Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài nghiên cứu khoa học tại Sở Khoa học và Công nghệ Dak Lak

TRầN CáT LÂM






PHÂN TíCH Và THiết Kế hệ thống
Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
TạI Sở KHOA HọC Và CÔNG NGHệ DAK LAK




Luận văn thạc sỹ

Hà Nội Năm 2004

Tr-ờng đại học quốc gia Hà Nội
KHOA CÔNG NGHệ















TRầN CáT LÂM

PHÂN TíCH Và THiết Kế hệ thống
Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
TạI Sở KHOA HọC Và CÔNG NGHệ DAK LAK



Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
Mã số: 1.01.10




Luận văn thạc sỹ


Giáo viên h-ớng dẫn khoa học
PGS. TS Nguyễn Văn Vỵ






Hà Nội Năm 2004

Tr-ờng đại học quốc gia Hà Nội
KHOA CÔNG NGHệ

Mở đầu

Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN

MỞ ĐẦU
Trong những năm qua, Dak Lak đã có nhiều công trình, đề tài nghiên
cứu khoa học được triển khai thực hiện và đem lại hiệu quả rất thiết thực, kết
quả nghiên cứu được áp dụng vào sản xuất và đời sống cho đồng bào các dân
tộc ở địa phương. Tuy nhiên, việc quản lý, khai thác đề tài nghiên cứu khoa
học còn nhiều hạn chế, chưa theo kịp với sự phát triển. Các thông tin về đề tài
còn lưu trữ theo phương pháp truyền thống, làm cho quá trình khai thác, tìm
kiếm và tổng hợp thông tin chậm, nhất là các kết quả nghiên cứu cần ứng
dụng trực tiếp vào sản xuất và đời sống, dẫn đến hiệu quả chưa cao.
Trước thực trạng đó, để có thể quản lý, khai thác đề tài NCKH một cách
có hiệu quả, cần có một quy trình cụ thể được thống nhất và đặc tả dễ hiểu đối
với người quản lý và người sử dụng, từ khâu lập kế hoạch, xây dựng đề
cương, quản lý quy trình thực hiện cho đến khi nghiệm thu kết quả và đưa vào
ứng dụng. Quy trình này chỉ có thể áp dụng và vận hành hiệu quả nếu có sự
sự hỗ trợ của công cụ máy tính. Chính vì thế việc " Phân tích và thiết kế hệ
thống quản lý đề tài nghiên cứu khoa học tại Sở Khoa học & Công nghệ Dak
Lak” là cần thiết và được chọn làm đề tài luận văn của tôi.
Mục tiêu của đề tài là:
– Tối ưu hóa quy trình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học;
– Thực hiện việc quản lý đề tài nghiên cứu khoa học bằng công cụ tin
học nhằm nâng cao hiệu quả của việc quản lý;
– Đặt cơ sở cho việc tin học hoá công tác quản lý hoạt động khoa học
và công nghệ trên địa bàn tỉnh.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài là phương pháp phân tích thiết kế

một hệ thống thông tin theo hướng cấu trúc. Trong đó sử dụng các mô hình
tiêu biểu là mô hình luồng dữ liệu để phân tích thiết kế các xử lý, mô hình
thực thể mối quan hệ và mô hình quan hệ để phân tích và thiết kế dữ liệu.

Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
2
Do thời gian hạn hẹp, luận văn này chủ yếu đi sâu phân tích và thiết kế
hệ thống quản lý đề tài nghiên cứu khoa học (NCKH) và xây dựng thử
nghiệm một số modul của hệ thống chương trình.
Ngoài phần mở đầu và phụ lục, luận văn được cấu trúc thành các phần
sau đây:
Chương I: Giới thiệu tổng quan
Chương này giới thiệu khái quát về Sở Khoa học & Công nghệ Dak Lak,
thực trạng công tác quản lý hoạt động NCKH; những vấn đề đặt ra và giải
pháp chung để giải quyết những vấn đề đó.
Chương II: Phân tích hệ thống
Chương này đi sâu vào việc mô tả và phân tích bài toán quản lý đề tài
nghiên cứu khoa học tại Sở, qua đó thiết lập các yêu cầu của hệ thống để làm
cơ sở cho việc thiết kế hệ thống.
Chương III Thiết kế hệ thống quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
Chương này đi vào thiết kế lôgic và thiết kế vật lý hệ thống, bao gồm
thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế kiến trúc, thiết kế giao diện và các thủ tục xử lý
của hệ thống chương trình.
Chương IV Công cụ ASP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Chương này giới thiệu một số công cụ được lựa chọn để triển khai hệ
thống quản lý đề tài nghiên cứu khoa học.
Chương V Giới thiệu hệ thống chương trình và hướng dẫn sử dụng
Cuối cùng là tài liệu tham khảo và các phụ lục.

Chƣơng I Giới thiệu tổng quan

Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
1
Chƣơng I
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về Sở Khoa học & Công nghệ Dak Lak
1.1.1 Sơ lƣợc về Sở Khoa học & Công nghệ
Sở Khoa học & Công nghệ Dak Lak đƣợc thành lập từ năm 1978 với quá
trình phát triển có thể khái quát qua các thời kỳ sau:
– 1979-1980 Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak;
– 1980-1985 Ủy Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak;
– 1985 -1991 Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak;
– 1991 -2003 Sở khoa học công nghệ và môi trƣờng;
– Từ 5/2003 đến nay Sở khoa học và công nghệ.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
1.1.2.1. Chức năng
Sở khoa học và Công nghệ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân tỉnh, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về
hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ
trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội; Tiêu chuẩn đo lƣờng chất lƣợng sản
phẩm; an toàn bức xạ và hạt nhân; sở hữu trí tuệ (không bao gồm quyền tác giả
về văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hoá) trên địa bàn tỉnh theo quy định
của pháp luật.
Sở khoa học và công nghệ (KH&CN) chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hƣớng dẫn
và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ khoa học và công nghệ.[8]
1.1.2.2. Nhiệm vụ
Gồm 16 nhiệm vụ: [8] ( Xem phụ lục 1)
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
2

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý
Mô hình tổ chức quản lý của Sở Khoa học và Công nghệ Dak Lak đƣợc
mô tả nhƣ ở hình 1.1

Sơ đồ TỔ CHỨC BỘ MÁY SỞ KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ DAK LAK

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Sở Khoa học & Công nghệ
1.2 Quản lý hoạt động Nghiên cứu khoa học
1.2.1 Một số khái niệm cơ bản
Hoạt động khoa học và công nghệ bao gồm nhiệm vụ nghiên cứu khoa
học, nghiên cứu và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, hoạt
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp
Quan hệ gián tiếp

Lãnh đạo Sở
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
VĂN PHÕNG SỞ
Các đơn vị trực thuộc



TRUNG TÂM THÔNG
TIN TƢ LIỆU KHOA
HỌC - CÔNG NGHỆ
TRUNG TÂN ỨNG
DỤNG KHOA HỌC
& CÔNG NGHỆ
Các phòng chức năng
PHÒNG QL
CN & SHTT
PHÒNG QL KHOA
HỌC
CHI CỤC

TC- ĐL -CL
THANH TRA SỞ
Chƣơng I Giới thiệu tổng quan
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
3
động phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất và các hoạt
động khác nhằm phát triển khoa học và công nghệ.
Nghiên cứu khoa học là hoạt động phát hiện, tìm hiểu các hiện tƣợng, sự
vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tƣ duy; sáng tạo các giải pháp nhằm ứng
dụng vào thực tiễn. Nghiên cứu khoa học bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên
cứu ứng dụng. [4]
1.2.2 Hệ thống quản lý hoạt động khoa học và công nghệ
 Hệ thống các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về KH&CN bao gồm
– Tuyến các cơ quan theo lãnh thổ, có cơ quan của Chính phủ, cơ quan
của UBND các cấp từ tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ƣơng
đến quận, huyện đó là: Bộ Khoa học và Công nghệ; các Sở KH&CN,
các phòng chuyên ngành của quận, huyện.
– Tuyến theo ngành, bao gồm các cơ quan quản lý khoa học của các
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm quản lý Nhà nƣớc về
KH&CN theo sự phân công của Chính phủ. Cùng với Sở, Phòng
chuyên quản của các ngành kinh tế - xã hội, các bộ phận quản lý
khoa học của các nơi đào tạo, các cơ sở nghiên cứu khoa học…Các
bộ phận này không thuần túy làm nhiệm vụ nghiên cứu mà thiên về
chức năng quản lý nhƣ lập chƣơng trình nghiên cứu, nhận nhiệm vụ
nghiên cứu của Nhà nƣớc giao, điều phối công tác nghiên cứu giữa
các nhà nghiên cứu…
 Trên cơ sở hƣớng dẫn chung của Bộ Khoa học và Công nghệ, mỗi địa
phƣơng xây dựng các chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động cũng nhƣ
áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật để phục vụ cho công tác quản lý
khoa học và công nghệ trên địa bàn.

 Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác quản lý hoạt động KH&CN,
nhất là các hoạt động nghiên cứu triển khai, nhiều địa phƣơng đã áp dụng
các tiến bộ kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin (CNTT) để xây dựng
các chƣơng trình phục vụ công tác quản lý, trong đó có chƣơng trình quản
lý đề tài nghiên cứu khoa học nhƣ Thái Nguyên, Hải Phòng, Đồng Nai…
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
4
Tuy nhiên việc xây dựng chủ yếu quản lý tổng hợp về kết quả đề tài và
thƣờng chạy trên từng máy phục vụ cho một số ít ngƣời.
1.2.3 Quản lý hoạt động NCKH tại Sở Khoa học & Công nghệ
Công tác quản lý hoạt động khoa học là một trong những nội dung quan
trọng của công tác quản lý KH&CN địa phƣơng. Kinh phí cho hoạt động này
chiếm 60-70% tổng kinh phí của Sở. Có thể tóm tắt các hoạt động chính trong
công tác quản lý hoạt động NCKH nhƣ sau:
– Xây dựng các biện pháp thúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học
(KH) và phát triển công nghệ (CN), chuyển giao CN, phát triển thị
trƣờng KH&CN, áp dụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất và đời sống;
– Hƣớng dẫn các sở, ban, ngành, các tổ chức KH&CN của địa phƣơng
về hoạt động KH&CN; phối hợp với các sở, ban, ngành, các tổ chức
KH&CN xây dựng và đề xuất các nhiệm vụ KH&CN cấp nhà nƣớc
có tính liên ngành, liên vùng phục vụ phát triển KT-XH của địa
phƣơng và tổng hợp trình cơ quan có thẩm quyền xem xét;
– Tổ chức tuyển chọn và phê duyệt các cá nhân, tổ chức chủ trì thực
hiện các nhiệm vụ KH&CN. Theo dõi, kiểm tra thực hiện, tổ chức
đánh giá nghiệm thu và công bố kết quả nghiên cứu KH và phát
triển CN;
– Quản lý các hoạt động đánh giá, thẩm định, giám định, tƣ vấn và
chuyển giao CN trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật: thẩm
định, giám định về CN đối với các dự án đầu tƣ trong tỉnh theo phân

cấp; theo dõi, tổng hợp và hƣớng dẫn việc đánh giá trình độ CN của
các tổ chức kinh tế trong tỉnh; tổ chức đánh giá trình độ CN của tỉnh;
– Trình UBND tỉnh ban hành cơ chế, chính sách khuyến khích các tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc ứng dụng rộng rãi các thành tựu
KH&CN tại địa phƣơng và quyết định hỗ trợ cho các tổ chức kinh tế,
cá nhân trong việc ứng dụng CN, KT mới vào sản xuất và đời sống;
Chƣơng I Giới thiệu tổng quan
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
5
– Phối hợp với Sở Tài chính- Vật giá, Sở Kế hoạch và Đầu tƣ xây
dựng và trình UBND tỉnh dự toán ngân sách hàng năm cho lĩnh vực
KH&CN của tỉnh và các huyện.
1.3 Thực trạng hoạt động quản lý khoa học và công nghệ tại Sở
1.3.1 Tình hình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học tại Sở
a. Xây dựng nhiệm vụ nghiên cứu khoa học
Hàng năm Sở phải xây dựng kế hoạch hoạt động KH&CN trên địa bàn
tỉnh, trong đó có đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ bao gồm các nội dung
(xem hình 1.2) sau:
– Lựa chọn nội dung nghiên cứu
– Lựa chọn hình thức thực hiện
– Dự kiến nhân sự thực hiện
– Dự tính nhu cầu kinh phí.
b. Trình duyệt nhiệm vụ nghiên cứu
– Thông qua hội đồng Khoa học tỉnh, Sở Khoa học & Công nghệ tổng
hợp danh mục đề tài theo từng lĩnh vực nghiên cứu;
– Trình UBND tỉnh quyết định phê duyệt danh mục đề tài NCKH hàng
năm.
c. Tổ chức chỉ đạo thực hiện
– Thông báo nhiệm vụ nghiên cứu khoa học;
– Duyệt đề cƣơng chi tiết và kế hoạch triển khai thực hiện;

– Thẩm định kinh phí;
– Ký kết hợp đồng thực hiện nhiệm vụ NCKH;
– Kiểm tra theo dõi.
d. Tổ chức nghiệm thu kết quả
– Đánh giá nghiệm thu, giao nộp sản phẩm;
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
6
– Thanh lý hợp đồng.
e. Công bố kết quả NCKH
– Đăng ký kết quả nghiên cứu;
– Công bố kết quả nghiên cứu.

Xây dựng
nhiệm vụ
NCKH
Trình duyệt
nhiệm vụ
NCKH
Nghiệm
thu kết
quả
Công
bố kết

quả
Tổ chức
chỉ đạo
thực hiện
Lựa chọn
hình thức
thực hiện
Dự trù
kinh phí
Dự kiến
ngƣời
chủ trì
thực hiện

Lựa chọn
nội dung


Lựa chọn
danh
mục đề
tài
Trình
UBND
tỉnh quyết
định phê
duyệt
danh mục

Đăng ký

kết quả
nghiên
cứu
Công bố
kết quả
nghiên
cứu

Thẩm
định kinh
phí
Duyệt đề
cƣơng và
kế hoạch
triển khai
Thông
báo
nhiệm vụ
NCKH

Đánh giá
nghiệm
thu
Giao
nộp sản
phẩm
Thanh
lý hợp
đồng

Hình 1.2 Sơ đồ mô hình hoạt động quản lý đề tài
Chƣơng I Giới thiệu tổng quan
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
7
1.3.2 Những thuận lợi và khó khăn
1.3.2.1 Thuận lợi
– Sở Khoa học và Công nghệ là đơn vị giúp tỉnh làm chức năng quản
lý hoạt động nghiên cứu khoa học trên địa bàn, do đó có nhiều kinh
nghiệm trong công tác quản lý đề tài NCKH.
– Hệ thống văn bản pháp lý về KH&CN; Pháp lệnh KH&CN có hiệu
lực thực thi là cơ sở pháp lý quan trọng về quản lý KHCN.
– Cơ chế tạo điều kiện để phát huy nguồn lực khoa học và công nghệ
làm cho nhiều công trình nghiên cứu khoa học, đa dạng, phóng phú
và thu hút đƣợc các nguồn lực cho đầu tƣ nghiên cứu KH&CN.
– Đội ngũ quản lý đề tài NCKH có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có
kinh nghiệm lâu năm (cả việc quản lý và tham gia nghiên cứu đề tài),
thành thạo vi tính
– Đƣợc sự hỗ trợ về chuyên môn, nghiệp vụ từ Bộ KH&CN.
– Kinh phí sự nghiệp khoa học đƣợc trích từ ngân sách ngày càng
đƣợc đáp ứng cho hoạt động NCKH.
– Tất cảc các đề tài dự án trong tỉnh lên quan đến kinh phí của tỉnh đều
thông qua Sở KH&CN nên hàng năm nắm đƣợc kinh phí, số lƣợng
đề tài
1.3.2.2 Khó khăn
Mặc dù trong phạm vi của Sở, nhƣng do số lƣợng cũng nhƣ quy mô các
đề tài nghiên cứu ngày càng tăng và phức tạp, các thông tin về đề tài nghiên
cứu chủ yếu lƣu giữ trên các túi hồ sơ giấy, chƣa có một chƣơng trình phần
mềm nào phục vụ cho công tác quản lý đề tài nghiên cứu khoa học, làm cho
việc tổng hợp, tra cứu, phân loại, theo dõi các đề tài gặp nhiều khó khăn và
hàng năm thƣờng xảy ra các tình trạng sau:

– Chậm trong khâu đăng ký: Do nhiều lý do khách quan và chủ quan,
nên mặc dù xây dựng các nhiệm vụ nghiên cứu vào năm trƣớc,
nhƣng đến khi xét duyệt danh mục nghiên cứu và thông báo danh
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
8
mục nghiên cứu khoa học đến với các đơn vị nghiên cứu thƣờng
chậm, một số đơn vị không nhận đƣợc thông báo thƣờng phải gửi lại.
Các công việc trên thƣờng thực hiện theo đƣờng công văn nên việc
tổng hợp đăng ký để trình xét duyệt thƣờng chậm hơn so với kế
hoạch.
– Một số đơn vị do không nhận đƣợc mẫu đăng ký nên một số đề tài
xây dựng không theo đúng mẫu đề cƣơng, vì vậy buộc phải xây
dựng lại hoặc xét duyệt không đạt.
– Quá trình thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu: việc thƣờng xuyên trao
đổi hai chiều giữa đơn vị quản lý (Đơn vị đặt hàng) và đơn vị nghiên
cứu là cần thiết nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện, phát hiện các
vƣớng mắc để phối hợp giải quyết. Tuy nhiên hiện nay cũng thƣờng
gặp một số khó khăn do trao đổi, báo cáo tiến độ thực hiện theo
đƣờng công văn nên thƣờng chậm.
– Một số đề tài đã đƣợc nghiên cứu ở các tỉnh có thể ứng dụng đƣợc ở
địa phƣơng dƣới dạng các dự án triển khai, nhƣng do không nắm
đƣợc thông tin, nên việc nghiên cứu dễ bị trùng lặp, chƣa quản lý
đƣợc.
– Thực trạng quản lý các đề tài nghiên cứu ở tỉnh còn đơn giản, thủ
công, chƣa có những công cụ phần mềm chuyên dùng dẫn đến khó
khăn trong việc phân tích, xử lý, lựa chọn và theo dõi kinh phí thực
hiện…
Từ những vấn đề nêu trên, hàng năm việc thực hiện các nhiệm vụ nghiên
cứu khoa học, thông tin trao đổi hai chiều giữa đơn vị quản lý và đơn vị nghiên

cứu thƣờng chậm, một số đề tài thực hiện không đúng tiến độ, không bám sát
nội dung đề cƣơng.
1.3.3 Giải pháp thực hiện
Để giải quyết các vấn đề nan giải nêu trên, cần có sự phân tích cụ thể từng
vấn đề, đồng thời xác định các vấn đề then chốt, từ đó chọn các giải pháp và
các công cụ hỗ trợ có tính mở để ứng dụng có hiệu quả.
Chƣơng I Giới thiệu tổng quan
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
9
a. Quy trình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
– Trƣớc hết cần phải xét lại toàn bộ quy trình làm việc, hoàn thiện một
bƣớc: Sau khi có phê duyệt danh mục nghiên cứu, song song với gửi
công văn đến các đơn vị nghiên cứu, trên các phƣơng tiện thông tin
đại chúng, cần có 01 Wesite về KH&CN của Sở để đƣa thông tin về
danh mục đề tài và các biểu mẫu đăng ký liên quan để các đơn vị có
thể truy cập và lấy đƣợc tài liệu, đảm bảo đề cƣơng xây dựng đúng
theo biểu mẫu quy định và nội dung hƣớng dẫn.
– Thiết kế một chƣơng trình quản lý đăng ký trên mạng, để các tổ
chức, cá nhân có thể gửi đăng ký về Sở và coi đăng ký này là hợp lệ,
các thủ tục gửi đƣờng công văn có thể đến sau nhằm giúp các thủ tục
đăng ký ngày càng nhanh chóng hơn.
– Đƣa danh mục đề tài đã đƣợc công bố lên mạng, giúp các đơn vị tra
cứu, tránh sự trùng lặp với những đề tài đã có khi đăng ký.
– Xây dựng cổng trao đổi trên mạng để tiện trao đổi giữa các tổ chức,
các nhân nghiên cứu và các đơn vị nghiêm cứu với Sở KH&CN.
– Nhƣ vậy cần phải xây dựng một hệ thống chƣơng trình cho phép kết
nối từ xa, đảm bảo từ khâu đăng ký, trao đổi thực hiện, trợ giúp tra
cứu thông tin, quản lý các kết quả nghiên cứu…giúp cho công tác
quản lý và thực hiện nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.
b. Giải pháp về công nghệ

Để đảm bảo đƣợc các yêu cầu trên, cần xây dựng một hệ thống thông tin
quản lý toàn bộ hoạt động quản lý đề tài nghiên cứu khoa học. Trƣớc hết hệ
thống phải có một cơ sở dữ liệu dùng chung cho các bộ phận quản lý. Các bộ
phận quản lý có các chƣơng trình cho phép thực hiện các nhiệm vụ quản lý với
sự trợ giúp của máy tính. Các máy tính này đƣợc kết nối bằng mạng nội bộ cho
phép chia sẻ các dữ liệu của cơ sở dữ liệu dùng chung. Bên cạnh đó cần có một
Website của sở để công bố những thông tin chung, cho phép các cơ sở và cá
nhân có thể truy nhập để lấy các thông tin cần thiết và phản hồi những ý kiến
liên quan.
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học – Trần Cát lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
10
c. Tổ chức ứng dụng tin học trong phạm vi Sở
Cần có sự thống nhất giữa các bộ phận trong Sở khi kết nối mạng nội bộ,
nhằm:
– Dữ liệu đƣợc cập nhật một lần và có thể dùng chung;
– Tạo thói quen sử dụng máy vi tính để trao đổi thông tin trên mạng;
– Có thể kiểm soát đƣợc mức độ công việc của từng bộ phận, giúp
công tác quản lý nâng cao hiệu quả

Chƣơng II Phân tích hệ thống
Luận văn cao học – Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN

11
Chƣơng II
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1 Mô tả bài toán quản lý đề tài khoa học
2.1.1 Mô tả bài toán
2.1.1.1 Xây dựng nhiệm vụ nghiên cứu
Vào tháng 5&6 hàng năm, Lãnh đạo Sở KH&CN chỉ đạo Phòng quản lý
Khoa học và Công nghệ xây dựng nhiệm vụ nghiên cứu cho năm kế tiếp theo
các nội dung sau:
a. Lựa chọn nội dung
– Đánh giá những hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công
nghệ đã thực hiện, những tồn tại để rút ra những vấn đề cần nghiên
cứu trong thời gian tới.
– Căn cứ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phƣơng, các
chƣơng trình phát triển KHCN của ngành.
– Hƣớng dẫn xây dựng kế hoạch KHCN của Bộ KH&CN.
– Những đề xuất từ cơ sở, lựa chọn những nội dung thiết thực, cấp
bách, có tính khả thi.
b. Lựa chọn hình thức thực hiện
Để lựa chọn đƣợc hình thức thích hợp (là đề tài, dự án, hay chỉ điều tra
khảo sát, hoặc hội thảo khoa học ) đối với các nội dung nghiên cứu cần xác
định đƣợc các tiêu chí cụ thể về:
– Mục tiêu nhằm cái gì, cho ai (địa chỉ áp dụng);
– Yêu cầu giải quyết cụ thể những gì;
– Thời gian tiến hành;
– Khả năng kinh phí đáp ứng.
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học – Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
12
c. Dự kiến cá nhân và đơn vị chủ trì thực hiện

Ngƣời chủ trì đƣợc chọn phải có tƣ cách pháp nhân, có chức năng phù
hợp với lĩnh vực KH&CN của đề tài, phải có chuyên môn cùng lĩnh vực
KHCN đƣợc tuyển chọn. Ngƣời chủ trì cũng phải có các điều kiện và khả năng
đơn vị thực hiện nhiệm vụ đó, về lực lƣợng cán bộ, về phƣơng tiện kỹ thuật, về
đơn vị
d. Dự toán nhu cầu kinh phí
Kinh phí thực hiện nghiên cứu bao gồm cả kinh phí cho hoạt động trực
tiếp và gián tiếp triển khai và phát triển công nghệ, kinh phí trang bị bổ sung
thiết bị máy móc cần thiết và cho quản lý để kiểm tra đánh giá và tổng kết hoạt
động. Ngoài phần dự kiến kinh phí hỗ trợ từ Ngân sách, cần dự kiến khả năng
kinh phí từ các nguồn khác (kinh phí tự có, kinh phí sự nghiệp chuyên ngành
của doanh nghiệp, tài trợ hợp tác ).
Sau khi hoàn tất các thủ tục, Sở KH&CN gửi thông báo đến các cơ quan
và cá nhân để đăng ký tham gia thực hiện đề tài (theo mẫu quy định).
2.1.1.2 Trình duyệt danh mục nghiên cứu
Trên cơ sở đăng ký từ các đơn vị nghiên cứu, Phòng Quản lý Khoa học
(Gọi là Phòng Quản lý) phân lập, tổng hợp và đƣa ra Hội đồng khoa học để
thảo luận theo từng lĩnh vực (Nông nghiệp, Công nghiệp, Xã hội- Nhân
văn,…) từ đó đề xuất các đề tài nghiên cứu và lên một danh mục thống nhất và
trình UBND tỉnh về danh mục đề tài để UBND tỉnh xem xét và phê duyệt
(thƣờng với các nội dung tóm tắt sau).

Lĩnh vực
Tên đề tài
Mục tiêu
Nội dung, phƣơng
pháp, kinh phí.
Dự kiến
kết quả
1.Nông nghiệp

2….









Chƣơng II Phân tích hệ thống
Luận văn cao học – Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
13
2.1.1.3 Tổ chức chỉ đạo thực hiện
a. Thông báo nhiệm vụ nghiên cứu khoa học
Sau khi đƣợc UBND tỉnh phê duyệt danh mục nghiên cứu khoa học. Sở
KH&CN thông báo các danh mục nhiệm vụ NCKH trực tiếp đến các Sở, Ban,
Ngành đối với các đề tài đƣợc chỉ định. Thông báo cũng đƣợc đăng tải trên các
phƣơng tiện thông tin đại chúng đối với các nhiệm vụ KHCN đƣợc đặt hàng
theo phƣơng thực tuyển chọn. Trong thông báo có kèm theo các biểu mẫu quy
định, bao gồm những biểu mẫu sau:
– Đơn xin đăng ký chủ trì và thực hiện đề tài;
– Thuyết minh đề tài;
– Tóm tắt hoạt động khoa học của đơn vị đăng ký chủ trì đề tài;
– Lý lịch khoa học của các nhân đăng ký chủ trì đề tài.
b. Duyệt đề cương chi tiết và kế hoạch triển khai thực hiện

Phòng Quản lý tiếp nhận bản đăng ký, phân loại, tổng hợp, loại những đề
tài không hợp lệ, lên danh sách và trình Lãnh đạo Sở lập Hội đồng xét duyệt đề
cƣơng.
Sở KH&CN thành lập Hội đồng KHCN để xét duyệt đề cƣơng chi tiết và
kế hoạch thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ do
những ngƣời và nơi đăng ký xin chủ trì. Hội đồng làm việc theo Quy chế xét
duyệt đề cƣơng, có trách nhiệm thảo luận nội dung để kết luận:
– Giá trị khoa học và giá trị thực tiễn của nội dung nghiên cứu, phƣơng
án triển khai và kết quả dự kiến (đƣợc đánh giá tối đa 80 điểm).
– Năng lực của cá nhân và đơn vị đăng ký chủ trì đề, tài (đƣợc đánh
giá tối đa 10 điểm).
– Tính hợp lý của kinh phí đề tài (đƣợc đánh giá tối đa 10 điểm).
– Đối với các đơn vị, cá nhân tham gia tuyển chọn, hồ sơ trúng tuyển
phải có số điểm trung bình đạt tối thiểu 60/100 điểm.Trong đó, số
điểm về giá trị khoa học và thực tiễn tối thiểu phải đạt 50/80 điểm.
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học – Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
14
– Hội đồng xếp thứ tự ƣu tiên các Hồ sơ có số điểm trung bình từ
60/100 điểm trở lên. Trong đó, số điểm về giá trị khoa học và thực
tiễn tối thiểu phải đạt 50/80 điểm, theo các nguyên tắc sau đây :
 Điểm trung bình theo thứ tự từ cao xuống thấp;
 Ƣu tiên điểm về giá trị khoa học và thực tiễn đối với các Hồ sơ có
cùng số điểm trung bình;
 Ƣu tiên điểm của Chủ tịch Hội đồng đối với các Hồ sơ có cùng số
điểm trung bình và cùng số điểm về giá trị khoa học và thực tiễn;
 Đối với các Hồ sơ có cùng số điểm trung bình, điểm giá trị khoa học
và thực tiễn, điểm của Chủ tịch Hội đồng, Hội đồng kiến nghị lãnh
đạo Sở KH&CN xem xét quyết định.
Những đề tài đƣợc đạt kết quả xét duyệt, Phòng Quản lý mời các Chủ

nhiệm đề tài làm việc trực tiếp để thống nhất về mục tiêu, nội dung, phƣơng
pháp, kinh phí… theo kết luận của Hội đồng. Sau khi hoàn tất các thủ tục Sở
trình UBND tỉnh ra Quyết định cho phép triển khai đề tài và thông báo cho cơ
quan chủ trì và Chủ nhiệm đề tài.
Trong quá trình thực hiện Phòng Quản lý cập nhật thƣờng xuyên các
thông tin về quá trình thực hiện đề tài nhƣ cập nhật tiến độ công việc, kinh phí
thực hiện cũng nhƣ theo dõi bổ sung và có hƣớng giải quyết những đề tài thực
hiện không đúng theo đề cƣơng thẩm định.
2.1.1.4 Nghiệm thu kết quả
a. Đánh giá nghiệm thu
Khi đề tài hoàn tất phần nghiên cứu, Chủ nhiệm đề tài viết báo cáo về đề
tài nghiên cứu và yêu cầu đƣợc nghiệm thu. Sở KH & CN ra quyết định thành
lập Hội đồng. Trong Hội đồng có 1-2 ủy viên Phản biện về khoa học, và có ít
Chƣơng V Giới thiệu hệ thống chƣơng trình
Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
15
nhất 1 ủy viên Phản biện về ứng dụng thực tế, là ngƣời đại điện của nơi tiếp
nhận ứng dụng thực nghiệm đề tài. Trƣờng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài
có sản phẩm khoa học cụ thể, Hội đồng cử một tổ thẩm định sản phẩm xem xét
trƣớc và làm báo cáo kết quả thẩm định trình Hội đồng.
Đối với các chuyên đề nhánh của đề tài: Chủ nhiệm đề tài cũng phải tiến
hành đánh giá nghiệm thu theo hình thức thích hợp.
Đối với dự án sản xuất thử nghiệm: cũng đánh giá nghiệm thu theo cách
thức tƣơng tự.
d. Thanh lý hợp đồng
Sở KH&CN phối hợp với các cơ quan quản lý có liên quan, cùng với Chủ
nhiệm đề tài, dự án và nơi chủ trì kiểm tra toàn bộ quá trình hoạt động, việc
đơn vị nghiệm thu kết quả, thực hiện chế độ thanh toán kinh phí, xem xét thanh
lý tài sản nếu có. Sau khi đã thống nhất hoàn tất mọi thủ tục, sẽ ký biên bản
thanh lý hợp đồng giữa các bên.

2.1.1.5 Công bố kết quả
Những đề tài đánh giá đạt kết quả, sau khi hoàn tất hồ sơ và thanh lý hợp
đồng NCKH. Sở KH&CN đƣợc UBND tỉnh ủy quyền ra quyết định công nhận
và công bố kết quả đề tài.
2.1.1.6 Quản lý đề tài sau nghiệm thu
Sở KH&CN có trách nhiệm lập báo cáo và tổng hợp tƣ liệu tra cứu về
chƣơng trình, đề tài NCKH, đồng thời theo dõi kết quả đề tài khi đƣa vào ứng
dụng để nắm đƣợc: Kết quả ứng dụng nhƣ thế nào, quy mô ứng dụng của các
đề tài, dự án, hiệu quả về kinh tế xã hội Những đề tài, dự án ứng dụng không
hiệu quả, nguyên nhân từ đâu, nhằm giúp cho định hƣớng phát triển KHCN
trong thời gian tới đạt hiệu quả cao hơn.




Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
16
2.1.2. Sơ đồ tổng thể về về hoạt động nghiên cứu khoa học

Các cá nhân, đơn vị

nghiên cứu
Phòng
Quản lý KH
Sở Khoa học và
Công nghệ
Uỷ Ban Nhân Dân
tỉnh
Hình 2.1 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ của hệ thống

Định hƣớng
Chỉ đạo
thực hiện
Lập, gửi đăng
ký
Hồ sơ đề cƣơng
Cập nhật,Tổng
hợp danh mục
Danh sách đề tài
Chỉnh sửa, bổ
sung
Thẩm định, tham
mƣu
B.bản thẩm định
Ra quyết định
cho phép triển
khai
Hồ sơ đề tài
Tổng hợp, lƣu
hồ sơ
Ra quyết định

lập Hội đồng















hội đồng
Cập nhật, thực
hiện
Ra QĐ lập
HĐồng nghiệm
thu,
Trình ký
Cập nhật
hồ sơ
Cập nhật, theo
dõi thực hiện

Tiếp nhận
thực hiện

Lậ p kế
hoạ ch
Thông báo
Tổ chức đánh
giá















hội đồng
Lviệc T.tiếp
Tiếp nhận,
triển khai ứng
dụng
Báo cáo kết quả
Tổ chức nghiệm
thu, Tổng hợp
Ra QĐ công bố kết
quả

Chƣơng V Giới thiệu hệ thống chƣơng trình
Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
17
2.2 Mô hình nghiệp vụ
Từ mô tả bài toán về quản lý hoạt động khoa học và công nghệ tại Sở
Khoa học & Công nghệ Dak Lak ta xây dựng đƣợc mô hình nghiệp vụ của hệ
thống quản lý đề tài nghiên cứu khoa học nhƣ sau:
2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống














2.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng
2.2.2.1 Biểu đồ phân rã chức năng gôp

Hệ thống Quản lý
đề tài NCKH
Định hƣớng
nghiên cứu
Quản lý
đăng ký
Quản lý
thực hiện
Tổng hợp,
báo cáo
Trợ giúp
thực hiện
Hình 2.5. Sơ đồ phân rã chức năng gộp
Hình 2.4 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Quản lý đề tài Nghiên cứu khoa học
Thanh quyế t toán
Kinh phí
Kho
bạc
Nhà
nƣớc
Báo cáo quá trình
thực hiệ n
Lãnh đạo Sở
KH và CN
0
HỆ THỐNG

QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI
NGHIÊN
CỨU KHOA
HỌC
Bcáo kế t quả
Phê duyệ t DM
Trình duyệ t
Dmụ c
UBND
tỉnh
DakLak
Đị nh hướng,
chỉ đạo thực
hiệ n
Các đơn
vị
nghiên
cứu
yêu cầ u báo cáo
Đă ng ký
Quyế t đị nh triể n khai
Thông báo danh mụ c
Ký kế t hợp đồng
B.cáo tiế n độ thực
hiệ n
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
18
2.2.2.2 Các biểu đồ phân rã chức năng chi tiết

a. Định hướng nghiên cứu:











b. Quản lý đăng ký đề tài NCKH

1. Định hƣớng nghiên cứu
1.3 Trình duyệt nhiệm vụ nghiên cứu
1.1 Xây dựng chƣơng trình trọng điểm
1.2 Lựa chọn nội dung thực hiện
2. Quản lý đăng ký
2.1 Thông báo danh mục đăng ký
2.2 Tiếp nhận hồ sơ đăng ký
2.4 Thẩm định đề cƣơng
2.3 Xét duyệt đề cƣơng
2.5 Trình duyệt triển khai đề tài
Chƣơng V Giới thiệu hệ thống chƣơng trình
Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
19

c. Quản lý thực hiện đề tài

d. Tổng hợp báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học













2.2.3 Mô tả chi tiết các chức năng lá
2.2.3.1 Chức năng định hướng nghiên cứu

(1.1) Xây dựng chƣơng trình trọng điểm: Dựa vào phân tích hoạt động
NCKH, phát triển công nghệ và mục tiêu phát triển kinh tế -xã hội. Tỉnh xây
3.2 Ký kết hợp đồng NCKH

3.1 Ký quyết định triển khai
3. Quản lý thực hiện
3.3 Theo dõi tiến độ thực hiện công việc
3.5 Tổ chức nghiệm thu
3.4 Theo dõi kinh phí thực hiện
3.6 Công bố kết quả nghiên cứu
4. Tổng hợp, báo cáo
4.1 Lập danh mục đề tài đã đƣợc công bố
4.2 Lập danh mục đề tài chƣa nghiệm thu
4.3 Tìm kiếm, báo cáo kết quả tổng hợp đề tài
4.4 Báo cáo kết quả triển khai ứng dụng
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài NCKH
Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
20
dựng chƣơng trình trọng điểm về phát triển KH&CN của địa phƣơng, xác định
đƣợc những nội dung quan trọng cần thực hiện và lập danh mục về các nội
dung này (Thƣờng lựa chọn từ 5 đến 6 nội dung để hàng năm các đơn vị hữu
quan căn cứ thực hiện).
(1.2) Lựa chọn nội dung thực hiện: Trên cơ sở các chƣơng trình trọng
điểm và đề xuất của các cơ quan hữu quan, hàng năm Sở KH&CN xác định và
lựa chọn nội dung cần thực hiện. Sau đó thông báo đến các đơn vị liên quan.
(1.3) Trình duyệt nhiệm vụ nghiên cứu: Sau khi lựa chọn nội dung trên
cơ sở đề xuất của các ngành, Sở KH&CN đƣa ra Hội đồng khoa học để xác
định nội dung, nhiệm vụ cần thực hiện và trình UBND tỉnh phê duyệt danh
mục nghiên cứu.
2.2.3.2 Quản lý đăng ký

(2.1) Thông báo danh mục nghiên cứu: Khi danh mục nghiên cứu đƣợc
phê duyệt, Phòng Quản lý cập nhật và thông báo danh mục nghiên cứu đến các
đơn vị nghiên cứu.
(2.2) Tiếp nhận hồ sơ đăng ký: Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ đăng ký,
Phòng Quản lý xác định, phân loại, cập nhật và tổng hợp để báo cáo kết quả
đăng ký.
(2.3) Xét duyệt đề cƣơng: Sau khi phân loại, tổng hợp nếu hồ sơ đạt yêu
cầu, Phòng Quản lý trình Sở KH&CN ra quyết định thành lập Hội đồng xét
duyệt đề cƣơng. Hội đồng xét duyệt đánh giá đạt kết quả, thì Phòng quản lý
triển khai bƣớc thẩm định đề cƣơng.
(2.4) Thẩm định đề cƣơng: Trên cơ sở kết luận của Chủ tịch hội đồng
xét duyệt, Phòng Quản lý sẽ thẩm định lại mục tiêu, nội dung, phƣơng pháp,
kết quả dự kiến, kinh phí thực hiện, phân kỳ đầu tƣ Khi kết quả thẩm định
đƣợc Chủ nhiệm đề tài thống nhất, Sở KH&CN trình UBND tỉnh ra quyết định
triển khai thực hịên đề tài.
Chƣơng V Giới thiệu hệ thống chƣơng trình
Luận văn cao học - Trần Cát Lâm Khoa Công nghệ - ĐHQGHN
21
2.2.3.3 Quản lý thực hiện
(3.1) Quyết định cho phép triển khai đề tài: Sau khi xem xét hồ sơ,
UBND tỉnh ra Quyết định cho phép triển khai các đề tài NCKH đạt yêu cầu.
(3.2) Ký kết hợp đồng nghiên cứu khoa học: Khi nhận đƣợc quyết định
cho phép thực hiện đề tài, Sở KH&CN ký kết hợp đồng về các nội dung, kinh
phí nhƣ đã ghi trong biên bản thẩm định đề cƣơng với đơn vị nhận nhiệm vụ
nghiên cứu.
(3.3) Tổ chức theo dõi nội dung và tiến độ thực hiện: Dựa vào hợp đồng
nghiên cứu và đề cƣơng, Phòng Quản lý theo dõi nội dung và tiến độ thực hiện
đề tài nhƣ yêu cầu báo cáo nội dung và tiến độ thực hiện, kiểm tra thực địa
(nếu có), nếu thấy có dấu hiệu vi phạm hoặc không đảm bảo thủ tục hợp đồng
thì đề xuất biện pháp xử lý hoặc phối hợp với Thanh tra Sở để có kết luận

chính xác, giúp Sở có cơ sở quyết định việc thực hiện tiếp hay đình chỉ, thanh
lý hợp đồng.
(3.4) Theo dõi kinh phí: Song song với việc theo dõi nội dung, việc theo
dõi quá trình sử dụng kinh phí là rất cần thiết nhằm đảm bảo kinh phí sử dụng
đúng theo các hạng mục đề ra. Phòng quản lý phối hợp với Văn phòng Sở (Bộ
phận tài vụ) theo dõi quá trình sử dụng kinh phí nhƣ việc cấp phát kinh phí có
đúng tiến độ không, kinh phí sử dụng có đúng với nội dung thực hiện không để
có biện pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo cho việc thanh quyết toán sau này.
(3.5) Tổ chức nghiệm thu: Khi đề tài hoàn tất phần nghiên cứu và viết
xong báo cáo khoa học, Chủ nhiệm đề tài làm các thủ tục xin nghiệm thu bao
gồm: Văn bản đăng ký xin đƣợc nghiệm thu, biên bản nghiệm thu cơ sở, báo
cáo khoa học. Phòng quản lý kiểm tra các nội dung liên quan, nếu hợp lý trình
lãnh đạo Sở ra quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu. Hội đồng có tránh
nhiệm đánh giá kết quả nghiên cứu của đề tài.
– Nếu kết quả đạt: Chủ tịch hội đồng yêu cầu Chủ nhiệm đề tài bổ
sung theo kết luận của Hội đồng nghiệm thu, hoàn chỉnh báo cáo,
giao nộp sản phẩm theo quy định và tiến hành thanh lý hợp đồng.