Nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ và quản trị văn phòng của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
L I NểI

U

Th c t p th c t cú vai trũ r t quan tr ng trong ch

i

ng núi chung, chuyờn ngnh L u tr h c v

OBO
OK S
.CO
M

h c cỏc chuyờn ngnh c a nh tr

ng trỡnh o t o

Qu n tr v n phũng núi riờng. V i m c ớch g n li n nh tr
v i th c ti n hng n m khoa v nh tr

ng v i xó h i, lý lu n

ng u t ch c cho sinh viờn n m cu i i

th c t p th c t . Qua t th c t p ny, sinh viờn

c rốn luy n thờm k n ng

ngh nghi p, c ng c ki n th c ó h c ng th i nõng cao n ng l c ngh nghi p,
ý th c trỏch nhi m v phong cỏch lm vi c c a m t cỏn b lm cụng tỏc v n th ,
l u tr v qu n tr v n phũng.

c s ng ý c a lónh o Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng
Cụng ty Sụng

- T ng

, theo s phõn cụng c a khoa, tụi v th c t p t i Phũng T ch c

Hnh chớnh c a cụng ty t ngy 19/7/2007. M c dự n i dung th c t p khỏ ph c
t p, th i gian th c t p cú h n nh ng v i s quan tõm t o i u ki n c a ng chớ
tr

ng phũng, s ch b o h

ng d n t n tỡnh c a cỏc anh, ch cụng tỏc lõu n m

trong phũng, s giỳp t n tỡnh c a giỏo viờn h

ng d n cựng v i s n l c c a

b n thõn tụi ó hon thnh t t cỏc yờu c u c a n i dung th c t p. Thụng qua
nghiờn c u, kh o sỏt v tr c ti p th c hnh qua cỏc khõu nghi p v c a cụng tỏc
v n th , cụng tỏc l u tr v qu n tr v n phũng c a Cụng ty T v n Xõy d ng
Sụng

tụi ó, hi u

c lý thuy t c b n v th c hnh t t cỏc khõu nghi p v .

õy.

c trỡnh b y c th trong bỏo cỏo d

KIL

Nh ng thu ho ch trong th i gian th c t p

i

M c dự ó r t c g ng nh ng do th c t cụng vi c ph c t p, c ng nh kh
n ng th hi n cũn h n ch nờn khụng trỏnh kh i thi u sút. Tụi r t mong

c ti p

thu nh ng ý ki n úng gúp, ch b o c a cỏc th y, cụ giỏo bỏo cỏo c a tụi hon
ch nh h n.

Nhõn õy tụi c ng xin g i l i c m n chõn thnh t i cỏn b cụng nhõn viờn
phũng T ch c Hnh chớnh, Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng
1

, cỏc Th y giỏo,



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Cụ giỏo c a Khoa L u tr h c v Qu n tr v n phũng, Tr

ng

i h c Khoa h c

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Xó h i v Nhõn v n ó t n tỡnh giỳp tụi hon thnh bỏo cỏo ny.

2



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
PH N TH

NH T

KHI QUT V CH C N NG, NHI M V , QUY N H N, C C U T
CH C V TH C TR NG CễNG TC QU N TR HNH CHNH V N

KIL
OBO
OKS
.CO

M

PHềNG C A

CễNG TY T

V N XY D NG SễNG

I. Ch c n ng, nhi m v , quy n h n v c c u t ch c
Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng

tờn giao d ch Qu c t l: Song Da

Construction Consunlting Company. Cú tr s úng t i Km8 Trói, Ph

ng Nguy n

ng Thanh Xuõn Nam - Thanh Xuõn - H N i.

Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng

l doanh nghi p Nh n

c - nv

thnh viờn c a T ng Cụng ty Sụng , ti n thõn l Trung tõm Thi t k
l p theo Quy t nh s : 97/BXD-TCL

ngy 24/1/1986 c a B tr

c thnh

ng B Xõy

d ng. Tr s úng t i th xó Ho Bỡnh, T nh H S n Bỡnh.

Nhi m v chớnh c a Trung tõm Thi t k l ph i h p v i chuyờn gia Liờn xụ
l p cỏc bi n phỏp thi cụng, thi t k t ch c thi cụng chi ti t, nghiờn c u b sung
v xu t cỏc bi n phỏp thi cụng h p lý phự h p v i i u ki n, n ng l c thi cụng
th c t trờn cụng tr

ng thu i n Ho bỡnh m b o ch t l

ng, y nhanh ti n

thi cụng, ti t ki m nguyờn v t li u, h giỏ thnh cụng trỡnh.
Thỏng 2 n m 1990 Trung tõm Thi t k i tờn thnh Cụng ty Kh o sỏt Thi t
k xõy d ng chuyờn ngnh tr c thu c T ng Cụng ty Xõy d ng Thu i n Sụng
theo Quy t nh s : 16/TCT-TCL

ngy 01 thỏng 2 n m 1990 c a T ng Giỏm

c T ng Cụng ty Xõy d ng Thu i n Sụng

v i nhi m v : Nh n th u cỏc

cụng trỡnh t kh o sỏt, thi t k , thi cụng; thi t k c i t o, s a ch a v nõng c p
cụng trỡnh; liờn k t v i cỏc n v trong v ngoi n

c th c hi n d ch v xõy

d ng; c cỏc chuyờn gia t v n k thu t xõy d ng cho cỏc n v trong v ngoi
n

c.
3



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Cơng ty là đ n v s n xu t kinh doanh h ch tốn đ c l p, có t cách pháp
nhân và có con d u riêng.

n th i đi m này nhi m v c a cơng ty t i Cơng trình

Thu đi n Hồ Bình c b n đã hồn thành, cơng ty đ

ng Thanh Xn Nam - Qu n Thanh Xn - Hà N i và đ

KIL
OBO
OKS
.CO
M

nhà G9 - Ph

c r i tr s giao d ch v
c đ i tên

thành Cơng ty Kh o sát Thi t k tr c thu c T ng Cơng ty Xây d ng Thu đi n
Sơng

à theo Quy t đ nh s : 139A/BXD-TCL

ngày 26 tháng 3 n m 1993 c a

B tr

ng B Xây d ng v vi c thành l p l i doanh nghi p Nhà n
n tháng 06 n m 1995 Cơng ty Kh o sát Thi t k l i đ

c.
c đ i tên thành

Cơng ty T v n và Kh o sát thi t k theo Quy t đ nh s 594/BXD-TCL
03/6/1995 c a B tr
v c a cơng ty đ

ngày

ng B Xây d ng. V i quy t đ nh này ch c n ng và nhi m

c m r ng h n đ phù h p v i s chuy n đ i t n n kinh t bao

c p sang n n kinh t th tr
Sau nhi u l n đ

ng c a c n

c trong giai đo n này.

c đ i tên cho phù h p v i tình hình nhi m v m i, tháng

6 n m 2001 Cơng ty T v n và Kh o sát thi t k đ
v n Xây d ng Sơng

c đ i tên thành Cơng ty T

à tr c thu c T ng Cơng ty Sơng

1040/Q -BXD ngày 13 tháng 6 n m 2001 c a B tr

à theo Quy t đ nh s :

ng B Xây d ng. Trên c

s h p nh t các đ n v : Cơng ty Thi t k t đ ng hố CODEMA, Trung tâm Thí
nghi m Mi n B c, Trung tâm Thí nghi m Mi n Nam, Phòng T v n Giám sát
ch t l

ng xây d ng và thi t b , Phòng D án và T v n đ u th u và Cơng ty T

v n và Kh o sát thi t k .

Cùng v i s phát tri n c a T ng Cơng ty Sơng
t khi đ

à, tr i qua g n 30 n m k

c thành l p đ n nay. Cơng ty đã khơng ng ng đ

c c ng c và phát

tri n đáp ng u c u, nhi m v c a T ng Cơng ty và m r ng đ a bàn ho t đ ng
t ng s c c nh tranh trên th tr

ng.

T c c u t ch c ch có 4 phòng nghi p v và 4 đ n v s n xu t (giai đo n
1990) v i nhi m v chính là Thi t k k thu t, thi t k thi cơng các h ng m c khu
ph tr , các h ng m c c a cơng trình chính, l p d tốn thi cơng, d tốn xây l p
các cơng trình thu đi n Hồ Bình, Yaly, Sơng Hinh, V nh S n và các cơng trình
4



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
thu đi n nh khác.

n nay c c u t ch c c a Cơng ty g m có 5 phòng ch c

n ng và 9 đ n v tr c thu c (Theo ph l c 1), có các ch c n ng, nhi m v , quy n
h n và t ch c b máy nh sau:

KIL
OBO
OKS
.CO
M

1. Ch c n ng

Cơng ty T v n Xây d ng Sơng

à tr c thu c T ng Cơng ty Sơng

à, là

doanh nghi p h ch tốn đ c l p, có con d u riêng, có t cách pháp nhân và đ
B pây d ng cho phép m r ng ho t đ ng t v n trong và ngồi n

c

c v i các

ngành ngh kinh doanh. V i các ch c n ng c th sau:

- L p d án đ u t xây d ng các cơng trình dân d ng; k thu t h t ng đơ
th nhóm B, C; các cơng trình giao thơng đ

ng b ; các cơng trình trên sơng nhóm

B, C; các cơng trình thu đi n, thu l i đ n c p II.

- Kh o sát đ a hình, đ a ch t các cơng trình xây d ng.

- Thi t k và l p t ng d tốn các cơng trình dân d ng đ n c p II, cơng trình
cơng nghi p, các cơng trình thu l i thu đi n nhóm B, C, nhóm A các cơng trình
giao thơng đ

ng b , nhóm B, C các cơng trình trên sơng.

- Th m đ nh ph n xây d ng thi t k k thu t các cơng trình dân d ng, cơng
nghi p

- Qu n lý đ u t xây d ng các cơng trình dân d ng, cơng nghi p nhóm B,
C.

- L p h s m i th u, t v n đ u th u và h p đ ng kinh t v thi t k , qu n
lý d án đ u t xây d ng các cơng trình dân d ng và cơng nghi p.
- Thi t k các tr m bi n áp và đ

ng dây đi n có c p đi n áp đ n 110 kv.

2. Nhi m v và quy n h n

- V n và tài s n, ch u trách nhi m đ i v i các kho n n trong ph m vi s
v n do cơng ty qu n lý.

- B ng cân đ i k tốn, các qu theo qui đ nh c a Nhà n

c và h

c a T ng cơng ty.
- i u l và t ch c ho t đơng, b máy qu n lý và đi u hành.
5

ng d n

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
- Cụng ty ch u s qu n lý c a Nh n
T nh, Thnh ph tr c thu c Trung

c, B Xõy d ng, cỏc c quan b ,

ng, ng th i ch u s qu n lý c a cỏc c

quan ny v i t cỏch l c quan th c hi n quy n c a ch s h u i v i doanh

KIL
OBO
OKS
.CO
M

nghi p v cỏc qui nh khỏc c a phỏp lu t.

- Cụng ty cú quy n qu n lý, s d ng v n ti s n t ai, ti nguyờn v ngu n
l c do T ng Cụng ty giao theo qui nh t i i u l t ch c, ho t ng c a T ng
Cụng ty v cỏc quy n l c khỏc theo qui nh c a phỏp lu t th c hi n cỏc m c
tiờu, nhi m v
.

c giao v yờu c u s n xu t kinh doanh c a T ng Cụng ty Sụng

- Cụng ty cú quy n t ch kinh doanh v t ch u trỏch nhi m v ti chớnh
theo qui nh v ti chớnh c a T ng cụng ty, ch u s rng bu c v quy n l i v

ngh a v i v i T ng cụng ty theo qui nh t i i u l t ch c v ho t ng
c aT ng cụng ty.

- T ch c b mỏy qu n lý i u hnh v t ch c s n xu t kinh doanh phự h p v i
m c tiờu, nhi m v T ng cụng ty giao v yờu c u s n xu t kinh doanh c a Cụng ty.
- Cụng ty cú quy n tuy n ch n, b trớ, s d ng v cho thụi vi c i v i
CBCNV trong n v theo lu t Lao ng v cỏc qui nh khỏc c a phỏp lu t.
- Cụng ty cú quy n xõy d ng v ngh T ng cụng ty phờ duy t cỏc hỡnh th c tr
l

ng, cỏc bi n phỏp m b o i s ng, i u ki n lao ng cho CBCNV c a Cụng ty.
- Cụng ty cú quy n kinh doanh nh ng ngnh ngh phự h p v i m c tiờu v

nhi m v c a T ng cụng ty giao.
- Cụng ty

c s d ng v n do T ng cong ty giao v cỏc qu c a n v ,

cỏc ngu n v n vay

c T ng cụng ty b o lónh, cỏc ngu n lao ng khỏc theo

ỳng phỏp lu t v qui ch ti chớnh c a T ng cụng ty, ph c v k p th i cỏc
nhi m v s n xu t kinh doanh trờn nguyờn t c b o ton v phỏt tri n v n.
- Cụng ty

c hỡnh thnh cỏc qu phỏt tri n s n xu t, qu khen th

ng,

qu phỳc l i theo qui nh c a B ti chớnh v qui ch ti chớnh c a T ng cụng ty.

6



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- Cơng ty đ

c T ng cơng ty u quy n ký và th c hi n h p đ ng kinh t v i

khách hàng trong và ngồi n

c.

3. C c u t ch c
i đ ng đ u b máy gi vai trò ch đ o chung theo

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Giám đ c cơng ty là ng

ch đ và lu t đ nh, đ ng th i Giám đ c là ng

i ch u trách nhi m v k t qu ho t

đ ng, s n xu t kinh doanh c a tồn cơng ty.

- Giúp vi c cho Giám đ c là các Phó giám đ c ph trách v các m t Kinh
t , K ho ch. K thu t và m t K tốn tr

ng tham m u giúp Giám đ c v tình

hình tài chính và t ch c h ch tốn c a Cơng ty.
Các phòng ban ch c n ng g m 5 phòng

Các trung tâm, chi nhánh, xí nghi p tr c thu c (9 đ n v ).
II. Th c tr ng cơng tác qu n tr hành chính v n phòng
1. Khái qt v Phòng T ch c Hành chính

Theo quy t đ nh s :……………………………..

C a Giám đ c cơng ty v vi c phê duy t ch c n ng, nhi m v các phòng
ban Cơng ty thì ch c n ng, nhi m v , quy n h n c a phòng T ch c hành chính
đ

c qui đ nh nh sau:
Ch c n ng:

- Phòng T ch c Hành chính có ch c n ng ph c v s ch đ o, đi u hành
c a lanh đ o Cơng ty c th :

- Tham m u giúp Giám đ c cơng ty trong cơng tác t ch c cán b , lao đ ng
ti n l

ng, đào t o, gi i quy t các ch đ chính sách v i ng

i lao đ ng, qu n lý

cơng tác hành chính qu n tr , v n th , l u tr , y t và b o v .
- Giúp Giám đ c cơng ty trong l nh v c đ i ngo i.
Nhi m v :

th c hi n các ch c n ng trên Phòng T ch c Hành chính có nh ng nhi n v
sau:

7



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- Nghiên c u đ xu t và t ch c th c hi n các ph

ng án s p x p c i ti n t

ch c s n xu t và qu n lý.
- Nghiên c u, xây d ng, đ xu t, t ch c th c hi n qui ho ch cán b , đ b t

KIL
OBO
OKS
.CO
M

cán b , cơng tác tuy n d ng và đào t o, b xung cán b , cơng nhân đáp ng nhu
c u s n xu t, qu n lý.

- T ch c ti p nh n, qu n lý đ i ng cán b cơng nhân, đi u ph i h p lý,
qu n lý t t h s nhân s , gi i quy t đúng đ n vi c thun chuy n, khen th

ng,

k lu t, ngh ch đ theo Lu t lao đ ng, các Ngh đ nh, Pháp l nh, chính sách khác
đ i v i ng

i lao đ ng.

- Th c hi n ch c n ng nh n xét cán b , cơng tác nâng l

ng, nâng b c giúp

Giám đ c cơng ty gi i quy t đúng đ n, h p lý chính sách lao đ ng ti n l

ng c ng

nh chính sách khác đ i v i CBCNV.

- Th c hi n rà sốt, trích n p b o hi m xã h i đ nh k cho ng

i lao đ ng

theo qui đ nh c a Lu t lao đ ng.

- So n th o, trình duy t, ban hành, h

ng d n và ki m tra, đơn đ c, báo cáo

vi c th c hi n các v n b n có liên quan đ n ch c n ng, nhi m v c a phòng.
- Qu n lý tồn b tài s n đ t đai, nhà c a, các trang thi t b và d ng c v n
phòng c a c quan cơng ty.

- Ti p nh n, qu n lý cơng v n gi y t , t ch c th c hi n t t cơng tác v n
th , l u tr , in n tài li u.

- Qu n lý và s d ng con d u.

- Th c hi n t t cơng tác qu n tr hành chính đ đ m b o cho b máy c
quan Cơng ty ho t đ ng có hi u qu cao.

- T ch c th c hi n t t cơng tác b o v , phòng ch ng cháy n trong c
quan.

- Qu n lý và đi u hành t xe ph c v đ a đón cán b đi cơng tác đ m báo
an tồn và đúng th i gian.
- Ph c v n i làm vi c c a các đ ng chí lãnh đ o khi ti p khách và h i h p.
8



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
- Mua s m trang thi t b v n phòng và v n phòng ph m.
-

m b o thông tin liên l c, đi n n

- T ch c m ng l

c trong c quan.

i y t , ch m sóc s c kho v sinh phòng b nh đ c bi t
ng, mua b o hi m y t , t ch c

KIL
OBO
OKS
.CO
M

quan tâm đ n đ i ng cán b công tác t i hi n tr

khám s c kho đ nh k hàng n m cho cán b công nhân viên.
- Liên h v i chính quy n đ a ph

ng n i Công ty đóng tr s đ gi i quy t

nh ng v n đ liên quan.
Quy n h n:

th c hi n t t ch c n ng và nhi m v c a mình, Phòng t ch c hành
chính ph i quan h ch t ch v i các phòng ban trong Công ty, các đ n v tr c
thu c Công ty đ ch đ o, h

ng d n, nh c nh v công tác nghi p v v n phòng

và các l nh v c mà Lãnh đ o phân công.

c u quy n ký các v n b n nh : Báo cáo công tác v n phòng hàng
tháng, quí, n m; các lo i công v n đôn đ c nh c nh các phòng ban, đ n v tr c
thu c th c hi n ý ki n ch đ o c a lãnh đ o Công ty; ký các thông báo, gi y m i,
gi y gi i thi u, gi y đi đ

ng...

c ch đ ng b trí, s p x p nhân l c trong Phòng đ phát huy t t n ng
l c c a cán b công nhân viên đ t hi u qu cao trong công vi c.
2. Công tác qu n tr hành chính v n phòng
2.1. Cách b trí n i làm vi c

Phòng T ch c Hành chính c a công ty đ

c tách làm hai b ph n: B ph n

t ch c lao đ ng và b ph n hành chính.

V n phòng c a b ph n hành chính là n i đ x lý công v n gi y t , đ ng
th i c ng là b máy giúp vi c cho lãnh đ o công ty. Thông qua v n phòng các ch
tr

ng, chính sách, ch th c a c p trên đ n đ

đ n v đ ng th i nh ng thông tin t c p d
ki n ch đ o c ng đ u đ

c t ng b ph n, phòng ban và các

i g i lên đ ph n ánh tình hình, xin ý

c chuy n qua v n phòng đ x lý, phân lo i, t ng h p

và g i lên c p trên giúp cho Lãnh đ o n m đ
9

c tình hình ho t đ ng, s n xu t



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
kinh doanh c a cỏc n v tr c thu c, qua ú tỡm ra nh ng bi n phỏp c n thi t
i u ch nh, b sung k p th i.
Phũng T ch c Hnh chớnh c b trớ n i lm vi c t i t ng 1 nờn r t thu n ti n

KIL
OBO
OKS
.CO
M

cho vi c giao nh n cụng v n, ti li u v ún ti p khỏch n liờn h cụng tỏc (ph l c 2).
Hi n nay phũng lm vi c c a ton c quan cụng ty

c b trớ theo ki u v n

phũng úng, tỏch riờng t ng b ph n t o s yờn t nh v t p trung cao khi lm
vi c, phỏt huy kh n ng t duy v tớnh c l p c a m t s b ph n nghi p v ho c
cỏc trung tõm thi t k , r t an ton cho vi c gi gỡn bớ m t, thụng tin. B trớ v n
phũng theo ki u ny ũi h i ý th c t giỏc, tinh th n trỏch nhi m, k lu t lao ng

cao thỡ hi u qu lao ng s r t l n. Tuy nhiờn nú c ng cú h n ch l khú kh n
trong vi c qu n lý lao ng, xin ý ki n ch o c a Lónh o phũng ho c Lónh o
cụng ty; t n nhi u di n tớch; khụng thu n l i khi c n s ph i h p gi a cỏc phũng
ban, b ph n gi i quy t m t cụng vi c no ú.
2. 2. Cỏch t ch c lao ng

Phũng T ch c Hnh chớnh g m 18 ng
trỏch chung, ch u trỏch nhi m tr

i, trong ú cú 1 Tr

ng phũng ph

c Giỏm c cụng ty v ton b cụng tỏc c a

phũng; m t phú phũng tr c ti p qu n lý i u hnh b ph n T ch c lao ng; m t
phú phũng tr c ti p i u hnh b ph n Hnh chớnh; cỏc b ph n trong phũng ho t
ng theo ch c n ng, nhi m v

c phõn cụng.

Hi n nay b ph n hnh chớnh n m trong Phũng T ch c Hnh chớnh g m 14
ng chớ: 1 cỏn b qu n lý v s d ng con d u kiờm tr c i n tho i, fax, ph c v
h p hnh, h i ngh ; 1 cỏn b ph trỏch qu n lý, ti p nh n chuy n giao ti li u,
cụng v n i n, bỏo chớ v kiờm th kho; 2 cỏn b m nhi m cụng tỏc l u tr ,
chuy n giao ti li u thi t k n cỏc n v thi cụng kiờm thờm vi c qu n lý h s
cỏn b , s b o hi m c a CBCNV ton Cụng ty; 3 lỏi xe, 4 nhõn viờn ph c v , 3
nhõn viờn ph trỏch vi c phụtụ in n ti li u cho ton Cụng ty. Nhỡn chung cỏch t
ch c lao ng c a phũng ch a h p lý nờn hi u qu ch a cao.
2.3. Trang thi t b v n phũng

10



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Phũng

c trang b t

ng i y cỏc thi t b , ph

ng ti n lm vi c, c

th : 3 mỏy photụcoppy cỏc kh gi y t Ao A4 ph c v k p th i vi c in ti li u
ỏp ng yờu c u thi cụng trờn cỏc cụng tr

ng, 1 mỏy fax, 2 mỏy vi tớnh v 2

KIL
OBO
OKS
.CO
M

mỏy in ph c v cụng tỏc so n th o v n b n, cỏc quy t nh v i u hnh s n xu t,
ti p nh n v i u ng lao ng cho b ph n T ch c lao ng... T t c cỏc thi t
b u cú ch t l

ng cao, hi n i.

Ngoi ra phũng lm vi c u

c trang b mỏy i u ho nhi t , bn gh ,

t h s ti li u, i n tho i...

Nhỡn chung cỏc trang thi t b ph c v cho yờu c u cụng vi c u
b y , k p th i ỏp ng

c nhi m v c a Cụng ty giao.

11

c trang



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
PH N TH

HAI

CễNG TC V N TH , L U TR
V N XY D NG SễNG

KIL
OBO
OKS
.CO
M

T I CễNG TY T

Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng l n v cú nhi m v chớnh l thi t k k
thu t, thi t k thi cụng cỏc cụng trỡnh xõy d ng dõn d ng, cụng nghi p m ch y u
l cỏc cụng trỡnh thu i n trong ú cú cỏc cụng trỡnh thu i n l n nh : Thu i n
Ho Bỡnh, Thu i n Yaly, Thu i n C n

n, Thu i n Sụng Hinh, Thu i n

Tuyờn Quang, Thu i n S n La, Thu i n Xekaman trờn sụng Mờkụng c a n

c

C ng ho Dõn ch Nhõn dõn Lo.... Do d c thự c a ngnh xõy d ng thu i n l
khụng n nh nờn tr s c a cỏc chi nhỏnh, xớ nghi p tr c thu c Cụng ty T v n
Xõy d ng Sụng
hnh, h


t i hi n tr

ng luụn ph i i theo cỏc cụng tr

ng nờn vi c i u

ng d n nghi p v theo ngnh d c g p nhi u khú kh n, khụng qu n lý

c.

I. Cụng tỏc v n th

Ngay t nh ng n m u thnh l p cụng tỏc v n th c a Cụng ty T v n
Xõy d ng Sụng

ó

c chỳ tr ng. Vi c th c hi n Ngh nh 142/CP ngy

28/9/1963 c a H i ng B tr

ng (nay l Chớnh ph ) ban hnh

i u l v cụng

tỏc cụng v n gi y t v L u tr ; Phỏp l nh b o v ti li u l u tr Qu c gia ban
hnh n m 1982; v g n õy nh t l phỏp l nh L u tr Qu c gia ban hnh n m
2001 ó
lý ch t l

c ỏp d ng.

c bi t l cụng ty ó xõy d ng v ỏp d ng h th ng qu n

ng theo tiờu chu n qu c t ISO 9001:2000 nờn ó d n a cụng tỏc v n

th , cụng tỏc l u tr c a cụng ty i vo n n p.
1. T ch c biờn ch

Cụng tỏc v n th l ho t ng nh m m b o thụng tin b ng v n b n ph c

v cụng tỏc ch o, i u hnh v qu n lý m t cỏch cú hi u qu nh t. Nú bao g m
cỏc cụng vi c v t ch c qu n lý v n b n, ti p nh n, gi i quy t v n b n hỡnh thnh
12



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
trong quá trình ho t đ ng c a công ty. Trong phòng T ch c Hành chính công tác
v n th là m t trong nh ng n i dung công vi c h t s c quan tr ng, nh h
ti p đ n ch t l

ng tr c

ng công tác, đ n hi u qu s n xu t kinh doanh c a đ n v . T

ch c t

KIL
OBO
OKS
.CO
M

nh ng nh n th c đó, trong nhi u n m qua công tác v n th c a công ty đ
ng đ i ch t ch , đáp ng đ

ct

c yêu c u, nhi m v c a công ty.

Hi n nay b ph n v n th c a công ty ch a có cán b chuyên trách mà còn
kiêm nhi m (nhân viên v n th đ m nhi m thêm c công vi c th kho v t t v n
phòng ph m). Do đ c thù c a công ty là m t đ n v t v n, thi t k tr c ti p s n xu t
kinh doanh nên kh i l

ng tài li u t

ng đ i nhi u.

thu n ti n trong vi c tra tìm

tài li u ph c v công tác nên các phòng ban, đ n v đ u có m t cán b làm công tác
chuyên môn đôi khi làm công tác công v n gi y t riêng c a phòng ban, đ n v mình.
Nhi m v chính c a v n th là:

- Ti p nh n và chuy n giao công v n đi, công v n đ n

- Xây d ng danh m c h s và l u tr h s hi n hành.
- Ph c v tra tìm tài li u.

- Th c hi n công tác b o m t thông tin, tài li u.

T nh ng nhi m v trên cho th y công vi c c a b ph n v n th r t r ng,
liên quan đ n nhi u b ph n, CBCNV trong c quan.
2. So n th o và ban hành v n b n
Công ty T v n Xây d ng Sông

à là m t đ n v s n xu t kinh doanh nên

vi c so n th o v n b n ch y u là theo ch c n ng, nhi m v đ

c giao c a các

phòng ban, đ n v và các cán b chuyên viên k thu t nghi p v trong công ty.
V n b n thu c l nh v c c a phòng ban, đ n v nào thì phòng ban, đ n v đó so n
th o. Trình t các b

c ti n hành so n th o theo h

ban hành ngày 11/4/2002 trong h

ng d n s : HD-TCHC- 01

th ng qu n lý ch t l

ng qu c t

ISO

9001:2000, nhìn chung đ t yêu c u, đúng th m quy n ban hành, b o đ m đúng th
th c qui đ nh. N i dung v n b n có ch t l

13

ng t t.



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Qua kh o sát th c ti n, qui trình so n th o v n b n t i công ty đ

hi n theo đúng các b

c th c

c sau: khi cán b , chuyên viên các phòng ban, đ n v đ

c

phân công gi i quy t c a m t v n b n đ n, c n c vào yêu c u gi i quy t t ng v n

KIL
OBO
OKS
.CO
M

b n c n ph i so n th o m t v n b n m i đ x lý, gi i quy t ho c trao đ i, cán b
chuyên viên đó ti n hành so n th o m t v n b n m i trên máy vi tính, sau đó đ a
lãnh đ o phòng ký nháy duy t n i dung v n b n, chuy n phòng T ch c hành
chính đ ki m tra th th c v n b n và trình ký lãnh đ o công ty. Sau khi v n b n
đ

c ký chính th c, v n th ch u trách nhi m đ ng ký s , vào s công v n đi,

nhân b n, đóng d u r i chuy n theo n i nh n đ

c ghi trong v n b n.

Theo th m quy n ban hành v n b n, công ty đ

c phép ban hành các lo i

v n b n sau: Quy t đ nh, t trình, thông báo, báo cáo, công v n hành chính, h p
đ ng kinh t , h p đ ng lao đ ng, biên b n, đ án, các n i qui, qui ch , đi u l ho t
đ ng c a đ n v .

T t c các lo i v n b n đ u đ

c đánh s theo dõi chung vào s công v n đi

c a v n th , c th :

- N m 2001 ban hành 927 v n b n.

- N m 2002 ban hành 1103 v n b n.
- N m 2003 ban hành 1413 v n b n.

i v i nh ng v n b n quan tr ng nh :
tr

i u l , k ho ch n m, đ án...

c khi trình duy t n i dung b ph n ch u trách nhi m so n th o ph i xin ý ki n

lãnh đ o t ch c các cu c h p đ l y ý ki n đóng góp cho b n d th o.
Nhìn chung công tác so n th o v n b n
à

c ti n hành t

Công ty T v n Xây d ng Sông

ng đ i ch t ch , n n p, đ m b o đúng th m quy n ban hành

và th th c v n b n. Tuy nhiên theo qui trình so n th o v n b n c a công ty nh
hi n nay thì c ng còn có nhi u h n ch do trình đ nh n th c, hi u bi t v t m
quan tr ng c a vi c ban hành v n b n còn kém, n ng l c c a cán b so n th o
không đ ng đ u do ph n l n cán b so n th o là kiêm nhi m không chuyên trách.
Do đó d n đ n nhi u v n b n xu t b n n i dung còn y u kém, thi u logic, ngôn
14



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
ng s d ng trong v n b n thi u chu n xỏc, di dũng, c bi t l cỏc v n b n
mang tớnh phỏp lý cao nh cỏc qui nh, qui ch , i u l s d ng t ng , cõu t i
ngh a, khụng rừ rng nờn gõy khú kh n cho vi c th c hi n.

KIL
OBO
OKS
.CO
M

3. Qu n lý cụng v n i - n

Cụng v n i, cụng v n n c a Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng
trung m t u m i
3.1.

v n th c a Phũng T ch c Hnh chớnh.

i v i cụng v n i

Vi c qu n lý cụng v n i
t

ut p

c v n th c quan th c hi n theo m t qui trỡnh

ng i ch t ch : V n th ti p nh n ti li u, v n b n t cỏc phũng ban, n v

xin trỡnh ký lónh o cụng ty, chuy n cho tr

ng phũng xem xột th th c, tớnh h p

phỏp c a v n b n. Sau khi ó hon t t v th th c v n b n Tr

ng phũng chuy n

cho tr lý giỏm c trỡnh lónh o ký duy t, sau ú chuy n cho v n th ng ký
s , ngy thỏng ban hnh v n b n, vo s cụng v n i, nhõn b n, úng d u. B n
chớnh l u t i v n th , 01 b n phụtụ úng d u chuy n cho b ph n so n th o,
cũn l i chuy n n n i nh n theo yờu c u c a tỏc gi v n b n (tham kh o s
qui trỡnh x lý cụng v n i).
S

QUI TRèNH X

Lí CễNG V N

I

S qu n lý cụng v n i

Ti p
nh n
cụng
v n ti
li u xin
trỡnh ký

Xem xột
th th c,
n idung
tớnh h p
phỏp
c a ti
li u

Cho s
ký hi u,
ngy
thỏng
ban hnh
v n b n,
nhõn b n

Trỡnh ký

15

úng
d u,
l u
cụng
v n, ti
li u

Chuy n
cụng
v n ti
li u i
cỏc n i
nh n



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Do ph m vi ho t ng r ng nờn kh i l
t

ng v n b n c a cụng ty ban hnh

ng i nhi u, vỡ v y thu n ti n cho vi c theo dừi, qu n lý t t c cỏc lo i v n

b n, ti li u do cụng ty ban hnh

c c p nh t trờn 2 s cụng v n i: 1 s ng ký

KIL
OBO
OKS
.CO
M

cụng v n i n i b cụng ty, 1 s ng ký cụng v n i T ng Cụng ty, cỏc n v
trong T ng Cụng ty v cỏc c quan bờn ngoi. Vi c vo s ng ký cụng v n i


c th c hi n theo m u s in s n c a C c L u tr Nh n
3. 2.

c.

i v i cụng v n n

Cụng v n, ti li u n Cụng ty qua nhi u hỡnh th c: g i tr c ti p, g i tay,
g i qua b u i n, fax...t cỏc n v trong T ng cụng ty, cỏc c quan bờn ngoi.
Nhi m v c a v n th l ti p nh n cụng v n, phõn lo i, úng d u cụng v n n
(trờn d u cụng v n n ghi s n, ngy thỏng n) i v i t t c cỏc lo i ti li u
cụng v n n ch tr cụng v n g i ớch danh trong phong bỡ v cụng v n g i n cú
úng d u m t. Sau ú chuy n cho tr lý giỏm c trỡnh Giỏm c ho c phú giỏm
c ph trỏch t ng l nh v c m ó

c Giỏm c Cụng ty u quy n ch o, theo

dừi. Giỏm c ho c phú giỏm c c n c ch c n ng, nhi m v c a cỏc phũng ban
nghi p v , cỏc n v tr c thu c cho ý ki n x lý c th :

- Cụng v n c a Ban

i u hnh Thu i n Sờ San 3 g i n cụng ty v vi c

cung c p b n v thi cụng ỳng ti n , thỡ ph i trỡnh Phú Giỏm c ph trỏch k
thu t cho ý ki n x lý.

- Cụng v n c a cỏc t ch c, cỏ nhõn g i n (khụng thu c di n v n b n
chớnh sỏch, ch ), cỏc bỏo cỏo, th ng kờ... thu c l nh v c chuyờn mụn, nghi p v
ng phũng T ch c Hnh chớnh

thỡ Tr

c quy n phờ chuy n tr c ti p n cỏc

phũng ban chuyờn mụn.
-

i v i nh ng lo i v n b n nh :

ngh b nhi m, mi n nhi m, khen th ng...

thỡ Tr ng phũng T ch c Hnh chớnh ph i tr c ti p trỡnh giỏm c phờ chu n.
Sau khi ó cú ý ki n phờ chu n c a lónh o cụng ty tr lý giỏm c chuy n
l i cho v n th vo s cụng v n n (theo m u in s n c a C c L u tr Nh n

16

c),

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
in sao theo s l

ng cỏc b ph n c n g i, khi chuy n cụng v n cho cỏc b ph n

th c hi n ph i cú ch ký c a ng

i nh n (tham kh o s qu n lý cụng v n n).
S

T.nh n,
phõn
lo i,
úng
d u
CV
Vo s

N

KIL
OBO
OKS
.CO
M

V N

QU N Lí CễNG

Trỡnh
cụng v n
Cho
Lónh o

Ti p
nh n l i
cụng v n
ó cú ý
ki n c a
Lónh o

Vo s
chi ti t

T t c cỏc cụng v n, ti li u g i n cụng ty u

Chuy n
CV
theo ý
ki n ch
oc a
Lónh
o

Theo dừi
ụn c,
nh c nh

vi c gi i
quy t
cụng v n

c theo dừi chung t i 2 s

ng ký cụng v n n: 1 s theo dừi cụng v n n c a cỏc n v trong T ng Cụng
ty, 1 s theo dừi cụng v n n c a cỏc c quan bờn ngoi. Khụng phõn theo t ng
n v c th .

- N m 2001 ti p nh n 2139 v n b n

- N m 2002 ti p nh n 2007 v n b n

- N m 2003 ti p nh n 2894 v n b n.

Theo quy t nh s 184/TCT-TC T ngy 18 thỏng 5 n m 1998 c a T ng
Giỏm c T ng Cụng ty Xõy d ng Sụng

thỡ t t c cỏc v n b n n u ph i gi i

quy t trong ngy ho c ch m nh t l bu i sỏng ngy hụm sau. Nh v y cỏch gi i
quy t, x lý cụng v n n c a cụng ty l h p lý, k p th i gúp ph n nõng cao hi u
qu s n xu t kinh doanh c a cụng ty. Trỏnh
ch ng ng, gi i quy t ch m th i h n nh h

c vi c cụng v n, ti li u g i n b

ng n vi c c p nh t thụng tin.

Nhỡn chung cụng tỏc qu n lý cụng v n i, cụng v n n c a cụng ty
th c hi n theo m t qui trỡnh t

c

ng i ch t ch ; t k t qu t t; giỳp cho lónh o

cụng ty c p nh t thụng tin k p th i, y ; hon thnh

17

c nhi m v qu n lý



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
cụng v n gi y t , t o i u ki n thu n l i cho cụng tỏc l u tr v ph c t t cho vi c
tra tỡm ti li u c a cụng ty.
Riờng vi c qu n lý cụng v n, ti li u m t
riờng v

c chuy n tr c ti p cho ng

quy t xong

c. Cụng v n, ti li u m t

KIL
OBO
OKS

.CO
M

m t c a cụng ty v c a C c L u tr Nh n

c th c hi n theo qui ch b o
c l u tr

i nh n khụng qua trung gian, sau khi gi i

c thu h i b o qu n t i l u tr c a cụng ty theo ch qu n lý ti

li u m t.

4. Qu n lý v s d ng con d u
Con d u
cỏc l c l

c s d ng trong cỏc c quan, n v kinh t , cỏc t ch c xó h i,

ng v trang v m t s ch c danh... kh ng nh giỏ tr phỏp lý c a v n

b n, th t c hnh chớnh trong quan h giao d ch gi a cỏc c quan, n v , t ch c
v cụng dõn.

th c hi n nghiờm ch nh cụng tỏc ny, ngy 22 thỏng 9 n m 1963,

Chớnh ph ó ban hnh Ngh nh s 62/CP quy nh v vi c qu n lý v s d ng
con d u. Trờn c s Ngh nh ny ngy 16 thỏng 5 n m 2001 Giỏm c cụng ty t
v n xõy d ng Sụng ó ký Quy t nh s 31/SDCCC-TCHC ban hnh qui nh

vi c qu n lý v s d ng con d u c a Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng .
Con d u c a cụng ty l d u trũn khụng mang hỡnh qu c huy, d u
trựm lờn 1/3 ch ký v phớa bờn trỏi.
trỡnh h i ngh ...thỡ

i v i m t s v n b n nh b n th o, ch

c úng d u treo

b n. V n th c quan l ng

c úng
ng

trang u tiờn gúc trờn bờn trỏi c a v n

i tr c ti p qu n lý con d u v ph i ch u trỏch nhi m

v vi c úng d u vo v n b n. Khi cỏc v n b n ó

c lónh o cụng ty ký duy t

v ban hnh nh ng b t bu c ph i cú ch ký nhỏy c a lónh o phũng ban, n v
tr c ti p so n th o thỡ m i úng d u, nh t l cỏc v n b n quan tr ng nh h p ng
kinh t , cỏc ch ng t ngõn hng. M i v n b n tr

c khi úng d u u

c soỏt,

xột k v th th c ch ký c a c p cú th m quy n trỏnh úng nh m l n con d u.
N u phỏt hi n cú tr
Phú Tr

ng h p v n b n khụng ỳng qui nh thỡ v n th ph i bỏo cỏo

ng phũng ph trỏch hnh chớnh ho c Tr

18

ng phũng T ch c Hnh chớnh



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
đ có bi n pháp ch n ch nh nh ng thi u sót đ m b o vi c qu n lý và s d ng con
d u theo đúng qui đ nh.
Con d u c a cơng ty đ

ng đóng d u kh ng. Ngồi ra cơng ty còn s d ng m t

KIL
OBO
OKS
.CO
M

có khố. Khơng có hi n t

c đ đúng n i quy đ nh, b o qu n c n th n trong t

s con d u nh d u ch c danh, d u tên, d u đã th m đ nh, d u ch m c đ kh n,
m t ... Trong tr

ng h p v n th đi v ng thì ph i bàn giao con d u l i cho Tr

phòng ho c Phó Tr

ng

ng phòng hành chính.

5. L p h s và l u h s

L p h s là khâu cu i cùng c a cơng tác v n th , đ
vi c, v n đ c p nh t trong các v n b n đã đ

c th c hi n sau khi s

c gi i quy t xong và th

s vào cu i n m, khi k t thúc m t n m cơng tác và chu n b b
m i v i ch

ng l p h

c sang m t n m

ng trình k ho ch cơng tác m i.

L p h s là t p h p nh ng v n b n hình thành trong q trình gi i quy t
cơng v n thành t ng v n đ , s vi c ho c theo các đ c tr ng khác c a v n b n,
đ ng th i s p x p và biên m c chúng theo m t ph
H s đ

ng pháp khoa h c.

c l p c n đ m b o nh ng u c u sau:

- Ph n ánh đúng ch c n ng, nhi m v c a c quan, đ n v , t ch c hình thành h s .
- Các v n b n trong h s ph i có cùng giá tr

- V n b n trong h s ph i đ m b o đúng th th c.
-H s c nđ

c biên m c đ y đ và chính xác.

Theo đi u 22 c a

i u l cơng tác cơng v n, gi y t và cơng tác l u tr có

nêu rõ: Nh ng tài li u ph n ánh ho t đ ng c a c quan có giá tr đ tra c u, tham
kh o đ u ph i l p thành h s . C n c vào qui đ nh c a Nhà n

c m i c quan,

đ n v , cán b làm cơng tác cơng v n gi y t và cán b nhân viên làm cơng tác
chun mơn khác nh ng đơi khi có làm cơng vi c liên quan đ n cơng v n gi y t
hàng n m đ u ph i ti n hành l p h s v cơng vi c mình đã làm.
Cơng ty T v n Xây d ng Sơng

à ch a có danh m c h s hàng n m, v n

th c quan do trình đ nghi p v còn h n ch nên ch a quan tâm đ n vi c l p
19



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
danh m c h s hng n m v h

ng d n l p h s trong c quan, m ch y u ch

s p x p cụng v n l u theo th t th i gian, theo v n , theo c c u t ch c. Trong
cỏc file l u ti li u, v n th ó vi t

c thu n l i cho vi c tra tỡm ti li u. Nh ng nhỡn

KIL
OBO
OKS
.CO
M

b n nờn c ng ph n no t o

c t m c l c v ỏnh s th t trờn t ng v n

chung v n b n, ti li u t i cụng ty ang cũn trong tỡnh tr ng l n x n vỡ v y khi c n
tra tỡm ti li u c a m t v vi c c th ó g p nhi u khú kh n trong khõu tra tỡm.

Vi c n p l u ti li u hng n m c a cỏc phũng ban, n v trong cụng ty ch a


c th c hi n

II. Cụng tỏc l u tr

Cụng tỏc l u tr l m t ngnh ho t ng c a Nh n
v lý lu n, ph

c (xó h i), bao g m t t c cỏc v n

ng phỏp v th c ti n cú liờn quan n vi c b o qu n v t ch c s d ng ti

li u l u tr . Cụng tỏc l u tr ra i do s ũi h i khỏch quan i v i vi c b o qu n v t ch c s
d ng ti li u. Trong quỏ trỡnh ho t ng c a cụng ty, kh i l

ng ti li u hỡng thnh t

ng i l n,

ch y u l ti li u khoa h c k thu t. M c dự v y nh ng cụng ty ch a cú cỏn b chuyờn trỏch
tr c ti p m nhi m cụng vi c ny. Do ú, cụng tỏc t ch c khoa h c, b o qu n, t ch c khai
thỏc s d ng ti li u ch a

c t t, hi u qu ch a cao.

1. Vi nột v phụng l u tr v s ch o c a Lónh o cụng ty
Phụng l u tr Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng
l

ng ti li u t

l m t phụng m , cú kh i

ng i l n (ch y u l ti li u khoa h c k thu t) v hon ch nh.

Th i gian b t d u c a ti li u t khi cụng ty cú quy t nh s : 97/BXD-TCCB ngy
24/1/1986 v vi c thnh l p Trung tõm Thi t k tr c thu c T ng Cụng ty Xõy d ng
Thu i n Sụng

. Thnh ph n ti li u c a phụng g m: Ti li u khoa h c k

thu t, sỏch khoa h c k thu t, ti li u hnh chớnh v ti li u nh trong ú ti li u
khoa h c k thu t chi m kh i l

ng l n h n c . N i dung c a ti li u trong phụng

ph n ỏnh quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt tri n c ng nh ch c n ng, nhi m v c a
Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng

. Phũng l u tr c a Cụng ty

c thnh l p sau

khi cú Quy t nh thnh l p Trung tõm Thi t k tuy qui mụ khụng l n vỡ cựng
chung hon c nh c s v t ch t thi u th n c a ton cụng tr

ng, nh ng c ng

c

trang b y giỏ, k ti li u. Cựng v i s phỏt tri n c a cụng ty, n nay
20



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
phòng l u tr đã đ

c b trí riêng m t phòng, r ng kho ng 24 m2 t i t ng 1 ch a

kho ng *** m tài li u nh ng l i ch a đ

c ch nh lý. T ngày 11 tháng 04 n m

2002, công ty xây d ng và áp d ng h th ng qu n lý ch t l

ng theo tiêu chu n

qu c t ISO 9001: 2002 nên tài li u c a phòng b

c t ch c m t cách

riêng.

KIL
OBO
OKS
.CO

M

khoa h c. Kh i l

cđ uđ

ng tài li u khoa h c k thu t và tài li u hành chính đã đ

c tách

M c dù hi n nay công tác l u tr c a công ty ch a th c s đi vào quy c
nh ng v c b n nh ng đi u ki n cho m t phông l u tr đ
đ

c hình thành. Có đ

c t ch c khoa h c đã

c k t qu nh v y là do có s quan tâm c a lãnh đ o công

ty. C n c vào ch c n ng, nhi m v , quy n h n đ

c ghi trong quy t đ nh thành

l p, công ty đã có m t s qui đ nh v công tác l u tr mà quan tr ng nh t là vi c
xây d ng và áp d ng h th ng qu n lý ch t l
9001: 2002. Trong đó h
công tác l u tr .

ng theo tiêu chu n qu c t ISO

ng d n khá chi ti t v nghi p v công tác v n th và

2. Tình hình t ch c khoa h c và b o qu n tài li u l u tr
2.1. Công tác thu th p và b sung tài li u

Thu th p và b sung tài li u là m t khâu r t quan tr ng trong công tác l u tr
vì n u không có tài li u thì s không th th c hi n các khâu nghi p v khác nh :
Phân lo i tài li u, xác đ nh giá tr tài li u.

ây c ng là m t v n đ h t s c khó kh n

đ i v i công tác l u tr c a công ty hi n nay. Do ch c n ng, nhi m v và c c u t
ch c c a công ty có đ a bàn ho t đ ng r t r ng ch y u là các công trình thu đi n
nh : Thu đi n C n

n (T nh Bình Ph

c), thu đi n Sê San 3 (T nh Gia Lai),

thu đi n Pleikrông (T nh Kon Tum), thu đi n Bình

i n (Th a Thiên Hu ), thu

đi n S n La (T nh S n La), thu đi n Tuyên Quang (T nh Tuyên Quang)...; không
n đ nh nên vi c thu th p tài li u c a các chi nhánh, xí nghi p có tr s đóng t i các
công trình không th c hi n đ

c. Do v y tài li u l u tr ch y u là c a kh i c

quan công ty. Tài li u c a Trung tâm t v n 1 và tài li u c a Trung tâm t v n 2 thì

21



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
thu theo t ng h ng m c công trình. (Ví d : Công trình Thu đi n S n La: H ng
m c ...****); tài li u hành chính chuy n l u theo qui đ nh...****
2.2. Công tác phân lo i tài li u

KIL
OBO
OKS
.CO
M

Phân lo i tài li u l u tr là d a vào nh ng đ c tr ng c a tài li u trong phông
đ phân chia chúng thành các nhóm, s p x p tr t t các nhóm và đ n v b o qu n
trong t ng nhóm nh nh t, nh m m c đích đ s d ng thu n l i và có hi u qu tài
li u l u tr .

Khi ti n hành phân lo i tài li u c a b t c phông l u tr nào đ u c n ph i
xây d ng ph

ng án phân lo i đ xác đ nh vi c phân nhóm và tr t t s p x p tài

li u trong phông l u tr đó. Ph
tài li u trong phông đ

ng án phân lo i tài li u l u tr là b n kê các nhóm

c phân lo i và s p x p theo tr t t nh t đ nh dùng làm c n

c s p x p tài li u c a phông đó.

Công ty T v n Xây d ng Sông đà, ph
ph

ng án phân lo i đ

ng án C c u t ch c - Th i gian, áp d ng ph

phông tr

ch tđ

c áp d ng là

ng án này, tài li u trong

c phân nhóm theo c c u t ch c, sau đó tài li u l i đ

theo th i gian. Th i gian

đây đ

c phân

c tính theo n m. Phân lo i tài li u theo ph

án này không nh ng th hi n ho t đ ng c a c quan mà còn th hi n đ
đ ng c a t ng đ n v trong t ng th i gian c th . Ph

ng

c ho t

ng án này ph n ánh t

ng

đ i rõ c c u t ch c c a đ n v hình thành phông, ch c n ng, nhi m v c a t ng
đ n v t ch c, m i quan h gi a các tài li u hình thành trong quá trình ho t đ ng
c a đ n v đó th hi n m t cách rõ nét v m t lôgic và l ch s n i dung tài li u.
Ví d : Phông l u tr Công ty T v n Xây d ng Sông đà
2001

2002

Phòng TCHC

2003

P.D án....

P.TCKT

i v i Công ty T v n Xây d ng Sông
t ch c t

à t khi thành l p đ n nay c c u

ng đ i n đ nh, v ch c n ng nhi m v không có thay đ i l n và là m t

phông m tài li u v n đ

c b sung hàng n m. Vì v y phân lo i tài li u theo

22



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
ph

ng ỏn C c u t ch c - Th i gian m cụng ty ang ỏp d ng l h p lý nờn

c

duy trỡ cho nh ng n m sau.
2.3. Cụng tỏc xỏc nh giỏ tr ti li u

KIL
OBO
OKS
.CO
M

M i ti li u hỡnh thnh ra trong quỏ trỡnh ho t ng c a c quan khụng ph i

l u tr t t c m ch l a ch n l u tr nh ng ti li u cú giỏ tr thụng qua vi c xỏc
nh giỏ tr i v i cỏc ti li u ú.

Xỏc nh giỏ tr ti li u l d a trờn nguyờn t c, ph

ng phỏp v tiờu chu n

nh t nh nghiờn c u v qui nh th i gian b o qu n cho t ng lo i ti li u

c

hỡnh thnh trong quỏ trỡnh ho t ng c a c quan theo giỏ tr c a chỳng v cỏc m t
chớnh tr , kinh t , v n hoỏ, khoa h c v cỏc giỏ tr khỏc t ú l a ch n b sung
nh ng ti li u cú tr cho Phụng L u tr Qu c gia Vi t nam.
Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng


cụng tỏc xỏc nh giỏ tr ti li u c ng

c c p n trong quy t nh s :**** c a Giỏm c cụng ty v vi c ban hnh

qui nh m t s v n v cụng tỏc l u tr c a cụng ty. T i i u ** c a quy nh
ny ghi rừ: T t c h s , ti li u l u tr c a cụng ty ph i

c xỏc nh giỏ tr b ng

nghi p v khoa h c (theo nguyờn t c, theo tiờu chu n, ph

ng phỏp) theo quy nh

c a nh n

c v ỏp d ng theo quy trỡnh ISO 9001:2000. Tuy nhiờn cho n nay

Cụng ty v n ch a xõy d ng
nh cỏc b ng kờ, cỏc b ng h

c cỏc cụng c giỳp cho vi c xỏc nh giỏ tr ti li u

ng d n cụng tỏc l p h s , danh m c cỏc ti li u hu ,

danh m c cỏc ti li u b o qu n lõu di, v nh vi n...

i u ny gõy khú kh n cho vi c

tri n khai cỏc cụng tỏc ch nh lý khoa h c ti li u.

i v i ti li u khoa h c c a cỏc

phũng ban, n v thỡ h u nh m i ch lo i ti li u trựng th a, ti li u h t giỏ tr
nh gi y m i, thụng bỏo, l ch lm vi c tu n c a Lónh o... Cũn l i vỡ ch a cú h i
ng xỏc nh giỏ tr ti li u, ch a cú nh ng quy nh c th v giỏ tr cỏc lo i ti
li u (lo i no khụng c n gi l i, lo i no c n gi l i v gi l i trong th i gian bao
lõu...) nờn v c b n ti li u v n

c gi l i h t.

i u ny gõy nờn lóng phớ di n

tớch phũng kho, giỏ t ch a ti li u v gõy khụng ớt khú kh n cho vi c l p h s , tra

tỡm, s d ng ti li u.
23



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Trong th i gian t i cơng ty c n chú tr ng h n n a t i cơng tác xác đ nh giá
tr tài li u. B ph n l u tr cơng ty nên có k ho ch xây d ng b ng th i h n b o
qu n đ i v i các lo i tài li u và h

ng d n các phòng ban, đ n v trong vi c xác

KIL
OBO
OKS
.CO
M

đ nh giá tr tài li u.

Do đ c thù c a cơng ty là đ n v tr c ti p s n xu t kinh doanh nên tài li u v
m t v n đ có th

nhi u phòng khác nhau. Ví d cùng m t h s trình duy t v

mua thi t b thí nghi m cho Trung tâm thí nghi m nh ng có
ho ch (l p h p đ ng mua bán, l y báo giá),

phòng Tài chính k tốn ( duy t giá

ch n nhà cung c p, làm th t c v tài chính), có
theo dõi và qu n lý tài s n) và có

Phòng Kinh t k

Xí nghi p Thi t k C đi n đ

Trung tâm thí nghi m (đ theo dõi s d ng và tr

kh u hao theo quy đ nh c a B Tài chính) mà ngun t c là tài li u liên quan đ n
ch c n ng, nhi m v c a phòng ban, đ n v nào thì phòng ban, đ n v đó ph i gi đ
gi i quy t cơng vi c. Vì v y

Cơng ty T v n Xây d ng Sơng

tr ng m t b h s tài li u có th trùng th a

nhi u phòng.

à r t ph bi n tình

ây là tình tr ng chung

c a các c quan, đ n v s n xu t kinh doanh đi u này ch có th kh c ph c đ
tài li u c a các phòng ban, đ n v khi gi i quy t xong cơng vi c ph i đ
vào l u tr c đ nh c a cơng ty theo đúng quy đ nh c a Nhà n

c khi

c giao n p

c và c a cơng ty.

2.4. Cơng tác b o qu n tài li u l u tr
Do hi u đ

c t m quan tr ng c a cơng tác b o qu n tài li u, đ

tâm c a lãnh đ o cơng ty nên kho l u tr đ

c s quan

c trang b m t s trang thi t b b o

qu n tài li u nh : Giá s t, t s t đ tài li u, c p 3 dây, c p h p b ng nh a có ch t
l

ng cao cái nào h h ng đ u đ

c thay th k p th i, cán b nhi t tình và u

ngh . Vì phòng l u tr c a cơng ty n m

t ng 1 nên th

ng xun đ

quy trình phun thu c di t cơn trùng, thu c di t m i. Tuy ch a đ
đi u hồ, thơng gió nh ng h th ng đi n, ánh sáng, các ph
ch a cháy đ

c trang b đ y đ nên nhìn chung tài li u đ

m, m c, m i, m t.

24

c th c hi n

c trang b máy

ng ti n phòng cháy

c b o qu n t t khơng b



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
3. T ch c khai thỏc v s d ng ti li u l u tr
õy l m t trong nh ng n i dung quan tr ng nh t c a cụng tỏc l u tr . Ti
li u l u tr ph c v c l c cho ho t ng qu n lý c a lónh o cụng ty ph c v

KIL
OBO
OKS
.CO
M

k p th i cho hoat ng s n xu t kinh doanh c a ton cụng ty.

ph c v cho vi c

khai thỏc s d ng ti li u phũng T ch c hnh chớnh cú qui nh th t c m

n ti

li u, trong ú cú qui nh v th i gian v trỏch nhi m cỏ nhõn. Khi mu n m

n ti

li u ra kh i kho l u tr ph i cú gi y yờu c u cú ý ki n c a lónh o b ph n cú nhu
c u khai thỏc, s d ng v cú ý ki n c a lónh o cụng ty ( i v i ti li u quan tr ng
nh : b n v thi t k k thu t, thi t k thi cụng cỏc cụng trỡnh...) cũn i v i ti li u
hnh chớnh thụng th

ng (nh : Quy t nh phờ duy t, Gi y giao nhi m v ...) thỡ

ph i cú ý ki n c a Tr

ng phũng T ch c Hnh chớnh thỡ cỏn b l u tr m i th c

hi n th t c cho khai thỏc, s d ng ti li u v ng
m

im

n ph i ký nh n vo s

n ti li u h n th i gian tr ti li u khi ó khai thỏc xong (ỏp d ng bi u m u

BM-TCHC-11; BM-TCHC-12 trong h th ng qu n lý ch t l

ng theo tiờu chu n

qu c t : ISO 9001: 2000). Cỏc cụng c tra c u ch y u l: S cụng v n i, s cụng
v n n, t m c l c trong cỏc file l u ti li u, cỏc qui nh, n i qui s d ng ti li u
cũn cỏc b th , cỏc b sỏch h
cú.

ng d n khai thỏc s d ng ti li u l u tr thỡ ch a

Hi u qu c a vi c t ch c s d ng ti li u:

+ Giỳp cỏc cỏn b trong c quan cú ti li u nghiờn c u c i ti n khoa h c k thu t.
+ Giỳp cỏc phũng nghi p v , cỏc n v , cỏc on th cú s li u bỏo cỏo t ng
k t thnh tớch c a c quan.

+ L u tr cũn qu n lý 1300 h s cỏ nhõn, s b o hi m xó h i, s lao ng.
H s cỏ nhõn thỡ th
i u ng, t ng l

ng xuyờn

c b sung cỏc quy t nh b nhi m, mi n nhi m,

ng. Giỳp cho cụng tỏc gi i quy t ch chớnh sỏch c a ng

ng theo ỳng Lu t lao ng v ch chớnh sỏch c a
Cụng ty T v n Xõy d ng Sụng

ng v Nh n

i lao

c.

l doanh nghi p cú ch c n ng, nhi m v

l chuyờn t v n, thi t k k thu t, thi t k thi cụng, thi t k qui mụ, thi t k chi ti t
25