Sáng kiến kinh nghiệm công tác văn thư Giải pháp quản lý văn bản đi, đến ở trường tiểu học Trường Xuân 2 bằng thư điện tử

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO TÓM TẮT
SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN
DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN
_____________
Kính gửi: Ban thi đua – Khen thưởng huyện
I. SƠ LƯỢC BẢN THÂN
- Họ và tên: Lê Vũ Bình Năm sinh: 1983
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ:
- Chức năng nhiệm vụ được phân công: văn thư
- Đơn vị công tác: trường TH Trường Xuân 2
II. NỘI DUNG:
1. Nêu thực trạng tình hình của tập thể, các nhân trước khi lập thành tích, có
sáng kiến, giải pháp, đề tài nghiên cứu;
Trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào, công tác lưu trữ văn bản đóng vai trò vô
cùng quan trọng. Vì công tác lưu trữ văn bản giúp cho công tác điều hành, quản lý
của người đứng đầu cơ quan được kịp thời, nhanh chống, chính xác vì thế công tác
lưu trữ phải mang tính khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng tất
cả các lĩnh vực và có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá
sự phát triển của xã hội hiện đại, nơi mà con người đang thoát dần khỏi cách làm
việc thủ công, thô sơ và dần tiến tới áp dụng công nghệ thông tin trong tất cả các
lĩnh vực, để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
Từ khi được Ban giám hiệu phân công nhiệm vụ văn thư lưu trữ, tôi gặp rất
nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ và tìm kiếm văn bản, tốn rất nhiều thời gian
trong việc cập nhật, lưu trữ, đôi khi còn làm thất thoát văn bản.
Từ những hạn chế, khó khăn trên, tôi mạnh dạng cải tiến, sử dụng công nghệ
thông tin vào quá trình lưu trữ văn bản thay cho việc quản lý mang tính thủ công
thành quy trình “quản lý văn bản đi đến bằng thư điện tử”.
2. Tên sáng kiến và lĩnh vực áp dụng;

2.1. Tên sáng kiến :
“Giải pháp quản lý văn bản đi, đến ở trường tiểu học Trường Xuân 2 bằng thư
điện tử”.
2.2. Lĩnh vực áp dụng :
Áp dụng vào công tác văn thư lưu trữ trong trường tiểu học Trường Xuân 2.
3. Mô tả nội dung, bản chất của sáng kiến;
3.1 Quản lý văn bản đi:
Công tác soạn thảo và công tác lưu trữ văn bản đi là công việc quan trọng nhất
trong cơ quan, vì công tác lưu trữ tốt sẽ tạo cơ sở pháp lý cao, giúp cán bộ quản lý
điều hành tốt cơ quan, đơn vị. Muốn công tác quản lý văn bản đi mang tính khoa học
và đạt hiểu quả cao, giải pháp của bản thân tôi là tạo một thư mục mới mang tên
“Công văn đi”, trong thư mục “Công văn đi” tạo các thư mục con liên quan đến tên
gọi của từng loại văn bản. Tiến hành lưu trữ văn bản vừa soạn thảo vào các thư mục
con của thư mục “Công văn đi” theo tên, loại của văn bản.
Khi quá trình đăng ký và lưu trữ văn bản đi hoàn thành, tiến hành liên kết file
“Hyperlink” vừa lưu trữ, đến sổ quản lý văn bản đi trên máy tính. Thực hiện tốt giải
pháp này giúp tìm kiếm văn bản phục vụ cho công tác điều hành, quản lý của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, chỉ cần tìm trên sổ quản lý văn bản đi, chọn vào
tên loại văn bản mà ta đã liên kết file trên sổ quản lý văn bản trên máy tính.
Ví dụ minh họa :
Tìm kiếm công văn hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đẩu năm học
2013-2014 .
Chưa áp dụng sáng kiến:
Muốn tìm kiếm văn bản trên người làm công tác văn thư phải, mở sổ quản lí
văn bản đi xem số, ngày tháng năm đăng ký văn bản trên sổ quản lý văn bản đi, xem
văn bản được đăng ký vào ngày tháng năm nào. Tìm kiếm trong kho lưu trữ đúng
ngày tháng năm được đăng ký và tìm văn bản đúng theo yêu cầu.
Thực hiện công tác lưu trữ theo phương pháp này tốn rất nhiều thời gian tìm
kiếm và công sức, đôi khi văn bản còn thất lạc gây khó khăn cho công tác tra cứu về
sau.

Khi áp dụng sáng kiến:
Muốn tìm kiếm văn bản trên, người làm công tác văn thư chỉ cần xem sổ quản
lý văn bản đi trên máy, líp vào đúng tên văn bản cần tìm, văn bản sẽ hiển thị trên
máy do ta đã liên kết file “Hyperlink” khi đăng ký văn bản.
Khi thực hiện công tác lưu trữ theo sáng kiến này, tốn ít thời gian, chỉ cần một
thao tác đã tìm được văn bản, không để thất thoát văn bản tạo thuận lợi cho công tác
tra cứu về sau.
3.2. Quản lý văn bản đến:
Muốn thực hiện tốt công tác lưu trữ văn bản đến mang tính khoa học và đạt
hiệu quả cao, giải pháp của bản thân tôi là tạo một thư mục mới mang tên “Công văn
đến”, trong thư mục “Công văn đến” sẽ tạo các thư mục con liên quan đến tên gọi
của từng loại văn bản. Tiến hành Dowload các văn bản gửi từ mạng máy tính về và
lưu trữ vào các thư mục con của thư mục “Công văn đến” theo tên, loại của văn bản
Khi quá trình đăng ký và lưu trữ văn bản đến hoàn thành, tiến hành liên kết file
“Hyperlink” vừa Dowload đến sổ quản lý văn bản đến trên máy tính. Thực hiện tốt
giải pháp này giúp cho công tác tìm kiếm văn bản phục vụ cho công tác điều hành,
quản lý của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, chỉ cần tìm trên sổ quản lý văn
bản, chọn vào tên, loại văn bản mà ta đã liên kết file trên sổ quản lý văn bản trên
máy tính.
Ví dụ minh họa:
Tìm kiếm công văn hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đẩu năm học
2013-2014 của phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tháp Mười .
Chưa áp dụng sáng kiến:
Muốn tìm kiếm văn bản trên người làm công tác văn thư phải, mở sổ quản lí
văn bản đến xem số, ngày tháng năm đăng ký văn bản trên sổ quản lý văn bản đến,
xem văn bản được đăng ký vào ngày tháng năm nào. Tìm kiếm trong kho lưu trữ
đúng ngày tháng năm được đăng ký và tìm văn bản đúng theo yêu cầu.
Thực hiện công tác lưu trữ theo phương pháp này tốn rất nhiều thời gian tìm
kiếm và công sức, đôi khi văn bản còn thất lạc gây khó khăn cho công tác tra cứu về
sau.

Khi áp dụng sáng kiến:
Muốn tìm kiếm văn bản trên, người làm công tác văn thư chỉ cần xem sổ quản
lý văn bản đến trên máy, líp vào đúng tên văn bản cần tìm, văn bản sẽ hiển thị trên
máy do ta đã liên kết file “Hyperlink” khi đăng ký văn bản.
Khi thực hiện công tác lưu trữ theo sáng kiến này, tốn ít thời gian, chỉ cần một
thao tác đã tìm được văn bản, không để thất thoát văn bản giúp lưu trữ và cung cấp
các thông tin có giá trị pháp lý, phục vụ tốt cho công tác điều hành, quản lý của cơ
quan tổ chức.
4. Khả năng và phạm vi áp dụng sáng kiến:
Sáng kiến trên không những giúp cho cán bộ văn thư lưu trữ quản lý tốt văn
bản, tránh thất thoát, công tác tìm kiếm tốn ít thời gian mà sáng kiến này còn tạo cơ
sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý chỉ đạo, điều hành, quản lý cơ quan một cách tốt
nhất.
Sáng kiến này không những áp dụng tốt ở trường TH Trường Xuân 2 và các
trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông trong huyện mà nó còn có thể
áp dụng tốt trong các cơ quan hành chánh nhà nước trên địa bàn huyện Tháp Mười.
5. Nêu những lợi ích và hiệu quả mang lại khi nhân rộng sáng kiến:
Từ thực tế sáng kiến này được triển khai ở trường tiểu học Trường Xuân 2, có
thể khẳng định rằng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn
bản là công việc rất cần thiết, không thể tách rời, đối với người làm công tác văn thư
lưu trữ trong cơ quan tổ chức.
Khi áp dụng sáng kiến này, giúp cán bộ văn thư cập nhật các văn bản đã lưu trữ
một cách nhanh chóng, chính xác, tốn ít thời gian và hiệu quả của nó đem lại rất cao.
Tạo cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý, điều hành cơ quan một một cách nhanh
chóng và chính xác.
Sáng kiến này dễ thực hiện, không đòi hỏi người làm công tác văn thư phải có
trình độ cao về tin học, phần mềm quản lý văn bản có sẵn, không cần tạo phần mềm
quản lý văn bản mới, nhưng hiệu quả của sáng kiến đem lại rất cao.
Từ khi sáng kiến này được áp dụng vào quá trình công tác, công việc thực hiện
được nhanh chóng, chính xác, khoa học và mang lại hiệu quả cao hơn, công tác tìm

kiếm văn bản lưu trữ tốn ít thời gian hơn. Vì thế từ thực tế sáng kiến đã áp dụng vào
bản thân, tôi có thể khẳng định rằng sáng kiến này có thể nhân rộng và thực hiện tốt
cho cán bộ văn thư trong địa bàn huyện Tháp Mười và các cơ quan khác trong địa
bàn huyện.
Trên đây là sáng kiến “Giải pháp quản lý văn bản đi, đến ở trường tiểu học
Trường Xuân 2 bằng thư điện tử”. của bản thân tôi trong năm 2014.
Kính đề nghị Hội đồng xét duyệt sáng kiến xem xét, công nhận đề tài sáng kiến
cấp huyện./.
Thủ trưởng đơn vị
Trường Xuân, ngày 29 tháng 3
năm2014
Người báo cáo

Lê Vũ Bình