Cơ sở lý luận về công tác quản trị mua hàng của các doanh nghiệp thương mại

Luận văn tốt nghiệp
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh
mẽ sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý
của nhà nớc.
Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế,
các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn
tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc
sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn m-
ời năm đổi mới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một
bớc ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các
doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững đợc thị
hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng
sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi
hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị
trờng. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan
trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời lãnh đạo
tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn
đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc
nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận
thấy công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung
quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển
của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinh
doanh của mình, thay đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ tuy
nhiên hoạt động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà
không chỉ của công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh
nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít đợc quan tâm đến nh hoạt động
bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh
nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng cha đ-

ợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên,
cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho
hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụ thuộc rất
nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
1
Luận văn tốt nghiệp
nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài Nâng cao chất lợng công tác
quản trị mua hàng làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một
dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chơng lớn:
Chơng 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thng mại.
Chơng 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công
ty bách hoá số 5 Nam Bộ.
Chơng3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng
tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

Chơng 1:
Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp thơng mại
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với
doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp

thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của
khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và
dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
2
Luận văn tốt nghiệp
mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều
kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với
ngời
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem
xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện
mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao
nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số l-
ợng, chất lợng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho
khách hàng với chi phí thấp nhất.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại,
mẫu mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế
thị trờng thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng
hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp.
Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh
nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt đợc lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán
hàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi
mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh
nghiệp và các nhà kinh doanh.
+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp ở chỗ:
- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh
nghiệp muốn bán hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có
yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu
của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay
từ đó bán ra thị trờng. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong
muốn phấn đấu để mua đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn
tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của
khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của
doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với
số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt
cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao
khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng. Điều này thể hiện chi
phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp
và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
3
Luận văn tốt nghiệp
phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị
cao và từ đó làm cho giá bán cao.
- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phải hàng
kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp,
lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách
hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không
đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm
thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ng-
ơì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết
định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh

nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu
cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh
doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển
hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua
hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, l-
u thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ
công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại
1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh
nghiệp thơng mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao
nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ
nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc
quyết định lợng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào
diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của
doanh nghiệp.

Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lợng hàng thích hợp =
một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phơng pháp này có u điểm sau:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
4
Luận văn tốt nghiệp
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc xác
định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng

hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho
doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên
lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm
đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng
nhanh tốc độ chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng
hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt ) hay
chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý:
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc
nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có
nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà
ngời bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng
khi trên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh,
lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp
sẽ không thể thu đợc lợi nhuận siêu ngạch .
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa
vào một số luận cứ ta có thể xác định đợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy
ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lu trữ hàng
hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí

1
C
- Chi phí một lần mua hàng

2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta
có:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
5
Luận văn tốt nghiệp
Q=
2
1
**2
C
DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
*Q/D)
Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo
quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u
đãi của các nhà cung cấp.

+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những cơn sốt thị trờng, do đó có thể thu
đợc lợi nhuận siêu ngạch .
Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài
chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có
những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng pháp
thu mua này có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua
bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc vì không phù hợp với
nhu cầu của ngời tiêu dùng.
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy
hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp
này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị trờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc điểm
là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh
nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với
nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ.
Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua đợc giá thấp,
tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của
cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm là
do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn
chậm.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
6
Luận văn tốt nghiệp

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phơng
thức này thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm
thủ tục cho bên bán
Mua giao hàng trớc: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,
doanh nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải
thanh toán lô hàng đó.
Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng
hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một
phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán
sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nớc: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của
doanh nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc
sản xuất trong nớc.
Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua
hàng từ nớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trog đó có
hai hình thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò
làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy
móc nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nớc. Trong
hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng
một khoản gọi là phí uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi
bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.
Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác
nh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp
hay gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua
buôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm riêng

nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng
giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận
tiện nhất và tốt nhất.
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
7
Luận văn tốt nghiệp
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp
phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà
cung cấp. Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất
hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất
khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể
xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung
cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do
những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung
cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên
tắc không bỏ tiền vào một túi . Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh
tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đợc
mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể
ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh
nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đa
ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngời
mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là
trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để
xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp
đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng
của họ nhiều hơn và thờng xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận

đợc nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác,
thậm chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đợc hởng tín
dụng mại khi thiếu vốn, đợc u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm, ) và
doanh nghiệp thờng trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp.
Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó
khăn.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp: nếu ngời bán hàng
cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và
tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngời mua hàng
lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu
cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàng tốt
hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có
những ràng buộc chặt (điều kiện không thể nhân nhợng đợc) và có những
ràng buộc lỏng (điều kiện có thể nhân nhợng đợc). Trong khi đó các nhà
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
8
Luận văn tốt nghiệp
cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất
lợng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán nếu không
tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần
và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những ràng
buộc chặt để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô
lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa
của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt ngời
bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với mình một
cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp
với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện
bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị

giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép
nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của
nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt đợc sự thoả
thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc).
Đảm bảo sự hợp lý về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh
nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo
chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ đợc
sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy
ra.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong
doanh nghiệp thơng mại.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp th-
ơng mại.
+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh
nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các
bớc công việc nh xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và
kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt đợc các mục
tiêu đã xác định.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua
hàng gì? của ai, với số lợng và gí cả nh thế nào. Đây là một quá trình phức tạp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
9
Luận văn tốt nghiệp
đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả
phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là
điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để
công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động
mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lợng mua hàng, và
mua hàng với chi phí thấp nhất.
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số l-
ợng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay
gián đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến lu thông hàng hoá. Mặt khác hàng
mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng
sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào
khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp
rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ). Chẳng hạn nh
đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên cơn sốt mà theo đúng
tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhng do việc
giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận siêu ngạch
và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của
họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà
khách hàng có thể chấp nhận đợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản
xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối u chứ
không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó
hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ngời
bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối
đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố
đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn
chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha
tối u
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận
lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn
các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng

không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số
lợng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp
nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
10
Luận văn tốt nghiệp
thờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ
khác. Chẳng hạn thờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng
tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các
mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần
đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện
cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho
hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu
chung của doanh nghiệp.
+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể
hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua
đợc hàng thờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với
nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị
mua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá trình mua
hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá
trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử
dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi
trờng chung hiện tại và tơng lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị
trờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn
giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nớc
và ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua
hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra
là của doanh nghiệp.

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn
hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực
hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích,
lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của
ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ? Đây là một quá trình
phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng
các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi tr-
ờng chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị
trờng cơ cấu thị trờng của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá
cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận
tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất
trong nớc và ngoài ớc, chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
11
Luận văn tốt nghiệp
trình mua hàng đợc tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình
mua hàng.
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng
nhà quản trị phải xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi
thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì,
mua bao nhiêu, chất lợng nh thế nào.
- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh
nghiệp cần tức là thị trờng cần.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên
cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để

thoả mãn. Nghiên cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu
cầu, từ đó xác định đợc tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và
mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng chủng
loại để lựa chọn chủ hàng, phơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng,
loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp,
tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
Mua với số lợng bao nhiêu? để xác định đợc số lợng hàng hoá mua vào
là bao nhiêu trên thực tế ngời ta thờng dựa vào công thức cân đối lu chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M - Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
12
Xác định
nhu cầu
Tìm và lựa
chọn nhà
cung cấp
Th ơng l
ợng và
đặt hàng
Theo dõi và
thực hiện
giao hàng
Đánh giá kết quả mua hàng
Thoả mãn Không thoả mãn
Luận văn tốt nghiệp
B Lợng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

D ck Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh
doanh tiếp theo.
Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh
sau:
M = B + D ck D dk +Dhh
Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt
hàng. Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng
mua vào của từng mặt hàng.
Chất lợng mua vào nh thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của doanh
nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lợng,
chất lợng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lợng:
+ Doanh nghiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu
chất lợng tối đa. Chất lợng tối u là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt
nhất một chu cầu nào đo của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất
có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt
đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản
phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lợng tối u
nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng
hàng tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung
cấp cho phù hợp.
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu
trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là
doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và nh thế nào.

Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có
thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông
qua các hình thức:
+ Thông qua chơng trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
13
Luận văn tốt nghiệp
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn th chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng
một cách sáng tạo nguyên tắc không nên chỉ có một nhà cung cấp . Muốn
vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định
chọn lựa, phải đánh giá đợc khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc
cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ
nhất cũng nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá thành
sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa
rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm
truyền thống cho rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mới
có thể lựa chọn đợc nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ
thờng thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng xuyên tính toán lựa
chọn ngời cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng
Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời
cấp hàng thờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá
cả hợp lý
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng
và ngời cung cấp mới xuất hiện.

Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc
cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đờng tìm đến của
nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm
đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua
niêm qiám, qua gọi thầu
Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc
những ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình. Các
nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể
trở thành khách hàng truyền thống nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà
cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho
doanh nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng
để bán, đôi khi bị ép giá
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
14
Luận văn tốt nghiệp
+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc
độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do
mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá
cả và chất lợng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài
ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là
những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm
các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc nếu các nhà
cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ
+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh
của doanh nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì
cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.

Phơng pháp đê lựa chọn:
+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để
có quyết định lựa chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa
trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thơng trờng( so với các nhà cung
cấp khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và
phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và
có khó khăn về tài chính.
+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lợng sản phẩm, uy tín trong việc
giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lợng sản phẩm)
+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hởng đến khẳ năng giao hàng.
+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trờng nói chung và những
đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp
phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trớc yêu cầu thay đổi
Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ số
quan trọng, từ đó xác định đợc tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa vào
tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.
c) Thơng lợng và đặt hàng.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
15
Luận văn tốt nghiệp
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh
nghiệp tiến hành thơng lợng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán
với họ.

Thơng lợng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải
bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng
buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên quan
đến số lợng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá,giá cả, các
điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu nh vi phạm
hợp đồng và để có thể đi đợc đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân
chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng.
Trong quá trình thơng lợng và đặt hàng thì thơng luợng giữ một vị trí
quan trọng ảnh hởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthơng lợng bao
gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng, phơng
tiện và phơng pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có
biến động
- Phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ và xác định
thời hạn thanh toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi
phí vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao
hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai
Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phải
lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt.
Có nh vậy, doanh nghiệp mới đạt đợc các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận,
doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây
là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng
chứng để đa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải đợc lập thành nhiều
bản (ít nhất là hai bản). Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với các nha cung cấp
bằng một trong những hình thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua bán. đây là hình thc mang tình pháp lí cao nhất.
Nội dung của hợp đồng mua bán bao gồm:

. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên.
. Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phơng định giá.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
16
Luận văn tốt nghiệp
Phơng pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
. Phơng thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và ph-
ơng thức thanh toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có)
+ Đơn đặt hàng ( đứng tên ngời mua) đây là hình thức mang tính pháp lí
thấp hơn hình thức trên.
+ Hoá đơn bán hàng. ( đứng tên ngời bán) đây là hình thức mang tính pháp
lí thấp nhất.
Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh
nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật.
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần
đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình
trạng hàng đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, làm gián đoạn quá trình lu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá
trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong
hợp đồng không. Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không
sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằm
nâng cao uy tín của công ty.
+ Kiểm tra số lợng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm
tra kiện hàng, kiểm kê số lợng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận

hàng.
+ Kiểm tra chất lợng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra
tên hàng hoá, mẫu mã, chất lợng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không
phù hợp nh hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập
biên bản và báo ngay cho ngời cung cấp.
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào
biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho
ngời cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức
đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục
tiêu mua hàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
17
Luận văn tốt nghiệp
động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh
nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp:
+ Trờng hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc
các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định. Nh vậy
quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ Trờng hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,
tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng
nh những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các
thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi
cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động
quản trị luôn gắn liền với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến

khâu kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến
kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp.
1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao
công tác quản trị mua hàng.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thơng mại.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu
sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm
cách làm sao duy trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời
doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao
luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao công
tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc
hiệu quả kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu
tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào. Tuy
nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán. Trong nhiều
trờng hợp doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả
hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh
nghiệp trên thị thị trờng. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho
doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử
dụng vốn. Sở dĩ nh vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức
tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ đợc cung ứng hết không còn
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
18
Luận văn tốt nghiệp
tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lu động đợc lu chuyển nhanh. Mặt khác
khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể
mua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả

năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị
tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng
hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài
định mức khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của
doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu, mà
muốn làm đợc điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt
động mua hàng.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ
khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt
hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp
không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị
giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng
số lợng và chất lợng hàng hoá trớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho
doanh nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh
nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh
nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể
phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho
sẽ ảnh hởng đến khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo
hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc,
không giữ đợc chất lợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh
nghiệp. Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài
chính của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanhDo đó khi lập kế hoạch
mua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản
phẩm cung ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng
nếu có thì không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi doanh
nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá
rẻ hơn, đợc u tiên trong trờng hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy
doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đợc chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi

nhuận.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực
sản xuất hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
19
Luận văn tốt nghiệp
để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị
kinh doanh.
1.3.2 Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng.
a) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng.
- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lợc kinh doanh:
Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động
kinh doanh của mình theo chiến lợc. Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp doanh
nghiệp thấy rõ mục đích, hớng đi của mình. Chiến lợc kinh doanh giúp doanh
nghiệp nắm bắt đợc cơ hội trên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh trên th-
ơng trờng bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm
đạt đợc mục tiêu đề ra. Do đó chiến lợc kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đến
quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến l-
ợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đa ra
kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị
phải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng
cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lợng
hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch không hợp lí
sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt

hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ
vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng
chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm
chí số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu
thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có
sự chọn lựa.
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần
phải trả lời câu hỏi:
Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc
nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng
cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
20
Luận văn tốt nghiệp
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất
và đúng thời điểm nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh
nghiệp cần. Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một
số nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo
tình hình thị trờng. Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng
doanh thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính
xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng
hợp lí không thừa cũng không nên thiếu.
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất
lợng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên.
Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trong

quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên
một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc. Với mỗi
một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem
mặt hàng đó khả năng tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đợc kết quả đó thì
nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn.
+ Các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến
công tác mua hàng của doanh nghiệp. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua
hàng đợc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây da trong mua
hàng, giảm đợc chi phí trong khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho
doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp đợc các cơ hội trong các thơng vụ kinh
doanh.
- Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu
doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm
bắt đợc thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua đợc hàng nhanh
hơn, tốt hơn điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các
đối thủ cạnh tranh. Nhng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm
mất cơ hội kinh doanh của mình.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
21
Luận văn tốt nghiệp
- Nhân viên mua hàng:
Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại hành vi dễ sai lầm
nhất là mua hàng. Mua không đảm bảo sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kết quả và
hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất

nhiều vào hoạt động của con ngời. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm
công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng đợc mà
doanh nghiệp phải có sự lựa chọn. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo
các tiêu chuẩn sau:
Kiến thức phong phú: Ngời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết
về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có
trách nhiệm đảm nhận, phải nắm đợc các hoạt động và mục tiêu của doanh
nghiệp, hiểu về thị trờng và biết phân tích ảnh hởng của thị trờng, nắm đợc
chính sách kinh tế của nhà nớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu
mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến
động trên thị trờng về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố
có lợi cho đàm phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn đợc một
nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của
doanh nghiệp.
+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:
Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất
bại của quá trình mua hàng. Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua
hàng nên họ phải nắm rõ đợc về nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng của
từng ngời, biết đợc ngời nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng
thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn
- Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờng thì việc đặt mua hàng
sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việc
chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều
điều khoản u đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh đợc
tình trạng thủ tục rờm rà Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trờng

có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
22
Luận văn tốt nghiệp
Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sản xuất kinh doanh, trình
độ tiến bộ khoa học kĩ thuậtđều có ảnh hởng đến công tác mua hàng.
b) Nhân tố bên ngoài ảnh hởng đến quá trình quản trị mua hàng.
- Nhà cung cấp:
Đây là yếu tố khách quan ảnh hởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của
doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo
khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo đợc số lợng hàng bán
ra. Bởi đối với doanh nghiệp thơng mại thờng kinh doanh nhiều mặt hàng
khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trờng
hợp nh vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng.
Để lựa chọn ngời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:
+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối u
và để tránh bị ép giá.
+ Cần theo dõi thờng xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả
năng cung ứng của ngời cung ứng.
- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong
mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân
vật trung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây
dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hởng đến quá
trình mua hàng nh: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng
biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng.
- Đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả
mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp

luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị
trờng là sự cạnh tranh về giá nên để thắng đợc đối thủ cạnh tranh doanh
nghiệp phải thờng xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đa ra
đợc mức giá khách hàng chấp nhận đợc mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá
của đối thủ cạnh tranh nhng phải đảm bảo có lãi. Muốn đa ra đợc một mức giá
thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng
đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bán đợc với giá thấp
mà vẫn đảm bảo có lãi. Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp th-
ơng mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Sự cạnh tranh
này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đa ra
các điều khoản u đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thành
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
23
Luận văn tốt nghiệp
khách hàng của mình. Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì
luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua đợc hàng với giá
rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có nh thế mới đảm bảo thắng đợc các đối thủ
cạnh tranh thông qua giá. Vì thế nếu nhà cung cấp nào đa ra giá cả hay các
điều khoản u đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút đợc các doanh nghiệp quan tâm đến
hàng của mình.
- Các cơ quan nhà nớc:
Các cơ quan nhà nớc ở trung ơng và địa phơng đều có ảnh hởng đến hoạt
động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp
đều có các cơ quan nhà nớc và cơ quan địa phơng theo dõi, kiểm tra và giám
sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình.
Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quan
nhà nớc mà ngợc lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ
về các vấn đề có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng. Thông qua hệ
thống cơ quan nhà nớc, nhà quản trị sẽ tìm đợc nguồn cung ứng tốt đảm bảo

đợc mục tiêu mua hàng của mình. Hơn nữa cơ quan nhà nớc còn ảnh hởng đến
việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách nh thuế
Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao và ngợc lại.
Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí.
Đó là một số các nhân tố ảnh hởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh
nghiệp, có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh đợc nhng
cũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh
nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh đợc. Đối với những nhân tố
khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận
nó. Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đờng cho việc
hoàn thành nghiệp vụ mua hàng.
1.3.3 Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị
mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu
đầu vào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra. Vì vậy doanh
nghiệp có thể đa ra phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị
mua hàng. Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanh
nghiệp phải đa ra đợc các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện
mang lại kết quả cao hơn trớc đây đã làm. Nhà quản trị phải luôn đảm bảo cho
quá trình mua hàng theo đúng chơng trình, mục tiêu đã định một cách chủ
động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng. Doang
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
24
Luận văn tốt nghiệp
nghiệp phải đa ra quá trình mua hàng bao gồm: quá trình phân tích, lựa chọn
và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiện
thanh toán nh thế nào?Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị
mua hàng là:
- Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bớc trong quy trình mua hàng

bằng cách:
+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để
quá trình mua hàng đợc thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn. Xác định chính
xác số lợng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua.
Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ nh: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lợng
hàng hoá dự trữ.
+ Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra
theo đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn
hàng ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục
vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của
khách hàng.
+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo
cung cấp cho quá trình kinh doanh đợc tiến hành một cách thờng xuyên liên
tục và không ngừng nâng cao chất lợng nguồn hàng.
+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa
học các hình thức, phơng thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng,
với nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Tăng cờng công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình
trạng hàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá. Xây dựng những
kho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá.
- Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị.
Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lợng mua hàng bằng cách thông qua đào
tạo và đãi ngộ nhân sự. Cần phải đầu t cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một
cách có khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh
doanh.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
25