Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh

Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, em đã cố gắng, nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu thực
tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minh
dựa trên các kiến thức đã học ở trường Đại học Thương Mại. Em xin chân thành cảm
ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ của các thầy cô giáo khoa Thương Mại Quốc Tế cùng cán
bộ, giảng viên trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy, truyền đạt, trang bị
cho em những kiến thức cơ bản để lựa chọn và hoàn thành tốt khóa luận.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Doãn Kế Bôn – giảng viên
bộ môn Quản trị tác nghiệp – trường đại học Thương Mại, người đã tận tình hướng
dẫn, chỉ bảo, định hướng cho em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp.
Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban giám đốc cùng toàn
thể cán bộ nhân viên công ty TNHH Quốc Minh đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn
thành tốt quá trình thực tập.
Do hạn chế về mặt kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế, thông tin thu thập
chưa được phong phú nên khóa luận vẫn còn những sai sót, em mong sẽ nhận được
những ý kiến đóng góp và lời khuyên bổ ích của thầy cô giáo và các bạn sinh viên.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013
Sinh viên
Phạm Thị Thu Phương
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
1
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế
MỤC LỤC
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
2
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế
DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT Tên Trang
1 Bảng 3.1. Tài sản và nguồn vốn của công ty 2010-2012 17

2 Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết quả quá trình giao dịch đàm phán 37
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
ST
T
Tên Trang
1 Sơ đồ 2.1. Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán 9
2 Hình 2.1 Phân tích hoạt động đàm phán 14
3 Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Quốc Minh 16
4 Biểu đồ 3.1. Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo mặt hàng 18
5 Biểu đồ 3.2. Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo thị trường 19
6
Biểu đồ 3.3. Thống kê ký kết hợp đồng nhập khẩu theo mặt hàng
2010 - 2012
25
7
Biểu đồ 3.4. Thống kê ký kết hợp đồng nhập khẩu theo thị trường
2010 - 2012
26
8
Biểu đồ 3.5. Thống kê hình thức đàm phán hợp đồng nhập khẩu
2010 - 2012
27
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
3
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế
STT Từ viết tắt tiếng Việt Nghĩa đầy đủ
1 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
2 VNĐ Việt Nam đồng
3 TMQT Thương mại quốc tế

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH
ST
T
Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt
1 USD United States Dollars Đô la Mỹ
2 WTO World Trade Organization Tổ chức thương mại thế giới
3 ITC International Trade Centre Trung tâm thương mại quốc tế
4 EU European Union Liên minh châu Âu
5 ASEAN
Association of Southeast
Asian Nations
Hiệp hội các Quốc gia Đông
Nam Á
6 PVC Polyvinyl Clorua Vật liệu dẻo tổng hợp
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
4
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trên thế giới hiện nay, toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đã trở thành xu thế tất
yếu, các quốc gia đang ngày càng gia tăng hoạt động TMQT. Việt Nam sau khi gia
nhập WTO có sự gia tăng không ngừng cả về số lượng và chất lượng hàng hóa xuất
nhập khẩu, việc cắt giảm hàng rào thuế quan và phi thuế quan giữa các nước trong
khối WTO đã giúp Việt Nam mở rộng được mối quan hệ hợp tác, giao lưu, buôn bán
với các quốc gia trên thế giới. Trong hoạt động TMQT, đàm phán trở thành khâu quan
trọng giúp doanh nghiệp giao dịch và ký kết các hợp đồng thương mại, đảm bảo hiệu
quả kinh doanh. Thực tế hiện nay cho thấy hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng mua
bán hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp
hoạt động TMQT nói riêng vẫn còn nhiều yếu kém, sai sót. Việc hoàn thiện, nâng cao

khả năng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng TMQT trở thành vấn đề mà các doanh
nghiệp cần đặc biệt quan tâm.
Công ty TNHH Quốc Minh là một trong những doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực
kinh doanh mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại Hà Nội và miền Bắc Việt Nam.
Công ty nhập khẩu từ các nước: Bỉ, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Indonesia, Thái
Lan,…. các mặt hàng thảm và các vật liệu trải sàn, các loại mành, rèm và giấy dán tường.
Các sản phẩm kinh doanh của công ty TNHH Quốc Minh hiện nay hoàn toàn là
nhập khẩu từ nước ngoài, việc đàm phán với các đối tác nước ngoài có ý nghĩa vô
cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh
của công ty. Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy bên cạnh những thành
tựu đã đạt được, công ty cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình đàm phán, ký kết
hợp đồng nhập khẩu, như các vấn đề về nhân sự, giá cả, Do đó em đã lựa chọn đề
tài: “Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm
và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh”.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trong thời gian từ 2010 – 2012 tại trường Đại học Thương Mại chưa có khóa
luận, luận văn nào viết về hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập
khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh. Một
số luận văn, khóa luận tại trường Đại học Thương Mại có liên quan như:
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
5
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
- Tường Hương Giang, năm 2010, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu nhựa đường tại công ty TNHH nhựa đường Petrolimex.
- Nguyễn Thị Hương, năm 2010, quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập
khẩu nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty TNHH Hàn Việt.
- Dương Thị Thanh Hải, năm 2011, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu nguyên liệu tại công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đông.
- Phạm Thị Miền, năm 2012, quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao

Hà Nội.
- Tạ Thành Nam, năm 2012, quản trị quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng
nhập khẩu dầu phụ gia từ thị trường Pháp của công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex.
Qua đây em xin khẳng định khóa luận của em là hoàn toàn khác với các luận
văn, khóa luận những năm trước tại trường Đại học Thương Mại, do sản phẩm của em
là thảm và vật liệu trang trí nội thất và công ty mà em thực tập là công ty TNHH Quốc
Minh hoàn toàn khác với các đề tài trước.
1.3. Mục đích nghiên cứu
Khóa luận góp phần củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản về đám phán trong
TMQT và quy trình đàm phán trong TMQT đã được học thông qua việc tìm hiểu thực
tế hoạt động nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH
Quốc Minh.
Trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, khóa luận đề xuất một số
giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh.
1.4. Đối tượng nghiên cứu
Quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu
trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh.
1.5. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: công ty TNHH Quốc Minh
- Thời gian nghiên cứu: kết quả đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm
và vật liệu xây dựng giai đoạn 2010 – 2012.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu: sơ cấp
- Quan sát thực tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và
vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh, bao gồm công tác lập kế
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
6
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
hoạch, tổ chức thực hiện đàm phán và kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau đàm

phán.
- Thu thập nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp từ năm 2010 đến năm 2012 của phòng tài
chính – kế toán, phòng kinh doanh, bao gồm các bảng báo cáo tài chính từ năm 2010 –
2012, số liệu cơ cấu nhập khẩu, báo cáo thương niên từ năm 2010 – 2012.
1.6.2. Phương pháp tổng hợp dữ liệu
- Phương pháp thống kê: Liệt kê và đưa vào bảng phân tích dữ liệu thu được của doanh
nghiệp thông qua phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh.
- Phương pháp phân tích: Dựa vào các yêu tố ngoại cảnh tác động đến doanh nghiệp đưa
ra những suy luận thực tiễn.
1.7. Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh
mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo thì khóa luận bao gồm bốn chương:
- Chương 1: Tổng quan về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu.
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu.
- Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng
thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh.
- Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy
trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội
thất tại công ty THHH Quốc Minh.
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU
2.1. Tổng quan về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
2.1.1. Khái niệm về đàm phán
Khái niệm về đàm phán:
Theo Joseph Burnes: “Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều bên
để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các
bên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có đủ sức mạnh nhưng không muốn sử
dụng để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó”.
Mục đích của đàm phán là tìm ra các giải pháp nhằm giải quyết các mâu thuẫn
còn tồn tại giữa các bên tham gia đàm phán.

GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
7
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Khái niệm về đàm phán thương mại quốc tế:
Theo sách hướng dẫn đối với các nhân viên mãi vụ của không quân Mỹ: “Đàm
phán thương mại quốc tế là một nghệ thuật đi đến sự hiểu biết chung thông qua mặc cả
dựa trên các yếu tố thiêt yếu của một hợp đồng chẳng hạn như giao hàng, quy cách
phẩm chất, giá cả và các điều khoản khác”.
Một khái niệm được nhiều người chấp nhận là: “Đàm phán thương mại quốc tế
là một quá trình mà các bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác
nhau tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và
những quan điểm còn bất đồng để đi tới một hợp đồng thương mại”.
Thực chất đàm phán là một khoa học, một nghệ thuật sử dụng các kỹ năng giao
dịch đến mức thuần thục, điêu luyện bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự
thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo trong quá trình
thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập để giải quyết các bất đồng còn
tồn tại để đi đến ký kết được các hợp đồng mua bán mà các bên cùng có lợi.
2.1.2. Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế
- Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia đàm phán phải có ít nhất hai
bên có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau.
- Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế có các quốc tịch khác nhau và
thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau. Điều này sẽ gây khó khăn cho
người đàm phán trong quá trình tiếp nhận, truyền đạt thông tin và ý tưởng của
mình cho đối tác, dễ có những hiểu lầm, sơ hở dẫn đến các rủi ro trong kinh
doanh.
- Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế, có thể khác nhau về thể chế chính trị,
dẫn đến sự khác nhau về quan điểm, lập trường, tư tưởng và tính dân tộc được đề cao.
Trong quá trình đàm phán các bên khó hòa hợp, ít thiện cảm, phòng thủ lẫn nhau, dễ
gây ra các xung đột trong quá trình đàm phán.
- Trong quá trình đàm phán có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khác nhau nên

cùng một hiện tượng nhưng có các cách giải thích và đưa ra kết luận khác nhau, điều
này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng sau này, dễ tạo ra các rủi ro
trong kinh doanh.
- Trong đàm phán thương mại quốc tế có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa, phong tục tập
quán khác nhau, dẫn tới tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán và cách thức sử
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
8
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
dụng kỹ thuật, chiến thuật, ra quyết định trong đàm phán khác nhau, vì vậy phải nghiên
cứu để có những đối sách thích ứng đạt được thành công trong đàm phán.
2.1.3. Những nguyên tắc của đàm phán trong thương mại quốc tế
- Chỉ đàm phán khi xuất hiện vùng thỏa thuận đàm phán. Vùng thỏa thuận là vùng mà
kết quả các bên có thể chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên nhau.
- Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán. Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về
lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập. Do đó người đàm phán phải đưa ra được
các phương án đôi bên cùng có lợi, góp phần phát hiện ra những quyền lợi chung,
những vùng thỏa thuận trong đàm phán, qua đó có thể dễ dàng thuyết phục đối tác và
đạt được hiệu quả của quá trình đàm phán.
- Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán. Trong đàm phán vừa phải
tiến hành một cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án, tiến hành đàm
phán theo một quy trình chặt chẽ, với những đối sách thích hợp, vừa phải biết ứng xử
linh hoạt, sử dụng các kỹ năng , kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành một nghệ thuật.
- Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập trường quan điểm.
Con người tham gia vào quá trình đàm phán thường dễ có xúc cảm, hay giữ lập trường
quan điểm của riêng mình, nhiều khi ít quan tâm đến quyền lợi dẫn tới việc thương
lượng không được khách quan. Do đó, trong đàm phán phải biết tách cảm xúc ra khỏi
vấn đề đàm phán, tập trung chủ yếu vào quyền lợi của các bên.
- Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ thuộc vào lập
trường của bên nào. Các tiêu chuẩn khách quan có thể là: Các tiêu chuẩn quốc tế, giá
của sở giao dịch, tập quán buôn bán của quốc tế, của ngành hàng,….

2.1.4. Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế
- Đàm phán trực tiếp: Là hình thức mà các bên đối tác trực tiếp gặp gỡ nhau để tiến
hành đàm phán. Đây là hình thức đặc biệt quan trọng, có hiệu suất trao đổi thông tin
rất cao, tránh được sự hiểu lầm, đẩy nhanh được tốc độ để đi đến ký kết hợp đồng,
thường áp dụng khi đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn, hàng hóa phức tạp hoặc
lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau.
- Đàm phán qua thư tín: Là hình thức chủ yếu của những nhà kinh doanh quốc tế.
Người đàm phán có điều kiện phân tích, cân nhắc, bàn bạc cụ thể những vấn đề cần
đàm phán và có thể khéo léo dấu kín ý định thật sự của mình, nhưng khó dự đoán được
ý đồ của đối tác để có những ứng xử thích hợp, thường được sử dụng cho các cuộc tiếp
xúc ban đầu, đàm phán để hay đổi các điều khoản của hợp đồng hay giải quyết tranh
chấp.
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
9
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
- Đàm phán qua điện thoại: Là hình thức được sử dụng phổ biến trong điều kiện kỹ
thuật thông tin liên lạc phát triển như ngày nay, đảm bảo tính thời điểm. Người tiến
hành phải chuẩn bị chu đáo, cẩn thận trước khi đàm phán để phán đoán và phản ứng
linh hoạt trước các vấn đề mà đối phương đưa ra. Sau khi trao đổi qua điện thoại cần
có thư xác nhận những nội dung đã đàm phán.
2.1.5. Phương pháp tiếp cận trong đàm phán thương mại quốc tế
- Phương pháp tiếp cận Thắng – Thua (Win – Lose negotiation)
Đàm phán Thắng – Thua là kiểu đàm phán được xây dựng trên cơ sở triết lý,
xem thương lượng là một sự cạnh tranh giữa các bên. Vì đàm phán là một lý thuyết trò
chơi có tổng bằng không, nên bản chất của đàm phán là bên thắng lấy của bên thua.
Trong đàm phán có thể tìm mọi cách để chiến thắng, chỉ chú ý đến kết quả, ít chú ý
vấn đề khác.
- Phương pháp tiếp cận Thắng – Thắng (Win – Win)
Trong kinh doanh hiện đại, các nhà đàm phán mong muốn khai thác triệt để lợi
ích vốn có của các bên để đem lại nhiều lợi ích nhất, và đàm phán được hiểu là một trò

chơi có tổng dương, các bên phải tìm cách để cho tổng dương là lớn nhất. Do đó, đây
là kiểu đàm phán với tinh thần hợp tác và cộng tác chứ không cạnh tranh và đối lập
quyền lợi.
2.1.6. Các chiến lược trong đàm phán thương mại quốc tế
- Chiến lược đàm phán cứng rắn: Là chiến lược trong đó nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi
ích của mình mà không quan tâm nhiều đến lợi ích của bên kia, sử dụng các biện pháp
cứng rắn để ép buộc đối phương nhượng bộ, thường được sử dụng khi mối quan hệ và
thế lực nghiêng về phía họ, hoặc do phong cách hay cá tính của họ. Chiến lược này có
thể giúp đàm phán nhanh chóng thành công, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ trong
quá trình thực hiện hợp đồng, và có thể thất bại nếu hai bên cùng sử dụng chiến lược
này.
- Chiến lược đàm phán mềm dẻo: Là chiến lược mà người đàm phán chú trọng đến việc
xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên. Do đó họ thường tỏ ra tin cậy đối tác,
tránh đối lập mà chịu nhân nhượng, đề xuất những kiến nghị hợp tình hợp lý. Nếu hai
bên cùng thực hiện chiến lược này thì đàm phán sẽ dễ thành công.
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
10
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
- Chiến lược đàm phán hợp tác: Là chiến lược vừa chú ý lợi ích bản thân, vừa chú ý lợi
ích của đối tác. Sử dụng chiến lược này phải tôn trọng quyền bình đẳng, hợp tác cùng
có lợi và luôn đưa ra phương án hai bên cùng có lợi.
2.1.7. Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế
Các thành tố chính của một nền văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hình
ứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật
và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống. Nó tác động bằng nhiều cách đến
quá trình đàm phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán, đến chiến
lược thương lượng được sử dụng trong đàm phán.
Mỗi khu vực, mỗi quốc gia trên thế giới đều có nền văn hóa riêng và hình thành
nên các phong cách đàm phán khác nhau. Thể hiện rõ nhất là phong cách Á đông và
phong cách Âu, Mỹ. Trong khi người Á đông đề cao vai trò của tập thể, đoàn kết, tính

thầm lặng, kiên nhẫn, thường tiếp cận vấn đề một cách gián tiếp và rất nghệ thuật thì
người Âu, Mỹ lại có tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn và đề cao vai trò của cá
nhân, tiếp cận vấn đề một cách trực tiếp, luôn tách con người ra khỏi các vấn đề và tập
trung vào quyền lợi.
2.2. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế
2.2.1. Lập kế hoạch đàm phán
2.2.1.1. Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán
Người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thế
giới, những đặc điểm, văn hóa của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan tác động đến
hoạt động đàm phán, những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ
sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán.
2.2.1.2. Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Xác định mục đích đàm phán có tác dụng định hướng và là đích hướng tới của
hoạt động đàm phán.
Sau khi xác định được mục đích phải xác định được các mục tiêu đàm phán, bao
gồm cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau.
2.2.1.3. Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm: kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế
hoạch về địa điểm và chương trình đàm phán.
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
11
Xác định những nội dung
cần đàm phán
Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm phán
Lựa chọn những phương án có thể nhân nhượngLựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác
Xác định trình tự đàm phán của mỗi nội dung
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Lập kế hoạch về chiến lược phải xác định được tư duy chiến lược, các biện
pháp, kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu.
Lập kế hoạch về nhân sự phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác,

những người tham gia đàm phán để lập kế hoạch đàm phán của mình.
Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đến
kiểm tra, rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
2.2.1.4. Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch
Phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch vì trong thực tế có nhiều
thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không lường trước được.
2.2.2. Tổ chức đàm phán
2.2.2.1. Chuẩn bị đàm phán
a. Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán
- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại
Thông tin cần thiết được chia thành hai loại: thông tin cung cấp đều đặn cho các
nhà đàm phán và thông tin cần thiết cho từng cuộc đàm phán chuyên biệt, bao gồm:
các thông tin chung về thị trường, thông tin về hàng hóa, thông tin chung về đối tác và
đoàn đám phán của đối tác,…
- Xác định nguồn thu thập thông tin
Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn: các tổ chức quốc tế
chuyên ngành (WTO, ITC,…) hay khu vực (EU, ASEAN,…), thông tin từ sách báo
thương mại, trung tâm xúc tiến, bộ thương mại, các đối tác, ngân hàng, ghi chép nội bộ
của doanh nghiệp,…
- Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin
Phân tích, xử lý thông tin bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống, so sánh, lập
luận, rút ra kết luận cụ thể.
b. Chuẩn bị nội dung đàm phán
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
12
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Sơ đồ 2.1. Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán
(Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn, quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, nhà xuất bản
Chính trị - Hành chính, 2010)
- Xác định những nội dung cần đàm phán, bao gồm các định nghĩa dùng trong hợp

đồng, các nội dung về tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu, giá,
thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải, bảo hiểm, thưởng, phạt,….
- Lựa chọn phương án đàm phán, căn cứ vào đặc điểm thị trường trong nước, thị trường
nước ngoài, thị trường quốc tế, tình hình đối tác, tình hình doanh nghiệp và điều kiện
cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán. Để lựa chọn phương án đàm phán, các
nhà đàm phán tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội dung
đàm phán để có các biện pháp đối phó riêng biệt, tạo thế chủ động trong đàm phán,
giúp người đàm phán kiểm soát được chương trình, lựa chọn được phương án tốt nhất.
Bước 2: Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác, không thể nhân
nhượng để có các biện pháp chiến lược đàm phán cho thích hợp.
Bước 3: Lựa chọn các phương án có thể chấp nhận được để trao đổi với đối tác
chấp nhận những đề nghị của mình.
Bước 4: Đánh hệ số quan trọng cho từng phương án đàm phán.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung, đảm bảo các yêu cầu: phải được sắp xếp theo
một trình tự kế tiếp logic, các nội dung quan trọng, thiết yếu phải được đàm phán trước,
các nội dung không bị bỏ sót, trùng lặp hay chồng chéo khi đàm phán.
c. Chuẩn bị nhân sự
- Phương pháp lựa chọn đoàn đàm phán: Để lựa chọn đoàn đàm phán, doanh nghiệp
cần căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán, đoàn đàm phán và văn hóa của đối tác,
mục đích của cuộc đàm phán và ngân sách, chi phí cho cuộc đàm phán.
Thứ nhất, tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán là: có phẩm
chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, có khả năng bao quát, nhận
dạng và phát hiện vấn đề, có khả năng thuyết phục đối tác, chịu được căng thẳng, kiểm
soát được vấn đề, có khả năng làm việc độc lập, sáng tạo, linh hoạt trước mọi vấn đề…
Thứ hai, tiêu thức để lựa chọn đoàn đàm phán là: có uy tín, có khả năng ra quyết
định đúng đắn trong mọi tình huống, có khả năng tập hợp quan điểm, có khí chất nền nã,
năng động, có tài phân biệt thật giả, biết dừng đúng lúc, biết tận dụng sức mạnh tập thể.
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
13

Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
- Tổ chức đoán đàm phán có hiệu quả cần phải đề ra các quy định chung cho đoàn đàm phán
và phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong đoàn. Cần luyện tập nhằm đề phòng
và xử lý các tình huống cụ thể trong những cuộc đàm phán quan trọng.
d. Chuẩn bị địa điểm
- Nếu đàm phán tại doanh nghiệp: chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi, giải
trí phù hợp với thói quen của mình và đối tác.
- Nếu đàm phán ở nước ngoài: chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi giải trí
thích hợp cho đoàn đàm phán của mình.
e. Chuẩn bị chương trình làm việc
Lập ra chương trình đàm phán cụ thể cho từng ngày đàm phán. Nếu đàm phán ở
doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể chủ động lập chương trình làm việc phù hợp và
tham khảo ý kiến đối tác để thống nhất chương trình. Nếu đàm phán ở nước ngoài thì
doanh nghiệp cần chủ động kết hợp với đối tác lập chương trình làm việc thích hợp.
2.2.2.2. Tiến hành đàm phán
a. Giai đoạn tiếp cận
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho quá trình tiến hành đàm phán.
Mục đích là tạo không khí cho cuộc đàm phán, tạo điều kiện thuận lợi để thực
hiện các bước tiếp theo. Giai đoạn này được dùng để thảo luận các vấn đề nằm
ngoài vấn đề thương lượng như các vấn đề về kinh tế, thể thao, văn hóa, nghệ
thuật, thời tiết, đất nước, con người, sở thích cá nhân…. nhằm giới thiệu các bên
với nhau. Thời gian và chủ đề tiếp cận phụ thuộc vào sở thích và văn hóa của các
bên tham gia đàm phán.
b. Trao đổi thông tin
Những người thương lượng cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của
cuộc đàm phán để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo, làm cho các bên hiểu
được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở cho các
quyết định sau này. Trong giai đoạn trao đổi thông tin người đàm phán phải sử
dụng các kỹ thuật: kỹ thuật đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, xử lý những câu hỏi không
rõ ràng, kỹ thuật trình bày, truyền thông tin không lời…Tùy từng điều kiện cụ thể,

văn hóa của đối tác mà sử dụng, kết hợp các kỹ thuật để tối ưu hóa quá trình
truyền đạt thông tin.
c. Giai đoạn thuyết phục
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
14
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Thực chất của giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành giật, bảo về quyền lợi
của mình, thực hiện các mục tiêu đã đề ra, sử dụng kỹ thuật thuyết phục và kỹ thuật vô
hiệu hóa đối tác.
- Quá trình thuyết phục có thể tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Xác định những vấn đề cần thuyết phục.
Bước 2: Từ việc xác định những vấn đề cần thuyết phục, xác định những
nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự không nhất trí của đối tác.
Bước 3: So sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, điểm mạnh, điểm yếu của đối
phương so với mình để đưa ra các định hướng thuyết phục đối tác.
Bước 4: Trên cơ sở định hướng thuyết phục, lựa chọn phương pháp và chiến
thuật thuyết phục.
Bước 5: Tiến hành thuyết phục.
- Quá trình vô hiệu hóa được tiến hành theo các bước:
Bước 1: Xác định những vấn đề cần bác bỏ
Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân của sự bác bỏ.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp và chiến thuật.
Bước 4: Tiến hành vô hiệu hóa ý kiến của đối tác.
d. Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận
Các bên cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận để giải quyết các mâu thuận
còn tồn tại thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công. Có hai phương pháp cơ bản để
nhượng bộ và thỏa thuận:
- Phương pháp dùng phễu giải pháp, gồm 3 bước:
Bước 1: Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đưa ra.
Bước 2: Các bên phân tích để tìm ra các giải pháp có tính khả thi.

Bước 3: Lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho tất cả các bên.
- Phương pháp kết hợp các giải pháp đàm phán: thích hợp khi các giải pháp mà các bên
tham gia có sự khác nhau từng phần. Nguyên tắc cơ bản là kết hợp từng bộ phận của
nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà các bên có thể chấp nhận được, có thể
tiến hành theo các bước:
Bước 1: Xác định các giải pháp mà các bên đề nghị.
Bước 2: Xác định những giải pháp có thể kết hợp được.
Bước 3: Xác định những vấn đề trong mỗi giải pháp có thể kết hợp được.
Bước 4: Tiến hành kết hợp đưa ra giải pháp chung.
e. Kết thúc đàm phán
- Nếu đàm phán không đi đến thống nhất khi các bên đối tác đưa ra những đề nghị
không thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
15
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn hấp dẫn nữa, phương án kinh doanh
không còn hiệu quả thì điều tốt nhất là nên rút lui khỏi cuộc đàm phán, phải tìm lý lẽ
giải thích hợp lý để vẫn giữa được mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên.
- Nếu đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc đã đạt được những
thỏa thuận nhất định, cần đàm phán thêm mới có thể ký kết hợp đồng thì các bên phải
tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được.
2.2.3. Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm, so sánh kết
quả đạt được với mục tiêu đề ra, từ dó phân tích ưu nhược điểm, rút kinh nghiệm cho
các hoạt động đàm phán sau.
Các nhà đàm phán có thể lập bảng biểu để phân tích và tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nội dung kiểm tra: Ghi vào cột 2
Bước 2: Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá: Liệt kê vào cột 2
Bước 3: Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu (M): Ghi vào cột 3
Bước 4: Xác định giá trị các chỉ tiêu (q): Ghi vào cột 4

Bước 5: Phân tích những thành công: Ghi vào cột 5
Bước 6: Phân tích những tồn tại: Ghi vào cột 6
Bước 7: Phân tích những nguyên nhân: Ghi vào cột 7
Bước 8: Phân tích đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
16
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Hình 2.1 Phân tích hoạt động đàm phán
STT Chỉ tiêu
Hệ số quan
trọng
Giá trị
các chỉ
tiêu
Những
thành
công
Những
tồn tại
Nguyên
nhân
1 2 3 4 5 6 7
1.
Các chỉ tiêu về
phân tích môi
trường đàm phán
-
-
2.
Các chỉ tiêu về

lập kế hoạch đàm
phán
-
-
3.
Các chỉ tiêu về
chuẩn bị đàm
phán
-
-
4.
Các chỉ tiêu về
tiến hành đàm
phán
-
-
Chương 3 : THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI
THẤT TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH
3.1. Giới thiệu khái quát công ty TNHH Quốc Minh
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
17
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
3.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Quốc Minh
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUỐC MINH
- Tên giao dịch: QUOC MINH Company
- Tên viết tắt: QUOC MINH CO.,ltd
- Giám đốc công ty: Bà Phạm Thị Kim Chung.
- Trụ sở: 109 B1 Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hà Nội.
- Văn phòng: P402, 30 Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

- Điện thoại: 0438224520/ 0439435294 Fax: 0439435295
- Email:
- Website: www.quocminhgroup.com
- Tài khoản: 0200226011
- Tại chi nhánh ngân hàng Citi bank Hà Nội.
Công ty TNHH Quốc Minh được thành lập ngày 01 tháng 09 năm 1994, theo
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 041765 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở Kế
Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 05 tháng 09 năm 1994, với vốn điều lệ
là 1,4 tỷ đồng. Công ty có tư cách pháp nhân, do Bà Phạm Thị Kim Chung làm giám
đốc đại diện, có trụ sở riêng tại 109B1 Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội, có mã
số thuế và con dấu riêng, hoạt động và chịu trách nhiệm trước pháp luật nước Cộng
Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
Từ năm 2004, công ty mở rộng kinh doanh thêm mặt hàng trang thiết bị công
nghiệp và viễn thông (truyền hình, Internet ), công ty được nhiều đơn vị mời đấu thầu
nhiều dự án lớn về thực hiện cung cấp, lắp đặt thiết bị.
Năm 2007, công ty đã tăng vốn điều lệ lên 18 tỷ, đưa Quốc Minh trở thành
doanh nghiệp có quy mô vừa, tiềm năng kinh tế mạnh, nâng cao sức cạnh tranh trên
thương trường.
Trải qua 18 năm hoạt động và phát triển, công ty đã dần khẳng định được vị thế
của mình trên thương trường, trở thành một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực kinh
doanh thảm và vật liệu trang trí nội thất tại Hà Nội và Miền Bắc Việt Nam, trở thành
bạn hàng và đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
18
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kinh doanh Phòng khoPhòng kỹ thuật
Phòng nghiên cứu và phát triểnPhòng tài chính kế toán
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế

Công ty tổ chức theo mô hình công ty TNHH, bộ máy quản lý của công ty được
tổ chức theo kiểu trực tuyến:
Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Quốc Minh
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
- Giám đốc: là người nắm toàn bộ quyền hành chính, chỉ đạo chung các hoạt động của
công ty, là người có quyền quyết định về mọi mặt của công ty.
- Phó giám đốc: có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc được phân công,
và chịu trách nhiệm về vấn đề quản lý nhân sự, có quyền ra mệnh lệnh cho các bộ
phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng.
- Phòng kinh doanh: thực hiện nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, khách hàng, xây dựng các
kế hoạch kinh doanh, từ đó thiết lập quan hệ kinh tế giữa các nhà cung cấp và khách
hàng.
- Phòng kỹ thuật: có trách nhiệm tổ chức, vận chuyển, lắp đặt, bảo hành các công trình
trải thảm hay trang trí nội thất.
- Phòng nghiên cứu và phát triển: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tiếp nhận và phân
tích các thông tin về khách hàng và kinh tế mới nhất, tham mưu cho giám đốc công ty về xu
hướng phát triển của nền kinh tế, những cơ hội kinh doanh mới.
- Phòng kho: chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, kiểm tra hàng hóa của công ty.
3.1.3. Tài chính của công ty
Bảng 3.1. Tài sản và nguồn vốn của công ty 2010-2012
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty TNHH Quốc Minh 2010-2012)
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
19
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Đơn vị: VNĐ
Qua bảng số liệu trên ta thấy công ty luôn đảm bảo khả năng thanh toán các
khoản nợ.
Năm 2011, tổng tài sản tăng 2.837.408.960 đồng so với năm 2010 tương đương
với 7,27%. Trong đó, tài sản lưu động tăng 2.084.676.981 đồng tương đương với 6,78%.
Tổng nguồn vốn tăng 2.837.408.960 đồng so với năm 2010 tương đương với 7,27%.

Năm 2012, tổng tài sản tăng 3.477.382.230 đồng so với năm 2011 tương đương
với 8,2%. Trong đó, tài sản lưu động tăng 349.137.295 đồng tương đương với 4,03%.
Tổng nguồn vốn tăng tăng 3.477.382.230 đồng so với năm 2011 tương đương với 8,2%
3.2. Khái quát hoạt động nhập khẩu của công ty
3.2.1. Các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu
• Nhựa PVC trải sàn : PVC Hàn Quốc, PVC Thái Lan, PVC Malaysia, PVC tấm Hàn
Quốc.
• Thảm trải sàn:
- Thảm Indonesia: thảm Florence, thảm New Tango, thảm Avalon, thảm Dante, thảm
Patriot, thảm Mecano, thảm Mega Sisal, thảm Jawal, thảm MP.
- Thảm Bỉ: thảm Deco, thảm Triline, thảm Spirit, thảm Bonanza.
- Thảm Mỹ: thảm Synergy, thảm Salibury, thảm Firework.
- Thảm Trung Quốc: thảm SA450, thảm Tuntex T12, thảm xù 1 màu K, thảm xù 1 màu C,
thảm Venice, thảm Flying A, thảm Flying B, thảm Danmark, thảm Tuntex 932.
- Thảm mỹ thuật: mỹ thuật Trung Quốc, mỹ thuật Indonesia, mỹ thuật cầu thang.
• Rèm: rèm chống nắng, rèm chống côn trùng, rèm cuốn, rèm gỗ,…….
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
20
Chỉ tiêu 2010 2011 2012
A. Tài sản
1.Tài sản ngắn hạn 28.646.934.104 30.731.611.085 33.859.056.020
2. Tài sản dài hạn 7.552.233.071 8.304.965.050 8.654.102.345
Tổng tài sản 36.199.167.175 39.036.576.135 42.513.958.365
B. Nguồn vốn
1.Nợ phải trả 8.786.354.194 10.002.101.104 13.159.042.332
2.Vốn chủ sở hữu 27.412.812.981 29.034.475.031 29.354.916.033
Tổng nguồn vốn 36.199.167.175 39.036.576.135 42.513.958.365
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
• Giấy dán tường: xuất xứ từ Thái Lan, Mỹ, Hàn Quốc.
3.2.2. Quy mô nhập khẩu

Biểu đồ 3.1. Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo mặt hàng
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty TNHH Quốc Minh 2010-2012)
Trong cơ cấu hàng nhập khẩu của công ty, nhóm hàng thảm trải sàn chiếm tỷ
trọng cao nhất, liên tiếp đạt trên 40% tổng giá trị hàng nhập khẩu, từ 2010 đến 2012 do
nhu cầu trong nước ngày càng tăng. Ngoại trừ nhóm hàng nhựa PVC trải sàn có xu
hướng giảm, nhìn chung, giá trị hàng nhập khẩu của công ty tăng đều qua các năm
2010, 2011, 2012.
3.2.3. Thị trường nhập khẩu chính
Công ty nhập khẩu chủ yếu từ các thị trường: Hàn Quốc, Thái Lan, Trung
Quốc, Bỉ, Hoa Kỳ……
Biểu đồ 3.2. Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo thị trường
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty TNHH Quốc Minh 2010-2012)
Nhìn vào biểu đồ trên, ta thấy thị trường nhập khẩu lớn nhất của công ty là Bỉ
và Hàn Quốc, chiếm tỷ trọng cao nhất trong cả 3 năm 2010, 2011 và 2012. Đồng thời,
công ty TNHH Quốc Minh cũng đang tích cực tìm kiếm các thị trường mới như Hoa
Kỳ, Indonesi, Malaysia,….để làm đa dạng thêm các sản phẩm của mình, cụ thể là tỷ
trọng hàng hóa nhập khẩu của công ty từ các thị trường khác (ngoài Hàn Quốc, Trung
Quốc, Thái Lan, Bỉ) tăng mạnh theo các năm: năm 2010 là 595,7 nghìn USD chiếm
10,2%, năm 2011 là 1.021,9 nghìn USD chiếm 15,6%, năm 2012 là 2.019 nghìn USD
chiếm 21,3% tổng giá trị hàng nhập khẩu.
3.3. Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm
và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh
3.3.1. Lập kế hoạch đàm phán
Xu hướng làm đẹp, làm mới cho ngôi nhà đang là vấn đề mà nhiều người quan
tâm, trong đó, trang trí nội thất đang là một trong những cách được nhiều khách hàng
lựa chọn. Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều mặt hàng trang trí nội thất với màu
sắc, chất liệu, kiểu dáng phong phú đến từ các nhà phân phối trong và ngoài nước. Đối
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
21
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế

mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, ngoài việc duy trì mối quan
hệ tốt với các đối tác cũ, công ty TNHH Quốc Minh còn tìm kiếm các nhà cung cấp
mới, nỗ lực trong đàm phán để có thể ký kết các hợp đồng nhập khẩu với giá cả ưu
đãi, sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đa dạng, đáp ứng nhu cầu của người tiêu
dùng.
Nhận thức được vai trò quan trọng của việc lập kế hoạch đàm phán, công ty
TNHH Quốc Minh luôn đưa ra các kế hoạch cụ thể cho mỗi cuộc đàm phán, bao gồm
kế hoạch về chiến lược, nhân sự và chương trình làm việc.
Khi đàm phán với các đối tác nước ngoài, công ty thường sử dụng chiến lược
đàm phán mềm dẻo (75%) và hợp tác (20%), ít sử dụng chiến lược cứng rắn. Dựa vào
mối quan hệ và mục tiêu của hai bên, công ty sẽ lựa chọn chiến lược cụ thể cho mỗi
cuộc đàm phán.
Về nhân sự, đoàn đàm phán của công ty do giám đốc làm trưởng đoàn, trực tiếp
dẫn dắt. Tùy thộc vào mỗi cuộc đàm phán cụ thể mà số lượng nhân viên trong đoàn
đàm phán sẽ khác nhau. Ví dụ, với các đối tác cũ như Ecolife (Hàn Quốc), NKC
International Trading Company Limited (Trung Quốc),… đoàn đàm phán chỉ bao gồm
giám đốc, trưởng phòng (phó phòng) nghiên cứu và phát triển, phiên dịch viên (nếu
cần). Nhưng với các đối tác lần đầu hợp tác, đoàn đàm phán còn có thêm trưởng phòng
(phó phòng) kỹ thuật.
Hàng năm, công ty phải bỏ ra số vốn rất lớn để trực tiếp đàm phán, ký kết hợp
đồng cũng như tìm kiếm các đối tác mới ở nước ngoài. Do đó việc lập chương trình
đàm phán được công ty hết sức quan tâm. Các nhà quản trị sẽ hoạch định một chương
trình làm việc phù hợp, tiết kiệm chi phí tối đa cho công ty để có thể đạt được hiệu quả
cao nhất khi đàm phán, ký kết hợp đồng.
3.3.2. Tổ chức đàm phán
Hiện nay, công ty TNHH Quốc Minh tiến hành đàm phán theo 4 bước:
chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, kết thúc đàm phán, kiểm tra, đánh giá và
rút kinh nghiệm. Các cuộc đàm phán chủ yếu tiến hành qua email, điện thoại và
đàm phán trực tiếp.
3.3.2.1. Chẩn bị đàm phán

GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
22
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
a. Chuẩn bị thông tin đàm phán
Đây là khâu quan trọng mà công ty luôn chú trọng thực hiện trước khi tiến hành
đàm phán. Nếu đàm phán với đối tác cũ, công ty TNHH Quốc Minh chỉ cần chuẩn bị
các thông tin về nhu cầu sản phẩm của khách hàng trong nước, chất lượng, giá cả sản
phẩm trên thị trường hiện nay và chất lượng, mức giá mà các nhà cung cấp khác đưa
ra. Nếu đàm phán với đối tác mới, việc chuẩn bị thông tin được tiến hành chu đáo hơn,
đặc biệt là thông tin về tài chính, vị thế, kinh nghiệm, uy tín trên thương trường, điểm
mạnh, điểm yếu cũng như các thông tin về đoàn đàm phán của họ: thành phần đoàn
đàm phán, phong cách đàm phán, mục tiêu, chiến lược thường sử dụng,
Trên thị trường hiện nay, giá vật liệu xây dựng nói chung và vật liệu trang trí
nội thất nói riêng thường xuyên có sự biến động, chủ yếu theo xu hướng tăng. Công ty
TNHH Quốc Minh luôn chủ động cập nhật, phân tích sự biến động về giá trên cả thị
trường trong và ngoài nước, từ đó dự báo các xu hướng biến động trong tương lai, để
có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác cho mỗi cuộc đàm phán.
Mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất đang được nhiều người tiêu dùng
trong nước ưa chuộng. Theo đánh giá của các chuyên gia, khách hàng tại Việt Nam có
gu thẩm mỹ rất riêng, họ rất để ý đến màu sắc và những họa tiết khác nhau. Do đó
công ty luôn cố gắng nghiên cứu thị hiếu của khách hàng để có thể tìm kiếm, cung cấp
những sản phẩm với màu sắc, mẫu mã phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của người
tiêu dùng.
Thông tin chuẩn bị trước mỗi cuộc đàm phán đều do trưởng phòng nghiên cứu
và phát triển kết hợp với phòng kinh doanh, dưới sự hương dẫn trực tiếp của giám đốc
tiến hành thu thập, nghiên cứu và phân tích. Các thông tin cần thiết chủ yếu được thu
thập từ các nguồn như: sách báo, tạp chí chuyên ngành, Internet, từ các tổ chức chuyên
ngành quốc tế, từ phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, từ các đối tác nước
ngoài, từ ghi chép nội bộ của công ty.
Sản phẩm của công ty được nhập khẩu từ nhiều quốc gia: Bỉ, Hàn Quốc, Trung

Quốc,…., mỗi quốc gia lại có phong cách thiết kế nội thất khác nhau. Sản phẩm trang
trí nội thất của các nước phương Đông, tiêu biểu như Hàn Quốc, Trung Quốc đặc biệt
nhấn mạnh vào màu sắc, lấy màu sắc và các họa tiết trang trí làm yếu tố chủ đạo, gây
ấn tượng mạnh nhưng ấm cúng và gần gũi. Ngược lại, sản phẩm của các nước phương
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
23
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Tây như Mỹ, Bỉ lại mang phong cách sang trọng, tiện nghi, hiện đại. Mặt khác, mỗi
nhà cung cấp trong một quốc gia lại sản xuất, kinh doanh các sản phẩm có kiểu dáng,
chất lượng khác nhau. Do đó việc thu thập thông tin của công ty còn gặp nhiều khó
khăn. Với nguồn kinh phí hạn chế, công ty không thể trực tiếp tìm kiếm thông tin từ
tất cả các thị trường, cũng như tất cả các đối tác. Thông tin chủ yếu được thu thập từ
các nhà môi giới hoặc trang web của đối tác.
b. Chuẩn bị nội dung đàm phán
Công ty TNHH Quốc Minh luôn chuẩn bị một cách chi tiết những nội dung cần
đàm phán. Khi đàm phán với các đối tác đã có quan hệ làm ăn lâu dài, nội dung đàm
phán chỉ xoay quanh các vấn đề cơ bản như: loại hàng hóa nhập khẩu, số lượng hàng
nhập khẩu, giá sản phẩm, thời gian giao hàng,…, các vấn đề khác thực hiện như các
hợp đồng đã từng ký kết trước đó. Với các đối tác mới, lần đầu hợp tác, công ty sẽ
chuẩn bị nội dung đàm phán chi tiết hơn, về các vấn đề như: tên, số lượng, quy cách
phẩm chất, giá cả hàng hóa, bao bì, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điểm giao
hàng, bảo hành, bảo hiểm, các quy định về thưởng, phạt và bồi thường thiệt hại, giải
quyết tranh chấp………
Về chất lượng sản phẩm, công ty thường đàm phán điều khoản đóng gói theo
tiêu chuẩn quốc tế. Vì mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất là hàng hóa công
nghiệp, nên công ty phải chuẩn bị chi tiết các tài liệu kỹ thuật để đàm phán về quy
cách phẩm chất. Ví dụ, một số chỉ tiêu kỹ thuật cơ bản của sản phẩm thảm là: màu sắc
tươi, có độ đàn hồi tốt, mềm mại, dễ chịu, chịu mài mòn, độ sáng tốt, có độ bảo ôn,
cách nhiệt tốt,… Nội dung về giá cả cũng được chuẩn bị và ưu tiên đàm phán trước
dựa trên các thông tin thị trường đã phân tích trước đó.

Về nội dung thanh toán, thông thường công ty chuẩn bị nội dung về phương
thức thanh toán (nhờ thu), các chứng từ kèm theo….
c. Chuẩn bị nhân sự
Đối với công ty TNHH Quốc Minh, giám đốc công ty là trưởng đoàn và thường
quyết định nhân sự của đoàn đàm phán. Thông thường đoàn đàm phán sẽ gồm trưởng
đoàn (giám đốc), trưởng phòng (phó phòng) nghiên cứu và phát triển, trưởng phòng
(phó phòng) kinh doanh. Ngoài ra, để thuận tiện cho việc đào tạo nhân sự, thỉnh
thoảng công ty cũng lựa chọn một vài nhân viên có trình độ, năng lực đi theo đoàn,
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
24
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
trực tiếp học hỏi, rút kinh nghiệm từ những cuộc đàm phán thực tế. Thành phần chính
của đoàn đàm phán đều có khả năng sử dụng thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Trung
và khá am hiểu luật pháp quốc tế. Do đó, nếu đàm phán ở các thị trường sử dụng ngôn
ngữ chính là tiếng Anh hay tiếng Trung, công ty không cần phải thuê thêm phiên dịch,
nhưng nếu đàm phán ở các thị trường như Thái Lan, Hàn Quốc, Bỉ, công ty phải bỏ
thêm chi phí thuê phiên dịch viên.
d. Chuẩn bị chương trình làm việc
Mỗi đối tác khác nhau lại có phong cách, chiến lược đàm phán khác nhau, do đó
chương trình làm việc của công ty cũng khác nhau. Với các đối tác cũ, chương trình
đàm phán thường diễn ra nhanh chóng, để tránh làm mất thời gian của hai bên. Nhưng
với các đối tác mới, công ty luôn chủ động kéo dài chương trình làm việc để có thể tìm
hểu rõ hơn về đối tác và có thời gian cân nhắc các điều khoản trong hợp đồng.
Cụ thể, với đối tác lâu năm như NKC International Trading Company Limited
(Trung Quốc), công ty TNHH Quốc Minh thường chỉ đàm phán gián tiếp qua điện
thoại, email, fax. Nếu đàm phán để ký kết mặt hàng mới, công ty mới cử đàm phán
viên sang, chủ yếu để kiểm tra mẫu mã, chất lượng sản phẩm. Chương trình làm việc
diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cả công ty và đối tác.
3.3.2.2. Tiến hành đàm phán
a. Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin

Với các đối tác cũ, hai bên đã biết nhau quá rõ nên thường lược bỏ bước này,
bước vào đoạn thuyết phục, thỏa thuận luôn. Nhưng với đối tác mới, công ty phải khéo
léo tiếp cận, hai bên cùng tiến hành cung cấp các thông tin mà bên kia yêu cầu, tiến
hành giải đáp các thắc mắc của đối phương để hiểu rõ nhau hơn, làm cơ sở để cuộc
đàm phán đạt hiệu quả cao.
Dưới sự tác động của làn sóng văn hóa, các sản phẩm trang trí nội thất của Hàn
Quốc cũng rất được yêu thích tại Việt Nam (đặc biệt là giấy dán tường). Nắm bắt được
nhu cầu này, công ty TNHH Quốc Minh luôn nỗ lực tìm kiếm, đàm phán hợp tác với
các đối tác mới, để có thể cung cấp cho thị trường trong nước nhiều sản phẩm với mẫu
mã đa dạng, phong phú hơn. Khi lần đầu tiên hợp tác với một đối tác Hàn Quốc, công
ty thường nhờ đối tác cũ (Ecolife) làm trung gian, giới thiệu hai bên làm quen với
nhau. Các đối tác Hàn Quốc cũng rất coi trọng các mối quan hệ cá nhân, luôn duy trì
GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương
25