GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY XNK TẠP PHẨM HÀ NỘI

LỜI NÓI ĐẦU
Bước vào thế kỷ XXI – kỷ nguyên mới đầy hứa hẹn nhưng cũng nhiều
thách thức, xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế đang là một tất yếu và diễn ra rất
sôi động.
Cùng với các nước khác, Việt Nam đã và đang ngày càng tích cực tham
gia vào quá trình hội nhập với nền kinh tế thế giới bằng việc mở rộng các quan
hệ kinh tế đối ngoại trong những năm gần đây. Việc gia nhập ASEAN, ký kết
hiệp định thương mại Việt– Mỹ đã mở ra một triển vọng tốt đẹp cho sự phát
triển nền kinh tế nước nhà.
Trong xu thế vận động chung của nền kinh tế thế giới, vai trò của các
công ty xuất nhập khẩu càng trở nên quan trọng, góp phần vào việc đưa nền
kinh tế nước ta hoà nhập với nền kinh tế thế giới, tạo ra chỗ đứng của hàng hoá
Việt Nam trên thị trường quốc tế. Cơ hội mở ra cho các doanh nghiệp hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu là rất lớn nhưng cũng đặt ra rất nhiều khó
khăn, thách thức. Những doanh nghiệp nào biết chớp thời cơ và thích ứng với
điều kiện mới thì sẽ nhanh chóng phát triển, thậm chí tạo ra được các bước
nhảy vọt. Ngược lại, doanh nghiệp nào không thích ứng được với điều kiện mới
sẽ bị đào thải, thực tế đã chứng minh điều đó.
Công ty Xuất nhập khẩu Tạp phẩm Tocontap là một trong những doanh
nghiệp nhà nước hàng đầu của Việt Nam. Công ty không những đã thích ứng
với xu thế mới mà còn không ngừng đi lên, đóng góp cho sự phát triển chung
của cả nước. Để tìm hiểu một cách rõ nét hơn và có cái nhìn sâu hơn về các
hoạt động kinh doanh của công ty, em đã xin tham gia thực tập tại công ty.
Thời gian thực tập tổng hợp tuy ngắn nhưng em đã có cơ hội tiếp xúc với thực
tế và áp dụng phần nào những kiến thức mà mình đã được học. Tuy nhiên, vì
trình độ có hạn nên không tránh khỏi có nhiều thiếu sót.
Nhân đây, em cũng xin chân thành cảm ơn hai giáo viên hướng dẫn đã
giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng như các cán bộ công nhân viên trong
công ty đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tại công ty.
NỘI DUNG
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Quá trình hình thành và phát triển Công ty Xuất nhập khẩu Tạp phẩm Hà
Nội có tên giao dịch đối ngoại : VIETNAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT AND
EXPORT COMPANY (viết tắt là tocontap), trụ sở tại 36 Bà Triệu, Hà Nội; được
thành lập ngày 5.3.1956 với tên gọi ban đầu là Tổng Công ty xuất nhập khẩu
tạp phẩm trực thuộc Bộ Thương Mại, công ty là một doanh nghiệp nhà nước
được phép XNK tất cả các mặt hàng mà luật pháp Việt Nam không cấm. Tuy
nhiên, trong quá trình hoạt động, tổ chức của công ty có nhiều thay đổi, một số
bộ phận được tách ra để lập thành các công ty khác:
Năm 1964: Tách thành lập ARTEXPORT
Năm 1971: Tách thành lập BAROTEX
Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của công ty giao cho Bộ công
nghiệp nhẹ quản lý.
Năm 1978: Tách thành lập TEXTIMEX
Năm 1985: Tách thành lập MECANIMEX
Năm 1987: Tách thành lập LEAPRODOXIM
Năm 1990: Tách Công Ty XNK tạp phẩm phía nam thành công ty trực
thuộc Bộ Thương Mại.
Đến năm 1993, để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường,
theo đề nghị của Vụ Trưởng vụ tổ chức và của giám đốc Tổng Công Ty XNK
tạp phẩm, Bộ Thương Mại ra quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước số
333 TM/TCCB ngày 31.3.1993.
Tên công ty: Công ty XNK tạp phẩm Hà Nội
Tên giao dịch: Tocontap
Trụ sở: Số 36 Bà Triệu, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Số tài khoản 00.110:370005 tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam.
Trong cơ chế kế hoạch hoá, công ty chủ yếu thực hiện các đơn hàng của nhà
nước, thị trường chủ yếu tập trung ở các nước XHCN như Liên Xô cũ, CHDC
Đức, Ba Lan, Tiệp Khắc, Bungari, Thụy Điển, Angiêri... Thế nhưng do sự sụp
đổ của Liên Xô và Đông Âu, hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó
khăn, kim ngạch xuất nhập khẩu giảm từ mức 60 – 80 triệu USD vào cuối thập

kỷ 80 xuống mức thấp nhất 9 triệu USD năm 1995.
Mặc dù vậy, do có sự giúp đỡ của Bộ Thương Mại cùng với những cố
gắng của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã ổn định và
phát triển trở lại. Kim ngạch tuy không đạt được mức cao như trước nhưng liên
tục tăng lên trong những năm qua, luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách cho
Nhà nước...
Trải qua 46 năm hoạt động và phát triển, công ty đã thiết lập được một
mạng lưới kinh doanh quốc tế, quan hệ hợp tác với các tổ chức các công ty ở
trên 70 quốc gia trên toàn thế giới. Không chỉ mở rộng mối quan hệ đối tác,
công ty còn tiến hành kinh doanh để tận dụng các cơ hội thuận lợi mà thị
trường đem lại. Với một nguồn nhân lực năng động, có trình độ, kết hợp với
những kinh nghiệm tích luỹ được trong thời gian qua, công ty hoàn toàn có thể
phát triển hơn nữa, xứng đáng trở thành một công ty lớn của Bộ Thương Mại.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY:
1. Chức năng hoạt động:
Chức năng chủ yếu của công ty là tiến hành các hoạt động xuất nhập
khẩu, trong đó:
- Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các loại hàng hoá không thuộc danh mục
hàng cấm.
- Tổ chức tiêu thụ các mặt hàng nhập khẩu.
- Nhận xuất khẩu uỷ thác, làm đại lý cho các doanh nghiệp trong và
ngoài nước.
Ngoài ra, công ty còn có thể tiến hành các hoạt động sản xuất, gia công
hàng hoá phục vụ cho việc xuât khẩu hoặc kinh doanh trong nước.
Một số mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty:
- Giấy, bột giấy các loại
- Hàng nông, lâm, thủy hải sản
- Hàng thủ công mỹ nghệ
- Hàng may mặc, vải
- Giầy dép thành phẩm và bán thành phẩm

- Da và các sản phẩm từ da
- Các thiết bị điện dân dụng và công nghiệp
- Các trang thiết bị dành cho điện ảnh, nhiếp ảnh, hàng điện tử dân dụng
- Dụng cụ đồ chơi trẻ em
- Hàng bảo hộ lao động.
- Đồ dùng trang trí nội thất gia đình, nhà hàng, khách sạn.
2. Nhiệm vụ của công ty:
- Là một doanh nghiệp Nhà nước, công ty có nhiệm vụ bảo toàn và phát
triển tổng số vốn Nhà nước giao cho, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự
chủ về tài chính.
- Công ty có nhiệm vụ hoàn thành các chỉ tiêu do nhà nước giao cho, có
nhiệm vụ nộp ngân sách cho nhà nước.
- Công ty phải tiến hành kinh doanh theo đúng luật pháp, chịu trách
nhiệm về kinh tế và dân sự đối với các hoạt động kinh doanh và tài sản của
mình.
- Phát huy ưu thế, uy tín của hàng Việt Nam trên thị trường quốc tế, củng
cố và mở rộng các quan hệ kinh tế, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong
và ngoài nước.
3. Cơ cấu bộ máy tổ chức:
Mô hình bộ máy tổ chức quản lý của công ty XNK Tạp phẩm
( Theo tài liệu của phòng tổng hợp)
- Đứng đầu là tổng giám đốc, do Bộ Thương Mại bổ nhiệm và miễn
nhiệm. Tổng giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt động của công ty đến tất cả
các phòng, các cơ sở sản xuất kinh doanh trong công ty và chịu trách nhiệm
trước Bộ Thương Mại.
- Giúp việc cho tổng giám đốc là hai phó tổng giám đốc. Một phó tổng
giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban quản lý. Một phó tổng
giám đốc được uỷ nhiệm duyệt các phương án kinh doanh của công ty, các chi
nhánh và các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
Phòng
Tổng
hợp
Phòng
Tài
chính
kế
toán
Phòng
Tổ
chức
lao
động
Phòng
Hành
chính
quản
trị
- Chi nhánh Hảí
Phòng
- Chi nhánh TP
Hồ Chí Minh
- Xí nghiệp
TOCAN
Các phòng kinh
doanh xuất nhập
khẩu tổng hợp
1,2,3,4,5,6,7
- Trước kia, các phòng quản lý của công ty có 10 phòng ban quản lý,

năm 1992 có 7 phòng và hiện nay được sắp xếp thu gọn lại còn 4 phòng.
+ Phòng tổng hợp:
Phòng có chức năng tổng hợp các vấn đề đối nội đối ngoại, sản xuất kinh
doanh của công ty, lập các báo cáo tổng hợp trình Bộ chủ quản và các ngành
liên quan, thẩm định các phương án kinh doanh nhập khẩu trước khi trình cứu
đồng thời hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch kinh doanh và báo cáo tổng
hợp theo tháng, quý...
Đồng thời phòng còn nhiệm vụ biên dịch, phiên dịch các tài liệu phục vụ
cho kinh doanh, tìm hiểu các đối tác, thu thập thông tin về tình hình giá cả hàng
hoá, tình hình biến động thị trường và các thông tin về luật pháp, tập quán
thương mại, vận chuyển ở các quốc gia, giúp ban giám đốc và các phòng kinh
doanh nắm rõ tình hình và có các chính sách thích ứng.
+ Phòng tổ chức lao động:
Phòng có chức năng tham mưu cho ban giám đốc về việc tổ chức bộ
máy, tuyển dụng, sắp xếp bố trí lao động vào những vị trí phù hợp. Phòng cũng
có trách nhiệm đào tạo và bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ
kinh doanh, giải quyết khiếu nại, tố tụng và đảm bảo quyền lợi cho người lao
động.
+ Phòng kế toán tài chính:
Thực hiện chức năng giám đốc tiền tệ thông qua việc kiểm soát và quản
lý vốn, tài sản của công ty, phòng có trách nhiệm xây dựng quy chế, phương
thức cho vay vốn, bảo lãnh vốn vay ngân hàng và giám sát việc sử dụng vốn
nhằm ngăn chặn nguy cơ tồn đọng vốn, thâm hụt vốn. Phòng có nhiệm vụ tham
mưu cho giám đốc về việc lập kế hoạch tài chính của các phòng kinh doanh.
Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện các phương án đã
duyệt và đối chiếu chứng từ để giúp cho đơn vị hạch toán chính xác, góp ý và
chịu trách nhiệm với từng phương án kinh doanh cụ thể, xác định lỗ lãi để trả
tiền cho từng đơn vị.
+ Phòng hành chính quản trị:
Phòng quản lý này có chức năng điều hành toàn bộ hoạt động chung

của công ty, các hoạt động của công đoàn và đoàn thể. Quản lý về văn thư, lưu
trữ, điện thoại, Fax, Telex, văn phòng phẩm, điều hành xe và các phương tiện
làm việc để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng có nhiệm vụ
duy trì thời gian làm việc, sửa chữa nhà cửa đảm bảo môi trường của công ty
luôn sạch đẹp và văn minh.
+ Các phòng kinh doanh:
Trước đây công ty có 6 phòng nghiệp vụ gồm 3 phòng chuyên xuất và 3
phòng chuyên nhập. Nhưng do tình hình thực tế có nhiều thay đổi nên công ty
chuyển chức năng phòng nghiệp vụ thành phòng xuất nhập khẩu tổng hợp
nhằm tận dụng mọi khả năng quan hệ giao dịch của các thành viên trong toàn
công ty.
Hiện nay công ty có 7 phòng XNK tổng hợp, 2 chi nhánh tại Hải Phòng
và TP Hồ Chí Minh và xí nghiệp liên doanh TOCAN.
Các ngành hàng được phân chia theo các phòng như sau:
• Phòng XNK 1: Chuyên kinh doanh XNK các loại giấy và bột giấy
như giấy báo, giấy viết, giấy ảnh và các loại sản phẩm điện tử (Máy tính, máy
in các loại...) và phụ tùng.
• Phòng XNK 2: Chuyên kinh doanh XNK các loại văn phòng phẩm,
các hoá mỹ phẩm, dụng cụ thể thao, xe gắn máy... hàng thủy tinh pha lê, các
loại nhạc cụ, đồ chơi trẻ em, đay và các sản phẩm từ đay, chế phẩm hoá học,
cao su và các sản phẩm từ cao su như săm lốp các loại.
• Phòng XNK 3: Chuyên kinh doanh XNK các loại sản phẩm may mặc,
hàng dệt kim, hàng len dạ... và các loại nguyên liệu dùng cho ngành dệt như
bông thiên nhiên, bông tổng hợp, tơ lụa tự nhiên, tơ len nhân tạo... các loại
quần áo bảo hộ lao động và hàng thêu ren.
• Phòng XNK 4: Chuyên kinh doanh XNK các mặt hàng điện tử gia
dụng như vô tuyến, điều hoà không khí, máy hút bụi... các dụng cụ văn phòng,
rượu các loại sơn và các vật liệu sơn.
• Phòng XNK 5: Chuyên kinh doanh XNK các thiết bị máy móc điện,
dụng cụ cầm tay, dây điện và cáp điện, bóng đèn, thiết bị văn phòng, gia đình

và các sản phẩm văn hóa như máy quay phim, máy ảnh, các loại băng hình,
băng ghi âm, phim kỹ thuật, các sản phẩm bảo vệ sức khoẻ.
• Phòng XNK 6: Chuyên kinh doanh XNK các mặt hàng nông sản, các
loại rau quả, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ gỗ, các thiết bị y tế, các máy
móc công nghiệp, các loại giày dép da và giả da, xe ôtô các loại.
• Phòng XNK 7: Chuyên kinh doanh XNK các sản phẩm mây tre đan,
gốm sứ, sơn mài, các loại túi xách, thảm len và đay, các vật trang trí, các loại
bột ngũ cốc và thực phẩm (bơ, sữa, đồ hộp... ), các thiết bị cho giáo dục và các
thiết bị dụng cụ xây dựng...
Ngoài các phòng kinh doanh trên, công ty còn có 2 chi nhánh tại Hải
Phòng và TP HCM với hoạt động chính là công tác giao nhận hàng hoá và nếu
có điều kiện thì tiến hành thêm hoạt động kinh doanh.
Xí nghiệp TOCAN: Là xí nghiệp liên doanh với CANADA để sản xuất
chổi quét sơn và con lăn tường.
III. TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP
1. Đặc điểm về vốn kinh doanh và cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty XNK Tạp phẩm Hà Nội được thành lập với số vốn điều lệ
28.573,7 triệu đồng. Trong đó số vốn cố định là 1962,2 triệu đồng, vốn lưu
động là 26.611,5 triệu đồng. Là một công ty hoạt động XNK nên số vốn cố
định chỉ chiếm một phần nhỏ (7%) còn lại là vốn lưu động (93%). Trong quá
trình hoạt động công ty đã tự bổ sung thêm 17.218,6 triệu đồng đưa tổng số
vốn của công ty tính đến ngày 31/12/1999 là 45.792,3 triệu đồng. Tuy nhiên, cơ
cấu vốn của công ty đã có sự thay đổi, vốn cố định và vốn lưu động không
chênh lệch nhiều trong khi vốn lưu động của các công ty hoạt động thương mại
thông thường chỉ chiếm từ 25-30%. Vì thế có sự khác biệt giữa công ty với các
công ty khác. Đó là do từ năm 1994, công ty đã nhận góp vốn liên doanh với
Canada để sản xuất chổi quét sơn. Năm 1997, công ty đã ký hợp đồng gia công
hàng may mặc với Nhật trong 7 năm với máy móc do Nhật đưa sang trị giá gần
300.000USD. Vì vậy tài sản cố định của công ty mới nhanh chóng tăng lên và
chiếm tỷ trọng lớn trong vốn kinh doanh của công ty.

Do công ty tìm đối tượng trước rồi mới tiến hành thu mua, lượng bán lẻ
cũng không đáng kể nên lượng hàng tồn kho nhỏ không ảnh hưởng nhiều đến
hiệu quả sử dụng vốn. Thông thường trong một năm vòng quay vốn của công
ty từ 5,53 – 7,7 vòng/1 năm tức là thời gian hoàn vốn là 46,7 ngày đến 67,7
ngày/ 1 vòng. Do hoạt động XNK mất nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị hàng
hóa, vận chuyển giao nhận... và trong nhiều trường hợp khác hàng thanh toán
chậm nên với thời gian thực hiện một vòng quay của vốn như vậy là hợp lý.
Vốn lưu động của công ty chủ yếu ở dưới dạng tiền hàng hóa và khoản
phải thu từ khách hàng. Do phương thức thanh toán cũng như phương thức mua
bán ngoại thương mà số vốn lưu động của công ty vào thời điểm 31/12/1998
chủ yếu ở dưới hình thái các khoản phải thu (chiếm 45%), tiền gửi ngân hàng
và hàng hoá còn lượng tiền mặt chiếm tỷ trọng rất ít vì thanh toán chủ yếu qua
ngân hàng.
Khi được thành lập, tài sản cố định của công ty chủ yếu tập trung chủ
yếu vào các dạng vật chất kiến trúc như trụ sở, cửa hàng, kho, các trang thiết bị
làm việc và phương tiện vận chuyển. Tuy nhiên, cho đến nay thì tài sản cố định
còn bao gồm cả các máy móc thiềt bị phục vụ cho sản xuất...
Có thể nói cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty khá tốt. Trụ sở kinh doanh
tại 36 Bà Triệu được chú trọng sửa sang khang trang, sạch sẽ. Các phòng ban
được trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh,
giao dịch, nhanh chóng hiệu quả. Do hoạt động thương mại nên công ty thường
đảm nhận việc bảo quản hàng hoá cũng như giao hàng theo yêu cầu của khách
hàng. Vì thế, công ty còn có một đội xe đáp ứng được yêu cầu vận chuyển giao
nhận hàng hóa và một kho hàng tại Hải Phòng. Nhờ có cơ sở vật chất kỹ thuật
đầy đủ như vậy mà công ty phục vụ khách hàng tốt hơn, có hiệu quả hơn.
2. Thực trạng kinh doanh chung của công ty trong những năm qua.
Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh doanh chủ yếu
Chỉ tiêu Đơn vị 1998 1999 2000 2001 2002
1.Kim ngạch XNK 1000$ 28.411,2 16.546,7 21.070 31.051 24882
2.Tổng doanh thu Tr đồng 204.872 104.842 185.372 286.380 28768

3.Giá mua “ 197.336 101.016 171.925 261.203 25100
4.Chi phí KD “ 5.736,5 2.639,0 11.425 23.077 18058
5. LN trước thuế “ 1.799,5 1.186,8 2.022 2.100 2341
6.Nộp ngân sách “ 29.969,0 22.618,0 45.888 33.338 36952
7. Tổng vốn KD “ 45.648,7 45.792,3 44.992 44.845 44876
8.Tổng số lao động Người 351 343 343 343 343
(Theo báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh của công ty
từ năm 1998 đến năm 2002)
Là một công ty chuyên kinh doanh hoạt động xuất nhập khẩu, nên hoạt
động của công ty phụ thuộc rất lớn vào thị trường nước ngoài, mối quan hệ của
công ty với các nước trên thế giới càng sâu rộng thì khả năng nâng cao kim
ngạch xuất nhập khẩu càng lớn.
Trước đây, Liên Xô cũ và Đông Âu là những thị trường chủ yếu của
công ty. Sau khi thị trường này sụp đổ, kim ngạch của Công ty xuất nhập khẩu
Tạp phẩm giảm xuống nhanh chóng từ 36.319,8 nghìn USD năm 1991 xuống
8710 nghìn USD năm 1995 (bằng 54,4% kế hoạch đặt ra). Sang các năm sau,
được sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Thương Mại và những nỗ lực của toàn thể cán
bộ công nhân viên, tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều tiến triển. Công
ty không những hoàn thành được hầu hết các chỉ tiêu kế hoạch do Bộ đặt ra mà
còn đạt được mức tăng trưởng khá cao ở các chỉ tiêu kinh doanh chủ yếu.
3. Kim ngạch xuất nhập khẩu
3.1. Đánh giá chung về thị trường XNK của Tocontap.
3.1.1. Khó khăn
a. Sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường thế giới
Quả thật, hoạt động xuất khẩu không hề dễ dàng, ngay cả khi xuất khẩu
những mặt hàng mà ta có thế mạnh như hàng thủ công mỹ nghệ. Hiện nay,
hàng thủ công mỹ nghệ của ta đang rất khó khăn khi tham gia cạnh tranh trên
thị trường thế giới. Chúng ta phải đương đầu với nhiều đối thủ cạnh tranh
khổng lồ về mặt hàng này như Trung Quốc, Ấn Độ, Pakixtan, Iran..., trong đó
đối thủ cạnh tranh lớn nhất là Trung Quốc.

Trung Quốc là một quốc gia có một truyền thống lịch sử văn hoá rất lâu
đời, hàng thủ công mỹ nghệ là ngành hàng truyền thống của họ. Hơn nữa,
Trung Quốc với dân số trên 1,2 tỷ người, nhiều thợ thủ công tài hoa và nguồn
nhân công rẻ, họ có lợi thế hơn chúng ra về nhiều mặt, đặc biệt là về giá cả,
chủng loại và mẫu mã.