Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ LOGISTICS của công ty TNHH MMI – LOGISTICS việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN THƯƠNG MẠI & KINH TẾ QUỐC TẾ

CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ LOGISTICS
của công ty TNHH MMI – LOGISTICS việt nam
Giảng viên hướng dẫn : TS. ĐẶNG THỊ THÚY HỒNG
Họ tên sinh viên : ĐOÀN VĂN GIÁP
Lớp : QTKD THƯƠNG MẠI
Khóa : K41
Hà Nội, 2013
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
MỤC LỤC
: Là giấy chứng nhận xuất sứ hàng hóa
COR: Là giấy chứng nhận hàng hư hỏng
CSC: Là phiếu thiếu hàng
ICD: Là cảng container nội địa hay gọi là cảng cạn
CFS: Là phí gom,chia hàng lẻ
COR: Là
(FCL/FCL): Là hàng nguyên
(LCL/LCL): Là hàng lẻ
3PL,4PL: Là nhà cung cấp một phần hay cả chuỗi dịch vụ logistics
Invoice: Hóa đơn
Contract:Hợp đồng
Packing lists:Danh sách đóng gói
Certifi cate of origin:Giấy chứng nhận nguồn gốc
Arrival notice:Thông báo đến
Delivery oder:Lệnh giao hàng
Commercial invoice:Hóa đơn thương mại

Cargo mamifest: Bản lược khai hang hóa
Tally sheet;Tờ kiểm đếm
Notive of arrival:Thông báo đến
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập xâu rộng với nền kinh tế
thế giới, kinh doanh hàng hóa dịch vụ nói chung và hoạt động giao nhận vận
tải quốc tế nói riêng luôn là mắt xích trong chuỗi liên hoàn của hoạt động xuất
nhập khẩu,phục vụ nhu cầu giao lưu buôn bán giữa các khu vực với các quốc
gia trên thế giới.Đây là loại dịch vụ không cần đầu tư nhiều vốn nhưng lợi
nhuận nó đem lại là tương đối ổn định góp phần làm cho kinh tế đất nước
phát triển nhịp nhàng,ổn định,mở rộng các mối quan hệ về chính trị,xã
hội,văn hóa…với các quốc gia khác nhau.Giao nhận vận tải quốc tế là khâu
quan trọng không thể thiếu trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu,là cầu
nối giữa người xuất khẩu với người nhập khẩu.
Hoạt động giao nhân vận tải ở nước ta trong thời gian gần đây phát triển
nhanh vượt bậc do sự quan tâm và đầu tư của nhà nước, đó là sự gia tăng về
số lượng công ty,về chất lượng dịch vụ Logistics của các nhà sản xuất kinh
doanh.Cùng với sự phát triển giao nhận vận tải thương mại quốc tế,các công
ty cạnh tranh gay gắt với nhau.Hiện nay trên lãnh thổ nước ta có khoảng 1200
công ty, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực vận tải thuộc đủ
các thành phần kinh tế trải dài khắp đất nước, hơn nữa các công ty này còn
phải cạnh tranh với các công ty nước ngoài do Việt Nam gia nhập (WTO) và
không được nhà nước bảo hộ nữa.Do đây là lĩnh vực còn tương dối mới mẻ ở
Việt Nam vì thế các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn về luật pháp,tập tục
văn hóa hay ngôn ngữ của nước bạn vì thế các công ty doanh nghệp trong
nước phải liên kết nâng cao chất lượng dịch vụ.Công Ty TNHH MMI-
LOGISTICS VIETNAM cũng là một trong những doanh nghiệp ở Việt Nam
hoạt động trong lĩnh vực đó.

Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Đứng trước đòi hỏi khắt khe của khách hàng,ngoài những thành tích đạt
được công ty đã chủ động không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ,đổi mới
quy cách cũng như các giải pháp cải tiến dịch vụ.Trong thời gian tham gia
thực tập tại Công Ty TNHH MMI-LOGISTICS VIETNAM em luôn nhận
được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn TS. Đặng Thị Thúy
Hồng và các chú,các anh chị trong công ty,em xin chân thành cảm ơn.
Mục đích nghiên cứu là tìm hiểu,đánh giá,và từ đó đưa ra giải pháp nâng
cao chất lượng dịch vụ Logistics của Công Ty TNHH MMI-LOGISTICS
VIETNAM để làm cho hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả hơn.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MMI-LOGISTICS
VIETNAM
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH MMI-LOGISTICS VIETNAM
1.1.1 Lịch sử hình thành Công ty TNHH MMI-LOGISTICS
VIETNAM
- Sự giao thương giữa các nước ngày càng phát triển dẫn đến sự đòi hỏi
của thị trường về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như nhu
cầu chuyên chở hàng hóa cũng không ngừng phát triển theo.
- Trên thực tế cho thấy bản thân các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu
không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra
nước ngoài và ngược lại do sự hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp.
Chính vì vậy việc ra đời của các Công ty dịch vụ giao nhận vận tải đang là
nhu cầu cần thiết.
- Và Công Ty TNHH MMI-LOGISTICS VIETNAM .cũng là một

trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên.
- Công Ty TNHH MMI-LOGISTICS VIETNAM . là một Công ty tư
nhân với 100% vốn trong nước.
- Tên giao dịch tiếng Việt : CÔNG TY TNHH MMI-LOGISTICS
VIET NAM
- Tên giao dịch quốc tế: MMI-LOGISTICS VIETNAM LTD.
- Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Địa chỉ : Số 23,Nghách 147,Ngõ 29,Phố Thượng Thanh,Phường Thượng
Thanh,Long Biên,Hà Nội
Trụ sở chính: 54, Phan Ke Binh Str, Badinh Dist, Hanoi, Vietnam
Telephone:(+84)437621616
Fax:((+84)437621618
Website: mmilogisticsvn.com www.mmilog.vn
Email:
Mã số thuế: 0105287247
Số tài khoản (VND) : 001.100.2844683
(USD) : 007.137.1337022
Tại ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam
1.2 Quá trình phát triển của Công ty MMI-LOGISTICS VIET NAM
- Công Ty TNHH MMI-LOGISTICS VIETNAM là một công ty tư
nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập. Cũng như
các Công ty dịch vụ khác, công ty luôn lấy phương châm: “Đảm bảo uy tín,
phục vụ nhanh chống, an toàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi” làm phương châm
phục vụ khách hàng. Chính vì thế trong hơn 6 năm hoạt động , công ty đã tạo
dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giao nhận và đã
được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nước tin cậy và chọn lựa. Công ty
không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại

hình kinh doanh như: đại lý vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế
Hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng…
- Ngoài văn phòng chính Công ty còn có hai chi nhánh khác :
- Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh:
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Địa chỉ : 18/623D, KBT Nam Long, P. Phuoc Long B, Q9, Ho Chi
Minh,Vietnam
Tel:(+84)866526654 Fax(+84)862825540
Email:
-Chi nhánh tại Hải Phòng: 315 Da nang Road, Ngo Quyen Dist.
Haiphong, Vietnam
Tel:(+84)313260559 Fax:(+84)313796686
Email:
1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công Ty MMI-LOGISTICS
VIET NAM
- Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và
giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải quan, tổ chức xếp
dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định, họat động ủy thác xuất nhập
khẩu.
- Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
đường biển và đường hàng không. Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ
khác như: thu gom và chia lẻ hàng, khai thuế Hải quan, tư vấn về hợp tác đầu
tư, gia công, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu
+ Dịch vụ vận tải và các dịch vụ khác của công ty:
- Vận tải nội địa
- Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không
-Dịch vụ bốc xếp hàng hóa, bao gồm cả hoạt động bốc xếp
container.

-Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, bao gồm cả hoạt động kinh
doanh kho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
-Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải
quan và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hóa.
-Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và
quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hóa
trong suốt cả chuỗi logistics, hoạt động xử lý lại hàng hóa bị khách
hàng trả lại, hàng hóa tồn kho, hàng hóa quá hạn, lỗi mốt và tái
phân phối hàng hóa đó, hoạt động cho thuê và thuê mua container.
+ Lĩnh vực thương mại:
- Nhập khẩu hàng hóa
- Xuất khẩu hàng hóa
- Ký kết hợp đồng thương mại
+ Dịch vụ giao nhận:
- Dịch vụ vận tải hàng hóa
- Dịch vụ vận tải thủy nội địa
- Dịch vụ vận tải hàng không
- Dịch vụ vận tải đường sắt
- Dịch vụ vận tải đường bộ
- Dịch vụ vận tải đường ống
- Dịch vụ gom hàng
- Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu v.v…
- Dịch vụ ủy thác XNK
+ Các dịch vụ khác liên quan đến dịch vụ losgistics của công ty:
- Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
6

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Dịch vụ bưu chính.
- Dịch vụ thương mại bán buôn.
- Dịch vụ thương mại bán lẻ, bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu
kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa, phân phối và giao hàng
1.3.1 Đặc điểm của hoạt động xuất khẩu:
- Cũng như nhập khẩu xuất khẩu là hoạt động kinh tế tương đối tổng hợp
và phức tạp của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp này được Nhà
nước cho phép kinh doanh mua bán hàng hoá với nước ngoài trên cơ sở hợp
đồng kinh tế, các hiệp định, nghị định mà chính phủ đã ký với nước ngoài và
giao cho doanh nghiệp thực hiện. Trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp
phải thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh, lấy thu bù chi và đảm bảo có lãi,
hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước và nâng cao đời sống công nhân viên.
+ Đặc điểm chủ yếu của kinh doanh xuất khẩu bao gồm:
- Thị trường rộng lớn trong và ngoài nước, chịu ảnh hưởng của sản xuất
trong nước và thị trường nước ngoài.
- Người mua, người bán thuộc các quốc gia khác nhau, trình độ quản lý,
phong tục tập quán tiêu dùng và chính sách ngoại thương khác nhau.
- Hàng hoá xuất khẩu đòi hỏi chất lượng cao, mẫu mã bao bì đẹp, hợp thị
hiếu người tiêu dùng từng khu vực, từng quốc gia, từng thời kỳ.
- Điều kiện về mặt địa lý, phương tiện chuyên chở, điều kiện thanh toán
làm cho thời gian giao hàng và thời gian thanh toán có khoảng cách khá xa.
1.3.2 Đặc điểm của hoạt động nhập khẩu
Thị trường nhập khẩu rất đa dạng : Hàng hoá và dịch vụ có thể được
nhập khẩu từ nhiều nước khác nhau. Dựa trên lợi thế so sánh của mỗi quốc
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
gia khác nhau mà các doanh nghiệp có nhiều cơ hội để mở rộng,thu hẹp hay
thay đổi thị trường nhập khẩu của mình.

- Đầu vào( nguồn cung ứng trong đó có nguồn nhập khẩu ), đầu ra ( khách
hàng ) của doanh ngiệp rất đa dạng thường thay đổi theo nhu cầu của người
tiêu dùng trong nước. Nguồn cung ứng hoặc đầu ra có thể ổn định, tập trung
hoặc đa dạng phu thuộc vào điều kiện kinh doanh của công ty, khả năng thích
nghi và đáp ứng nhu cầu thị trường cũng như biến động của nguồn cung ứng.
- Phương thức thanh toán : Trong kinh doanh nhập khẩu các bên sử dụng
nhiều phương thức thanh toán , việc sử dụng phương thức thanh tóan nào là
do hai bên tự thỏa thuận được quy định trong điều khoản của hợp đồng và
trong kinh doanh nhập khẩu thường sử dụng các ngoại tệ mạnh chủ yếu là
USD để thanh toán. Vì vậy mà thanh toán trong nhập khẩu phụ thuộc rất lớn
vào tỷ giá hối đoái giữa các đồng tiền nội tệ(VND) và ngoại tệ.
- Chịu sự chi phối của nhiều hệ thống luật pháp, thủ tục.Hoạt động
nhập khẩu có sự tham gia của nhiều đối tác có quốc tịch khác nhau nên chịu
sự chi phối bởi các hệ thống luật pháp và các thủ tục liên quan của nhiều
nước khác nhau.
- Việc trao đổi thông tin với đối tác phảI được tiến hành nhanh chóng
thông qua các phương tiện công nghệ hiện đại hơn như Telex, Fax. Đặc biệt
trong thời đại thông tin hiện nay giao dịch qua thư điện tử, qua hệ thống mạng
internet hiện đại là công cụ phục vụ đắc lực cho kinh doanh.
- Về phương thức vận chuyển. Hoạt động nhập khẩu liên quan trực tiếp
đến yếu tố nước ngoài, hàng hóa được vận chuyển qua biên giới các quốc gia,
có khối lượng lớn và được vận chuyển qua đường biển, đường hàng không,
đường sắt và vận chuyển vào nội bộ bằng các xe có trọng tải lớn …Do đó
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
hoạt động nhập khẩu đòi hỏi chi phí vận chuyển lớn làm ảnh hưởng đến hiệu
quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.3 Đặc điểm về khách hàng
-Khách hàng: Là tư nhân, các công ty,doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Các hợp đồng ký được chủ yếu là các khách hàng quen thuộc của công ty và
không ngừng tìm kiếm khách hàng mới.Khách hàng có vai trò rất quan trọng
đảm bảo cho công ty hoạt động và là người giám sát các dịch vụ của công ty.
Vì chính khách hàng là người đưa ra những yêu cầu về chất lượng,là người trực
tiếp giám sát các dịch vụ. Vì thế việc đảm bảo chất lượng tốt sẽ được khách
hàng tín nhiệm, nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường
1.3.4 Đặc điểm về đối thủ cạnh tranh:
- Tự hào là một công ty có bề dày lịch sử nhiều năm hoạt động trong lĩnh
vực dịch vụ xuất nhập khẩu vận tải hàng hóa đã tạo nên một chỗ đứng trên thị
trường về tên tuổi và uy tín .Xu hướng hội nhập với thế giới bên ngoài đã
giúp cho nên kinh tế Việt Nam phát triển nhanh chóng luôn đạt con số cao
nhất nhì khu vực trong những năm gần đây.Đi đôi với nền kinh tế phát triển
thì có nghĩa sự trao đổi hàng hóa giữa Việt Nam và thế giới bên ngoài nhộn
nhịp hơn và từ đó nhiều công ty xuất nhập khẩu cũng ra đời tạo nên một sự
cạnh tranh về dịch vụ ngày càng gay gắt.Bên cạnh đó từ khi Việt Nam gia
nhập WTO thì Việt Nam đứng trước cơ hội rất lớn là mở rộng thị trường tiêu
thụ sản phẩm,tiếp cận được những công nghệ tiên tiến,mở ra một thị trường
trao đổi hàng hóa tự do và mang tính cạnh tranh công bằng hơn.
- Với sự phát triển như thế thì tạo cho nghành xuất nhập khẩu Việt nam
nhộn nhịp nhưng bên trong chính là sự cạnh tranh giành hợp đồng dịch vụ
giữa các công ty xuất nhập khẩu với nhau.Các dịch vụ vận tải đa dạng
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
hơn,buộc các đối thủ phải nâng cao hiệu quả dich vụ và chất lượng,cạnh tranh
về giá cả,khách hàng.
- Công Ty TNHH MMI-LOGISTICS Việt Nam.là một công ty cung cấp
các dịch vụ xuất khẩu,nhập khâu bằng đường biển,đường không,đường sắt và
đường bộ.Công ty luôn ý thức được những khó khăn mà có thể gặp bởi các
đối thủ khác nên các thành viên ban lãnh đạo và nhân viên quyết tâm giữ

vững uy tín và nâng cao hơn nữa hiệu quả và nâng cao chất lượng dich vụ
nhằm không bị bỏ sau bởi các công ty khác.
- Từ khi Việt nam mở cửa thì sự trao đổi hàng hóa với bên ngoài phát
triển khá nhanh,hàng hóa nhập khẩu từ bên ngoài vào luôn cao hơn hàng hóa
xuất khẩu trong nước ra là vì kinh tế chúng ta còn nghèo lạc hậu,những sản
phẩm phải nhập thường là các mặt hàng có kỹ thuật cao và giá trị cao nên việt
nam chưa thể sản xuất được,còn hàng hóa xuất khẩu của chúng ta là những
mặt hàng có giá trị thấp có thế mạnh như nông sản,gia giầy,café….Nhưng tất
cả các mặt hàng đều phải xuất nhập khẩu qua các công ty xuất nhập khẩu
đứng ra chịu trách nhiêm vận chuyển.
-Sau khi gia nhập WTO thì thị trường xuất nhập khẩu diễn ra rất sôi nổi
bỏi vì các mặt hàng hóa được tự do nhập vào việt nam và các sản phẩm hàng
hóa trong nước cũng được xuất đi các nước khác làm gia tăng đáng kể cho
nền xuất khẩu của việt nam.
- Nhưng khi kinh tế thế giới bị khủng hoảng trên đà suy thoái thì nghành
xuất nhập khẩu Việt Nam giảm mạnh,đây cũng là xu thế chung của tất cả các
nước, gây ảnh hưởng nghiêm trọng cho nền kinh tế cũng như cho các công ty
xuất nhập khẩu trong nước.Nhiều công ty không thể trụ được buộc phá sản.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Như vậy thị trường xuất nhập khẩu phát triển hay không phụ thuộc vào
nền kinh tế trong nước và trên thế giới.Hàng hóa được giao lưu mạnh thì xuất
nhập khẩu phát triển mạnh.
1.4 Cơ cấu tổ chức bán hàng và quy trình xuất khẩu hàng hóa của
Công ty TNHH MMI-LOGISTICS VIET NAM
- Là một trong những công ty có uy tín về dịch vụ chất lượng logistics
của Việt Nam,vì thế ban điều hành luôn quan tâm và không ngừng củng cố
xây dựng bộ máy tổ chức bán hàng mang tính chất chuyên nghiệp cao,phù
hợp và khoa học hơn.các bộ phận riêng biệt không chồng chéo nhưng hỗ trợ

cho nhau tạo nên một môi trường kết dính.Đảm bảo cho công ty hoạt động
hiệu quả nhất.
1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH MMI-LOGISTICS
VIET NAM
- Bộ máy hoạt động bán hàng của Công ty TNHH MMI-LOGISTICS
VIET NAM khá đơn giản không cồng kềnh nhưng hiệu quả.
- Theo ban giám đốc điều hành của công ty thì đây là một cơ cấu bộ máy
tổ chức hữu hiệu nhất đối với các công ty dịch vụ Logistics việt nam nói
chung và với công ty TNHH MMI-LOGISTICS VIET NAM nói riêng.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
11
GIÁM ĐỐC
PHÒNG XNK PHÒNG KINH
DOANH
PHÒNG KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN
GIAO NHẬN
BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
+ Chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban:
- Như sơ đồ trên, ta nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty như là một hệ
thống được liên kết một cách chặt chẽ. Đứng đầu công ty là Giám Đốc, dưới là
các phòng ban. Nhìn chung công ty được tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng.
- Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận
chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý. Đối với những vấn đề
chung của công ty sẽ có sự bàn bạc giữa Giám Đốc và các ban, Giám đốc sẽ
là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách
nhiệm về quyết định của mình.

- Giám Đốc : cũng là người điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp
của, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh.
- Phòng xuất nhập khẩu bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng
từ, đây là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty,
trực tiếp nhận các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho
các nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chống.
- Bộ phận giao nhận : bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao
nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu
giao hàng cho khách hàng của công ty. Với đội ngủ nhân viên năng động,
được đào tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận
giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng
- Bộ phận chứng từ : theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn.
Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao
nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình
thực hiện, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần
thiết cho lô hàng.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Phòng kinh doanh : Tổ chức và điều hành các hoạt dộng kinh doanh
của công ty, đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động
tìm kiếm khách hàng mới. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong
hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có
giá trị cho công ty.
- Phòng kế toán : Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh,
báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh
doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành
công tác.
- Các chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của văn phòng chính.
- Dưới sự quản lý gián tiếp của Giám đốc và sự quản lý trực tiếp đối với

từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty ngày càng trở
nên nề nếp, đồng bộ và phát triển.
1.4.2 Quy trình cung cấp dịch vụ Logistics của Công Ty TNHH MMI-
LOGISTICS VIET NAM
1.4.2.1 Giao dịch và đàm phán.
- Trong quá trình kinh doanh chúng ta phải tiến hành bước thương lượng
để có được những thỏa hiệp mà cả hai bên đều chấp nhận.Giao dịch đàm phán
là bước đầu tiên để xác lập hợp đồng kinh tê,trong quá trình thì các bên sẽ
thống nhất với nhau các điều khoản của hợp đồng nếu một trong 2 bên chưa
thống nhất được với nhau thì cần phải giao dịch đàm phán lại cho đến khi cả
hai bên đều thống nhất được các điều khoản thì đi đến được ký kết hợp đồng.
- Quá trình giao dịch, thương lượng với nhau về các điều kiện giao dịch,
công việc này trong hoạt động ngoại thương gọi là đàm phán có thể đàm phán
giao dịch qua thư tín, điện thoại nhưng đối với những hợp đồng lớn, phức
tạp, cần giải thích thoả thuận cụ thể với nhau thì nên giao dịch đàm phán với
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
nhau bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Đàm phán theo phương pháp này tuy chi phí
cao nhưng đảm bảo hiệu quả và nhanh chóng.
+ Trình tự đàm phán như sau:
- Hỏi giá: do bên đối tác đưa ra, tức là phải nêu rõ dịch vụ, quy cách,
phẩm chất, số lượng, thời gian thực hiện, điều kiện thanh toán (loại tiền thanh
toán, thể thức thanh toán ). Về phương diện pháp lý thì đây là lời thỉnh cầu
trước khi bước vào giao dịch, về phương diện thương mại thì đây là việc đối
tác đề nghị công ty cho biết giá cả hàng hoá và các điều kiện của hợp đồng.
Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá.
- Phát giá: luật pháp coi đây là lời đề nghị ký kết hợp đồng. Phát giá có
thể do công ty hoặc đối tác đưa ra. Nhưng trong buôn bán hợp đồng ngoại
thương, phát giá là chào hàng thường do công ty thể hiện ý định bán dịch vụ

của mình bằng cách nêu rõ các điều kiện đã nêu trong hỏi giá (chú ý có thêm
điều kiện).
- Hoàn giá: bên đối tác không chấp nhận hoàn toàn chào giá đó mà đưa
ra đề nghị mới.
- Chấp nhận: là sự đồng ý hoàn toàn tất cả các điều kiện của công ty đưa
ra với đối tác
- Xác nhận: hai bên sau khi đã thống nhất với nhau về điều kiện và điều
khoản giao dịch có thể lập hai văn kiện ghi lại mọi điều đã thoả thuận, gửi cho
nhau.
Trong các bước giao dịch đàm phán trên thì chào mời khách và mua
dịch vụ là hai khâu được quan tâm hơn cả vì đó là cơ sở để dẫn đến ký kết
hợp đồng thương mại. Việc giao dịch, đàm phán sau khi đã có kết quả sẽ dẫn
đến ký kết hợp đồng thương mại.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1.4.2.2 Ký kết hợp đồng
Hợp đồng dịch vụ logistics là sự thỏa thuận theo đó một bên (bên làm dịc
h
vụ hay là bên Công ty TNHH MMI-LOGISTICS VIETNAM) có nghĩa vụ thực
hiện hoặc tổ chức thực hiện một hoặc một số dịch vụ liên quan đến quá trình lưu
thông hàng hóa, còn bên kia (khách hàng) có nghĩa vụ thanh toán thù lao dịch vụ
Hợp đồng dịch vụ logistics là một hợp đồng song vụ, hợp đồng ưng thuận
mang tính chất đền bù. Chủ thể của hợp đồng bắt buộc một bên (bên làm dịch
vụ) phải có tư cách thương nhân; bên còn lại (khách hàng) có thể là thương nhân
mà cũng có thể là các tổ chức, cá nhân không có tư cách thương nhân. Đối
tượng của hợp đồng là các dịch vụ gắn liền với hoạt động mua bán, vận chuyển
hàng hóa như: Tổ chức vận chuyển hàng hóa, giao hàng hóa cho người vận
chuyển, làm các thủ tục giấy tờ cần thiết để vận chuyển hàng hóa, nhận hàng từ
người chuyển để giao cho người có quyền nhận hàng Hợp đồng không bắt buộc

phải ký kết dưới hình thức văn bản.
Tuy thương mại không quy định cụ thể về các nội dung chủ yếu của hợp
đồng dịch vụ logistics nhưng với tính chất của hợp đồng dịch vụ thì hợp đồng
dịch vụ logistics thường có các điều khoản sau:
Nội dung công việc mà khách hàng ủy nhiệm cho bên làm dịch vụ giao
nhận hàng hóa thực hiện.
Các yêu cầu cụ thể đối với dịch vụ.
Thù lao dịch vụ và các chi phí liên quan đến việc thực hiện dịch vụ gia
o nhận hàng hóa, nghĩa vụ thanh toán thù lao và các chi phí dịch vụ.
Thời gian và địa điểm thực hiện dịch vụ.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Giới hạn trách nhiệm và các trường hợp miễn trách đối với người làm
dịch vụ.
Ngoài ra, tùy từng trường hợp cụ thể, các bên có thể thỏa thuận và ghi
trong hợp đồng những nội dung khác.
Hợp đồng được ký kết giữa hai bên do người đứng đầu hai công ty đọc
lại các điều khoản trong hợp đồng và ký vào 2 bản hợp đồng có giá trị như
nhau và mỗi bên giử 01 bản.Hợp đồng được ký ghi rõ họ tên chức danh và có
dấu tròn của công ty.Nếu là người được ủy quyền ký thay thì phải có giấy giới
thiệu của công ty có chữ ký và dấu công ty của người đứng đầu công ty là
tổng giám đốc hoặc giám đốc…
Trường hợp một bên ký hợp đồng lao động là người nước ngoài thì nội
dung hợp đồng phải bằng tiếng Việt, sau phần tiếng Việt có thể thêm phần
tiếng nước ngoài do hai bên thoả thuận. Nội dung bằng tiếng Việt có giá trị
pháp lý.Bản hợp đồng lao động có thể viết bằng bút mực các mầu (trừ màu
đỏ) hoặc đánh máy.
+ Quyền và nghĩa vụ của công ty kinh doanh dịch vụ logistics:
* Theo điều 235 Luật thương mại 2005, trừ một số trường hợp có thỏa

thuận khác thì công ty kinh doanh dịch vụ logistics có các quyền và nghĩa vụ
sau đây:
- Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích c
ủa khách hàng thì công ty có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng,
nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một
phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thỉ phải thông báo ngay cho
khách hàng để xin chỉ dẫn.
- Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn cụ thể thực hiện
nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời
hạn thanh lý.
-Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, công ty phải tuân thủ các quy
định của pháp luật và tập quán vận tải.
* Bên cạnh các quyền trên thì công ty kinh doanh dịch vụ logistics còn
có quyền và nghĩa vụ trong việc cấm giữ hoặc định đoạt hàng hóa quy định tại
điều 239 và điều 240 Luật thương mại 2005, cụ thể là:
Quyền cầm giữ và định đoạt hàng hóa quy định tại điều 239 Luật thương
mại 2005.
- Công ty kinh doanh dịch vụ logistics có quyền cầm giữ một số lượng
hàng hóa nhất định và các chứng từ liên quan đến số lượng hàng hóa đó để
đòi tiền nợ đã đến hạn của khách hàng nhưng phải thông báo.
- Sau thời hạn 45 ngày kể từ ngày thông báo cầm giữ hàng hóa hoặc
chứng từ liên quan đến hàng hóa, nếu khách hàng không trả tiền nợ thì công
ty kinh doanh dịch vụ logistics có quyền định đoạt hàng hóa hoặc chứng từ đó
theo quy định của pháp luật; trong trường hợp hàng hóa có dấu hiệu hư hỏng
thì công ty kinh doanh dịch vụ logistics có quyền định đoạt hàng hóa ngay khi

có bất kỳ khoản nợ đến hạn nào của khách hàng.
Trước khi định đoạt hàng hóa, công ty kinh doanh dịch vụ logistics
phải thông báo ngay cho khách hàng biết về việc định đoạt hàng hóa đó.
- Mọi chi phí cầm giữ, định đoạt hàng hóa đó do khách hàng chịu
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Công ty kinh doanh dịch vụ logistics được sử dụng số tiền thu được từ
việc định đoạt hàng hóa để thanh toán các khoản mà khách hàng nợ mình và
các chi phí liên quan; nếu số tiền thu được từ việc định đoạt vượt quá giá trị
các khoản nợ thì số tiền vượt quá phải được trả lại cho khách hàng. Kể từ thời
điểm đó, công ty kinh doanh dịch vụ logistics không phải chịu trách nhiệm
với hàng hóa hoặc chứng từ đã được định đoạt.
Theo điều 240 Luật thương mại 2005, khi chưa thực hiện quyền định
đoạt hàng hóa theo quy định tại điều 239 của Luật này, công ty kinh doanh
dịch vụ logistics thực hiện quyền cầm giữ hàng hóa có nghĩa vụ sau đây;
- Bảo quản, giữ gìn hàng hóa.
- Không được sử dụng hàng hóa nếu không được bên có hàng hóa bị
cầm giữ đồng ý.
- Trả lại hàng hóa khi các điều kiện cầm giữ, định đoạt hàng hóa quy
định tại điều 239 của Luật này không còn.
- Bồi thường thiệt hại cho bên có hàng hóa bị cầm giữ nếu làm mất mát
hoặc hư hỏng hàng hóa cầm giữ.
+ Giới hạn trách nhiệm và các trường hợp miễn trừ trách nhiệm đối
với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics.
-Việc một bên không thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ hợp đồng làm phát
sinh trách nhiệm hợp đồng. Trách nhiệm này có thể là trách nhiệm thực hiện
đúng hợp đồng; hủy hợp đồng; bồi thường các thiệt hại phát sinh từ sự vi
phạm hợp đồng hoặc phạt hợp đồng. Luật thương mại 2005 có một số quy
định riêng về trách nhiệm tài sản do vi phạm hợp đồng logistics như sau:

-Thứ nhất, về các trường hợp miễn trách nhiệm: theo điều 237 Luật
thương mại 2005, thì những trường hợp quy định tại điều 294 của Luật này,
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa được miễn trách nhiệm hợp đồng về
những tổn thất đối với hàng hóa phát sinh trong các trường hợp sau đâ:
- Tổn thất là do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy
quyền.
- Tổn thất phát sinh do công ty kinh doanh dịch vụ logistics làm đúng
theo những chỉ dẫn của khách hàng hoặc của người khách hàng được ủy
quyền.
- Tổn thất là do khuyết tật của hàng hóa.
- Tổn thất phát sinh trong những trường hợp miễn trách nhiệm theo quy
định của pháp luật và tập quán vận tải quốc tế do công ty kinh doanh dịch vụ
logistics tổ chức.
- Công ty kinh doanh dịch vụ logistics không nhận được thông báo về
khiếu nại trong thời hạn 14 ngày, kể từ ngày công ty kinh doanh dịch vụ
logistics giao hàng cho người nhận.,
-Sau khi bị khiếu nại, công ty kinh doanh dịch vụ logistics không nhận
được thông báo về việc bị kiện tại Trọng tài hoặc Tòa án trong thời hạn 9
tháng, kể từ ngày giao hàng.
-Ngoài ra, công ty kinh doanh dịch vụ logistics không phải chịu trách
nhiệm về việc mất khoản lợi đáng lẽ được hưởng của khách hàng về sự chậm
chế hoặc thực hiện dịch vụ logistics sai địa điểm.
+ Quyền và nghĩa vụ khách hàng
Theo điều 236 Luật Thương mại 2005 thì trừ trường hợp có thỏa thuận
khác, khách hàng có những quyền và nghĩa vụ sau đây;
- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại

19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Cung cấp đầy đủ chỉ dẫn cho thương nhân kinh doanh dịch vụ
logistics.
Thông tin chi tiết, đầy đủ, chính xác và kịp thời về hàng hóa cho công
ty kinh doanh dịch vụ logistics.
- Bồi thường thiệt hại, trả các chi phí hợp lý phát sinh cho công ty kinh
doanh dịch vụ logistics nếu người đó đã thực hiện đúng chỉ dẫn của mình
hoặc trong trường hợp do lỗi của mình gây ra.
Thanh toán cho công ty kinh doanh dịch vụ logistics mọi khoản tiền đã
đến hạn thanh toán.
1.4.2.3 Thực hiện hợp đồng
- Sau khi ký kết hợp đồng song thì hợp đồng sẽ có hiệu lực ngay và
cũng có thể là có hiệu lực bởi thời gian cụ thể mà hai bên thống nhất.
- Bên Công ty TNHH MMI-LOGISTICS VIETNAM phải có trách
nhiệm thực hiện đúng hợp đồng đã cam kết ở các điều khoản mục 1.4.2.2,nếu
một trong hai bên không thực hiện đúng theo những điều khoản thì bên đó
phải chịu trách nhiệm.
1.4.2.4 Thời gian để thực hiện một hợp đồng cung ứng dịch vụ của
công ty.
- Thời gian hoàn thành một hợp đồng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách
quan như thời tiết,chính trị của mỗi quốc gia,phong tục tập quán … hoặc thời
gian để thực hiện một dịch vụ nào đó cũng khác nhau trong chuỗi cung ứng
logistics bởi vì dịch vụ logistics vô cùng đa dạng chính vì thế trong hợp đồng
có ghi đầy đủ thời gian thường là trong khoảng nào đó và cho phép bên cung
ứng dịch vụ logistics thêm thời gian để hoàn thành chuỗi cung ứng đó.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Nếu trường hợp mà bên công ty cung ứng dịch vụ bị chậm thời gian cho

phép vì yếu tố nào đó thì cần phải có văn bản báo cáo lại cho khách hàng để
xin ý kiến chỉ đạo.
1.4.2.5 Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa mà Công Ty đang cung ứng
Sơ đồ 1.1.Quy trình giao nhận hang hóa của Công Ty TNHH MMI-
LOGISTICS VIETNAM
1.4.2.6 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
+Trường hợp nhập khẩu:
Nếu thấy thiếu, đổ vỡ, rò rỉ cơ quan kinh doanh xuất nhập khẩu cần
phải lập hồ sơ khiếu nại ngay nếu không sẽ bị bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối
tượng khiếu nại có thể là:
- Người bán.
- Người vận tải.
- Công ty bảo hiểm.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
Nhận hồ sơ từ
Khách hàng
Kiểm tra bộ
chứng từ
Lên tờ khai
Hải Quan
Giao hàng
Cho khách
Lấy lệnh
(D/O)
Đăng kí
tờ khai
Thanh lí
cổng
Tính thuế Kiểm hóa
21

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất ( biên bản
giám định, .v.v) hoá đơn vận tải đường biển, đơn bảo hiểm.
+Trường hợp xuất khẩu:
- Nếu chủ hàng bị khiếu nại đòi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm
túc trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (người nhập khẩu ). Nếu thấy
việc khiếu nại là có cơ sở, sai sót thuộc về phần mình thì phải tìm cách sửa sai
hợp lý nhất, tránh được thiệt hại càng nhiều càng tốt kể cả việc phải thực hiện
yêu cầu của khách hàng. Trường hợp khiếu nại không hợp lý,không có cơ sở
xác định là lỗi của mình thì người xuất khẩu phải cùng khách hàng xem xét
nghiêm túc, xác định rõ phần trách nhiệm của các bên và phải khéo léo chứng
minh được là mình không có lỗi. Đây là một công tác rất khó và tế nhị, đòi
hỏi người thực hiện công vụ có trình độ nghiệp vụ giỏi, có tác phong ngoại
giao khéo léo, lập luận vững vàng và có sức thuyết phục.
- Nếu các bên tranh chấp không tự giải quyết được với nhau một cách
thoả đáng thì có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài hoặc toà án.
1.4.3 Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty
TNHH MMI-LOGISTICS VIET NAM
1.4.3.1 Chuẩn Bị Trước Khi Làm Thủ Tục Hải Quan
- Gọi hãng tàu cấp cho công ty lệnh cấp container rỗng sau đó lấy lệnh
đó gửi cho bên vận tải và bên vận tải sẽ đi lấy container rỗng kéo về kho hàng
của công ty để đóng hàng vào. đội đóng hàng sẽ cho ra một số liệu chính xác
về lượng hàng, cách đóng gói, số container để công ty có thể làm hoàn chỉnh
bộ hồ sơ xuất khẩu hàng.
- Sau cùng vận tải kéo container đã đóng hàng vào cảng nơi công ty làm
thủ tục hải quan.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1.4.3.2 Làm Thủ Tục Hải Quan

Theo Luật sửa đổi một số điều của Luật Hải quan đã được Quốc Hội
khóa XI, kỳ họp thông qua, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2006; Nghị Định
154/2006 CP – CP ngày 15/12/2005 của Chính Phủ quy định chi tiết một số
điều của Luật Hải quan; Thông tư số 12/2005/ TT – BTC của Bộ Tài Chính
hướng dẫn về thủ tục hải quan cho các hang hóa xuất nhập khẩu.
1.4.3.3 Khai Báo Hải Quan ( Mở Tờ Khai Hải Quan )
- Trước khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục công ty phải khai báo qua
hải quan điện tử trên mạng điện tử của hải quan người khai hải quan phải khai
và nộp tờ khai, nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, trong trường
hợp thực hiện hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ
hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan.
- Việc khai báo hải quan được thực hiện theo mẫu tờ khai hải quan do bộ
tài chính quy định.
- Người khai hải quan khai đầy đủ, chính xác, rõ ràng về tên và mã hàng
hóa, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giá, trị giá
hải quan, các loại thuế suất và các tiêu chí khác quy định tại tờ khai hải quan.
Tự tính để xác định số thuế, các khoản thu khác phải nộp cho ngân sách nhà
nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai.
- khi làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu. Người khai hải
quan phải nộp cho cơ quan hải quan hồ sơ hải quan. Bộ hồ sơ hải quan gồm
các chứng từ sau:
+ Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu: 2 bản chính.
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương
đương hợp đồng: 1 bản sao.
Đoàn Văn Giáp Lớp: QTKD Thương mại
23