Thư viện Đại học Ngoại thương với việc ứng dụng công nghệ thông tin

THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
VỚI VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Kiều Hương
22

1. Ứng dụng CTT tại Thư viện ĐHT
Với mục tiêu "Hiện đại hóa hoạt động Thông tin – Thư viện " nhằm nâng
cao chất lượng, hiệu quả công tác thông tin, tư liệu phục vụ đào tạo và nghiên
cứu khoa học của ĐH Ngoại thương, từ năm 2002 đến nay bằng các tiểu dự án
mức A, B, C thuộc Quỹ nâng cao chất lượng (QIG) - Dự án GDĐH I, Dự án
“Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin – Thư viện” và hiện tại Thư viện
đang triển khai chương trình FTUTRIP – Dự án GDĐH II (Quỹ đổi mới đào tạo
và nghiên cứu), Thư viện ĐH Ngoại thương đã được cải thiện đáng kể cả về cơ
sở vật chất, trang thiết bị lẫn nguồn lực thông tin. Hoạt động thư viện đã được
hiện đại hóa theo mô hình thư viện điện tử và hướng tới thư viện số. Việc ứng
dụng công nghệ thông tin đã giúp cho đội ngũ cán bộ thư viện nâng cao năng
lực quản lý, chất lượng phục vụ cũng như các kỹ năng về chuyên môn nghiệp
vụ. Bên cạnh đó, sách báo, tài liệu cũng được mở rộng một cách đáng kể và
ngày càng đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của bạn đọc, góp phần hỗ trợ cho
việc đổi mới và nâng cao chất lượng học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học
của cán bộ, giáo viên và sinh viên trong Nhà trường.
Có thể nói, bước vào năm học 2010 – 2011 này, Thư viện Trường ĐH Ngoại
Thương đã thật sự nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt
động của mình, điều đó được thể hiện ở những mặt nổi trội sau:
1.1. Đầu tư hạ tầng CTT cho Thư viện:
Từ năm 2002 đến nay, Thư viện đã được đầu tư tương đối đầy đủ các trang
thiết bị hiện đại để ứng dụng CNTT trong các hoạt động tác nghiệp của Thư viện
và phục vụ tra cứu thông tin của bạn đọc, các thiết bị bao gồm:
+ 2 máy chủ
+ 52 máy tính và các thiết bị ngoại vi

22
ThS. Giám đốc Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐH Ngoại thương HN
+ 1 máy in Barcode Blaster
+ 4 máy đọc mã vạch
+ 1 máy in mạng HP laser JET 4200
+ 1 máy in màu HP Deskjet 1180C
+ 1 máy Scaner màu HP scanjet 7450C
+ 1 máy photo Gestetner DSM 616
1.2. Hệ thống mạng thông tin và phần mềm quản lý Thư viện:
Để ứng dụng CNTT trong việc quản lý và tổ chức hoạt động thư viện, từ năm
2002 Thư viện đã được lắp đặt hệ thống mạng LAN kết nối giữa Trung tâm Thông
tin – Thư viện và các phòng ban khác trong trường, đồng thời được nối mạng
Internet để có thể tra cứu và tìm tin online; được đầu tư phần mềm quản lý Thư
viện điện tử của Công ty Máy tính truyền thông CMC: Ilib Version 3.6 – Phần
mềm này cho phép Thư viện thực hiện triệt để các chức năng quản lý của mình, cụ
thể: theo dõi việc bổ sung tài liệu; cập nhật và lưu dữ thông tin; tổ chức biên mục
tự động; cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ hay từ xa của bạn đọc; quản lý việc
mượn/ trả tài liu ca bn c; qun lý kho; to ra các sn phNm thông tin ( mc
lc, thư mc Gii thiu sách, các loi báo cáo…); c bit là cho phép trao i
thông tin vi các h thng khác…
1.3. Phát triển nguồn lực thông tin điện tử:
N gun lc thông tin in t là mt b phn quan trng không th thiu ca
Thư vin hin i, nó bao gm các CSDL thư mc sách, CSDL in t, sách báo
in t, phim nh ưc s hóa… N gun lc thông tin in t ca Thư vin Trưng
H N goi Thương hin có:
+ CSDL thư mục sách (CSDL tự tạo lập): ây là loi CSDL rt quan trng
phn ánh ngun lc thông tin truyn thng (sách, báo và tài liu) ca Thư vin, làm
cơ s  thc hin t ng hóa các hot ng Thư vin: xây dng h thng mc
lc in t; biên son thư mc gii thiu sách; phc v tra cu thông tin; trao i

thông tin thư mc…
- N ăm 2003, thc hin  án “ Xây dựng CSDL Thư viện “, Thư vin ã t
chc hi c toàn b kho sách, báo trong TV; Tt c tài liu u ưc qun lý bng
mã vch; ưc x lý thông tin và nhp d liu vào máy tính. Hin nay Thư vin ã
to lp ưc 5 CSDL tài liệu (tng cng trên 20.000 biu ghi tương ương trên
50.000 tài liu hin có trong Thư vin), bao gm:
+ CSDL sách ting Vit
+ CSDL sách ngoi văn ( Anh, Pháp, N ht, Trung, N ga )
+ CSDL t in
+ CSDL lun án,  tài N CKH
+ CSDL báo và tp chí lưu (Thư vin có 250 loi báo, tp chí)
+ CSDL điện tử ( CSDL khai thác trên mạng, CD và DVD ):
N ăm 2004, Thư vin ưc u tư 4 hng mc CSDL khai thác trên mng ca
2 công ty: Igroup (Asia Pacific) Limited (Hng Kông) và EBSCO Publishing (Úc)
bao gm:
(i) lexis – nexis academic online
(ii) proquest abi/inform global
(iii) emerald management fulltext
(iv) business source premier
- Đĩa CD và DVD backup d liu: 363 ĩa
N ăm 2005, Thư vin tip tc ưc u tư: 02 CSDL online:
(i) Proquest ABI/Inform complete
(ii) Emerald Management Fulltext
- Đĩa CD và DVD backup d liu: 315 đĩa
Hin ti, tham gia chương trình FTUTRIP - D án GDH 2 thư vin ưc
u tư CSDL Business & Company Resource Center (BCRC) - mt cơ s d
liu gm trên 5.000 tên báo và tp chí tp hp các thông tin v kinh doanh trên
toàn cu (Thi gian thuê bao 03 năm).
1.4. Hoạt động phục vụ thông tin - tư liệu
T năm 2002 n nay, vi vic ng CN TT, hot ng phc v thông tin - tư

liu ã ưc i mi rõ rt. Hot ng x lý thông tin tài liu ưc áp dng theo
úng chuNn nghip v quc t như áp dng bng Phân loi Dewey  phân loi tài
liu, biên mc tài liu theo chuNn MARC21, dch v tra cu trc tuyn (OPAC).
Thư vin ã xây dng ưc mt h thng tra cu hin i (gm 20.000 biu ghi
thư mc).Vic qun lý bn c và qun lý lưu thông tài liu ưc thc hin bng
phn mm qun lý Thư vin in t và h thng mã vch.
Thư vin ã t chc các hình thc cung cp thông tin sau:
- Phòng c Tng hp: Phc v tài liu chuyên kho, tham kho, lun án,
lun văn,  tài nghiên cu khoa hc,…
- Phòng c Tài liu ni sinh: lun án, lun văn,  tài N CKH,…
- Phòng c Báo - tp chí
- Phòng Mưn: phc v cho mưn giáo trình, các tài liu tham kho, chuyên
kho, t in
- Phòng c a chc năng: Phc v khai thác thông tin trên mng, khai thác
các CSDL online, CSDL CD-ROM.
N goài vic phc v tra cu thông tin trên mng, Thư vin còn in thư mc gii
thiu sách mi, cung cp thông tin theo yêu cu ca hc viên, ging viên và các
nhà nghiên cu.
1.5. Xây dựng đội ngũ cán bộ:
 áp ng vi yêu cu i mi ca thư vin, nhng năm gn ây N hà trưng
ã rt chú trng xây dng i ngũ cán b thư vin, c th:
- Tuyn dng cán b úng chuyên ngành Thư vin – Thông tin (hin ti Thư
vin có 14 cán b)
- To iu kin cho CBTV tham gia các khóa hc, các lp bi dưng v
nghip v, tin hc, qun lý Thư vin in t…do N hà trưng, TVQG, Liên hip
Thư vin các Trưng i hc t chc.
Trong d án QIG C, Thư vin ưc c mt cán b tham gia lp hc Công
ngh thông tin, chương trình CCN A do Cisco – IP Mac t chc.
Vì vy hu ht cán b thư vin u s dng thành tho máy tính và các thit
b hin i, nm vng phn mm qun lý Thư vin, có kh năng hưng dn bn

c tra cu và khai thác thông tin.
2. Hướng phát triển:
Hin ti, Thư vin ang trin khai d án “Thư vin s” trong chương trình
FTUTRIP – D án GDH II “Qu i mi ào to và nghiên cu” (thi gian kt
thúc d án 2011), bao gm các hot ng:
2.1. âng cấp hạ tầng CTT cho Thư viện
- u tư ưng truyn tc  cao: leasedline do Cty N et N am cung cp (tc
 trong nưc là 10Mbps, tc  quc t là 1Mbps).
- u tư h thng h thng máy ch cho Thư vin S (02 máy Lib Database
server, 02 máy Lib Application Server và các thi b khác) nhm mc ích:
+ N âng cp và hoàn thin h thng mng thông tin áp ng nhu cu s dng
ca thư vin in t:  vn hành các phn mm gii pháp qun tr thư vin tích
hp, thư vin s; lưu tr tài liu s; qun lý d liu online/offline; qun tr phòng
c Multimeia;
+ Xây dng h tng cơ s CN TT  năng lc, t chc h thng dch v cung
cp thông tin n nh giúp cán b ging dy, nghiên cu khoa hc có th thưng
xuyên truy cp mng thông tin HN T, mi sinh viên ưc s dng mng thông tin
ti trưng vi chi phí thp; nâng cao cht lưng dch v trên mng: truy cp
internet, email, truyn s liu, tìm kim thông tin;
+ Thit lp mng o sn sàng h tr cho ào to trc tuyn; kt ni vi Thư
vin HN T cơ s 2 ti TP. HCM và các trưng i hc khác  chia s, trao i
ngun lc thông tin phc v cho công tác ào to và N CKH ca N hà trưng.
 áp ng các yêu cu trên, h thng máy ch thư vin s ưc trang b phi
bao gm các máy ch i mi, cu hình mnh, dung lưng ln, m bo h tng
k thut ti thư vin có th lưu tr ti trên 100.000 tài liu, qun lý và cung cp ni
dung trc tuyn cho ít nht 1000 ngưi dùng truy cp ng thi.
2.2. Đầu tư thiết bị xây dựng Phòng đọc Multimedia và Phòng đọc mở
Phòng đọc multimedia
Vic xây dng phòng c multimedia ti Thư vin trưng i hc N goi
thương là rt cn thit vì mt s lý do như sau:

- Vi s phát trin mnh m ca công ngh thông tin, ngun lc thông tin
trong thư vin không ơn thun ch là các tài liu in n mà còn bao gm các tài liu
dng s hóa ( các CSDL in t, CD-Rom, băng t, ĩa hình, tài liu s hóa…).
Vic xây dng phòng c Multimedia giúp ngưi c tra cu và khai thác các tài
liu dng s hóa, to iu kin cho ngưi hc tip cn vi ngun tư liu tri thc
bng nhiu hình thc khác nhau, t ó nâng cao hiu qu tìm kim và khai thác
thông tin.
- Phòng c multimedia là công c c lc h tr phương thc ào to trc
tuyn (e-learning) thông qua cung cp các tư liu hc tp, bài ging, giáo trình in
t cho ngưi hc; trao i, chia s ngun lc thông tin, tài liu vi thư vin HN T
cơ s 2 ti TP. HCM, trung tâm thông tin - thư vin các trưng i hc trong nưc,
khu vc và trên th gii  m rng thêm ngun thông tin phc v s phát trin
ca nhà trưng.
Yêu cu chung i vi phòng c multimedia là mt phòng c vi quy mô
50 ch ngi, có trang thit b hin i (máy trm tra cu, máy nghip v, máy
chiu, màn chiu, Microphone & Headphone, máy laptop…), có ngun tư liu a
dng, phong phú (CSDL online, tài liu s hóa, CD-Rom…), có Angten thu v tinh
 có th khai thác thông tin trên 14 kênh… phc v cho các ngành ào to ch
cht ca N hà trưng, c bit là h tr c lc cho 5 chuyên ngành ào to ngoi
ng ca nhà trưng như Ting Anh Thương mi, Ting N ht Thương mi, Ting
Trung Thương mi và Ting Pháp Thương mi, Ting N ga Thương mi.
Phòng đọc mở
Hin nay, hu ht các Thư vin tiên tiên trên th gii u t chc phc v
ngưi c theo hình thc Thư vin M (open Library) - bn c trc tip vào kho
 chn la tài liu theo nhu cu tham kho và nghiên cu ca mình. Kho sách
ưc sp xp theo s phân chia các ngành khoa hc và vic qun lý kho tài liu
này ưc h tr bi h thng thit b an ninh.
Vi hình thc phc v Phòng c M, cán b, giáo viên và sinh viên trưng
i hc N goi thương có iu kin ưc trc tip tip cn kho tài nguyên ca Thư
vin, t ó có th m rng phm vi tìm kim thông tin và ny sinh các nhu cu

mi, áp ng tt nht cho vic hc tp và nghiên cu ca mình.
Yêu cu i vi phòng c m là mt phòng c vi quy mô 100 ch ngi,
qun lý và phc v trên 15.000 tài liu ưc sp xp theo s phân chia ca các
ngành khoa hc. Vic qun lý bn c và giám sát tài sn ti phòng c m ưc
thc hin thông qua hệ thống thiết bị an ninh thư vin: cng t 2 cánh (2 b) h tr
c công ngh RFID và công ngh barcode, h thng Camera quan sát, Tivi phng
29-inch, RFID system, mã vch
2.3. Tổ chức số hóa tài liệu
Mục đích của việc tổ chức số hóa tài liệu
- a dng hóa các loi hình tài liu, b sung mt ngun tài liu mi, dưi
hình thc các tư liu trc tuyn, ĩa CD. ây cũng là mt gii pháp nhm gim ti
các kho cha tài liu - mt vn  khó khăn hin nay ca thư vin HN T.
- B sung mt kênh phân phi tư liu hc tp, kin thc theo mô hình mi
(mô hình t phc v). To iu kin  ngưi c có th truy cp khai thác các
ngun tư liu hc vn ti ging ưng hoc bt c âu có ưng Internet, trc tip
phc v cho công tác ging dy và kích thích giáo viên, sinh viên i mi phương
pháp dy và hc.
- Lp mt h tng mng thông tin  mnh, sn sàng kt ni và chia s tư liu
hc tp, nghiên cu vi Thư vin Trưng i hc N goi thương ti TP. HCM, vi
Liên hip Thư vin các trưng i hc nhm hi t các ngun thông tin tri thc h
tr cho hot ng nghiên cu khoa hc và ào to ca N hà trưng, ng thi to ra
nhng iu kin mi trong vic trc tip ưa ng dng CN TT phc v công tác
ging dy trên lp và ào to t xa (e-learning).
Yêu cầu chung của việc tổ chức số hóa tài liệu
- H qun tr CSDL cn ưc xây dng trên cơ s công ngh qun lý kin
thc, tuân th các chuNn k thut v thư vin và e-Learning;
- H thng có kh năng m rng và kt ni vi các thư vin in t và h
thng máy ch ào to t xa ca HN T cơ s 2 và các trưng i hc khác trên
toàn quc;
- 5000 u sách ưc s hóa (trong ó có 50 giáo trình phc v cho các ngành

ào to ch cht ca nhà trưng), các tài liu này ưc lưu trong CSDL các giáo
trình và tài liu in t, ưc cài t trên máy ch ca Trung tâm thông tin - Thư
vin, c bit là các phòng khai thác mng, Phòng c Multimedi m bo cung
cp ni dung trc tuyn cho ít nht 1000 ngưi dùng truy cp ng thi, hoc có
th kt xut ra ĩa CD-ROM  s dng cho các máy tính cá nhân.
ội dung hoạt động
- Mua sm máy móc, trang thit b, phn mm gii pháp qun tr CSDL s 
t chc s hóa tài liu, xây dng CSDL các giáo trình in t, bài ging in t, tài
liu in t.
- Mua bn quyn 50 giáo trình các môn hc chuyên ngành ào to ca N hà
trưng: Kinh t và kinh doanh quc t, qun tr kinh doanh, CN TT, thương mi
in t, tài chính ngân hàng, lut thương mi quc t…  xây dng các giáo trình
in t.
2.4. Đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ thư viện
Hin nay, do tính cht a dng và phong phú ca thông tin; do nhng òi hi
cao v phm vi bao quát ca ngun tin; do tính cht phc tp ca nhu cu thông tin
và s lưng ngưi dùng tin ngày càng ln, òi hi i ngũ cán b thư vin chuyên
nghip phi có trình  cao v qun lý, v k năng tng hp, x lý, bao gói và
cung cp thông tin, c bit là phi thành tho ngoi ng. Vì vy, trong D án
“Thư vin s” tham gia chương trình FTUTRIP, vn  ào to và bi dưng cho
i ngũ cán b thư vin là mt trong nhng nhim v trng tâm nhm nâng cao
năng lc qun lý, trình  chuyên môn, k năng CN TT, ngoi ng  có th áp
ng tt nht yêu cu phc v công tác nghiên cu, ging dy và hc tp ca thy
và trò HN T.
ội dung đào tạo
- ào to cơ bn cho cho 03 CBTV  ly bng Thc sĩ chuyên ngành Thông
tin Thư vin
- ào to nâng cao k năng CN TT cho 02 CBTV, c bit nhng vn  xây
dng và phát trin ngun lc thông tin, x lý và bao gói thông tin, cung cp,
chuyn giao thông tin, phân tích h thng thông tin, qui trình s hóa tài liu.

- ào to cho toàn b CBTV v s dng phn mm qun lý Thư vin S…
- ào to cho 01 CBTV có trình  C nhân ngoi ng (ngoi ng chuyên
ngành)
- C 01 CBTV i kho sát hc tp kinh nghim qun lý và t chc các mô
hình Thư vin tiên tin  nưc ngoài (M).
Sau khi hoàn thành d án, Thư vin i hc N goi thương s ưc i mi
toàn din t phương thc t chc qun lý và cung cp các dch v thông tin; nâng
cao kh năng truy cp thông tin phc v cho hc tp, ging dy và nghiên cu ca
cán b, ging viên và sinh viên, ng thi to ra nhng iu kin mi trc tip ưa
ng dng CN TT phc v cho vic i mi và nâng cao cht lưng ào to, c bit
là ào to theo hc ch tín và ào to trc tuyn (e-learning) thông qua vic xây
dng và phát trin ngun tài nguyên s.