiền sẽ rất hữu hiệu
3. Phân chia trách nhiệm, nghóa là không cho phép bất cứ cá nhân nào
thực hiện các chức năng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc nghiệp
vụ. Mỗi cá nhân chỉ được phân công một chức năng trong quá trình

xử lý nghiệp vụ, bao gồm: duyễt chi mua hàng; ghi chép vào sổ
sách kế toán và theo dõi phải trả người bán; nhận hàng và lập phiếu
nhập kho; bảo quản tài sàn; thanh toán tiền cho người bán khi đến
hạn thanh toán
17
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TIỀN
4. Tập trung đầu mối thu, ghi chép kòp thời và đầy đủ
5. Hoàn thiện hệ thống sổ sách theo dõi tiền
6. Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, nộp ngay số thu trong ngày
cho ngân hàng
7. Khuyến khích người nộp tiền lấy biên lai thu tiền
8. Hạn chế sử dụng tiền mặt, thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân
hàng
9. Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ sách và thực tế, cụ thể là đối
chiếu giữa:
+ Sổ cái và sổ phụ về số dư và số phát sinh của tài khoản
TGNH
+ Số dư cuối kỳ trên sổ cái tài khoản tiền mặt với biên bản kiểm
kê quỹ tiền mặt
18
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI THU TIỀN
Trường hợp thu từ bán hàng:

Nên sử dụng máy tính tiền để khách hàng có thể
nhìn thấy và kiểm tra trong khi mua hàng. Biệp pháp
này còn tránh được nhân viên bán hàng bán với giá
cao hơn

In ra phiếu tính tiền và khuyến khích khách lấy phiếu


Cuối ngày tính tổng số tiền thu được từ bán hàng
19
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI THU TIỀN
Trường hợp thu nợ của khách hàng:
1. Khách đến nộp tiền: khuyến khích lấy phiếu thu
2. Thu tại khách hàng: thường xuyên đối chiếu công
nợ
3. Thu tiền qua bưu điện: phân chia nhiệm vụ giữa
các nhân viên như Lập hoá đơn bán hàng - Theo
dõi công nợ - ối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi Đ
tiết về công nợ - Mở thư và liệt kê các séc nhận
được - Nộp các séc vào NH - Thu tiền
20
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHI TIỀN
Một số thủ tục KSNB thường gặp đối với chi quỹ như sau:

Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán: séc phải được đánh số
liên tục, đánh dấu chứng từ gốc để tránh việc quay vòng trong thanh toán

p dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi: Các sec chỉ được lập và kí duyệt
sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan, và cần có thể thức để theo dõi cho
đến khi các sec này đã được gởi đi

Đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng cuối mỗi tháng.
Hai khoản này phải bằng nhau, nếu chênh lệch phải được điều giải. Những trường
hợp chưa rõ nguyên nhân sẽ kết chuyển vào 1381, hay 3381
21
1. Đơn vò có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không?

2. Các phiếu thu, phiếu chi có đánh số liên tục không?
3. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước khi thu hay chi tiền
không?
4. Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng dấu xác nhận lên chứng từ không?
5. Cuối ngày có kiểm kê quỹ không?
6. Có đònh kỳ đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ không ?
7. Đònh kỳ có đối chiếu giữa số TGNH với sổ phụ NH không ?
8. Có các quy đònh về xét duyệt chi trong doanh nghiệp không?
9. Các phiếu đề nghò chi có được xét duyệt bởi các cấp có thẩm quyền hay không ?
MỘT SỐ CÂU HỎI KINH ĐIỂN
22
1. Kiểm tra sự tồn tại thực tế của tiền mặt và số
dư tài khoản tiền gửi ở trên sổ kế tốn
2. Kiểm tra sự chính xác của các ghi chép về số
dư tiền mặt và tiền gửi trên sổ kế tốn
3. Đánh giá hoạt động KSNB trong quản lý và
kiểm sốt đối với tài khoản tiền gửi và tiền mặt
tại két
4. Kiểm tra việc sử dụng quỹ tiền mặt và TGNH
theo quy mơ và nội dung; phát hiện những bất
hợp lý tồn tại trong chức năng quản lý tiền
NHIỆM VỤ KIỂM TOÁN TIỀN
23
KỸ THUẬT THAM CHIẾU GIẤY LÀM VIỆC
KỸ THUẬT THAM CHIẾU GIẤY LÀM VIỆC
24
MỘT SỐ PHÁT HIỆN KIỂM TOÁN
Kiểm tốn viên nội bộ phát hiện những vấn đề sau đây
khi thực hiện kiểm tốn chức năng quản lý ngân quỹ và
những kiểm sốt cơ bản:

CASE STUDY 1: Xem xét về hoạt động tiền mặt của Cơng
ty Thương mại Hà Nội chỉ ra rằng tiền mặt tồn quỹ q
nhiều so với nhu cầu. Một phân tích về các khoản thu và chi
chỉ ra rằng người quản lý nhà máy đã duy trì số dư tiền mặt
q lớn để đáp ứng kế hoạch chi tiêu của nhà máy trong
tháng. (Bằng việc giảm số tiền trong tay, lãi suất tiết kiệm
được là 25.000 USD/năm)
25
MỘT SỐ PHÁT HIỆN KIỂM TOÁN
u cầu: Nghiên cứu
phát hiện kiểm tốn trên,
hãy cho biết những nguy
cơ có thể do kiểm sốt
khơng hiệu quả, ngun
nhân cùng với biện pháp
có thể cải thiện tình hình?