hệ thống thông tin kế toán thanh toán tại techcombank amc

Đồ án tốt nghiệp
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ PHÁT TRIỂN HTTT KẾ TOÁN
THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HTTT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1. Một số khái niệm
Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ
chức nói chung và của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh
tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức khoa học giúp
các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt để.
Hệ thống là một thể thống nhất được hình thành từ các phần tử khác nhau có mối
liên hệ hữu cơ với nhau tương đối ổn định nhằm giải quyết một vấn đề nào đó.
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ,
phân phối, … dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để
quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.2. Phân loại HTTT
Có rất nhiều cách để phân loại các HTTT trong một tổ chức. Nếu lấy mục đích
phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại thì HTTT được chia thành các loại chính như
sau:
 Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems)
Là hệ thống hỗ trợ cho những công việc hàng ngày nhờ việc duy trì những bản
ghi thông tin chi tiết. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp vì vậy sẽ giúp
công ty giám sát được công việc và duy trì mối liên hệ giữa những hoạt động trong
kinh doanh.
 HTTT quản lý (Management IS)
1
Đồ án tốt nghiệp
Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của tổ chức. Chúng làm giảm nhẹ công việc
quản lý bằng cách đưa ra những báo cáo tóm tắt có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạt động
có tính lặp đi lặp lại và qui chuẩn.
Hình 1.1 - Cấu trúc của HTTT quản lý
 Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support Systems)

Là một phần của HTTT được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động ra
quyết định của các cấp quản lý.
 Hệ thống chuyên gia (ES)
Là các HTTT đặc biệt, cung cấp lời khuyên và sự giúp đỡ về những vấn đề bán
cấu trúc.
 Hệ tự động văn phòng (Office Automation System)
2
Đồ án tốt nghiệp
Là những hệ thống tạo ra, lưu trữ, biến đổi và xử lý những thông tin liên lạc giữa
các cá nhân dưới dạng chữ viết, lời nói hoặc hình ảnh.
 Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS)
Hệ thống này hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cấp cao bằng cách
tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập hợp cao nhất.
1.1.3. Thành phần của một HTTTQL trong doanh nghiệp
Một HTTTQL bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủ tục,
(4) Dữ liệu, (5) Chương trình.
(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ
tục để tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức
và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính
xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.
(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý
trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5) Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy
hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật
toán đã chỉ ra.
3
Đồ án tốt nghiệp

Hình 1.2 – Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT
1.1.4. Tầm quan trọng của một HTTTQL
Như chúng ta đã biết, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất
lượng thông tin do các HTTT chính thức sản sinh ra. Chính vì thế, sự hoạt động kém
của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của
thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:
- Tin cậy.
- Đầy đủ.
- Thích hợp.
- Dễ hiểu.
- Được bảo vệ.
- Đúng thời điểm.
(1) Độ tin cậy:
4
Đồ án tốt nghiệp
Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin
cậy dễ gây những hậu quả không tốt, làm ảnh hưởng tới quá trình phân tích, xử lý để
đưa ra những quyết định đối với một tổ chức.
(2) Tính đầy đủ:
Tính đầy đủ của thông tin thế hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của
nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết
định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
(3) Tính thích hợp và dễ hiểu:
Một HTTT không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích
ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các
phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn
chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu
thông tin cần thiết.
(4) Tính được bảo vệ:

Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như nguồn vốn và nguyên
liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kì ai cũng có thể tiếp cận được nguồn
thông tin. Do đó, thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được
phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt
hại lớn cho tổ chức.
(5) Tính kịp thời:
Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng, và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn
không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.
Chính vì vậy, làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một
trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết vấn đề
5
Đồ án tốt nghiệp
đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tích thiết kế
và cài đặt HTTT.
1.1.5. Phương pháp phát triển HTTTQL
1.1.5.1. Tại sao phải phát triển HTTTQL
Hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo
cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các HTTT quản lý đã thực sự trở thành một
công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên
thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. Những ảnh hưởng quan trọng của HTTT
quản lý giúp doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn.
- Đầu tư vào việc phát triển HTTT sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp
trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng
chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm dịch vụ.
- Xây dựng HTTT sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây
dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật
liệu.
- Đầu tư vào phát triển HTTT sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan
hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp.
- Đầu tư vào phát triển HTTT sẽ khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong

doanh nghiệp.
- Đầu tư vào phát triển HTTT còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới
của doanh nghiệp như: Tổ chức ảo, tổ chức theo thảo thuận…
1.1.5.2. Phương pháp phát triển HTTTQL
Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công cụ
cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.
Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bản
6
Đồ án tốt nghiệp
chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc
đó là:
- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô hình logic, mô hình
vật lý trong và mô hình vật lý ngoài.
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự đơn
giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các
mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế, chuyển
từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.
1.1.5.3. Các giai đoạn phát triển HTTTQL
Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tin nhưng
sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn
gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về
việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó. Tùy theo kết quả của một giai
đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước khắc phục những sai
sót.
Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn II: Phân tích chi tiết
2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết
7
Đồ án tốt nghiệp
2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại
2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4. Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5. Đánh giá lại tính khả thi
2.6. Sửa đổi đề xuất của dự án
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn III: Thiết kế logic
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
3.5 Hợp thức hóa mô hình logic
Giai đoạn IV: Đề xuất các phương án của giải pháp
4.1. Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp
Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài
5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3. Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa
8
Đồ án tốt nghiệp
5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống

6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2. Thiết kế vật lý trong
6.3. Lập trình
6.4. Thử nghiệm hệ thống
6.5. Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác
7.1. Lập kế hoạch cài đặt
7.2. Chuyển đổi
7.3. Khai thác và bảo trì
7.4. Đánh giá
1.2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP
1.2.1. Qui trình xây dựng phần mềm
Quá trình xây dựng một phần mềm trong thực tế cơ bản được phân chia thành 8
bước như sau:
Bước 1: Khảo sát nhu cầu
Tìm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu mức cao về ứng dụng của
khách hàng.
Bước 2: Phân tích
9
Đồ án tốt nghiệp
Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong rất
nhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhằm tối đa
hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản lý.
Bước 3: Thiết kế hệ thống
Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2 tiến
hành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất cho hệ
thống.
Bước 4: Xây dựng
Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao diện đồ

họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống. Trong quá trình này luôn cập nhật về tiến
độ của dự án.
Bước 5: Kiểm thử
Mỗi khi các phần (component) độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã
trải qua quy trình kiểm thử nội bộ, một phiên bản chạy thử sẽ được tạo dựng và hoạt
động để kiểm thử.
Bước 6: Chuyển giao
Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao các kết quả cho khách hàng.
Bước 7: Đào tạo
Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành đào tạo sử dụng,
vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc.
Bước 8: Bảo hành, bảo trì
Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo dõi, xử
lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh.
10
Đồ án tốt nghiệp
1.2.2. Các công cụ xây dựng phần mềm
(1) Ngôn ngữ lập trình
Trước đây, chúng ta thường quen thuộc với phong cách lập trình trong môi trường
hệ điều hành MS-DOS, PC-DOS…, nhưng từ khi Microsoft Windows ra đời, xu hướng
lập trình trong môi trường Windows càng ngày càng thu hút các hãng sản xuất phần
mềm ứng dụng. Vì lẽ đó một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống như Basic,
Pascal, C, FoxPro đã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm
những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C, Visual FoxPro. Riêng
đối với Visual FoxPro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong
môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng và tiện lợi cho bạn và cho
người sử dụng.
(2) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
 Chức năng của hệ quản trị CSDL
- Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khai báo

kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu.
- Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL.
- Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào CSDL.
Lựa chọn hệ quản trị CSDL hợp lý giúp quản lý, giám sát chặt chẽ dữ liệu.
(3) Công cụ tạo báo cáo
Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng
theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các
bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của
người sử dụng.
 Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL:
11
Đồ án tốt nghiệp
- Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lý dễ
dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy.
- Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột. Nhưng do khổ giấy in có
giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng.
 Một số công cụ tạo báo cáo:
- Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay,
hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báo cáo
một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET).
Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel.
- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để có
được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Reports sẽ giúp bạn tiết
kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ.
- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ, sơ
yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WordPro hỗ trợ tất cả
định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF
(Rich Text Format).
Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách:
- Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận

lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
- Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết kế
báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh.
1.3. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.3.1. Công việc của kế toán thanh toán
12
Đồ án tốt nghiệp
1) Tiếp nhận đề nghị thanh toán
Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC, UNC) có thể là: Giấy đề nghị thanh
toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn,
hợp đồng, …
Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT, UNT) có thể là: Giấy thanh toán tiền
tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2) Kế toán đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp
lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế
tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên
quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt
của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị
thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm
rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán lập và in phiếu thu – chi
Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ
nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC)
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC

13
Đồ án tốt nghiệp
7) Thực hiện thu – chi tiền:
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế
toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
• Kiểm tra số tiền trên PT (PC) với chứng từ gốc
• Kiểm tra nội dung ghi trên PT (PC) có phù hợp với chứng từ gốc
• Kiểm tra ngày , tháng lập PT (PC) và chữ ký của người có thẩm quyền.
• Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ
tiền mặt.
• Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào PT hoặc PC .
• Thủ quỹ ký vào PT hoặc PC và giao cho khách hàng 01 liên.
• Sau đó thủ quỹ căn cứ vào PT hoặc PC ghi vào Sổ Quỹ.
• Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT hoặc PC cho kế
toán.
Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp UNT/UNC,
séc, … cho ngân hàng.
1.3.2. Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán
1.3.3. Nghiệp vụ kế toán các khoản phải thu và ứng trước
1.3.3.1. Kế toán phải thu của khách hàng
Quy định chung
1. Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng
nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo
từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về
mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư.
14
Đồ án tốt nghiệp
2. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá,
BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua

Ngân hàng).
3. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các
khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không
thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện
pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
4. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận
giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch
vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có
thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Tài khoản kế toán
TK 131-Phải thu của khách hàng
Số dư bên Nợ:
- Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước,
hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ
thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu
của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
Một số nghiệp vụ chủ yếu
1.Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư xuất bán,
dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách
hàng nhưng chưa thu:
15
Đồ án tốt nghiệp
Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có
thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế
GTGT) (5111, 5112, 5113, 5117)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
- Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế
GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán
phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Tổng giá thanh toán)
(5111, 5112, 5113, 5117).
2. Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại:
- Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả
lại)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 111, 112,. . .
16
Đồ án tốt nghiệp
- Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng
chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
3. Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho
khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu
khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của
khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán:
- Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá).

- Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng
chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá thuộc đối tượng chịu
thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ nhưng doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh số tiền giảm giá hàng bán, ghi:
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
4. Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có) liên quan
đến sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
17
Đồ án tốt nghiệp
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Phần tiền lãi).
5. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền
mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
6. Số chiết khấu thương mại phải trả cho người mua trừ vào khoản nợ phải thu
của khách hàng, ghi:
Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
7. Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc
cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
8. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng
(Theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi

(Tính theo giá hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách
hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 - Hàng hoá
18
Đồ án tốt nghiệp
Nợ TK 611 - Mua hàng (Trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp
kiểm kê định kỳ)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
9. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được
phải xử lý xoá xổ:
- Căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
Đồng thời, ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng
Cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu
người mắc nợ số tiền đó.
1.3.3.2. Kế toán phải thu nội bộ
Phải thu nội bộ: là các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới, giữa
các đơn vị cấp dưới với nhau trong đó đơn vị cấp trên là doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh, đơn vị cấp dưới là các đơn vị thành viên phụ thuộc có tổ chức công tác kế toán
riêng
Nội dung các khoản phải thu nội bộ
- Ở các đơn vị cấp trên (Doanh nghiệp độc lập, Tổng công ty)
Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã cấp chưa thu hồi hoặc chưa được quyết toán
Vốn khấu hao cho cấp dưới vay
Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định

19
Đồ án tốt nghiệp
Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ
Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp dưới
Các khoản đã cấp cho đợn vị trực thuộc để thực hiện khối lướng giao khoản nội
bộ và nhận lại giá trị giao khoản nọi bộ
Các khoản phải thu vãng lại khác
- Ở đơn vị cấp dưới
Các khoản được cấp trên cấp nhưng chưa nhận được (trừ vôn kinh doanh)
Khoản cho vay về vốn khấu hao
Các khoản nhờ cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thu hộ
Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp trên và đơn vị nội bộ khác
Các khoản thu vãng lại khác
Do các dơn vị nội bộ cùng một đơn vị độc lập, cho nên khoản phải thu của đơn vị
này sẽ là khoản phải trả của đơn vị nội bộ khác. Vì vậy cuối kỳ kế toán phải kiểm tra
đối chiếu, xác nhận số phát sinh và số dư theo từng nội dung phải thu, phải trả nội bộ,
tiến hành thanh toán bù trừ theo từng đối tượng.
Tài khoản kế toán
TK 136-Phải thu nội bộ
1361-Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc
1368-Phải thu nộ bộ khác
Số dư bên Nợ: số còn phải thu ở các đơn vị trong nội bộ
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Hạch toán ở đơn vị cấp dưới
20
Đồ án tốt nghiệp
1. Khi đơn vị cấp dưới nhận được vốn do Tổng công ty, công ty giao xuống, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
2. Khi chi hộ, trả hộ cho đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác, ghi:

Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
Có các TK 111, 112,. . .
3. Căn cứ vào thông báo hoặc chứng từ xác nhận của đơn vị cấp trên về số được
chia các quỹ doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
Có các TK 414, 415, 431,. . .
4. Số lỗ về hoạt động sản xuất, kinh doanh đã được cấp trên chấp nhận cấp bù,
ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối.
5. Phải thu đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác về doanh thu bán hàng nội
bộ, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
6. Khi nhận được tiền hoặc vật tư, tài sản của cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác
thanh toán về các khoản phải thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 152, 153,. . .
21
Đồ án tốt nghiệp
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368).
7. Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một
đối tượng, ghi:
Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368).
Hạch toán ở đơn vị cấp trên
1. Khi đơn vị cấp trên (Tổng công ty, công ty) giao vốn kinh doanh cho đơn vị
trực thuộc, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361- Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc)
Có các TK 111, 112,. . .

2. Trường hợp đơn vị cấp trên giao vốn kinh doanh cho đơn vị trực thuộc bằng tài
sản cố định, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (Giá trị còn lại của TSCĐ) (1361)
Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn của TSCĐ)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (Nguyên giá).
3. Trường hợp các đơn vị trực thuộc nhận vốn kinh doanh trực tiếp từ Ngân sách
Nhà nước theo sự uỷ quyền của đơn vị cấp trên. Khi đơn vị trực thuộc thực nhận vốn,
đơn vị cấp trên ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361)
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
4. Căn cứ vào báo cáo đơn vị trực thuộc nộp lên về số vốn kinh doanh tăng do
mua sắm TSCĐ bằng vốn đầu tư XDCB hoặc quỹ đầu tư phát triển, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361)
22
Đồ án tốt nghiệp
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
5. Cuối kỳ, căn cứ phê duyệt của cấp trên về báo cáo tài chính của đơn vị trực
thuộc, kế toán đơn vị cấp trên ghi số vốn kinh doanh được bổ sung từ lợi nhuận hoạt
động kinh doanh trong kỳ của đơn vị trực thuộc, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361)
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
6. Khi đơn vị cấp trên cấp kinh phí sự nghiệp, dự án cho đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
Có các TK 111, 112,. . .
Trường hợp rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới,
đồng thời ghi Có TK 008 - “Dự toán chi sự nghiệp, dự án” (Tài khoản Ngoài Bảng cân
đối kế toán).
7. Trường hợp đơn vị trực thuộc phải hoàn lại vốn kinh doanh cho đơn vị cấp
trên, khi nhận được tiền do đơn vị trực thuộc nộp lên, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .

Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1361).
8. Căn cứ vào báo cáo của đơn vị trực thuộc về số vốn kinh doanh đơn vị trực
thuộc đã nộp Ngân sách Nhà nước theo sự uỷ quyền của cấp trên, ghi:
Nợ TK 411- Nguồn vốn kinh doanh
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1361).
9. Khoản phải thu về lãi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động khác ở
các đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1868)
23
Đồ án tốt nghiệp
Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối.
10. Khoản phải thu của đơn vị cấp dưới phải nộp cho đơn vị cấp trên về quỹ đầu
tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng, phúc lợi, các quỹ khác thuộc
vốn chủ sở hữu, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 414 - Quỹ đầu tư phát triển
Có TK 415 - Quỹ dự phòng tài chính
Có TK 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
Có TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
11. Khi nhận được tiền do đơn vị cấp dưới nộp lên về nộp tiền lãi kinh doanh, nộp
về quỹ đầu tư đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng, phúc lợi, các
quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368).
12. Khi chi hộ, trả hộ các khoản nợ của đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
Có các TK 111, 112,. . .
13. Khi thực nhận được tiền của đơn vị cấp dưới chuyển trả về các khoản đã chi
hộ, trả hộ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .

Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368).
14. Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một
đối tượng, ghi:
24
Đồ án tốt nghiệp
Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368).
15. Phải thu đơn vị cấp dưới về kinh phí quản lý phải nộp cấp trên, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết loại doanh thu
lớn nhất).
1.3.3.3. Kế toán các khoản tạm ứng
Tạm ứng là việc cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp ứng trước một khoản
tiền hoặc vật tư để thực hiện nhiệm vụ SXKD hoặc giải quyết một công việc đã được
phê duyệt
Một số quy định
Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc
tại doanh nghiệp, đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc bộ phận
cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định
Người nhận tạm ứng (cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh
nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội
dung công việc đã được phê duyệt. Số tiền tạm ứng dùng không hết phải nộp lại quỹ,
nghiêm cấm chuyển tiền tạm ứng cho người khác sử dụng
Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng,
theo nội dung tạm ứng ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng
lần tạm ứng
Tài khoản sử dụng
TK 141-Tạm ứng
25