Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị INTIMEX

Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
MỤC LỤC
Tổng quan về đề tài 1
1.1 Khái quát về Intimex 1
1.2 Giới thiệu về hệ thống siêu thị Intimex 1
1.3 Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong siêu thị 1
1.3.1 Nghiệp vụ nhập hàng: 1
1.3.2 Nghiệp vụ bán hàng: 2
1.3.3 Nghiệp vụ báo cáo thống kê: 2
1.4 Quy trình nghiệp vụ 3
1.4.1 Nhập hàng 3
1.4.2 Bán hàng 4
1.4.3 Báo cáo thống kê 5
1.5 Các yêu cầu của hệ thống thông tin 5
1.5.1 Các yêu cầu chức năng 5
1.5.2 Yêu cầu phi chức năng 6
1.5.3 Yêu cầu hệ thống 6
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng của hệ thống siêu thị Intimex 7
1.6 Các tác nhân và chức năng của hệ thống 7
1.6.1 Các tác nhân của hệ thống 7
1.6.2 Các chức năng của hệ thống 7
1.7 Liệt kê các hồ sơ 8
1.8 Biểu đồ phân rã chức năng (Bussiness Functional Diagram – BFD) 8
1.9 Lưu đồ công việc 9
1.10 Biểu đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) 10
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.10.1 Mức ngữ cảnh 10
1.10.2 Mức 0 10
1.11 Biểu diễn tiến trình bằng ngôn ngữ có cấu trúc và dạng quyết định 11
1.11.1 Ngôn ngữ có cấu trúc 11
1.11.2 Dạng quyết định 12

1.12 Các biểu mẫu, báo cáo 13
1.12.1 Phiếu xuất 13
1.12.2 Hóa đơn bán hàng 13
1.12.3 Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ 14
1.13 Mô hình ER 15
1.14 Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ 16
1.14.1 Bảng giá mặt hàng 16
1.14.2 Bán hàng 16
1.14.3 Khách hàng 16
1.14.4 Nhân viên 16
1.14.5 Nhà cung cấp 16
1.14.6 Nhập hàng 16
1.14.7 Tài khoản 16
1.15 Chuẩn hóa các quan hệ 16
1.15.1 Bán hàng 16
1.15.2 Nhập hàng 17
1.16 Lược đồ quan hệ 17
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
Tổng quan về đề tài
1.1 Khái quát về Intimex
Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex, tên gọi trước đây là Công ty Cổ phần Xuất
nhập khẩu Intimex chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 07 năm 2006. Hệ thống
siêu thị Intimex với 10 siêu thị ở miền Bắc và miền Trung, tại Hà Nội gồm có 6 siêu thị,
tại Miền Trung có 4 siêu thị với định hướng kinh doanh gắn với phát triển thị trường nội
địa, công ty hoạch định chương trình chiếm lĩnh thị trường nội địa bằng việc phát triển
chuỗi siêu thị trên địa bàn cả nước. Hệ thống siêu thị Intimex với trang thiết bị hiện đại
và đội ngũ nhân viên giỏi, giàu kinh nghiệm luôn mang đến sự hài lòng cho khách hàng
trên cả nước.
1.2 Giới thiệu về hệ thống siêu thị Intimex
Hiện nay siêu thị Intimex đang sử dụng phần mềm DSMart để quản lý hệ thống bán

hàng của siêu thị. Theo thống kê, hàng ngày các nhân viên bán hàng phải tiếp nhận một
số lượng lớn các yêu cầu mua hàng của khách hàng. Vào những dịp lễ tết thì số mẫu tin
còn tăng gấp nhiều lần so với ngày thường. Vì vậy, hệ thống phải cho phép nhân viên bán
hàng lập hoá đơn tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng có thể đáp ứng tốt được
yêu cầu thanh toán cho khách hàng. Và trong tương lai có thể đáp ứng được nhu cầu mở
rộng của siêu thị.
Ban giám đốc siêu thị Intimex luôn có nhu cầu muốn thống kê tình hình mua bán tại
siêu thị với nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng hiện tại vẫn chỉ nhận được báo cáo về doanh
thu.
Ưu điểm của hệ thống là quản lý được số lượng lớn các dữ liệu cần lưu trữ.
1.3 Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong siêu thị.
1.3.1 Nghiệp vụ nhập hàng:
Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng thời
kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn trong danh
mục chưa. Nếu chưa có thông tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa được nhập tức đây là mặt
được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy đủ thông tin của nhà cung cấp và hàng hóa.
Trong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà cung cấp hoặc thông tin hàng thì nhân viên chỉ
Trang 1
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
cần tạo danh mục cho thông tin còn thiếu. Khi đã có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập
hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu. Khi phiếu nhập được lập
xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
Nếu là nhà cung cấp thường xuyên, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu
nhập và cập nhật hàng hóa vào cơ sở dữ liệu. Để nhập hàng dựa vào báo giá nhà cung cấp
và thống kê lượng hàng tồn. Khi nhập hàng về, nhân viên quản lý kiểm tra, ký nhận,
thanh toán, rồi cập nhật vào cơ sở dữ liệu, nhân viên phân loại hàng, dán giá bán và đưa
vào từng gian hàng theo chủng loại hàng.
1.3.2 Nghiệp vụ bán hàng:
Khi khách đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận
yêu cầu thanh toán. Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch không, nếu không có

mã vạch nhân viên này sẽ yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các quầy hàng
kiểm tra lại mã hàng. Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền và lập hóa đơn cho
khách hàng. Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng và lưu trữ lại. Số lượng hàng
trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
1.3.3 Nghiệp vụ báo cáo thống kê:
Cuối mỗi ngày hay mỗi kỳ hoạt động, nhân viên tin học sẽ chịu trách nhiệm lập báo
cáo dựa trên các thông tin về hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất. Thống kê hàng
xuất, hàng nhập, hàng tồn. Thống kê định kỳ, theo ngày, để có kế hoạch nhập hàng. Theo
dõi thống kê hàng xuất, hàng nhập. Thống kê hàng còn lại trên quầy, thống kê theo ca, để
bàn giao thay ca.
Trang 2
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.4 Quy trình nghiệp vụ
1.4.1 Nhập hàng
Trang 3
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.4.2 Bán hàng
Trang 4
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.4.3 Báo cáo thống kê
1.5 Các yêu cầu của hệ thống thông tin
1.5.1 Các yêu cầu chức năng
− Chức năng quản trị hệ thống: Phân quyền cho các nhân viên trong công ty để dễ
quản lý hơn và có thể truy trách nhiệm nếu xảy ra sự cố.
− Chức năng cập nhật danh mục: cho phép cập nhật và quản lý các danh mục trong
hệ thống.
− Chức năng xuất hàng từ kho lên quầy: Cập nhật các thông tin về hàng hóa (tên
hàng hóa, số lượng, ngày xuất, người nhận hàng ).
− Chức năng quản lý bán hàng trên quầy: Đến cuối ngày sẽ thực hiện việc kiểm kê
số lượng hàng hóa còn lại trên quầy, số hàng đã được bán đi.

− Chức năng thống kê, báo cáo:
• Thống kê hàng xuất : Thống kê số lượng mặt hàng đã xuất trong thời gian
qua.
• Thống kê hàng bán: Trong thời gian qua thì các mặt hàng nào đã được bán
ra.
• Thống kê doanh thu: Thồng kê doanh thu bán hàng hóa trong thời gian qua.
− Chức năng tra cứu sản phẩm: hỗ trợ để giúp người dùng biết thêm chi tiết về sản
phẩm còn hoặc hết trên quầy, đơn giá,…
Trang 5
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.5.2 Yêu cầu phi chức năng
− Cung cấp giao diên người dùng thân thiện, dễ thao tác.
− Chương trình chạy ổn định, chính xác, hiệu năng và an toàn.
− Các thành viên có thể truy cập vào hệ thống và sử dụng hệ thống tùy theo quyền
hạn của từng người
− Khối lượng lưu trữ dữ liệu lớn.
− Nhiều người truy cập đồng thời.
− Thời gian đáp ứng lâu dài.
1.5.3 Yêu cầu hệ thống
− Chương trình chạy trên hệ điều hành Windows
− Dữ liệu được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Trang 6
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng của hệ thống siêu thị Intimex
1.6 Các tác nhân và chức năng của hệ thống
1.6.1 Các tác nhân của hệ thống
− Nhân viên : Là người thường xuyên và trực tiếp tác động vào hệ thống lập phiếu
xuất và hóa đơn bán hàng của Siêu thị. Ngoài ra nhân viên còn thực hiện công việc
thống kê báo cáo theo định kỳ.
− Nhà quản lý (administrator): là người lãnh đạo công ty, người có quyền cao nhất

trong hệ thống. Có thể cấp quyền cho các nhân viên truy cập vào hệ thống.
1.6.2 Các chức năng của hệ thống
− Chức năng quản trị hệ thống
• Đăng nhập
• Thay đổi mật khẩu
• Phân quyền
• Thoát
− Chức năng quản lý hệ thống
• Cập nhật thông tin khách hàng
• Cập nhật thông tin nhà cung cấp
• Cập nhật thông tin mặt hàng
• Cập nhật thông tin nhân viên
− Chức năng quản lý xuất hàng, bán hàng
• Lập phiếu xuất, in phiếu xuất
• Lập hóa đơn bán hàng, in hóa đơn bán hàng.
− Chức năng thống kê báo cáo
• Lập phiếu thống kê theo hàng xuất
• Lập phiếu thống kê theo hàng bán
• Lập phiếu thống kê theo doanh thu
• In phiếu thống kê
Trang 7
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.7 Liệt kê các hồ sơ
− Báo giá ( thông tin mặt hàng)
− Đơn mua hàng
− Phiếu giao
− Phiếu nhập
− Hóa đơn thanh toán
− Bảng giá các mặt hàng
− Thông tin mặt hàng

− Hóa đơn thanh toán
− Thống kê hàng nhập
− Thống kê hàng xuất
− Thống kê hàng tồn
− Báo cáo thống kê
− Nhà cung cấp
− Nhân viên
− Khách hàng
1.8 Biểu đồ phân rã chức năng (Bussiness Functional Diagram – BFD)
Hình 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý bán hàng siêu thị
Trang 8
Quản lý siêu thị
Nhập hàng
Lập đơn đặt hàng
Theo dõi hàng
Viết phiếu nhập
Thanh toán
Thống kê
Hàng nhập
Hàng xuất
Hàng tồn
Báo cáo
Bán hàng
Kiểm tra hàng
Lập hđ thanh toán
Thanh toán
Quản lý
Nhà phân phối
Nhân viên
Thông tin khách

Quản lý quầy
Hàng nhập
Hàng xuất
Hàng tồn
Báo cáo
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.9 Lưu đồ công việc
Trang 9
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.10 Biểu đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)
1.10.1 Mức ngữ cảnh
1.10.2 Mức 0
Trang 10
Nhà cung cấp
Khách hàng
H h.đ thanh toán
1.0
Nhập
hàng
Thanh toán
D Phiếu nhập
A t.t mặt hàng
E h.đ thanh toán
C Phiếu giao
F Bảng giá mặt hàng
2.0
Bán
hàng
G t.t mặt hàng
Thanh toán

Sự cố
Phản hồi
3.0
Thống
kê
t.k hàng nhập I
t.k hàng xuất K
t.k hàng tồn L
4.0
Quản
Lý quầy
Nhà cung cấp N
Nhân viên O
y.c báo cáo
Báo cáo
Báo cáo M
Đơn mua hàng B
Quản lý
Nhà cung cấp
Phản hồi
Sự cố
t.t mặt hàng
h.đ thanh toán
Tạo
h.đ giao
Đọc
Tạo
Đọc
Tạo
t.t mặt hàng

Đọc
Đọc
Tạo
H h.đ thanh toán
Đọc
Đọc
Tạo
Tạo
Tạo
Tạo
5.0
Quản
lý
Khách hàng P

Cập nhật
Cập nhật
Cập nhật
Báo cáo M
Đọc
E h.đ thanh toán
t.k hàng nhập I
t.k hàng xuất K
t.k hàng tồn L
Cập nhật
Cập nhật
Cập nhật
Đọc
Báo cáo M
Tạo

Đọc
Quản lý
0
HT
Quản lý
Siêu thị
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Khách
Kt số mặt hàng
Kt giá các mặt hàng
Thông tin mặt hàng
Hóa đơn thanh toán
Thanh toán
Sự cố
Phản hồi
Nhà cung
cấp
Thông tin mặt hàng
Đơn mua hàng
Hóa đơn giao hàng
Kt
Sự cố
Phản hồi
Phiếu nhập
Hóa đơn thanh toán
Thanh toán
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.11 Biểu diễn tiến trình bằng ngôn ngữ có cấu trúc và dạng quyết định.
1.11.1 Ngôn ngữ có cấu trúc

1.11.1.1 Nhập hàng
Read (thông tin mặt hàng, thống kê hàng tồn)
If (Có nhu cầu nhập và hàng đạt yêu cầu) Then
Create (Đơn đặt hàng)
EndIf
Read (Phiếu giao)
If (Đúng với đơn đặt hàng) Then
Create (Phiếu thu)
EndIf
1.11.1.2 Bán hàng
Read (thông tin mặt hàng, Bảng giá mặt hàng)
If (Đúng) Then
Create (Hóa đơn thanh toán)
EndIf
1.11.1.3 Thống kê
Read (Hóa đơn thanh toán mua hàng)
If (Hợp lệ) Then
Create (Thống kê hàng nhập)
EndIf
Read (Hóa đơn thanh toán bán hàng)
If (Hợp lệ) Then
Create (Thống kê hàng xuất)
EndIf
Read (Thống kê hàng xuất, Thống kê hàng nhập)
If (Hợp lệ) Then
Create (Thống kê hàng tồn)
EndIf
Trang 11
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.11.2 Dạng quyết định

Nhập hàng
Bán hàng
Thống kê
Trang 12
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.12 Các biểu mẫu, báo cáo.
1.12.1 Phiếu xuất
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày…… tháng…….năm……
Đơn vị: Số:
Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ:
Xuất tại kho (ngăn lô): Lý do:
Số
TT
TÊN VẬT TƯ SẢN
PHẨM
Mã
số
Đơn
vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
Cộng:
Tổng số lượng (viết bằng chữ):…………………………………………………………
Số chứng từ kèm theo:…………………………………………………………………

Ngày… tháng… năm 20 …
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)(Ký, đóng dấu, họ tên)
1.12.2 Hóa đơn bán hàng
HÓA ĐƠN Mẫu số :…………
GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006N
Liên 3:Nội bộ No:0070689
Trang 13
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
Ngày …. tháng …. năm 20….
Đơn vị bán hàng :Siêu thị INTIMEX
Địa chỉ : 69 Hoàng Diệu –Đà Nẵng
Số tài khoản :
Điện thoại: 05113215876 MS:…………………………….
Họ và tên người mua hàng :………………………………………………………
Tên đơn vị : ………………………………………………………………………
Địa chỉ :………………………………………………………………………………
Số tài khoản :1223839
Hình thức thanh toán:……………………… MS:………………………………
Số
TT
TÊN VẬT TƯ SẢN
PHẨM
Mã
số
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D 3 4
Cộng:

Thuế suất GTGT: ……………% Tiền thuế GTGT: ……………………….
Tổng cộng tiền thanh toán: ………………………………………
Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………….
Ngày… tháng… năm 20 …
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
1.12.3 Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ
BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ
(Ngày ….Tháng…Năm…)
Trang 14
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
Tên cơ sở kinh doanh:
Địa chỉ:
Họ tên người bán hàng;
Địa chỉ nơi bán:
STT
Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn
giá
Doanh thu có
thuế suất
Thuế suất
VAT
A B C 1 2 3 4
Tổng cộng tiền:

Tổng số tiền bằng chữ:
Ngày …Tháng…Năm 20…
Người bán
(Ký, họ tên)
1.13 Mô hình ER
Trang 15
Mã KH Tên KH Số TK
Địa Chỉ
ĐT
Mã NCC Tên NCC
Hàng hóa
Khách hàng
Bán
hàng
Nhà cung cấp
Nhập
hàng
Số TK
Địa Chỉ
ĐT
Mã KH
Mã NV
Số PN
Mã NV
Mã MHSP Bán
Mã NCC
Mã MH
Ngày Nhập
SL
Giá

Mã MH
Ngày Bán
SL Bán
Tên MH
ĐV Tính
Giá Ngày SX
Hạn SD
SL Tồn
Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.14 Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ
1.14.1 Bảng giá mặt hàng
BảngGiáMH (Mã MH, Tên MH, ĐV Tính, Giá, Ngày SX, Hạn SD, SL Tồn)
1.14.2 Bán hàng
BánHàng (SP Bán, Mã MH, Mã KH, Mã NV, Ngày Bán, SL Bán)
1.14.3 Khách hàng
KháchHàng (Mã KH, Tên KH, Số TK, Địa Chỉ, ĐT)
1.14.4 Nhân viên
NhânViên (Mã NV, Tên NV, Ngày Sinh, Giới Tính, Số CMND, Địa Chỉ, ĐT, Chức
Vụ, Ngày Vào Làm)
1.14.5 Nhà cung cấp
NhàCC (Mã NCC, Tên NCC, Số TK, Địa Chỉ, ĐT)
1.14.6 Nhập hàng
NhậpHàng (SP Nhập, Mã MH, Mã NCC, Mã NV, Ngày Nhập, SL Nhập, Giá)
1.14.7 Tài khoản
TK(Mã NV, UserName, PassWord, QLNH, QLBH, QLTK, QL)
1.15 Chuẩn hóa các quan hệ
1.15.1 Bán hàng
DòngHàng(SP Bán, Mã MH, SL Bán)
PhiếuHàng(SP Bán, Mã KH, Mã NV, Ngày Bán)
Trang 16

Phân tích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị Intimex
1.15.2 Nhập hàng
DòngHàng(SP Nhập, Mã MH, SL Nhập, Giá)
PhiếuNhập(SP Nhập, Mã NCC, Mã NV, Ngày Nhập)
1.16 Lược đồ quan hệ
Trang 17
Nhân Viên
# Mã NV
Khách Hàng
# Mã KH
NCC
# Mã NCC
Phiếu Hàng
# SP Bán
Mã KH
Mã NV
Phiếu Nhập
# SP Nhập
Mã NCC
Mã NV