QUẢN LÝ DỰ ÁN WEBSITE KINH DOANH CUPCAKE

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
KHOA KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT MÁY TÍNH




BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC
QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ DỰ ÁN WEBSITE KINH DOANH CUPCAKE


CBGD: TS NGUYỄN HẢI QUÂN
HỌC VIÊN: TRƯƠNG ĐỖ HOÀNG (11320962)
VŨ THUÝ HẰNG (11326020)
LƯU MINH HUY (11320965)
TRƯƠNG NGUYỄN TRÚC MAI (11326115)







TP. HỒ CHÍ MINH
THÁNG 4 / 2012
2

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN WEBSITE KINH DOANH CUPCAKE 4

1. Giới thiệu về dự án: 4
1.1. Giới thiệu và mục đích của dự án tại công ty cupcakehome: 4
1.2. Thỏa hiệp giữa công ty và khách hàng: 4
2. Khảo sát và phân tích các chức năng của website cupcakehome.com: 5
3. Demo các chức năng chính của website: 6
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN 10
1. Phân tích tài chính, dự toán ngân sách và quản lý chi phí dự án đầu tư: 10
1.1. Phân tích tài chính: 10
2. Quản lý thời gian và nhân sự: 11
2.1. Quản lý thời gian dự án: 11
2.1.1. Xác định các hoạt động 11
2.1.2. Tính thời gian thực hiện công việc (PERT) 11
2.1.3. Sắp xếp trình tự các công việc 12
2.1.4. Ước lượng thời gian và nguồn lực 12
2.1.5. Kỹ thuật rút ngắn thời gian lịch biểu 12
2.2. Quản lý nhân sự dự án 12
2.2.1. Lập kế hoạch tổ chức 12
2.2.2. Thu nhận nhân viên 13
2.2.3. Phát triển đội nhóm 13
2.3. Các bước thực hiện 13
2.3.1. Yêu cầu thiết kế website 13
2.3.2. Danh sách các công việc 13
2.3.3. Chi phí ước tính: ~50 triệu 14
2.3.4. Thời gian ước tính: 3 tháng 14
2.3.5. Nhân lực: 4 người 14
2.4. Công cụ quản lý PERT, sơ đồ GANTT 14
2.4.1. PERT 14
2.4.2. Sơ đồ GANTT 15
Chương 3: QUẢN LÍ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN 18
1. Phân tích dòng chi phí của dự án 18

3

2. Kiểm soát chi phí của dự án 18
Chương 4: QUẢN LÍ RỦI RO CỦA DỰ ÁN 19
1. Xác định các rủi ro 19
2. Phân tích, đánh giá mức độ rủi ro 24
3. Quản lý rủi ro: 26
CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 27
1. Lập kế hoạch quản lý chất lượng Error! Bookmark not defined.
1.1. Chi phí cho quản lý chất lượng Error! Bookmark not defined.
1.2. Chi phí nội bộ Error! Bookmark not defined.
1.3. Chi phí bên ngoài Error! Bookmark not defined.
1.4. Chi phí ngăn ngừa Error! Bookmark not defined.
1.5. Chi phí kiểm soát chất lượng Error! Bookmark not defined.
2. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance) Error! Bookmark not defined.
2.1. Các vai trò trong quá trình đảm bảo chất lượng Error! Bookmark not defined.
2.2. Các hoạt động QA chính Error! Bookmark not defined.
3. Kiểm soát chất lượng (Quality Control) Error! Bookmark not defined.
3.1. Xây dựng kế hoạch kiểm thử: Error! Bookmark not defined.
3.2. Thực hiện kiểm thử Error! Bookmark not defined.
3.3. Báo cáo kiểm thử Error! Bookmark not defined.

4

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN WEBSITE KINH DOANH CUPCAKE
1. Giới thiệu về dự án:
1.1. Giới thiệu và mục đích của dự án tại công ty cupcakehome:
Dự án kinh doanh của cupcakehome sử dụng các hình thức đa dạng như kinh doanh truyền thống, website
trực tuyến và marketing trực tuyến trong phạm vi là nội thành TP. Hồ Chí Minh. Cụ thể hơn cho chiến
lược kinh doanh và quảng bá thương hiệu như sau:

- Kinh doanh truyền thống: công ty có một cửa hàng vật lý tại quận 3, và trực tiếp phục vụ
khách hàng từ 7h-22h. Việc đặt hàng có thể đặt trực tiếp tại cửa hàng hay qua điện thoại.
- Website trực tuyến: quảng cáo các loại bánh hiện đang được kinh doanh tại cửa hàng, và đưa
ra hình thức đặt hàng cupcake trực tuyến, trong thời gian đợi giao hàng, khách hàng có thể
thay đổi và hủy đơn đặt hàng đã lập. Khách hàng có thể ghé qua cửa hàng online này tại mọi
thời điểm, thời gian và lựa chọn hình thức đặt hàng và thanh toán online qua cổng thanh toán
nganluong.vn, vừa an toàn vừa nhanh chóng. Với nganluong.com, khách hàng có thể chọn
lựa hình thức thanh toán đa dạng như thẻ, chuyển khoản, ví điện tử … Và đây là 1 cổng thanh
toán giúp bảo vệ người mua và bán hàng tiện lợi.
- E-marketing: dùng các công cụ và hình thức marketing điện tử để liên kết giữa khách hàng và
công ty nhằm chia sẻ các thông tin, tự động hóa quy trình kinh doanh và phục vụ khách hàng
tốt hơn.
Mục đích:
- Giới thiệu và quảng bá về cửa hàng kinh doanh bánh tráng miệng Cupcake bao gồm:
giới thiệu về công ty, địa điểm kinh doanh, các hoạt động và các sản phẩm đang được kinh
doanh tại công ty.
- Hỗ trợ đặt hàng trực tuyến: website cho phép khách hàng chọn các sản phẩm yêu thích và
đặt hàng theo số lượng bất kì, chọn ngày, địa điểm giao hàng, phương pháp thanh toán.
Khách hàng có thể thay đổi đơn đặt hàng trước ngày giao hàng 1 ngày hay hủy đơn đặt hàng
trước ngày giao hàng 2 ngày, sau thời gian trên nhưng trước thời gian giao hàng, khách hàng
thay đổi đơn đặt hàng sẽ phải chịu mức phí là 5% giá trị hóa đơn, sau thời gian giao hàng thì
khách hàng không thể thay đổi hay hủy hóa đơn.
- Cung cấp dịch vụ dạy học trực tuyến: website cho phép khách hàng tạo tài khoản học viên,
trong tài khoản này sẽ quản lý các thông tin về tài khoản, khóa học làm bánh mà khách hàng
đã đăng kí (cung cấp sau khi khách hàng đóng học phí cho khóa học). Bên cạnh đó, khách
hàng có thể chọn mua các công thức làm bánh (recipe) theo sở thích.
- Recommandation system: xây dựng hệ thống gợi ý các sản phẩm hay bài giảng có liên quan
đến sở thích, nhu cầu của khách hàng. Khi khách hàng đăng nhập vào website, hệ thống thu
thập thông tin về sở thích của khách hàng thông qua việc chọn lựa sản phẩm lần đầu tiên, từ
đó hệ thống gợi ý các sản phẩm có liên quan như cùng loại hàng hay các sản phẩm tuân theo

xu hướng chung của các khách hàng đã mua trước đó. Đối với khách hàng đã giao dịch với
công ty thì khách hàng đã cung cấp thông tin qua quá trình đặt hàng ở lần giao dịch đầu tiên,
các lần đăng nhập sau sẽ nhận được lời chào đón và gợi ý các sản phẩm tiếp theo.
1.2. Thỏa hiệp giữa công ty và khách hàng:
5

Từ 1/2/2012 – 5/2/2012: 2 nhân viên IT và chủ cửa hàng cupcakehome làm việc với đội ngũ thiết kế
website tại công ty ABC về các nội dung sau: trình bày ý tưởng, thống nhất về nội dung trình bày và các
chức năng trên website …
Đảm bảo các yêu cầu thiết kế website cụ thể như sau:
- Giao diện website đẹp, bắt mắt, trẻ trung phù hợp với đối tượng sử dụng là giới trẻ (ứng với thị
trường mục tiêu mà cupcakehome nhắm tới là giới trẻ và nhân viên văn phòng.)
- Website trưng bày các sản phẩm bánh giúp cho khách hàng tham khảo, chọn lựa và công thức
làm bánh đối với khách hàng cần học.
- Có hỗ trợ đặt hàng (bánh hoặc công thức làm bánh) và thanh toán trực tuyến thông qua cổng
thanh toán trực tuyến nganluong.vn.
- Chỉ cho phép những ai là học viên (có đăng kí tham gia khóa học và được cấp tài khoản) truy cập
vào chức năng học trực tuyến và xem các bài giảng (dạng file, audio, video…), ngăn chặn các
hình thức ghi hình của những phần mềm khác để đảm bảo bản quyền sử dụng của cupcakehome.
- Có hệ thống gợi ý hiển thị các sản phẩm phù hợp nhu cầu và hành vi (giao dịch đã thực hiện)
trước đây của khách hàng, gợi ý các bài giảng phù hợp sở thích của học viên.
Thời gian thiết kế website là 4 tháng.
Lựa chọn webhosting phù hợp với nhu cầu về băng thông, độ an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ …
Database lưu trữ dữ liệu phải là Oracle, vì trong tương lai cupcakehome triển khai FaceCAP để xây dựng
mạng cộng đồng yêu thích cupcake trực tuyến.
2. Khảo sát và phân tích các chức năng của website cupcakehome.com:
- Module Quản lý nội dung – Trang, bài viết, video clips, ảnh, slideshow, tìm kiếm, …
+ Quản lý trang
+ Bài viết (tin)
+ Album ảnh

+ Audio, video (bài giảng online cho học viên)
+ Quản lý tài liệu (.doc, .pdf ) (bài giảng cho học viên)
+ Chức năng tìm kiếm
+ Chức năng hiển thị nâng cao
- Module Quản lý bán hàng (gồm bánh + công thức làm bánh) trên mạng – Bày hàng, giỏ hàng,
thanh toán online …
+ Product catalog (bày hàng)
+ Shopping cart (giỏ hàng)
+ Xem chi tiết sản phẩm
+ Thanh toán online: tích hợp cổng thanh toán nganluong.vn
+ Quản lý phương thức giao hàng
+ Thống kê bán hàng: đơn đặt hàng, doanh thu ngày / tháng, hàng bán chạy, tồn kho,…
+ Thống kê đơn hàng hủy
- Module Học trực tuyến:
6

+Đăng kí tham gia khóa học: có nhiều hình thức khóa học như trọn gói (dành cho học
viên bắt đầu), trọn 1 khóa (dành cho học viên học 1 khóa về 1 loại bánh nhất định), học
theo nhu cầu
+Ngăn chặn các hình thức ghi hình từ máy của người dùng
- Module quản lý quan hệ khách hàng
+ Quản lý tư vấn khách hàng (recommendation system) bao gồm quản lý hồ sơ, lịch sử
giao dịch của khách hàng, xây dựng các thuật toán nhằm phân tích hành vi, thói quen
mua hàng, giao diện các sản phẩm đề nghị (recommendation product) đẹp mắt và được
cập nhật thường xuyên
+ Quản lý khuyến mãi, thẻ hội viên
+Hệ thống thu thập ý kiến của khách hàng về sản phẩm thông qua các bảng câu hỏi nhỏ
được gửi tự động đến mail cá nhân của khách hàng sau khi thực hiện giao dịch với
cupcakehome, hoặc 1 số câu hỏi nhỏ được hiển thị sau khi khách hàng đặt hàng thành
công được cập nhật liên tục …

- Module quản lý nhóm & người dùng – Superadmin, admin, mod, thành viên, …
+ Phân quyền Superadmin
+ Phân quyền admin / mod
+ Phân quyền khách hàng
+ Phân quyền thành viên học viên
- Module Tiện ích – Ngôn ngữ, công cụ nhập liệu, xử lý ảnh, chat, kết nối mạng xã hội, …
+ Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ (Việt / English / …)
+ Công cụ nhập liệu trực quan
+ Tự động chỉnh kích cỡ ảnh
+ Hỗ trợ trực tuyến
+Có kết nối với mạng xã hội như Facebook, Badoo …
+Forum dịch vụ hỗ trợ khách hàng trực tuyến: nơi thu thập ý kiến phản hồi của khách
hàng và là nơi trao đổi sở thích về bánh …
- Module Bảo mật – Mã hóa, Captcha, SSL, cảnh báo sự cố,
+ Mã hóa thông tin tài khoản người dùng theo thuật toán riêng
+ Sử dụng ký tự nhận dạng con người (CAPTCHA)
+ Xác minh thành viên, phê duyệt nội dung
+ Xác thực qua email
+ Quản lý lịch sử đăng nhập của thành viên
+ Quản lý toàn bộ lịch sử của website
+ Khả năng cảnh báo của website khi gặp sự cố
3. Demo các chức năng chính của website:
Sau đây là 1 số template (của các dự án đã thực hiện trước đây) để phác thảo giao diện chính của website.
Module quản lý nội dung
7



Hình 1: Template của Module quản lý nội dung
Module quản lý bán hàng:

8


Hình 2: Template của Module quản lý bán hàng
Module học trực tuyến:

Hình 3: Template của Module học trực tuyến
Module quản lý quan hệ khách hàng:
9


Module Tiện ích – Ngôn ngữ, công cụ nhập liệu, xử lý ảnh, chat, kết nối mạng xã hội, …


Hình 4: Template của Module quản lý nội dung
10

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
1. Phân tích tài chính, dự toán ngân sách và quản lý chi phí dự án đầu tư:
1.1. Phân tích tài chính:
Suất chiết khấu (tương đương lãi suất cho vay của ngân hàng thương mại): 15%/năm
Lạm phát được dự báo bởi Ngân Hàng Thế Giới (WB) năm 2012 là 10.5%/năm
Suất chiết khấu đã điều chỉnh lạm phát R
L
= (1 + 15) (1 + 10.5) – 1=27%/năm ~ 0.0225/tháng
Bảng tính doanh thu: đvt: VND
Module Quản lý nội dung – Trang
3,000,000
Module Quản lý bán hàng

9,000,000
Module Học trực tuyến
10,000,000
Module quản lý quan hệ khách hàng
20,000,000
Module quản lý nhóm & người dùng
3,000,000
Module Tiện ích – Ngôn ngữ
7,000,000
Module Bảo mật – Mã hóa
8,000,000
Tổng cộng:
60,000,000
Bảng tính chi phí trong 3 tháng: đvt: VND
Nhân công: 4x5,000,000VNDx3 tháng (do 1
nhân viên có thể tham gia nhiều dự án khác nhau)
25,000,000
Máy móc, thiết bị (nếu phát sinh sẽ do khách
hàng thanh toán)
10,000,000
Thuê công ty/tổng số dự án đang có
5,000,000
Điện, nước, các chi phí khác/tổng số dự án đang
có
500,000
Tổng cộng
40,500,000
Tính toán giá trị hiện tại thuần - NPV:
PROJECT
Tháng 0

Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3
Doanh thu
0
6,000,000
15,000,000
49,000,000
Chi phí
10000000
11,000,000
11,000,000
8,500,000
Dòng tiền
-10,000,000
-5,000,000
4,000,000
30,500,000
NPV
17,082,108.04



NPV>0 → Sau khi trừ đi suất chiết khấu là 2.25%/tháng thì dự án vẫn có lời.
Thời gian hòa vốn:
PROJECT
Tháng 0
Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3

NCF
-10,000,000
-5,000,000
4,000,000
30,500,000
NCF tích lũy
-10,000,000
-15,000,000
-11,000,000
19,500,000
PP=2+


=1.5 tháng
Vậy sau 1,5 tháng là hòa vốn.
11


Hình 5: Thời gian hoàn vốn
Hệ số thu nhập trên đầu tư - ROI:
ROI=


=72,8%
2. Quản lý thời gian và nhân sự:
2.1. Quản lý thời gian dự án:
Gồm những quy trình bảo đảm hoàn tất dự án đúng hạn. Những quy trình này bao gồm:
 Xác định các hoạt động.
 Tính thời gian cho mỗi hoạt động.
 Sắp thứ tự các hoạt động.

 Ước lượng thời gian và nguồn lực cho dự án
 Điều khiển lịch biểu.
2.1.1. Xác định các hoạt động
- Inputs:
Phạm vi, mục tiêu, yêu cầu, môi trường (chính sách, thủ tục, các điều kiện ràng
buộc).
- Outputs:
Danh sách các công việc cần phải làm: định danh, mô tả phạm vi công việc, phụ
thuộc, nguồn lực cần thiết.
Danh sách các mốc đánh giá (milestone list).
- Tools and Techniques
WBS
Templates: sử dụng danh sách công việc của các dự án tương tự.
Planning: lập danh sách công việc dựa trên các công việc cơ bản đã biết.
2.1.2. Tính thời gian thực hiện công việc (PERT)
- Dựa trên năng lực trung bình của nhóm dự án, phương pháp thực hiện, công cụ trợ giúp
và môi trường.
- Inputs
Yêu cầu (phạm vi) công việc.
-100%
-50%
0%
50%
100%
1 2 3 4
Series2
Series1
12

Nguồn lực cho công việc. Gồm cấu trúc (loại) nguồn lực, mức độ của từng loại,

thời điểm và thời gian sử dụng được, cường độ thực hiện,…
Các rủi ro dự kiến và các giả định, ràng buộc.
Ước tính chi phí của dự án.
- Outputs
Thời gian để thực hiện công việc. Ước tính trung bình (và chênh lệch) dựa trên
nguồn lực hiện có.
2.1.3. Sắp xếp trình tự các công việc
- Inputs
Danh sách các công việc, và các mốc đánh giá.
Thời gian thực hiện từng công việc.
Phạm vi dự án và các yêu cầu, ràng buộc.
- Outputs
Lược đồ công việc của dự án (Project Schedule Network Diagrams). vd: PERT-
AON/AOA
2.1.4. Ước lượng thời gian và nguồn lực
- Inputs
Danh sách công việc, lược đồ công việc.
Nguồn lực sử dụng được cho dự án. Đây là việc mô tả về những loại nguồn lực
mà dự án có thể sử dụng một phần hoặc toàn bộ cho các hoạt động của nó, gồm
loại, số lượng, tính chất, thời gian điểm sẵn sàng, …
- Outputs
Nguồn lực mà dự án sẽ sử dụng. Đây là việc đòi hỏi nguồn lực mà dự án sẽ sử
dụng, gồm loại, số lượng, tính chất, thời điểm cần dùng, thời gian, mức độ,…
Project Schedules: PERT charts, Gantt charts, Resource charts, CMP (Critical
Path Method)…
2.1.5. Kỹ thuật rút ngắn thời gian lịch biểu
- Rút ngắn thời gian các công việc tới hạn bằng cách bổ sung tài nguyên hoặc thay đổi
phạm vi
 Crashing: rút ngắn lịch biểu nhiều nhất với chi phí gia tăng bé nhất
 Fast tracking: thực hiện song song hoặc chồng lên nhau

2.2. Quản lý nhân sự dự án
Bao gồm các quá trình đòi hỏi phải sử dụng hiệu quả nhất con người liên quan đến dự án. Các quá
trình bao gồm:
 Lập kế hoạch tổ chức.
 Thu nhận nhân viên.
 Phát triển đội nhóm.
2.2.1. Lập kế hoạch tổ chức
- Việc lập kế hoạch tổ chức bao gồm các chức năng sau:
 Lập sơ đồ tổ chức nhân sự dự án.
 Xác định công việc và phân công trách nhiệm.
- Các kỹ thuật hỗ trợ trong việc lập kế hoạch:
 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM: Responsibility Assignment Matrix).
 Nhật đồ tài nguyên - nguồn nhân lực.
13

2.2.2. Thu nhận nhân viên
- Kế hoạch bố trí nhân sự và các bước tuyển dụng nhân viên tốt rất quan trọng cho việc
thu nhận nhân viên, như một sự khích lệ cho việc tuyển dụng và giữ chân nhân viên.
- Một số tổ chức cho phép nhân viên của họ làm việc ở nhà như là một sự khích lệ.
- Nghiên cứu cho thấy rằng nhân viên bỏ việc bởi vì họ không làm được cái gì khác biệt,
họ không được công nhận, không học được điều gì mới, không thích đồng sự, và muốn
kiếm nhiều tiền hơn.
2.2.3. Phát triển đội nhóm
- Nó giúp làm việc đồng đội hoàn thành tốt hầu hết các dự án.
- Huấn luyện có thể giúp họ hiểu bản thân mình, hiểu nhau, và biết làm thế nào để làm
việc tốt hơn trong nhóm.
- Các hoạt động xây dựng nhóm bao gồm:
 Thử thách về thể chất
 Các công cụ chỉ ra các sở thích tâm lý.
2.3. Các bước thực hiện

2.3.1. Yêu cầu thiết kế website
- Giao diện đẹp, bắt mắt
- Website trưng bày các sản phẩm bánh và công thức làm bánh đang được bán
- Có hỗ trợ đặt hàng (bánh hoặc công thức làm bánh) và thanh toán trưc tuyến thông qua
cổng ngân lượng
- Cho phép những ai là học viên truy cập và xem các bài giảng trực tuyến (dạng file,
audio, video…)
- Có hệ thống gợi ý hiển thị các sản phẩm phù hợp nhu cầu của khách hàng, gợi ý các bài
giảng phù hợp nhu cầu của học viên
2.3.2. Danh sách các công việc
a. Tìm hiểu yêu cầu khách hàng
b. Phân tích yêu cầu
c. Lựa chọn và đăng ký tên miền
d. Thiết kế giao diện theo yêu cầu
e. Duyệt giao diện
f. Thiết kế cơ sở dữ liệu
g. Lập tài liệu hướng dẫn
h. Lập trình cho các module của website
i. Testing tổng duyệt:
j. Xử lý yêu cầu hệ thống
- Web Hosting
14

- Database
- Hosting
k. Nghiệm thu trang web
2.3.3. Chi phí ước tính: ~50 triệu
2.3.4. Thời gian ước tính: 3 tháng
2.3.5. Nhân lực: 4 người
2.4. Công cụ quản lý PERT, sơ đồ GANTT

2.4.1. PERT
Công việc
Phụ thuộc
MO
ML
MP
ET
1. Tìm hiểu yêu cầu

1
3
5
3
2. Phân tích yêu cầu
1
6
8
10
8
3. Đăng ký tên miền website
1
1
1
1
1
4. Thiết kế giao diện theo yêu cầu
2
4
6
8

6
5. Duyệt giao diện (ý kiến khách hàng)
4
1
2
3
2
6. Thiết kế cơ sở dữ liệu
5
2
3
4
3
7. Lập tài liệu hướng dẫn
6
3
5
7
5
8. Lập trình cho các module phần mềm website
6
45
53
61
53
9. Testing tổng duyệt
8
1
3
5

3
10. Cài đặt hệ thống
3, 7, 9
1
1
1
1
11. Nghiệm thu
10
1
1
1
1

15


Hình 6: Sơ đồ Pert của dự án
- Chiều dài đường 1-3-10-11: 3+1+1+1=5 ngày
- Chiều dài đường 1-2-4-5-6-7-10-11: 3+8+6+2+3+5+1+1=29 ngày
- Chiều dài đường 1-2-4-5-6-8-9-10-11: 3+8+6+2+3+53+3+1+1=80 ngày. Đây cũng là
đường dẫn tới hạn của sơ đồ
2.4.2. Sơ đồ GANTT
Thông tin dự án:
- Thời gian làm việc: 8h – 12h và 13h – 17h từ thứ 2 đến thứ 6, thứ 7 và chủ nhật được
nghỉ
- Tổng thời gian thực hiện dự án: 80 ngày làm việc

16

Hình 7: Sơ đồ Gantt (dùng công cụ Microsoft Project 2003)

17

18

Chương 3: QUẢN LÍ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
1. Phân tích dòng chi phí của dự án
Căn cứ vào tổng chi phí thực hiện được ước lượng
(1) Nhân công: 4 x 5 tr x 4 tháng
(do 1 nhân viên có thể tham gia nhiều dự
án khác nhau)
25,000,000
(2) Máy móc, thiết bị (nếu phát sinh sẽ do
khách hàng thanh toán)
10,000,000
(3) Thuê công ty/tổng số dự án đang có
5,000,000
(4) Điện, nước, các chi phí khác/tổng số dự
án đang có
500,000
Tổng cộng
40,500,000

(1) Dự án được thực hiện bởi 1 team leader và 2 thành viên, trong đó, để thực hiện cho dự án này
Nhóm thực
hiện



Vị trí
Công việc chính
Hỗ trợ
Ghi chú

1 team leader
Giám sát, theo dõi, liên hệ
với khách hàng, đáp ứng các
yêu cầu, thực hiện 1 số
module chính
Ba thành viên
còn lại, báo cáo
tiến độ lên cấp
trên; giải quyết
thắc mắc của
khách hàng
50% cho dự án, còn lại 50%
cho dự án khác
2 phó nhóm
Hỗ trợ trưởng nhóm trong
các module quan trọng, thực
hiện các module, giám sát
tiến độ
Hỗ trợ trưởng
nhóm, báo cáo
khách hàng
50% cho dự án, còn lại 50%
cho dự án khác
3 thành viên 1
Thực hiện các module
Hoàn tất các
module theo
yêu cầu
30% cho dự án, còn lại 70%
cho dự án khác

4 thành viên 2
Thực hiện các module
Hoàn tất các
module theo
yêu cầu
30% cho dự án, còn lại 70%
cho dự án khác
Tổng cộng
40% nhân lực của nhóm 4 này sẽ phục vụ cho việc thực thi dự án này trong 3
tháng. Ước tính chi phí hằng tháng cho dự án về nhân lực:
trung bình 5tr x 4 x 40% = 8tr VND

Các chi phí phát sinh trong quá trình giao dịch với khách hàng:
- Chi phí đi lại và phát sinh của nhóm 4: ngân sách cho dự án này 1tr/tháng
- Chi phí giao dịch qua các phương tiện khác: ngân sách cho dự án này 0.4 tr/tháng
2. Kiểm soát chi phí của dự án
19

Dự án chủ yếu liên quan đến việc phẩn bổ nguồn nhân lực hiện có nên cần chú ý kiểm soát phần công
việc của các nhân viên liên quan trong việc phân bổ thời gian thực hiện dự án này cũng như làm các công
việc khác.
Bên cạnh đó còn có các chi phí về mặt bằng sử dụng làm việc; chi phí do sử dụng điện, nước; chi phí
quản lí; chi phí sử dụng thiết bị, … được ước tính vào khoảng (theo thứ tự liệt kê): 2 tr + 0.2 tr + 2 tr + 3
tr = 7.2 tr /tháng
Như vậy cần kiểm soát chi phí cho dự án này theo ước lượng là 8 tr + 7.2 tr = 15.2 tr/tháng.
Trong đó, chi phí nhân công trực tiếp là 8 tr/tháng, phần còn lại cần được kiểm soát trong chi phí chung.
Chương 4: QUẢN LÍ RỦI RO CỦA DỰ ÁN
1. Xác định các rủi ro
Bản chất website là công cụ marketing. Do đó yêu cầu đặt ra là phải phục vụ và thu hút người xem.
Căn cứ vào vòng đời của 1 website thì cần lưu ý 2 quá trình sau:

- Quá trình xây dựng
- Quá trình bảo trì
Sử dụng framework Work System Framework của Steven Alter 2003:

Do đó sẽ có những rủi ro sau liên quan đến 9 yếu tố sau như mô hình bên trên. Dựa vào đó, có bảng nhận
diện rủi ro như sau:
20

Các
yếu tố
Các nhân tố rủi ro điển hình và các
kết quả tiêu cực
Nhân
tố
Pha xây dựng
Nhân
tố
Pha bảo trì
Công
việc
thực tế
Nhân tố rủi ro:




- Thiết kế quy trình nghiệp vụ “tồi”
A01
Quy trình thiết kế
"tồi"

B01
Không nắm được
phần bảo trì
- Không tương xứng giữa thực tế
công việc và các yếu tố của hệ thống
công việc
A02
Chuẩn bị nhân lực
không tương xứng
B02
Không có nhân lực
- Không tương xứng giữa các nguồn
lực trong việc hỗ trợ thực tế công việc




- Không tướng xứng trong cơ chế
điều hành và kiểm soát các quy trình
nghiệp vụ
A03
Vấn đề kiểm soát
dự án


Kết quả tiêu cực:

- Các kết quả không như mong
muốn cho các vấn đề liên quan đến:




o năng suất




o sự nhất quán




o hiệu suất




o chu kì tính toán




o và các thông số đo lường khác, …

Các
thành
phần
tham
gia
Nhân tố rủi ro:




- Không phù hợp giữa nhà quản lí
và các người lãnh đạo
A04
Đội nhóm không
ăn ý


- Không tương xứng giữa các kĩ
năng và sự hiểu biết
A05
Thiếu hiểu biết về
việc cần làm
B03
Không hiểu biết
- Thiếu động lực và sự quan tâm

- Không có năng lực hoặc không sẵn
lòng làm việc cùng nhau để giải quyết
các mâu thuẫn




- Không phù hợp giữa đặc điểm của
người làm và tính chất của công việc




Kết quả tiêu cực:




- Các kết quả không như mong
muốn cho các vấn đề liên quan đến:




o năng suất




o sự nhất quán

o hiệu suất




o chu kì tính toán




21

o và các thông số đo lường khác,…




- Các vấn đề cá nhân




Thông
tin
Nhân tố rủi ro:

- Không tương xứng về chất lượng
thông tin




- Không tương xứng về việc tiếp cận
thông tin


B04
Không rõ pha xây
dựng trước đó
- Không tương xứng về việc trình
bày thông tin
A06
Thiếu kinh nghiệm
trong quản lí Web


- Không tương xứng về việc bảo
mật thông tin
A07
Thiếu kinh nghiệm
trong bảo mật
B05
Thiếu kinh nghiệm

trong bảo mật
Kết quả tiêu cực:




- Các kết quả không như mong
muốn cho các vấn đề liên quan đến:




o năng suất




o sự nhất quán




o hiệu suất




o chu kì tính toán

o và các thông số đo lường khác,…




- Sự thất vọng (frustration) của các
thành phần tham gia




- Thông tin bị mất hay bị đánh cắp





Các
yếu tố
Các nhân tố rủi ro điển hình và các
kết quả tiêu cực
Nhân
tố
Pha xây dựng
Nhân
tố
Pha bảo trì
Công

nghệ
Nhân tố rủi ro:




- Công nghệ khó hoặc không có khả
năng sử dụng
A08
Thiếu kinh nghiệm
trong sử dụng công
nghệ xây dựng
web
B06
Thiếu kinh nghiệm
- Hiệu quả của công nghệ không phù
hợp với các yêu cầu của quy trình nghiệp
vụ




- Phần cứng hoặc phần mềm có lỗ
hổng (bug) có thể làm giảm hiệu quả hay
hiệu lực của hệ thống công việc (work
system)
A09
Thiếu cái nhìn tổng
quan về phần cứng
và phần mềm

B07
Thiếu kinh nghiệm
bảo trì về tính
tương thích
22

- Tính không tương thích của công
nghệ được sử dụng
A10
Thiếu kinh nghiệm
thực tiễn trong
phần cứng và phần
mềm về vấn đề
tương thích
B08
Thiếu kinh nghiệm
thực tiễn trong bảo
trì phần cứng và
phần mềm về vấn
đề tương thích
Kết quả tiêu cực:




- Các kết quả không như mong
muốn cho các vấn đề liên quan đến:

o năng suất




o sự nhất quán




o hiệu suất




o chu kì tính toán




o và các thông số đo lường khác,…




- Sự thất vọng (frustration) của các
thành phần tham gia

Sản
phẩm
và dịch
vụ
Nhân tố rủi ro:




- Hê thống cung cấp sản phẩm hay
dịch vụ không tương xứng vế mặt chất
lượng, chi phí cho khách hàng
A11
Chất lượng SP
không đáp ứng yêu
cầu khách hàng
B09
Khả năng bảo trì
không được
- Sản phẩm hay dịch vụ không là cái
khách hang cần
A12
Làm theo ý của cá
nhân , không theo
yêu cầu
B10
Không rõ là bảo trì
cái gì

Kết quả tiêu cực:




- Khách hang sẽ không sử dụng sản
phẩm, tìm thay thế




- Phàn nàn của khách hang về sản
phẩm, dịch vụ.




-




Khách
hàng
Nhân tố rủi ro:




- Bất đồng trong các yêu cầu cũng

như các kì vọng về sản phẩm, dịch vụ
với khách hang
A13
Không hiểu khách
hàng cần gì
B11
Không hiểu khách
hàng cần gì
- Các khó khăn trong việc sử dụng
và thích nghi đối với các sản phẩm, dịch
vụ của hệ thống công việc (work system)




Kết quả tiêu cực:




- Khách hang sẽ không sử dụng sản
phẩm, tìm thay thế




23

- Phàn nàn của khách hang về sản
phẩm, dịch vụ.

Các
yếu tố
Các nhân tố rủi ro điển hình và các
kết quả tiêu cực
Nhân
tố
Pha xây dựng
Nhân
tố
Pha bảo trì
Môi
trường
Nhân tố rủi ro:




- Thiếu sự hỗ trợ và quan tâm của
ban quản lí
A14
Không giám sát,
bỏ cho nhóm tự
làm
B12
Thiếu giám sát

- Không nhất quán trong văn hóa tổ
chức
A15
Quản lí công việc
cho nhóm dưới
con mắt của cấp
trên không đầy đủ


- Thiếu tính phù hợp với thực tế với
môi trường xung quanh




- Mức độ rối loạn và xao lãng cao




Kết quả tiêu cực:




- Giảm bớt hiệu suất của hệ thống
do thiếu sự hỗ trợ

Hạ
tầng
Nhân tố rủi ro:




- Hạ tầng nhân lực không đáp ứng
được việc hỗ trợ hệ thống
A16
Trình độ nhân lực
không đủ
B13
Nhân lực thiếu
kinh nghiệm
- Hạ tầng kỹ thuật không đáp ứng
được việc hỗ trợ hệ thống
A17
Điều kiện CSVC
không đủ


- Hạ tầng hệ thống thông tin không
đáp ứng được việc hỗ trợ hệ thống




Kết quả tiêu cực:

- Giảm bớt hiệu suất của hệ thống
do sự không phù hợp về sự hỗ trợ có thể
có được từ hạ tầng




Các
chiến
lược
Nhân tố rủi ro:




- Không tương thích giữa hệ thống
công việc (work system) và các chiến
lược của tổ chức
Ắ
Xem nhẹ dự án
B14
Không coi là quan
trọng
- Không tương xứng giữa chiến
lược hệ thống công việc (work system)
cho việc đạt được mục tiêu của nó.

Kết quả tiêu cực:




24

- Kết quả: không có hiệu quả cho hệ
thống công việc (work system)





2. Phân tích, đánh giá mức độ rủi ro
Sử dụng phân tích FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) để phân tích, đánh giá các rủi ro tiềm tàng.
Bắt đầu với các bảng dung để nhận diện:
- Mức độ nghiêm trọng (S)
- Sự xuất hiện của các nhân tố xem xét (O)
- Khả năng phát hiện vấn đề (D)
Bảng 1: Đánh giá mức độ nghiêm trọng (S)
Số thứ tự
Thuật ngữ
Mô tả
Xếp hạng
1

Rất nghiêm trọng
Không thực hiện được
5
2
Nghiêm trọng
Có thể hoạt động được, nhưng hiệu suất thấp, khách hàng
không hài lòng
4
3
Lớn
Hoạt động được nhưng cầm chừng
3
4
Nhỏ
Hoạt động được nhưng với hiệu suất không cao
2
5
Không đáng kể
Có thể chấp nhận được
1

Bảng 2: Đánh giá sự xuất hiện (O)
Số thứ tự
Thuật ngữ
Tỉ lệ lỗi
Xếp hạng
1
Thường xuyên
>40%
5

2
Có thể xảy ra
7%
4
3
Thỉnh thoảng
0.12%
3
4
Hiếm khi xảy ra
0.012%
2
5
Không thể
<0.001%
1

Bảng 3: Đánh giá khả năng phát hiện (D)
Số thứ tự
Suggested Range of Detection Methods
Xếp hạng
1
Không thể phát hiện được
5
2
Cần nỗ lực để phát hiện
4
3
Khả năng phát hiện thấp
3

4
Phát hiện được nhưng cần quan sát
2
5
Dễ dàng phát hiện được
1

Thực hiện việc đánh giá năng lực thực tế của Nhóm dự án và công ty để có kết quả:
25


Nguy cơ tiềm tàng

Nghiêm trọng
Khả năng xuất hiện
Khả năng phát hiện
Đánh giá
A01
Quy trình thiết kế "tồi"

2
1
1
2
A02
Chuẩn bị nhân lực không tương xứng

1
2
2

4
A03
Vấn đề kiểm soát dự án

3
1
4
12
A04
Đội nhóm không ăn ý

2
3
3
18
A05
Thiếu hiểu biết về việc cần làm

2
2
5
20
A06
Thiếu kinh nghiệm trong quản lí Web

3
5
1
15
A07

Thiếu kinh nghiệm trong bảo mật

3
4
4
48
A08
Thiếu kinh nghiệm trong sử dụng công
nghệ xây dựng web

1
5
2
10
A09
Thiếu cái nhìn tổng quan về phần cứng
và phần mềm

3
4
5
60
A10
Thiếu kinh nghiệm thực tiễn trong
phần cứng và phần mềm về vấn đề
tương thích

5
4
3

60
A11
Chất lượng SP không đáp ứng yêu cầu
khách hàng

3
3
4
36
A12
Làm theo ý của cá nhân , không theo
yêu cầu

3
1
2
6
A13
Không hiểu khách hàng cần gì

5
4
2
40
A14
Không giám sát, bỏ cho nhóm tự làm

5
2
3

30
A15
Quản lí công việc cho nhóm dưới con
mắt của cấp trên không đầy đủ

2
1
4
8
A16
Trình độ nhân lực không đủ

1
2
3
6
A17
Điều kiện CSVC không đủ

2
1
3
6
A18
Xem nhẹ dự án

2
4
1
8

B01
Không nắm được phần bảo trì

1
1
5
5
B02
Không có nhân lực

2
4
2
16
B03
Không hiểu biết

3
5
3
45
B04
Không rõ pha xây dựng trước đó

4
3
5
60
B05
Thiếu kinh nghiệm trong bảo mật

5
1
1
5
B06
Thiếu kinh nghiệm

4
2
5
40
B07
Thiếu kinh nghiệm bảo trì về tính
tương thích

3
2
1
6
B08
Thiếu kinh nghiệm thực tiễn trong bảo
trì phần cứng và phần mềm về vấn đề
tương thích

2
4
5
40