Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại trung tâm thương mại INTIMEX

1
LỜI NĨI ĐẦU

Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, phân cơng lao
động của từng nước cũng như trên phạm vi quốc tế ngày càng cao và gắn bó với
nhau. Xu thế tồn cầu hố trong sản xuất và lưu thơng hàng hố đòi hỏi mọi
quốc gia, mọi tập đồn cũng như mọi cá nhân khơng thể đứng ngồi. Trong bối
cảnh kinh tế thế giới hiện nay, một nền kinh tế đóng cửa khơng thể phát triển
được. Cách đó chỉ kéo dài sự nghèo đói và bần cùng hố. Nhận thức được vấn
đề đó, tại đại hội Đảng VI (1986) Đảng ta đã chủ trương chuyển nền kinh tế từ
cơ chế xã hội hố tập trung sang xây dựng nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị
trường có sự quản lý của nhà nước. Việc chuyển đổi nền kinh tế tạo ra cho các
doanh nghiệp nhiều cơ hội làm ăn mới nhưng cũng nhiều thách thức mới. Các
doanh nghiệp phải hoạt động trong mơi trường cạnh tranh gay gắt. Việc mua
hàng và bán hàng khơng còn theo kế hoạch của nhà nước. Doanh nghiệp phải tự
lo tất cả các vấn đề từ hoạt động nghiên cứu thị trường cho đến hoạt động tạo
nguồn, mua hàng, bán hàng... Nhiệm vụ chủ yếu của các DNTM là đảm bảo
cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những hàng hố đủ về số lượng, tốt về chất
lượng, kịp thời gian u cầu và thuận lợi cho khách hàng. Chỉ có thực hiện tốt
nhiệm vụ này DNTM mới có thể thu hút được khách hàng và đứng vững trên thị
trường. Nhưng để làm được điều này các DNTM phải thực hiện tốt cơng tác tạo
nguồn hàng của doanh nghiệp. Cơng tác mua hàng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt
động bán hàng của doanh nghiệp. Nếu khơng có nguồn hàng doanh nghiệp
khơng thể kinh doanh được. Mặt khác, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp
với u cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi,
kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hố, đồng thời đảm bảo uy tín với
khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên tục, ổn định và
tránh đứt đoạn. Khơng những thế, cơng tác tạo nguồn hàng tốt còn giúp doanh
nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí, có lợi nhuận để phát triển và
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
2

m rng hot ng kinh doanh, tng thu nhp cho ngi lao ng v thc hin
y ngha v vi Nh nc.
Lm th no hot ng to ngun mua hng cú hiu qu v phỏt huy
c vai trũ quan trng ca nú? Qua thi gian thc tp ti Trung tõm Thng
mi INTIMEX, tụi ó quan tõm v nhn thy nhiu vn tớch cc v hn ch
trong hot ng kinh doanh ca Trung tõm, c bit l hot ng to ngun v
mua hng vỡ õy l hot ng quan trng cú nh hng trc tip ti cỏc hot
ng khỏc. ti: "Mt s bin phỏp hon thin hot ng to ngun mua
hng ti Trung tõm Thng mi INTIMEX - Cụng ty xut nhp khu
INTIMEX" c nờu ra vi mong mun gii quyt vn trờn.
i tng nghiờn cu ca ti l cụng tỏc m bo ngun hng cho hot
ng kinh doanh ca Doanh nghip v phm vi nghiờn cu ca ti c gii
hn trong vic phõn tớch hot ng to ngun mua hng cho hot ng kinh
doanh ni a ca Trung tõm Thng mi INTIMEX trong thi gian qua (t
1999-2000).
Mc ớch nghiờn cu ca ti l trờn c s lý lun v hot ng to
ngun mua hng tin hnh phõn tớch hot ng to ngun mua hng ca
Trung tõm trong thi gian qua v a ra nhng nhn xột ỏnh giỏ v hot ng
ny. Trờn c s lý lun v nhng phõn tớch ỏnh giỏ ú, tin hnh xõy dng cỏc
gii phỏp nhm hon thin hot ng to ngun, mua hng, to ra ngun hng
n nh, phong phỳ, cú cht lng, vi giỏ c thp nht cho Trung tõm Thng
mi INTIMEX trong thi gian ti.
Phng phỏp nghiờn cu ca ti: Thụng qua vic thng kờ, tng hp s
liu tin hnh phõn tớch, so sỏnh, d bỏo t ú a ra nhng ỏnh giỏ v h
thng cỏc gii phỏp nhm hon thin hot ng to ngun, mua hng ti Trung
tõm Thng mi INTIMEX.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
3
Chương I: Nguồn hàng và nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng của các
doanh nghiệp thương mại.

I.Vai trò của cơng tác tạo nguồn và mua hàng ở các DNTM.
I.1. Nguồn hàng của các DNTM.
I.1.1.Quan niệm về nguồn hàng.
Nguồn hàng của các doanh nghiệp là tồn bộ khối lượng và cơ cấu hàng
hố thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua được trong kỳ
kế hoạch.
Như vậy, nguồn hàng của doanh nghiệp khơng bao gồm tất cả những hàng
hố trên thị trường mà nó chỉ giới hạn ở những hàng hố phù hợp với nhu cầu
của khách hàng trong kỳ kế hoạch về khối lượng, cơ cấu mặt hàng và chủng loại
quy cách cụ thể. Và những hàng hố này phải nằm trong cân đối kế hoạch kinh
doanh của doanh nghiệp, đồng thời đã hoặc chắc chắn có trong kỳ kế hoạch.
I.1.2. Phân loại nguồn hàng.
Người ta có thể đứng từ nhiều giác độ khác nhau để phân tích và phân loại
nguồn hàng. Về cơ bản có thể phân loại nguồn hàng theo những cách sau:
I.1.2.1. Theo mức độ quen thuộc của nguồn hàng.
Phân loại theo tiêu thức này người ta có thể chia nguồn hàng thành các
nguồn hàng truyền thống và nguồn hàng mới.
Nguồn hàng truyền thống là những hàng hố mà doanh nghiệp đã kinh
doanh nhiều năm và có nhà cung cấp ổn định về những hàng hố đó. Nguồn
hàng này có ưu điểm là doanh nghiệp có nhiều hiểu biết về hàng hố, về mức độ
tiêu thụ hàng hố trên thị trường và có quan hệ thân thiết với nhà cung cấp. Do
đó doanh nghiệp có thể tạo ra sự ổn định lâu dài cho nguồn hàng, cũng như sẽ có
khả năng được hưởng nhiều dịch vụ hơn từ phía nhà cung cấp. Với các nhà cung
cấp truyền thống doanh nghiệp có thể được hưởng nhiều ưu đãi hơn về chiết
khấu, được ưu tiên mua hàng trong trường hợp hàng hố khan hiếm. Chính vì
những lý do đó mà các doanh nghiệp ln cố gắng giữ mối quan hệ tốt với các
nhà cung cấp truyền thống và biến các nguồn cung cấp mới thành nguồn cung
cấp truyền thống.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
4

Nguồn hàng mới bao gồm những hàng hố mà doanh nghiệp khai thác từ
những nhà cung cấp mới. Nguồn hàng này chưa ổn định nhiều khi mang tính
chất tình huống. Nhưng trong một số trường hợp thì đây là nguồn hàng ổn định
trong tương lai nếu như doanh nghiệp biết cách khai thác.
I.1.2.2. Theo suất xứ của hàng hố.
Phân loại theo tiêu thức này, nguồn hàng gồm có nguồn hàng được sản
xuất trong nước và nguồn hàng nhập khẩu.
Nguồn hàng sản xuất trong nước bao gồm những hàng hố do các đơn vị
sản xuất trong nước sản xuất ra. Ưu điểm của nguồn hàng này là DNTM có thể
chủ động tìm hiểu khả năng sản xuất về chất lượng, quy cách, mẫu mã, kiểu
dáng sản phẩm cũng như tiến độ giao hàng, các điều kiện tiếp nhận vận chuyển
đơn giản. Tuy nhiên nguồn hàng trong nước chất lượng chưa cao, mẫu mã thiếu
sự da dạng và chưa thật phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, giá cả còn cao so
với sản phẩm cùng loại trên thế giới.
Nguồn hàng nhập khẩu: những hàng hố trong nước chưa sản xuất được
hoặc sản xuất khơng đủ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng được nhập khẩu từ
nước ngồi. Những hàng hố này thường có chất lượng tốt, mẫu mã kiểu dáng
đẹp, phong phú, hấp dẫn người tiêu dùng. Nhưng để có được nguồn hàng này
DNTM phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp và gặp nhiều khó khăn trong
cơng tác nghiên cứu thị trường nước ngồi cũng như tìm hiểu về khả năng cung
cấp hàng hố của thị trường nước ngồi. Khi quan hệ với các thương nhân nước
ngồi doanh nghiệp phải chú ý tới các vấn đề mang tính văn hố dân tộc, các
phong tục tập qn, tâm lý của bạn hàng nước ngồi... Việc đàm phán, ký kết
hợp đồng và thực hiện hợp đồng cũng phức tạp hơn so với những quan hệ mua -
bán trong nước.
I.1.2.3. Theo mức độ ổn định của nguồn hàng.
Theo tiêu thức này, người ta có thể phân nguồn hàng thành hai loại:
nguồn hàng hố được cung cấp theo hợp đồng dài hạn và nguồn hàng hố mang
tính chất tình huống.
Nguồn hàng được cung cấp theo hợp đồng dài hạn: tất cả những hàng hố

mà doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng mua - bán dài hạn từ một năm trở lên
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
5
đều được xếp vào loại này. Đây là nguồn hàng rất quan trọng và có ảnh hưởng
lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nó thể hiện sự ổn định của
nguồn cung cấp. Trong chiến lược phát triển nguồn hàng của DNTM, việc tạo ra
nguồn hàng ổn định thơng qua các hợp đồng dài hạn là một nội dung rất quan
trọng và là trọng tâm của chiến lược phát triển nguồn hàng.
Nguồn hàng mang tính chất tính huống: thực chất đây là nguồn hàng được
khai thác thơng qua các hợp đồng mua bán chỉ mang tính chất tình huống.
Doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ mua - bán một lần và sau đó thì khơng còn
quan hệ trở lại trong một thời gian dài. Nguồn hàng này thường chỉ có trong
những trường hợp đặc biệt và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong nguồn hàng của
DNTM.
I.1.2.4. Phân loại nguồn hàng theo tiêu thức nhà cung cấp.
Theo tiêu thức này DNTM có thể chia nguồn hàng theo từng nhà cung
cấp: nhà cung cấp lớn, nhỏ, nhà cung cấp truyền thống, nhà cung cấp mới. Khi
phân loại theo tiêu thưac này, doanh nghiệp sẽ biết được khả năng khai thác
hàng hố từ từng nhà cung cấp là bao nhiêu, cũng như thấy được sự ảnh hưởng
của từng nhà cung cấp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh
nghiệp sẽ có thể đưa ra các chính sách phù hợp để duy trì mối quan hệ với các
nhà cung cấp
Ngồi những cách phân loại trên người ta có thể phân loại nguồn hàng
theo những tiêu thức sản phẩm, mối quan hệ với nguồn hàng, ...
I.2. Vai trò của nguồn hàng và cơng tác tạo nguồn mua hàng ở DNTM.
I.2.1. Quan niệm về hoạt động tạo nguồn và mua hàng.
Hoạt động tạo nguồn mua hàng là tồn bộ những nghiệp vụ nhằm tạo ra
nguồn hàng phù hợp về cơ cấu, tốt về chất lượng, đồng bộ và kịp thời theo theo
đúng nhu cầu của khách hàng.
I.2.2. Vai trò của nguồn hàng và cơng tác tạo nguồn, mua hàng ở DNTM.

Trong kinh doanh thương mại, tạo nguồn mua hàng là hai hoạt động
nghiệp vụ đầu tiên, mở đầu cho hoạt động lưu thơng hàng hố. Nó có ảnh hưởng
trực tiếp tới hoạt động bán hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
6
Một sự thay đơỉ q mức của "đầu vào" sẽ ảnh hưởng đến "giá đầu vào", "chi
phí", "thời điểm cung cấp hàng hố ", "khối lượng cung cấp" đã được tính đến ở
"đầu ra". Việc khơng kiểm sốt được sự ổn định về nguồn cung cấp có thể phá
vỡ tồn bộ chương trình kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy sự ổn định của
nguồn cung cấp hàng hố là một tiềm lực quan trọng của doanh nghiệp. Tầm
quan trọng của nguồn hàng và cơng tác tạo nguồn hàng còn được thể hiện ở các
vai trò cụ thể sau:
Thứ nhất, nguồn hàng là điều kiện khơng thể thiếu của hoạt động kinh
doanh. Nếu khơng có nguồn hàng thì hoạt động kinh doanh khơng thể tiến hành
được. Nhưng để hoạt động kinh doanh tiến hành tốt thì nguồn hàng phải tốt.
Nghĩa là nguồn hàng phải đảm bảo được các u cầu về số lượng, chất lượng, cơ
cấu, tính đồng bộ so với nhu cầu của khách hàng.
Thứ hai, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với u cầu của khách
hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời gian, đẩy
nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hố, vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán
hàng nhanh chóng, đồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung
ứng hàng hố diễn ra liên tục, ổn định tránh đứt đoạn.
Thứ ba, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh
doanh có hiệu quả: giảm chi phí đầu vào, thu hồi vốn nhanh, có tiền để bù đắp
chi phí cho kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng kinh doanh.
Thứ tư, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt giúp cho doanh nghiệp cân đối
được cung - cầu về mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
Thứ năm, nguồn hàng là phương tiện để các doanh nghiệp cạnh tranh với
nhau. Các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau trên nhiều phương diện khác
nhau như giá cả, sản phẩm, dịch vụ,... Một nguồn hàng tốt và ổn định khơng

những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với những đối thủ khác trên phương
diện giá cả mà còn trên phương diện sản phẩm. Đó chính là sự độc đáo, đa dạng
của sản phẩm cũng như sự ổn định về việc cung cấp hàng hố cho người tiêu
dùng của nhà thương mại. Đây là phương tiện quan trọng để thu hút sự chú ý
của khách hàng tới các sản phẩm của doanh nghiệp.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
7
Nh vy, i vi cỏc DNTM mun phỏt trin v m rng kinh doanh,
vic bo m ngun hng cht lng tt, ngun hng cung ng n nh lõu di,
giỏ c phi chng l iu kin m bo cho s phỏt trin ca doanh nghip.
II. Ni dung ca hot ng to ngun v mua hng.
Kinh doanh thng mi l u t tin ca cụng sc vo hot ng mua,
bỏn hng hoỏ dch v kim li. Ngha l kinh doanh thng mi phi thc
hin hot ng mua bỏn, mua hng khụng phi tiờu dựng m bỏn li
cho ngi tiờu dựng trờn th trng. Cng ging nh cỏc n v sn xut, cỏc
DNTM hot ng trờn th trng "u vo" nhm chun b y cỏc yu t
u vo cho kinh doanh nh vn kinh doanh, sc lao ng v quan trng nht l
hng hoỏ, dch v tho món nhu cu ca khỏch hng. Xột v chc nng v
mc ớch ca hot ng kinh doanh, bỏn hng l im xut phỏt, l hot ng
kinh doanh c bn, chi phi cỏc hot ng khỏc nh to ngun, mua hng,
nghiờn cu th trng, vn dng marketing... Cũn to ngun, mua hng thc
cht l hot ng nhm m bo ngun hng u vo cho kinh doanh. To
ngun, mua hng l hai hot ng khỏc nhau nhng cú mi liờn kt cht ch vi
nhau trong ''chui xớch" ca hot ng m bo ngun hng cho kinh doanh.
To ngun l i xỏc nh ngi cung cp hng hoỏ v cỏc iu kin
m bo cú hng.Yờu cu v cng chớnh l mc tiờu ca hot ng to ngun l
to ra ngun hng phong phỳ, n nh, giỏ hp lý, cht lng tt, phự hp vi
th hiu ngi tiờu dựng.
Mua hng l hnh vi thng mi nhm chuyn i hỡnh thỏi giỏ tr t tin
sang hng. Nhng trong KDTM vic mua hng l bỏn, hng hoỏ mua v s

c chuyn i thờm mt ln na t hng sang tin v lng tin thu c phi
ln hn so vi lng tin b ra mua hng. thc hin c iu ú DNTM
phi mua c hng hoỏ tt nht vi chi phớ thp nht.
II.1. Ni dung cụng tỏc to ngun ca DNTM.
II.1.1. Nghiờn cu th trng.
II.1.1.1. Phng phỏp nghiờn cu th trng.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
8
Để nghiên cứu thị trường, DNTM thường sử dụng hai phương pháp:
nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường.
Phương pháp nghiên cứu tại bàn hay còn gọi là phương pháp nghiên cứu
văn phòng là cách nghiên cứu, thu thập thơng tin qua các tài liệu như sách báo,
tạp chí, đài phát thanh truyền hình, niên giám thống kê, các tài liệu sẵn có của
doanh nghiệp (báo cáo tổng kết định kỳ và cuối năm về tình hình kinh doanh của
doanh nghiệp) và một số nguồn tài liệu khác. Qua nguồn tài liệu trên doanh
nghiệp có thể tìm hiểu được tình hình hàng hố trên thị trường, khả năng cung
ứng hàng hố, khả năng nhập khẩu, tình hình dự trữ .... Nghiên cứu tại bàn giúp
doanh nghiệp nhìn khái qt về tình hình cung - cầu hàng hố cần nghiên cứu
trên thị trường. Đây là phương pháp tương đối dễ làm, thời gian tiến hành
nhanh, chí phí thấp, nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chun mơn vững,
biết cách thu thập, đánh giá và phân tích thơng tin. Tuy nhiên phương pháp này
có hạn chế là dựa vào tài liệu đã được xuất bản nên có độ trễ so với thực tế.
Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường là việc trực tiếp cử nhân viên
xuống tận nơi nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu trực tiếp thu thập thơng tin và số
liệu ở các đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng, ở các nhà cung cấp hàng hố bằng
cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình hay điều tra tồn
bộ. Việc thu thập thơng tin có thể thơng qua các cuộc phỏng vấn, gửi phiếu điều
tra, hội nghị khách hàng... Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập được
những thơng tin sinh động, thực tế, hiện tại, độ chính xác cao hơn so với phương
pháp nghiên cứu tại bàn. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi chi phí lớn, cán bộ

đi thu thập thơng tin phải vững chun mơn và có đầu óc thực tế.
Mỗi phương pháp nghiên cứu thị trường có những ưu điểm và hạn chế
riêng. Việc kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu sẽ hạn chế được những thiếu
sót và phát huy được những điểm mạnh của từng phương pháp.
II.1.1.2. Nội dung nghiên cứu.
Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, DNTM đã phải tiến hành nghiên cứu
thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng và các nhân tố ảnh hưởng khác.
Khi tiến hành cơng tác tạo nguồn mua hàng để thực hiện kế hoạch kinh doanh,
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
9
DNTM lại nghiên cứu thị trường một lần nữa. Việc nghiên cứu này dựa trên kết
quả nghiên cứu thị trường ở mức độ tổng qt khi lập kế hoạch kinh doanh.
Trên cơ sở nhu cầu chung đã được xác định, doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu
để xác định nhu cầu cụ thể, nhãn hiệu hàng hóa và các nhà cung cấp cụ thể. Nội
dung nghiên cứu bao gồm:
* Xác định nhóm sản phẩm cụ thể và xuất sứ của hàng hố.
Để thoả mãn nhu cầu của khách hàng có rất nhiều sản phẩm khác nhau
trong cùng một dòng sản phẩm. Mỗi loại có chất lượng khác nhau, thoả mãn nhu
cầu của khách hàng ở các mức độ khác nhau đồng thời thu hút khách hàng ở
những mức độ khác nhau. Chính vì vậy, DNTM cần nghiên cứu để xác định và
chọn ra một số sản phẩm thỗ mãn tốt nhất nhu cầu của nhóm khách hàng trọng
điểm. Việc lựa chọn sản phẩm dựa trên mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng.
Sau khi xác định được nhóm sản phẩm doanh nghiệp cần đi xác định xuất sứ của
nhóm sản phẩm đó ( nước nào sản xuất ra sản phẩm? và cụ thể hơn sản phẩm
được sản xuất bởi hãng nào?). Trên thị trường một loại sản phẩm có nhiều nhãn
hiệu sản xuất khác nhau và có chất lượng khác nhau. Vì vậy trong q trình xem
xét, đánh giá và lựa chọn sản phẩm thu mua doanh nghiệp cần đưa ra một số căn
cứ lựa chọn. Có thể dựa trên một số căn cứ sau:
- Chu kỳ sống của sản phẩm: cần xác định sản phẩm đang ở giai đoạn nào
của chu kỳ ( giới thiệu sản phẩm/ thị trường phát triển/ thị trường bão hồ/ thị

trường suy giảm).
- Mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hố. ( Nhãn hiệu bị loại bỏ/ nhãn
hiệu khơng được cơng nhận/ nhãn hiệu được cơng nhận/ nhãn hiệu được ưa
thích/ nhãn hiệu được tín nhiệm).
Mỗi một sản phẩm khi tung ra thị trường đều phải trải qua các giai đoạn
khác nhau của chu kỳ sống. Do đó việc xác định chính xác sản phẩm đang ở giai
đoạn nào rất quan trọng. Phân kỳ sống của sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp tới
doanh thu của doanh nghiệp.
Cũng như chu kỳ sống của sản phẩm, nhãn hiệu của sản phẩm có ảnh
hưởng lớn tới quyết định lựa chọn hàng hố đầu vào của DNTM. Khách hàng
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
10
thng mua hng thụng qua nhón hiu sn phm. i vi h mt sn phm tt
ng ngha vi vic mt nhón hiu tt v ngc li. H thng ỏnh giỏ sn
phm thụng qua mc quen thuc ca nhón hiu trờn th trng. Chớnh vỡ iu
ny m DNTM cn tỡm hiu v xỏc nh rừ mc quen thuc ca nhón hiu
hng hoỏ trờn th trng t ú cú nhng quyt nh ỳng n khi la chn
hng hoỏ u vo.
* Xỏc nh ngi cung cp hng hoỏ.
Sau khi ó xỏc nh c sn phm cng nh nhón hiu ca chỳng,
DNTM cn tỡm hiu ai l ngi cung ng hng hoỏ ú trờn th trng. Mt loi
sn phm thng cú nhiu nh phõn phi trờn th trng, tr mt s ớt trng
hp kinh doanh c quyn, giỏ c cỏc nh phõn phi a ra cú th ngang bng
hoc khỏc nhau nhng mt iu chc chn rng cỏc iu kin cung cp hng hoỏ
l khỏc nhau. Chớnh vỡ vy DNTM cn phõn tớch v xỏc nh cho mỡnh nh
phõn phi.
Mt nh phõn phi tin cy v n nh l ti sn i vi doanh nghip. Do
vy khi tip cn cỏc nh cung cp doanh nghip cn tỡm hiu v:
- Uy tớn cu nh cung cp trờn th trng.
- Kh nng ti chớnh ca nh cung cp.

- Kh nng cung cp cỏc dch v kốm theo.
Sau khi tỡm hiu cỏc nh cung cp theo cỏc yu t trờn, DNTM cú th
sng lc v gii hn c s lng cỏc nh cung cp. Mi mt nh cung cp u
kốm theo nhng iu kin cung cp khỏc nhau. i n quyt nh la chn
cỏc nh thng mi cn tỡm hiu v iu kin cung cp ca mi nh cung cp:
- Khi lng hng hoỏ nh cung cp cú th cung cp cho doanh nghip.
- Cht lng hng hoỏ.
- Thi gian giao hng.
- Phng thc thanh toỏn.
- Phng thc giao nhn.
- Cỏc dch v kốm theo (bao gm dch v trc, trong v sau khi mua
hng).
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
11
Sau khi tỡm hiu, phõn tớch cỏc nh phõn phi, DNTM cú th i n cỏc
quyt nh cui cựng. DNTM cn u tiờn cho nhng nh phõn phi:
- Cú th cung cp hng hoỏ theo cht lng, kiu dỏng hay mu mó yờu
cu.
- Cú sn hng vi mc giỏ c v nhng iu khon mong mun vi s
lng cn thit.
- Tin cy c - cú ngha l hng liờn tc sn cú.
- Cú s bo v hp lý v hp l cho nhng li ớch ca ngi mua hng,
nh bo m v cht lng, v quyn c hng lói hp phỏp, v quyn lm
i lý cú trỏch nhim hu hn hay quyn c tham gia kinh doanh c quyn.
- Cung cp dch v tt, khụng ch trong vic giao hng m cũn trong vic
x lý cỏc v giao dch v thc hin iu chnh.
- To ra cỏc iu kin thớch hp cho s h tr v qun lý hay kinh doanh
hng hoỏ v s tr giỳp v mt k thut khi cn thit.
- Cú nhng i din cung cp, l nhng ngi m ch doanh nghip cú
th lm vic v hp tỏc mt cỏch thnh cụng vi h.

Trong vic la chn nh cung ng, DNTM cng cn phi xem xột v
quyt nh nờn mua hng mt mi hay nhiu mi. Cỏc tiờu chun trờn c xem
nh l quan trng khi cõn nhc. Mua hng mt mi hay nhiu mi u cú nhng
u, nhc im. iu quan trng l DNTM phi bit cõn nhc gia nhng cỏi
c v cỏi mt ng thi gn vi kh nng ca doanh nghip i n quyt
nh cui cựng. Trong trng hp DNTM ang cú nhng li th trong nhng
thay i no ú v cỏc mt hng, giỏ c hay cỏc dch v m cỏc nh phõn phi
khỏc nhau cú th a ra v mun cho cỏc nh phõn phi cnh tranh vi nhau
bỏn cho mỡnh thỡ vic a dng hoỏ ngun hng (mua hng nhiu mi ) l mt
chớnh sỏch hp lý tuõn theo. S a dng hoỏ ny to kh nng cho doanh
nghip i ng li c nhng mt hng ph bin do cỏc doanh nghip cnh
tranh buụn bỏn, khụng k nhng mt hng duy nht c c quyn kinh doanh
hay cỏc mt hng b hn ch. Hn na, vic mua hng nhiu mi cũn bo v
doanh nghip trong trng hp mt hóng cung ng ngng hot ng kinh
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
12
doanh, thay đổi mặt hàng bn bán, hoặc thay đổi các chính sách kinh doanh của
nó. Tuy nhiên, DNTM cũng cần phải cân nhắc những ưu điểm của việc mua
hàng từ một nguồn duy nhất hay từ một số lượng có hạn những nhà cung ứng.
Bằng cách kinh doanh liên tục những mặt hàng ổn định, những khách hàng của
doanh nghiệp khơng phải chuyển từ loại nhãn hiệu này sang nhãn hiệu khác, và
việc quản lý mua hàng của nhân viên cũng đơn giản hơn. Với tư cách là khách
hàng thường xun của một nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể nhận được
những ưu ái đặc biệt hay khoản giảm giá theo số lượng lũy tích, sự trợ giúp và
cố vấn q giá khi kinh doanh sản phẩm, mách nước về những thay đổi trên thị
trường, và sự suy xét đặc biệt trong những lúc khó khăn. Đó là những ưu điểm
của hai cách mua hàng. Tuy nhiên, mỗi cách đều còn có những điểm bất lợi.
Những nguy cơ có thể xảy ra khi đa dạng hố nguồn hàng bao gồm việc dự trữ
q nhiều mặt hàng, có thể kèm theo sự khó khăn cho việc duy trì dự trữ hồn
chỉnh, khơng thể chú trọng vào chương trình quảng cáo bất kỳ một nhãn hiệu

nào. Việc mua hàng từ một nguồn duy nhất cũng có những hạn chế: khơng có
khả năng để nắm lấy lợi thế của những lời chào hàng khác- thường cho những
mặt hàng khác; bị thiệt hại nếu người cung ứng thay đổi chính sách hay trở nên
yếu kém trong quản lý; chịu rủi ro nếu sự cố vấn, trợ giúp, và hướng dẫn kinh
doanh hàng hố có thể kém giá trị hay khơng sử dụng được nữa. Trong thời kỳ
khan hiếm nhà cung ứng có thể lấy số hàng dự trữ của họ bán cho một cơng ty
khác thay vì phục vụ khách hàng thường xun của họ.
* Lựa chọn và xác định các phương án / hình thức tạo nguồn.
Căn cứ vào điều kiện hiện có của doanh nghiệp, căn cứ vào khả năng và
điều kiện cung ứng của nhà cung cấp, DNTM lựa chọn các phương án tạo
nguồn. Có nhiều hình thức tạo nguồn khác nhau. Tuỳ thuộc vào điều kiện của
mình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một / một vài hình thức trong số các hình
thức sau:
- Hợp đồng mua hàng: Khi ký kết hợp đồng mua hàng là doanh nghiệp
đang tiến hành cơng tác mua hàng, nhưng đứng trên giác độ cơng tác tạo nguồn
thì hợp đồng cũng được xem như một hình thức tạo nguồn. Điều này đặc biệt
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
13
ỳng trong trng hp hp ng di hn. Mt hp ng mua hng di hn to ra
cho doanh nghip mt ngun hng n nh, lõu di, m õy li chớnh l mc tiờu
ca cụng tỏc to ngun. Chớnh vỡ vy, cú th núi hp ng cng chớnh l mt
hỡnh thc to ngun.
- t hng: DNTM cng cú th chn hỡnh thc t hng to ngun
hng cho mỡnh. Doanh nghip thng dựng hỡnh thc ny khi hng hoỏ khụng
cú sn trờn th trng. Vic t mua nhng hng hoỏ ú nhm to ra ngun hng
cho doanh nghip. DNTM ch quyt nh mua khi hng hoỏ ỏp ng c cỏc
yờu cu t hng. Khi s dng hỡnh thc ny doanh nghip cn xỏc nh lng
hng cn t cho mi n hng. Lng t hng s c cn c vo lng hng
tn kho, kh nng tiờu th sn phm trờn th trng. Tt c nhng cụng tỏc trờn
nhm mc ớch chun b cho hot ng mua hng bng cỏc n hng.

- Liờn doanh, liờn kt: õy l hỡnh thc DNTM kt hp cựng cỏc n v
sn xut sn xut ra hng hoỏ. Khi s dng hỡnh thc ny doanh nghip cú
th tn dng c lng vn d tha v to ra c ngun hng phự hp vi
yờu cu ca khỏch hng.
- D tr: D tr l mt tt yu ca nn kinh t cng nh ca mi doanh
nghip. DNTM cú th to ra ngun hng cho mỡnh t ngun hng hoỏ d tr ca
doanh nghip, ca cỏc n v bn, ca nh nc, v ca ngi tiờu dựng.
- Cỏc hỡnh thc khỏc.
II.1.2. Lp k hoch to ngun.
Sau khi la chn c cỏc nh phõn phi v cỏc hỡnh thc to ngun thớch
hp, DNTM tin hnh lp k hoch to ngun hng. Thc cht k hoch l
chng trỡnh hot ng ca doanh nghip trong mt khong thi gian nht nh.
Ngi ta cú th lp k hoch thỏng, k hoch quý hoc k hoch nm. K hoch
to ngun l mt bng tng hp v nhu cu hng hoỏ theo tng ngun cung cp,
l h thng cỏc bng biu cõn i v hng hoỏ kinh doanh. Mc tiờu ca vic lp
k hoch to ngun l to ra s cõn i v n nh v ngun hng. Lp k hoch
to ngun nhm xỏc nh khi lng hng hoỏ ca tng nh cung cp vi thi
gian v cỏc hỡnh thc cung cp tng ng. Khi lp k hoch to ngun DNTM
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
14
cn cn c vo nhu cu hng hoỏ bỏn, nhu cu hng hoỏ cho d tr, v kh
nng cung cp ca tng ngun. Cỏc ch tiờu ca k hoch to ngun bao gm:
khi lng, thi gian cung ng, hỡnh thc cung cp, ngõn sỏch. Nhng ch tiờu
ny c xỏc nh cho tng loi hng hoỏ v cho tng ngun cung cp hng hoỏ.
Di õy xin c a ra mt vớ d v biu k hoch to ngun theo nm:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
15
K hoch to ngun hng nm ........
Tờn
hng

hoỏ
n v
tớnh
Khi lng
Ngõn
sỏch

Thi gian

Hỡnh
thc

Nh
cung
cp
Cho
bỏn
hng
Cho d
tr
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)





K hoch to ngun ch xỏc nh cỏc ngun cung ng hng hoỏ v lng hng
hoỏ cú th cú t mi ngun trong mt thi gian d kin v theo hỡnh thc d
kin. Nú cha khng nh chc chn doanh nghip cú thit lp quan h bn hng
vi nhng hóng cung ng ú hay khụng ng thi cng cha xỏc nh tng giỏ

tr s mua vi tng loi hng húa. Nhng yu t ny s c xỏc nh trong k
hoch mua hng.
II.1.3. Thc hin k hoch to ngun.
thc hin k hoch to ngun, DNTM cn tip cn vi tng nh cung
cp v tin hnh thng lng cỏc iu kin cung cp hng hoỏ ca h. DNTM
cú th la chn cỏc cỏch thc tip cn khỏc nhau: trc tip liờn h vi nh cung
cp hoc thụng qua cỏc nh mụi gii. Trc khi tin hnh thng lng, doanh
nghip ó cú nhng hiu bit nht nh v iu kin cung cp hng hoỏ cng
nh kh nng ca tng nh cung cp thụng qua hot ng nghiờn cu th trng.
Thng lng nhm i n nhng thng nht v vic cung cp hng hoỏ. Ni
dung thng lng bao gm khi lng hng hoỏ, cht lng hng hoỏ, xỏc
nh hỡnh thc cung cp, giỏ c, phng thc thanh toỏn, phng thc giao
nhn, vn chuyn bc d, .... Vic thng lng mi ch mc khỏi quỏt
nhng vn c th s c thng lng khi thc hin k hoch mua hng.
* Ký kt cỏc hp ng liờn doanh, liờn kt.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
16
Trong quỏ trỡnh thng lng v xỏc nh hỡnh thc to ngun nu doanh
nghip nhn thy i tỏc ca mỡnh ang thiu vn sn xut v cú nhu cu liờn
doanh sn xut hng hoỏ, v tim lc ti chớnh cho phộp thỡ doanh nghip
thng mi cú th ký kt cỏc hp ng liờn doanh, liờn kt to ra ngun hng
cho mỡnh. Vic ký kt hp ng liờn doanh, liờn kt sn xut hng hoỏ khụng
cú ngha l doanh nghip ó ng ý mua hng ca i tỏc. Vic mua hng cũn
tu thuc vo mc phự hp ca hng hoỏ so vi nhu cu hin ti ca doanh
nghip.
II.2. Ni dung cụng tỏc mua hng.
II.2.1. Lp k hoch mua hng.
K hoch mua hng c lp trờn c s k hoch to ngun. Nú l s c
th hoỏ ca k hoch to ngun. K hoch mua hng l b phn quan trng ca
k hoch kinh doanh. Nú khụng ch cú quan h mt thit vi k hoch to ngun

m cũn cú mi quan h vi cỏc k hoch khỏc nh k hoch bỏn hng, k hoch
ti chớnh... K hoch mua hng cú phc tp cao, c bit trong kinh doanh a
dng hoỏ mt hng. Khi lp k hoch mua, DNTM phi quan tõm n tng
chng loi, quy cỏch c th cho nhng thi gian c th.

* Ni dung k hoch mua hng.
Nu nh k hoch to ngun mi ch xỏc nh c lng hng ca mi
nh cung cp v cỏc hỡnh thc to ngun hng thỡ k hoch mua hng xỏc nh
khi lng, cht lng ca tng quy cỏch, chng loi hng hoỏ c th; xỏc nh
tng giỏ tr thu mua tng loi. lp k hoch mua cn xỏc nh cỏc ch tiờu:
Khi lng, chng loi, thi gian, tng giỏ tr theo danh mc mt hng. Di
õy l mt vớ d tham kho v biu k hoch mua hng cho nm:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
17
K hoch mua hng nm .............
Tờn v
quy cỏch
hng hoỏ
n
v
tớnh

Khi lng

Tr giỏ hng mua theo quý
Tr giỏ
hng
mua c
nm
Quý I Quý II Quý III Quý IV

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)









Vi nhng doanh nghip a dng hoỏ kinh doanh v cú nhiu mt hng
thng xuyờn bin ng v nhu cu thỡ doanh nghip khụng ch lp k hoch
nm m cũn phi lp k hoch mua cho tng quý, tng thỏng. K hoch mua
hng s l cn c doanh nghip lp cỏc n hng gi cho cỏc nh cung cp.
n hng l bn kờ khai cỏc chng loi, quy cỏch hng hoỏ, lng t mua i
vi tng tờn hng, thi gian nhn hng c th. Khi gi n hng cho nh cung
cp DNTM ó thc hin hnh vi mua hng. Vn ny s c lm rừ di
õy.
II.2.2. Thc hin k hoch mua.
II.2.2.1. T chc giao dch, m phỏn ký kt hp ng mua hng.
m phỏn c tin hnh nhm tho thun cỏc iu khon v hng hoỏ,
giỏ c v iu kin thanh toỏn. Núi mt cỏch n gin, m phỏn l s trao i,
mc c, tranh lun vi cựng mt mc ớch l i n tho thun gia cỏc bờn.
m phỏn l mt khõu rt cn thit, kt qu ca nú l c s ký kt mt hp
ng.
Khi m phỏn/ thng lng v giỏ c v cỏc iu kin khỏc doanh
nghip nờn/cn c gng thu thp v lu tr cng nhiu thụng tin cng tt v giỏ
c hin hnh trờn th trng. Trong quỏ trỡnh m phỏn, ngi ph trỏch mua
hng nờn quan tõm ti cỏc khon gim giỏ: gim giỏ khi tr sm v thi hn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

18
/mc thanh toỏn - di thi gian tớn dng c hng. Vi mt doanh nghip
ang trong tỡnh trng khú khn v ti chớnh thỡ vic quan tõm ti cỏc mc thanh
toỏn l mt iu ng nhiờn vỡ nú em li cho h mt ngun vn lu ng.
Cũn i vi mt doanh nghip cú tim lc ti chớnh di do thỡ vic gim giỏ khi
tr sm thng quan trng hn so vi thi hn hng tớn dng, vỡ nú s em li
cho doanh nghip mt khon tit kim.
* Cỏc hỡnh thc m phỏn.
Khi tin hnh hot ng mua hng doanh nghip cú th mua t ngun
trong nc hoc nhp khu. i tng ca cuc m phỏn l khỏc nhau vỡ nú
liờn quan ờn cỏc yu t v quc tch, vn hoỏ, tp quỏn... Nhng cỏc hỡnh thc
m phỏn c s dng l ging nhau. Thụng thng cú cỏc hỡnh thc m
phỏn sau: m phỏn qua th tớn, m phỏn qua in thoi, m phỏn bng cỏch
gp g trc tip.
- m phỏn qua th tớn: Ngy nay m phỏn qua th tớn vn cũn c s
dng rng rói c bit trong ngoi thng. Nhng cuc tip xỳc ban u thng
qua th t. Ngay c khi hai bờn ó cú iu kin gp g thỡ vic duy trỡ quan h
cng phi qua th t thng mi.
u im ca giao dch qua th tớn l tit kim c nhiu chi phớ, trong
cựng mt lỳc cú th giao dch vi nhiu khỏch hng nhiu ni khỏc nhau,
nhiu quc gia khỏc nhau, ngi vit th cú th cõn nhc, suy ngh, tham kho ý
kin ca nhiu ngi v cú th du kớn ý nh ca mỡnh mt cỏch khộo lộo.
Trc õy khi cha cú mng INTERNET thỡ vic m phỏn qua th thng mt
thi gian v cú th b l c hi kinh doanh. Nhng hin nay ngi ta cú th
khc phc nhc im ny bng cỏch gi th in t thụng qua mng dch v
INTERNET.
S dng th tớn trong giao dch m phỏn luụn phi bo m tớnh lch s,
chớnh xỏc, khn trng, giy vit th phi c chun b chu ỏo. Xu hng
hin nay l vit ngn gn, rừ rng, nu l giao dch kinh doanh xut nhp khu
thỡ th ting dựng vit th nờn l th ting m khỏch hng quen dựng nh vy

s gõy thin cm v s thu hỳt s chỳ ý.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
19
Nội dung của thư tín thương mại đòi hỏi tính chính xác cao, cụ thể rõ
ràng, chi tiết về những u cầu, đề nghị của mình. Nên sử dụng những đơn vị đo
lường thơng dụng, nếu khác cần có giải thích kèm theo, tránh gây hiểu lầm.
Tất cả mọi thư tín đều phải được trả lời một cách nhanh chóng. Việc trì
hỗn trả lời hoặc khơng trả lời sẽ gây ấn tượng xấu, khơng giữ được sự tín
nhiệm, ưu tiên của bạn hàng.
- Đàm phán qua điện thoại:
Hiện nay khi cơng nghệ thơng tin ngày càng phát triển, việc giao dịch qua điện
thoại giữa các nhà kinh doanh trở nên khá phổ biến. Hình thức giao dịch này
giúp các chủ thể tiết kiệm được thời gian, nhanh chóng nắm bắt được thời cơ
mua bán vì cuộc đàm phán diễn ra khẩn trương. Hình thức này thường được sử
dụng trong giai đoạn đầu của giao dịch khi doanh nghiệp muốn có những thơng
tin sơ lược về giá cả, phương thức thanh tốn, hợp đồng... Trong thương mại
quốc tế hình thức này ít được sử dụng hơn do cước phí điện thoại cao, thời gian
bị hạn chế.Trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, khơng có gì làm bằng
chứng. Bởi vậy sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã
đàm phán.
- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:
Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện bn bán
là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốt độ
giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thốt cho những đàm phán
bằng thư tín hoặc điện thoại kéo dài q lâu mà khơng đi đến kết quả. Hình thức
đàm phán này thường được sử dụng khi có nhiều điều kiện phải giải thích căn kẽ
để thuyết phục nhau hoặc về những hợp đồng lớn, phức tạp. Đàm phán trực tiếp
thường chỉ 2 - 3 ngày là có kết quả.
đàm phán trực tiếp đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành.
Đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất nên đòi hỏi người tiến hành đàm phán

phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy. Trong đàm phán
trực tiếp nên tránh bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau trước mặt đối phương.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
20
Cần xác định rõ mục đích, u cầu của từng đợt đàm phán, dự kiến những
biện pháp để đạt kết quả mong muốn. Mỗi bên đều phải nghiên cứu kỹ về hàng
hố mình định mua, bán, các điều kiện giao dịch đưa ra trao đổi... dự kiến trước
những tình huống mà mình có thể gặp khi tiến hành đàm phán.
Trong q trình đàm phán nên tránh những căng thẳng khơng cần thiết. ý
kiến hai bên có thể đổi lập nhau nhưng vẫn phải giữ thái độ mềm mỏng, lịch sự.
Việc giành được quyền chủ động trong đàm phán là rất quan trọng. Tuy
nhiên đây khơng phải là một việc dễ dàng vì nó phụ thuộc vào "thế" của mỗi
bên, vào kinh nghiệm và khéo léo của người tham gia đàm phán.
Việc ký kết hợp đồng cần được tiến hành kịp thời khi điều kiện đã chín
muồi. Khơng nên nơn nóng trong ký kết dù thấy thời gian đàm phán sắp hết.
Nếu một bên nắm được bên kia có ý định phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán
thì sẽ ép buộc bên kia phải có nhiều nhượng bộ.
* Trình tự q trình đàm phán.
Một cuộc đàm phán với đối tác nước ngồi hay trong nước thì đều phải
trải qua một số bước sau:
Hỏi giá -> Thương lượng -> Đặt hàng -> Xác nhận điều kiện -> Chấp
nhận -> Ký hợp đồng mua - bán.
- Hỏi giá: Do bên mua đưa ra. Đây là việc người mua đề nghị người bán
báo giá cả và các điều kiện mua hàng. Nội dung của một hỏi giá có thể bao gồm:
tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng, loại tiền (trong
kinh doanh XNK), thể thức thanh tốn, điều kiện cơ sở giao hàng ...
Hỏi giá khơng ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá.
- Thương lượng: Hai bên tiến hành thương lượng về các điều kiện cung
cấp hàng hố, như điều kiện về giá cả, khối lượng, chất lượng, thời hạn giao
hàng, thời hạn thanh tốn, vận chuyển....

- Đặt hàng: Lời đề nghị ký kết hợp đồng từ phía người mua được đưa ra
dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể hàng hố định
mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Trong thực tế,
người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xun, lâu dài.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
21
- Xác nhận: Khi bên mua đặt hàng và bên bán chấp nhận đơn đặt hàng
nghĩa là hai bên đã xác nhận các điều kiện cung cấp hàng hố.
- Chấp nhận: Đối với người mua, chấp nhận mua là sự đồng ý hồn tồn
tất cả mọi điều kiện báo giá của người bán. Khi đó một hợp đồng được thành
lập.
- Ký kết hợp đồng mua - bán: Hai bên mua và bán sau khi thống nhất thoả
thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thoả
thuận gửi cho bên kia. Đó là văn bản xác nhận, thường được làm thành hai bản,
bên xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản và
gửi trả lại một bản.
* Ký kết hợp đồng.
Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn đến một hợp đồng mua bán.
Hợp đồng mua bán chính là sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán. Trong đó
quy định bên bán phải cung cấp hàng hố và quyền sở hữu hàng hố, bên mua
phải thanh tốn tiền hàng và nhận hàng. Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên
chuẩn bị hàng hố, làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ để phân xử trách nhiệm
mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng. Hợp đồng thể hiện dưới
hình thức văn bản là bắt buộc với các doanh nghiệp Việt Nam. Do đặc điểm của
bn bán trong nước và bn bán quốc tế là khác nhau nên nội dung cụ thể của
từng điều khoản trong hợp đồng ngoại phức tạp hơn so với hợp đồng nội. Tuy
nhiên về cơ bản bất kỳ một hợp đồng nào cũng đều phải có các điều khoản chủ
yếu, nếu thiếu một trong các điều khoản này thì coi như hợp đồng chưa hình
thành. Dưới đây chúng ta sẽ xem xét về những điều khoản chủ yếu của hợp
đồng. Do tính chất của bn bán quốc tế nên bên cạnh những phần giống nhau

mà cả hai loại hợp đồng đều phải có chúng ta cũng sẽ xem xét những nội dung
mà chỉ riêng hợp đồng ngoại mới có.
*.1.Các điều khoản chủ yếu của hợp đồng.
Là những điều kiện mua bán mà hai bên đã thoả thuận. Thơng thường,
một nội dung hợp đồng bao gồm các điều khoản chính sau:
- Tên hàng.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
22
- S lng v cỏch xỏc nh.
- Qui cỏch, phm cht v cỏch xỏc nh.
- Giỏ c - n giỏ, tng giỏ.
- iu kin thanh toỏn.
- iu kin giao hng.
Vi nhng hp ng phc tp, nhiu mt hng thỡ cú thờm cỏc ph lc
ca hp ng, nú l b phn khụng th tỏch ri ca hp ng. Nu trong hp
ng khụng cú quy nh khỏc v iu khon tu nghi thỡ hai bờn coi nh s thc
hin theo quy nh ca nh nc hoc theo tp quỏn quc t (i vi hp ng
ngoi thng).
Sau õy ch gii thiu mt s iu khon ch yu:
- iu khon tờn hng: Tờn hng núi lờn chớnh xỏc i tng trao i mua
bỏn. Vỡ vy tờn hng phi c din t chớnh xỏc. Cú nhiu cỏch din t tờn
hng nh: Ghi tờn hng bao gm tờn thụng thng + tờn thng mi + tờn khoa
hc; ghi tờn hng kốm theo tờn nh sn xut, ni sn xut; ghi tờn hng kốm
nhón hiu ca nú...
- iu khon phm cht: Phm cht l iu khon núi lờn mt cht ca
hng hoỏ mua bỏn nh tớnh nng, quy cỏch, kớch thc, tỏc dng, cụng sut, hiu
sut ... ca hng hoỏ ú. Xỏc nh c th phm cht ca hng hoỏ l c s xỏc
nh giỏ c hng hoỏ v ngi mua cú th mua c hng hoỏ nh ý mun.
Trong iu khon ny phi ghi rừ cỏch xỏc nh phm cht, tiờu chun m
hng hoỏ phi t c. Cú nhhiu phng phỏp xỏc nh phm cht nh: xỏc

nh da vo mu hng, da vo phm cp hoc tiờu chun, da vo quy cỏch
ca hng hoỏ, da vo hm lng cht ch yu trong hng hoỏ, da vo nhón
hiu hng hoỏ, ti liu k thut, hin trng hng hoỏ, s mụ t hng hoỏ, ch tiờu
i khỏi quen dựng FAQ, GMQ...
- iu khon v s lng: iu khon ny núi lờn mt lng ca hng hoỏ
giao dch. iu khon ny bao gm cỏc vn v n v tớnh s lng (hoc
trng lng) ca hng hoỏ. Nu s lng quy nh khong chng phi a ra
mt sai s cú th chp nhn c. Trng lng ca hng hoỏ cú th tớnh theo
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
23
trọng lượng cả bì hoặc khơng; cũng có thể tính theo trọng lượng thương mại tức
là hàng hố có độ ẩm tiêu chuẩn.
- Điều khoản giá cả: Điều khoản xác định đồng tiền tính giá (đối với hợp
đồng ngoại thương), mức giá, phương pháp qui định mức giá, phương pháp xác
định mức giá, cơ sở của giá cả và việc hạ giá.
+ Đồng tiền tính giá (đối với hợp đồng ngoại thương): Trong bn bán
Thương mại quốc tế, giá cả hàng hố được tính bằng đồng tiền của nước xuất
khẩu, nước nhập khẩu hoặc của nước thứ ba. Thơng thường người ta sử dụng
những đồng ngoại tệ mạnh có khả năng chyển đổi như USD, GBP, FRF...
+ Mức giá: giá cả trong hợp đồng là giá thị trường. Trước khi ký kết hợp
đồng các bên phải tn theo ngun tắc xác định giá.
+ Phương pháp quy định giá: Giá cả có thể xác định ngay lúc ký kết hợp
đồng gọi là giá xác định, cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp
đồng gọi là giá xác định sau hoặc xác định vào lúc thực hiện hợp đồng.
+ Giảm giá: Để khuyến khích các bên thực hiện hợp đồng sớm hoặc khi
khách hàng mua với số lượng lớn, khách truyền thống, trả tiền sớm... người bán
có thể giảm giá cho người mua. Hoặc người bán sẽ giảm giá vào thời vụ, đổi
hàng cũ lấy hàng mới, ... Có các loại giảm giá sau: Giảm giá đơn, giảm giá kép,
giảm giá luỹ tiến, giảm giá tặng thưởng.
+ Điều kiện cơ sở giao hàng (đối với hợp đồng ngoại thương): Bên cạnh

giá cả người ta bao giờ cũng ghi kèm một điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận.
Ví dụ như $2000 CIF Hải phòng.
- Điều khoản giao hàng: Nội dung cơ bản của điều kiện giao hàng là sự
xác định thời hạn, địa điểm giao hàng và thơng báo giao hàng.
+ Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà người bán phải hồn thành nghĩa vụ
giao hàng. Có 2 kiểu quy định thời hạn giao hàng là thời hạn giao hàng có định
kỳ, thời hạn giao hàng khơng định kỳ (ít được dùng).
+ Địa điểm giao hàng: có thể giao tại kho người bán hoặc tại kho người
mua. Tuy nhiên trong thương mại quốc tế việc quy định rõ địa điểm giao hàng
rất quan trọng. Nó liên quan đến phương thức chun chở hàng hố và điều kiện
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
24
cơ sở giao hàng. Mặc dù điều kiện cơ sở giao hàng đã quy định rõ địa điểm giao
hàng, tuy nhiên có những điều kiện cơ sở giao hàng chỉ quy định cảng đến mà
khơng xác định cảng đi (ví dụ như điều kiện C and F). Vì vậy hai bên phải thoả
thuận quy định địa điểm giao hàng.
Trong bn bán Thương mại quốc tế người ta phân biệt các địa điểm giao
hàng sau:
Quy định cảng (ga) giao hàng, cảng (ga) đến, cảng (ga) thơng qua.
Quy định một cảng (ga) và nhiều cảng (ga).
Quy định cảng (ga) khẳng định, cảng (ga) lựa chọn.
+ Phương thức giao hàng:
Quy định việc giao hàng được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ
bộ hoặc giao nhận cuối cùng. Giao nhận sơ bộ là bước đầu xem xét hàng hố,
xác nhận sự phù hợp về số lượng, chất lượng hàng hố so với hợp đồng. Giao
nhận cuối cùng xác nhận việc người bán hàng hồn thành nghĩa vụ giao hàng.
Quy định việc giao nhận về số lượng và chất lượng: Giao nhận về số
lượng là xác định số lượng thực tế hàng hố được giao bằng các phương pháp
cân đong, đo, đếm; giao nhận về chất lượng là kiểm tra hàng hố về kích thước,
hình dáng, tính năng, cơng dụng, hiệu suất... Giao nhận có thể tiến hành bằng

phương pháp cảm quan hoặc phương pháp phân tích, có thể trên tồn bộ hàng
hố hay một phần có tính chất điển hình.
+ Thơng báo giao hàng: Đối với các hợp đồng mua - bán trong nước, việc
quy định thơng báo giao hàng khơng quan trọng và có thể bỏ qua trong hợp
đồng. Nhưng đối với hợp đồng ngoại thì việc quy định thơng báo giao hàng là
khơng thể bỏ qua. Trước khi giao hàng, người bán có trách nhiệm thơng báo cho
người mua biết đã sẵn sàng giao hoặc ngày đem hàng ra cảng để giao. Người
mua thơng báo những điều cần thiết để gửi hàng hoặc về chi tiết của tàu đến
nhận hàng...
- Điều kiện thanh tốn: Trong điều kiện này các bên cần xác định các vấn
đề: phương thức thanh tốn, thời hạn thanh tốn, đối với các hợp đồng ngoại thì
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
25
còn phải xác định thêm về đồng tiền thanh tốn, các chứng từ làm căn cứ thanh
tốn và điều kiện đảm bảo hối đối.
Thời hạn thanh tốn có thể trả trước, trả ngay, trả sau hoặc kết hợp các
hình thức đó trong một hợp đồng.
Phương thức thanh tốn:
• Đối với hợp đồng nội: có thể sử dụng các phương thức thanh tốn như:
thanh tốn gối đầu nợ một hố đơn, thanh tốn một tháng một lần, ...
• Đối với hợp đồng ngoại: có thể sử dụng các phương thức thanh tốn
như: phương thức nhờ thu, phương thức tín dụng chứng từ, phương
thức chuyển tiền, phương thức chuyển tài khoản, phương thức ghi sổ...
Trong hợp đồng ngoại, đồng tiền thanh tốn có thể là đồng tiền của nước
xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba. Đồng tiền thanh tốn có
thể trùng hoặc khơng trùng với đồng tiền tính giá.
Điều kiện đảm bảo hối đối: Để tránh các tổn thất có thể xảy ra các bên
giao dịch có thể thoả thuận điều kiện đảm bảo hối đối khi đồng tiền thế giới
biến động bất thường.
Ngồi những điều khoản cơ bản trên nội dung của hợp đồng cũng cần

làm rõ một số vấn đề sau( đặc biệt trong mua bán ngoại thương):
- Bảo hiểm và giám định hàng hố.
- Các trường hợp bất khả kháng.
- Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng.
- Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp.
II.2.2.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng.
Do tính chất phức tạp của bn bán quốc tế mà trong phần này chúng ta
sẽ đi xem xét riêng từng cách tổ chức thực hiện hợp đồng.
* Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán trong nước.
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các
bên đã được xác lập. DNTM với tư cách là một bên ký kết hợp đồng, tiến hành
sắp xếp những phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực
hiện hợp đồng. Ngồi việc thực hiện nghĩa vụ của mình DNTM còn phải u
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN