Kế toán bán hàng máy in tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh

LỜI NÓI ĐẦU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, Việt Nam luôn có tốc độ tăng trưởng kinh tế cao
hàng đầu châu Á, trong đó có sự đóng góp to lớn từ các doanh nghiệp thương mại cho
nền kinh tế quốc dân. Để thích nghi với sự biến động liên tục của nền kinh tế thị
trường nhất là trong giai đoạn nước ta đang tiến hành hội nhập toàn diện sau khi gia
nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO), các doanh nghiệp thương mại không ngừng
thay đổi chính sách và chiến lược tăng trưởng phát triển cả về hình thức lẫn quy mô
hoạt động kinh doanh nhằm tự lấy thu bù chi và có lãi. Để thực hiện được yêu cầu đó,
các doanh nghiệp thương mại phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình kinh
doanh từ khi bỏ vốn đến khi thu được vốn về, phải đảm bảo doanh thu cho đơn vị cũng
như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. Cùng với sự phát triển
kinh tế với sự đổi mới sâu sắc của cơ kinh tế, đòi hỏi hệ thống kế toán trong doanh
nghiệp thương mại phải không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng được yêu cầu của
quản lý.
Doanh nghiệp thương mại hoạt động theo một chu kỳ kinh doanh nhất định là:
mua - dự trữ - bán, trong đó khâu bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh
doanh và dự trữ cho kỳ tới, mới có doanh thu để bù đắp chi phí kinh doanh và tích lũy
để tiếp tục cho quá trình kinh doanh do đó việc quản lý quá trình bán hàng có ý nghĩa
rất lớn đối với doanh nghiệp thương mại.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng là phần hành chủ
yếu trong doanh nghiệp thương mại và với chức năng là công cụ chủ yếu để nâng cao
hiệu quả tiêu thụ hàng hóa, do vậy càng phải củng cố và hoàn thiện nhằm phục vụ đắc
lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Trong thời gian thực tập
tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh tại bộ
phận kế toán của công ty, bên cạnh những điểm mạnh mà công tác kế toán bán hàng
đã thực hiện được vẫn còn tồn tại những hạn chế cần được nghiên cứu nhằm tìm ra
những giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng cho sản phẩm chủ đạo là máy in của
công ty.
Từ thực tiễn hoạt động công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại
kết hợp với lý luận kế toán mà em đã học, em lựa chọn đề tài: “Kế toán bán hàng máy

1
in tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh” làm
đề tài khóa luận tốt nghiệp.
Mục tiêu của đề tài
Đề tài nghiên cứu nhằm mục tiêu phân tích hệ thống hóa lý luận về kế toán bán
hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Khảo sát thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương
mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh, qua đó phát hiện những ưu điểm và những hạn
chế trong công tác kế toán bán hàng máy in.
Đưa ra các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng máy in
tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: kế toán bán hàng máy in tại Công ty trách
nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: bộ phận kế toán bán hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn
thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh.
+ Thời gian: Qúy I năm 2012
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập dữ liệu: sử dụng báo cáo tài chính trong quý 1 năm
2012 của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh, sử
dụng các sách báo, tài liệu, giáo trình, luận văn, khóa luận tốt nghiệp về kế toán bán
hàng trong doanh nghiệp thương mại.
- Phương pháp phân tích: sử dụng phương pháp so sánh, tổng hợp và phân tích.
Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của khóa luận chia thành 3
chương:
Chương 1. Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
thương mại
Chương 2. Thực trạng kế toán bán hàng máy in tại Công ty trách nhiệm hữu hạn

thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
Chương 3. Các kết luận và giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng máy in tại Công ty
trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
2
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1 Một số khái niệm trong kế toán bán hàng
1.1.1 Khái niệm
1.1.1.1 Bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một
doanh nghiệp thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao sở hữu về hàng hóa từ tay
người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi
tiền ở người mua.
1.1.1.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
- Doanh thu: là tổng lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán,
phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp
phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ
thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng
hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả khoản phụ thu và phí thu thêm
ngoài giá bán.
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: là số chênh lệch giữa tổng
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với các khoản giảm trừ doanh thu.
- Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
+ Chiết khấu thương mại: là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán
cho khách hàng do khách hàng đã mua hàng hóa dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa
thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng.
+ Giảm giá hàng bán: là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn bán hàng hay
hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất,
không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn, không đúng địa điểm ghi trong

hợp đồng.
+ Hàng bán bị trả lại: là số hàng hóa được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại và
từ chối thanh toán do không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách, hàng kém
phẩm chất, không đúng chủng loại như đã ký trong hợp đồng.
3
1.1.2 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1.2.1 Phương thức bán buôn hàng hóa
Bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các
doanh nghiệp sản xuất…để bán ra hoặc để gia công chế biến rồi bán ra.
Trong bán buôn thì hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào
lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện.
Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán biến động tùy
thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn hàng hóa,
thường bao gồm hai phương thức dưới đây:
a. Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho
Là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng bán phải được xuất ra từ
kho bảo quản của doânh nghiệp. trong phương thức này có hai hình thức:
- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho
- Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng
b. Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng
Là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng hóa bán ra khi mua về từ
nhà cung cấp không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà giao bán ngay hoặc
chuyển bán ngay cho khách hàng. Phương thức này thực hiện theo các hình thức sau:
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng
1.1.2.2 Phương thức bán lẻ hàng hóa
Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các
tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ.
Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm có đặc điểm là hàng hóa đã ra khỏi
lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa

đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc với số lượng nhỏ, giá bán
thường ổn định. Phương thức bán lẻ thường có các hình thức sau:
a. Hình thức bán lẻ tiền tập trung
Là hình thức bán hàng mà trong đó việc thu tiền của người mua và giao hàng
cho người mua tách rời nhau. Theo hình thức này, mỗi quầy hàng có một nhân viên
4
thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách rồi viết hóa đơn, tích kê giao cho khách hàng
để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao.
b. Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp
Theo hình thức này, nhân viên bán hàn trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao
hàng cho khách. Cuối ngày hoặc ca bán hàng thì mậu dịch viên phải kiểm kê hàng hóa
tồn quầy, xác định số lượng hàng hóa bán ra trong ca, trong ngày để lập báo cáo bán
hàng đồng thời lập giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.
c. Hình thức bán hàng tự phục vụ
Khách hàng sẽ tự chọn những hàng hóa mà mình cần sau đó mang đến bộ phận
thu tiền để thanh toán tiền hàng, nhân viên thu tiền sẽ tiến hành thu tiền và lập hóa đơn
bán hàng.
d. Hình thức bán hàng trả góp
theo hình thức này người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần trong một
thời gian nhất định và người mua phải trả cho doanh nghiệp một số tiền lớn hơn giá
bán trả tiền ngay một lần.
1.1.2.3 Phương thức bán hàng đại lý
Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho
cơ sở nhận bán đại lý, ký gởi để các đơn vị này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được
hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng
một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn
thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thương mại, đến khi nào cơ sở đại lý thanh
toán tiền bán hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng mới hoàn thành.
1.1.3 Các phương thức thanh toán
Thanh toán được thực hiện sau khi giao hành cho bên mua và được chấp nhận

thanh toán, bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tùy thuộc
vào sự tín nhiệm, thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho
phù hợp.
Các phương thức thanh toán thường được các doanh nghiệp thương mại áp
dụng như sau:
1.1.3.1 Phương thức thanh toán trực tiếp
Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người
mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hóa bị chuyển giao.
5
Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể bằng
hàng hóa (nếu bán theo phương thức hàng đổi hàng).
1.1.3.2 Phương thức thanh toán chậm trả
Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau
một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng hóa, do đó hình
thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý
chi tiết cho từng đối tượng phải thu của khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán
quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán.
1.2 Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại theo hướng dẫn của chuẩn
mực kế toán Việt Nam
1.2.1 Nội dung chuẩn mực 01 “Chuẩn mực chung”
Chuẩn mực được ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC
ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Các nguyên tắc kế toán cơ bản:
- Cơ sở dồn tích: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài
sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán
vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền
hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài
chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
- Nguyên tắc phù hợp: việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi
ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên

quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của
kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan
đến doanh thu của kỳ đó.
1.2.2 Nội dung chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho”
Chuẩn mực được ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC
ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
* Việc tính giá trị hàng tồn kho trong kế toán bán hàng được áp dụng một trong các
phương pháp sau:
- Phương pháp tính giá theo giá đích danh: phương pháp này được áp dụng đối với
doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Theo phương
6
pháp này hàng hóa xuất bán thuộc lần mua nnào thì lấy đơn giá của lần mua đó để xác
định giá trị hàng xuất kho.
- Phương pháp bình quân gia quyền:theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng
tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và
giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình
được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình
của doanh nghiệp.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước: phương pháp áp dụng trên giả định là hàng hóa
tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn
lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất vào gần thời điểm cuối kỳ. Theo
phương pháp này trị giá của hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở
thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng
nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gầnn cuối kỳ còn tồn kho.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước: phương pháp này áp dụng trên giả định là hàng
tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, tồn kho còn lại cuối kỳ là
tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng
xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng
tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
* Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực 02:

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá
hàng tồn kho phải lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn trị giá
thuần có thể thực hiện của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực
hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự
phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
1.2.3 Nội dung chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”
Thời điểm ghi nhận doanh thu và cách xác định doanh thu trong kế toán bán
hàng theo quy định của chuẩn mực kế toán số 14 như sau:
* Thời điểm ghi nhận doanh thu:
Theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”,
doamh thu bán hàng được ghi nhận nếu giao dịch bán hàng thỏa mãn đồng thời 5 điều
kiện sau:
7
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu
sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người nắm giữ hàng
hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn.
+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
+ Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
* Xác định doanh thu:
Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ
thu được.
Doanh thu phát sinh từ giao dịch được xác định bởi thỏa thuận giữa doanh
nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó được xác định bằng giá trị hợp lý
của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ các khoản chiết khấu thương
mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Đối với các khoản tiền hoặc tương đương tiền không được nhận ngay thì doanh
thu được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của các khoản sẽ thu được

trong tương lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ lãi suất
hiện hành. Giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu có thể nhỏ hơn giá trị danh
nghĩa sẽ thu được trong tương lai.
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự
về bản chất và giá trị thì trao đổi đó không được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu.
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ khác
không tương tự thì việc trao đổi đó được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu. Trường
hợp này doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận
về, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm.
Khi không xác định được giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về thì doanh
thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ đem trao đổi, sau khi
điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm.
Doanh thu được ghi nhận theo giá bán hàng hóa. Giá bán hàng hóa của doanh
nghiệp được xác định trên nguyên tắc phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, chi phí đã bỏ
ra đồng thời đảm bảo cho doanh nghiệp có được khoản lợi nhuận định mức. Trên
nguyên tắc đó, giá bán được xác định như sau:
8
Giá bán hàng hóa = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại
1.3 Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại theo quy định của chế độ
kế toán Việt Nam
1.3.1 Chứng từ sử dụng
Tùy theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế toán nghiệp vụ bán hàng sử
dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế Gía trị gia tăng theo phương
pháp khấu trừ).
- Hóa đơn bán hàng thông thường (đối với doanh nghiệp nộp thuế Giá trị gia
tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng không
chịu thuế Giá trị gia tăng)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa

- Hóa đơn cước phí vận chuyển
- Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng.
- Hợp đồng kinh tế với khách hàng
- Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán
- Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
1.3.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau:
* Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của
doanh nghiệp trong kỳ. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu
được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng
sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng gồm cả các khoản phụ thu và
phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Kết cấu tài khoản:
- Bên nợ:
+ Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của số hàng tiêu thụ
+ Thuế giá trị gia tăng phải nộp của doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo
phương pháp trực tiếp.
9
+ Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
+ Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
+ Giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
+ Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả
- Bên có: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinhh trong kỳ
Tài khoản này cuối kỳ không có số dư
Tài khoản 511 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”
- Tài khoản 5112 “Doanh thu bán thành phẩm”
- Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”

- Tài khoản 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”
- Tài khoản 5117 “Doanh thu kinh doanh bất động sản”
* Tài khoản 512 “Doanh thu nội bộ”
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp.
Doanh thu tiêu thụ nội bộ là số tiền thu được do bán hàng hóa, sản phẩm, cung
cấp dịch vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng
công ty.
Kết cấu của tài khoản 512 tương tự như tài khoản 511
Tài khoản 512 có các tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 5121 “Doanh thu bán hàng hóa”
- Tài khoản 5122 “Doanh thu bán các thành phẩm”
- Tài khoản 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
* Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh
nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua
hàng của doanh nnghiệp với số lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại
đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết về mua, bán hàng.
Kết cấu tài khoản:
- Bên nợ: Chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ
- Bên có: Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ
sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
10
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5211 “Chiết khấu hàng hóa”
- Tài khoản 5212 “Chiết khấu thành phẩm”
- Tài khoản 5213 “Chiết khấu dịch vụ”
* Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”
Tài khoản này sử dụng để phản ánh doanh thu của số hàng hóa đã được xác

định là tiêu thụ nhưng vì lý do về chất lượng, mẫu mã, quy cách mà người mua từ chối
thanh toán và trả lại cho doanh nghiệp.
Kết cấu tài khoản:
- Bên nợ: Phản ánh doanh thu của số hàng hóa đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách
hàng trả lại.
- Bên có: Cuối kỳ kết chuyển doanh thu của sản phẩm hàng hóa đã tiêu thụ bị trả lại
trong kỳ để xác định doanh thu thuần.
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
* Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản người bán giảm trừ cho người
mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc quá thời hạn ghi trên hợp đồng
hoặc hàng hóa bị lạc hậu thị hiếu.
Kết cấu tài khoản:
- Bên nợ: Phản ánh khoản giảm giá hàng bán
- Bên có: Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ (tính
theo doanh thu hàng bán) sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ.
* Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của hàng hóa gửi cho người
mua, giao cho các cơ sở đại lý chưa được chấp nhận thanh toán.
Kết cấu tài khoản:
- Bên nợ: phản ánh trị giá thực tế của hàng hóa gửi bán hoặc gửi bán đại lý bán.
- Bên có: phản ánh trị giá thực tế của số hàng gửi bán cho người mua , cho các cơ sở
đại lý đã xác định tiêu thụ.
Số dư nợ:- Phản ánh trị giá hàng hóa gửi bán chưa được xác định tiêu thụ đến cuối kỳ.
11
- Phản ánh trị giá hàng bị trả lại nhờ bên mua giữ hộ.
* Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm hàng
hóa, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ.

Kết cấu tài khoản:
- Bên nợ:
+ Phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ
+ Số trích lập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay cao hơn năm
trước.
+ Trị giá sản phẩm, hàng hóa bị hao hụt, mất mát sau khi trừ phần cá nhân bồi thường.
- Bên có:
+ Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ xác định kết quả .
+ Hoàn nhập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay thấp hơn năm
trước.
+ Trị giá vốn của số hàng hóa, sản phẩm…đã tiêu thụ trong kỳ bị khách hàng trả lại.
* Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của
khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và tình hình than toán các khoản
phải thu của khách hàng. Ngoài ra tài khoản 131 còn được sử dụng để phản ánh số tiền
doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng.
Kết cấu của tài khoản
- Bên nợ:
+ Số tiền phải thu của khách hàng về việc bán chịu hàng hóa, sản phẩm trong kỳ.
+ Số tiền thừa trả lại khách hàng
- Bên có:
+ Số tiền khách hàng đã trả nợ
+ Số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng
+ Khoản giảm trừ tiền hàng cho khách sau khi đã xác định tiêu thụ (giảm giá hàng bán,
hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại)
- Chiết khấu thanh toán dành cho người mua
Số dư nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số dư có (nếu có): + Số tiền nhận ứng trước của khách hàng
12
+ Số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu

* Ngoài ra kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản sau:
- TK 111 “Tiền mặt”
- TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
- TK 138 “Phải thu khác”
- TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
- TK 641 “Chi phí bán hàng”
- TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước”
1.3.3 Vận dụng tài khoản
Trong phần này chỉ xem xét đến kế toán nghiệp vụ bán hàng ở doanh nghiệp
thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế
giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế
a, Kế toán nghiệp vụ bán buôn hàng hóa
* Kế toán bán buôn qua kho
- Kế toán nghiệp vụ bán buôn theo hình thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng
+ Kế toán ghi nhận doanh thu của hàng bán
Nợ TK 111,112,131: Giá thanh toán của hàng hóa (đã có thuế giá trị gia tăng)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế giá trị gia tăng
Có TK 333 (3331): thuế giá trị gia tăng đầu ra
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 : Trị giá hàng hóa thực tế xuất kho
Có TK 156 : Trị giá hàng hóa thực tế xuất kho
- Kế toán nghiệp vụ bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách hàng
+ Căn cứ và phiếu xuất kho, phản ánh trị giá thực tế của hàng gửi bán:
Nợ TK 157: Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho gửi bán
Có TK 156: Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho gửi bán
+ Khi hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ, thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111,112,131: Giá bán đã có thuế giá trị gia tăng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng thheo giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng
Có TK 333 (3331): thuế giá trị gia tăng đầu ra
* Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng

- Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba:
13
+ Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ thanh toán của khách hàng, kế
toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 113: Giá bán đã có thuế giá trị gia tăng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng
Có TK 333 (3331): thuế giá trị gia tăng đầu ra
+ Đồng thời kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn bán hàng) do
nhà cung cấp lập, phản ánh trị giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: Giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng của số hàng bán
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào (nếu có)
Có TK 111, 112, 331: Giá mua đã có thuế giá trị gia tăng
- Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi bán hàng
+ Khi doanh nghiệp mua hàng sau đó chuyển thẳng đi bán, căn cứ vào hóa đơn giá trị
gia tăng (hoặc hóa đơn bán hàng) và phiếu gửi hàng đi bán, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Trị giá mua chưa có thuế của hàng vận chuyển thẳng
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào
Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán cho nhà cung cấp
+ Khi hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112,131: Giá bán đã có thuế
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng
Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng đầu ra
+ Đồng thời kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán
Nợ TK 632: Giá vốn hàng gửi bán
Có TK 157
* Kế toán các trường hợp phát sinh trong quá trình bán buôn
- Kế toán chiết khấu thanh toán hàng bán
Nợ TK 635: Số chiết khấu khách hàng được hưởng
Nợ TK 111,112: Số tiền thu thực của khách hàng
Có TK 131: Tổng số phải thu

- Kế toán chiết khấu thương mại
Nợ TK 521: Số chiết khấu thương mại cho khách hàng
Nợ TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng đầu ra tính trên khoản chiết khấu thương mại
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền phải giảm trừ
14
- Kế toán giảm giá hàng bán
Nợ TK 532: Khoản giảm giá cho khách hàng theo giá chưa thuế giá trị gia tăng
Nợ TK 333 (33311): Thuế giá trị gia tăng đầu ra tính trên khoản giảm giá
Có TK 111,112,131: Khoản giảm giá theo giá thanh toán
- Kế toán hàng bán bị trả lại
Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại chưa thuế giá trị gia tăng
Nợ TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng của hàng bị trả lại
Có TK 111,112,131: Giá thanh toán của hàng bị trả lại
- Kế toán hàng thừa, thiếu trong quá trình bán
+ Nếu thiếu chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1381): Trị giá hàng hóa thiếu
Có TK 157
+ Nếu thừa chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Trị giá hàng hóa thừa
Có TK 338 (3381)
b, Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa
* Hàng ngày hoặc định kỳ nhận được bảng kê bán lẻ hàng hóa của mậu dịch viên, số
tiền nhận được phù hợp với doanh số bán ra thì kế toán ghi:
Nợ TK 111, 113: Số tiền thu theo tổng giá thanh toán
Có TK 511: Số tiền thu chưa có thuế giá trị gia tăng
Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng đầu ra
* Số tiền mậu dịch viên thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa:
Nợ TK 111, 113: Số tiền mậu dịch viên thực nộp
Nợ TK 138 (1388): Số tiền mậu dịch viên nộp thiếu
Có TK 511: Giá bán chưa thuế

Có TK 333 (33311): Thuế giá trị gia tăng đầu ra của hàng hóa đã bán
* Số tiền mậu dịch viên thực nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa:
Nợ TK 111, 113: Số tiền mậu dịch viên thực nộp
Có TK 511: Giá bán chưa thuế
Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng đầu ra
Có TK 711: Số tiền thừa
* Xác định giá vốn của số hàng hóa đã tiêu thụ, kế toán ghi:
15
Nợ TK 632: Trị giá thực tế của hàng hóa
Có TK 156
c, Kế toán nghiệp vụ bán đại lý
- Khi đơn vị giao hàng hóa cho cơ sở nhận đại lý
Nếu xuất kho để giao đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Trị giá thực tế xuất kho
Có TK 156
Nếu mua giao thẳng cho cơ sở nhận đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Giá mua chưa thuế
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
- Nếu phát sinh các khoản chi phí trong quá trình gửi hàng đại lý:
+ Nếu doanh nghiệp chịu:
Nợ TK 641: Chi phí chưa có thuế giá trị gia tăng
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
+ Nếu doanh nghiệp chi hộ cho cơ sở nhận đại lý
Nợ TK 138 (1388): Số tiền đã chi theo giá thanh toán
Có TK 111, 112, 331
- Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và
các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý danh cho bên
nhận bán hàng đại lý

+ Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thực nhận theo giá thanh toán
Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý
Nợ TK 133
Có TK 511: Giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng
Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng đầu ra (nếu có)
+ Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ (đơn vị nhận hàng đại lý không khấu trừ ngay
tiền hoa hồng), kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 131: Giá bán chưa có thuế của hàng hóa đã bán
Có TK 511: Giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng
16
Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng đầu ra (nếu có)
Khi tính và thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở nhận đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK 641: Khoản hoa hồng phải trả
Nợ TK 133
Có TK 111, 112
- Xác định giá vốn của số hàng gửi bán đại lý đã được xác định tiêu thụ
Nợ TK 632: Trị giá thực tế của hàng hóa gửi bán
Có TK 157
1.3.4 Sổ kế toán
Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tùy thuộc vào hình thức kế toán đơn
vị áp dụng mà sử dụng các sổ kế toán bao gồm:
* Nếu áp dụng hình thức sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng
nhưng chưa thu tiền.
- Sổ nhật ký thu tiền: dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở doanh nghiệp bao gồm
tiền mặt và cả tiền gửi ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở riêng cho từng tài
khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và có thể theo dõi theo từng loại tiền.
- Sổ cái: kế toán mở sổ cái cho các tài khoản 511, 512, 521, 531, 532, 632, 156, 111…

- Sổ chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, từng
nhóm hàng.
- Sổ chi tiết thanh toán người mua: dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh
toán công nợ phải thu ở người mua. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi
từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi người mua thanh toán hết các
khoản nợ.
* Nếu áp dụng hình thức nhật ký chứng từ thì kế toán sử dụng các sổ sau:
- Sổ nhật ký chứng từ số 8: dùng để tập hợp số phát sinh bên có của các tài khoản 511,
531, 532, 521, 632. Sổ này ghi chép vào cuối tháng, căn cứ vào bảng kê số 1, 2, 8, 10,
11 để ghi sổ.
- Các bảng kê: bảng kê số 1 (phản ánh tài khoản 111), bảng kê 2 (phản ánh tài khoản
112), bảng kê 10 (phản ánh tài khoản 157), bảng kê 11 (phản ánh tài khoản 131)
- Sổ cái: kế toán mở sổ cái cho các tài khoản 511, 512, 531, 532, 632, 156, 111…
17
- Sổ chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng, từng
nhóm hàng, sổ chi tiết thanh toán người mua…
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG MÁY IN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI
VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG THỊNH
2.1 Tổng quan về công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu
Hồng Thịnh
2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại
và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
* Tên gọi: Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
* Quy mô công ty: 26 người
* Địa chỉ: Số 98, ngõ 553 Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
- Điện thoại: 04.3623 0632/ 3668 6469 - Fax: 04.3668 6471
- Email:
- Website:
Tháng 4 năm 2008 Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh

chính thức đi vào hoạt động tại Việt Nam.
Không chỉ đơn thuần là nhập khẩu cung cấp nguyên vật liệu thiết bị ngành in
phun mà công ty với đội ngũ chuyên gia nghiên cứu chuyên sâu về giải pháp hỗ trợ
máy in phun đa ứng dụng. Hồng Thịnh đã chính thức ghi tên mình trong làng in Việt
Nam trong thời gian đã qua chứng minh sản phẩm của mình trong các cửa hàng in lớn
nhỏ của cả 3 miền, vượt qua tất cả là niềm tin, sự hài lòng của khách hàng khi lựa chọn
sản phẩm của công ty chính là động lực thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong công ty
làm tốt hơn nữa, để cùng khách hàng phát triển lâu dài, mang phồn thịnh đến với
khách hàng.
Ngoài tính bền vững trong kinh doanh, chế độ hẫu mãi tốt Hồng Thịnh luôn
nghĩ lợi nhuận của khách hàng chính là lợi nhuận của công ty. Vì vậy công ty luôn cố
gắng đem lại sự uy tín, an toàn, nhanh chóng và thuận lợi cho khách hàng. Công ty hi
vọng sẽ được hợp tác và được khách hàng ủng hộ hơn nữa để Hồng Thịnh luôn là
ngừời tiên phong chia sẻ công nghệ mới nhất đến khách hàng tại Việt Nam.
* Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý
18

Sơ đồ 1. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại
và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương
mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản
lý, Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh áp dụng hình thức tổ
chức công tác bộ máy kế toán tập trung, hầu hết mọi công việc kế toán được thực hiện
ở phòng kế toán trung tâm, từ khâu thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng
hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế
toán trưởng. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức bố trí nhân viên có trình độ
cao, nắm vững nghệp vụ chuyên môn.
STT Chức vụ Số lượng Trình độ

1 Kế toán trưởng 1 Đại học
2 Kế toán tổng hợp 1 Đại học
3 Kế toán vốn bằng tiền 1 Cao đẳng
4 Kế toán thanh toán và công nợ 1 Trung cấp
5 Kế toán hàng hóa, công cụ dụng cụ 1 Cao đẳng
6 Kế toán thuế 1 Trung cấp
7 Thủ quỹ 1 Trung cấp
Bảng 1. Cơ cấu lao động bộ phận kế toán của Công ty trách nhiệm hữu hạn
thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
- Kế toán trưởng - Trưởng phòng kế toán: là người tổ chức chỉ đạo toàn diện
công tác kế toán và toàn bộ các mặt công tác của phòng, giúp việc Phó giám đốc quản
lý về mặt tài chính của công ty. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của công ty
bàn quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở
rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Phòng
nghiên
cứu thị
trường
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kế
toán
Phòng
vật tư
&
tiêu thụ
19

- Kế toán tổng hợp: ghi sổ tổng hợp đối chiếu số liệu tổng hợp với chi tiết, xác
định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính.
- Kế toán vốn bằng tiền: lập các chứng từ kế toán vốn bằng tiền như phiếu thu,
chi, ủy nhiệm chi, séc tiền, séc bảo chi, séc chuyển khoản, ghi sổ kế toán chi tiết tiền
mặt, sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng để đối chiếu với sổ tổng hợp…kịp thời phát
hiện các khoản chi không đúng chế độ, sai nguyên tắc, lập báo cáo thu chi tiền mặt.
- Kế toán thanh toán và công nợ: có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi
tiết công nợ, thanh toán, lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán.
- Kế toán hàng hóa và công cụ dụng cụ: Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ theo
dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa hàng ngày, giá hàng hóa
trong quá trình kinh doanh. Ghi chép khi có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến
công cụ dụng cụ và hàng tháng tính và phân bổ công cụ dụng cụ.
- Kế toán thuế: căn cứ vào các chứng từ đầu vào Hóa đơn giá trị gia tăng, theo
dõi và hạch toán các hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết,
tờ khai cáo thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hóa của công ty.
- Thủ quỹ: là người thực hiện các nghiệp vụ thu chi, phát sinh trong ngày, căn
cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày.
Sơ đồ 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
của Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
* Chính sách kế toán của Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh:
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: hình thức sổ kế toán áp dụng của Công ty là
Nhật ký chung.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Kế toán
thanh toán
và công nợ
Kế toán
hàng hóa
và công cụ

dụng cụ
Kế toán
thuế
Thủ quỹ
Kế toán
vốn bằng
tiền
20
- Chế độ kế toán: áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC cho các doanh
nghiệp vừa và nhỏ.
- Đơn vị tiền tệ kế toán: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập
khẩu Hồng Thịnh sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng
- Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 theo năm dương lịch.
- Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho kế toán tập hợp và ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa và sổ chi tiết doanh thu
bán hàng theo từng mặt hàng từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân
đối số phát sinh, cuối tháng lên báo cáo tài chính.
- Hệ thống tài khoản kế toán công ty đang áp dụng: Công ty áp dụng thống nhất
với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành kèm theo quy định
số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá vốn hàng bán: phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ
2.1.3 Đặc điểm và yêu cầu quản lý bán hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn
thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
Yêu cầu về quản lý bán hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và
xuất nhập khẩu Hồng Thịnh mang những đặc điểm cơ bản sau:
- Quản lý về doanh thu bán hàng: đây là tiêu chí quan trọng đối với mục tiêu hoạt động
của Công ty, hàng năm Công ty luôn đặt ra các mức chỉ tiêu doanh thu và phấn đấu

hoàn thành mục tiêu đó. Quản lý doanh thu được thực hiện trên nhiều khía cạnh như
quản lý doanh thu thực tế, quản lý các khoản giảm trừ doanh thu và kết quả là doanh
thu thuần đạt được.
- Quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở
người mua. Kế toán theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng để kịp thời thu hồi
tiền ngay khi đến hạn để tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh.
2.2 Thực trạng của kế toán bán hàng máy in tại Công ty trách nhiệm hữu hạn
thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
2.2.1 Chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu của kế toán bán hàng máy in tại Công
ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
21
2.2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Các chứng từ kế toán cần sử dụng trong kế toán bán hàng tại Công ty trách
nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh hiện nay bao gồm:
- Phiếu xuất kho: được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho
khách hàng. Thông tin trên phiếu xuất kho bao gồm tên hàng bán, số lượng hàng bán,
tổng số tiền thanh toán. Các thông tin trên phiếu xuất kho phải trùng với thông tin trên
hóa đơn Giá trị gia tăng.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn giá trị gia tăng được kế toán lập khi bán hàng và
căn cứ vào Hợp đồng kinh tế và Phiếu xuất kho. Các thông tin được ghi trên Hóa đơn
giá trị gia tăng như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền
hàng, tiền thuế Giá trị gia tăng và dòng tổng tiền hàng thanh toán được ghi bằng cả
chữ và số. Bộ phận kế toán tiến hành in Hóa đơn giá trị gia tăng thành 3 liên, trong đó:
liên 1 (mực màu tím) được lưu tại quyển gốc; liên 2 (mực màu đỏ) giao cho khách
hàng; liên 3 (mực màu xanh) dùng làm chứng từ kế toán lưu giữ tại công ty.
- Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu giao hàng: được lập khi người mua không cần thiết lấy
hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn bán hàng này có chức năng kiêm luôn phiếu giao
hàng cho khách hàng.
- Phiếu thu: Kế toán lập Phiếu thu nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm
căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.

- Phiếu chi: trong quá trình bán hàng của Công ty luôn xuất hiện các chi phí liên quan
đến quá trình bán hàng. Do vậy kế toán lập phiếu chi nhằm xác định số tiền mặt thực
tế chi cho quá trình bán hàng và là căn cứ để xác định chi phí bán hàng.
- Sổ phụ ngân hàng, Giấy báo có - báo nợ từ ngân hàng: khi phát sinh các nghiệp vụ
thanh toán qua ngân hàng hoặc nhận tiền thanh toán từ khách hàng qua ngân hàng thì
Công ty sẽ nhận được giấy báo nợ - báo có từ ngân hàng nhằm xác nhận lại vào tài
khoản của Công ty.
* Trình tự luôn chuyển chứng từ kế toán:
Chứng từ được lập khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng nhằm phản ánh nội
dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra
22
về mặt nội dung , quy cách theo quy định của Công ty. Nếu chứng từ hợp lý thì sẽ
được chuyển đến phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác .
Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung và chứng
từ đó được lưu giữ tại Công ty.
2.2.1.2 Hạch toán ban đầu
- Tại kho: khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ
khi (thẻ kho) theo số lượng hàng được nhập vào, bán ra. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi
chi tiết hàng hóa nhập, xuất, tồn và ghi vào sổ kho. Đến cuối tháng, thủ kho tính số
tồn kho từng loại hàng hóa để đối chiếu với phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: sau khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán
nhập vào bảng kê bán, bảng kê nhập theo mã của từng vật tư hàng hóa để theo dõi
hàng hóa về số lượng, giá trị. Từ bảng này, kế toán lọc ra được sổ chi tiết vật tư hàng
hóa theo từng mặt hàng và chi tiết doanh thu (báo cáo doanh thu) theo từng mặt hàng.
2.2.2 Vận dụng tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán kế toán bán hàng máy
in tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu Hồng Thịnh
2.2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: theo dõi tình hình doanh
thu của hàng hóa bán ra của Công ty,tài khoản 5111 phản ánh doanh thu bán hàng hóa.
- Tài khoản 131 “ Phải thu khách hàng”: theo dõi các khoản phải thu của khách hàng,

tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở trên sổ chi tiết 131, mỗi
tài khoản chi tiết của tài khoản 131 tương ứng với một khách hàng của Công ty.
- Tài khoản 156 “Hàng Hóa”: theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng bán và mỗi một
mặt hàng có mã xác định riêng. Hàng hóa máy in của công ty được phản ánh trên tài
khoản 1561 và mã hàng hóa là “MI”.
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”phản ánh trị giá hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
- Ngoài những tài khoản trên, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như Tài khoản 111
“Tiền mặt”, tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”, Tài khoản 3331 “Thuế giá trị gia
tăng đầu ra phải nộp”…
2.2.2.2 Phương pháp hạch toán
a, Đối với nghiệp vụ bán buôn:
23
- Khi khách hàng yêu cầu đặt hàng, kế toán lập Phiếu xuất kho và Hóa đơn giá
trị gia tăng của hàng bán. Sau đó kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ đó để ghi tăng
cho tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, hoặc cũng có thể là tăng khoản phải thu khách
hàng theo tổng giá thanh toán. Đồng thời ghi tăng doanh thu bán theo giá bán chưa
thuế và ghi tăng thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp vào ngân sách nhà nước.
Nợ TK 111,112,131: giá thanh toán của hàng hóa máy in
Có TK 511(5111): doanh thu bán hàng máy in
Có TK 3331: thuế giá trị gia tăng phải nộp cho nhà nước
Kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán và giảm tài khoản hàng hóa máy in theo trị
giá xuất kho. Trị giá xuất kho của hàng hóa bán được tính theo giá của lô hàng nhập
kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, cụ thể như sau:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 156 (1561): trị giá hàng máy in xuất kho
- Nếu trong quá trình bán có phát sinh các khoản chi phí liên quan mà Công ty
phải chịu thì kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác hạch toán
tăng chi phí bán hàng, tăng thuế Giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ đồng thời ghi
tăng các khoản phải thanh toán như tiền mặt, tài khoản tiền gửi ngân hàng hoặc tăng
khoản phải trả người bán.

Nợ TK 642: chi phí bán hàng máy in
Nợ TK 133 : thuế Giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331: giá thanh toán
* Minh họa bằng nghiệp vụ thực tế:
Ngày 25/02/2012, Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu
Hồng Thịnh xuất bán cho Công ty cổ phần Minh Đức lô hàng hóa gồm 14 máy in (5
chiếc CoucheA2+; 3 chiếc CoucheA3+; 6 chiếc CoucheA4+) với tổng giá bán là
603.284.000 đồng, thuế suất 10%. Biết tổng giá vốn của lô hàng là 521.496.000 đồng.
Kế toán viết Hóa đơn giá trị gia tăng số HL/2012B 0006558. Căn cứ vào Hóa đơn giá
trị gia tăng trên thủ kho lập Phiếu xuất kho số 0006558, giao liên 2 (Hóa đơn đỏ - Phụ
lục 1) cho khách hàng. Dựa vào hai chứng từ là Hóa đơn giá trị gia tăng và Phiếu xuất
kho kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 663.576.400 đồng
Có TK 5111: 603.248.000 đồng
24
Có TK 3331: 60.324.800 đồng
Ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 521.496.000 đồng
Có TK 1561: 521.496.000 đồng
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt vào ngày 06/03/2012, kế toán lập phiếu
thu số 0027 ghi tăng tiền mặt tại quỹ và giảm khoản nợ phải thu:
Nợ TK 111: 663.576.400 đồng
Có TK 131: 663.576.400 đồng
b, Đối với nghiệp vụ bán lẻ:
Đối tượng khách hàng lẻ của Công ty rất đa dạng từ các cá nhân, gia đình, các
cơ quan, tổ chức có nhu cầu sử dụng sản phẩm có thể đặt hàng trực tiếp tại cửa hàng
của Công ty. Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa cũng tương tự như đối với
hạch toán nghiệp vụ bán buôn.
* Minh họa bằng nghiệp vụ thực tế:
Ngày 11/03/2012 xuất một lô hàng gồm 3 sản phẩm máy in văn phòng

CoucheA4+ cho khách hàng là chị Hương - Đống Đa - Hà Nội. Giá bán 1 chiếc là
5.346.000 đồng, thuế giá trị gia tăng 10%. Tổng số tiền mà khách hàng phải thanh toán
cho Công ty theo Hóa đơn là 16.038.000 đồng. Biết giá vốn hàng bán của 3 chiếc máy
in là 14.970.000 đồng. Kế toán lập Hóa đơn giá trị gia tăng AP/2012 0006621, thủ kho
lập phiếu xuất kho 0006621, giao liên 2 (Hóa đơn đỏ - Phụ lục 2) cho khách. Căn cứ
vào 2 loại chứng từ trên, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 17.641.000 đồng
Có TK 5111: 16.038.000 đồng
Có TK 3331: 1.603.800 đồng
Ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 14.970.000 đồng
Có TK 1561: 14.970.000 đồng
Ngày 14/03/2012, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 1121: 17.641.000 đồng
Có TK 131: 17.641.000 đồng
2.2.3 Sổ kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xuất nhập khẩu
Hồng Thịnh
25