Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các chi cục thuế trên địa bàn Hà Nội, thực trạng và giải pháp

1
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN







NGÔ THỊ KIỀU OANH







TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN CỦA CÁC
CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI, THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP






LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội-2013

2
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGÔ THỊ KIỀU OANH



TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN CỦA CÁC
CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI, THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP



Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Vũ Thị Phụng







Hà Nội - 2013

3


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
2. Mục tiêu của đề tài
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
5. Lịch sử nghiên cứu
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
7. Phương pháp nghiên cứu
8. Đóng góp của đề tài
9. Bố cục của đề tài

4
5
6
6
7
9
10
11
11
Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ của các Chi cục
Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội
13
1.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế thuộc
Thành phố Hà Nội
13
1.2. Thành phần, nội dung, loại hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của các
Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội.
21
1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của
các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội.
21
1.2.2. Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Chi
cục Thuế
25
1.3. Khái quát về công tác văn thư, lưu trữ của các Chi cục Thuế Thành
phố Hà Nội
29
1.3.1. Các quy định của ngành thuế về công tác văn thư, lưu trữ
29

1.3.2. Ưu điểm, hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ ở các Chi cục Thuế
36
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở
các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội
39
2.1. Hệ thống các hồ sơ chuyên môn hình thành trong các Chi cục Thuế
39

4
2.1.1. Khái niệm hồ sơ chuyên môn của Chi cục Thuế
39
2.1.2. Các hồ sơ chuyên môn hình thành trong các Chi cục Thuế
40
2.2. Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn trước khi nộp vào lưu
trữ hiện hành
46
2.2.1. Tổ chức việc lập hồ sơ
46
2.2.2. Xây dựng danh mục hồ sơ
49
2.2.3. Hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ đối với cơ quan thuế
50
2.3. Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
55
2.4. Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn sau khi giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
58
2.4.1. Thu thập hồ sơ
58
2.4.2. Phân loại tài liệu và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ

62
2.4.3. Xác định giá trị tài liệu
67
2.4.4. Bảo quản tài liệu
69
2.4.5. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
72
2.4.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
73
2.4.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ chuyên
môn ở các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội
76
2.5. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của công tác tổ chức quản lý
hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế ở Thành phố Hà Nội
79
2.5.1. Ưu điểm
79
2.5.2. Hạn chế
81
2.5.3. Nguyên nhân
84
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý hồ sơ
chuyên môn ở các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội
87
3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên các Chi cục Thuế
về tầm quan trọng của việc tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn.
87
3.2. Xây dựng và ban hành các văn bản quy định về công tác tổ chức quản
lý hồ sơ chuyên môn.
89

3.3. Xây dựng danh mục hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế trên địa
bàn Thành phố Hà Nội.
93

5
3.4. Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá
công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn.
96
3.5. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các Chi cục Thuế
101
KẾT LUẬN
105
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
106
PHỤ LỤC
110








6
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Thuế là một vấn đề hết sức quan trọng đối với bất cứ quốc gia nào, từ những
nƣớc phát triển tới các nƣớc đang phát triển. Tuỳ vào đặc điểm kinh tế – chính trị

của từng nƣớc, mỗi nƣớc có cách tổ chức bộ máy quản lý thuế khác nhau. Ở nƣớc ta
bộ máy quản lý thuế đƣợc tổ chức thành 3 cấp: Tổng cục thuế, Cục thuế và Chi cục
thuế. Vai trò mỗi cấp đều rất quan trọng trong đó các Chi cục Thuế đóng vai trò chủ
đạo trong việc thu thuế và quản lý thuế ở cấp cơ sở. Là đơn vị đóng trên địa bàn
thành phố Hà Nội, trung tâm kinh tế chính trị của cả nƣớc, các Chi cục thuế Hà Nội
có vai trò hết sức quan trọng trong việc huy động nguồn thu cho ngân sách nhà
nƣớc của thành phố thông qua công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu
khác của ngân sách nhà nƣớc. Các Chi cục Thuế có nhiệm vụ tổ chức triển khai
thực hiện thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật về thuế và quy trình, biện
pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế
đối với ngƣời nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của Chi cục nhƣ: đăng ký thuế, cấp
mã số thuế, xử lý hồ sơ kê khai thuế, tính thuế, nộp thuế, miễn giảm thuế, hoàn
thuế, xóa nợ thuế, tiền phạt, lập sổ thuế, thông báo thuế, quản lý thông tin về ngƣời
nộp thuế, cƣỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế, xử lý vi phạm pháp luật
về thuế, phát hành các lệnh thu thuế và thu khác theo quy định của pháp luật về
thuế; đôn đốc ngƣời nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân
sách nhà nƣớc.
Trong quá trình hoạt động, các Chi cục Thuế đã hình thành những tài liệu
phản ánh hoạt động nghiệp vụ chuyên môn – đó là tài liệu về thu thuế và quản lý
thuế. Sau khi kết thúc công việc theo quy định hiện hành, các tài liệu này đƣợc lập
thành hồ sơ và đƣa vào bảo quản trong kho lƣu trữ để phục vụ cho công tác khai
thác sử dụng tài liệu về sau. Đây đƣợc gọi là hồ sơ chuyên môn của các Chi cục
Thuế.
Những hồ sơ chuyên môn này có ý nghĩa quan trọng đối với công tác thu
thuế và quản lý thuế. Căn cứ vào hồ sơ cơ quan thuế quản lý đƣợc tình hình nộp
thuế của các đối tƣợng nộp thuế. Mặt khác những hồ sơ chuyên môn còn là căn cứ

7
để phục vụ công tác điều tra khi cần điều tra về tƣ cách pháp nhân của doanh nghiệp
hoặc kiểm tra các doanh nghiệp trên địa bàn đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế

của mình hay không; Kiểm tra, giám sát việc kê khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế,
giảm thuế, nộp thuế, quyết toán thuế và chấp hành chính sách, pháp luật thuế đối
với đối tƣợng nộp thuế .
Có thể nói, tài liệu đƣợc hình thành trong các Chi cục Thuế rất phong phú và
đa dạng. Việc sắp xếp, phân loại khoa học khối tài liệu trên là hết sức cần thiết,
nhằm giúp cho các Chi cục Thuế quản lý thuận lợi và sử dụng tài liệu có hiệu quả.
Lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của chi cục là một nội dung quan
trọng trong công tác quản lý của cơ quan.
Hiện nay theo khảo sát sơ bộ của chúng tôi và theo báo cáo của một số Chi
cục Thuế, về cơ bản những hồ sơ chuyên môn đã đƣợc cán bộ thuế lập và nộp lƣu
vào lƣu trữ nhƣng vẫn còn tình trạng nhiều hồ sơ chuyên môn chƣa đƣợc lập hoàn
chỉnh và việc quản lý hồ sơ chuyên môn ở các chi cục thuế còn nhiều hạn chế. Điều
này đã ảnh hƣởng đến công tác thu thuế và quản lý thuế của Thành phố Hà Nội.
Vấn đề đặt ra là cần tổ chức lập và quản lý các hồ sơ tài liệu chuyên môn của
các Chi cục Thuế nhƣ thế nào để có thể khai thác tốt nhất các thông tin trong hồ sơ
nhằm phục vụ cho công tác thu thuế và quản lý thuế của Thành phố Hà Nội.
Nhận thức đƣợc vị trí, tầm quan trọng của công tác này, chúng tôi đã chọn
vấn đề “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế trên địa bàn
Thành phố Hà Nội, thực trạng và giải pháp” làm đề tài nghiên cứu của mình để từ
đó đƣa ra đƣợc các biện pháp giúp cho việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ ở
các Chi cục thuế Thành phố Hà Nội nói riêng và cả nƣớc nói chung đƣợc tốt hơn.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài nghiên cứu của chúng tôi hƣớng tới những mục tiêu cơ bản sau:
- Khảo sát, giới thiệu các loại hồ sơ phản ánh hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn
của các Chi cục Thuế ở Thành phố Hà Nội.
- Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục
Thuế Thành phố Hà Nội
- Đề xuất một số biện pháp để tổ chức quản lý tốt hồ sơ chuyên môn của các
Chi cục Thuế Hà Nội và cả nƣớc.

8
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
* Đối tƣợng nghiên cứu:
- Thành phần, nội dung các loại hồ sơ chuyên môn đƣợc hình thành trong
quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội.
- Các biện pháp tổ chức và quản lý hồ sơ chuyên môn ở các Chi cục Thuế
trên địa bàn Hà Nội.
* Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Phạm vi nghiên cứu của đề tài đƣợc xác định nhƣ sau:
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục
Thuế thuộc Thành phố Hà Nội.
- Công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn đƣợc thực hiện ở tất cả các Chi
cục Thuế thuộc Thành phố Hà Nội bao gồm: quận Tây Hồ, Hai Bà Trƣng, Hoàn
Kiếm, Thanh Xuân, Đống Đa, Long Biên, Cầu Giấy, Ba Đình, Hà Đông, Hoàng
Mai, Gia Lâm, …. Song do điều kiện thời gian và trong phạm vi của một luận văn
thạc sỹ, chúng tôi không thể khảo cứu công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở
tất cả các chi cục thuế kể trên. Chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu thực trạng tổ
chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở một số quận nhƣ: Tây Hồ, Thanh Xuân, Hoàng
Mai, Long Biên, Hai Bà Trƣng, Ba Đình, Gia Lâm và gửi phiếu khảo sát đến các
chi cục còn lại.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt đƣợc mục tiêu đặt ra, luận văn cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần nội dung tài
liệu hình thành trong hoạt động quản lý của Chi cục Thuế các quận nội thành Hà
Nội.
- Giới thiệu về thành phần, nội dung và ý nghĩa của hồ sơ chuyên môn trong
các Chi cục Thuế.
- Khảo sát thực trạng công tác quản lý, lƣu trữ hồ sơ chuyên môn của các Chi
cục Thuế.

9
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, lƣu trữ hồ sơ chuyên
môn ở Chi cục Thuế thành phố Hà Nội nói riêng và cả nƣớc nói chung.
5. Lịch sử nghiên cứu
*Về mặt lý luận: Công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là hƣớng nghiên cứu
phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các giảng viên của Trƣờng Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn; Học viện Hành chính Quốc gia; Trƣờng Đại học Nội
vụ Hà Nội…. Các kết quả nghiên cứu đã đƣợc thể hiện trong sách, giáo trình, các
bài viết trên tạp chí chuyên ngành hoặc các luận văn, khóa luận.
Ví dụ: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ” do nhóm tác giả:
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên
soạn, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp đƣợc ấn hành năm 1990. Nội dung
giáo trình đã trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn công
tác lƣu trữ bao gồm các vấn đề về phƣơng pháp luận, lý luận và phƣơng pháp tổ
chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, cùng nhiều vấn đề khác. Giáo
trình này đã cung cấp cho chúng tôi những vấn đề lý luận cơ bản của công tác lƣu
trữ. Nhƣng trong giáo trình chƣa đề cập đến việc tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn
một cách có hiệu quả.
Giáo trình “Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ” của PGS. Vƣơng
Đình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2005, đã dành toàn bộ
Chƣơng XIII đề trình bày về lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ. Cuốn Nghiệp vụ công tác
Văn thƣ, Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, xuất bản năm 2009 và Tập bài giảng
Công tác văn thƣ - Lƣu trữ của Cục lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng ban hành
tháng 2 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và
nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan…
*Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn: Các kết quả nghiên
cứu thƣờng thể hiện trong các bài viết in trên tạp chí chuyên ngành nhƣ: Tạp chí
Văn thƣ lƣu trữ có rất nhiều bài báo của các tác giả nhƣ: Bàn về công tác lập danh
mục hồ sơ của tác giả Nguyễn Xuân Nung, tập san Lƣu trữ số 01/1970, Mấy ý kiến
nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ tập san Lƣu trữ số 01/1970 của tác giả

Võ Chiến Thắng, Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan của
Nguyễn Thị Thủy, tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 1/1999, Vài ý kiến về công tác

10
quản lý tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc của Kiều
Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 6/2000; “Bàn về hồ sơ hành chính và
vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh Cƣờng đăng trên tạp
chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003.
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn là đề tài luận văn và khóa luận tốt nghiệp của
các học viên cao học và sinh viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng trƣờng
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn nhƣ: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu
hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan Bộ - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ của
Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005, Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc
Ban chấp hành Trung ƣơng- thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ của Trịnh Thị
Hà, Hà Nội, 2006. Công tác lập hồ sơ hiện hành ở văn phòng Trung ƣơng Đảng –
thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Văn Tâm, Hà Nội, năm 2008.
Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND Thành phố Ninh Bình- thực trạng và
giải pháp, luận văn thạc sỹ của Nguyễn Hằng Thủy, Hà Nội, năm 2009, Lập hồ sơ
hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biện pháp chỉ đạo hƣớng dẫn, luận văn
thạc sỹ của Nguyễn Văn Quỳnh, Hà Nội, năm 2013. Công tác văn thƣ, lƣu trữ tại
Chi cục Thuế quận Thanh Xuân – khảo sát, đánh giá và kiến nghị, khóa luận tốt
nghiệp của Lê Thị Minh Hồng, Hà Nội, năm 2010……
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ
bản về công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ nói riêng nhƣ:
Khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ tài liệu cũng nhƣ mục đích, ý nghĩa và yêu cầu của
phƣơng pháp lập hồ sơ, công tác quản lý hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
Các bài viết trên báo, tạp chí đã đề cập đến vần đề mục đích, ý nghĩa, các yêu cầu
cũng nhƣ nguyên tắc, phƣơng pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý tài
liệu sơ bộ và nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ ở một số cơ quan.
Mặc dù, các luận văn thạc sỹ và khóa luận đã đi sâu nghiên cứu về tình hình

lập hồ sơ hành chính và đƣa ra các giải pháp tối ƣu cho công tác lập hồ sơ ở cơ quan
cấp Bộ hoặc Văn phòng Trung ƣơng Đảng nhƣng cho đến nay chƣa có công trình

11
nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đƣa ra các giải pháp cho công tác tổ chức quản lý
hồ sơ chuyên môn của các Chi cục thuế.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện luận văn chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau đây:
- Các văn bản của nhà nƣớc có thẩm quyền qui định về công tác Văn thƣ, lƣu
trữ nhƣ: Luật Lƣu trữ 2011, Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia 2001ngày 08/4/2001 của
Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02 tháng 3 năm
2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc tăng cƣờng và bảo vệ phát huy giá trị tài
liệu lƣu trữ, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác lƣu trữ; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 về việc ban
hành chế độ báo cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ; Nghị định 110/2004/NĐ-
CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ. Thông tƣ
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn quản lý văn bản và
lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ.
- Các văn bản qui định về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các
chi cục thuế nhƣ: Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29 tháng 3 năm 2010 của Tổng
cục Trƣởng Tổng cục Thuế về việc qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục thuế; Quyết định số 9865/QĐ-CT-LTr
ngày 07 tháng 9 năm 2005 của Cục trƣởng Cục thuế Hà Nội về việc ban hành Qui
chế công tác Lƣu trữ của Cục thuế Hà Nội; Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày 29
tháng 3 năm 2010 của Tổng cục Trƣởng Tổng cục Thuế về việc qui định chức năng,
nhiệm vụ của các Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục thuế các
quận; Quyêt định số 4560/QĐ-CCT ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Chi cục trƣởng
Chi cục thuế ban hành Quy chế công tác Lƣu trữ
- Các giáo trình, sách chuyên khảo về văn thƣ, lƣu trữ: Giáo trình “Lý luận
và thực tiễn công tác lƣu trữ” do nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,

Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, Giáo trình “Lý luận và phƣơng
pháp công tác văn thƣ” của PGS. Vƣơng Đình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà
Nội, xuất bản năm 2005. Nghiệp vụ công tác Văn thƣ, Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội, xuất bản năm 2009 và Tập bài giảng Công tác văn thƣ - Lƣu trữ của Cục lƣu
trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng ban hành tháng 2 năm 2008.

12
- Các luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ học và Tƣ liệu học nhƣ: Vấn
đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan Bộ - thực trạng
và giải pháp, Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung. Lập hồ sơ hiện hành ở các
ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ƣơng- thực trạng và giải pháp, Luận văn
thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội. Công tác lập hồ sơ hiện hành ở văn phòng Trung
ƣơng Đảng – thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tâm. Tổ
chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND Thành phố Ninh Bình- thực trạng và giải
pháp, luận văn thạc sỹ của Nguyễn Hằng Thủy. Lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng
Chính phủ và các biện pháp chỉ đạo hƣớng dẫn, luận văn thạc sỹ của Nguyễn Văn
Quỳnh.
- Các tƣ liệu, số liệu, thu thập đƣợc thông qua khảo sát thực tế tại các Chi
cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội.
- Các thông tin liên quan từ internet.
7. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phƣơng pháp sau:
- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lênin: Sử dụng phƣơng
pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu
theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: đƣợc sử dụng để tìm ra những ƣu điểm
để kế thừa, phát triển và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế
trong công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn.
- Phương pháp hệ thống: nhằm tổng hợp tình hình đánh giá thành phần, nội
dung tài liệu đƣợc sản sinh trong quá trình hoạt động các Chi cục Thuế để từ đó đƣa

ra phƣơng pháp và cách thức tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi cục
Thuế Thành phố Hà Nội nói riêng và cả nƣớc nói chung.
- Phương pháp khảo sát thực tế: đƣợc tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát
trực tiếp tình hình lập hồ sơ, quản lý hồ sơ ở các đơn vị chuyên môn nói riêng và ở
lƣu trữ cơ quan nói chung để nắm đƣợc tình hình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ có đúng
với quy định không.
- Phương pháp phỏng vấn: đƣợc thực hiện đối với một số lãnh đạo các Chi
cục Thuế và một số cán bộ chuyên môn. Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt,

13
trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình lập hồ sơ hiện hành, quản lý hồ sơ khi
chƣa nộp vào lƣu trữ, quản lý hồ sơ đã nộp vào lƣu trữ. Vì đây là một công việc
phức tạp liên quan đến nhiều đối tƣợng cán bộ khác nhau.
Ngoài các phƣơng pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử
dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể: phƣơng pháp phân tích, phƣơng
pháp so sánh, phƣơng pháp điều tra xã hội học, phƣơng pháp xử lý thông tin…
8. Đóng góp của đề tài
Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức
quản lý hồ sơ chuyên môn ở Chi cục Thuế Thành phố Hà Nội nói riêng, các Chi cục
Thuế nói chung.
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo
cho các Chi cục Thuế trong Thành phố Hà Nội nói riêng và các Chi cục Thuế cả
nƣớc nói chung, là tài liệu cho các học viên, sinh viên tham khảo khi nghiên cứu về
lĩnh vực này.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung của luận văn đƣợc chia
thành các phần chính nhƣ sau:
Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ của các Chi cục Thuế trên
địa bàn Thành phố Hà Nội.
Nội dung chƣơng này giới thiệu khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng,

nhiệm vụ của Chi cục Thuế và các Đội thuế trong Chi cục Thuế; thành phần, nội
dung, ý nghĩa của tài liệu chuyên môn hình thành trong Chi cục Thuế và khái quát
về công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các chi cục thuế.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn ở các Chi
cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội.
Nội dung chƣơng này trình bày tình hình lập hồ sơ hiện hành, quản lý hồ sơ
tại các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế, qua đó đƣa ra các nhận xét, đánh giá tìm ra
nguyên nhân.
Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý hồ sơ
chuyên môn ở các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội

14
Nội dung chƣơng này là đƣa ra các giải pháp giúp cho lãnh đạo Chi cục Thuế
có thể dễ dàng tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn trong chi cục, tạo thuận lợi cho
cán bộ, công chức tiến hành lập và quản lý hồ sơ.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ tận tình của các
thầy (cô) giáo, cán bộ, chuyên viên của các Chi cục Thuế nơi tôi đến khảo sát và
đặc biệt là sự định hƣớng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – ngƣời đã hƣớng
dẫn tôi hoàn thành luận văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý
thầy (cô), bạn bè trong lớp cao học khóa 2008-2013, đồng nghiệp và cô giáo hƣớng
dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không tránh
khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của các
thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày 09 tháng 5 năm 2013
TÁC GIẢ

NGÔ THỊ KIỀU OANH

15
Chƣơng 1:
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA CÁC CHI CỤC
THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế thuộc Thành
phố Hà Nội
Trong Quyết định 108/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2010 của Bộ Tài chính
về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục thuế
trực thuộc Tổng cục Thuế, tại khoản 1 Điều 1 qui định “Cục Thuế ở các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ƣơng (sau đây gọi chung là Cục Thuế) là tổ chức trực thuộc
Tổng cục Thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và
các khoản thu khác của ngân sách nhà nƣớc (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm
vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật”
Chi cục Thuế ở các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Chi
cục Thuế) là các đơn vị trực thuộc Cục Thuế đƣợc tổ chức thống nhất theo đơn vị
hành chính cấp huyện.
Hiện nay Cục Thuế Thành phố Hà Nội có 10 Chi cục thuế thuộc khu vực nội
thành và các gồm:
1. Chi cục Thuế quận Long Biên
2. Chi cục Thuế quận Ba Đình
3. Chi cục Thuế quận Đống Đa
4. Chi cục Thuế quận Hà Đông
5. Chi cục Thuế quận Cầu giấy
6. Chi cục Thuế quận Hoàn Kiếm
7. Chi cục Thuế quận Tây Hồ
8. Chi cục Thuế quận Hoàng Mai
9. Chi cục Thuế quận Hai Bà Trƣng

10. Chi cục Thuế quận Thanh Xuân
Và các chi cục thuế các huyện, thị xã trên địa bàn Thành Phố Hà Nội gồm:
Đông Anh, Sóc Sơn, Sơn Tây, Chƣơng Mỹ, Hoài Đức, Đan Phƣợng …

16
Trong Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 24 tháng 3 năm 2010 Tổng Cục
trƣởng Tổng cục Thuế đã qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Chi cục Thuế trực thuộc cục Thuế nhƣ sau:
* Vị trí, Chức năng của các Chi cục Thuế
Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ƣơng (sau đây gọi chung là Chi cục Thuế) là tổ chức trực thuộc
Cục Thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các
khoản thu khác của ngân sách nhà nƣớc (sau đây gọi chung là thuế) thuộc phạm vi
nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
*Nhiệm vụ, quyền hạn
Các Chi cục Thuế thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo qui định của
Tổng cục Thuế, bao gồm các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tổ chức triển khai thực hiện qui định của pháp luật về thuế, các qui trình
nghiệp vụ để quản lý thuế trên địa bàn thuộc phạm vi mình quản lý; tổ chức thu
thuế hàng năm; Quản lý thông tin về ngƣời nộp thuế;
- Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế; lập
báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ đạo,
điều hành của cơ quan cấp trên, của Uỷ ban nhân dân đồng cấp và các cơ quan có
liên quan; tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục Thuế.
- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hệ thống thuế theo mục tiêu nâng cao chất
lƣợng hoạt động, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin và
phƣơng pháp quản lý hiện đại để tạo thuận lợi phục vụ cho ngƣời nộp thuế thực
hiện chính sách, pháp luật về thuế. Quản lý bộ máy, biên chế, quản lý kinh phí, tài
sản đƣợc giao, lƣu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theo quy định của pháp luật và của
ngành.

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trƣởng Cục Thuế giao.
*Cơ cấu, tổ chức của các Chi cục Thuế
- Theo qui định tại Quyết định số 503/QĐ-TCT năm 2010 Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Tổng cục
Thuế do Tổng cục trƣởng Tổng cục Thuế ban hành quy định:

17
+ Đối với Chi cục Thuế thực hiện chức năng thu hàng năm từ 300 tỷ đồng
trở lên trừ thu từ dầu thô và tiền thu về đất, hoặc quản lý thuế trên 1.000 doanh
nghiệp, cơ cấu bộ máy đƣợc tổ chức nhƣ sau:
Ban lãnh đạo gồm: Chi Cục trƣởng và các Phó Chi cục Trƣởng
Các đội gồm giúp việc cho Chi cục trƣởng có 11 đội gồm: Đội Hành chính - Nhân
sự - Tài vụ - ấn chỉ; Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ ngƣời nộp thuế; Đội Kê khai - Kế
toán thuế và Tin học; Đội Quản lý thuế thu nhập cá nhân; Đội Quản lý nợ và Cƣỡng
chế nợ thuế; Đội Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán; Đội kiểm tra thuế; Đội Kiểm tra
nội bộ;Đội Thanh tra thuế; Đội Trƣớc bạ và thu khác; Một số Đội Kiểm tra thuế.
+ Đối với Chi cục Thuế thực hiện thu thuế hàng năm dƣới 300 tỷ đồng trừ
thu từ dầu thô và tiền thu về đất, cơ cấu bộ máy đƣợc thực hiện tƣơng tự nhƣ trên.
Tuy nhiên do sự phân công nhiệm vụ phải đảm nhiệm ít hơn nên cơ cấu, tổ chức bộ
máy cũng tinh giảm hơn và rút gọn còn 9 đội. Không có các đội: Đội thanh tra thuế;
Đội kiểm tra nội bộ.
+ Đối với các Chi cục Thuế có quy mô số thu từ 1000 tỷ đồng/năm trở lên,
quản lý từ 5000 doanh nghiệp trở lên, Cục trƣởng Cục Thuế xem xét, quyết định
cho phù hợp với thực tế quản lý .Ngƣợc lại nếu các Chi cục Thuế có qui mô nhỏ,
Cục trƣởng Cục trƣởng Cục thuế xem xét quyết định số Đội ít hơn so với qui định
nêu trên nhƣng vẫn phải đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Chức năng, nhiệm vụ của các đội thuộc Chi cục Thuế
- Căn cứ vào Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục
trƣởng Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế và Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày

29/3/2010 của Tổng cục trƣởng Tổng cục Thuế đã quy định chức năng, nhiệm vụ,
của các đội thuộc Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế nhƣ sau:
1. Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ
Chức năng, nhiệm vụ của Đội là giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế thực hiện
công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính,
quản trị; trong nội bộ Chi cục Thuế quản lý.
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; xây dựng và thực
hiện dự toán kinh phí, quản lý kinh phí hoạt động, trang thiết bị, phƣơng

18
Chức năng, nhiệm vụ của đội là giúp Chi cục trƣởng thực hiện các công tác
hành chính văn thƣ, lƣu trữ; công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính; quản trị;
theo dõi công tác sử dụng công chức thuế, lao động, tiền lƣơng đối với cán bộ, công
chức thuế. Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét xử lý đối với cán bộ, công chức thuế
vi phạm pháp luật, theo dõi và tổng hợp công tác thi đua khen thƣởng trong chi cục
thuế.
2. Đội Tuyên truyền – Hỗ trợ người nộp thuế - ấn chỉ
Đội có nhiệm vụ giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế thực hiện công tác tuyên
truyền về chính sách pháp luật thuế; hỗ trợ ngƣời nộp thuế, quản lý ấn chỉ thuế .
Thực hiện công tác tuyên truyền về chính sách pháp luật thuế, công tác hỗ trợ về
thuế hỗ trợ và cấp hóa đơn lẻ cho các tổ chức, cá nhân có phát sinh doanh thu không
thƣờng xuyên kê khai, nộp thuế; tổ chức hội nghị đối thoại với ngƣời nộp thuế và
cung cấp thông tin do cơ quan quản lý cho ngƣời nộp thuế.
3. Đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin học
Giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế thực hiện công tác đăng ký thuế và cấp
mã số thuế cho ngƣời nộp thuế, xử lý hồ sơ khai thuế, kế toán thuế, thống kê thuế
theo phân cấp quản lý; quản lý và vận hành hệ thống trang thiết bị tin học phục vụ
công tác quản lý thuế.;Trực tiếp tiếp nhận và xử lý hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế,
các tài liệu, chứng từ có liên quan đến nghĩa vụ thuế của ngƣời nộp thuế; Kiểm tra
ban đầu các hồ sơ khai thuế và yêu cầu ngƣời nộp thuế kê khai đầy đủ các thông tin

của ngƣời nộp thuế theo quy định. Xử lý và kiến nghị xử lý các sai phạm của ngƣời
nộp thuế về thủ tục đăng ký thuế, nộp hồ sơ kê khai thuế, ngƣng nghỉ kinh doanh,
bỏ địa bàn kinh doanh; Tiếp nhận và đề xuất xử lý các hồ sơ xin gia hạn thời hạn kê
khai thuế, nộp thuế; Phân loại, xử lý các hồ sơ hoàn thuế, miễn, giảm thuế; thực
hiện miễn, giảm thuế không thuộc diện phải kiểm tra trƣớc; chuyển hồ sơ miễn
thuế, giảm thuế, hoàn thuế thuộc diện kiểm tra trƣớc cho Đội kiểm tra thuế; Thực
hiện công tác kế toán thuế đối với ngƣời nộp thuế; ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý thuế.
4. Đội Quản lý thuế thu nhập cá nhân
Giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế thực hiện công tác kiểm tra, giám sát kê
khai thuế thu nhập cá nhân; chịu trách nhiệm thực hiện dự toán thu thuế thu nhập cá

19
nhân. Xác định các trƣờng hợp có dấu hiệu trốn lậu thuế, gian lận thuế thu nhập cá
nhân. Kiểm tra các trƣờng hợp ngƣời nộp thuế thu nhập cá nhân ngừng kê khai, bỏ
trốn, mất tích ….Kiểm tra, xác minh giải quyết khiếu nại về thuế thu nhập cá nhân.
5. Đội Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế
Có nhiệm vụ thực hiện công tác quản lý nợ thuế, cƣỡng chế thu tiền thuế
nợ, tiền phạt đối với ngƣời nộp thuế. Báo cáo lên lãnh đạo Chi cục về tình trạng nợ
thuế của từng ngƣời nộp thuế. Đề xuất xử lý các hồ sơ xin khoanh nợ, giãn nợ, xóa
nợ tiền thuế, tiền phạt. Lập hồ sơ đề nghị cƣỡng chế và đề xuất biện pháp thực hiện
cƣỡng chế thu tiền nợ, trình Lãnh đạo Chi cục Thuế ra quyết định và thực hiện
cƣỡng chế theo thẩm quyền hoặc tham mƣu, phối hợp với các cơ quan có thẩm
quyền, thực hiện cƣỡng chế thu tiền nợ thuế theo qui định.
6. Đội Tổng hợp – Nghiệp vụ - Dự toán
Đội có nhiệm vụ hƣớng dẫn về nghiệp vụ quản lý thuế, chính sách, pháp luật
thuế cho cán bộ, công chức thuế trong Chi cục Thuế; xây dựng và tổ chức thực hiện
dự toán thu ngân sách nhà nƣớc đƣợc giao của Chi cục Thuế. Hƣớng dẫn, hỗ trợ các
bộ phận, cán bộ, công chức thuế thuộc chi cục triển khai thực hiện chính sách, pháp
luật thuế, nghiệp vụ quản lý thuế và các quy định về công tác ủy nhiệm thu các

khoản thu về đất đai, phí, lệ phí và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh khoán thuế
ổn định. Tổng hợp, phân tích, đánh giá toàn diện tình hình thực hiện nhiệm vụ quản
lý thuế; tổ chức công tác sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế
của Chi cục Thuế; Tham mƣu, đề xuất với cơ quan thuế cấp trên, lãnh đạo Chi cục
các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý thu thuế.
7. Đội kiểm tra thuế
Có nhiệm vụ giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế thực hiện công tác kiểm tra,
giám sát kê khai thuế; giải quyết tố cáo liên quan đến ngƣời nộp thuế, chịu trách
nhiệm thực hiện dự toán thu thuộc phạm vi quản lý của Chi cục Thuế. Kiểm tra các
hồ sơ miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế thuộc diện kiểm tra trƣớc; thực hiện các thủ
tục miễn thuế, giảm thuế, trình Lãnh đạo Chi cục ra quyết định; chuyển hồ sơ hoàn
thuế, miễn thuế, giảm thuế không thuộc thẩm quyền cho cơ quan thuế cấp trên giải
quyết theo quy định . Kiểm tra các trƣờng hợp ngƣời nộp thuế sáp nhập, giải thể,
phá sản, ngừng kê khai, bỏ trốn, mất tích, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc tổ chức

20
sắp xếp lại doanh nghiệp, cổ phần hoá doanh nghiệp. Xác định các trƣờng hợp có
dấu hiệu trốn lậu thuế, gian lận thuế để chuyển hồ sơ cho bộ phận thanh tra của cơ
quan thuế cấp trên giải quyết.
8. Đội Kiểm tra nội bộ (Đối với những chi cục nhỏ thì giao nhiệm vụ kiểm tra
nội bộ cho Đội Kiểm tra thuế thực hiện)
Giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế thực hiện công tác kiểm tra việc thuân thủ
pháp luật, tính liêm chính của cơ quan thuế, công chức thuế, giải quyết khiếu nại, tố
cáo liên quan đến việc chấp hành công vụ và bảo vệ sự liêm chính trong cơ quan
thuế. Tổ chức phúc tra kết quả kiểm tra của Đội kiểm tra thuế theo chỉ đạo của Chi
cục trƣởng Chi cục Thuế hoặc khi có đơn tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong
hoạt động kiểm tra thuế thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi cục trƣởng Chi cục
Thuế; Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác kiểm tra nội bộ, công tác giải quyết khiếu
nại, tố cáo liên quan đến nội bộ cơ quan thuế, công chức thuế trong phạm vi Chi cục
Thuế quản lý; đề xuất sửa đổi các quy định, quy trình nghiệp vụ, các biện pháp nâng

cao chất lƣợng của đội ngũ công chức thuế; kiến nghị việc đánh giá, khen thƣởng cơ
quan thuế, công chức thuế;
9. Đội Thanh tra thuế
Nhiệm vụ của Đội giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế triển khai thực hiện
công tác thanh tra ngƣời nộp thuế trong việc chấp hành pháp luật thuế; giải quyết tố
cáo về hành vi trốn lậu thuế, gian lận thuế liên quan đến ngƣời nộp thuế thuộc phạm
vi Chi cục Thuế quản lý. Cung cấp thông tin, kết luận sau thanh tra cho các bộ phận
chức năng có liên quan để phối hợp quản lý thuế. Tổng hợp, báo cáo, đánh giá chất
lƣợng công tác thanh tra thuế, tổng hợp kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo liên
quan đến ngƣời nộp thuế trong phạm vi toàn Chi cục Thuế. Nghiên cứu, đề xuất
các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác thanh tra thuế.
10. Đội Trước bạ và thu khác
Có nhiệm vụ giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế quản lý thu lệ phí trƣớc bạ,
thuế chuyển quyền sử dụng đất, tiền cấp quyền sử dụng đất, các khoản đấu giá về
đất, tài sản, tiền thuê đất, thuế tài sản, phí, lệ phí và các khoản thu khác (gọi chung
là các khoản thu về đất bao gồm cả thuế TNCN đối với chuyển nhƣợng bất động
sản, nhận thừa kế, quà tặng, lệ phí trƣớc bạ và thu khác) phát sinh trên địa bàn thuộc

21
phạm vi Chi cục Thuế quản lý và đề xuất xử lý những trƣờng hợp ngƣời nộp thuế
có hành vi vi phạm pháp luật về thuế.
11. Đội thuế liên xã, phường, thị trấn
Nhiệm vụ của Đội giúp Chi cục trƣởng Chi cục Thuế quản lý thu thuế các tổ
chức, cá nhân nộp thuế trên địa bàn xã, phƣờng đƣợc phân công). Đội có nhiệm vụ
lập danh sách và sơ đồ quản lý ngƣời nộp thuế; Tổ chức cho họ đăng ký mã số thuế;
tiếp nhận tờ khai thuế, hồ sơ miễn thuế, giảm thuế, tiếp nhận đơn ngừng nghỉ kinh
doanh, đơn xin miễn giảm thuế của các hộ kinh doanh và trình cấp có thẩm quyền
xem xét. Thực hiện phân loại quản lý thu nợ, đôn đốc thu tiền thuế nợ, tiền phạt;
chủ trì, phối hợp với Đội Quản lý thu nợ thực hiện cƣỡng chế thu tiền thuế nợ, tiền
phạt đối với ngƣời nộp thuế thuộc phạm vi quản lý của đội thuế liên xã, phƣờng.

Ngoài những nhiệm vụ kể trên của 11 đội thuế trong các chi cục, Quyết định
504/QĐ-TCT năm 2010 còn quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của tất cả các đội
thuế đều có chung một nhiệm vụ là:
Tổ chức công tác bảo quản, lƣu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản pháp quy của
Nhà nƣớc thuộc lĩnh vực quản lý của Đội.
Nhƣ vậy, có thể thấy rõ việc tổ chức quản lý các hồ sơ hình thành trong các
Chi cục Thuế đã đƣợc Tổng cục Thuế rất quan tâm và coi là một nhiệm vụ không
thể thiếu đối với hoạt động quản lý của tất cả các đội trong Chi cục Thuế.

22
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế được thể hiện như sau:




CHI CỤC TRƢỞNG
CHI CỤC THUẾ

Đội
Tuyên
Truyền
và Hỗ
Trợ
ngƣời
nộp
thuế -
Ấn chỉ


Đội

Kê
Khai -
Kế
Toán
Thuế
và Tin
Học

Đội
Than
h tra
Thuế

Đội
quản lý
nợ và
cƣỡng
nợ Thuế


Đội
Tổng
hợp
Nghiệp
Vụ -
Dự
Toán

Đội
quản lý

thuế thu
nhập cá
nhân

Đội
kiểm
tra nội
bộ

Đội
Hành
chính
nhân sự
tài vụ

Đội thuế
phƣờng –
Liên
Phƣờng


Đội
Trƣớc
bạ và
thu
khá

Đội
Kiểm
tra

Thuế

23
1.2. Thành phần, nội dung, loại hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của các Chi
cục Thuế Thành phố Hà Nội
1.2.1.Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi
cục Thuế
Với tính chất đặc trƣng của ngành Thuế, các Chi cục Thuế có nhiệm vụ tổ
chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách
nhà nƣớc thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Do đó tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của các Chi cục Thuế gồm
tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn.
*Về thể loại và nội dung hồ sơ, tài liệu hành chính:
- Bao gồm các thể loại nhƣ Quyết định, công văn, tờ trình, thông báo, lịch công tác,
kế hoạch, chƣơng trình, báo cáo tổng kết công tác hàng năm của Chi cục Thuế.
Ví dụ: Hồ sơ tổng kết hội nghị công tác hàng năm của Chi cục thuế, gồm có
những văn bản tài liệu nhƣ:
+ Kế hoạch tổ chức hội nghị
+ Diễn văn khai mạc
+ Báo cáo chính tại hội nghị
+ Tham luận
+ Bài phát biểu của lãnh đạo Cục thuế
+ Nghị quyết hội nghị
+ Diễn văn bế mạc
+ Biên bản hội nghị
+ Tài liệu ảnh của hội nghị.
- Các loại văn bản về kế hoạch, thống kê nhƣ: hồ sơ dự toán thu ngân sách
nhà nƣớc của chi cục thuế; hồ sơ hội nghị công tác thu ngân sách 6 tháng, hàng năm
của chi cục thuế.

- Ngoài ra, để thực hiện chức năng quản lý Chi cục Thuế đã ban hành rất
nhiều các văn bản về nâng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật, điều động…… cán bộ, công
chức trong chi cục.

24
- Tài liệu Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lƣơng gồm: văn bản chỉ đạo, hƣớng
dẫn của Bộ Tài chính, Tổng cục thuế, văn bản của Cục Thuế ban hành về công tác
Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lƣơng trong Cục thuế, Chi cục thuế.
- Đề án quy hoạch cán bộ của Chi cục Thuế.
- Các văn bản về chỉ tiêu biên chế và báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu
biên chế hàng năm của Chi cục Thuế.
- Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức của Chi cụcc
Thuế
- Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển ngạch hàng năm
- Các hồ sơ nhân sự trong chi cục thuế
- Tài liệu về lao động tiền lƣơng gồm: kế hoạch và báo cáo về công tác lao
động tiền lƣơng hàng năm, hồ sơ nâng lƣơng hàng năm của chi cục thuế, các văn
bản trao đổi về công tác lao động tiền lƣơng.
- Tài liệu về Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ thuế gồm: kế hoạch, quy hoạch đào
tạo, bồi dƣỡng cán bộ và bào cáo thực hiện hàng năm của chi cục thuế; hồ sơ tài liệu
các lớp đào tạo, bồi dƣỡng và các kết quả học tập, quyết định công nhận kết quả học
tập; hồ sơ tập huấn các nội dung chuyên đề của ngành thuế
Ví dụ: Công văn của Cục thuế Thành phố Hà Nội hƣớng dẫn, chỉ đạo thực
hiện công tác thuế
- Tài liệu về nghiên cứu chính sách chế độ thuế và nghiên cứu khoa học gồm:
đề án cải cách thuế qua từng thời kỳ, báo cáo về công tác cải cách thuế của chi cục
thuế, hồ sơ hội nghị tổng kết công tác cải cách thuế.
- Tài liệu về Thanh tra, kiểm tra gồm: các văn bản chỉ đạo về công tác thanh
tra, kiểm tra, xét giải quyết khiếu nại, tố cáo; hồ sơ thanh tra, kiểm tra nội bộ của
chi cục thuế; hồ sơ thanh tra, kiểm tra đối tƣợng nộp thuế; báo cáo về công tác

thanh tra hàng năm của chi cục thuế; hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo.
- Tài liệu về Tài chính kế toán gồm: văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác tài
chính, kế toán; hồ sơ xây dựng chế độ quy định về tài chính kế toán, chứng từ kế
toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính quý, năm; báo cáo dự toán hàng năm, báo cáo

25
quyết toán hàng năm; hồ sơ tài liệu về kiểm tra, thanh tra tài chính kế toán của chi
cục thuế.
- Tài liệu về quản trị - xây dựng cơ bản: kế hoạch và báo cáo về công tác
quản trị văn phòng, văn bản về xây dựng, sửa chữa các công trình của cơ quan nhƣ:
trụ sở làm việc, nhà khách (gồm các loại văn bản, tài liệu: dự án, dự toán công trình,
các quyết định phê duyệt và giấy tờ có liên quan, các văn bản giải quyết vấn đề đất
đai, quyết định giao đất, giấy phép xâu dựng, kế hoạch cấp phát vốn đầu tƣ xây
dựng cơ bản hàng năm, văn bản thẩm định dự án); hồ sơ về mua sắm trang thiết bị
(gồm các loại văn bản, tài liệu sau: đề nghị mua sắm, hồ sơ đầu thầu mua sắm trang
thiết bị, quyết định phê duyệt, quyết toán mua sắm trang thiết bị hàng năm, biên bản
bàn giao tài sản cố định); hồ sơ thanh quyết toán, nghiệm thu và bàn giao công trình
(gồm các văn bản, tài liệu nhƣ: sổ sách, chứng từ kế toán, văn bản thẩm định của cơ
quan có thẩm quyền, bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình, tổng nghiệm thu kỹ
thuật công trình, biên bản bàn giao đƣa công trình vào sử dụng); báo cáo tình hình
thực hiện kế hoạch, khối lƣợng và vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản dài hạn và hàng
năm; thông báo kế hoạch, khối lƣợng và vốn xây dựng cơ bản, điều chỉnh bổ sung
hàng năm; công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản.
- Tài liệu về Đảng, Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên: Tài liệu về công tác
Đảng, Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên; Chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng năm
của Đảng ủy Văn phòng; Báo cáo triển khai thực hiện các Nghị quyết, các cuộc vận
động của tổ chức Đảng đối với ngành thuế; tài liệu về công tác tổ chức và nhân sự
của Đảng ủy, Chi bộ Đảng; hồ sơ Đảng viên; hồ sơ Đại hội Đảng bộ; sổ ghi biên
bản các cuộc họp của Đảng bộ, Chi bộ; chƣơng trình, kế hoạh, báo cáo tổng kết
công tác hàng năm của Công đoàn; hồ sơ Đại hội nhiệm kỳ công đoàn của chi cục

thuế; hồ sơ quản lý công đoàn phí; chƣơng trình, kế hoạh, báo cáo tổng kết công tác
hàng năm của Đoàn Thanh Niên; hồ sơ Đại hội nhiệm kỳ Đoàn Thanh Niên của Chi
cục Thuế.
- Tài liệu về công tác Hành chính, Văn thƣ – Lƣu trữ gồm: tài liệu chỉ đạo
hƣớng dẫn về công tác hành chính văn phòng, văn thƣ – lƣu trữ của cơ quan cấp
trên; báo cáo tổng kết công tác văn thƣ – lƣu trữ hàng năm; các tập lƣu văn bản của
chi cục thuế; hồ sơ xây dựng quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ (gồm có các văn
bản, tài liệu nhƣ: văn bản chỉ đạo về việc xây dựng quy chế, tờ trình dự thảo cuối