tiểu luận môn quản trị dự án quản trị dự án về việc triển khai chương trình erp tại công ty pnj

Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

Bài Tiểu Luận:
QUẢN TRỊ DỰ ÁN VỀ VIỆC TRIỂN KHAI
CHƯƠNG TRÌNH ERP TẠI CÔNG TY PNJ
. GVGD : Phan Thị Thu Hương
Lớp : QT 05 – K13
Nhóm SV: 10
STT Họ và tên MSSV Mức độ
đóng góp
Ký tên
1 Lê Thị Phương Nhi 33101020609 100%
2 Nguyễn Thái Trần Nam 33101027865 90%
3 Lê Hồng Thái 33101028349 100%
4 Bùi Văn Tuấn 33101022485 100%
5
Nguyễn Xuân Soái
33101023345
100%
07 , tháng 01. năm 2012
Page 1 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
PHẦN I:
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp tích hợp các ứng dụng
CNTT nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu
quả, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành
doanh nghiệp. ERP cung cấp các giải pháp từ quản lý tài chính - kế toán, quản lý vật

tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến việc quản lý sản xuất, kinh doanh của toàn bộ
doanh nghiệp.
Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp trên nhiều lĩnh
vực, đặc biệt đối với doanh nghiệp hoạt động trong những ngành nghề mang tính
nhạy cảm, chịu ảnh hưởng nhiều về sự biến động của thị trường như PNJ. Trước tình
hình giá vàng thường xuyên biến động mạnh như hiện nay, doanh nghiệp nói chung
và PNJ nói riêng cần phải có những quyết định nhanh chóng, chính xác để có thể tận
dụng những thời cơ do thị trường mang lại đồng thời hạn chế được nhiều rủi ro.
Ngoài ra, doanh nghiệp PNJ đang phát triển tốt, lợi nhuận cao, hệ thống sản xuất
kinh doanh rộng lớn, đồng thời Công ty đang có chiến lược mở rộng thị trường sang
các nước trong khu vực và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu.
Trước những nhu cầu bức thiết đó, thực hiện dự án ERP là một trong những điều
quan trọng được ưu tiên tại công ty PNJ. Do đó, trong năm 2011, Công ty đã tập
trung tìm kiếm đối tác triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp mình, đến tháng
10/2011, Công ty đã chọn được nhà cung cấp phần mềm và tiến hành triển khai dự
án.
II. SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY PNJ
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ).
- Địa chỉ: 170E Phan Đăng Lưu, P.3, Q.Phú Nhuận, TP.HCM.
- Ngành nghề Kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh nữ trang.
III. MỤC TIÊU DỰ ÁN
• Mục tiêu dự án ERP của Công ty PNJ:
− 100% quy trình quản lý về Kinh doanh, Kế toán tài chính hiện đang thực hiện đều
được đưa vào chương trình phần mềm vào ngày 27/12/2012.
Page 2 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
− 100% các báo cáo theo yêu cầu của các cấp quản lý về phân hệ Kế toán, Kinh
Doanh được truy suất trên chương trình phần mềm có số liệu chính xác, đúng thời
gian quy định, chậm nhất trong vòng 01 giờ kể từ khi có yêu cầu.
• Mục tiêu dự án ERP (giai đoạn 1), do nhóm 1 triển khai:

− 100% quy trình quản lý về Kinh doanh, Kế toán tài chính hiện đang thực hiện đối
với hàng món, bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách đều được đưa vào chương
trình phần mềm, chậm nhất vào ngày 14/03/2012.
− 100% các báo cáo theo yêu cầu của các cấp quản lý về phân hệ Kế toán, Kinh
Doanh đối với hàng món, bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách được truy suất
trên chương trình phần mềm có số liệu chính xác, đúng thời gian quy định, chậm
nhất trong vòng 01 giờ kể từ khi có yêu cầu.
IV. PHẠM VI DỰ ÁN
ERP là phần mềm quản lý hệ thống tổng thể doanh nghiệp, nó quản lý toàn bộ hoạt
động của Doanh nghiệp như: mua hàng, bán hàng, tài chính, kế toán, sản xuất, kinh
doanh, nhân sự…Tuy nhiên, để triển khai thực hiện dự án ERP một cách tổng thể cho
Doanh nghiệp trong thời buổi kinh tế hiện nay thì sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn, ảnh
hưởng lớn đến hoạt động, văn hóa của doanh nghiệp.
Do đó, để không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,
PNJ đã thu hẹp phạm vi triển khai dự án ERP trong giai đoạn đầu (năm 2011 – 2012),
tập trung chủ yếu vào hai phân hệ chính: Kế toán tài chính và Kinh doanh.
Vì thời gian có hạn, do đó, nhóm nhóm chúng tôi tiến hành phân tích quản lý dự án
giai đoạn 1: Triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách,
đồng hồ. Trong thời gian 107 ngày, bắt đầu từ ngày 10/10/2011 đến 14/03/2012 với
nguồn lực nội bộ 03 người, đối tác bên ngoài 02 người.
V. TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT QUẢ CHUYỂN GIAO
1. Tiêu chuẩn đánh giá từng giai đoạn của dự án:
Dự án ERP (nhóm 1): Triển khai Chương trình hàng món, hàng hóa bạc,
Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ.
Stt Tên công việc Tiêu chuẩn đánh giá đạt
1. Tinh chỉnh chương
trình hàng món, hàng
hóa bạc, Yabling,
Jemma, túi xách, đồng
hồ…theo yêu cầu

PNJ.
− 100% các yêu cầu của PNJ về phân hệ Kế
toán, Kinh doanh trong các buổi khảo sát đều
được thể hiện trên chương trình phần mềm thông
qua các chức năng.
2. Test chương trình
hàng món và hàng hóa
− 80% các lỗi phần mềm về phân hệ Kinh
Doanh, Kế toán đều được đối tác phần mềm chỉnh
Page 3 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
Stt Tên công việc Tiêu chuẩn đánh giá đạt
bạc, Jabling, Jemma,
đồng hồ, túi xách.
sửa đúng thời hạn.
− 20% các yêu cầu về tiện ích phát sinh thêm
trong quá trình thực hiện test có thể thực hiện
trong giai đoạn triển khai thử nghiệm.
3. Đào tạo triển khai cho
hệ thống CH, CN
− 100% các CH, CN có bán hàng món, hàng
bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách đều được
đào tạo.
− 80% các CH, CN trên đều có thể thao tác
thực hiện nhập, xuất, làm báo cáo trên phần mềm.
− Chi phí đào tạo trong phạm vi cho phép.
4. Triển khai thử nghiệm
chương trình hàng
món cho một số cửa
hàng đại diện:

− 100% các CH được chọn thực hiện triển
khai chương trình hàng món theo kế hoạch.
− 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo chính
xác, đúng thời hạn.
− Chi phí triển khai nằm trong phạm vi cho
phép.
5. Triển khai thử nghiệm
hàng hóa bạc cho hệ
thống của hàng
chuyên bạc:
− 100% các CH được chọn thực hiện triển
khai chương trình hàng món theo kế hoạch.
− 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo chính
xác, đúng thời hạn.
− Chi phí triển khai nằm trong phạm vi cho
phép.
6. Triển khai thử nghiệm
hàng hóa Yabling,
Jemma, túi xách, đồng
hồ.
− 100% các CH được chọn thực hiện triển
khai chương trình hàng món theo kế hoạch.
− 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo chính
xác, đúng thời hạn.
− Chi phí triển khai nằm trong phạm vi cho
phép.
7. Triển khai chính thức
chương trình hàng
món, hàng hóa bạc,
Yabling, Jemma, đồng

hồ, túi xách.
− 100% các CH, CN thực hiện triển khai chính
thức chương trình phần mềm theo kế hoạch.
− 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo chính
xác, đúng thời hạn.
− Chi phí triển khai nằm trong phạm vi cho
phép.
2. Kết quả chuyển giao của dự án:
Sau khi kết thúc dự án, nhóm triển khai phải chuyển giao cho các đơn vị liên
quan những nội dung như sau:
− Bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng các chức năng phần mềm của các
phân hệ triển khai (phân hệ Kinh doanh, phân hệ Kế toán tài chính) về mãng
hàng món, bạc, Yabling, Jemma, đồng hồ, túi xách.
− Bộ tài liệu kỹ thuật về phần mềm đối với hai phân hệ triển khai.
Page 4 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
− Hướng dẫn cách thức sử dụng các chức năng của phần mềm cho các
đơn vị - > Biên bản nghiệm thu của bộ phận nghiệp vụ.
− Hướng dẫn bộ phận CNTT về cách tiếp nhận, phát triển các báo cáo
trên phần mềm trong tương lai -> Biên bản nghiệm thu của bộ phận CNTT.
VI. CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ XÁC ĐỊNH CÁC VAI TRÒ TRONG
QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. Cơ cấu tổ chức Dự án
2. Xác định các vai trò trong quản lý dự án
• Giám đốc Dự án:
Như ta đã biết ở trên, Dự án ERP là một dự án quản lý tổng thể toàn bộ hoạt động
sản xuất, kinh doanh của Công ty. Do đó, Giám đốc dự án phải là người nắm và hiểu
rõ toàn bộ quy trình hoạt động của Công ty, đặc biệt trong phạm vi triển khai lần
này, tập trung vào hai phân hệ Kế toán tài chính và Kinh doanh. Vì vậy, PNJ đã cử 1
phó tổng giám đốc thường trực để điều hành trực tiếp dự án, với những nhiệm vụ

chính như sau:
- Báo cáo tiến độ dự án cho Tổng giám đốc.
- Chỉ đạo các phương hướng, chủ trương, quan điểm thực hiện dự án.
- Quyết định các giải pháp, quy trình nghiệp vụ kế toán, kinh doanh, quản lý bảo
mật thông tin.
- Phê duyệt tất cả tài liệu chính thức của dự án.
• Các trưởng nhóm:
Là các thành viên đang làm việc tại PNJ, có nhiều năm kinh nghiệp về các lĩnh
vực Kế toán tài chính và Kinh doanh. Chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp mỗi
Page 5 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
nhóm theo sự phân công của Giám đốc dự án để đảm bảo kế hoạch được hoàn thành
theo yêu cầu, với những nhiệm vụ chính như sau:
- Soát xét toàn bộ tài liệu quy trình nghiệp vụ của dự án có yếu tố liên quan đến
phân hệ kế toán tài chính, Kinh Doanh của Công ty PNJ.
- Soát xét toàn bộ dữ liệu chạy thử cũng như dữ liệu toàn quy trình dự án.
- Quản lý điều hành nguồn lực của phân hệ phụ trách phục vụ cho dự án.
- Đề xuất các giải pháp liên quan đến phân hệ Kế toán, Kinh doanh.
- Trực tiếp báo cáo và kiến nghị lên Giám đốc dự án khi có vấn đề không thỏa
đáng.
- Thực hiện các chỉ đạo khác của Giám đốc dự án.
• Các thành viên đội dự án:
Là các thành viên được chọn ra từ những người xuất sắc của các phòng ban chức
năng có liên quan đến dự án như: Phòng Tin Học, Phòng Kế toán, Phòng Kinh
Doanh, Phòng Quản Trị Chất Lượng, đại diện các CH, CN.
Các thành viên đội dự án được chia làm 3 nhóm, tùy theo tính chất từng giai
đoạn. Trong đó, nhóm 1, chịu trách nhiệm triển khai giai đoạn 1, với nhiệm vụ là:
Triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng
hồ. Trong thời gian 107 ngày, bắt đầu từ ngày 10/10/2011 đến 14/03/2012 với nguồn
lực nội bộ 03 người, đối tác bên ngoài 02 người.

• Nhà bảo trợ:
Dự án ERP đã được BTGĐ Công ty và Hội Đồng Quản Trị của PNJ thông qua.
Do đó, nhà bảo trợ tài chính cho dự án này là BTGĐ Công ty và Hội Đồng Quản Trị.
• Khách hàng của Dự án:
Mục tiêu dự án là tin học hóa quản lý phân hệ Kế toán, Kinh Doanh trên chương
trình phần mềm. Do đó, người hưởng lợi do những thay đổi của Dự án một cách trực
tiếp là Phòng Kế toán, Phòng Kinh Doanh, Phòng Tin Học và khối các Cửa hàng, chi
nhánh.
Ngoài ra, Khách hàng (người mua sản phẩm của Công ty), nhà cung cấp (người
bán sản phẩm cho Công ty) cũng được hưởng lợi một cách gián tiếp từ việc thay đổi
này, các thủ tục theo dõi được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên
nghiệp hơn.
VII. MỘT SỐ GIẢ THUYẾT CHO DỰ ÁN
Các giả định được đưa ra dựa trên các nguyên tắc quản lý dự án để tạo điều kiện
giảm bớt một phần rủi ro và dự án được thực hiện tốt nhất. Việc triển khai dự án
ERP, giai đoạn 1, triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma,
túi xách, đồng hồ gồm các giả định sau:
Page 6 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
1. Giả thuyết về rủi ro:
- Không có sự cố bất thường xảy ra do thiên tai, hỏa hoạn.
- Công ty không rơi vào tình trạng khủng hoảng tài chính trầm trọng, không bị
thiếu hụt về ngân sách, BTGĐ không thay đổi mục tiêu và phạm vi triển khai Dự
án.
2. Giả thuyết về năng suất lao động:
- Đội ngũ quản lý dự án có đủ kiến thức, năng lực chuyên môn để theo dõi xuyên
suốt tiến trình thực hiện dự án.
- Năng lực chuyên môn của nhà thầu đáp ứng đúng mục tiêu dự kiến, đảm bảo
không xảy ra tình trạng hủy hợp đồng, bồi thường hợp đồng do không thể đáp
ứng nhu cầu PNJ đưa ra.

- Năng suất lao động thực tế bằng năng suất lao động theo kế hoạch.
3. Giả thuyết về việc tác động của thị trường:
- Không có sự thay đổi lớn về quy mô mục tiêu của dự án.
- Các kênh truyền thông hoạt động nhanh chóng, hiệu quả, chất lượng đường
truyền tốt.
- Các chi phí dành cho hoạt động dự án (mua máy móc, thiết bị…) không thay đổi
nhiều trong quá trình triển khai dự án.
Page 7 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
PHẦN II:
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
I. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN TỔNG THỂ
1. Sơ đồ Gant Kế hoạch tổng thể
Page 8 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
Page 9 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
2. Trách nhiệm của nhóm triển khai 1 trong kế hoạch tổng thể
Nhóm 1 gồm các thành viên sau:
• Các thành viên nội bộ, thuộc công ty PNJ:
1) Lê Thị Phương Nhi (Nhóm trưởng 1)
2) Nguyễn Thái Trần Nam (thành viên)
3) Lê Hồng Thái (thành viên)
• Các thành viên đối tác bên ngoài (Công ty phần mềm)
1) Bùi Văn Tuấn (thành viên)
2) Nguyễn Xuân Soái (thành viên)
Nhóm có nhiệm vụ thực hiện phần việc “Triển khai Chương trình hàng món,
hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách” trong dự án Enterprise resource planing” –
ERP của Công ty PNJ và chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám Đốc dự án về tiến
độ, chất lượng phần việc này.

II. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN CHI TIẾT
1. Sơ đồ Gant Kế hoạch chi tiết
Page 10 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
Page 11 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
2. Cấu trúc phân việc – WBS:
Triển khai Chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách,
đồng hồ.
2.1 Tinh chỉnh chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi
xách, đồng hồ…theo yêu cầu PNJ:
2.1.1 Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận các yêu cầu từ PNJ về chương trình hàng
món.
2.1.2 Tinh chỉnh chương trình hàng món.
2.1.3 Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận các yêu cầu từ PNJ về chương trình hàng
hóa bạc.
2.1.4 Tinh chỉnh chương trình hàng hóa bạc.
2.1.5 Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận các yêu cầu từ PNJ về chương trình hàng
hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ
2.1.6 Tinh chỉnh chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ
2.2 Test chương trình hàng món và hàng hóa bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi
xách:
2.2.1 Test chương trình hàng món
2.2.2 Test chương trình hàng hóa bạc
2.2.3 Test chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, đồng hồ, túi xách
2.3 Đào tạo triển khai cho hệ thống CH, CN
2.3.1 Báo cáo kết quả test và đề xuất triển khai
2.3.2 Chuẩn bị tài liệu đào tạo
2.3.3 Thông báo cho hệ thống cửa hàng, chi nhánh.
2.3.4 Tiến hành đào tạo tập trung

2.4 Triển khai thử nghiệm chương trình hàng món cho một số cửa hàng đại
diện:
2.4.1 Lập danh sách 5 đơn vị của hàng để triển khai và kế hoạch thực hiện.
2.4.2 Thông báo cho cho 5 đơn vị được chọn
2.4.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho các đơn vị
2.4.4 Theo dõi và hỗ trợ các đơn vị triển khai.
2.4.5 Các đơn vị tiến hành báo cáo kết quả triển khai
2.4.6 Nhóm dự án tiến hành tổng hợp và đề xuất thời gian triển khai chính thức
2.5 Triển khai thử nghiệm hàng hóa bạc cho hệ thống của hàng chuyên bạc:
2.5.1 Lập danh sách các CH chuyên bạc để triển khai và kế hoạch thực hiện.
2.5.2 Thông báo cho các CH được chọn.
2.5.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho các đơn vị.
2.5.4 Theo dõi và hỗ trợ các đơn vị triển khai
2.5.5 Các đơn vị tiến hành báo cáo kết quả triển khai.
2.5.6 Nhóm dự án tiến hành tổng hợp và đề xuất thời gian triển khai chính thức.
Page 12 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
2.6 Triển khai thử nghiệm hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ.
2.6.1 Lập danh sách các cửa hàng có bán hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách,
đồng hồ để triển khai và lập kế hoạch thực hiện.
2.6.2 Thông báo cho các cửa hàng được chọn
2.6.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho các đơn vị
2.6.4 Theo dõi và hỗ trợ các đơn vị triển khai
2.6.5 Các đơn vị tiến hành báo cáo kết quả triển khai.
2.6.6 Nhóm dự án tiến hành tổng hợp và đề xuất thời gian triển khai chính thức.
2.7 Triển khai chính thức chương trình hàng món, bạc, Yabling, Jemma, túi
xách, đồng hồ.
Page 13 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
3) Tự điển WBS:

WBS Công việc Kết quả kỳ vọng
Người chịu
trách nhiệm
chính
Thời gian
thực hiện
(ngày)
Ngân
sách
(triệu)
Yếu tổ
rủi ro
2.1
Tinh chỉnh chương trình hàng
món, hàng hóa bạc, Yabling,
Jemma, túi xách, đồng hồ…
theo yêu cầu PNJ
Các chức năng trên chương trình đều
phản ánh đúng yêu cầu PNJ
Tuấn 14 96
2.1.1
Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận
các yêu cầu từ PNJ về chương
trình hàng món.
Hiểu rõ các yêu cầu cần quản lý về
chương trình hàng món của PNJ. Soái 1 5
2.1.2
Tinh chỉnh chương trình hàng
món
Hoàn thiện chương trình

Soái 4 30
2.1.3
Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận
các yêu cầu từ PNJ về chương
trình hàng hóa bạc.
Hiểu rõ các yêu cầu cần quản lý về
chương trình hàng bạc của PNJ. Tuấn 1 5
2.1.4
Tinh chỉnh chương trình hàng
hóa bạc
Hoàn thiện chương trình
Tuấn 3 25
2.1.5
Khảo sát hiện trạng và tiếp nhận
các yêu cầu từ PNJ về chương
trình hàng hóa Yabling, Jemma,
túi xách, đồng hồ
Hiểu rõ các yêu cầu cần quản lý về
chương trình hàng hóa Yabling,
Jemma, túi xách, đồng hồ của PNJ.
Soái 1 5
2.1.6
Tinh chỉnh chương trình hàng
hóa Yabling, Jemma, túi xách,
đồng hồ
Hoàn thiện chương trình
Soái 4 26
2.2
Test chương trình hàng món
và hàng hóa bạc, Jabling,

Jemma, đồng hồ, túi xách
Đáp ứng yêu cầu tương ứng đã đưa ra
Nhi 14 64
2.2.1 Test chương trình hàng món
Đáp ứng các yêu cầu về hàng món đã
đưa ra trong buổi khảo sát
Nhi 8 20
Page 14 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
WBS Công việc Kết quả kỳ vọng
Người chịu
trách nhiệm
chính
Thời gian
thực hiện
(ngày)
Ngân
sách
(triệu)
Yếu tổ
rủi ro
2.2.2 Test chương trình hàng hóa bạc
Đáp ứng các yêu cầu về hàng bạc đã
đưa ra trong buổi khảo sát
Nam 9 21
2.2.3
Test chương trình hàng hóa
Yabling, Jemma, đồng hồ, túi
xách
Đáp ứng các yêu cầu về hàng Yabling,

Jemma, đồng hồ, túi xách đã đưa ra
trong buổi khảo sát
Nhi 9 23
2.3
Đào tạo triển khai cho hệ
thống CH, CN
Các Cửa hàng trưởng, Kế toán cửa
hàng, chi nhánh có thể thao tác thực
hiện tốt trên chương trình
Nam 7 32
2.3.1
Báo cáo kết quả test và đề xuất
triển khai
Báo cáo đúng thời gian qui định Nhi 1 1
2.3.2 Chuẩn bị tài liệu đào tạo Đảm bảo đầy đủ tài liệu Tuấn 3 20
2.3.3
Thông báo cho hệ thống cửa
hàng, chi nhánh
Đảm bảo thông tin được cửa hàng và
chi nhánh tiếp nhận
Nam 1 1
2.3.4 Tiến hành đào tạo tập trung
Tất cả các cửa hàng trưởng và Kế toán
cửa hàng đều được đào tạo.
Thái 1 10
2.4
Triển khai thử nghiệm chương
trình hàng món cho một số cửa
hàng đại diện
Các cửa hàng được chọn tiến hành

triển khai thử nghiệm song song hai
chương trình một cách nghiêm túc.
Thái 28 224
2.4.1
Lập danh sách 5 đơn vị của hàng
để triển khai và kế hoạch thực
hiện
Chọn được các đơn vị đáp ứng điều
kiện chương trình đã đưa ra
Nhi 1 5
2.4.2
Thông báo cho cho 5 đơn vị
được chọn
Đảm bảo thông tin được cửa hàng và
chi nhánh tiếp nhận
Thái 1 5
2.4.3
Chuyển số dư đầu kỳ cho các
đơn vị
Đảm bảo tất cả số dư đầu về chương
trình hàng món từ chương trình cũ
được chuyển sang chương trình mới.
Nam 3 154
Page 15 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
WBS Công việc Kết quả kỳ vọng
Người chịu
trách nhiệm
chính
Thời gian

thực hiện
(ngày)
Ngân
sách
(triệu)
Yếu tổ
rủi ro
2.4.4
Theo dõi và hỗ trợ các đơn vị
triển khai
Hỗ trợ kịp thời Tuấn 19 50
2.4.5
Các đơn vị tiến hành báo cáo kết
quả triển khai
Đúng thời gian qui định Thái 2 5
2.4.6
Nhóm dự án tiến hành tổng hợp
và đề xuất thời gian triển khai
chính thức
Thống nhất thời gian triển khai chính
thức cho mãng hàng hóa được phân
công
Nhi 1 5
2.5
Triển khai thử nghiệm hàng
hóa bạc cho hệ thống của hàng
chuyên bạc
Các cửa hàng chuyên bạc tiến hành
triển khai thử nghiệm song song hai
chương trình một cách nghiêm túc.

Nhi 21 120
2.5.1
Lập danh sách các CH chuyên
bạc để triển khai và kế hoạch
thực hiện
Lập được danh sách và kế hoạch triển
khai một cách đầy đủ và hợp lý. Nhi 2 5
2.5.2
Thông báo cho các CH được
chọn
Đảm bảo thông tin được cửa hàng và
chi nhánh tiếp nhận
Nam 1 2
2.5.3
Chuyển số dư đầu kỳ cho các
đơn vị
Đảm bảo tất cả số dư đầu về chương
trình hàng món từ chương trình cũ
được chuyển sang chương trình mới.
Tuấn 5 103
2.5.4
Theo dõi và hỗ trợ các đơn vị
triển khai
Hỗ trợ kịp thời Nhi 10 5
2.5.5
Các đơn vị tiến hành báo cáo kết
quả triển khai
Đúng thời gian qui định Soái 2 3
2.5.6
Nhóm dự án tiến hành tổng hợp

và đề xuất thời gian triển khai
chính thức
Thống nhất thời gian triển khai chính
thức cho mãng hàng hóa được phân
công
Thái 1 2
2.6 Triển khai thử nghiệm hàng
hóa Yabling, Jemma, túi xách,
Các cửa hàng bán Yabling, Jemma, túi
xách, đồng hồ tiến hành triển khai thử
Nam 28 192
Page 16 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
WBS Công việc Kết quả kỳ vọng
Người chịu
trách nhiệm
chính
Thời gian
thực hiện
(ngày)
Ngân
sách
(triệu)
Yếu tổ
rủi ro
đồng hồ
nghiệm song song hai chương trình
một cách nghiêm túc.
2.6.1
Lập danh sách các cửa hàng có

bán hàng hóa Yabling, Jemma,
túi xách, đồng hồ để triển khai và
lập kế hoạch thực hiện
Lập được danh sách và kế hoạch triển
khai một cách đầy đủ và hợp lý.
Nhi 2 1
2.6.2
Thông báo cho các cửa hàng
được chọn
Đảm bảo thông tin được cửa hàng và
chi nhánh tiếp nhận
Thái 1 2
2.6.3
Chuyển số dư đầu kỳ cho các
đơn vị
Đảm bảo tất cả số dư đầu về chương
trình hàng món từ chương trình cũ
được chuyển sang chương trình mới.
Soái 4 176
2.6.4
Theo dõi và hỗ trợ các đơn vị
triển khai
Hỗ trợ kịp thời Nam 18 10
2.6.5
Các đơn vị tiến hành báo cáo kết
quả triển khai
Đúng thời gian qui định Tuấn 2 1
2.6.6
Nhóm dự án tiến hành tổng hợp
và đề xuất thời gian triển khai

chính thức
Thống nhất thời gian triển khai chính
thức cho mãng hàng hóa được phân
công
Nhi 1 2
2.7
Triển khai chính thức chương
trình hàng món, hàng hóa bạc,
Yabling, Jemma…
Tất cả các đơn vị liên quan có thể triển
khai chính thức chương trình phần
mềm theo đúng kế hoạch đề ra.
Nhi Vô hạn
Page 17 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
III. HOẠCH ĐINH NGUỒN NHÂN LỰC
1. Sơ đồ hoạch định nguồn nhân lực cho dự án
LỊCH TRÌNH BAN ĐẦU
Công
việc
Công
việc tiền
Thời gian
thực hiện
Nhân
công
Thời gian (tuần)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
0

1
1 12
1
3
1
4 15
A 2 2 2 2
B 2 2 2 2
C A; B 1 4 4
D C 4 4 4 4 4 4
E D 3 5 5 5 5
F E 4 5 5 5 5 5
H F
Nhu cầu nhân lực 2 4 2 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5

6 Giới hạn nguồn lực
Nh
ân
lực
5
4
3
2
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Thời gian (tuần)
IV. HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ:
Công
việc
Chi

phí
Thời gian (tuần)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Page 18 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
A 96 48 48
B 64 32 32
C 32 32
D 224 56 56 56 56
E 120 40 40 40
F 192 48 48 48 48
H
Chi phí 48 128
16
0 192 248
30
4
36
0
41
6 456
49
6
53
6 584
63
2
68
0 728
2. Sơ đồ trách nhiệm:

Page 19 of 25
Ước lượng chi phí
chi phí (triệu)
Thời gian (tuần)
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
WBS
Các thành viên chính trong
i d ánđộ ự
(n i b Công ty)ộ ộ
Các thành viên ( iđố
tác bên ngoài)

Nhóm
tr ng:ưở
Ph ngươ
Nhi
Tr nầ
Nam
H ngồ
Thái
V n Tu nă ấ Xuân Soái
2.1 Tinh ch nh ch ng trình ỉ ươ
hàng món, hàng hóa b c, ạ
Yabling, Jemma, túi xách,
ng h …theo yêu c u PNJđồ ồ ầ
C R S
2.2 Test ch ng trình hàng ươ
món và hàng hóa b c, ạ
Jabling, Jemma, ng h , túiđồ ồ
xách

R S S C
2.3 ào t o tri n khai cho hĐ ạ ể ệ
th ng CH, CNố
C R S S
2.4 Tri n khai th nghi m ể ử ệ
ch ng trình hàng món cho ươ
m t s c a hàng i di nộ ố ử đạ ệ
S S
R
C
2.5 Tri n khai th nghi m ể ử ệ
hàng hóa b c cho h th ng ạ ệ ố
c a hàng chuyên b củ ạ
R S S C
2.6 Tri n khai th nghi m ể ử ệ
hàng hóa Yabling, Jemma,
túi xách, ng hđồ ồ
S R S C
2.7 Triển khai chính thức
chương trình hàng món,
hàng hóa bạc, Yabling,
Jemma…
R
S S S S
Page 20 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
C = Consult (T v n)ư ấ R = Responsible (Trách nhi m) S = Support ệ
(H tr )ỗ ợ
1) Sơ đồ mạng AON của dự án:
STT Công vi cệ

Kí
hi uệ
công
vi cệ
Công
vi cệ
có
tr cướ
Th iờ
gian
th cự
hi n ệ
( tu n)ầ
Số
nhân
công
yêu
c uầ
1
2.1 Tinh ch nh ch ng trình hàng món, hàng hóa ỉ ươ
b c, Yabling, Jemma, túi xách, ng h …theo yêu ạ đồ ồ
c u PNJầ
A - 2 2
2
2.2 Test ch ng trình hàng món và hàng hóa b c, ươ ạ
Jabling, Jemma, ng h , túi xáchđồ ồ
B A 2 2
3 2.3 ào t o tri n khai cho h th ng CH, CNĐ ạ ể ệ ố C A, B 1 4
4
2.4 Tri n khai th nghi m ch ng trình hàng món ể ử ệ ươ

cho m t s c a hàng i di nộ ố ử đạ ệ
D C 4 4
5
2.5 Tri n khai th nghi m hàng hóa b c cho h ể ử ệ ạ ệ
th ng c a hàng chuyên b cố ủ ạ
E D 3 6
6
2.6 Tri n khai th nghi m hàng hóa Yabling, ể ử ệ
Jemma, túi xách, ng hđồ ồ
F E 4 5
Page 21 of 25
3 2 4
B
3 0 4
6 4 9
D
6 0 9
5 1 5
C
5 0 5
13 4 16
F
13 0 16
10 3 12
E
10 0 12
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
PHẦN III: KIỂM SOÁT DỰ ÁN
I. QUY ĐỊNH THỜI GIAN BÁO CÁO:
Để đảm bảo dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch chi tiết đã đề ra, mỗi

tuần các thành viên trong tổ phải tiến hành báo cáo kết quả công việc đã triển khai
trong tuần vừa qua cho Trưởng nhóm quản lý trực tiếp mình.
Ngoài ra, trong những trường hợp đột xuất, khi gặp phải những tình huống bất
ngờ không giải quyết được, có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ chung của Dự án,
các thành viên phải báo cáo ngay lập tức vấn đề này cho Trưởng nhóm quản lý
trực tiếp để được giải quyết kịp thời.
II. MỘT SỐ BÁO CÁO: TIẾN ĐỘ, CHI PHÍ, CHẤT LƯỢNG CỦA NHÓM
TRIỂN KHAI
Báo cáo tiến độ, chi phí thực tế của dự án: Từ ngày 10/10/2011 đến ngày
28/12/2011.
BÁO CÁO TIẾN ĐỘ, CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẾN NGÀY 28/12/2011
Công
việc
Thời gian (tuần)
Kế
hoạch
Thực
tế
Chi phí
KH
Chi phí
thực tế
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1
4 15
A 2 2 100% 100% 96 96

B 2 2 100% 100% 64 96

Page 22 of 25

1 2 2
A
1 0 2
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
C 4 100% 100% 32 32

D 4 4 4 4 100% 50% 112 112

E 5 5 5 0% 0% 0 0
F 5 5 5 5 0% 0% 0 0
H
Kế hoạch

Thực tế
Dựa vào kết quả báo cáo trên ta thấy tiến độ và chi phí của dự án đều tăng,
ngay từ khi bắt đầu dự án đã bị trễ 1 tuần, Công việc B đã triển khai chậm so với
kế hoạch 1 tuần. Chính điều này đã ảnh hưởng đến toàn bộ thời gian bắt đầu của
các hoạt động dự án và thời gian hoàn thành dự án.
Như ta đã thấy, toàn bộ hoạt động dự án đều bị găng, do đó, dù công việc E và
F triển khai trong thời gian tới như thế nào thì dự án cũng sẽ bị trễ 2 tuần. Chúng
ta không thể điều chỉnh kế hoạch bằng cách tăng tốc vì nguồn lực chúng ta có giới
hạn (chỉ 05 người) và thời gian dự trữ toàn phần của tất cả các hoạt động đều bằng
0 ngay từ khi bắt đầu dự án.
PHẦN IV: KẾT LUẬN
I. NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ
Khi ứng dụng ERP doanh nghiệp (DN) có nhiều lợi ích. Năng suất lao động
sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên
quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác
hơn. PNJ có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi
phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực

như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh
doanh.
Các thông tin của PNJ được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia
sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông.
Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và
đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động
của PNJ theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế,
Page 23 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng
năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của PNJ
Trên thực tế việc triển khai dự án trên tại các công ty ở Việt Nam nói chung
và tại PNJ nói riêng đa phần bị chậm tiến độ do sự thiếu hợp tác của một vài cá
nhân bảo thủ hoặc do quá tải trong công việc. Ngoài ra trong thực tế triển khai
luôn luôn có những khó khăn nhất định do cán bộ phụ trách nghỉ ngang hoặc
phát sinh những tình huồng ngoài dự đoán .Tất cả các yếu tố trên đều góp phần
làm tăng chi phí dự án, nghiêm trọng hơn có thể làm giảm chất lượng hoặc dự
án bị thất bại.
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để PNJ nâng cao
năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp PNJ tiếp cận tốt hơn với các tiêu
chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận
lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP,
DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng
dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành
công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng
đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp.
Trên thực tế việc triển khai ERP tại PNJ tuy chỉ hoàn tất và đưa vào sử
dụng 1 phần nhưng đã có những đóng góp to lớn cho công việc thực tế hiện tại
so với khi chưa ứng dụng ERP như sau
• Trước khi ứng dụng

- Báo cáo bằng văn bản
- Nhập hàng và lưu trữ tồn kho thủ công
- Hạn chế trong việc phân tích kinh doanh trao đổi thông tin
giữa các bộ phận
- Phát sinh nhiều phụ phí do nguồn nhân lực không cần thiết
• Sau khi ứng dụng ERP
- Báo cáo trực tiếp trên hệ thống liên thông nhau
- Tất cả các cửa hàng chi nhánh đều cập nhập tức thời
- Quản lý hàng hóa dễ dàng nhanh chóng, thuận tiện cho phân
tích tình hình kinh doanh mọi thời điểm
- Tiết kiệm chi phí tại một số bộ phận không cần thiết
Đối với nhóm triển khai dự án giai đoạn 1, nhìn chung, Dự án hoàn thành
không đúng tiến độ và chi phí thực tế đã vượt hơn so với kế hoạch đề ra. Nguyên
Page 24 of 25
Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13
nhân là do, khi hoạch định kế hoạch triển khai dự án, nhóm đã bố trí các công việc
găng hoàn toàn, không có thời gian dự trữ cho mỗi hoạt động.
II. KIẾN NGHỊ CẢI TIẾN
Cần phải ra những văn bản nhằm hỗ trợ tích cực trong việc thu thập thông
tin dữ liệu nhằm hoàn tất dự án
Cần có đội ngũ tư vấn giỏi cũng như thành viên ban dự án có năng lực đúng
chuyên môn
Để có thể triển khai dự án được tốt hơn, PNJ cần phải hoạch định rõ nguồn
nhân lực cho mỗi giai đoạn một cách chi tiết hơn và bố trí nhân sự cho phù
hợp. Cần lập lại kế hoạch triển khai chi tiết, tránh tình trạng găng ở tất cả các
công việc như hiện nay.
Page 25 of 25