Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH đầu tư Thương mại Nhật Long

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty
TNHH đầu tư thương mại Nhật Long
Họ tên sinh viên: Vũ Bích Thủy
Lớp : KT 12B05
MSSV : 13112941
Giáo viên hướng dẫn: Trần Đức Vinh
10/2013
MỤC LỤC
MỤC LỤC 2
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT 4
DANH MỤC BẢNG BIỂU 5
DANH MỤC SƠ ĐỒ 6
LỜI MỞ ĐẦU 7
CHƯƠNG 1 9
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA
CÔNG TY TNHH NHẬT LONG 9
1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH NHẬT LONG. .9
1.1.1. Danh mục hàng bán (hoặc dịch vụ) của Công ty TNHH Nhật Long 9
1.1.2. Thị trường của Công ty TNHH Nhật Long 10
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Nhật Long 10
1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT
LONG 13
1.2.1. Công tác xây dựng mạng lưới bán hàng 13
1.2.2. Chính sách xúc tiến bán hàng 14
1.2.3. Tổ chức quản lý bán hàng của công ty TNHH Nhật Long 14
1.3. ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN 17
1.3.1. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán: 17

1.3.2. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán: 19
CHƯƠNG 2 21
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU
TƯ THƯƠNG MẠI NHẬT LONG 21
2.1. KẾ TOÁN DOANH THU 21
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán 21
2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu 29
2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu 31
2.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU 34
2.2.1. Kế toán hàng bán bị trả lại 34
2.2.2. Kế toán giảm giá hàng bán 35
2.3. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 39
2.3.1. Kế toán chi tiết 39
2.3.2. Kế toán tổng hợp 43
2
2.4. KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN 44
2.4.1. Chứng từ và thủ tục kế toán 44
2.4.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 44
2.4.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán 48
2.5. KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG 49
2.5.1. Chứng từ và thủ tục kế toán 49
2.5.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 57
2.5.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng 59
CHƯƠNG 3 64
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT
LONG 64
3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN 64
3.1.1. Ưu điểm 64
3.1.2. Nhược điểm 65

3.1.3. Phương hướng hoàn thiện 65
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI NHẬT LONG 66
3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng 66
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán 67
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 68
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết 68
3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp 69
3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng 69
3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp 69
KẾT LUẬN 70
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71
3
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TK Tài khoản
CCDC Công cụ dụng cụ
TSCD Tài sản cố định
NVL Nguyên vật liệu
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
BHYT Bảo hiểm y tế
CPCD Chi phí công đoàn
GTGT Giá trị gia tăng
CKTM Chiết khấu thương mại
BTC Bộ tài chính
CK Chuyển khoản
CBCNV Cán bộ công nhân viên
DT Doanh thu
MS Mã số

KQKD Kết quả kinh doanh
TKDU Tài khoản đối ứng
SXKD Sản xuất kinh doanh
4
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1 : Mẫu Phiếu xuất kho
Bảng 2.2 : Mẫu hóa đơn GTGT
Bảng 2.3 : Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa
Bảng 2.4 : Mẫu phiếu thu
Bảng 2.5 : Sổ chi tiết doanh thu hàng bán
Bảng 2.6 : Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu hàng bán
Bảng 2.7 : Sổ cái tài khoản 511
Bảng 2.8 : Sổ nhật ký thu tiền
Bảng 2.9 : Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu
Bảng 2.10: Mẫu biên bản bù trừ công nợ
Bảng 2.11: Mẫu phiếu kế toán
Bảng 2.12: Sổ chi tiết TK 521
Bảng 2.13: Mẫu giấy báo có
Bảng 2.14:Sổ chi tiết Phải thu khách hàng
Bảng 2.15: Bảng tổng hợp chi tiết Phải thu khách hàng
Bảng 2.16: Sổ cái TK 131
Bảng 2.17: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Bảng 2.18:Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán
Bảng 2.19: Sổ cái tài khoản 632
Bảng 2.20: Mẫu Bảng chấm công
Bảng 2.21: Mẫu Bảng thanh toán tiền lương
Bảng 2.22: Mẫu giấy đề nghị tạm ứng
Bảng 2.23: Mẫu Phiếu chi
Bảng 2.24: Hóa đơn GTGT hàng mua về
Bảng 2.25: Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng

Bảng 2.26: Sổ chi tiết chi phí bán hàng
5
Bảng 2.27: Bảng tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng
Bảng 2.28: Sổ cái tài khoản 6421
Bảng 2.29: Sổ Nhật ký chung
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hệ thống phân phối của công ty TNHH đầu tư thương mại
Nhật Long
Sơ đồ 1.2: Quy trình quản lý bán hàng của công ty TNHH Nhật Long.
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán
6
LỜI MỞ ĐẦU
Đối với doanh nghiệp thương mại thì hoạt động kinh doanh chính là
hoạt động bán hàng. Bán hàng là một nghệ thuật, lượng hàng hóa tiêu thụ là
nhân tố trực tiếp làm thay đổi lợi nhuận của doanh nghiệp, nó thể hiện sức
cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, là cơ sở để đánh giá trình độ
quản lý, hiệu quả SXKD của doanh nghiệp. Mặt khác nó không chỉ là cầu nối
giữa các đơn vị, thành phần kinh tế trong nước lại với nhau thành một thể
thống nhất mà còn có ý nghĩa rất quan trọng bắt chặt thêm mối quan hệ quốc
tế nối thị trường trong nước và thị trường quốc tế phát triển ngày càng mạnh
mẽ.
Kết quả bán hàng là chỉ tiêu tổng hợp để phân tích đánh giá các chỉ tiêu
kinh tế, tài chính của doanh nghiệp như cơ cấu tiêu thụ, số vòng quay của
vốn,…
Gắn liền với công tác bán hàng và xác định KQKD, kế toán bán hàng và xác
định KQKD cũng giữ một vị trí hết sức quan trọng góp phần phục vụ đắc lực
và có hiệu quả trong công tác bán hàng. Do đó kế toán bán hàng và xác định
KQKD cần phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý nhằm nâng cao hiệu
quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật

Long, vận dụng những kiến thức đã được các thầy cô giảng dạy ở trường và
qua thực tiễn thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác
định KQKD em quyết đinh chọn đề tài: ”Hoàn thiện kế toán bán hàng tại
công ty TNHH đầu tư – thương mại Nhật Long” làm đề tài viết chuyên đề tốt
nghiệp.
Trong đợt thực tập này, nhờ được sự giúp đỡ của các anh chị trong
công ty và sự chỉ bảo tận tình của thầy Trần Đức Vinh, em đã thu thập được
7
những kinh nghiệm quý báu và hoàn thiện bài Chuyên đề tốt nghiệp của
mình.
Nội dung chuyên đề tốt nghiệp của em gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI NHẬT LONG.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI NHẬT LONG
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI NHẬT LONG
8
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH NHẬT LONG
1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH
NHẬT LONG
1.1.1. Danh mục hàng bán (hoặc dịch vụ) của Công ty TNHH Nhật Long
Công ty kinh doanh những ngành nghề chính sau:
+ Bán buôn thực phẩm
Chỉ bao gồm: Bán buôn nước hoa, hàng mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh, bán
buôn hàng gốm, sứ, thủy tinh, bán buôn sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm
+ Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy ngành dệt, may, da giầy
+ Bán buôn vải, sợi, hàng dệt may sẵn, giày dép, hàng may mặc bằng da lông,

da và giả da;
+ Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
+ Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, bãi đỗ xe ô tô, bãi
để xe đạp, xe máy
+ Mua bán vật liệu xây dựng, đá mỹ nghệ và các thiết bị lắp đặt trong xây dựng
+ Mua bán lương thực, thực phẩm, văn phòng phẩm
+ Đại lý mua, đại lý bán,ký gửi hàng hóa
+ Mua bán, cho thuê, sửa chữa, bảo dưỡng xe ô tô, phụ tùng xe ô tô
+ Dịch vụ vận chuyển hành khách bằng ô tô
+ Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy
9
1.1.2. Thị trường của Công ty TNHH Nhật Long
Là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, giữa nhà sản xuất với
các dự án, công trình. Do vậy công ty giữ vị trí quan trọng trong ngành
thương mại và sẽ là thành viên tích cực trong công cuộc hội nhập kinh tế khu
vực, quốc tế và toàn cầu. Trải qua hơn 5 năm xây dựng và phát triển, với sự
nỗ lực không ngừng của tập thể ban lãnh đạo và công nhân viên, công ty đã
đạt được nhiều thành tựu đáng tự hào, có chỗ đứng cững chãi và uy tín trong
số những doanh nghiệp thương mại Việt Nam. Hiện nay công ty đã mở rộng
thị trường rộng khắp như Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Sắp tới mục tiêu
lớn của công ty sẽ mở rộng ra thị trường nước ngoài nhằm tối đa hóa lợi
nhuận và giới thiệu các mặt hàng của Việt Nam ra thế giới.
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Nhật Long
1.1.3.1. Phương thức thanh toán
Các hợp đồng kinh tế thường được thanh toán từ 30% đến 50% giá trị
của hợp đồng trước khi giao hàng hóa theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế
và số còn lại sẽ được thanh toán sau khi giao hàng và thời gian tùy thuộc vào
thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Với những khách hàng nhỏ lẻ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt
hoặc thanh toán qua ngân hàng sau một thời gian theo quy định khi mua hàng

giữa công ty và khách hàng.
1.1.3.2. Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật
Long, các chứng từ được sử dụng là: Đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng
mua bán hàng hóa, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu, hóa đơn GTGT,
phiếu xuất kho.
10
Trình tự luân chuyển chứng từ tại đơn vị như sau: Khi khách hàng có yêu cầu
mua hàng, khách hàng sẽ gửi “Đơn đặt hàng” đến công ty.
→ Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ vào tình hình hàng hóa của công ty để tìm
hàng theo “Đơn đặt hàng”
→ Sau đó phòng kinh doanh sẽ gửi “Bảng báo giá” xuống khách hàng.
→ Sau khi thỏa thuận xong số lượng hàng, mẫu mã, đơn giá, hai bên sẽ cùng
ký vào “ Hợp đồng kinh tế”
→ Phòng kinh doanh dựa vào “Hợp đồng kinh tế” gửi yêu cầu xuất kho cho
thủ kho, thủ kho viết “phiếu xuất kho” và vào “thẻ kho” hoặc phòng kinh
doanh sẽ trực tiếp đi lấy hàng hóa giao cho khách hàng
→ Khi bộ phận giao hàng của kho hàng giao hàng đến đơn vị cần mua hàng
thì cả hai bên sẽ ký vào “ Biên bản giao nhận hàng hóa”
Dựa trên những nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng,
chủng loại, quy cách hàng hóa, thời gian giao hàng, khi giao hàng kế toán sẽ
lập hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT sẽ được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn
Liên 2 : Giao cho khách hàng
Liên 3: Lưu tại bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu, giá vốn.
Trong công tác bán hàng, chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán
là: hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, phiếu xuất kho,…
Các chứng từ này sẽ được lập khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan,
và sẽ được hạch toán hàng ngày bằng cách nhập số liệu vào phần mềm kế

toán trên máy tính ngay vào ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.1.3.2. Các phương thức bán hàng
11
• Phương thức bán hàng trực tiếp: Là phương thức giao hàng cho người
ua trực tiếp tại kho của công ty. Số hàng bán này khi giao cho người mua
được trả tiền ngay hoặc được người mua chấp nhận thanh toán. Vì vậy khi sản
phẩm xuất bán được coi là hoàn thành.
• Phương thức gửi hàng đi bán: Khi hợp đồng mua bán đã được thống
nhất giữa công ty với khách hàng trong nước, cán bộ kinh doanh xuất nhập
khẩu sẽ làm thủ tục đặt hàng qua mạng với bên nước ngoài và làm các thủ tục
lấy hàng hóa tại các cửa khẩu hải quan hoặc làm thủ tục để lấy hàng hóa của
các nhà sản xuất trong nước. Khi lấy được hàng có thể tùy thuộc vào thời gian
và số lượng hàng hóa của từng hợp đồng mà hàng hóa sẽ được giao thẳng cho
người mua hoặc nhập kho rồi mới giao cho người mua. Có 2 trường hợp giao
hàng:
- Trường hợp bán hàng không qua nhập kho: Khi nhận được hàng nhập về,
cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu cùng với cán bộ vận chuyển sẽ kiểm tra
chất lượng, số lượng hàng hóa theo hợp đông. Khi thủ tục kiểm tra đạt yêu
cầu, hàng hóa sẽ được vận chuyển cho khách hàng theo hợp đồng ký kết.
Có thể xảy ra 2 trường hợp:
+ Một là, theo thỏa thuận trong hợp đồng, Hóa đơn bán hàng sẽ được lập theo
số lượng và đơn giá ghi trên hợp đồng và giao cho người bán cả hóa đơn và
hàng hóa ngay
+ Hai là, hàng hóa được giao ngay cho người mua, cán bộ vận chuyển chỉ lập
“ Biên bản giao nhận hàng hóa”. Theo hợp đồng, sau khi bên mua chính thức
đồng ý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán sau thì kế toán sẽ lập “ Hóa đơn
bán hàng” giao cho người mua theo số lượng và giá cả trong hợp đồng.
- Trường hợp bán hàng qua kho: Hàng hóa sau khi được cán bộ kinh doanh
xuất nhập khẩu và cán bộ vận chuyển nhập từ sân bay, từ cảng, hoặc hàng hóa
mua trong nước sẽ được nhập kho và thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho. Sau đó

các bộ phận kinh doanh phụ trách hợp đồng kinh tế đã ký kết sẽ gửi giấy báo
12
nhận hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng hoặc hàng hóa sẽ được gửi hoặc
vận chuyển đến cho khách hàng theo số lượng đã ký kết, thì căn cứ vào hợp
đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, thủ kho sẽ lập “Phiếu xuất kho” và kế toán
lập “Hóa đơn bán hàng” giao cho khách hàng.
• Phương thức đại lý ký gửi: Bên bán hàng thông qua các đại lý bán đúng
giá hưởng hoa hồng là phương thức mà bên giao đại lý xuất hàng cho bên đại
lý để bán. Bên nhận đại lý ký gửi đại lý ký gửi đại lý hàng theo đúng giá đã
quy định và được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng. Theo luật
thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá bên giao đại lý quy định
thì toàn bộ thuế GTGT sẽ do chủ hàng chịu, đại lý không phải nộp thuế
GTGT trên phần hoa hồng được hưởng. Nếu bên đại lý hưởng khoản chênh
lệch giá thì bên đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT.
1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH NHẬT LONG
1.2.1. Công tác xây dựng mạng lưới bán hàng
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hệ thống phân phối của công ty TNHH đầu tư thương mại
Nhật Long
- Kênh trực tiếp: Khách hàng của công ty có thể mua hàng trực tiếp từ các văn
phòng giới thiệu sản phẩm của công ty, có thể mua hàng tại trụ sở công ty
Khách
hàng
Công
ty
TNHH
Nhật
Long

Đại lý

13
- Kênh gián tiếp: Đây là loại kênh công ty có sử dụng hệ thống các đại lý.
Công ty có nhiệm vụ cung ứng hàng hóa đến các đại lý, hỗ trợ đại lý tiêu thụ
sản phẩm, quảng cáo, xúc tiến bán hàng.
1.2.2. Chính sách xúc tiến bán hàng
• Quảng cáo
- Quảng cáo trên báo: Giới thiệu sản phẩm mới, tính năng ưu việt, giới thiệu
các nội dung, chương trình khuyến mãi.
- Quảng cáo trên trang vàng sản phẩm
- Quảng cáo trên internet.
• Chương trình khuyến mãi
Hàng năm, vào thời gian cuối năm, công ty có tổ chức chương trình khuyến
mãi như tặng áo sơ mi, áo khoác, đồng hồ, mũ, áo phông cho những khách
hàng sử dụng sản phẩm của công ty nhằm đẩy mạnh doanh số.
• Tiếp thị bán hàng
Công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long có đội ngũ nhân viên tiếp thị
trực tiếp, mỗi người phụ trách một khu vực riêng. Đối với những sản phẩm có
giá trị lớn thì tiếp thị trực tiếp đến khách hàng; với những sản phẩm có giá trị
nhỏ thì tiếp thị đến các cửa hàng để xây dựng, mở rộng thêm hệ thống các đại
lý.
Qua các hoạt động quảng cáo, xúc tiến bán hàng, những sản phẩm của
công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long, đã được đông đảo người dân
biết đến, thúc đẩy công việc tiêu thụ sản phẩm tốt hơn.
1.2.3. Tổ chức quản lý bán hàng của công ty TNHH Nhật Long
Sơ đồ 1.2: Quy trình quản lý bán hàng của công ty TNHH Nhật Long.
Trách nhiệm Sơ đồ tiến trình
14
- Phòng kinh doanh
- Phòng kinh doanh
- Ban giám đốc

- Phòng kinh doanh
- Ban giám đốc
- Phòng kinh doanh
- Phòng kế toán
- Ban Giám đốc
- Phòng kinh doanh
- Phòng kế toán
- Bộ phận mua bán hàng
- Phòng kinh doanh
- Bộ phận mua bán hàng
- Phòng kinh doanh
- phòng kế toán
- Ban giám đốc
- Phòng kinh doanh
- Phòng kế toán
1.2.3.1. Chào bán hàng, tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
• Chào bán hàng: là một trong những nội dung hoạt động marketing nhằm
tạo sự tiếp xúc và duy trì sự đáp ứng thường xuyên giữa các sản phẩm của
công ty với các nhu cầu của khách hàng.
Thực hiện chào bán hàng &
tiếp nhận yêu cầu khách
hàng
Xem xét khả năng đáp ứng
Tiến hành các giao dịch
Phê duyệt đơn hàng, ký kết
hợp đồng
Lập hóa đơn bán hàng
Thực hiện cấp phát
Giao – nhận hàng
Lưu hồ sơ

Giải quết các công việc sau
bán hàng
15
Giải quyết các công việc
sau bán hàng
- Tìm hiểu rõ về khách hàng, nhu cầu khách hàng định tiếp cận.
- Giới thiệu các sản phẩm có khả năng thích ứng với nhu cầu khách hàng: đặc
tính sản phẩm, giá cả, chính sách bán hàng, năng lực phục vụ…phân tích cho
khách hàng thấy điểm mạnh của sản phẩm giới thiệu so với các sản phẩm
cùng loại hoặc sản phẩm cạnh tranh khác
- Thuyết phục khách hàng dùng sản phẩm của công ty. Khai thác nhu cầu tiềm
năng làm cơ sở cho việc phát triển sản phẩm mới
- Xây dựng mối quan hệ khách hàng truyền thống, đánh giá phân loại khách
hàng
• Tiếp nhận yêu cầu khách hàng: Đại diện phòng kinh doanh tiếp nhận yêu
cầu của khách hàng có thể là tel, fax hay văn bản trực tiếp.
1.2.3.2. Xem xét khả năng đáp ứng:
- Kiểm tra lượng hàng tồn kho, lượng hàng đã đặt trước, dự báo hàng về.
- Kiểm tra sơ bộ tình trạng chất lượng hàng hóa (ngày sản xuất, hạn sử
dụng…) để thỏa thuận trước với khách hàng hoặc có công văn cam kết nếu
hàng có hạn dùng ngắn hơn so với yêu cầu của khách.
- Xem xét khả năng thực hiện đơn hàng, tiến độ giao hàng.
1.2.3.3. Tiến hành các giao dịch
Sau khi xem xét các khả năng cần thiết, phụ trách phòng kinh doanh
hoặc nhân viên được ủy quyền tiến hành thông tin, giao dịch với khách hàng
để đi đến thống nhất các nội dung liên quan đến đơn hàng cần thực hiện: Yêu
cầu về số lượng, chủng loại, chất lượng của hàng hóa, điều kiện thanh toán,
giao nhận vận chuyển…
1.2.3.4. Phê duyệt đơn hàng, ký kết hợp đồng: Đơn hàng, hợp đồng được
chuyển tới ban giám đốc phê duyệt sau đó chuyển cho bộ phận lập hóa đơn.

1.2.3.5. Lập hóa đơn bán hàng: Đơn hàng đã được phê duyệt chuyển đến
phòng kế toán. Hóa đơn sẽ được lập và in từ phần mềm quản lý được xây
dựng phù hợp trên mạng máy tính nội bộ.
16
1.2.3.6. Thực hiện cấp phát hàng hóa
- Xuất hàng, đối chiếu tồn kho và báo cáo sai sót hoặc diễn biến đột xuất
- Đối chiếu trước khi giao hàng
- Giao nhận hàng
- Cập nhật thẻ kho
1.2.3.7. Giao – Nhận hàng
- Trường hợp giao hàng trực tiếp tại kho yêu cầu khách hàng kiểm tra
hàng hóa và ký nhận.
- Trường hợp người công ty nhận hàng đi giao hoặc gửi hàng trung gian
thực hiện theo quy trình giao nhận vận chuyển và lập biên bản giao nhận
gửi hàng theo biểu mẫu.
1.2.3.8. Giải quyết các công việc sau bán hàng:
- Thanh lý hợp đồng bán (phòng kinh doanh)
- Theo dõi đôn đốc thanh toán ( phòng kinh doanh phối hợp phòng kế
toán)
- Thực hiện các chế độ sau bán hàng (Phòng kinh doanh)
- Giải quyết các khiếu nại (Phòng kinh doanh, ban giám đốc)
1.3. ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ HỆ THỐNG SỔ KẾ
TOÁN
1.3.1. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty đã và đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính
ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
BTC.
Những tài khoản mà công ty sử dụng:
17
- Tài sản ngắn hạn: TK 111-Tiền mặt, TK 112-Tiền gửi ngân hàng, TK 131-

Phải thu của khách hàng, TK 141-Tạm ứng, TK 142-Chi phí trả trước ngắn
hạn, TK 156-hàng hóa
- Tài sản dài hạn: TK 211-Tài sản cố định, TK 214- Hao mòn TSCĐ.
- Nợ phải trả: TK 311-Vay ngắn hạn, TK 331-Phải trả cho người bán, TK
333-Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, 334-Phải trả người lao động.
- Vốn chủ sở hữu: TK 411-Nguồn vốn kinh doanh, TK 421-Lợi nhuận chưa
phân phối.
- Tài khoản loại 5: TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 515-
Doanh thu hoạt động tài chính.
- Tài khoản loại 6: TK 632-Giá vốn hàng bán, TK 635-Chi phí tài chính, TK
642- chi phí quản lý kinh doanh
- Tài khoản loại 7: TK 711-Thu nhập khác.
- Tài khoản loại 8: TK 811-Chi phí khác.
- Tài khoản loại 9: TK 911-Xác định kết quả kinh doanh.
Vì Công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long là công ty vừa và nhỏ, áp
dụng Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định
48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 nên Hệ thống tài khoản mà công ty áp
dụng sẽ được giảm bớt đi so với Hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành
theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC.
Cho nên có một số tài khoản mà công ty không sử dụng: TK 129, TK139,
TK151, TK 212, TK 213, TK412, TK414, TK415, TK 531, TK532, TK 621,
TK 622, TK 627.
18
Thay vào đó công ty sử dụng: TK 159-Các khoản dự phòng trong đó chi
tiết (TK 1591-Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn, TK 1592-Dự
phòng phải thu khó đòi, TK 1593-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
- TK 211-Tài sản cố định trong đó chi tiết (TK 2111-TSCĐ hữu hình, TK
2112-TSCĐ thuê tài chính, TK 2113-TSCĐ vô hình)
- TK 521-Các khoản giảm trừ doanh thu trong đó chi tiết (TK 5211-Chiết
khấu thương mại, TK 5212-Hàng bán bị trả lại, TK 5213-Giảm giá hàng bán).

1.3.2. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán:
• Sổ sách bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp
- Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký, sổ cái
• Phần mềm kế toán sử dụng: Phần mềm kế toán Apro
• Trình tự ghi sổ: Theo hình thức Nhật ký chung(Sơ đồ 1.3)
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán
19
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký
đặc biệt
Sổ nhật ký
chung
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ lấy số liệu ghi vào sổ Nhật Ký
Chung theo nguyên tắc ghi sổ.
- Riêng chứng từ liên quan đến tiền mặt hằng ngày phải ghi vào sổ quỹ.
- Căn cứ vào các chứng từ gốc , kế toán ghi vào sổ , thẻ kế toán chi tiết.
- Căn cứ vào sổ Nhật Ký Chung, kế toán ghi vào các sổ cái của các tài khoản
có liên quan theo từng nghiệp vụ.
- Căn cứ vào sổ quỹ cuối tháng ghi vào sổ cái liên quan.
- Cuối tháng cộng sổ , thẻ chi tiết vào sổ tổng hợp có liên quan .
- Cuối tháng cộng sổ các tài khoản , lấy số liệu trên sổ cái đối chiếu với bảng
tổng hợp chi tiết liên quan.
- Cuối tháng cộng sổ lấy số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.

- Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo
cáo tài chính.
20
Bảng tổng
hợp
chi tiÕt
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài
chính
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI NHẬT LONG
2.1. KẾ TOÁN DOANH THU
Trên cơ sở các phương thức bán hàng cùng với các chứng từ hóa đơn
gốc hợp lệ, hợp pháp, doanh thu được xác định tại thời điểm thanh toán (có
thể thu tiền được ngay hoặc chịu). Doanh thu bán hàng được công ty theo dõi
và hạch toán tương đỗi chính xác và kịp thời, đầy đủ trên tài khoàn 511 –
Doanh thu bán hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu
tiền,… hàng ngày kế toán nhập nội dung của chứng từ gốc (sau khi đã định
khoản) vào máy tính theo hình thức Nhật kí chung
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Trên cơ sở Hợp đồng kinh tế, khi khách hàng có nhu cầu sẽ đến đặt
hàng trực tiếp hoặc fax đơn hàng cho công ty. Nhân viên phòng kinh doanh
sau khi nhận được đơn hàng sẽ trình thủ kho yêu cầu xuất hàng. Kế toán lập
phiếu xuất kho xin chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng. Sau đó thủ kho
tiến hành xuất hàng và lập biên bản giao hàng. Dựa vào biên bản giao hàng,
kế toán bán hàng tiến hành xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT phải có đầy
đủ chữ ký của người mua hàng, người bán hàng và thủ trưởng đơn vị.

2.1.1.1. Phương thức bán hàng trực tiếp
21
Bảng 2.1: Mẫu Phiếu xuất kho
22
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 09 tháng 01 năm 2013 Nợ: 632
Số: 09 Có: 156
Họ tên người mua hàng: Anh Cường
Địa chỉ (bộ phận): Cửa hàng Cường Thịnh
Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: KHH2 – Công ty TNHH đầu tư thương mại Nhật Long
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư
(Sản phẩm, hàng hóa)
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn giá
(đồng)
Thành
tiền(đồng)
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4

1 Dầu ăn Happykoki 1 lít thùng 10 10 310.000 3.100.000
2 Sữa La rosee 390g thùng 7 7 620.000 4.340.000
Cộng 7.440.000
Tổng số tiền(viết bằng chữ):bảy triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0099253
Ngày 09 tháng 01 năm 2013
Người lập phiếu
(Ký tên, họ tên)
Người nhận hàng
(Ký tên, họ tên)
Thủ kho
(Ký , họ tên)
Kế toán
trưởng
(Ký , họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng
dấu)
Bảng 2.2: Mẫu hóa đơn GTGT
Bảng 2.3: Mẫu biên bản bàn giao hàng bán
23
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu 01 GTKT3/001
Liên 3: Nội Bộ HN/12P
Ngày 09 tháng 01 năm 2013 Số:0099253
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH ĐT- TM Nhật Long
Địa chỉ: 38/12 Nguyễn Văn Trỗi- Phương Liệt- TX- Hà Nội Số tài khoản:
Số điện thoại: 04.3793.2519 Mã số:0102851320
Họ tên người mua hàng: Anh Cường
Đơn vị: Cửa hàng Cường Thịnh
Địa chỉ: Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá
(đồng)
Thành tiền
(đồng)
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Dầu ăn Happykoki 1 lít thùng 10 358.000 3.580.000
2 Sữa La rosee 390g thùng 7 657.000 4.599.000
Cộng tiền hàng: 8.179.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 817.900
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.996.900
Số tiền viết bằng chữ: tám triệu chín trăm chín sáu nghìn chín trăm đồng
Người mua hàng
(Đã ký)
Kế toán trưởng
(Đã ký)
Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
24
BIÊN BẢN BÀN GIAO
(Phần lưu tại công ty)
Số: 25 /ACBG
Ngày: 09/01/2013
Bên giao: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Nhật Long

Bªn nhËn: Cửa hàng Cường Thịnh
§Þa chØ:
STT
Tên thiết bị, vật tư
hàng hóa
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá
(Đồng)
Thành tiền
(Đồng)
1 Dầu ăn Happykoki 1 lít thùng 10 358.000 3.580.000
2 Sữa La rosee 390g thùng 7 657.000 4.599.000
Cộng 8.179.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): tám triệu một trăm bảy mươi chín nghìn đồng
Công ty TNHH Nhật Long Bên nhận
(đã ký, ghi rõ họ tên) (đã ký, ghi rõ họ tên)
Bảng 2.4: Mẫu phiếu thu
Biểu
25
CÔNG TY TNHH ĐT- TM NHẬT LONG Mẫu số 02 - VT
38/12 Nguyễn Văn Trỗi- Phương Liệt- Thanh Xuân-
HN
(Ban hành theo QĐ số
48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006
của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Số: 025
Ngày 09 tháng 01 năm 2013 Nợ: 111
Có: 511

3331
Họ tên người nộp tiền: Anh Cường
Địa chỉ: Cửa hàng Cường Thịnh
Lý do thu: Khách hàng thanh toán tiền hàng
Số tiền: 8.996.900
Bằng chữ:tám triệu chín trăm chín mươi sáu nghìn chín trăm đồng
Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): tám triệu chín trăm chín mươi sáu nghìn
chín trăm đồng
Ngày 09 tháng 01 năm 2013
Giám đốc
(Đã ký, đóng
dấu)
Kế toán
trưởng
(Đã ký)
Người nộp tiền
(Đã ký)
Người lập
phiếu
(Đã ký)
Thủ
quỹ
(Đã ký)