kỹ năng tổ chức sự kiện - phân tích tổ chức khai trương nhà mẫu belleza của sacomreal

BÀI THẢO LUẬN
I. Giới thiệu nhà mẫu
1. Khái niệm
Truớc tiên ta phải hiểu thiết kế mẫu (Design patterns) là gì?
Theo như quan điểm nhất quán trong cuốn sách "GoF", “ thiết kế mẫu là sự thảo
luận về những đối tượng truyền thông và những lớp tuỳ biến nhằm giải quyết những vấn
đề thiết kế trong một ngữ cảnh cụ thể”.
Mẫu thiết kế là cách thức chung để giải quyết một hoặc các vấn đề mang tính khái
quát giống như nhau, chỉ mang tính gợi ý về cách thức giải quyết vấn đề. Mỗi mẫu thiết
kế mô tả vấn đề khái quát xuất hiện trong một hoàn cảnh cụ thể và đề xuất giải pháp cơ
bản để giải quyết vấn đề đó.
Thiết kế mẫu nhằm tạo ra bản mẫu thiết kế được người sử dụng chấp nhận để lập tài
liệu và định chuẩn các tính năng của Hệ Thống cuối cùng. Thiết kế bản mẫu để có thể
đạt được dữ liệu nhập của người sử dụng và sự chấp thuận cuả họ trong khi vẫn tiếp tục
phát triển hệ thống.
Từ đó ta có thể thấy được nhà mẫu (Smarthome demo) là mô hình nhà được thiết kế
mẫu về cấu trúc, nội thất, không gian… dự định xây trong dự án. Hay nó mang tính tham
khảo và là bản thu nhỏ của dự án đó. Nó được dùng để so sánh, đối chiếu với kết quả thực
hiện được. Trong bài này, nhà mẫu được sử dụng mang tính tham khảo để giới thiệu với
mọi người nhằm thu hút nguồn vốn đầu tư cho dự án.
2. Vì sao cần xây dựng mô hình nhà mẫu.
Khi thị trường cạnh tranh hơn, các chủ đầu tư sẽ phải xây dựng căn hộ mẫu để người
mua có thể sờ tận tay xem tận mắt các thiết kế phòng ốc, vật liệu xây dựng cũng như
chất lượng căn hộ mà họ có thể ở sau này. Đây cũng là cơ sở để họ đối chiếu khiếu nại
khi nhận nhà không đúng như quảng cáo.
Trong cuộc chạy đua để thu hút khách hàng, các công ty đã có nhiều đổi mới trong
cách tiếp cận khách hàng.Thay vì quảng cáo dự án theo lối mòn, chỉ trưng ra hình ảnh
thiết kế của dự án kèm theo một vài thông tin về thời hạn giao nhà, thời gian thanh toán
và tên của chủ đầu tư, các công ty linh hoạt hơn trong phương thức mua bán, chế độ hậu
khuyến mãi được quan tâm đúng mức và nhiều doanh nghiệp đã đầu tư xây dựng nhà
mẫu để giới thiệu cho khách hàng

Đây gần như là sự thỏa thuận về khuôn mẫu sản phẩm giữa người bán và người
mua. Khách hàng có thể chủ động lựa chọn căn hộ theo ý của mình.
Nhà mẫu để cho khách hàng tham quan và cũng để khách hình dung, lựa chọn ban
đầu cho căn hộ của mình, cũng là sự cam kết giữa Công ty và khách hàng về sản phẩm
mà Công ty sẽ bán. Chính điều này đã làm khách hàng tin tưởng hơn về căn nhà “thật”
mà mình đã đặt mua. Vì thế, khi công ty xây dựng trưng bày nhà mẫu, lượng khách đến
tham quan và mua căn hộ sẽ tăng lên một cách đáng kể.
Ngoài một số nhà đầu tư xây dựng nhà mẫu hoàn chỉnh, một số chủ đầu tư còn xây
nhà mẫu dưới dạng thô, nghĩa là căn nhà chỉ xây dựng đến phần thô và trát vữa. Còn
việc chọn màu sơn bên trong, ngăn phòng, chọn và lắp thiết bị nội thất do chủ nhà lựa
chọn. Khách hàng có thể quyết định mua theo ý mình để chủ đầu tư hoàn thiện. Điều
này đã đáp ứng tâm lý của khách hàng “ớn” ở chung cư lâu nay (tức là họ có thể tự tạo
không gian trang trí cho căn hộ của mình theo sở thích, chứ không bắt buộc thiết kế
khuôn mẫu như truớc).
II. Phân tích tổ chức sự kiện khai trương nhà mẫu BELLEZA. (theo trình tự
thời gian thực hiện).
II.1 Các công tác chuẩn bị từ phía công ty Sacomreal
1. Công tác tổ chức quảng cáo.
- Thời gian tiến hành: Bắt đầu từ khi dự án khu căn hộ cao cấp Belleza cho
tới khi bán xong toàn bộ các căn hộ.
- Hình thức quảng cáo:
+ Báo khổ 400*271 mm trên các báo: Thời báo kinh tế, Báo Thanh niên,
Báo đầu tư , Báo the Sài Gòn times.
+ Internet: trên trang chủ của sacomreal.
+ Outdoor: Bên ngoài công trường thi công dự án, bên ngoài trụ sở doanh
nghiệp Sacomreal, trên một số địa điểm cho thuê quảng cáo ngoài trời trên
các trục đường chính, khu trung tâm.
+ Trên đài truyền hình VTV9 vào ngày khởi công dự án, trước và sau khi
khai trương nhà mẫu 1 ngày.
- Đơn vị thực hiện: Phòng marketing của dự án.

- Chi phí thực hiện: không nằm trong chi phí tổ chức sự kiện khai trương nhà
mẫu.
2. Công tác tổ chức mời khách.
- Thời gian tiến hành: Trước 1 tháng diễn ra sự kiện khai trương tức ngày
10/3/2010.
- Danh sách tổ chức khách mời gồm 250 khách mời. Từ phía:
+ Đại diện công ty Sacomreal.
+ Nhà chính quyền địa phương nơi dự án thi công (thuộc quận 7 Hồ Chí
Minh).
+ Giới truyền thông: các báo chữ, báo mạng, đài phát thanh, đài truyền
hình.
+ Nhà môi giới bất động sản cá nhân.
+ Đơn vị môi giới bất động sản.
+ Nhà đầu tư trực tiếp cho doanh nghiệp: bao gồm các ngân hàng, công ty
xây dựng và các doanh nghiệp khác.
+ Nhà đầu gián tiếp: bao gồm các ngân hàng hỗ trợ vay mua dự án belleza
– ngân hàng Sacobank, Techcombank, Exim bank chi nhánh Sài Gòn,
Habubank Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh, Oceanbank chi nhánh Sài Gòn.
+ Khách hàng tiềm ẩn: Những người có thu nhập cao, công việc ổn định.
- Hình thức vận động tham gia :
+ Gửi thư trực tiếp: Bao gồm thiếp mời được thiết kế trang trọng lịch sự có
in hình ảnh mô hình tổng thể belleza và logo của công ty sacomreal.
+ Sử dụng điện thoại mời: có bao gồm gửi thiếp mời tới người được mời.
+ Gặp mặt trực tiếp mời có kèm theo thiếp mời.
- Đơn vị thực hiện: Phía công ty Sacomreal.
- Chi phí thực hiện: không nằm trong chi phí tổ chức sự kiện.
II.2 Công tác thực hiện từ phía đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện.
1. Mục đích tổ chức sự kiện:
Tạo cho người tham dự cảm nhận được từ nhà mẫu của dự án:
- Đẳng cấp chuyên nghiệp mang phong cách Tây Ban Nha.

- Cảm hứng thanh thoát nhẹ nhàng – sang trọng.
- Cảm hứng từ phong cách khách hàng.
- Dịch vụ hoàn hảo.
2. Chương trình
2.1 Mục đính
+ Thời gian: Từ 8.00 – 12.00am
+ Địa điểm: Khu nhà mẫu Belleza
+ Khách tham dự: Khách mời của Sacomreal
+ Số lượng khách tham dự: 250 khách.
2.2 Bố trí hậu trường
+ Quảng bá bên ngoài
Trống lân
Khung ảnh
TRANG TRÍ:
- Khách mời ấn tượng và được thu hút bởi hàng loạt banner từ ngoài đường
chính – chạy dọc vào khuôn viên nhà mẫu.
- Kết hợp là tiếng nhạc theo phong cách Tây Ban Nha nhiều màu sắc - Du
dương giaiđệu Violon trong mọi gốc cạnh của không gian nhà mẫu
- Nụ cười thân thiện của đội PG và đội hướng dẫn.
- Màu sắc chủ đạo: Màu xanh rêu (line design), màu xanh (Brand name), màu
đỏ may mắn, kết hợp trang phục nhiều màu sắc của ban nhạc mang phong cách
Tây Ban Nha, đồng phục PG.
- Màu trắng (nhà mẫu) mang phong cách hiện đại, chuyên nghiệp,
2.3 Đón khách.
- 2 PBs + 2 PGs (Hướng dẫn nam/ hướng dẫn nữ đứng hai bên từ bên ngoài hướng
dẫn khách mời.
- 2 PGs – Hai bên đón khách tại cổng vào – nhận thưmời và thông tin khách hàng
+ Kết hợp cài hoa cho khách mời.
- 2 PBs - Mời khách dùng nước khai vị được bày trí sẵn tại bàn tiệc.

- Điểm nổi bật của quá trình đón khách :
Khách đến
2 PBs + 2PGs
(hướng dẫn nam/
nữ) đứng hai bên
từ bên ngoài
hướng dẫn khách
mời
Tiếp tân
2PGs đón khách
từ cổng vào nhận
thư mời và thông
tin khách hàng +
kết hợp cài hoa
cho khách mời
Khu vực chờ
2PBs hướng dẫn
khách dùng nước
khai vị được bày
trí sẵn tại bàn tiệc
Ban nhạc chơi suốt khi đón khách tới khi buổi khai trương diễn ra
+ Tất cả khách mời sẽ bị thu hút bởi phong cách Tây Ban Nha của ban nhạc
kết hợp với đội nhạc Violon chuyên nghiệp => Tôn lên phong cách Tây
Ban Nha của Belleza.
+ Kết hợp với đội ngũ PGs + PBs chuyên nghiệp với nụ cười thân thiện
mang đến cảm giác thoải mái và nhẹ nhàng.
• KHU VỰC CHỜ ĐỢI
Trang trí:
- Background sân khấu được thiết kế với hình ảnh tòa nhà Belleza + họa tiết ấn
tượng. - Xung quanh được trang bị khung hình ảnh

- Từng khía cạnh của từng gian phòng trong khuôn nhà mẫu.
- Một dù che – tránh ánh nắng và trời mưa bất chợt.
- Một quạt gió – tạo không khí mát mẽ- thoải mái cho khu vực chờ.
- Một hệ thống ghế ngồi ghế thư giãn – bố trí một góc nhỏ.
- Âm thanh được bố trí bao phủ từng góc cạnh nhỏ trong không gian chờ + không
gian nhà mẫu.
- Bàn tiệc nhẹ được set up xung quanh khu vực chờ - khách mời vừa thưởng thức
âm nhạc –vừa tham gia tiệc nhẹ.
2.4 Lễ khai trương.
+ Nội dung thực hiện
- ĐỘI TRỐNG: Đánh một hồi trống vang – báo hiệu lễ khai trương bắt đầu.
- ĐỘI LÂN: Múa chào mừng
- MC: Giới thiệu chương trình + Giới thiệu Đại biểu
- ĐẠI BIỂU: Phát biểu + Đội trống chơi từ nhẹ dần đến mạnh dần
- MC: Cám ơn lời phát biểu + Mời -Đại biểu cắt băng khai trương
- ĐẠI BIỂU: Cắt băng (với 08 lần bắn pháo hoa)
- MC: Mời đại biểu và khách mời tham quan khu nhà mẫu
- BAN NHẠC/ NHẠC CÔNG Violon: chơi xuyên suốt chương trình.
+ Thời gian thực hiện
- 08:30 – 09:35 ĐỘI TRỐNG (Chơi một loạt trống báo hiệu bắt đầu)
- 9h35 - 10h Đội lân biểu diễn
- 10h – 10h03 MC giới thiệu chương trình + Giới thiệu đại biểu lên phát biểu .
- 10h 05 – 10h 10 Đại biểu lên phát biểu
- 10h 10 -10h13 MC cảm ơn đại biểu phát biểu và mời đại biểu lên cắt băng.
- 10:15 – 10: 25 : Đại biểu cắt băng + Chúc mừng
- 10: 25 – 10: 30 : MC – Cám ơn + Mời đại biểu qua khu nhà mẫu
- 10h 30 – 11h 30 Mời khách qua khu nhà mẫu.
- 11h 30 – 12h Tiễn khách.
+ Khi khách tham quan.
- Đội tư vấn Sacomreal hướng dẫn và giải thích thật thu hút cho Khách hàng.

- Đội hướng dẫn: linh hoạt chia từng nhóm khách hàng nhỏ để tiện việc giới thiệu.
- Đội nhạc công Violon: được bố trí từng vị trí trong khuôn nhà mẫu – chơi Violon
– tạo cảm giác thích thú cho khách hàng vừa tham quan vừa thường thức âm nhạc.
- Đội bán hàng Sacomreal hướng dẫn và giải thích thật thu hút cho Khách hàng.
- Đội hướng dẫn: linh hoạt chia từng nhóm khách hàng nhỏ để tiện việc giới thiệu.
- Đội nhạc công Violon: được bố trí từng vị trí trong khuôn nhà mẫu – chơi Violon
– tạo cảm giác thích thú cho khách hàng vừa tham quan vừa thường thức âm nhạc.
- Với giai điệu nhẹ nhàng ấm áp Khách hàng có thể chia sẻ thông tin và thảo luận
cùng nhau.
+ Tiễn khách:
- Qùa tặng từ Sacomreal cho dự án Belleza là lời cảm ơn đến Qúy Khách hàng
- PGs + PBs:đứng 2 bên cổng ra vào – trao tặng quà cho khách mời.
- Mỗi khách mời được nhận một phần quà - THẺ SACOMBANK GIFT CARD
TRỊ GIÁ 50 TRIỆU/ CĂN VÀ CƠ HỘI ĐƯỢC CHIẾT KHẤU THÊM 3%.
3. Nhân sự:
PROMOTERS:
- 2 PGs + 2 PBs:Đón khách
- 4 PGs: Nhận thông tin + Cài hoa cho khách
- 4 PBs: Mời khách dùng tiệc nước khai vị
- 05 Thành viên Event
- 01 Trưởng nhóm Event
- 1 Quản lý dự án
DIỄN VIÊN:
- MC
- 3 Nhạc công Violon
- Ban nhạc Lamenco (6 người)
- Đội trống (6 người)
- Đội lân (12 người)
4. Chi phí tổ chức
+ Bao gồm các loại chi phí:

- Chi phí thuê phần cứng cho buổi khai trương: chi phí thuê rạp, bàn ghế, ánh sáng,
âm thanh, khung ảnh quảng cáo,thảm,quạt ….
- Chi phí nhân lực.
- Chi phí thuê thiết kế tổ chức chương trình.
- Chi phí dành cho tiệc nước khai vị.
Chi phí này không bao gồm chi phí quà và các chi phí khác từ phía công ty chuẩn
bị cho sự kiện.
+ Tổng chi phí dự kiến: 200 triệu đồng chẵn.
III Thành tựu mà sự kiện đạt được.
- Tỷ lệ khách mời tham gia cao.
- Sự kiện đã thu hút được sự quan tâm lớn tới đông đảo quần chúng.
- Ngay ngày đầu tiên khai trương nhà mẫu Belleza công ty đã ký kết được 10 hợp
đồng mua nhà.