oa - chương 8 kiểm toán hoạt động thu - chi - thanh toán

8
Giáo trình Kiểm toán hoạt động
Nhà xuất bản ĐH Kinh tế quốc dân 2009
Kiểm toán hoạt động thu,
chi và thanh toán
Phan Trung Kiên
ĐH Kinh tế quốc dân
Operational Audit
8
PTK - NEU
2
Mục tiêu của Chương

Bản chất của hoạt động thu, chi và thanh toán

Đặc điểm kiểm soát trong thu, chi và thanh
toán

Đánh giá hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản
lý
Operational Audit
8
PTK - NEU
3
Phần thứ nhất
Kiểm toán hoạt động quản lý
ngân quĩ
Operational Audit
8
PTK - NEU
4

Kiểm toán họat động quản lý ngân quĩ

Bản chất hoạt động của chức năng ngân quĩ

Mục tiêu của kiểm toán hoạt động quản lý ngân
quĩ

Kiểm soát nội bộ trong hoạt động quản lý ngân
quĩ

Đánh giá hiệu quả, hiệu năng trong kiểm toán
hoạt động quản lý ngân quĩ
Operational Audit
8
PTK - NEU
5
Bản chất hoạt động của chức năng ngân
quĩ

Thông thường, đơn vị giữ tiền với qui mô khác nhau

Thu nhập của đơn vị phải được xác định bằng số tiền
thu về từ các khách hàng – dòng tiền thu về cho đơn vị,
tiền có thể được sử dụng để chi trả cho các khoản phải
trả người bán

Chức năng ngân quĩ có trách nhiệm chấp nhận séc
thanh toán (đã được xử lý), chi trả bằng séc thanh toán
cho nhà cung cấp,…


Chức năng ngân quĩ liên quan tới tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng của đơn vị
Operational Audit
8
PTK - NEU
6
Đặc điểm nghiệp vụ tiền mặt

Tiền mặt tại két là phương tiện thanh toán ngay và tức thời, có tại
két của đơn vị

Đặc điểm nghiệp vụ tiền – TM:

Tiền mặt là một loại TS đặc biệt, tồn tại trực tiếp dưới hình
thái giá trị

Tiền có hình thức biểu hiện cụ thể

Số lượng nghiệp vụ lớn, qui mô khác nhau

Tiền được bảo quản tập trung

Ghi chép đối với tiền: thường xuyên, liên tục ở trên NK đặc
biệt và sổ hạch toán chi tiết

Ngày nay, các nghiệp vụ chi tiêu bằng TM có xu hướng giảm
dần

Các nghiệp vụ quĩ chia thành: thu, chi và tồn quĩ.
Operational Audit

8
PTK - NEU
7
Đặc điểm nghiệp vụ tiền - TGNH

Tiền gửi ngân hàng cũng là một loại TS đặc biệt, tồn tại
trực tiếp dưới hình thái giá trị

TGNH là tiền của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng:

Số lượng nghiệp vụ lớn, qui mô khác nhau

Tiền được bảo quản tập trung

Ghi chép đối với tiền: thường xuyên, liên tục ở trên NK
đặc biệt và sổ hạch toán chi tiết

Định kỳ, doanh nghiệp thực hiện đối chiếu SD của tài
khoản tiền gửi tại DN và SD tài khoản tiền gửi do ngân
hàng lập và gửi cho DN (Bảng sao kê tiền gửi).
Operational Audit
8
PTK - NEU
8
Những vấn đề kiểm toán cơ bản có liên
quan tới chức năng ngân quĩ

Kiểm tra sự tồn tại thực tế của tiền mặt và số dư tài
khoản tiền gửi ở trên sổ kế toán


Kiểm tra sự chính xác của các ghi chép về số dư tiền
mặt và tiền gửi trên sổ kế toán

Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ trong quản lý và
kiểm soát đối với tài khoản tiền gửi và tiền mặt tại két

Kiểm tra việc sử dụng quĩ tiền mặt và tiền gưỉ ngân
hàng theo qui mô và nội dung; phát hiện những bất
hợp lý tồn tại trong chức năng quản lý đối với tiền
Operational Audit
8
PTK - NEU
9
Những vấn đề kiểm toán cơ bản có liên
quan tới chức năng ngân quĩ (tiếp)

Quá trình kiểm tra: tiền (mặt) là tài sản có khả năng sai phạm cao
vì vậy kiểm toán viên hướng tới mục tiêu kiểm tra sự tồn tại và
xem xét tiền mặt tại két nên được dự trữ tại đây như thế nào?

Tính tuân thủ: vì khả năng sai phạm cao nên việc áp dụng những
kiểm soát đặc thù là cần thiết để giảm thiểu khả năng mất tiền.

Kiểm toán viên thực hiện đánh giá những thủ tục kiểm soát áp
dụng trong việc sử dụng quĩ tiền, những qui định không thích hợp,
cụ thể hoá trách nhiệm giữ tiền của thủ quĩ, kiểm kê định kỳ tiền
mặt tại két, kiểm tra bản chỉnh hợp số dư tiền,…
Operational Audit
8
PTK - NEU

10
Những vấn đề kiểm toán cơ bản có liên
quan tới chức năng ngân quĩ (tiếp)

Tính kinh tế và hiệu quả:

Tính kinh tế thể hiện trong việc bảo quản tiền mặt ở mức
tối thiểu – thực hiện trên cơ sở dự đoán về chi tiêu và giải
quyết vấn đề thặng dư hay thâm hụt trong chi tiêu tiền;

Tính hiệu quả liên quan tới nhiều khía cạnh khác nhau,
đặc biệt là khả năng đảm bảo các mục tiêu chi tiêu đồng
thời thực hiện các hợp đồng (tài chính) có liên quan tới
dịch vụ do ngân hàng cung cấp.

Tính hiệu năng: xem xét hoạt động của chức năng ngân
quĩ với các mục tiêu, tiêu chuẩn đặt ra
Operational Audit
8
PTK - NEU
11
Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền

Trách nhiệm quản lý tiền nên được thiết lập đối với các cá nhân có
liên quan vào thời điểm sớm nhất; tháo gỡ trách nhiệm này phải
gắn liền với việc nhận tiền.

Việc kiểm soát nên được thiết lập để đảm bảo thu đối với các dịch
vụ đã được cung cấp.


Sử dụng các hoạt động, đối tượng có liên quan (bên ngoài) nên
được xem xét sử dụng như là một sự kiểm soát

Tập hợp số tiền thu được

Thu nên tách biệt với chi

Tiền nhận về phải được chuyển toàn bộ đến nơi cất trữ tập trung

Trách nhiệm có liên quan tới các cá nhân nên được thiết lập thích
hợp cho bất cứ trường hợp chuyển giao tiền

Ghi chép độc lập trách nhiệm
Operational Audit
8
PTK - NEU
12
Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ chi tiền

Phân biệt các chức năng chi tiêu khác nhau

Chi tiêu phải đầy đủ các chứng từ thanh toán

Sử dụng quĩ tiền chi tiêu lặt vặt

Sử dụng quĩ tiền tạm ứng

Kiểm soát dựa vào chữ ký trên séc

Qui định về người thụ hưởng séc


Phân biệt giữa nhiệm vụ và trách nhiệm có liên
quan tới quản lý tiền
Operational Audit
8
PTK - NEU
13
Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tồn quĩ

Thực hiện bảo vệ đối với tiền mặt tại két

Thực hiện dự trữ tiền mặt ở mức tối thiểu

Tham gia mua bảo hiểm đầy đủ

Dự đoán, xác định những khoản phải thu (từ
khách hàng) tiềm năng
Operational Audit
8
PTK - NEU
14
Kiểm soát khác đối với chức năng ngân
quĩ

Kiểm soát các mối quan hệ giữa những cán bộ nhân
viên trong chức năng ngân quĩ

Khai thác tối đa ứng dụng của máy móc trong hoạt
động thu chi tiền


Lưu trữ những ghi chép để chuẩn bị viết báo cáo

Kiểm soát các loại séc khác nhau

Chỉnh hợp số dư tài khoản tiền gửi với ngân hàng
Operational Audit
8
PTK - NEU
15
Quĩ tiền chi tiêu lặt vặt (Petty cash funds)

Kiểm tra Lapping

Kiểm tra các báo cáo gửi định kỳ hoặc qui luật cho các
khách hàng

Đảm bảo chắc chắn thủ quĩ không “xâm nhập” vào sổ
cái TK phải thu khách hàng hoặc vào báo cáo

Một cá nhân khác (không phải thủ quĩ) sẽ thực hiện
chỉnh hợp định kỳ đối với TK phải thu khách hàng và
loại bỏ những TK không đúng

Tất cả doanh thu nên được trình bày và hạch toán qua
TK phải thu khách hàng
Operational Audit
8
PTK - NEU
16
Tài khoản TGNH - Kiểm tra biểu chỉnh hợp

số dư tài khoản tiền gửi

Thu thập một bảng xác nhận về số dư tiền gửi tại DN
vào ngày kiểm toán

Thu thập báo cáo và giấy báo ngân hàng từ NH liên
quan tới nghiệp vụ trên vào ngày kiểm tra

Kiểm tra các séc thanh toán của khách hàng để xoá
hoặc kiểm tra các séc này nhằm thể hiện trên BR

Tìm kiếm dấu vết của những khoản đặt cọc tiền của
khách hàng trên BR để đảm bảo khoản đặt cọc này
không bị ghi chép chậm quá mức.

Kiểm tra séc và khoản tiền đặt cọc

Mở rộng kiểm tra tiền
Operational Audit
8
Q&A?

Lấy một ví dụ minh họa về kiểm toán hoạt
động đánh giá hiệu quả hoạt động, hiệu lực và
hiệu năng trong hoạt động quản lý quĩ?

Chỉ rõ tiêu chí, chỉ tiêu và tiêu chuẩn tương ứng
trong đánh giá
PTK - NEU
17

Operational Audit
8
PTK - NEU
18
Phần thứ hai
Kiểm toán chức năng thu tiền từ
các khoản phải thu
Operational Audit
8
PTK - NEU
19
Bản chất hoạt động thu tiền từ các khoản
phải thu

Phải thu khách hàng là giai đoạn trung gian
giữa bán hàng và thu tiền (bán chịu)

Chức năng thu tiền có ảnh hưởng tới cả hai
phía: quản lý hoạt động bán hàng và kiểm soát
việc thu tiền từ khoản phải thu

Mục tiêu quản lý đối với chức năng này:

Đảm bảo thu đúng, thu đủ các khoản phải thu,
giảm thiểu các thiệt hại và đảm bảo duy trì quan
hệ tốt với khách hàng
Operational Audit
8
PTK - NEU
20

Quá trình thu tiền
Giai đoạn phát sinh các khoản
phải thu
Giai đoạn quản lý các khoản phải
thu đang tồn tại
Giai đoạn ghi nhận giảm các
khoản phải thu
Operational Audit
8
PTK - NEU
21
Nhân tố ảnh hưởng tới thu tiền

Chuyển giao hàng hoá theo hợp đồng và phát
hành hoá đơn

Thanh toán tiền và những vấn đề có liên quan

Tài khoản phải thu khách hàng không thu
được hoặc khách hàng không có khả năng
thanh toán

Ảnh hưởng của hệ thống đặt hàng tối ưu hoá
nhằm đạt được tính kinh tế.
Operational Audit
8
PTK - NEU
22
Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu
tiền từ các khoản phải thu


Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu tiền từ
các khoản phải thu như thế nào?

Giai đoạn phát sinh khoản phải thu

Khoản phải thu đang tồn tại

Ghi giảm khoản phải thu
Operational Audit
8
PTK - NEU
23
Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu
tiền từ các khoản phải thu (tiếp)

Giai đoạn phát sinh khoản phải thu:

Thiết kế các thủ tục đảm bảo ghi nhận doanh thu đúng
chuẩn mực;

Số lượng hàng bán phải được xác định bởi bộ phận
không có trách nhiệm ghi chép và xác định tổng số tiền
phải thu khách hàng;

Số tiền bán hàng phải được tính tổng cộng bởi cá nhân
trong bộ phận lập hoá đơn;

Tồn tại mối liên hệ giữa tài khoản phải thu khách hàng
và hoạt động phân tích doanh thu bán hàng.

Operational Audit
8
PTK - NEU
24
Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu
tiền từ các khoản phải thu (tiếp)

Kiểm soát khoản phải thu đang tồn tại:

Kiểm soát độc lập tài khoản phải thu kể cả tài khoản
phải thu cho từng khách hàng cụ thể;

Ghi chép kịp thời và kiểm soát ngay các khoản chi phí có
liên quan;

Báo cáo đầy đủ và đúng thời hạn về số lượng, qui mô và
tình trạng các khoản phải thu khách hàng đang tồn tại;

Gửi các bản kê khai độc lập và trực tiếp cho khách hàng
nhằm thực hiện kiểm tra chéo về số tiền phải thu của họ.
Operational Audit
8
PTK - NEU
25
Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu
tiền từ các khoản phải thu (tiếp)

Kiểm soát trong quá trình ghi giảm khoản phải thu:

Thu tiền: khách hàng thanh toán cho các khoản nợ đến

hạn;

Trả lại hàng: số tiền bán hàng tương ứng số hàng trả lại
sẽ khấu trừ vào phải thu khách hàng

Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán: làm
giảm số tiền sẽ thu được từ khách hàng;

Xoá sổ nợ phải thu không thu được: trong trường hợp
khoản phải thu không thu được.