tiểu luận môn quản lý dự án báo cáo kết quả thực hiện dự án đại sứ văn hiến

Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
LỚP MBA12B
o0o
Tiểu luận cuối kỳ
Môn: QUẢN LÝ DỰ ÁN
Đề tài:
Báo cáo kết quả thực hiện dự án “Đại sứ Văn Hiến”
GVHD: TS. Lưu Trường Văn
Thực hiện: Nguyễn Đình Bình
MSHV: MBA12B002
TP.Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2013
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 1
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
LỜI CÁM ƠN
Học MBA để trở thành nhà quản trị. Nhà quản trị phải biết lập và quản lý dự án của
mình. Do đó đối với em, môn Quản lý dự án này rất quan trọng và thiết thực. Sau khi
học xong môn này em đã ứng dụng vào công việc và đã được cấp trên đánh giá cao.
Lập kế hoạch quản lý dự án tốt, bài bản giúp ta có cái nhìn bao quát, tổng thể về các
mặt của dự án từ đó thực hiện dự án tốt hơn đạt được mục tiêu đã đề ra. Em nhận ra
rằng, dù công việc lớn hay nhỏ chúng ta đều nên lập kế hoạch quản lý, xem như là 1
dự án để tiến hành công việc được tốt hơn
Em xin chân thành cám ơn thầy về các kiến thức cũng như các case study thực tế mà
thầy cung cấp. Tất cả đã giúp kỹ năng lập dự án của em tốt hơn và khả năng thăng tiến
trong công việc cao hơn.
Kính chúc thầy và gia đình sức khỏe, nhiều niềm vui và hạnh phúc
Học trò
Nguyễn Đình Bình
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 2
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”

Mục lục
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 3
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
1. Giới thiệu
1.1. Giới thiệu trường Đại học Văn Hiến
Trường Đại Học Văn Hiến được thành lập theo quyết định số 517/TTg ngày
11/7/1997 của Thủ tướng Chính phủ.
Sau hơn 15 năm hoạt động và phát triển, Trường Đại học Văn Hiến đã trở
thành một thương hiệu uy tín về giáo dục Đại học, đào tạo có chất lượng về các
ngành Kinh tế; Du lịch; Kỹ thuật; Khoa học xã hội & Nhân văn tại khu vực phía
Nam và trong cả nước, gần 15.000 sinh viên đã tốt nghiệp với 30 ngành/chuyên
ngành đào tạo trình độ đại học, cao đẳng. Sinh viên tốt nghiệp Trường Đại học
Văn Hiến hiện đang làm việc trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau tại các
vùng miền của đất nước. Trong số đó, nhiều sinh viên đã thành đạt, giữ vị trí lãnh
đạo, quản lý, được các công ty, tổ chức tin tưởng, đánh giá cao. Hiện nay, đội ngũ
giảng viên của Trường là 460 giảng viên có uy tín (bao gồm cơ hữu và thỉnh
giảng), trong đó trên 70% là thạc sĩ, tiến sĩ, phó giáo sư, giáo sư.
Chương trình đào tạo các ngành của Nhà trường theo định hướng trang bị
kiến thức cơ bản nhưng cũng mang tính ứng dụng, chú trọng kỹ năng thực hành,
thực tập, đảm bảo cho sinh viên tốt nghiệp có thể đáp ứng yêu cầu làm việc ở lĩnh
vực chuyên môn hẹp cũng như năng lực thích ứng với những biến động của thực
tiễn.
Với sự hỗ trợ về quản trị và tài chính, Trường Đại học Văn Hiến từng ngày
từng giờ thay đổi mạnh mẽ. Bộ máy nhân sự được kiện toàn, bổ sung thêm các
chuyên gia giàu kinh nghiệm quản lý, đội ngũ giảng viên được bổ sung thêm nhiều
giảng viên có trình độ cao, tốt nghiệp các trường đại học có uy tín trong nước và
nước ngoài. Cơ sở đào tạo tại Số 624 Âu Cơ, Quận Tân Bình; Số 2A2 P. Thạnh
Xuân, Quận 12 được tu bổ, xây dựng, trang bị mới. Cơ sở 1004A Âu Cơ chuẩn bị
xây dựng để làm khu Hiệu bộ và văn phòng các khoa. Ngoài ra, một khu Ký túc xá
cho sinh viên với 700 chỗ ở sẽ được xây dựng tại địa chỉ 1004B Âu Cơ; một toà

nhà ngay trung tâm Thành phố tại địa chỉ 665-667-669 đường Điện Biên Phủ,
Quận 3; cạnh Nhà Văn hoá sinh viên Tp.HCM, được đưa vào hoạt động để phục
vụ tuyển sinh, các khoá đào tạo ngắn hạn, đào tạo sau đại học và hợp tác quốc tế.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 4
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
Trong chiến lược dài hạn, Khuôn viên đại học (Campus) theo chuẩn mực quốc
tế sẽ được Trường Đại học Văn Hiến triển khai tại Đại lộ Nguyễn Văn Linh trên
diện tích gần 60.000 m
2
, đã được Ban quản lý Khu Nam và UBND Tp.HCM quy
hoạch, giao đất.
Thông qua quan hệ hợp tác uy tín của Trường, sinh viên được bảo đảm thực
hành, thực tập tại các doanh nghiệp, các tổ chức có uy tín tại Tp.HCM và khu vực
phía Nam. Đặc biệt, được các doanh nghiệp thuộc Hiệp hội Doanh nghiệp
Tp.HCM, Hiệp hội Doanh nghiệp một số tỉnh, thành phía Nam, Nam Tây Nguyên
hỗ trợ thực tập, tài trợ học bổng, ưu tiên tuyển dụng.
Trong thời gian tới, Trường Đại học Văn Hiến tiếp tục mở những ngành đào
tạo mới trong các lĩnh vực kỹ thuật, nông nghiệp, công nghệ…; triển khai đào tạo
sau đại học một số ngành trong năm 2013; xúc tiến, triển khai các chương trình
liên kết đào tạo quốc tế với các trường đại học Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc và
Châu Âu.
Với năng lực và tâm huyết nghề nghiệp của tập thể lãnh đạo, đội ngũ cán bộ-
giảng viên-nhân viên, Trường Đại học Văn Hiến đang từng bước phát triển vững
chắc để trong một tương lai không xa sẽ là một trường đại học phi lợi nhuận, là
một trường có uy tín trong hệ thống các trường đại học Việt Nam, sao cho mỗi
sinh viên, giảng viên - cán bộ - nhân viên đều có quyền tự hào, hãnh diện là thành
viên dưới mái nhà chung ĐẠI HỌC VĂN HIẾN.
1.2. Giới thiệu dự án
Dự án “Đại sứ Văn Hiến” được thực hiện trong thời gian từ 01/3 đến
22/4/2013 là khoảng thời gian học sinh lớp 12 đang đăng ký nguyện vọng 1 thi đại

học cao đẳng. Nhằm tuyên truyền thông tin tuyển sinh, các ngành nghề đạo tạo,
chính sách học bổng của trường đến các thí sinh đang luyện thi tại các trung tâm
luyện thi tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh khác. Đồng thời dự án cũng xây
dựng niềm tự hào trong sinh viên Văn Hiến và tính lan truyển – mỗi sinh viên Văn
Hiến là một đại sứ trong tuyển sinh. Dự án được đầu tư mức chi phí hơn 230 triệu
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 5
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
đã kết thúc hiệu quả đem lại nhiều ấn tượng đẹp cho học sinh lớp 12 và tiềm năng
tuyển sinh cho trường.
2. Mục tiêu của dự án
- Số lượng trung tâm luyện thi thực hiện chương trình đại sứ Văn Hiến là:
124 trung tâm trên 13 tỉnh thành.
- Số lượng thí sinh biết đến trường Văn Hiến là 20.000 người.
- Số lượng thí sinh đăng ký nguyện vọng 1 vào trường đại học Văn Hiến năm
2013 là 500 người.
3. Quy mô, phạm vi dự án
3.1. Thông tin chung
- Tên dự án: “Đại sứ Văn Hiến”
- Kinh phí thực hiện: 238 triệu.
- Thời gian thực hiện: khoảng 2 tháng (01/03/2013-22/04/2013).
- Địa điểm: thực hiện tại 124 trung tâm trên 13 tỉnh thành: Tp.HCM, Bình
Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Lâm Đồng, Đaklak, Bình Thuận, Bình Định,
Cần Thơ, Đồng Tháp, Nghệ An, Hà Tĩnh, Thanh Hóa.
- Dự án được triển khai thực hiện các công việc chủ yếu sau:
 Lên kế hoạch, design và sản xuất POSM (các vật dụng, quà tặng liên
quan đến thực hiện chương trình).
 Tuyển đại sứ, đào tạo kỹ năng cho sinh viên.
 Lễ ra quân chương trình Đại sứ Văn Hiến.
 Di chuyển đến các trung tâm.
 Thực hiện chương trình.

 Báo cáo tổng kết.
- Dự phòng kinh phí: lập tờ trình nếu phát sinh chí phí nhưng không vượt quá
10% tổng chi phí dự kiến ban đầu.
3.2. Nhân sự và trách nhiệm
- Đơn vị thực hiện: Ban tư vấn tuyển sinh và truyền thông.
- Nhân sự tham gia: phân công công việc cụ thể như sau:
 Trưởng dự án: xin chủ trương, lập kế hoạch, duyệt chi phí với kế
toán, tổ chức họp triển khai công việc, hỗ trợ thiết kế và sản xuất
POSM, giám sát tất cả các hoạt động của chương trình.
 Ban thư ký: quản lý chi phí, chuyên trách mảng truyền thông nội bộ
và báo chí.
 Ban hoạt động: Tuyển đại sứ, đào tạo kỹ năng giao tiếp cho đại sứ,
thực hiện chương trình tại các trung tâm luyện thi.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 6
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
 Ban hậu cần: Thiết kế và sản xuất POSM, gồm có: Notes, Bộ ấm trà
làm quà tặng, áo thun đại sứ, logo chương trình, poster.
Ban hoạt động chia làm 5 nhóm thực hiện công việc tại các địa bàn khác
nhau, mỗi nhóm có 1 leader, các nhóm sẽ chia thành những cụm khác nhau
để tiện di chuyển và làm việc.
Nhóm Địa bàn thực
hiện
Leader Liên lạc
1 Tp.HCM
Đồng Nai
Vũng Tàu
Võ Quốc Hoàng – VHU
Nguyễn A Say
A Giang

2 Bình Dương
Lâm Đồng
Đaklak
Nguyễn Đình Bình
Nguyễn Thị Tuyết Hương
Nguyễn Đỗ Tùng



3 Bình Thuận
Bình Định
Võ Mạnh Tín
Lê Đức Cảnh


4 Cần Thơ
Đồng Tháp
Trương Thúy Hằng
Lê Dũng Sĩ


5 Nghệ An
Thanh Hóa
Hà Tĩnh
Nguyễn Thị Diệu Anh
3.3. Chi phí thực hiện dự án
TT
Phụ

trách
CHI TIẾT

Địa bàn thực
hiện
Đơn giá
Budget
(-VAT)
Budget
(+VAT)
Budget (có
POSM)
1 Nhóm 1 TP.HCM
10,500,000 10,500,000 10,500,000 39,936,000
2
Nhóm 1
Đồng Nai
13,300,00
0 13,300,000 13,500,000 18,411,500
3 Nhóm 1
Vũng Tàu
12,700,00
0 12,700,000 12,840,000 17,751,500
4 Nhóm 2 Bình Dương
13,300,00
0 13,300,000 13,500,000 18,411,500
5
Nhóm 2 Lâm Đồng
13,960,00
0 13,960,000 14,226,000 19,137,500

6 Nhóm 2 DakLak
14,100,00
0 14,100,000 14,380,000 19,291,500
7 Nhóm 3
Bình Thuận
13,050,00
0 13,050,000 13,225,000 18,136,500
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 7
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
8 Nhóm 3
Bình Định
15,360,00
0 15,360,000 15,766,000 20,677,500
9 Nhóm 4
Cần Thơ
13,300,00
0 13,300,000 13,500,000 18,505,000
10
Nhóm 4
Đồng Tháp
5,820,000 5,820,000 5,967,000 17,922,000
11
Nhóm 5
Nghệ An
12,500,000 12,500,000 12,500,000 27,515,00012
Nhóm 5
Hà Tĩnh
13
Nhóm 5
Thanh Hóa

Mua bảo hiểm tai nạn cho
70
đại sứ tham gia chuyến đi
(40tr/ vụ)
20,000 1,400,000 1,540,000 1,540,000

139,290,000 141,444,000 237,235,500
Tổng 237,235,500
Phần đơn giá trong bảng trên lấy từ Bảng chi tiết chi phí từng địa bàn, dưới đây
là minh chứng bảng chi tiết chi phí của tỉnh Đồng Nai (tham khảo):
N
o
Classificatio
n
Amount Cost
Tim
e
use
d
Total (-
VAT)
Total
(+VAT)
Amoun
t
Unit Price
Uni
t
I Chi phí

Đồng Nai

17,765,00
0

18,411,50
0
Chi phí thuê CTV

6,450,000

6,450,000
1
CTV gọi điện thoại 1
người

150,000
lần 1
150,
000

150,000
2
Chi phí thuê xe
máy tại địa điểm
thực hiện
3
chiếc

150,000
ngày 3
1,350,
000

1,350,000
3
Chi phí Thuê CTV
làm đại sứ tại địa
phương
6
người
200,00
0
ngày 3

3,600,000

3,600,000
4
Chi phí cơm cho
CTV làm đại sứ
6
người
50,00
0
ngày 3
900,
000

900,000
5
Chi Phí hỗ trợ tiền
xăng cho CTV
3
Xe
50,00
0
ngày 3
450,
000

450,000
Công tác phí - NV CTY

6,350,000

6,550,000
1
Phương tiện di
chuyển đến địa
phương (xe VHU)
1
lượt
2,000,00
0
lượt 1

2,000,000

2,200,000
2
Chi phí đi lại tại địa
phương
1
người
150,00
0
ngày 3

450,000

450,000
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 8
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
3
Chi phí ở tại địa
phương
4
phòng
300,00
0
ngày 3

3,600,000

3,600,000
4
Công tác phí 1
người

100,00
0
ngày 3

300,000

300,000
Logistic – Others

500,000

500,000
1
Chi phí vận
chuyển
0 bộ 0
bộ 0

-
-
2
Chi phí card ĐT 3 cái 50,000
cái 1

150,000

150,000
3
Chi phí bút viết,
bản đồ

1 suất 200,000
lần 1

200,000

200,000
4
Chi phí thuốc men
dự phòng
1 suất 150,000
suất 1

150,000

150,000
POSM

4,465,000

4,911,500
1
Áo thun Đại Sứ
7 cái

85,000
lần 1
595,
000

654,500

2
Notes Văn Hiến
500 cái

2,600
lần 1
1,300,
000

1,430,000
3
Poster Văn Hiến
50 cái

5,000
lần 1
250,
000

275,000
4
Quà tặng chủ TT
luyện thi (nếu có)
8 cái

290,000
lần 1
2,320,
000

2,552,000



Công tác phí

6,350,000

6,550,000
Tổng chi phí (không bao gồm POSM)

13,300,000

13,500,000
Tổng chi phí (bao gồm POSM)

17,765,000

18,411,500
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 9
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
4. Các ràng buộc, loại trừ
- Do chương trình thực hiện ở nhiều tỉnh thành, di chuyển xa nên cần thiết
phải mua bảo hiểm tai nạn cho các thành viên.
- Chi phí thực hiện: phải tính toán và có kế hoạch kỹ lưỡng để chỉ sử dụng
trong mức cho phép.
- Các thành viên tham gia sau quá trình training phải cam kết theo đoàn làm
việc hết dự án, tránh tình trạng bỏ giữa chừng gây ảnh hưởng đến nguồn
nhân lực và tiến độ.
- Luôn chuẩn bị tinh thần và sức khỏe tốt nhất cho các buổi tuyền truyền để

đạt hiệu quả cao.
- Trong quá trình thực hiện, có thể có những yếu tố khách quan nên không
thể đảm bảo tuyên truyền hết ở các địa điểm, trung tâm hoặc thậm chí có
thể phát sinh địa bàn mới.
- Một số chương trình của dự án chạy vào cả thứ 7 và chủ nhật.
5. Dự án có liên quan
Dự án thực hiện không đi kèm dự án liên quan.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 10
Đại sứ Văn Hiến
Làm POSM
Thiết kế
Sản xuất
Truyền thông
Viết bài
Đăng, update hình ảnh lên
web
Tường thuật trên fanpage
Dán poster, treo banner
Tuyển và đào tạo đại sứ
Gặp mặt các leader
Nhận đăng ký đại sứ
Tổng hợp, chia nhóm
Tuyển và Đào tạo kỹ năng
Thực hiện chương trình
Lễ ra quân
Di chuyển đến các địa bàn
Thực hiện đại sứ
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
6. Cơ cấu công việc – WBS
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 11

Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
7. Tiến độ dự án
STT Công việc Thời gian Bắt đầu Kết thúc CV trước
1 Lập BQL dự án 3 days 01/03/2013 03/03/2013
2 Lập bảng kế hoạch thực hiện 1wk 04/03/2013 11/03/2013 1
3 Lập bảng chi phí 1wk 04/03/2013 11/03/2013 1
4 Làm POSM 3 wks 12/03/2013 01/04/2013 3
5 Truyền thông chiến dịch 6 wks 12/03/2013 22/04/2013 3
6 Nhận đăng ký đại sứ 9 days 12/03/2013 20/03/2013 3
7 Tổng hợp và chia nhóm 2 days 21/03/2013 22/03/2013 6
8 Tuyển và đào tạo 12 days 23/03/2013 03/04/2013 7
9 Lễ ra quân 1 day 06/04/2013 06/04/2013 8
10 Thực hiện chiến dịch: nhóm 1- 4 và tại NA 4 days 07/04/2013 10/04/2013 9
11 Thực hiện chiến dịch tại Hà Tĩnh 5 days 11/04/2013 15/04/2013 10
12 Thực hiện chiến dịch tại Thanh Hóa 5 days 16/04/2013 20/04/2013 11
13 Báo cáo tổng kết 2 days 21/04/2013 22/04/2013 12
14 Kết thúc 0 d 22/04/2013 22/04/2013 13
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 12
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 13
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
8. Ma trận phân công trách nhiệm – RAM
Công việc Trưởng DA
(T.Hiếu)
Ban hậu cần Ban thư ký Ban hoạt
động
Leaders Đại sứ
Lập BQL dự án 1,3
Lập bảng kế hoạch thực hiện 1 2 2 2 2
Lập bảng chi phí 1 2 2 2 2

Làm POSM 3 1 2 2 2
Truyền thông chiến dịch 2 1 2 2 2
Nhận đăng ký đại sứ 3 1 2
Tổng hợp và chia nhóm 1 1 2
Gặp mặt, training 2 2 1 2 2
Lễ ra quân tại VHU 2,3 2 2 1 1 1
Thực hiện chiến dịch: nhóm 1- 4 và tại NA 2 1,3 1
Thực hiện chiến dịch tại Hà Tĩnh 2 1,3 1
Thực hiện chiến dịch tại Thanh Hóa 2 1,3 1
Báo cáo tổng kết 1,3 2 2 2 1 2
Kết thúc 1,3
1. Thực hiện 2. Hỗ trợ 3. Quyết định
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 14
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
9. Sơ đồ RACI
10.
11. Công việc 12. Bên có
trách nhiệm (R)
13. Chịu trách
nhiệm trước (A)
14. Phối hợp
với (C)
15. Báo tin cho
(I)
16. Lập BQL dự án 17. BGH 18. 19. P. tổ chức
hành chính, Đoàn,
Hội
20.
21. Lập bảng kế hoạch thực hiện 22. Trưởng dự
án

23. BGH 24. BQL 25. BGH
26. Lập bảng chi phí 27. Trưởng dự
án
28. BGH 29. BQL, Kế
toán
30. BGH
31. Làm POSM 32. Ban hậu cần 33. Trưởng dự
án
34. Leaders, đại
sứ
35. Trưởng dự án
36. Tuyên truyền chiến dịch 37. Ban thư ký 38. Trưởng dự
án
39. Leaders, đại
sứ
40. Trưởng dự án
41. Nhận đăng ký đại sứ 42. Ban hoạt
động
43. Trưởng dự
án
44. Leaders 45. Trưởng dự án
46. Tổng hợp và chia nhóm 47. Ban hoạt
động
48. Trưởng dự
án
49. Leaders 50. Trưởng dự án
51. Gặp mặt, training 52. Ban hoạt
động
53. Trưởng dự
án

54. Leaders, đại
sứ
55. Trưởng dự án
56. Lễ ra quân tại VHU 57. Trưởng dự
án
58. BGH 59. Tất cả thành
viên tham gia dự
án
60. BGH
61. Thực hiện công tác đại sứ tại các địa
bàn
62. Leaders 63. Trưởng dự
án
64. Đại sứ 65. Trưởng dự án
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 15
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
66. Báo cáo tổng kết 67. Trưởng dự
án
68. BGH 69. Leaders 70. BGH
71. Kết thúc 72. Trưởng dự
án
73. BGH 74. P. tổ chức
hành chính, Đoàn,
Hội
75. Tất cả
76.
77.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 16
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
78.

79. Kiểm soát dự án
- BGH giao cho Thầy Lâm Trung Hiếu làm Trưởng dự án có toàn quyền và
trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành dự án này theo đúng kế hoạch
của dự án.
- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế
hoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu, được thực hiện hàng
ngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác.
- Nhóm thực hiện dự án sẽ là một ma trận trong đó các thành viên trong nhóm
từ mỗi tổ chức tiếp tục báo cáo với tổ chức quản lý họ trong suốt thời gian
của dự án. Trưởng dự án chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà quản lý của tổ
chức về tiến độ và hiệu suất mỗi nguồn tài nguyên của dự án.
- Lập phương án dự phòng cho kế hoạch nhân sự để tránh tình trạng nghỉ đột
xuất sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án .
- Kinh phí của dự án được chi theo tiến độ hoàn thành công việc, giao cho
Ban thư ký quản lý.
- Họp hàng tuần để đánh giá công việc, phát hiện kịp thời sai sót để có
phương án xử lý.
- Kiểm soát chi phí không được vượt quá 10% so với dự kiến ban đầu. Khi có
dấu hiệu gia tăng chi phí từ 2-5% cần điều tra tìm nguyên nhân và báo cáo
cho BGH.
- Về tiến độ dự án: trong giai đoạn đầu triển khai có thể kéo dài so với dự
kiến, tuy nhiên vào giai đoạn cao điểm: thực hiện chiến dịch tại các tỉnh cần
đảm bảo đúng tiến độ, thời gian đã đề ra.
80. Do đó, các bộ phận giám sát chặt chẽ việc thực hiện và báo cáo công
việc hàng ngày/tuần cho thư ký. Thư ký tổng hợp và so sánh với kế hoạch gửi
Trưởng dự án. Trưởng dự án bám sát kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ về mặt
thời gian, chi phí.
81.
82.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 17

Trưởng dự án
Ban hoạt động
Leaders
Đại sứ
Ban thư ký Ban hậu cần
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
83. Sơ đồ tổ chức của dự án
84.
Nhân sự của dự án
85.
STT
86. HỌ VÀ TÊN 87. CHỨC VỤ
88.
1
89. Lâm Trung Hiếu 90. Trưởng ban QLDA
91.
2
92. Nguyễn Thị Tuyết
Hương
93. Trưởng ban thư ký,
leader
94.
3
95. Nguyễn Hoàng Phúc 96. Trưởng ban hậu cần,
leader
97.
4
98. Nguyễn Đình Bình 99. Trưởng ban hoạt động,
leader
100.

5
101. Nguyễn Đỗ Tùng 102. Leader
103.
6
104. Nguyễn Thị Diệu Anh 105. Leader
106.
7
107. Võ Quốc Hoàng 108. Leader
109.
8
110. Đoàn Minh Vương 111. Thành viên ban thư ký
112.
9
113. Võ Trọng Tín 114. Leader
115.
10
116. Lữ Đức Cảnh 117. Leader
118. 119. Lê Dũng Sỹ 120. Leader
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 18
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
11
121.
12
122. Đặng Thị Lệ Hằng 123. Leader
124.
13
125. Phan Trọng Phúc 126. Thành viên ban hậu cần
127.
14
128. 64 sinh viên được tuyển 129. Đại sứ

130.
131. Kế hoạch quản lý rủi ro
- Về con người:
 Nhân sự tổ chức: giao cho những cá nhân có đủ khả năng, có thể tiến hành đào
tạo nhân sự cho từng khâu của dự án trước khi bắt đầu; có biện pháp kiểm soát
chất lượng công việc: báo cáo hằng ngày, chia nhỏ các cấp quản lý…
 Liên hệ trước với các trung tâm để nắm bắt tình hình thí sinh tại từng khu vực.
 Thành viên tham gia: đảm bảo thu hút nhiều đối tượng tham gia; có cách để
đảm bảo số lượn; có biện pháp kiểm soát quá trình tham dự, đảm bảo an toàn
cho các thành viên.
 Mua bảo hiểm cho các thành viên tham gia chiến dịch tại các tỉnh.
- Về thời gian:
 Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng timeline đã đề ra để đảm bảo tiến độ
công việc.
 Lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức.
- Về tài chính: có bộ phận chuyên trách về mặt tài chính: kiểm soát tài chính,
nguồn lực của dự án.
132.
133. Quản lý thông tin dự án
- Trưởng dự án là đầu mối liên hệ, cần nắm bắt thông tin nhanh chóng và kịp
thời để khi cần thiết báo cáo với BGH.
- Có kế hoạch họp vào mỗi đầu tuần để đánh giá, triển khai công việc; thư ký ghi
nhận các biên bản cuộc họp để lưu trữ thông tin.
- Đa dạng hóa các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên, như: điện
thoại, mail, chat yahoo, skype
- Phối hợp, liên lạc thường xuyên với các trung tâm để nắm bắt thông tin kịp
thời.
- Các thông tin và giao tiếp của các thành viên tham gia dự án được thực hiện với
yêu cầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên. Thông tin
được lưu trữ một cách hệ thống, giúp việc trích lục được nhanh chóng.

Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 19
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
- Toàn bộ thông tin về dự án sẽ được cập nhật đầy đủ, chính xác kịp thời trên tất
cả các phương tiện truyền thông của trường, kết hợp viết bài đăng báo.
134. Quản lý chất lượng dự án
- Đối với đại sứ:
o Nam cao 168 cm trở lên, nữ cao 158 cm trở lên; ngoại hình dễ nhìn;
giọn nói chuẩn; khuôn mặt thân thiện; khả năng giao tiếp tốt.
o Hiểu đầy đủ ý nghĩa của chương trình; Nắm vững thông tin các ngành
nghề đào tạo, học phí, học bổng của trường để tư vấn cho học viên luyện
thi đại học.
- Đối với Leader:
o Có làm việc trước với giám đốc các trung tâm để đàm phán thực hiện
chương trình.
o Lập được thông tin các trung tâm và danh sách học viên đang luyện thi.
o Quản lý, phân phối vật phảm POSM đúng theo phân bổ.
o Chụp hình báo cáo hoạt động hàng ngày về cho trưởng dự án.
- Đối với công tác truyền thông và hậu cần:
o Thực hiện đúng công tác theo tiến độ và dự trù.
- Đối với POSM:
o Rõ ràng, thể hiện được thông điệp của chương trình, nhất là thông tin
học bổng và các ngành nghề đào tạo của trường.
o Màu sắc phù hợp với logo của trường.
o Chất liệu tốt
135.
136. Mức độ thành công của dự án
- Đối với nhà trường:
 Dự án kết thúc đúng thời hạn, kinh phí không vượt quá ngân sách chi.
 Số trung tâm thực hiện chương trình là 140, vượt chỉ tiêu ban đầu là 124
trung tâm.

 Đại sứ nhiệt tình, năng động, để lại ấn tượng tốt đẹp về trường Văn
Hiến.
 Tỉ lệ thí sinh nộp hồ sơ đăng ký nguyện vọng 1 vào trường là 700 (nhận
hồ sơ từ các Sở giáo dục).
 Được nhiều người biết đến, số lượng truy cập vào website trường gia
tăng đáng kể.
 Không có sự cố đáng tiếc xảy ra trong quá trình thực thi dự án.
- Đối với thí sinh:
 Hiểu biết thêm về thông tin tuyển sinh, có thêm lựa chọn trường phù
hợp để thi.
 Cơ hội nhận học bổng.
137. Những nội dung cần cải thiện với dự án này
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 20
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
- Trong quá trình vận động thành viên tham gia cần nêu cụ thể những ưu đãi, lợi
ích của việc tham gia chiến dịch.
- Ghi nhận ý kiến phản hồi của các trung tâm, thí sinh để chuẩn bị tốt hơn cho
chiến dịch tiếp theo hoặc năm sau.
- Đối với các em sinh viên năm nhất còn e dè, nên training kỹ hơn cho các em
những kỹ năng giao tiếp để tự tin hơn trong vai trò đại sứ.
138. Bài học kinh nghiệm
- Tiến hành sớm để có thời gian chuẩn bị tốt cho chiến dịch ra quân.
- Phân rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của các bộ phận để tránh chồng chéo công
việc, tận dụng tối đa nguồn nhân lực, hạn chế việc đùn đẩy trách nhiệm.
- Vì phải di chuyển xa, nhiều sinh viên tham gia nên cần tuyển chọn khắt khe,
làm công tác tư tưởng tốt cho các e, dự trù nguồn nhân lực thay thế khi cần
thiết.
139. Kết luận
140. Chiến dịch “Đại sứ Văn Hiến” đã đem đến 1 luồng gió mới cho các thí
sinh, cung cấp những thông tin bổ ích và cần thiết, tạo dựng hành trang, cung cấp

sự lựa chọn cho các em trước kỳ thi đầy cam go. Và hơn hết, chương trình đã đem
đến thành công cho trường trong việc đưa tên tuổi trường đến gần với mọi người
hơn, đồng thời đạt được các mục tiêu đã đề ra.
141. Việc nhìn nhận lại quá trình làm dự án này giúp cho những người thực
hiện có cái nhìn khái quát hơn để thực hiện những dự án tương tự sau này hiệu quả
hơn.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 21
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án “Đại sứ Văn Hiến”
142.
Học viên: Nguyễn Đình Bình – MBA12B002Page 22