tiểu luận môn quản lý dự án báo cáo quản lý dự án xây dựng quán cafe ngọc hà

Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Mục lục
Giới thiệu...................................................................................................................... 2
1. Mục tiêu của dự án:................................................................................................3
2. Quy mô dự án:........................................................................................................3
3. Các giả định............................................................................................................ 4
4. Các ràng buộc.........................................................................................................4
5. Các loại trừ.............................................................................................................5
6. Dự án liên quan......................................................................................................5
7. Sơ đồ WBS.............................................................................................................5
8. Tiến độ dự án..........................................................................................................6
9. Kiểm sốt dự án......................................................................................................9
10.

Ma trận phân cơng công việc – RAM.................................................................9

11.

Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong dự án- RACI...................10

12.

Sơ đồ tổ chức dự án...........................................................................................11

13.

Quản lý rủi ro....................................................................................................11

14.

Giao tiếp giữa các bên tham gia........................................................................12

15.

Mức độ thành công của dự án...........................................................................12

16.

Những nội dung cần cải thiện ở dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”............13

17.

Những bài học kinh nghiệm từ dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”............15

Nhận xét của GVHD...................................................................................................16

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 1


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Giới thiệu

Cafe Ngọc Hà tọa lạc tại 271 Phạm Văn Đồng Hiệp Hịa, Hiệp Tân, Hồ

Thành, Tây Ninh, là một trong những quán cafe được ưa chuông nhất tại khu vực Hòa
Thành – Thị Xã Tây Ninh hiện nay. Được xây dựng năm 2007, trải qua 7 năm hoạt
động và phát triển giờ đây cái tên “cafe Ngọc Hà” trong lòng người dân Tây Ninh
(khu vực huyện Hòa Thành và Thị Xã Tây Ninh) không chỉ đơn thuần là 1 quán cafe
mà còn là một điểm hẹn quen thuộc đặc trưng ở địa phương.
Bài báo cáo dưới đây trình bày về quá trình xây dựng đi từ ý tưởng đến lên kế
hoạch, xin giấy phép, xây dựng, mua sắm trang thiết bị, tuyển nhân sự, .. hình thành
nên một quán cafe Ngọc Hà hoàn chỉnh. Tạm gọi đây là dự án “Xây dựng quán cafe
Ngọc Hà”
Chủ đầu tư & ban quản lý dự án: hộ gia đình chủ shop giày dép thời trang Ngọc Hà
(cửa 3 chợ Long Hoa – Tây Ninh)
Kinh phí dự kiến: 900 triệu đồng
Địa chỉ: 271 Phạm Văn Đồng, Hiệp Hịa, Hiệp Tân, Hồ Thành, Tây Ninh

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 1


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

1. Mục tiêu của dự án:
-

Xây dựng quán cafe Ngọc Hà để kinh doanh cafe - thức uống giải khát nhằm

tạo ra thu nhập cho chủ quán cafe (nhà đầu tư dự án), kỳ vọng sẽ hoàn vốn sau 2 năm
hoạt động.

-

Đặc trưng không gian thiên nhiên dễ chịu thức uống ngon, giá hợp lý đặc biết

là phong cách phục thân thiện chuyên nghiệp. Quán thiết kế nhằm phục vụ được cho
tất mọi đối tượng, song đối tượng chính hướng đến là các bạn trẻ có phong cách nhẹ
nhàng giản dị, các thành viên hợp mặt gia đình, các cơ chú tuổi trung niên, …

-

Góp phần xây dựng hệ sinh thái qn cafe gia đình ở Tây Ninh, xóa bỏ quan

niệm quán cafe là nơi gặp nhau mỗi buổi sáng của các “cụ già” hay là nơi đầy khói
thuốc lá nhạc giật đùng đùng và đối tượng chủ yếu là các bạn trẻ có phong cách khơng
được “hiền”.
2. Quy mơ dự án:
-

Tên dự án “Xây dựng quán Cafe Ngọc Hà”

-

Kinh phí dự kiến: 900 triệu đồng, 100% tiền đầu tư là do chủ đầu tư tự tài trợ.

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 1


Báo cáo Quản lý dự án

-

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Quán sau khi xây dựng xong sẽ có khn viên rơng rãi thống mát bao gồm 3

khu: khu nhà mát dính liền phòng chỉnh nhạc và pha chế, khu trước hồ nước, khu sau
hồ nước & nhà vệ sinh

-

Thời gian thực hiện: 4,5 tháng

-

Dự án được thực hiện dưới sự quản lý của cá thể hộ gia đình, phần xây dựng

giao cho nhà thầu xây dựng, phần trang trí và trang thiết bị do chính chủ quán thiết kế
và thực hiện.
3. Các giả định
-

Chủ đầu tư sẽ không bị hụt vốn trong suốt quá trình xây dựng.

-

Chủ đầu tư đã sở hữu 1 khu đất ở vị trí thích hợp và chủ đầu tư sẽ chỉ sử dụng

khu đất cho mục đích mở qn cafe chứ khơng sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác
nữa.

-

Thị hiếu của khách hàng sẽ không biến động nhiều trong ngắn hạn

-

Cafe sân vườn là trào lưu chung, chưa có loại hình nào mới để cạnh tranh.

4. Các ràng buộc
-

Chủ đầu tư – chủ quán cafe là người có hiểu biết về cafe, cây cảnh, sân vườn.

-

Ln có 1 nguồn lao động phổ thơng sẵn sàng để tuyển dụng

5. Các loại trừ

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 1


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

-

Loại trừ khả năng do thiên tai dẫn đến chạm tiến đô dự án

-

Loại trừ việc nhà nước cấm mở quán cafe trong vòng 10 năm tới.

6. Dự án liên quan
Dự án lắp đặt cống thoát nước ven đường Phạm Văn Đồng, nhưng dự án nào
đã sắp hoàn thành.
7. Sơ đồ WBS

Dự án "Xây dựng
quán cafe Ngọc Hà"
Chuẩn bị mặt bằng
và xây dựng
Bố trí bố cục
qn

Mua sắm trang
thiết bị

Tìm nguồn
ngun vật liệu

Quan sát nghiên
cứu trang thiết
bị các quán cafe
khác

Xác định rõ

giới hạn có thể
xây dựng.

Xác định danh
mục cần mua

Nhân sự, PR và Hoạt
đơng kinh doanh

Xác định thành
phần trong
menu chính

Khảo sát giá

Khảo sát giá

Nhà thầu xây
dựng

Đăt hàng và
định ngày giao
hàng

Đào tạo và bố
trí nhân viên

Đăng tin khai
trương trên
các diễn đàn

Đặt hàng

Xin giấy phép
kinh doanh

Tuyển nhân
viên

Phát tờ rơi

Khai trương và
khuyến mãi

8. Tiến độ dự án.
Ký

Tên công việc

hiệu
Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Số ngày
(Duration)

Bắt đầu

Kết thúc

Công việc

trước
Trang 1


Báo cáo Quản lý dự án
A

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Chuẩn bị mặt bằng và
A1
A2

xây dựng
Bố trí bố cục quán
Xác định rõ giới hạn có

10
2

01/03/2007 10/03/2007
11/03/2007 12/03/2007

A1

A3

thể xây dựng
Xin giấy phép kinh

11

15/03/2007 25/03/2007

A2

A4

doanh
Nhà thầu xây dựng
Mua sắm trang thiết bị

82

26/03/2007 15/06/2007

A3

B1

Quan sát nghiên cứu

3

13/03/2007 15/03/2007

A2

B2

cafe khác
Xác định danh mục cần

5

16/03/2007 20/03/2007

B1

B3
B4

mua
Khảo sát giá
Đăt hàng và định ngày

5
5

21/03/2007 25/03/2007
26/03/2007 30/03/2007

B2
B3

32

26/03/2007 26/04/2007

A3

6
9

27/04/2007 02/05/2007
03/05/2007 11/05/2007

C1
C2

D1
D2

đơng kinh doanh
Tuyển nhân viên
Đào tạo và bố trí nhân

16
7

16/06/2007 01/07/2007
02/07/2007 08/07/2007

A4
D1

D3

viên
Đăng tin khai trương

9

02/07/2007 10/07/2007

A4

D4
D5

trên các diễn đàn
Phát tờ rơi
Khai trương và khuyến

9
7

02/07/2007 10/07/2007
15/07/2007 21/07/2007

A4
D3, D4

B

trang thiết bị các qn

giao hàng
Tìm nguồn ngun vật

C
C1
C2
C3
D

liệu
Xác định thành phần
trong menu chính
Khảo sát giá
Đặt hàng
Nhân sự, PR và Hoạt

mãi

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 1


Báo cáo Quản lý dự án

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Trang 1


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Tiến độ ngang:

Ghi chú: Làm việc luôn cả ngày thứ 7 và chủ nhật

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 8


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

9. Kiểm soát dự án
Đây là một dự án xây dựng nhỏ và được đầu tư, quản lý bởi 1 hộ gia đình nên
việc kiểm sốt dự án được thực hiện một cách chặt chẽ, trực tiếp theo dõi hằng ngày
để kịp thời xử lý những phát sinh ngoài kế hoạch để không bị ảnh hưởng đến các công
đoạn khác.
Luôn luôn thực hiện đúng phân công trách nhiệm ban đầu để hạn chế tối đa
những phát sinh không cần thiết. Việc đánh giá chất lượng hay tiến độ thực hiện luôn
được báo cáo vào cuối ngày, việc này thuận lơi do người giám sát và chủ đầu tư là
thành viên trong một gia đình.
10. Ma trận phân cơng cơng việc – RAM
Chú 4: Chủ đầu tư
Anh Thông: trợ lý của chú 4
Chị Hà: trợ lý của chú 4
Công việc

Phụ trách
Chú 4
Anh Thông Chị Hà
Chuẩn bị mặt bằng và xây dựng
A1
2
1
2
A2
1
2
A3
3
1
A4
3
Mua sắm trang thiết bị
B1
2
1
B2
2
1
B3
1
B4
1
2
Tìm nguồn nguyên vật liệu

C1
2
2
1
C2
2
1
C3
2
1
Nhân sự, PR và Hoạt đông kinh doanh
D1
1
2
D2
2
3
1
D3
3
1
2
D4
3
1
2
D5
1
2
2

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Liên quan
Nhà thầu xây dựng Khác
4
1

2

4
3

3
3

Trang 9


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Ghi chú:

1: Thực hiện

2: Hổ trợ

3: Tư vấn

4: Phải được thông báo

11. Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong dự án- RACI
Cơng việc

Bên có trách nhiệm

Bên chịu trách nhiệm

Phối hợp với

Báo tin cho

Chuẩn bị mặt

(R)
Nhà thầu xây dựng

(A)
Chủ đầu tư

(C)
Bên ngoài

(I)
Chủ đầu tư

bằng và xây dựng
Mua sắm trang

Trợ lý (Anh Thông)

Chủ đầu tư

Trợ lý

Chủ đầu tư
Chủ đầu tư

thiết bị
Tìm nguồn

Trợ lý (Chị Hà)

Chủ đầu tư

(Chị Hà)
Trợ lý

nguyên vật liệu
Nhân sự, PR và

Chủ đầu tư

Chủ đầu tư

(Anh Thông)
Bên ngồi
Chủ đầu tư

Hoạt đơng kinh
doanh

12. Sơ đồ tổ chức dự án.

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 9


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn
Chủ đầu tư
(Quản lý)

Phụ trách xây
dựng

Phụ trách trang
thiết bị

Pha chế

NV bảo vệ

NV phục vụ

Kế tốn

NV thu ngân

NV bảo trì thiết
bị

NV chăm sóc
cây cảnh

13. Quản lý rủi ro

ST

Rủi Ro

Mức Độ

Đề xuất giả pháp – Giảm nhẹ

1

Nhiều người khơng biết

Trung bình

2

đến qn
Khách khơng thích menu

Cao

Khảo sát menu của các qn

3

của qn
Khách khơng thích thái

Cao

cạnh tranh
Đào tạo lại nhân viên

4

độ phụ vụ của nhân viên
Qn khơng thích hợp

Trung bình

Quan sát, khảo sát lại thị hiếu

5

với thị hiếu khách hàng
Cạnh tranh từ quán khác

Cao

của khách hàng

Tìm hiều các quán cạnh tranh

6

Nhân viên nghỉ việc đột

Thấp

từ đó tạo sự đặc biệt cho qn
Ln có kế hoạch quản lý nhân

T

xuất
Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Tăng cường PR

viên, sắp xếp nhân viên làm
Trang 9


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

7

Điều kiện thiên nhiên

Thấp

thay ca nhân viên nghỉ độ xuất
Cố gắng hạn chế thiệt hại.

8

khắc nghiệt (mưa, bão,..)
Cháy, nổ

Thấp

Làm tốt công tác phòng cháy

9

Mất cắp đồ đạc trong

Cao

chữa cháy
Tổ bảo vệ tăng cường giám sát

quán

14. Giao tiếp giữa các bên tham gia
Do đây là cơng trình do cá thể hộ gia đình đầu tư với quy mơ nhỏ nên bên chủ
đầu tư thường xuyên tham gia theo dõi giám sát tiến độ và chất lượng của nhà thầu
xây dựng. Các khâu cịn lại mọi người tự phân cơng nhau thực hiện và thường họp
nhau và lúc tối mỗi ngày (bữa ăn tối mỗi ngày)

Anh Thông chịu trách nhiệm quản lý và giao tiếp với các bên th ngồi (nếu
có)
15. Mức độ thành công của dự án
-

Về quản lý quy mô, do bên chủ đầu tư luôn theo sát nhà thầu xây dựng nên dự

án hoàn thành rất tốt so với dự kiến. Phía chủ đầu tư ln có khao khát thực hiện và
nhiệt huyết trong dự này nên dự án được hoàn thành tốt đẹp đúng với kỳ vọng của chủ
đầu tư. Quán nay đã đi vào hoạt động gần 7 năm và hiện nay vẫn kinh doanh rất tốt

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 9


Báo cáo Quản lý dự án

-

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Quản lý chi phí được thực hiện rất tốt, do chủ đầu tư tự bỏ tiền túi ra thực hiện

dự án (Khơng đi vay và cũng khơng có ai góp vốn) nên việc quản lý chi phí được chủ
đầu tư đặc biệt quan tâm và đã bỏ ra nhiều công sức để tự quản lý
-

Dự án đã hoàn thành rất đúng tiến độ do thời gian rộng và sự quản lý chặt chẽ

của chủ đầu tư.
-

Việc duy trì và ổn định của quán cafe Ngọc Hà đến nay đã gần 7 năm đủ

khẳng định chất lượng về sản phẩm và dịch vụ mà quán đã và đang mang đến cho
khách hàng. Việc quản lý chất lượng cũng được chủ đầu tư đặc biệt quan tâm trong
suốt quá trình thực hiện dự án.
16. Những nội dung cần cải thiện ở dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”
-

Luôn quan sát các quán có khả năng cạnh tranh để ln thay đổi và mang đến

những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Nên nghiên cứu phát triển đa

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 9


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

dạng hơn menu của quán, có thể kinh doanh thêm điểm tâm sáng, cơm trưa văn phịng
hay vài món ăn vặt khác,…
-

Cần phải chú trọng và đầu tư đào tạo cho tất cả nhân viên quán. Cho nhân viên

pha chế đi học thêm 1 vài khóa chuyên ngành pha chế để mang đến cho khách hàng
những sản phẩm ngon miệng và đẹp mắt. Cần quan tâm nhiều hơn đến thái độ nhân
viên phục vụ, phải làm sao tạo cho khách hàng một cảm giác tốt nhất khi đến với quán
cafe Ngọc Hà
-

Sau một thời gian kinh doanh thì nên sửa sang lại quán tạo cảm giác tưới mới

và lạ mắt, tránh việc nhầm chán cho những khách hàng thường xuyên ủng hộ quán.

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 9


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

17. Những bài học kinh nghiệm rút ra từ dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”
-

Lập kế hoạch thực hiện là một việc vô cùng quan trọng trong việc quản lý dự

án cho dù là dự án lớn hay nhỏ.
-

Luôn theo sát và theo dõi tiến độ dự án để có kế hoạch can thiệp kịp thời khi dự

án trễ tiến độ.

-

Bất cứ 1 biện pháp hay cách thức nào để cho dự án thực hiện kịp tiến độ (lúc

này dự án đang trễ) hoặc làm cho dự án hoàn thành trước dự kiến thì đều phát sinh chi
phí dù ít hay nhiều.
-

Việc thay đổi cấu trúc hay kế hoạch thực hiện dự án đã xây dựng lúc đầu xảy ra

càng gần giai đoạn cuối bao nhiêu thì mức độ tăng thêm chi phí cằng lớn bấy nhiêu.
Nhiều khi ở những giai đoạn cuối việc sửa kế hoạch phải tăng thêm chi phí bằng tất cả
chi phí dự tính ban đầu để thực hiện dự án đó.

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 9


Báo cáo Quản lý dự án

GVHD: PGS.TS. Lưu Trường Văn

BÁO CÁO MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN

GVHD:

PGS.TS Lưu Trường Văn

Tên dự án:

“Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Học viên:

Lê Khánh Giang – MBA12B013

Lớp:

MBA12B

Nhận xét của thầy:
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................

Do nghiên cứu chưa sâu cũng như chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý dự án
nên chắc chắn bài báo cáo sẽ có nhiều sai xót, kính xin ý kiến góp ý của thầy để bài
báo cáo hồn thiện hơn.
Mọi thơng tin phản hồi kính xin thầy gửi về email cá nhân:

Dự án “Xây dựng quán cafe Ngọc Hà”

Trang 9