Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thành Long

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
MỤC LỤC
QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ: 16
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ: 16
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CPBH: Chi phí bán hàng
DN: Doanh nghiệp
GTGT: Giá trị gia tăng
NH: Ngân hàng
KT: Kế toán
KH: Khách hàng
HĐ: Hóa đơn
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
TK: Tài khoản
XK: Xuất kho
SXKD: Sản xuất kinh doanh
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây có sự phát triển mạnh
mẽ về cả chiều rộng và chiều sâu mở ra nhiều ngành nghề, đa dạng hoá nhiều
ngành sản xuất. Trên con đường tham dự WTO các doanh nghiệp cần phải nỗ
lực hết mình để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao nhằm giới thiệu
sang các nước bạn đồng thời cũng để cạnh tranh với các sản phẩm nhập
ngoại.
Trong điều kiện khi sản xuất gắn liền với thị trường thì chất lượng sản

phẩm về cả hai mặt nội dung và hình thức càng trở nên cần thiết hơn bao giờ
hết đối với doanh nghiệp. Thành phẩm, hàng hoá đã trở thành yêu cầu quyết
định sự sống còn của doanh nghiệp.Việc duy trì ổn định va không ngừng phát
triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện khi chất lượng sản phẩm
ngày càng tốt hơn và được thị trường chấp nhận.
Để đưa được những sản phẩm của doanh nghiệp mình tới thị trường và
tận tay người tiêu dùng, doanh nghiệp phải thực hiện giai đoạn cuối cùng của
quá trình tái sản xuất đó gọi là giai đoạn bán hàng, Thực hiện tốt quá trình này
doanh nghiệp sẽ có điều kiện thu hồi vốn bù đắp chi phí, thực hiện đầy đủ
nghĩa vụ với nhà nước, đầu tư phát triển và nâng cao đời sống cho người lao
động.
Tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao là cơ
sở để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển vững chắc trong nền kinh tế thị
trường có sự canh tranh.
Xuất phát từ đòi hỏi của nền kinh tế tác động mạnh đến hệ thống quản
lý nói chung và kế toán nói riêng cũng như vai trò của tính cấp thiết của kế
toán bán hàng
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Thành
Long, với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS. Trần Mạnh Dũng và
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
được sự quan tâm giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của anh chị phòng kế toán tại
Công ty em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty
TNHH Thành Long” làm đề tài cho chuyên đề thực hiện tốt nghiệp của mình.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm có 3
chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của
Công ty TNHH Thành Long.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH

Thành Long.
Chương 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại
Công ty TNHH Thành Long.
Mặc dù đã rất cố gắng nghiên cứu và tìm hiểu để chuyên đề được hoàn
thiện song do thời gian và trình độ còn hạn chế nên em không tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để chuyên
đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH THÀNH LONG
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thành Long
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Thành Long.
Công ty TNHH Thành Long đang sử dụng các máy móc trang thiết bị
với công nghệ hiện đại được nhập khẩu từ nước ngoài, đảm bảo được sự an
toàn và thân thiên với môi trường trong lĩnh vực sản xuất bánh. Sản phẩm sản
xuất ra chủ yếu của Công ty là các loại bánh quy như bánh quy dừa, bánh mè
vừng, bánh bơ mè dừa, bánh kem xốp, bánh giòn tan, bánh song hỷ, bánh tròn
bạc,bánh dài bạc, bánh trứng. Các sản phẩm này có độ an toàn cao về vệ sinh
an toàn thực phẩm, cũng như chất lượng bánh thơm ngon phù hợp với vị giác
của người tiêu dùng.
Ngoài các sản phẩm đang tiến hành sản xuất, Công ty không ngừng
nghiên cứu ra các mẫu sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của thị trường đang
ngày càng phát triển.
1.1.2. Thị trường hoạt động của Công ty.
Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng
hóa giữa người bán và người mua.

Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường:
- Trên góc độ sự tác động của lĩnh vực vào thị trường:
Các nhân tố kinh tế, đặc biệt là việc sử dụng các nguồn lực sản xuất
trong dịch vụ hàng hóa. Vì chúng có tác động trực tiếp đến lượng cung, cầu
và giá cả hàng hóa, dịch vụ.
Các nhân tố chính trị - xã hội, các nhân tố này ảnh hưởng đến thị
trường được thể hiện thông qua các chủ trương, chính sách, phong tục tập
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
quán và truyền thống, trình độ văn hóa của nhân dân, đặc biệt là chính sách
tiêu dung, chính sách khoa học và công nghệ, chính sách đối nội và đối ngoại,
chính sách dân số, chính sách xuất nhập khẩu có ảnh hưởng to lớn đến thị
trường, làm mở rộng, phát triển hay thu hẹp thị trường.
Các nhân tố tâm sinh lý, các nhân tố này tác động đến giá cả người sản
xuất, kinh doanh và người tiêu dùng và thông qua đó sẽ tác động đến cung,
cầu và giá cả hàng hóa và dịch vụ.
- Trên góc độ sự tác động của cấp quản lý đến thị trường:
Các nhân tố thuốc quản lý vĩ mô như chiến lược và kế hoạch phát triển
kinh tế quốc dân, luật pháp Nhà nước, thuế, lãi suất tín dụng, tỷ suất hối đoái,
giá cả. Tất cả những nhân tố này được coi là những công cụ để Nhà nước
quản lý và điều tiết thị trường thông qua sự tác động trực tiếp vào cung, cầu,
vào giá cả hàng hóa và dịch vụ. Mặt khác, chính những công cụ này còn tạo
nên môi trường kinh doanh. Các doanh nghiệp muốn làm ăn có hiệu quả, con
đường quan trọng là phải tìm mọi biện pháp để vận dụng một cách thích hợp
các loại nhân tố này.
Các nhân tố thuộc quản lý vi mô như chiến lược phát triển sản xuất
kinh doanh, kế hoạch, sản xuất kinh doanh, phương án sản phẩm, giá cả, phân
phối, các biện pháp xúc tiến bán hàng, yểm trợ tiêu thụ sản phẩm hàng hóa và
dịch vụ. Các nhân tố này được coi là những công cụ để quản lý doanh nghiệp

nhằm tạo ra những sản phẩm hàng hóa và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứng
kịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu và
giá cả hàng hóa, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường của
doanh nghiệp.
Mỗi một doanh nghiệp khi bắt đầu có quyết định thành lập đều phải
tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựa chọn cho
mình những điều kiện đầu tư phù hợp.

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Điều đó đặc biệt quan trọng đối với Công ty TNHH Thành Long. Công ty đã
quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọn những bạn hàng cho
mình. Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp. Nhân tố
khách hàng và nhu cầu khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thị
trường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng xác định chiến lược kinh
doanh.
Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các loại bánh quy bơ dùng trong lĩnh
vực hàng tiêu dùng thường ngày, do đó khách hàng tìm đến thường là các nhà
phân phối, cửa hàng tạp hóa, các thương nhân nhà buôn. Ngoài ra còn có bạn
hàng là một số thương nhân trung quốc đã làm ăn với công ty hơn 10 năm
qua. Hiện nay trên thế giới ngành bánh kẹo ngày càng phát triển. Do đó, thị
trường của Công ty ngày càng mở rộng nhưng bên cạnh đó cũng đòi hỏi Công
ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã các sản
phẩm sản xuất ra, đồng thời nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng được
yêu cầu ngày càng cao của ngành dịch vụ.
Công ty luôn có những chính sách phù hợp, ttaoj quan hệ tốt với khách
hàng mới cũng như giữ chân những khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận
đáng kể cho Công ty.
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thành Long

Xuất phát từ phạm vi hoạt động, quy mô sản xuất và đặc điểm sản
phẩm của Công ty là Công ty cỡ vừa chuyên sản xuất và cung cấp các loại
bánh quy cho các nhà buôn, không cung cấp trực tiếp ra thị trường bên ngoài
nên Công ty chỉ sản xuất và bán hàng thông qua những đơn đặt hàng của
khách hàng. Theo phương thức này người mua đến hoặc gọi điện cho phòng
kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng ( mặt hàng, chủng loại, số lượng ). Phòng
kinh doanh sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ chuyển xuống phòng sản xuất
kiểm tra xem có đáp ứng được đơn đặt hàng hay không, nếu đáp ứng được
phòng sản xuất sẽ thông báo lại cho phòng kinh doanh. Tại phòng kinh doanh
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho ban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi
lại cho bên đặt hàng. Nếu bên mua chấp nhận báo giá hai bên sẽ tiến hành ký
kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào số lượng, chủng loại trong hợp đồng mua
bán được ký kết Công ty sẽ tiến hành sản xuất, khi sản phẩm hoàn thành nhập
kho Công ty sẽ chuyển hàng cho người mua theo điều khoản đã thỏa thuận
đến địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở
hữu của Công ty. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì lô hàng được chấp
nhận này mới được coi là tiêu thụ. Công ty có thể sản xuất đủ số lượng sản
phẩm ghi trên hợp đồng rồi mới chuyển đi hoặc có thể sản xuất theo từng
phần tram của hợp đồng rồi chuyển đi trong thời hạn được ký kết trong hợp
đồng.
Còn nếu căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công
ty có 2 phương thức bán hàng đó là bán hàng theo phương thức thu tiền ngay
và bán hàng theo phương thức trả chậm.
Hình thức thanh toán mà Công ty dành cho các khách hàng rất đa dạng,
phụ thuộc vào các hợp đồng mua bán đã được ký kết. Khách hàng có thể trả
chậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm
chi. Phương thức thu tiền ngay thường thực hiện đối với những khách hàng

không thường xuyên hoặc những khách hàng có khả năng thành toán luôn.
Phương thức trả chậm ( đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặc
thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối với
những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn.
Công ty cho phép nợ tiền hàng theo nhưng điều khoản đã được quy định trong
hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toán
trả chậm, Công ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh
toán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán. Đồng thời, để quản lý
các khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp
các khoản này theo thời gian nợ cụ thế, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhở
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, Công ty còn tiến hành lập, dự
phòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp
khách hàng mất khả năng thanh toán.
Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn, vì
khách hàng chủ yếu của Công ty là khách hàng thường xuyên. Do đó, Công ty
có những quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng để quản lý chặt chẽ các khoản
phải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn.
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thành
Long.
Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Trong quá trình bán hàng
có sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Từ phòng kinh
doanh (tiến hành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của
khách hàng); Ban giám đốc (ký duyệt); phòng sản xuất (thực hiện đơn đặt
hàng); bộ phận kho (lưu kho, xuất hàng); phòng kế toán (tiến hành ghi sổ và
thanh toán với khách hàng). Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu
rất phức tạp liên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau. Do đó, việc tổ

chức quản lý hoạt động bán hàng hợp lý ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan
trọng.
Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế do
phòng kinh doanh trình lên và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng.
Phòng kế hoạch
Phòng kế hoạch tiến hành lập các kế hoạch kinh doanh dài, trung, ngắn
hạn đối với từng mặt hàng và từng khách hàng.
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập và thực hiện kế hoạch giao hàng,
lập các báo cáo tổng hợp và thực tế tình hình sản xuất và bán hàng.
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Bộ phận Marketing
Trước tiên, phải kể công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến tay
khách hàng. Luôn ý thức được việc mở rộng thị trường tiêu thụ có ảnh hưởng
rất quan trọng đối với sự phát triển của Công ty nên Công ty đã lập một bộ
phận Marketing sản phẩm thuộc phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm thêm
các khách hàng tiềm năng cho Công ty. Công ty giới thiệu sản phẩm của
mình đến khách hàng bằng cách thường xuyên gửi bản mẫu các sản phẩm báo
giá đến khách hàng và đặc biệt khi Công ty mới nghiên cứu thành công một
số sản phẩm mới nhằm thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Ngoài ra, Công
ty còn tiến hành quảng cáo sản phẩm của mình tại các hội chợ triển lãm trong
và ngoài nước tạo cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn. Vì vậy,
nhiều khách hàng đã biết và tìm đến đặt hàng của Công ty với số lượng lớn
đem lại lợi nhuận ngày càng cao cho Công ty.
Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Công ty sẽ đến
phòng kinh doanh đặt hàng. Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rất
nhiệt tình của nhân viên Công ty về chủng loại mẫu mã hàng hóa, báo

giá,từ đó sẽ đi đến thống nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng mua bán.
Trưởng phòng kinh doanh
Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽ
trình với ban giám đốc ký duyệt. Đối với Công ty thì hợp đồng kinh tế là rất
cần thiết vì Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và thu tiền sau nên
rủi ro lớn. Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc về nghĩa vụ pháp lý
giữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Công ty có quyền
đòi tiền khi đến hạn trả tiền.
Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phòng kinh doanh sẽ
thông báo cho phòng sản xuất và các phòng ban khác có liên quan để chuẩn
bị những yếu tố cần thiết phục vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được.
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Bộ phận bán hàng
Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các công việc liên quan đến
đóng gói, bảo quản thành phẩm và giao hàng. Như:
- Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và
ngoài nước).
- Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định (Xin cấp
C/O cho các lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục xin giám định hàng hoá xuất
khẩu…)
- Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất.
- Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
- Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có
liên quan và khách hàng.
Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa của Công ty được vận chuyển đến tay khách hàng thông qua
đường hàng không, đường thủy, đường bộ (cả trong nước và xuất khẩu) là
chủ yếu. Vì vậy, Công ty đã ký kết hợp đồng vận chuyển hàng với một số

công ty vận chuyển quen thuộc. Đảm bảo không có hư hại gì đối với chất
lượng, thiệt hại về số lượng hàng hóa trong khâu vận chuyển.
Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm
Xuất phát từ đặc điểm của thành phẩm, Công ty TNHH Thành Long
đã đề những biện pháp quản lý thành phẩm chặt chẽ, hiệu quả, đồng thời nắm
bắt được tình hình kinh doanh của từng sản phẩm. Thành phẩm được kiểm
soát ở tất cả các khâu, từ khâu sản xuất đến khâu nhập kho cho đến khi bàn
giao cho khách hàng. Trước khi nhập kho, sản phẩm hoàn thành phải được
xác nhận bởi bộ phận kiểm tra chất lượng. Sau khi loại bỏ những sản phẩm
không đạt tiêu chuẩn, sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được đóng gói và được tổ
trưởng các tổ sản xuất chuyển đến kho làm thủ tục nhập kho và tiến hành
nhập kho thành phẩm. Khi xuất hàng giao bán thành phẩm được kiểm tra lại
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
một lần nữa để đảm bảo chất lượng của thành phẩm khi giao bán, đủ về số
lượng, và đúng về chủng loại.
Bộ phận kho
Khi thành phẩm được chuyển đến kho, tổ trưởng các tổ sản xuất viết
phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng trên phiếu nhập kho, trực tiếp
nhận hàng chuyển vào kho theo đúng nơi quy định cho từng chủng loại mặt
hàng. Nhập kho xong, thủ kho ghi vào thẻ kho để theo dõi.Khi xuất bán, thủ
kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại ghi trên phiếu xuất kho. Sau
đó, tiến hành ghi vào thẻ kho để theo dõi và đối chiếu số liệu với phòng kế
toán.
Phòng kế toán
Lập các báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng cho Ban Giám đốc.
Kế toán kho
Phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm để tập hợp, phân
loại sản phẩm, tính giá thành từng loại sản phẩm. Đồng thời, kế toán kho vào

sổ chi tiết theo dõi thành phẩm hàng tháng (cho từng loại mặt hàng về mặt số
lượng).
Kế toán bán hàng
Viết hóa đơn GTGT và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi
nhận doanh thu, vào sổ sách có liên quan.
Kế toán thanh toán
Khi khách hàng thanh toán có thể đến thẳng Công ty thanh toán cho
phòng kế toán hoặc có thể thanh toán qua ngân hàng.
Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp điền đầy đủ thông tin vào giấy đề
nghị nộp tiền, nộp cho phòng kế toán. Sau khi kiểm tra lại thông tin nhân
viên phòng kế toán sẽ lập phiếu thu đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho
thủ quỹ. Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền. Căn cứ
vào phiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
hàng. Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tài
khoản ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Công ty. Căn cứ vào giấy báo có
kế toán vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất
lượng cũng như số lượng. Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của
bên mua khi ký kết hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh toán, còn
những sản phẩm chưa đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại Công ty.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận và
lượng hàng hóa bị gửi trả lại do không đáp ứng được yêu cầu, Công ty sẽ tiến
hành ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sau
đó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng. Vì hàng hóa sản
xuất ra dựa trên những hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên nên Công ty
không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu do giảm giá hàng bán, chiết
khấu thương mại.

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
THÀNH LONG
2.1. Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thành Long.
Công ty TNHH Thành Long là một Công ty sản xuất nên doanh thu từ
bán thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất và nguồn thu chủ yếu của Công ty.
Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây làm lợi nhuận
cũng như vốn chủ sở hữu của Công ty tăng lên, góp phần làm tăng thêm tính
tự chủ của Công ty.
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán.
Kế toán khoản doanh thu
Theo chế độ quy định Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau để hạch
toán doanh thu:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh
toán, Uỷ nhiệm thu, Giấy báo có của Ngân hàng, Bản sao kê của
Ngân hàng )
- Chứng từ kế toán liên quan khác như chứng từ hàng hoá bán ra…
Hoá đơn giá trị gia tăng
Khi có hợp đồng kinh tế hay yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phòng
kinh doanh sẽ báo lên phòng kế toán để căn cứ trên lệnh xuất kho, kế toán lập
hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Tổng cục Thuế ban
hành. Trong đó, ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty,
đơn vị tính, số lượng, đơn giá của thành phẩm bán ra và được lập thành 3 liên
(đặt giấy than viết 1 lần)
- Liên 1: Được lưu tại quyển hoá đơn.
- Liên 2: Giao cho khách hàng.

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
- Liên 3: Được dùng để thanh toán.
Phiếu thu
Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ sử dụng là
phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên (đặt
giấy than viết 1lần)
- 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của Công ty.
- 1 liên giao cho khách hàng.
- 1 liên giao cho thủ quỹ ghi sổ.
Giấy báo Có
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản thông qua
Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phòng kế toán
của Công ty. Khi nhận được giấy báo Có kế toán tiến hành ghi sổ kế toán và
lưu giữ tại phòng kế toán.
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty sau khi được ký kết các
điều khoản, phòng sản xuất sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng. Khi sản phẩm
hoàn thành về số lượng, chủng loại theo yêu cầu của hợp đồng sẽ tiến hành
đóng gói xuất bán. Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên (đặt giấy
than viết một lần): Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hoá đơn; Liên 2 (màu đỏ):
giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ Công ty để ghi
sổ. Đồng thời, Thủ kho lập Phiếu xuất kho và làm thủ tục xuất kho. Sau khi
Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ được chuyển tới phòng kế toán.
Nếu khách hàng nộp tiền ngay, kế toán thanh toán lập Phiếu thu. Phiếu
thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại quyển,
Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ.
Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền. Sau đó, người
nhận hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hoá

đơn GTGT, Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2). Căn cứ vào Phiếu xuất kho,
Hoá đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuất hàng
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
rồi ghi thẻ kho cho từng loại thành phẩm xuất kho và chuyển Hoá đơn GTGT
(liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán. Kế toán tổng hợp
nhận những chứng từ kế toán này sẽ tiến hành ghi sổ.
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng
thu tiền ngay trực tiếp
Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng trình tự luân chuyển chứng từ
cũng được thực hiện tương tự như trên chỉ khác kế toán thanh toán sẽ sử dụng
Giấy báo có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ.
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng
thu tiền ngay qua ngân hàng
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
KH Phòng
SXKD
Tổng
giám
đốc
KT
thanh
toán
Thủ
quỹ
Thủ
kho
KT
tổng

hợp
Hợp
đồng
kinh
tế
Ký
duyệt
Lập
phiếu
thu
Thu
tiền
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
Ghi
sổ
KT
bán
hàng
Lập
hóa
đơn
GTGT
KH Phòng
SXKD
Tổng
giám
đốc

KT
thanh
toán
Thủ
kho
KT
tổng
hợp
Hợp
đồng
kinh
tế
Ký
duyệt
Giấy
báo có
của
NH
Ghi
sổ
KT
bán
hàng
Lập
hóa
đơn
GTGT
Đơn
đặt
hàng

Đơn
đặt
hàng
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồng
bán chịu nhân viên kế toán của Công ty phải phân tích khả năng thanh toán
của khách hàng. Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải được
quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Quy trình luân
chuyển chứng từ trong trường hợp này cũng tương tự trường hợp khách hàng
thanh toán ngay chỉ khác là kế toán thanh toán không viết phiếu thu mà viết
giấy nợ cho khách hàng.
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Hạch toán giảm giá hàng bán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm của Công ty
có chất lượng và uy tín trên thị trường. Các sản phẩm của Công ty luôn qua
khâu kiểm duyệt nghiêm ngặt về chất lượng trong sản xuất và trước khi nhập
kho. Do đó, hiện nay Công ty TNHH Thành Long không có chính sách giảm
giá hàng bán cho khách hàng.
Hạch toán chiết khấu
Chiết khấu thương mại là các khoản doanh nghiệp cho khách hàng hưởng
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
KT
thanh
toán

KT
tổng
hợp
Hợp
đồng
kinh
tế
Ký
duyệt
Viết
giấy
nợ
Lập
phiếu
XK, xuất
hàng
Ghi
sổ
Đơn
đặt
hàng
Thủ
kho
KH
Phòng
SXKD
Tổng
giám
đốc
KT

bán
hàng
Hóa
đơn
GTGT
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
khi khách hàng mua với số lượng lớn. Trường hợp người mua hàng nhiều lần
mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu
được ghi giảm trừ vào giá trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng, khoản chiết
khấu thương mại này được hạch toán vào TK 521. Tài khoản này phản ánh
khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ
theo đúng chính sách chiết khấu thương mại đã quy định. Nhưng do tại Công
ty không thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng nên sẽ không xét
trường hợp này.
Hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưng người
mua từ chối, trả lại. Do các lí do như: Vi phạm cam kết, hàng bị mất, kém
phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Kế toán sử dụng TK 531 để
phản ánh hàng bán bị trả lại.
Khi xuất hàng bán cho khách hàng nếu số hàng không đúng về chủng loại,
quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng thì khách
hàng được đổi mới trong thời gian quy định hoặc có thể trả lại một phần hoặc
tất cả số hàng đó cho Công ty. Hoặc khách hàng và Công ty đã thỏa thuận với
nhau về chủng loại cũng như số lượng hàng hóa bán ra nhưng vì lý do nào đó
thuộc về phía khách hàng mà khách hàng không thể nhận được lô hàng đó thì
Công ty cũng làm thủ tục nhận lại lô hàng đó.
Sản phẩm của Công ty luôn được bộ phận đánh giá chất lượng kiểm tra
nghiêm ngặt về chất lượng trước khi giao cho khách hàng nên việc xảy ra
hiện tượng hàng hóa kém chất lượng là rất ít. Tuy nhiên, quy trình sản xuất

của Công ty trải qua nhiều khâu, từ khâu lập thiết kế tại phòng kỹ thuật đến
khâu lựa chọn vật tư cho đến quy trình sản xuất tại phân xưởng sản xuất. Do
đó, có thể có những sai sót khách quan xảy ra đối với sản phẩm. Trong trường
hợp này Công ty chấp nhận nhận lại hàng.
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì cần có các chứng từ kèm
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
theo hàng hóa trả lại như: Biên bản trả lại hàng hóa, Hóa đơn GTGT (hàng
bán bị trả lại, phiếu nhập kho (hàng bán bị trả lại)… Cụ thể, khách hàng và
phòng kinh doanh của Công ty thỏa thuận lập biên bản trả lại hàng, trên biên
bản ghi rõ lý do trả lại hàng do sai về quy cách, mẫu mã, phẩm chất hay từ
phía khách hàng và ký vào biên bản. Khách hàng gửi cho Công ty Hóa đơn
GTGT (liên 2) trong đó ghi rõ hàng bán bị trả lại. Hóa đơn GTGT được
chuyển tới phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn về
số lượng, đơn giá, thành tiền. Sau đó kế toán lập đề nghị nhập kho và chuyển
những chứng từ này cho thủ kho lập phiếu nhận kho. Thủ kho sẽ tiến hành
kiểm tra lại hàng hóa nhập lại theo chỉ tiêu số lượng và quy cách, rồi viết
phiếu nhập kho đồng thời theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho thành
phẩm phản ánh vào thẻ kho số lượng nhập lại. Thủ kho sau khi kiểm tra nhập
kho hàng và ghi thẻ kho sẽ chuyển các chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập
kho) lên phòng kế toán để kế toán vào sổ.
Trên phiếu nhập kho thủ kho chỉ ghi về mặt số lượng, do Công ty tính
giá vốn theo phương pháp cả kỳ dự trữ nên giá vốn của thành phẩm bán ra là
giá vốn của tháng trước nếu hàng hóa bán ra vào tháng trước bị trả lại trong
tháng này, còn nếu hàng bán ra và bị trả trong cùng một tháng thì kế toán chờ
đến cuối tháng khi xác định được giá vốn sẽ điền thông tin về đơn giá và thành
tiền vào phiếu nhập kho. Đây chính là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ.
Cuối tháng tổng hợp số liệu cột thành tiền trên các phiếu nhập kho hàng bán
bị trả lại, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 531.

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại
VD: Ngày 17/08/2013, Công ty TNHH Thành Long xuất bán cho của
hàng Hồng Thanh của ông Nguyễn Văn Thanh theo giá bán chưa có thuế
GTGT, thuế suất thuế GTGT 10%.
- Bánh quy dừa 450 kg, đơn giá 250.000đ/1 thùng ( 9kg).
- Bánh mè vừng 300 kg, đơn giá 265.000đ/1 thùng ( 6kg).
Kế toán sẽ lập các chứng từ kế toán như sau:
Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty sẽ xuất mặt hàng được kí kết trong hợp đồng cho bên nhận
hàng và có kèm hóa đơn GTGT
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
Hóa
đơn
GTGT
Nhập
kho và
ghi thẻ
kho
KH và
phòng
KD
Khách
hàng
Thủ
kho
Kế
toán

Ghi
sổ
Biên
bản trả
lại hàng
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Công ty TNHH Thành Long
Thanh Long Industries Ltd.
Theo CV số 2183TCT/AC
Ngày 14/06/2001 của Tổng cục Thuế
Mã số Công ty: 1200984031
HÓA ĐƠN (GTGT)
Invoice (VAT)
Liên 2: Khách hàng/ For Customer
Thanh Long Industries Ltd.
Thanh Long Industrial Park
Lạng Sơn District, Lạng sơn, Vietnam
Telephone: +84 (25) 3878888
Fax: +84 (25) 3878888
Ký hiệu: AA/2003T
Số hóa đơn/ Invoice No.: 0000301
Ngày/ Date: 17/08/2013
Khách hàng/ Customer: Nguyen Van Thanh – Hong Thanh mark, 46 Le Loi
street, Lang Son city, Lang Son town.
Địa chỉ/ Address: Thanh long Industrial Park, Lang Son city, Lang Son town.
Mã số/ Customer’s code: 0101382443
STT
No.
DIỄN GIẢI

DESCRIPTION
ĐƠN VỊ TÍNH
UNIT
SỐ LƯỢNG
QUANTITY
ĐƠN GIÁ
PRICE
THÀNH TIỀN
AMOUNT
A B C 1 2 3=1x2
Bánh quy dừa Thùng
9Kg
450 250.000 112.500.000
Bánh mè vừng Thùng
6Kg
300 265.000 79.500.000
Cộng tiền hàng:
Thuế suất: 10%
Thuế GTGT:
Tổngcộng:
192.000.000
19.200.000
211.200.000
Bằng chữ: Hai trăm mười một triệu hai trăm ngàn đồng
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán sẽ lập phiếu thu đối với mặt hàng được xuất đi. Tương ứng với
Công ty được nhận tiền mặt từ phía khách hàng.
Mẫu số: 01 – TT
Đơn vị: Thành Long Indusstries Ltd.

(Ban hành theo quyết định số
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Thanh Long Industrial, Lang Son
Tel: 025-3878888/ Fax: 025-3878888
15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006
của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: 7
Ngày 17 tháng 08 năm 2013 Số: 09
Nợ TK: 111
Có TK: 131
Người nộp tiền: Nguyễn Văn Thanh
Địa chỉ: Cửa hàng Hồng Thanh, 46 Lê Lợi, T.P Lạng Sơn, Tỉnh Lạng Sơn.
Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng
Trả bằng: Tiền mặt. Loại tiền: VNĐ. Tỷ giá: 1
Số tiền: 211.200.000
(Bằng chữ: Hai trăm mười một triệu hai trăm ngàn đồng.)
Kèm theo:…1… chứng từ gốc.
Người nộp tiền Người lập biểu Kế toán trưởng
Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm mười một triệu hai trăm ngàn.
Ngày 17 tháng 08 năm 2013
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản thông qua
Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phòng kế toán
của Công ty.
Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam GIẤY BÁO CÓ

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Hà Nội Ngày 06/08/2013 giờ in: 9:30:20 AM
Số chứng từ: Đã hạch toán
Số chuyển tiền:
NHNT Hà Nội
Người trả tiền: Nguyen Van Thanh
Số tài khoản: ………… tại Ngân hàng Techcombank Lạng Sơn
Người hưởng: Thanh Long Industries Ltd
Số tài khoản: …………….tại Ngân hàng Ngoại thương Lạng Sơn
Số tiền: VNĐ: 211.200.000
Bằng chữ: Hai trăm mười một triệu hai trăm ngàn đồng
Nội dung: Ông Nguyễn Văn Thanh thanh toán hóa đơn GTGT số 0000280.
Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ
Kế toán hàng bị trả lại: Cửa hàng Hồng Thanh nhập hàng phát hiện có
một số thùng hàng bị lỗi nên đã lập biên bản trả hàng về cho phòng kinh
doanh của Công ty.
Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Mạnh Dũng
Đơn vị: Cửa Hàng Hồng Thanh
Điạ chỉ: 46 Lê Lợi, Thành Phố Lạng Sơn, Tỉnh Lạng Sơn.
BIÊN BẢN TRẢ HÀNG
Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH Thành Long.
Cửa hàng Hồng Thanh chúng tôi có mua mặt hàng Bánh mè vừng của
Công ty TNHH TNHH Thành Long theo HĐ GTGT số 0000289 ngày
05/08/2013, do mặt hàng này có 60 kg (10 thùng) không đảm bảo chất lượng
nên chúng tôi không thể xuất bán số hàng này.
Nay Công ty chúng tôi xuất trả lại này cho quý Công ty.

Kính mong quý Công ty nhận lại số hàng trên.
Xin chân thành cảm ơn!
Ngày 07 tháng 08 năm 2013
Cửa hàng Hồng Thanh

Đào Tuấn Vũ Lớp: K23 - VB2
25