báo cáo công tác văn thư ở ubnd quận ba đình

CHƯƠNG I
II. Lý luận chung về công tác Văn thư.
1. Khái niệm:
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản ( soạn
thảo và ban hành văn bản ) trong các cơ quan và việc tổ chức, quản lý và giải
quyết văn bản trong các cơ quan đó.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu
cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo
thông tin cho quản lý. Những tài liệu văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử
dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu đảm
bảo cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả.
2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư là công việc không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan tổ
chức nào và công việc này phần lớn được thực hiện bởi hoạt động văn phòng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cho nó có những ý nghĩa sau:
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh
chóng, chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách,
nguyên tắc và chế độ, đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được
chặt chẽ và chính xác.
- Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết, phục vụ cho hoạt
động của các cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời đồng thời giữ được bí mật của
Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục
hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
- Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu, chế tác và trang thiết bị
dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
- Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ
quan (cá nhân, tập thể) phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá
hoạt động của các cơ quan.
- Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ
cho việc tra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ.
- Đặc biệt đối với một cơ quan cấp Quận như UBND quận Ba Đình thì

công tác văn thư lại càng mang một ý nghĩa quan trọng hơn. Mặc dù chỉ là
một cấp trung gian nhưng sự tồn tại đó có vai trò “trung chuyển, tập kết“
những quyết định quản lý, công văn, giấy tờ giữa các cơ quan cấp trên và cấp
dưới đảm bảo cho việc thông tin liên lạc của hệ thống hành chính được thông
suốt, hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.
3. Tổ chức công tác văn thư.
Để nghiên cứu tổ chức hoạt động văn thư cần xem hai nội dung chủ yếu
sau đây:
* Biên chế công tác văn thư.
Bộ phận văn thư (có thể là tổ, phòng) hay cán bộ văn thư thường hoạt
động dưới sự điều hành của văn phòng hoặc phòng hành chính. Cũng có
trường hợp dưới sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan.
Khi nghiên cứu xây dựng biên chế công tác văn thư cần dựa vào các
yếu tố sau:
- Cơ cấu tổ chức của cơ quan.
- Khối lượng công việc của công tác văn thư
- Số lượng văn bản, tài liệu của cơ quan bao gồm văn bản đến, văn bản
đi, văn bản nội bộ.
Trên cơ sở phân tích các yếu tố trên có thể bố trí trong cơ quan một
nhân viên kiêm nhiệm hay chuyên trách, một tổ hay một phòng văn thư.
Ngoài ra, việc bố trí cán bộ có một ý nghĩa quan trọng trong việc nâng
cao năng suất và chất lượng hoạt động của toàn cơ quan. Những cán bộ có
trình độ cao, có năng lực thì bố trí làm công việc khó, phức tạp (dự thảo văn
bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ), những cán bộ trình độ thấp hơn thì đảm
nhận những công việc đơn giản có tính kỹ thuật đơn thuần (vào sổ văn bản,
viết phong bì…).
Cán bộ văn thư ngoài các yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn
hóa cần phải có các phẩm chất cần thiết như: trung thực, điềm đạm, cẩn thận,
cần cù, lịch sự trong giao tiếp. Một khi chỉ một trong các phẩm chất đó không
đạt yêu cầu sẽ gây khó khăn cho việc thực thi công vụ ảnh hưởng tới năng

suất, chất lượng công tác văn thư nới riêng và đến công việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của toàn cơ quan.
* Hình thức tổ chức văn thư.
Hình thức tổ chức văn thư có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình xử lý
và quản lý văn bản, giấy tờ của cơ quan, đến kết quả hoạt động của cơ quan
nói chung. Do đó cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cho
phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, đến và chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Trên thực tế thường áp dụng ba hình thức tổ chức công tác văn thư, đó
là: tập trung, phân tán, hỗn hợp.
- Hình thức văn thư tập trung được áp dụng khi hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị. Hình
thức này thường được áp dụng tại các cơ quan đơn vị có cơ cấu tổ chức phức
tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản, giấy tờ ít.
- Hình thức văn thư phân tán được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp
vụ công tác văn thư được giải quyết ở cơ sở, đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ
quan. Hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, đơn vị có cơ
cấu tổ chức phức tạp, nhiều văn bản đến, đi, có nhiều cơ sở cách xa nhau.
- Hình thức văn bản hỗn hợp được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ
chủ yếu của công tác văn thư như đánh máy, sao in, đăng kí văn bản được tổ
chức thực hiện ở một nơi, còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải
quyết văn bản, lưu văn bản trong quá trình văn thư được thực hiện ở các đơn
vị, bộ phận khác của cơ quan. Hình thức này thông thường được áp dụng tại
các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà
nước.
4. Nội dung chính của công tác văn thư:
Công tác văn thư bao gồm các nhóm công việc chủ yếu sau đây:
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
- Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi.
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu.

- Công tác lập hồ sơ hiện hành.
- Công tác quản lý văn bản “mật”
CHƯƠNG II
II. Nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư UBND
quận Ba Đình.
Qua 2 tháng thực tập tại UBND quận Ba Đình được trực tiếp nghiên
cứu hoạt động của công tác văn thư, em nhận thấy công tác văn thư ở đây
được triển khai khá tốt và hoạt động có hiệu quả tuy nhiên không tránh khỏi
những hạn chế nhất định.
1. Những ưu điểm đã đạt được.
Về trang thiết bị và phương tiện làm việc phục vụ công tác văn thư đã
được trang bị khá đầy đủ như giá tài liệu, bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy sao, in
văn bản, máy vi tính, hệ thống máy vi tính và được cài đặt một chương trình
riêng về xử lý và quản lý công văn đi, đến.
Về trình độ cán bộ, công nhân viên làm công tác văn thư: đều đã qua
các trường lớp đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu. Cán
bộ, công nhân viên trong phòng có năng lực, tinh thần trách nhiệm cao trong
công việc và có tinh thần học hỏi thêm các kỹ năng mới để phục vụ tốt hơn
cho công việc của mình.
Địa điểm của phòng văn thư ở ngay dưới tầng 1 thuận tiện cho việc tiếp
nhận công văn giấy tờ. Cách bố trí phòng làm việc cũng rất hợp lý và phù hợp
với công việc của từng người. Mỗi nhân viên có một bàn làm việc riêng với
một máy vi tính. Ngoài ra bàn giao dịch công văn giấy tờ còn được bố trí vừa
tạo thành một vách ngăn rất khoa học.
Việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý Nhà nước tại UBND đã có
nhiều tiến bộ, văn bản ban hành được thực hiện theo đúng quy định của Nhà
nước như đảm bảo về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, văn viết trong
văn bản ngắn gọn, rõ ràng, chính xác dễ hiểu, dễ nhớ, đáp ứng được việc đảm
bảo thông tin cho quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan. Các văn bản
của Trung Ương được tiếp nhận và triển khai có hiệu quả đồng thời các văn

bản của địa phương được xử lý nhanh chóng.
Thực hiện nghiêm túc quy trình quản lý văn bản, quản lý con dấu, quy
định thể thức văn bản theo quy định của chế độ công tác văn thư UBND quận
và các văn bản hướng dẫn của Chính Phủ và Cục văn thư lưu trữ Nhà
nước.Việc thực hiện kiểm tra các văn bản khi tiếp nhận một cách chặt chẽ và
ký vào sổ giao nhận của văn bản của nhân viên bưu điện và nhân viên giao
liên đưa đến do đó không xảy ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa những
người có liên quan đến văn bản mà xác định nhanh chóng, chính xác lỗi thuộc
về bộ phận, cá nhân nào nếu xảy ra trường hợp văn bản đến trễ không kịp giải
quyết công việc nêu trong văn bản. Việc thực hiện phân loại văn bản đến để mở
bì, đăng ký văn bản đúng với quy định. Việc đăng ký được thực hiện một cách đầy
đủ thuận lợi cho việc quản lý và tra cứu tài liệu đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và sử
dụng văn bản của các cá nhân và bộ phận trong UBND. Việc chuyển giao văn bản
đến các bộ phận, cá nhân đúng thời gian và đối tượng đảm bảo công việc đạt kết
quả cao.
Công tác rà soát, kiểm tra thể thức văn bản của UBND trước khi ký ban
hành được coi trọng, phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót.
Triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư một
cách tích cực và hữu hiệu nhất là việc ứng dụng chương trình phần mềm của
Cục văn thư lưu trữ vào việc quản lý văn bản khiến cho công tác văn thư được
thực hiện với tiến độ nhanh tránh tình trạng văn bản tồn đọng quá lâu mà
không kịp giải quyết.
UBND quận Ba Đình luôn quan tâm bố trí cho cán bộ văn thư đi học
nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, kiến thức về chuyên môn, đạo đức của
người cán bộ.
2. Những nhược điểm còn tồn tại.
Hiện nay, công tác văn thư tại hầu hết các cơ quan tổ chức đều chưa
được quan tâm, coi trọng đúng mức. Người ta cho rằng công tác văn thư là
công việc đơn giản, có thể thực hiện theo cảm tính và kinh nghiệm. Nhưng
thực tế đã chứng minh công tác này vô cùng quan trọng mà chỉ một sai sót nhỏ

cũng sẽ dẫn tới những hậu quả khó lường. Trong quá trình thực tập tại UBND
quận Ba Đình và có dịp tìm hiểu về công tác văn thư em nhận thấy công tác
văn thư tại UBND quận Ba Đình còn một số tồn tại cơ bản sau:
- Văn bản chỉ đạo về công tác văn thư tuy đã được chú ý xây dựng
nhưng vẫn còn thiếu. Những quy định được ban hành một cách chung chung
chưa đi sâu vào chi tiết hướng dẫn cụ thể. Hầu hết các văn bản cụ thể chủ yếu
về quản lý văn bản. Còn các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư như
xây dựng và ban hành văn bản, quản lý hồ sơ, con dấu hoàn toàn thực hiện
theo những văn bản chung về công tác văn thư.
- Số lượng cán bộ làm công tác văn thư còn thiếu so với nhu cầu công
việc. Điều này đôi khi còn tạo nên áp lực tâm lý căng thẳng cho cán bộ làm
công tác văn thư, dẫn đến hiệu quả trong công tác không cao.
- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư tương đối tốt, tuy nhiên
vẫn còn một số vấn đề: phòng làm việc văn thư quá nhỏ, trang thiết bị chưa
được sử dụng và khai thác hết chức năng nên không phát huy hết năng lực đội
ngũ cán bộ, hiệu quả công việc chưa cao. Đặc biệt là máy vi tính mới chỉ được
ứng dụng vào việc đánh máy, in văn bản, đăng ký văn bản đến, đi chứ chưa
được ứng dụng rộng rãi vào việc quản lý, xử lý văn bản.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn nhiều sai sót. Chủ
yếu các văn bản sai về thể thức trình bày, trình bày không chính xác theo các
quy định của Nhà nước. Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và
sử dụng còn chưa cao. Văn bản chưa được chuẩn hoá, đặc biệt là những văn
bản lưu hành nội bộ.
- Khối lượng công việc đôi khi quá nhiều dẫn tới tình trạng vào sổ
không kịp khiến công văn , giấy tờ bị tồn đọng. Việc theo dõi xử lý văn bản ở
khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời. Tình trạng văn
bản không được xử lý không phải là cá biệt. Ước tính 1 năm phòng văn thư
UBND quận Ba Đình xử lý 13640 văn bản. Trung bình mỗi ngày phòng phải
xử lý 54 văn bản. Đây là một con số đáng kể phản ánh khối lượng công việc
khá đồ sộ mà phòng đảm nhận.

- Phần mềm thực hiện đăng ký văn bản đôi khi vẫn xảy ra tình trạng bị
lỗi làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Tình trạng máy vi tính nhiễm vi-
rút ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình quản lý văn bản. Điều này cần thiết
UBND phải đầu tư mua sắm thêm phần mềm diệt vi-rút hiện đại.
- Thực hiện các chế độ nghiệp vụ văn thư, như lập hồ sơ hiện hành chưa
được quan tâm và đi vào nền nếp.
* Nguyên nhân của những hạn chế đó:
Về khách quan:
- Do đặc thù của quận với sự hoạt động mạnh mẽ của các ngành kinh tế,
công nghiệp, thương mại, du lịch, dịch vụ khiến cho khối lượng công việc
hàng ngày của UBND quận là rất lớn. Trong khi đó phòng Văn thư lại có diện
tích không đủ lớn và số lượng nhân viên văn thư còn hạn chế khó đáp ứng yêu
cầu công việc luôn được thực hiện nhanh chóng. Bộ phận văn thư UBND
quận Ba Đình có tất cả 3 nhân viên trong đó có 1 nhân viên văn thư, 1 nhân
viên lưu trữ và 1 nhân viên giao liên. Nhân viên giao liên hay còn gọi là giao
thông thường xuyên phải đi lại chuyển phát văn bản. Trong những ngày cao
điểm khi số lượng văn bản đến và đi nhiều thì không tránh khỏi công việc bị
ùn tắc. UBND quận có thể tăng thêm biên chế cho phòng văn thư 4 nhân viên
để công việc được giải quyết nhanh chóng hơn.
- Các văn bản hướng dẫn chỉ đạo thực hiện công tác văn thư đã được
xây dựng nhưng chưa thật sự thống nhất, nhiều khi còn mâu thuẫn khiến việc
tổ chức thực hiện còn nhiều khó khăn.
Về chủ quan:
- Chế độ chính sách đãi ngộ đối với cán bộ làm công tác văn thư chưa
được quan tâm thích đáng. Chính điều đó khiến cán bộ văn thư quận chưa thể
phát huy hết tâm huyết của mình gắn bó với nghề nghiệp, năng suất công việc
chưa được đạt ở mức cao nhất.
- Công tác kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với công tác văn thư chưa
được thực hiện thường xuyên.
- Cán bộ văn thư chưa được thường xuyên trang bị những kiến thức văn

thư hiện đại đặc biệt là việc nâng cao trình độ công nghệ thông tin, sử dụng
phương tiện hiên đại trong công tác văn thư. Điều này khiến cho chất lượng
công tác chưa cao, cũng là một yếu điểm của chúng ta so với các nước trên thế
giới.
- Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư còn hạn chế khiến việc mua sắm
trang thiết bị, nâng cao nghiệp vụ cũng như các hoạt động khác liên quan tới
văn thư chưa được quan tâm giải quyết.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ UBND QUẬN BA ĐÌNH
II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư
UBND quận Ba Đình.
Công tác văn thư là một mảng công việc quan trọng trong hoạt động
quản lý Nhà nước. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được,
và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong hoạt động văn phòng, có
ảnh hưởng trực tiếp đến công việc quản lý Nhà Nước.
Công tác văn thư mà được tổ chức một cách khoa học, các khâu nghiệp
vụ, cán bộ văn thư có sự phối hợp nhịp nhàng trong việc thực hiện thì hiệu quả
hoạt động sẽ cao. Hiệu quả này sẽ được thể hiện ở số lượng văn bản giải quyết
mỗi năm, ở chỗ cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi đơn vị. Vì thế tổ chức khoa học
công tác văn thư là một yêu cầu đối với mọi cơ quan tổ chức.
Công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình trong những năm qua đã đạt
được những thành tựu nhất định. Song bên cạnh đó vẫn còn không ít những
tồn tại. Để công tác này được hoạt động một cách có hiệu quả, UBND quận
Ba Đình cần phải hoàn thiện một số vấn đề sau:
1. Hoàn thiện công tác thể chế
Thể chế được hiểu là khung pháp luật tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động
của công tác văn thư được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Như vậy thể chế
được tạo thành bao gồm những văn bản luật, quy phạm pháp luật điều chỉnh

những mặt hoạt động của công tác văn thư. Hòa cùng công cuộc cải cách hành
chính, công tác văn thư UBND quận Ba Đình cần phải thường xuyên đổi mới
theo hướng cải cách hành chính vì vậy những văn bản quy định hướng dẫn
công tác văn thư cũng phải thường xuyên thay đổi theo sao cho phù hợp với
tình hình thực tế:
- Hoàn thiện, sửa đổi bổ sung văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn
công tác văn thư. Văn bản hướng dẫn công tác văn thư tương đối nhiều. Có
thể kể ra như Nghị định 110/2004/N Đ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004. Đây là
văn bản mới nhất hướng dẫn công tác văn thư. Để công tác văn thư được thực
hiện thống nhất thì văn bản của UBND phải tuân thủ nghiêm chỉnh các văn
bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên và ban hành trên cơ sở các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên để hướng dẫn thực hiện tạo thành hệ thống
pháp luật hướng dẫn công tác văn thư hoàn chỉnh, thống nhất từ Trung Ương
đến địa phương.
- UBND quận Ba Đình cũng cần phải ra các văn bản pháp luật cụ thể
hơn những quy chế công tác văn thư như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, quản
lý con dấu làm cơ sở pháp lý cho công tác văn thư hoạt động thống nhất, đúng
pháp luật đặc biệt phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội và tiến trình công
nghiệp hóa, hiện đại hóa.
- Thường xuyên tiến hành rà soát lại các thủ tục hành chính trong công
tác văn thư, bãi bỏ hay sửa đổi lại các thủ tục đã lỗi thời và ban hành những
thủ tục mới thuận tiện hơn phù hợp với đặc thù công việc vủa UBND quận.
- Cùng với việc ban hành một loạt các thể chế mới của các cơ quan cấp
trên, UBND quận Ba Đình cần phải ban hành các quy định tổ chức thực hiện,
kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
- Phòng văn thư UBND quận Ba Đình cần xác định rõ chức năng,
nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên, tránh sự chồng chéo công việc. Qua đó
mọi hoạt động của quy trình công tác văn thư đều được thực hiện theo hướng
chuyên môn hóa.
2. Tăng cường đầu tư nguồn lực thực hiện công tác văn thư.

Nguồn lực ở đây được hiểu bao gồm các yếu tố nguồn nhân lực và vật
lực phục vụ cho hoạt động của công tác văn thư.
a. Nguồn lực cơ sở vật chất kỹ thuật.
Việc ứng dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại vào công
tác văn thư là một yêu cầu tất yếu có tính nguyên tắc, đồng thời là biện pháp
có tính khả thi trong công tác văn thư. Đó là yêu cầu tất yếu bởi lẽ đó là tiền
đề cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao, giảm nhẹ được sức lao động mà lại
nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn thư, đảm bảo thông tin cho cán bộ
lãnh đạo quản lý, giúp họ đưa ra những quyết định chính xác, nhanh chóng và
kịp thời. Vì vậy UBND quận Ba Đình cần phải:
- Tăng cường đầu tư kinh phí, trang thiết bị và điều kiện làm việc hiện
đại phục vụ công tác văn thư, không những tạo môi trường công tác văn minh
khoa học mà còn nâng cao sức khỏe cán bộ công chức giúp họ gắn bó với
công việc. Trang bị những máy tính hiện đại với tốc độ xử lý cao để quản lý
công việc trên máy, giảm gánh nặng công việc cho cán bộ văn thư và tránh
những sai sót đáng tiếc.
- Hiện tại UBND quận đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện
đại về cơ bản tuy nhiên cần phải đầu tư thêm. Đầu tư mua sắm một số trang
thiết bị còn thiếu và cũ sau: máy bóc phong bì, hủy phong bì, máy dán phong
bị tự động, băng chuyền tự động để chuyển văn bản trong nội bộ, máy tính
hiện đại với tốc độ xử lý cao….
Tuy nhiên việc đầu tư trên cũng phải được tiến hành trên các nguyên tắc
nhất định là phải xem xét trong mối quan hệ với nhu cầu thực tế tránh đầu tư
một cách lãng phí. Phải tính đến khả năng nhu cầu trang bị các phương tiện
đồng bộ để nâng cao hiệu quả sử dụng.
a. Nguồn lực con người.
Con người đặc biệt là các cán bộ công chức làm việc trong các cơ quan
nhà nước là yếu tố quyết định đến hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước.
UBND quận Ba Đình cần đầu tư cho việc nâng cao chất lượng cho đội ngũ
cán bộ công chức bằng cách:

- Đào tạo cán bộ, công chức nói chung và cán bộ, công chức làm công
tác văn thư nói riêng. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao
gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con
dấu. Người thực hiện công tác văn thư là tất cả những người làm các công
việc có liên quan đến công văn giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thư
chuyên trách. Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ
công cuộc cải cách hành chính nói chung, cơ chế "một cửa” nói riêng thì việc
tất yếu UBND quận Ba Đình phải làm là trang bị cho đội ngũ cán bộ, công
chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư.
- Cán bộ văn thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức
bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, về hệ thống
hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin
học ứng dụng, v.v… Không thể xem nhẹ bất cứ một thao tác nghiệp vụ nào
của nhân viên văn thư. UBND quận Ba Đình nên thực hiện nhiều biện pháp
nhằm hoàn thiện đội ngũ cán bộ công chức văn thư như: Đào tạo bồi dưỡng
theo đúng chuyên môn nghiệp vụ. UBND cần phải phối hợp vói các trường
nghiệp vụ văn thư để mở các lớp ngắn hạn và dài hạn nhằm bồi dưỡng nghiệp
vụ cho cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư. Cần đào tạo cán bộ văn thư
thông thạo, giỏi một việc, biết nhiều việc liên quan. Việc này phải được thực
hiện thường xuyên và có chương trình, kế hoạch cụ thể.
- Công tác văn thư không chỉ cần đến những cán bộ công chức có trình
độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi mà một yêu cầu không thể thiếu đối với một
nhân viên văn thư là cần phải có phẩm chất đạo đức tốt: trung thực, điềm đạm
cẩn thận cần cù, lịch sự trong giao tiếp. Một khi chỉ một trong những phẩm
chất đó không đạt yêu cầu sẽ gây khó khăn cho việc thực thi công vụ ảnh
hưởng tới chất lượng công tác văn thư và đến việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan. Vì thế bồi dưỡng phẩm chất đạo đức cũng là một công việc
phải được UBND quận thực hiện thường xuyên.
- UBND quận Ba Đình cũng cần phải khuyến khích các cán bộ văn thư
có điều kiện tham gia nghiên cứu khoa học để qua đó tìm được các giải pháp

nhằm hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ của mình.
- Tuyên truyền giới thiệu tầm quan trọng của công tác văn thư đối với
đời sống không chỉ ở UBND mà còn đối với toàn xã hội, và tầm quan trọng
của mỗi cán bộ văn thư trong công tác và phải tạo được lòng yêu nghề trong
mỗi cán bộ.Việc tạo ra hứng thú và lòng yêu nghề sẽ đem lại hiệu quả không
nhỏ trong công việc. Bồi dưỡng và bố trí công chức theo tiêu chuẩn chức
danh, có chính sách giải quyết thỏa đáng những người không đủ tiêu chuẩn,
không có khả năng vươn lên.
- Công tác văn thư tuy chỉ là một công việc mang tính nghiệp vụ nhưng
có ý nghĩa lớn với hoạt động của toàn cơ quan. Nhưng thực tế, lương của cán
bộ nhân viên văn thư là rất ít khó có thể đảm bảo cuộc sống của họ và gia đình
họ. Chính vì vậy, chế độ tiền lương đối với cán bộ làm công tác văn thư phải
được quan tâm hơn nữa. Có như vậy cán bộ văn thư mới có thể yên tâm trong
công tác đảm nhiệm tốt công việc được giao. Bên cạnh đó UBND quận phải
xây dựng được chính sách khen thưởng phù hợp với cán bộ làm công tác văn
thư khuyến khích họ phấn đấu trong công việc đặc biệt là chính sách khen
thưởng đề bạt. Đồng thời cũng có biện pháp kỷ luật đối với cán bộ văn thư khi
họ không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm quy tắc văn thư.
3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.
Những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ
đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải
sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của
thế giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc
liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản
lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong trong quá trình hội
nhậplà một hoạt động có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu
để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai,
minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý. Để công

nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn thư, UBND quận
Ba Đình cần phải:
- UBND quận Ba Đình cần tăng cường hơn nữa việc triển khai xây
dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 trong
công tác văn thư. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục
hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý,
một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai
làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu
nào…); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát
được quá trình giải quyết công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công
tác văn thư, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay là làm theo thói quen,
kinh nghiệm, tuỳ tiện.
- Hiện nay tại đây việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư UBND quận Ba Đình hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản
(thay máy chữ) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc
quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để.
Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập
hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần
được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công
tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm
thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ.
4. Kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư.
Hoạt động quản lý Nhà nước trong bất kỳ giai đoạn nào cũng phải được
thực hiện trong những khuôn khổ nhất định. Công tác kiểm tra, thanh tra, giám
sát là một công tác không thể thiếu trong bất kỳ một hoạt động nào. Đối với
văn thư cũng vậy, kiểm tra việc thực hiện nhằm phát hiện những sai sót trong
quá trình triển khai công tác và kịp thời sửa đổi những sai sót đó. Ngoài ra
kiểm tra còn nhằm phát hiện và xử lý kịp thời những vi phạm càng ngày càng
hoàn thiện hơn công tác văn thư…

- Hiện nay UBND quận Ba Đình đã tiến hành công tác kiểm tra và đã
thu được những kết quả nhất định. Tuy nhiên để công tác này mang lại hiệu
qua tốt nhất việc kiểm tra phải được tiến hành thường xuyên hơn về mọi mặt
hoạt động để công tác văn thư đặc biệt là công tác soạn thảo và ban hành văn
bản, công tác tiếp nhận, quản lý văn bản qua đó phát huy những ưu điểm và
khắc phục nhược điểm để công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
- Thực hiện việc kiểm tra đột xuất, tránh việc kiểm tra chiếu lệ mang
tính hình thức để hướng công tác văn thư UBND quận Ba Đình đi vào nền
nếp.
UỶ BAN NHÂN DÂN
QUẬN BA ĐÌNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ba Đình, ngày……tháng……năm……
DANH MỤC HỒ SƠ
của UBND quận Ba Đình
Năm ………
Số và ký
hiệu hồ sơ
Tiêu đề
hồ sơ
Thời hạn
bảo quản
Người lập
Năm bảo
quản
Ghi chú
1 2 3 4 5 6
Bản danh mục hồ sơ này có………hồ sơ, bao gồm:
- ……… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

- ……… hồ sơ bảo quản lâu dài;
- ……… hồ sơ bảo quản tạm thời.
CHÁNH VĂN PHÒNG
( Ký tên, đóng dấu )
MỤC LỤC VĂN BẢN
Hồ sơ số:……. tập số: ……
STT
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Tác giả
văn bản
Trích
yếu nội
dung văn
bản
Số tờ Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7
Ngày …… tháng …….năm……….
Người lập
TỜ KẾT THÚC
Hồ sơ số:……. tập số: ……
Hồ sơ này gồm: ………… tờ,
…………tờ mục lục văn bản, ………. tờ kết thúc
Đặc điểm:

Ngày ……. tháng ……. năm …………
Người lập