Ứng dụng khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội thực trạng và giải pháp

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


PHẠM NGỌC HƯƠNG


ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI
THẬP TIẾN DEWEY RÚT GỌN 14
VÀO CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP



LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH THÔNG TIN-THƯ VIỆN







Hà Nội - 2013


2

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM NGỌC HƯƠNG


ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI
THẬP TIẾN DEWEY RÚT GỌN 14
VÀO CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Luận văn Thạc sĩ ngành Thông tin - Thư viện
Mã số: 60 32 20


Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Trần Thị Quý




Hà Nội – 2013


4

MỤC LỤC

Trang
MỞ ĐẦU
5
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ỨNG DỤNG

KHUNG PHÂN LOẠI DEWEY RÚT GỌN 14 TẠI CÁC THƢ
VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI
12
1.1. Những khái niệm chung
12
1.1.1. Khái niệm phân loại và phân loại tài liệu
12
1.1.2. Khái niệm khung phân loại tài liệu
14
1.1.3. Khái niệm ký hiệu phân loại tài liệu
14
1.1.4. Khái niệm ứng dụng khung phân loại tài liệu
15
1.2. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác phân loại tài liệu
17
1.2.1. Chính sách phát triển
17
1.2.2. Nguồn nhân lực
18
1.2.3. Công cụ phân loại tài liệu
19
1.2.4. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin
20
1.2.5. Khả năng sử dụng thƣ viện của ngƣời dùng tin
21
1.2.6. Tổ chức quy trình phân loại tài liệu
22
1.3. Các tiêu chí đánh giá khung phân loại tài liệu
22
1.3.1. Tính tƣ tƣởng

23
1.3.2. Tính khoa học
23
1.3.3. Tính hiện đại
23
1.3.4. Tính mềm dẻo
24
1.3.5. Tính dân tộc
24
1.3.6. Tính phổ cập
24
1.4. Khái quát về các thƣ viện đại học nói chung và thƣ viện ở
Hà Nội nói riêng
25
1.4.1. Môi trƣờng kinh tế-xã hội của các thƣ viện đại học ở Hà Nội
25
1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các thƣ viện
27
1.4.3. Cơ cấu tổ chức của các thƣ viện
30
1.4.4. Đặc điểm vốn tài liệu của các thƣ viện
32
1.4.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin của các thƣ viện
35
1.5. Vai trò khung phân loại Dewey rút gọn 14 đối với công tác
phân loại tài liệu ở các thƣ viện đại học ở Hà Nội
36
5

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI

THẬP TIẾN DEWEY RÚT GỌN 14 TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI
HỌC Ở HÀ NỘI
39
2.1. Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 ứng dụng tại các
thƣ viện đại học ở Hà Nội
39
2.1.1. Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn nguyên bản
39
2.1.2. Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 đã đƣợc Việt hóa
40
2.1.3. Điểm khác biệt giữa hai phiên bản của khung phân loại
Dewey rút gọn 14
42
2.2. Quá trình ứng dụng khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn
14 tại các thƣ viện đại học ở Hà Nội
50
2.2.1. Bối cảnh ứng dụng khung phân loại
50
2.2.2. Đội ngũ cán bộ ứng dụng khung phân loại
54
2.2.3. Công cụ bổ trợ để phân loại tài liệu
56
2.2.4. Tổ chức quy trình phân loại tài liệu
57
2.2.5. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin để phân loại tài liệu
63
2.3. Chính sách ứng dụng khung phân loại thập tiến Dewey rút
gọn 14 của các thƣ viện
67
2.4. Nhận xét việc ứng dụng khung phân loại thập tiến Dewey rút

gọn 14 tại các thƣ viện đại học ở Hà Nội
69
2.4.1. Những thành công
69
2.4.2. Những hạn chế
70
2.4.3. Nguyên nhân
72
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
KHUNG PHÂN LOẠI THẬP TIẾN DEWEY RÚT GỌN 14 TẠI
CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI
74
3.1. Cần có chính sách chỉ đạo thống nhất cho hệ thống
74
3.1.1. Chính sách của cơ quan quản lý nhà nƣớc
74
3.1.2. Chính sách của lãnh đạo các thƣ viện
75
3.2. Hoàn thiện Khung phân loại Thập tiến Dewey rút gọn 14
76
3.2.1. Hoàn thiện cấu trúc của khung phân loại
76
3.2.2. Bổ sung, mở rộng các đề mục
77
3.2.3. Hình thức trình bày
78
3.3. Chú trọng yếu tố con ngƣời
79
3.3.1. Nâng cao trình độ và chuyên môn hóa cán bộ chuyên môn
79

6




3.3.2. Đào tạo ngƣời dùng tin
80
3.4. Đầu tƣ công cụ phân loại tài liệu bổ trợ và ứng dụng công
nghệ thông tin
81
3.4.1. Đầu tƣ công cụ phân loại tài liệu bổ trợ
81
3.4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng khung phân
loại
83
3.5. Tổ chức quy trình phân loại tài liệu khoa học
84
3.6. Tăng cƣờng quan hệ hợp tác trao đổi trong và ngoài nƣớc
85
3.6.1. Chú trọng trao đổi kinh nghiệm ngoài các thƣ viện
85
3.6.2. Thu hút đầu tƣ của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế
87
KẾT LUẬN
89
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
91
PHỤ LỤC
94
7

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xã hội thông tin hiện đại cũng nhƣ mọi lĩnh vực ngành
nghề khác, ngành thông tin – thƣ viện cũng đang đối mặt với những vấn đề có
tính chất toàn cầu. Hơn bao giờ hết với tốc độ phát triển nhanh chóng chƣa
từng có, nội dung kho sách của các thƣ viện ngày càng phong phú về nội
dung, đa dạng về hình thức. Do nhu cầu của ngƣời sử dụng của con ngƣời,
nhiều lĩnh vực tri thức nhƣ: kinh tế, văn hoá, khoa học, kỹ thuật đã đƣợc
truyền tải qua các kênh thông tin khác nhau và đặc biệt qua Internet đang
đƣợc cộng đồng thế giới và Việt Nam hết sức quan tâm.
Vậy làm thế nào để có thể giúp ngƣời dùng tin nhanh chóng tìm đƣợc
những thông tin/tài liệu về lĩnh vực tri thức mà họ cần thiết một cách đầy đủ,
chính xác là bài toán đặt ra cho các nhà chuyên môn, các nhà quản lý cần có
lời giải.
Ngành thông tin, thƣ viện với chức năng và nhiệm vụ của mình, trong
suốt chặng đƣờng lịch sử ra đời và phát triển, việc tổ chức thông tin/tài liệu
theo lĩnh vực tri thức nhằm dễ dàng quản trị và tổ chức phục vụ ngƣời dùng
tin luôn đƣợc quan tâm nghiên cứu và hoàn thiện phù hợp với nhu cầu xã hội.
Phân loại trong thƣ viện thực chất là phân loại tài liệu nhằm mục đích
kiểm soát thƣ mục, tổ chức mục lục phân loại, bộ máy tra cứu thông tin, xây
dựng các cơ sở dữ liệu và tổ chức sắp xếp kho tài liệu theo nội dung tri thức.
Phân loại tài liệu đƣợc ứng dụng vào mọi khâu công tác thƣ viện, tác động
đến hiệu quả của hoạt động thông tin, thƣ viện của các cơ quan quản lý thông
tin/tƣ liệu.
8

Để có thể triển khai phân loại tài liệu và tạo dựng các sản phẩm,tổ chức
các dịch vụ thông tin theo nội dung tài liệu một cách hiệu quả, các nhà chuyên
môn đã sáng tạo ra các Khung phân loại tài liệu. Các Khung phân loại tài liệu

này đƣợc kết cấu và sắp xếp theo trật tự logic của phân loại khoa học/tri thức
nhân loại. Cùng với lịch sử phát triển của hoạt động thông tin, thƣ viện, các
khung phân loại tài liệu cũng đƣợc ra đời và phát triển hoàn thiện cả về hình
thức và nội dung. Trên thế giới nhiều khung phân loại tài liệu đã xuất hiện từ
nhiều thế kỷ trƣớc và còn đƣợc ứng dụng cho đến tận ngày nay. Tiêu biêu nhƣ
các khung phân loại tài liệu Thập tiến của Dewey; Khung phân loại Thập tiến
quốc tế; Khung phân loại Trung tiểu hình của Trung Quốc; Khung phân loại
Thƣ viện – Thƣ mục cua Liên Xô trƣớc đây (nƣớc Nga ngày nay); Khung
phân loại của Thƣ viện Quốc hội Mỹ; Khung phân loại của Raganathan của
Ấn Độ
Tiếp nhận các khung phân loại trên thế giới, có biên dịch, sửa đổi cho
phù hợp với nội dung và hình thức vốn tài liệu và hoàn cảnh lịch sử cụ thể ở
từng giai đoạn nhất định, Việt Nam đã và đang áp dụng các Khung phân loại
nhƣ: Khung phân loại 17 lớp dành cho các thƣ viện công cộng (sau biên soạn
thành Khung phân loại 19 lớp); Khung phân loại Thƣ viện – Thƣ mục của
Liên Xô (BBK); Khung phân loại Thập tiến của Dewey; Khung phân loại của
Thƣ viện Quốc hội Mỹ. Ngoài ra còn một số khung phân loại tài liệu chuyên
biệt, đặc thù nhƣ Khung phân loại Tƣ liệu tiêu chuẩn và sở hữu trí tuệ, tài liệu
y, dƣợc
Tùy thuộc vào nội dung tài liệu và điều kiện cụ thể, các cơ quan thông
tin, thƣ viện lựa chọn các khung phân loại khác nhau để phù hợp cho việc
phân loại tài liệu của mình.
Việc lựa chọn khung phân loại để sử dụng thống nhất trong các thƣ
viện nhằm thuận tiện trong công tác trao đổi, chia sẻ thông tin phạm vi từng
9

hệ thống thƣ viện, mỗi quốc gia, quốc tế là mong muốn chung của nhiều thế
hệ cán bộ trong ngành thông tin, thƣ viện, đây là vấn đề hết sức quan trọng,
khó khăn và đầy trách nhiệm. DDC là khung phân loại đƣợc các nhà chuyên
môn quan tâm và đang tiến hành ứng dụng trong những năm gần đây do

những ƣu điểm vƣợt trội của nó và mang tính quốc tế cao, đang đƣợc sử dụng
tại nhiều quốc gia trên thế giới. Nắm bắt đƣợc xu thế chung, hòa nhập thế
giới, ngày 7/5/2007 Bộ Văn hóa – Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và
Du lịch) đã ban hành văn bản số 1598/BVHTT-TV, về việc ―Áp dụng chuẩn
nghiệp vụ của các thƣ viện Việt Nam‖ trong đó có khuyến cáo ứng dụng
Khung phân loại DDC. Tuy nhiên để đƣợc chấp nhận và phổ biến rộng rãi ở
Việt Nam là một quá trình mất nhiều công sức và thời gian. Thực tế việc triển
khai ứng dụng khung phân loại DDC tại các cơ sở hiện nay đang gặp một số
trở ngại, vƣớng mắc cần đƣợc trao đổi để đạt đƣợc sự thống nhất cao về khoa
học và phù hợp với điều kiện thƣ viện ở Việt Nam.
Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa Khung phân loại DDC rút gọn 14
đã đƣợc Việt hóa và từng bƣớc chuẩn hoá ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân
loại và tạo điều kiện cho công tác phân loại đạt chất lƣợng tốt, đặc biệt là
công tác phân loại trong các thƣ viện các trƣờng đại học nơi mà vai trò của
thƣ viện đƣợc đặc biệt chú trọng để đảm bảo chất lƣợng đào tạo nguồn nhân
lực chất lƣợng cao cho đất nƣớc. Vì vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu ―Ứng
dụng Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở
Hà Nội: Thực trạng và giải pháp‖, làm đề tài cho Luận văn tốt nghiệp của
mình.


10

2. Tình hình nghiên cứu theo đề tài
Trƣớc hết tôi xin khẳng định đề tài ―Ứng dụng Khung phân loại thập
tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội: Thực trạng và giải
pháp‖ là đề tài hoàn toàn không trùng lặp với một đề tài nào đã đƣợc công bố
hoặc chƣa công bố trƣớc đó. Tuy nhiên, nghiên cứu về DDC đã có khá nhiều
các tài liệu, các bài báo đã đƣợc công bố tại các Hội thảo khoa học hoặc đăng
trên các tạp chí của ngành. Các luận văn, khóa luận đã đƣợc bảo vệ, cụ thể

nhƣ:
-Về các bài báo đã đƣợc đăng trong các tạp chí những năm gần đây
nhƣ bài ―Thực trạng việc phổ biến và áp dụng DDC tại các thƣ viện Việt
Nam‖ của tác giả Nguyễn Ngọc Bích; bài ―Phƣơng hƣớng, giải pháp áp dụng
DDC trong 5 năm tới‖ của tác giả Lê Văn Viết; bài ―Tổng kết hội nghị - hội
thảo ―Sơ kết 3 năm ứng dụng DDC trong ngành thƣ viện Việt Nam‖ của tác
giả Phạm Thế Khang đăng trong tạp chí Thƣ viện Việt Nam, số 1 năm 2010.
Ngoài ra còn một số bài đƣợc đăng trong tạp chí ―Thông tin tƣ liệu‖ của tác
giả Vũ Văn Sơn nhƣ: bài ―Dịch và mở rộng DDC14: đánh giá kết quả giữa dự
án‖, năm 2004; bài ―Tình hình dịch và mở rộng DDC ở Việt nam‖ năm 2005,
số 1; bài ―Phân loại tài liệu theo DDC tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam‖ của
tác giả Nguyễn Thị Thanh Vân đăng trong tạp chí ―Thƣ viện Việt Nam‖ số 4,
năm 2007.
-Về luận văn, khóa luận nghiên cứu về DDC có luận văn ―Nghiên cứu
Khung phân loại thập phân Dewey và khả năng áp dụng tại Việt Nam‖ của
thạc sĩ Nguyễn Thị Đào (năm 2002); Khóa luận ―Tìm hiểu Khung phân loại
DDC so sánh DDC 21 với Khung phân loại đang đƣợc sử dụng tại trung tâm
thông tin – thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội‖ của cử nhân Nguyễn Thị Lay
Dơn (năm 2005); Khóa luận ―Tìm hiểu việc áp dụng DDC và tình hình biên
11

dịch ở Việt Nam‖ của cử nhân Nguyễn Thị Trang Nhung (năm 2005); Luận
văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Lan Hƣơng ―Nghiên cứu áp dụng khung phân loại
DDC ấn bản rút gọn 14 tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam‖ (năm 2010)…
Nhƣ vậy tất cả các bài viết, luận văn và khóa luận nhƣ đã trình bày ở
trên đều chỉ mới đề cập đến DDC đầy đủ xuất bản 21 hoặc tình hình biên dịch
DDC 14 rút gọn, hoặc việc áp dụng DDC 14 rút gọn đã đƣợc biên dịch tại
Việt Nam nói chung, hoặc tại thƣ viện Quốc gia Việt Nam nói riêng.
Tất cả các thông tin của nội dung các tài liệu trên mang tính khái quát,
chƣa có một đề tài nào đi sâu nghiên cứu DDC rút gọn 14 đã đƣợc Việt hóa

cũng nhƣ việc áp dụng Bảng phân loại tài liệu này ở hệ thống thƣ viện các
trƣờng đại học trên địa bàn Hà Nội. Chính vì vậy, đề tài ―Ứng dụng Khung
phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội –
Thực trạng và giải pháp‖ hoàn toàn mới và độc lập của tôi.

3. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm ra những ƣu điểm và hạn chế của Khung phân loại DDC 14 rút
gọn đã đƣợc Việt hóa cũng nhƣ việc ứng dụng Khung phân loại tại một số thƣ
viện đại học ở Hà Nội, nhằm hoàn thiện Khung và nâng cao hiệu quả trong
công tác phân loại nói chung và ở các thƣ viện đại học nói riêng.

4. Đối tƣợng nghiên cứu
- Khung phân loại DDC 14 rút gọn đã đƣợc biên dịch tại Việt Nam.
- Việc ứng dụng DDC 14 Việt hóa ở các thƣ viện đại học ở Hà Nội hiện
nay.

12

5. Phạm vi nghiên cứu
* Không gian:
Khung phân loại DDC14 rút gọn đã đƣợc biên dịch tại Việt Nam và
việc ứng dụng Khung tại khỏang 9 trƣờng đại học đầy đủ các lĩnh vực khoa
học tại Hà Nội nhƣ Trung tâm thông tin – thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội,
Đại học Thƣơng Mại, Đại học Ngoại Thƣơng, Học viện Âm nhạc Quốc gia,
Đại học Sƣ phạm Hà Nội, Đại học Nông nghiệp, Học viện Công nghệ Bƣu
chính viễn thông, Đại học Văn hóa Hà Nội, Đại học Y Hà Nội.
* Thời gian:
Trong thời gian hiện nay

6. Giả thuyết nghiên cứu

- Khung phân loại DDC rút gọn 14 nếu đƣợc biên dịch, sửa chữa hoàn
thiện hơn nữa và có sự quan tâm, giải pháp đồng bộ hơn nữa thì sẽ đƣợc áp
dụng rộng rãi và thuận lợi trong việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông
tin – thƣ viện nói riêng và hội nhập quốc tế nói chung. Về việc hoàn thiện
khung cần chú trọng đến cấu trúc, hay bổ sung, mở rộng các đề mục và hình
thức trình bày.
- Về việc ứng dụng khung nếu có chính sách của cơ quan quản lý nhà nƣớc
phù hợp hơn, sự quan tâm hơn nữa của lãnh đạo của thƣ viện về sự lựa chọn
khung với việc nâng cao trình độ cán bộ phân loại; về việc bổ sung công cụ
phân loại hỗ trợ, tăng cƣờng ứng dụng thông tin, hoàn thiện quy trình phân
loại và mở rộng hợp tác trao đổi thì chắc chắn hiệu quả của phân loại tài liệu
sẽ nhƣ mong muốn.


13

7. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp cụ thể
- Cơ sở lý luận: Luận văn dựa trên cơ sở quan điểm của Chủ nghĩa Mác-
Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác thông tin – thƣ viện nói chung và
hoạt động phân loại nói riêng.
- Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể:
* Phƣơng pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu.
* Phƣơng pháp : trao đổi, khảo sát thực tế và bảng hỏi.
* Phƣơng pháp so sánh.

8. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
+ Ý nghĩa lý luận: Hoàn thiện hệ thống lý luận về công tác phân loại.
+ Ý nghĩa thực tiễn: Hoàn thiện DDC Việt hóa và việc ứng dụng
Khung tại một số thƣ viện đại học ở Hà Nội nói riêng và ở Việt Nam nói
chung.

9. Bố cục của luận văn
Ngòai phần Lời nói đầu, Mục lục, Kết luận, Phụ lục, Tài liệu tham
khảo. Luận văn gồm có 3 chƣơng nhƣ sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn ứng dụng Khung phân loại
Dewey rút gọn 14 tại các thư viện đại học ở Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng Khung phân loại Thập tiến Dewey
rút gọn 14 tại các thư viện đại học ở Hà Nội.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Khung phân loại
Thập tiến Dewey rút gọn 14 tại các thư viện đại học ở Hà Nội.
14

Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN
LOẠI DEWEY RÚT GỌN 14 TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI

1.1. Những khái niệm chung
1.1.1. Khái niệm phân loại và phân loại tài liệu
Phân loại
Phân loại là khái niệm đƣợc sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực
hoạt động của xã hội loài ngƣời cũng nhƣ trong các lĩnh vực khoa học. Phân
loại dựa vào những dấu hiệu, bản chất giống nhau và khác nhau để phân chia,
sắp xếp các sự vật, hiện tƣợng trong tự nhiên, xã hội theo một trật tự nhất
định. Chính vì vậy phân loại là chìa khóa giúp cho loài ngƣời thúc đẩy phát
triển tƣ duy, nhận biết đƣợc thế giới.
Qua phân loại, loài ngƣời tổ chức đƣợc các sự vật, vật chất, hiện
tƣợng, con ngƣời, động vật, thực vật…. thành các lớp. Trong ngôn ngữ thông
thƣờng ―lớp‖ là khái niệm rộng và đa nghĩa. Lớp chính là một tập hợp các sự
vật, hiện tƣợng, khái niệm, …. có chung một, hoặc một số đặc điểm. Cơ sở để
chia lớp những đặc tính giống nhau của sự vật và hiện tƣợng. Dựa vào
phƣơng pháp đó, ngƣời ta có thể phân chia tiếp theo thành các lớp con hoặc

phân lớp khác nhau của một trật tự đẳng cấp.
Lớp phân loại gồm hai lớp: Lớp khởi đầu và lớp phái sinh. Lớp khởi
đầu là sự vật, hiện tƣợng, khái niệm đầu tiên đƣợc lựa chọn để phân loại trên
cơ sở mục đích phân loại. Lớp phái sinh là những lớp đƣợc hình thành sau khi
phân loại trên cơ sở, mục đích phân loại.
Sự phân chia theo lớp từ lớn đến nhỏ, từ khái quát đến cụ thể, đơn
giản đến phức tạp, từ chung đến riêng. Mỗi lớp phái sinh kế tiếp là một lớp
con phụ thuộc vào lớp lớn hơn trực tiếp cở cấp trên nó, có đủ đặc tính chung
của lớp trên. Các phần tử trong lớp con còn phải có chung những đặc tính
15

riêng giống nhau mà lớp con khác cùng thứ bậc không có. Phân loại càng sâu
thì mức độ phức tạp, khác biệt càng tăng. Quan hệ đẳng cấp là quan hệ trên
nguyên tắc phụ thuộc hoặc bao trùm.
Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân
loại nhân tạo. Phân loại tự nhiên là dựa trên dấu hiệu giống và khác nhau
thuộc bản chất của sự vật, hiện tƣợng, khái niệm (tức là nội dung bên trong).
Phân loại nhân tạo dựa trên dấu hiệu hình thức sự vật, hiện tƣợng, khái niệm
và có sự tác động của con ngƣời để phục vụ mục đích sử dụng.
Phân loại tự nhiên và phân loại nhân tạo khác nhau về bản chất, đều
đƣợc áp dụng vào mọi mặt xã hội. Tùy mục đích phân loại mà áp dụng riêng
biệt hoặc đồng thời. Phân loại tự nhiên quyết định phân loại nhân tạo, ngƣợc
lại phân loại nhân tạo là cơ sở quan trọng cho phân loại tự nhiên.
Trong các cơ quan thông tin thƣ viện, việc phân chia tài liệu theo nội
dung tài liệu là phân loại tự nhiên và việc phân chia tài liệu theo hình thức,
khổ cỡ của tài liệu là phân loại nhân tạo.

Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tri thức đã đƣợc in ấn, xuất
bản trên các vật mang tin khác nhau; sắp xếp chúng thành những ngành khoa

học cơ bản theo một trật tự nhất định, logic và khoa học. Nhƣ vậy, nguồn tài
liệu này có thể đƣợc in ấn dƣới dạng truyền thống hoặc hiện đại.
Phân loại tài liệu là một trong những công đoạn của toàn bộ dây
chuyền xử lý thông tin, tài liệu, nhằm xác định nội dung và thể hiện nội dung
đó bằng những ký hiệu đã đƣợc định sẵn trong khung phân loại.



16

1.1.2. Khái niệm khung phân loại tài liệu
Để tiến hành phân loại tài liệu, cán bộ phân loại cần có công cụ phân
loại cần thiết và không thể thiếu đó là khung phân loại tài liệu. Đây chính là
sơ đồ sắp xếp theo một trật tự nhất định các khái niệm khoa học thuộc các
lĩnh vực tri thức và là ngôn ngữ tìm tin tiền kết hợp đƣợc cấu trúc theo thứ
bậc, trong đó các từ, các tập hợp từ diễn đạt các khái niệm khoa học và tự
nhiên đƣợc xây dựng từ trƣớc và đƣợc gắn với ký hiệu để thể hiện nội dung
chính và hình thức của tài liệu. Khung phân loại cung cấp một hệ thống tổ
chức tri thức đƣợc thể hiện dƣới bất kỳ dạng thức nào nhƣ sách, báo, tƣ liệu,
nguồn tin điện tử v.v…
Đối với bộ máy tra cứu truyền thống, khung phân loại là xƣơng sống
cho mục lục phân loại; còn đối với cơ sở dữ liệu, ký hiệu phân loại là một tiêu
chí tìm tin. Trong các thƣ viện hiện đại, khung phân loại là xƣơng sống cho
việc tổ chức hệ thống kho mở.
Để xử lý tài liệu đạt hiệu quả cao, cần phải tiến hành lựa chọn khung
phân loại tài liệu. Khi lựa chọn cần phải lƣu ý tới các yếu tố nhƣ: sự phù hợp
với hệ thống chính trị của đất nƣớc và xu thế thời đại; Sự phù hợp giữa khung
phân loại với vốn tài liệu của cơ quan thông tin, thƣ viện về nội dung; Đặc
biệt khung phân loại cần đảm bảo đƣợc tính khoa học, tính hiện đại, tính mềm
dẻo và tính Đảng.

1.1.3. Ký hiệu phân loại của tài liệu
Kí hiệu phân loại (KHPL), hay còn gọi là chỉ số phân loại (Class
number) là dấu hiệu quy ƣớc/tập hợp các dấu hiệu quy ƣớc dùng để biểu đạt
cho những khái niệm cụ thể và dùng để ghi kết quả của quá trình phân loại.
KHPL là đặc trƣng cho nội dung của tài liệu. Qua KHPL có thể hiệu đƣợc nội
17

dung của tài liệu một cách tổng quát hay chi tiết. Do đó, KHPL là một trong
những ngôn ngữ tìm tin có hiệu quả cao.
Trong hệ thống các ký hiệu của khung phân loại, có ký hiệu đƣợc quy
định và sử dụng là các chữ cái, hoặc các chữ số, hoặc ký hiệu hỗn hợp kết hợp
cả chữ cái lẫn chữ số. Mỗi hình thức quy định ký hiệu phân loại trong các
khung đều có những ƣu nhƣợc điểm riêng. Song trong bất kỳ khung phân loại
tài liệu nào sự thể hiện toàn bộ tri thức của nhân loại đều đƣợc phân nhóm
thành các đề mục lớn phản ánh sự phát triển của các quy luật tự nhiên và xã
hội. Trong mỗi đề mục lớn, các tiểu mục đƣợc sắp xếp chi tiết theo trật tự từ
tổng quát đến cụ thể đảm bảo tính khách quan của khoa học, phản ánh đầy đủ
bức tranh sinh động về sự phát triển của thế giới tự nhiên, xã hội. Vì vậy, nội
dung các lĩnh vực tri thức đƣợc sắp xếp và phản ánh trong các khung phân
loại dựa trên cơ sở phân loại khoa học.
Ký hiệu là hệ thống dấu hiệu dùng để thể hiện các môn loại (lớp)
trong một hệ thống phân loại. Trong Khung phân loại thập phân Dewey, ký
hiệu đƣợc sử dụng đồng nhất bằng số Ả rập. Ký hiệu vừa cho ý nghĩa duy
nhất của môn loại vừa cho biết mối quan hệ của môn loại đó với các môn loại
khác. Ký hiệu này đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn
đề mà tài liệu đề cập. Ký hiệu cung cấp một ngôn ngữ chung để nhận dạng
môn loại và các môn loại liên quan, bất kể môn loại đó có thể đƣợc mô tả
bằng các từ hoặc ngôn ngữ khác nhau.

1.1.4. Khái niệm ứng dụng khung phân loại
Trên thế giới các thƣ viện đều sử dụng kho mở và sắp xếp tài liệu theo
môn loại nên vai trò của phân loại đƣợc đánh giá cao và đúng với ý nghĩa và
mục đích của nó. Bên cạnh đó đòi hỏi khung phân loại phải chi tiết và đƣợc
cập nhật thƣờng xuyên, nhất là các ngành mới phát triển, có nhƣ vậy sự chi
18

tiết của các môn loại mới phản ánh đầy đủ nội dung kho sách và nó cũng là
động lực thúc đẩy sự phát triển của một khung phân loại. Điều này có nghĩa
rằng khung phân loại phải phát triển phù hợp với yêu cầu của công tác phân
loại.
Năm 2006 bản dịch tiếng Việt Khung Phân loại DDC tóm lƣợc xuất
bản lần thứ 14 (DDC 14) đƣợc chính thức công bố. Tháng 6/2007 DDC 14
đƣợc đƣa vào sử dụng trong công tác phân loại ở các thƣ viện Việt Nam.
Công tác phân loại luôn đƣợc các thƣ viện và cơ quan thông tin thƣ
viện trên thế giới hết sức quan tâm. Hằng năm sách đƣợc bổ sung vào thƣ
viện mặc dù đã qua các khâu công tác nhƣ đăng ký, miêu tả… nhƣng nếu
chƣa qua khâu công tác phân loại và ấn định cho nó những ký hiệu nhất định
thì vẫn không thể đƣa ra phục vụ đƣợc. Vì vậy việc phân loại tài liệu trong
thƣ viện chiếm một vai trò quan trọng. Căn cứ vào nội dung của tài liệu xác
định cho nó một ký hiệu chính xác trong Khung phân loại, giúp cho bạn đọc
nhanh chóng tìm thấy những tài liệu cần thiết; Xây dựng mục lục phân loại để
giới thiệu toàn bộ thành phần nội dung kho tài liệu trong Thƣ viện; Giúp cho
công tác đăng ký, thống kê vào báo cáo của thƣ viện có đủ tài liệu chính xác
về số lƣợng từng loại tài liệu có trong thƣ viện, số lƣợng bạn đọc, đọc từng tài
liệu; Giúp cho công tác bổ sung tài liệu cho thƣ viện đầy đủ và đúng hƣớng;
Giúp cho cán bộ thƣ viện nắm đƣợc nội dung kho sách để giới thiệu cho bạn
đọc; Giúp cho cán bộ thƣ viện làm các loại thƣ mục và triển lãm sách, tìm tài
liệu có hệ thống và dễ dàng hơn; Giúp cho việc tổ chức kho sách mở để bạn
đọc lựa chọn sách đƣợc dễ dàng.

Áp dụng thống nhất DDC là vấn đề cần phải đƣợc quan tâm nhiều
nhất. DDC là khung phân loại đƣợc sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới hiện
nay. Khung phân loại này đƣợc IFLA khuyến cáo là khung phân loại chuẩn để
19

xây dựng các thƣ viện hiện đại. Vì thế, nếu cùng áp dụng khung phân loại này
các thƣ viện sẽ có điều kiện giao lƣu trao đổ, chia sẻ thông tin cao.
Những năm cuối cùng của thế kỷ XX, sự nghiệp thƣ viện Việt Nam đã
có những bƣớc phát triển mạnh mẽ. Hệ thống các cơ quan thông tin, thƣ viện
đã có những thay đổi tích cực cả về chất lƣợng. Nhiều cơ quan thông tin – thƣ
viện đã đƣợc tin học hóa và xây dựng theo mô hình hiện đại để hòa nhập tiến
kịp với trình độ tin học hóa hoạt động thông tin, thƣ viện của các nƣớc trong
khu vực thế giới. Các thƣ viện Việt Nam đã và đang từng bƣớc chuẩn hóa
nghiệp vụ để hòa nhập và chia sẻ thông tin, vì vậy những năm gần đây khung
phân loại DDC đƣợc lựa chọn làm công cụ chuẩn trong phân loại tài liệu.

1.2. Các tiêu chí đánh giá khung phân loại tài liệu
Mỗi khung phân loại có những ƣu điểm, nhƣợc điểm riêng. Trong
thực tế không có khung phân loại nào hoàn thiện có thể đại diện và chi phối
toàn bộ công tác phân loại tài liệu trong hoạt động của các cơ quan và trung
tâm thông tin – thƣ viện trên toàn thế giới. Song trong quá trình xem xét,
nghiên cứu để lựa chọn một khung phân loại phù hợp cho công tác phân loại
tài liệu cơ quan thì các nhà quản lý, chuyên môn không thể bỏ qua các tiêu chí
quan trọng căn bản nhƣ sau:
1.2.1. Tính tư tưởng
Mỗi khung phân loại đƣợc biên soạn bởi một tác giả hoặc một tập thể
tác giả. Sự phân chia các ngành khoa học trong mỗi khung phân loại đều thể
hiện mục đích và một hệ tƣ tƣởng của cá nhân hoặc tập thể đó, rộng hơn là
một quốc gia. Vì vậy việc lựa chọn khung phân loại để sử dụng cho công tác
phân loại tài liệu của bất kỳ của cơ quan thông tin, thƣ viện đều cần xem xét

sự phù hợp với hệ thống chính trị của đất nƣớc đó.

20

1.2.2. Tính khoa học
Thể hiện ở cấu trúc chặt chẽ dựa trên nền tảng phân loại khoa học, thể
hiện mối liên quan hữu cơ cũng nhƣ ranh giới các ngành khoa học. Các đề
mục phân bố đều thể hiện đầy đủ các lĩnh vực tri thức bằng những cấu trúc
hợp lý.
Cấu trúc ký hiệu phân loại: Khoa học, đơn giản, phổ cập, thống nhất
về hình thức, tạo ra tính mềm dẻo có khả năng dễ nhớ và dễ sử dụng. Hệ
thống hỗ trợ có những chỉ dẫn kỹ lƣỡng, có hệ thống chỉ chỗ các mối quan hệ
giữa các đề mục, có hƣớng dẫn chi tiết cho ngƣời sử dụng. Bảng tra chủ đề
phản ánh đầy đủ các khái niệm có trong khung phân loại.

1.2.3. Tính hiện đại
Tính chất này thể hiện trong nội dung các lớp khởi đầu và các lớp phái
sinh của khung phân loại bao hàm đƣợc những thành tựu khoa học tiên tiến
nhất của thế giới và có khả năng tiên đoán cho tƣơng lai, giành chỗ để bổ
sung, cập nhật kịp thời những ngành khoa học mới nhất, hiện đại nhất.

1.2.4. Tính mềm dẻo
Tính mềm dẻo thể hiện ở khả năng co giãn và kết hợp ký hiệu phân
loại của khung phân loại. Ký hiệu phân loại có thế đƣợc giản lƣợc cho các thƣ
viện có quy mô nhỏ đồng thời cũng có thể đƣợc mở rộng cho các thƣ viện lớn
mà không phá vỡ cấu trúc của khung phân loại. Bên cạnh đó khung có hệ
thống bảng phụ trợ phong phú, khi cần có thể kết hợp với bảng chính để phản
ánh đầy đủ các khía cạnh khác nhau của tài liệu.

21

1.2.5. Tính dân tộc
Bất kỳ Khung phân loại nào đƣợc lựa chọn để áp dụng cũng cần phải
đặc biệt lƣu ý đến tính dân tộc. Các đề mục thể hiện các lĩnh vực tri thức về
văn hóa, tôn giáo, về các thời kỳ lịch sử, về sự phân chia địa lý có phù hợp
với nƣớc áp dụng khung phân loại đó không.

1.2.6. Tính phổ cập
Tính phổ cập thể hiện trong hệ thống ký hiệu. Ký hiệu phân loại bằng
chữ số Ả rập là lựa chọn phần lớn các khung phân loại vì hầu hết các nƣớc
trên thế giới cho dù sử dụng ngôn ngữ nào cũng dùng chữ số Ả rập làm số
đếm. Ký hiệu phân loại đồng nhất bằng chữ số Ả rập do đó sẽ không gây trở
ngại về mặt ngôn ngữ, tạo điều kiện cho các thƣ viện khác nhau trên thế giới
đều có khả năng sử dụng.
Cùng với MARC 21 và AACR2, sự ra đời của Khung phân loại DDC
bằng tiếng Việt sẽ tạo nên những thay đổi lớn về nghiệp vụ và là chìa khóa để
cho hệ thống thƣ viện Việt Nam hòa nhập với nhau và hội nhập với cộng
đồng thƣ viện thế giới. Với những đặc tính nổi trội về tính khoa học, tính
thông dụng, tính linh hoạt lại đƣợc cập nhật lien tục chắc chắn khung phân
loại sẽ đáp ứng tốt nhất sự mong đợi của hệ thống thƣ viện Việt Nam nói
chung và hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học nói riêng.

1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác phân loại tài liệu
1.3.1. Chính sách phát triển
Trong ngành thƣ viện Việt Nam hiện nay, Bộ Văn hóa, Thể thao và
Du lịch là cơ quan hoạch định và phê duyệt quy hoạch phát triển ngành, tuy
nhiên trên thực tế tính hiệu lực pháp lý (đầu tƣ, cấp vốn ngân sách ) chỉ mới
dừng lại trong hệ thống thƣ viện công cộng. Hệ thống thƣ viện công cộng có

22

Vụ Thƣ viện của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch; Hệ thống thƣ viện trƣờng
học từ tiểu học đến phổ thông có Nhà xuất bản Giáo dục thuộc Bộ Giáo dục
và Đào tạo; Các cơ quan thông tin, thƣ viện thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ
có Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ.
Hệ thống thƣ viện trƣờng đại học chƣa có một cơ quan quản lý, chỉ
đạo và đầu tƣ trực tiếp của Nhà nƣớc, vì vậy, việc chỉ đạo và tổ chức các hoạt
động chuyên môn nghiệp vụ trong hệ thống thƣ viện đại học hiện nay chủ yếu
theo nội dung họp thống nhất trong các liên hiệp thƣ viện, mang tính hiệp hội,
do đó tính hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc chƣa cao. Thực tiễn cho thấy,
trƣờng đại học nào có sự quan tâm, đầu tƣ cho thƣ viện, thì hoạt động thông
tin - thƣ viện của trƣờng đó mạnh và ngƣợc lại.
Phân loại là khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong hoạt động thông
tin – thƣ viện và để đƣa ra quyết định sử dụng khung phân loại nào, lãnh đạo
đơn vị đó phải căn cứ vào tình hình tài liệu nhập; năng lực cán bộ (bao gồm
năng lực ngoại ngữ và kỹ năng sử dụng khung phân loại mới) và mục đích
của việc phân loại hiện nay (hội nhập, tổ chức kho tự chọn và biên soạn thƣ
mục quốc gia).
Vì mục đích hội nhập, từ năm 2001 thông qua nhiều cuộc hội nghị hội
thảo đã kiến nghị sử dụng khung phân loại DDC trong công tác phân loại tài
liệu. Ngoài tính phổ biến và thƣờng xuyên đƣợc cập nhật, Khung phân loại
DDC còn là một trong 2 khung phân loại (DDC và LCC) đƣợc sử dụng thí
điểm cho phân loại tự động, một yêu cầu mang tính thời sự của biên mục hiện
đại.

1.3.2. Nguồn nhân lực
Cán bộ làm công tác phân loại, ngoài kiến thức phân loại nói chung và
phân loại theo DDC nói riêng, cần phải có trình độ đọc hiểu tốt tiếng Anh
23

chuyên ngành và kiến thức chung về tự nhiên và xã hội. Tuy nhiên tiếng Anh
trong khung phân loại là tiếng Anh viết, ngữ pháp không quá phức tạp nên
cán bộ có thể vừa làm vừa học.
Cán bộ phân loại cần có kiến thức chung rộng, thông thạo các thuật
ngữ khoa học; Thành thạo máy tính, kỹ năng khai thác mạng và sử dụng tốt
các tài liệu tra cứu; Thông thạo cấu trúc khung phân loại; Biết phân tích đánh
giá nội dung tài liệu và định ra các ký hiệu phân loại phản ánh chính xác nội
dung tài liệu; Có phƣơng pháp luận phân loại và tƣ duy lô gích về các ngành
khoa học liên quan; Biết kế thừa kinh nghiệm, có lòng yêu nghề, luôn có ý
thức cập nhật kiến thức và cẩn thận chính xác trong công việc.
Vấn đề chuẩn bị nguồn nhân lực là yêu cầu đầu tiên quyết định sự
thành công. Qua kinh nghiệm của các chuyên gia cho thấy ở đâu có đội ngũ
cán bộ chuyên môn vững vàng sẽ tạo đƣợc kết quả tốt.

1.3.3. Công cụ phân loại tài liệu
Công cụ phân loại tài liệu bao gồm khung phân loại và các tài liệu bổ
trợ khác nhƣ sách tra cứu tham khảo, từ điển, bách khoa thƣ
Việc phân loại tài liệu đƣợc tiến hành trên cơ sở thƣ viện đã lựa chọn
và áp dụng theo một khung phân loại nhất định. Khung phân loại là một trong
những công cụ cần thiết của cán bộ làm công tác phân loại. Ngoài đề mục
phân loại có trong bảng chính và các bảng trợ ký hiệu, khung phân loại còn có
bảng tra chủ đề chữ cái thƣờng đƣợc gắn trực tiếp ở cuối khung phân loại.
Bảng tra chủ đề chữ cái là bảng tra ngƣợc bảng chính và bảng trợ ký hiệu. Tác
dụng của bảng tra chủ đề chữ cái giúp cho cán bộ phân loại xem xét và so
sánh các ký hiệu phân loại khác nhau về các khía cạnh khác nhau của một chủ
đề từ có tìm hiểu rõ hơn về cấu trúc khung phân loại và xác định đúng vị trí
ký hiệu môn loại của tài liệu cần phân loại.
24

Để phân loại tài liệu cần tham khảo thêm các tài liệu tra cứu nhƣ các
loại từ điển tổng hợp và chuyên ngành, từ điển giải thích, bách khoa thƣ, sổ
tay, cẩm nang, các tài liệu tổng quan về các ngành khoa học
Ngoài ra một số công cụ khác cũng rất quan trọng cần tham khảo đó là
các mục lục, các hộp phiếu nhƣ hộp phiếu tra cứu chủ đề công vụ, hộp phiếu
tra cứu chủ đề chữ cái của mục lục phân loại. Khi phân loại cần kiểm tra đối
chiếu với hộp phiếu tra chủ đề công vụ để đảm bảo tính thống nhất trong phân
loại.

1.3.4. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin thông tin
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và mở rộng giao lƣu
quốc tế về nhiều mặt của nƣớc ta trong đó có ngành thƣ viện, sự ứng dụng
ngày càng mạnh mẽ của các công nghệ đã kéo theo hàng loạt hệ quả quan
trọng:
- Số lƣợng tài liệu đƣợc phân loại ngày càng nhiều. Cán bộ phân loại
phải xử lý lƣợng thông tin nhiều hơn, từ nguồn tin từ xa, trên mạng
- Sự trao đổi thông tin toàn cầu ngày càng mở rộng với tốc độ tăng
nhanh. Điều đó đòi hỏi sự hình thành trung tâm lƣu trữ và cung ứng thông tin
mạnh có ảnh hƣởng đến giao lƣu khoa học trên toàn thế giới nhƣ mô hình
Thƣ viện Quốc hội Mỹ, OCLC Nếu nhƣ các thƣ viện cùng sử dụng chung
một khung phân loại của các cơ quan này thì hiệu quả tìm và trao đổi thông
tin chắc chắn cao hơn.
- Sao chép biểu ghi: đây cũng là hệ quả của việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác thông tin – thƣ viện nhằm tiết kiệm công sức của các
thƣ viện nhƣ công tác biên mục tại nguồn hiện nay.
- Tổ chức kho mở: Cùng với ứng dụng công nghệ thông tin , các công
nghệ khác nhƣ mã vạch, chỉ từ, các thƣ viện ngày càng có xu hƣớng mở rộng
25

phạm vi kho mở. Vì thế, vai trò của phân loại và khung phân loại ngày càng

tăng.
- Truy cập tìm tin trên các mục lục điện tử: Các chuyên gia nƣớc
ngoài cho rằng việc tìm tin kết hợp giữa ký hiệu phân loại với thuật ngữ tìm
tin giúp xác định phạm vi yêu cầu, xác định một tập hợp tài liệu về cùng chủ
để.
- Phân loại tự động trên máy tính: ngày nay nhiều phần mềm thƣ viện
của nƣớc ta và thế giới có thể tự động cung cấp cùng lúc chỉ số phân loại của
các bảng phân loại chủ yếu trên thế giới. Cán bộ phân loại có thể lấy các chỉ
số phân loại phù hợp với nội dung cơ bản của tài liệu nhằm tiết kiệm thời gian
công sức.
Ứng dụng công nghệ thông tin và các công nghệ khác vào công tác
thƣ viện không những không giảm nhẹ mà còn làm tăng vai trò của công tác
phân loại và khung phân loại.

1.3.5. Khả năng sử dụng thư viện của người dùng tin
Thƣ viện là nơi kết nối con ngƣời với thông tin mà họ cần tìm kiếm.
Kể từ đầu thế kỷ XX ngành thƣ viện đã có năm phƣơng pháp đƣa thông tin
đến ngƣời dùng tin là:
- Sắp xếp tài liệu trên giá theo môn loại
- Ấn định mỗi tài liệu một hay nhiều tiêu đề chủ đề để phản ánh nội dung
và đƣa vào hệ thống mục lục thƣ viện
- Phân tích nội dung, làm chỉ mục và tóm tắt tài liệu thông tin khoa học
(tạp chí, báo cáo khoa học, tài liệu hội nghị, v.v )
- Liệt kê tài liệu trong một thƣ mục theo yêu cầu độc giả
- Cung cấp thông tin về tài liệu trong những cơ sở dữ liệu ngoài thƣ viện
26

Năm phƣơng pháp trên muốn đạt hiệu quả cao phụ thuộc chủ yếu vào
phân loại tài liệu, ngoài ra khi triển khai phân loại tài liệu còn dựa trên đối
tƣợng phục vụ/ngƣời dùng tin. Nếu ngƣời dùng tin có trình độ chuyên môn

sâu thì việc phân loại tài liệu, định ký hiệu phân loại phải chi tiết đến lớp cực
biên của tri thức đƣợc thể hiện trong khung phân loại. Nếu ngƣời dùng tin có
trình độ thấp hơn hay nói cách khác ngƣời dùng tin có nhu cầu thông tin/ tri
thức ở mức độ thƣờng thì phân loại tài liệu chỉ dừng ở ký hiệu đơn giản khái
quát.
Ngoài ra phân loại tài liệu còn ảnh hƣởng tới trình độ của ngƣời dùng
tin. Nếu ngƣời dùng tin có trình độ cao, khả năng tìm tin tốt thì việc tìm tin sẽ
mang lại hiệu quả hơn. Chẳng hạn ngƣời dùng tin có khả năng sử dụng máy
tính điện tử họ có thể tìm tin bằng ký hiệu phân loại nhƣng cũng có thể tìm
kết hợp ký hiệu phân loại với các toán tử AND, OR, NOT và từ khóa để tìm.

1.3.6. Tổ chức quy trình phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là trọng tâm của hoạt động thông tin – thƣ viện, nơi
tiếp nhận, xử lý và tạo ra các sản phẩm, dịch vụ thông tin. Phân loại tài liệu
bao gồm xử lý hình thức tài liệu và xử lý nội dung tài liệu.
Xử lý hình thức là lựa chọn những chi tiết đặc trƣng của tài liệu nhƣ
tên tác giả, tên tài liệu, nhà xuất bản và trình bày theo quy tắc nhất định giúp
ngƣời dùng tin dễ dàng tra cứu và có khái niệm ban đầu để phân biệt với tài
liệu khác. Mục đích của xử lý hình thức tài liệu để kiểm soát thƣ mục cá nhân,
tổ chức, quốc gia, quốc tế ; Tổ chức hệ thống trao đổi, tra cứu thông tin
phục vụ ngƣời dùng tin qua công cụ kiểm soát thƣ mục hoặc sản phẩm thông
tin; Bổ sung, phát triển nguồn tin.
Tiếp đó là xử lý nội dung tài liệu là phân tích nội dung tài liệu và thể
hiện bằng các ngôn ngữ tƣ liệu (ký hiệu phân loại, từ khóa, chủ đề ). Mục