Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Hoa Hoa

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Hoa Hoa, em đã được trực
tiếp quan sát, theo dõi các hoạt động chung và cả hoạt động của bộ phận kế
toán nói riêng. Thông qua hoạt động của bộ máy kế toán, em đã có những
khái quát nhất định về các phần hành kế toán của công ty.
Thông qua hiểu biết của mình, em nhận thấy các họat động của phần
hành kế toán bán hàng còn tồn tại một số những hạn chế như: cách thức lựa
chọn chứng từ, sử dụng tài khoản, cách thức tạo tiểu khoản… Do vậy, em đã
thực hiện chuyên để của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại
công ty TNHH Hoa Hoa”.
Chuyên đề này được thực hiện theo kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1. Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty
TNHH Hoa Hoa.
Chương 2. Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Hoa
Chương 3. Hoàn thiệu kế toán bán hàng tại công ty TNHH Hoa Hoa.
Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của TS. Phạm Đức Cường cùng
với sự giúp đõ của các anh chị làm việc tại phòng kế toán công ty TNHH Hoa
Hoa đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này.
Hà Nội, ngày 07 tháng 05 năm 2011.
Sinh viên
Nguyễn Thu Hà
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
MỤC LỤC
L I M UỜ ỞĐẦ 1
M C L CỤ Ụ 2
DANH M C CÁC KÝ HI U VI T T TỤ Ệ Ế Ắ 4
DANH M C S Ụ ƠĐỒ 5
CH NG 1ƯƠ 6

C I M VÀ T CH C QU N LÝ HO T NG BÁN HÀNG C A CÔNG ĐẶ Đ Ể Ổ Ứ Ả Ạ ĐỘ Ủ
TY TNHH HOA HOA 6
1.1. c i m ho t ng bán h ng c a Công ty TNHH Hoa HoaĐặ đ ể ạ độ à ủ 6
1.1.1. Danh m c h ng bán c a Công ty TNHH Hoa Hoaụ à ủ 6
1.1.2. Th tr ng c a Công ty TNHH Hoa Hoaị ườ ủ 8
1.1.3. Ph ng th c bán h ng c a Công ty TNHH Hoa Hoaươ ứ à ủ 9
1.2. T ch c qu n lý ho t ng bán h ng c a Công ty TNHH Hoa Hoaổ ứ ả ạ độ à ủ
14
1.2.1. Mô hình t ch c qu n lý chung to n doanh nghi pổ ứ ả à ệ 14
1.2.2. Ch c n ng, nhi m v c a các b ph n liên quan n k toán ứ ă ệ ụ ủ ộ ậ đế ế
bán h ng.à 16
CH NG 2ƯƠ 20
TH C TR NG K TOÁN BÁN HÀNG T I Ự Ạ Ế Ạ 20
CÔNG TY TNHH HOA HOA 20
2.1. K toán doanh thuế 20
2.1.1. Ch ng t v th t c k toán ứ ừ à ủ ụ ế 20
S : 0810/HPT-HHố 25
2.1.2. K toán chi ti t doanh thu ế ế 34
2.1.3. K toán t ng h p v doanh thu ế ổ ợ ề 38
2.2. K toán giá v n h ng bánế ố à 40
2.2.1. Ch ng t v th t c k toán ứ ừ à ủ ụ ế 40
2.2.2. K toán chi ti t giá v n h ng bán ế ế ố à 41
2.2.3. K toán t ng h p v giá v n h ng bán ế ổ ợ ề ố à 45
2.3. K toán chi phí bán h ng v chi phí qu n lý doanh nghi pế à à ả ệ 48
2.3.1. Ch ng t v th t c k toán ứ ừ à ủ ụ ế 48
2.3.2. K toán chi ti t chi phí bán h ng v chi phí qu n lý doanh ế ế à à ả
nghi pệ 52
2.3.3. K toán t ng h p v chi phí bán h ng v chi phí qu n lý doanh ế ổ ợ ề à à ả
nghi p.ệ 56
CH NG 3ƯƠ 61

HOÀN THI N K TOÁN BÁN HÀNG T I Ệ Ế Ạ 61
CÔNG TY TNHH HOA HOA 61
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
2
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
3.1. ánh giá chung v th c tr ng k toán bán h ng t i Công ty v Đ ề ự ạ ế à ạ à
ph ng h ng ho n thi nươ ướ à ệ 61
3.1.1. u i mƯ đ ể 61
3.1.2. Nh c i mượ đ ể 62
3.1.3. Ph ng h ng ho n thi nươ ướ à ệ 64
3.2. Các gi i pháp ho n thi n k toán bán h ng t i Công ty TNHH Hoa ả à ệ ế à ạ
Hoa 65
3.2.1. V công tác qu n lý bán h ng ề ả à 65
3.2.2. V t i kho n s d ng v ph ng pháp tính giá, ph ng pháp ề à ả ử ụ à ươ ươ
k toán ế 67
3.2.3. V ch ng t v luân chuy n ch ng t ề ứ ừ à ể ứ ừ 67
3.2.4. V s k toán chi ti t ề ổ ế ế 68
3.2.5. V s k toán t ng h p ề ổ ế ổ ợ 69
3.2.6. V báo cáo k toán liên quan n bán h ng ề ế đế à 69
K T LU NẾ Ậ 70
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
3
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt Diễn giải chữ viết tắt
1 BHXH Bảo hiểm xã hội
2 EUR Đồng Euro
3 GTGT Giá trị gia tăng
4 GVHB Giá vốn hàng bán
5 HTK Hàng tồn kho

6 L/C Thư tín dụng
7 LNST Lợi nhuận sau thuế
8 PTKH Phải thu khách hàng
9 PTNB Phải trả người bán
10 RMB Đồng Nhân dân tệ
11 TSCĐ Tài sản cố định
12 TSDH Tài sản dài hạn
13 TSNH Tài sản ngắn hạn
14 USD Đồng Đôla Mỹ
15 VAT Thuế Giá trị gia tăng
16 VCSH Vốn chủ sở hữu
17 VND Việt Nam Đồng
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
4
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
DANH MỤC SƠ ĐỒ
S 1.1. Ph ng th c bán h ng c a công ty TNHH Hoa Hoaơ đồ ươ ứ à ủ 12
S 1.2. Mô hình qu n lý chung c a công ty TNHH Hoa Hoa (Mô hình ơ đồ ả ủ
tr c tuy n ch c n ng) ự ế ứ ă 15
S 2.1. Các ph n h nh trong ph n m m k toán Misaơ đồ ầ à ầ ề ế 20
S 2.2. S ph n h nh bán h ng c a ph n m m k toán Misaơ đồ ơ đồ ầ à à ủ ầ ề ế 21
22
S 2.3. Quy trình luân chuy n ch ng t trong k toán doanh thuơ đồ ể ứ ừ ế 22
S 2.4. m n hình nh p d li u h ng hóa.ơ đồ à ậ ữ ệ à 44
S 2.5. Ch ng t kh u hao TSCơ đồ ứ ừ ấ Đ 51
S 2.6. Ch ng t tr l ng c a công ty TNHH Hoa Hoaơ đồ ứ ừ ả ươ ủ 52
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
5
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG 1

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH HOA HOA
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Hoa Hoa
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Hoa Hoa
Công ty TNHH Hoa Hoa là doanh nghiệp thương mại có hoạt động chủ
yếu trong lĩnh vực phân phối các thiết bị điện và lắp đặt, bảo trì hệ thống
thang máy, băng chuyền, bãi đỗ xe tự động. Ta có thể thấy các mặt hàng và
dịch vụ chính của công ty như sau.
a/ Cung cấp, lắp đặt bảo dưỡng, bảo trì hệ thống, thiết bị thang máy của
các hãng HITACHI và GUANGRY bao gồm:
- Thang máy chở khách (phòng máy nhỏ) (Passenger Elevator)
- Thang máy vận chuyển hàng (Freight Elevator)
- Thang máy tải giường bệnh (Bed Elevator)
- Thang máy quan sát toàn cảnh (Observatory)
- Thang cuốn (Escalator)
- Thang máy thủy lực (Hydraulic)
- Băng tải bộ tự động (Moving walks)
- Hệ thống bãi đỗ xe tự động (Parking systems)
Thiết bị điện trung và hạ thế của tập đoàn Schneider Electric - CH Pháp
mang thương hiệu Merlin Gerin & Telemecanique.
- Aptomat MCB, MCCB 1P, 2P, 3P, 4P từ 1A đến 3200A
- Máy cắt không khí ACB 3P, 4P từ 630A đến 6300A
- Công tắc, ổ cắm, tủ điện
- Contactor 1 chiều, xoay chiều 3P từ 6A đến 1000A
- Thiết bị điều khiển dùng cho nhà máy, hệ thống cầu trục.
- Biến tần 1P, 3P từ 0.37KW đến 630KW.
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
6
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Khởi động mềm trung và hạ thế từ 0.75KW đến 3800KW.

- Bộ điều khiển PLC
- Cầu dao tự động bảo vệ động cơ, Bộ chuyển đổi nguồn ATS
- Tủ điện cao thế, trung thế, hạ thế.
- Tủ bù, tủ đóng cắt trung thế.
b/ Hệ thống chiếu sáng dân dụng, công nghiệp mang thương hiệu
DUHAL
- Đèn chiếu sáng văn phòng (cao ốc, Trung tâm thương mại, khách
sạn, trường học )
- Đèn chiếu sáng dân dụng (đèn trang trí, cửa hàng, nhà ở )
- Đèn chiếu sáng công nghiệp (xưởng, nhà kho, nhà xe )
- Đèn chiếu sáng ngoài trời (sân thi đấu, sân vườn, đèn đường )
- Đèn chiếu sáng chuyên dùng (đèn thoát hiểm, đèn chống thấm,
đèn khẩn cấp)
c/ Thiết bị chiếu sáng PHILLIPS
- Bóng đèn huỳnh quang 1,2m và 0,6m
- Bóng đèn Compact tiết kiệm điện
- Đèn chiếu sáng dân dụng và văn phòng
- Đèn chiếu sáng công nghiệp
- Các thiết bị chiếu sáng khác
d/ MGE UPS System (Merlin Gerin) CH Pháp : Bộ lưu điện ( UPS).
- UPS 1 pha, công nghệ On-line Double Conversion với công suất từ
600 VA đến 12 kVA thời gian lưu điện từ 10 phút đến 8 giờ
- UPS 3 pha, công nghệ On-line Double Conversion với công suất từ
5 kVA đến 800 kVA, thời gian lưu điện từ 10 phút đến 8 giờ
- Thiết bị chuyển đổi (inverter) AC /DC và DC/AC
- Thiết bị nắn dòng (Rectifier)
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
7
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Thiết bị chuyển đổi nguồn tự động

e/ Thanh dẫn điện Canalis
- Các thanh dẫn điện thay thế dây cáp có công suất từ 25 - 4200 A
- Hệ thống chiếu sáng sử dụng khung đỡ là các thanh dẫn điện
canalis
- Giải pháp cấp điện sử dụng thanh dẫn điện
1.1.2. Thị trường của Công ty TNHH Hoa Hoa
Công ty TNHH Hoa Hoa có mạng lưới phân phối hàng hóa gồm các đại
lý là hơn 300 cửa hàng và công ty tham gia tập trung tại khu vực miền Bắc và
miền Trung. Hệ thống phân phối này chủ yếu tham gia phân phối các mặt
hàng đồ điện thông dụng, bán được cho nhiều đối tượng với số lượng lớn.
Hệ thống đại lý của công ty được phân chia thành các cấp khác nhau từ
cấp 1 đến cấp 3 và hoạt động ở các khu vực địa lý khác nhau. Là một hệ
thống phân phối hàng hóa mang tính chất thương mại nên hệ thống đại lý có
những đặc trưng riêng như sau:
Đối với các đại lý, công ty có thể cung cấp nhiều loại mặt hàng đa dạng
với thời gian chờ đợi ngắn và thường là hàng có sẵn trong kho không phải đặt
thêm hàng nên thời gian cấp hàng cũng nhanh hơn. Các mặt hàng mà các đại
lý phân phối chủ yếu là các mặt hàng thông thường, là các hàng hóa có khả
năng tiêu thụ nhanh và đã có thương hiệu, uy tín đối với người tiêu dùng trên
thị trường. Đối tượng khách hàng của các đại lý là khác nhau nhưng lượng
khách chủ yếu là những nhà bán lẻ và những người tiêu dùng cuối cùng.
Những đại lý này có số lượng khách hàng khác nhau do phụ thuộc vào vị trí,
nhu cầu của khách hàng là khác nhau. Khách hàng có nhu cầu sẽ liên hệ với
đại lý, khi đó đại lý sẽ căn cứ vào lượng hàng cần thiết để đặt hàng từ công ty.
Phương thức bán hàng qua các đại lý này thường thụ động, phụ thuộc
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
8
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
khá nhiều vào các nhu cầu thực tế phát sinh của khách hàng. Khách hàng lại
thường mua với số lượng nhỏ, không lớn nên phương thức tiêu thụ này có

doanh thu không lớn lắm.
Tuy nhiên, do vị trí địa lý khác nhau nên các đại lý này có thời gian nhận
hàng, phương thức vận chuyển, giao nhận hàng hóa khác nhau. Các đại lý khác
nhau có chính sách ưu đãi về vận chuyển, giao nhận hàng hóa khác nhau do nhu
cầu về hàng hóa, chủng loại và thời gian giao nhận hàng hóa khác nhau. Cách
thức phân chia các đại lý cấp 1, 2, 3 phụ thuộc vào doanh số bán hàng của các
đại lý này. Do đó, sự ưu tiên của các cấp đại lý này cũng khác nhau.
Đối với các đại lý cấp 1, hàng hóa khi có nhu cầu sẽ được vận chuyển
thẳng đến nơi cần thiết như đến tận nơi khách hàng yêu cầu hay bố trí xe để
vận chuyển hàng đến tận kho của đại lý. Các khách hàng này được vận
chuyển trực tiếp và ưu đãi thanh toán.
Đối với các đại lý cấp 2 và cấp 3, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến các
đại lý này thông qua một nhà vận chuyển trung gian. Các nhà vận chuyển
trung gian này sẽ do đại lý chỉ định. Nhà vận chuyển này sẽ vận chuyển hàng
hóa và cũng có thể đại lý thông qua chính nhà vận chuyển này để thanh toán
cho công ty khi đơn hàng đó là đơn hàng phải thanh toán ngay.
Bên cạnh mạng lưới phân phối này, bản thân công ty TNHH Hoa Hoa
còn có phòng dự án đảm nhận việc phân phối các hàng hóa cả thông dụng và
cả hàng hóa đặc chủng, hệ thống thang máy, bãi đỗ xe tự động… cho các
công trình có nhu cầu. Các phòng dự án sẽ tìm hiểu, liên hệ nhu cầu của các
công trinh sắp và đang xây dựng.
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Hoa Hoa
Công ty TNHH Hoa Hoa có lực lượng bán hàng và khách hàng khá lớn
cùng với số lượng chủng loại mặt hàng nhiều. Do đó, công ty đã phân loại
từng loại đại lý, khách hàng để có chính sách bán hàng phù hợp.
Công ty tổ chức bán hàng theo các hình thức khác nhau với từng đối tượng
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
9
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
khách hàng khác nhau. Các hình thức bán hàng của công ty áp dụng như sau:

Hình thức bán lẻ là một trong các hình thức công ty áp dụng. Các khách
hàng đến liên hệ trực tiếp với công ty tại văn phòng sẽ được đội ngũ bán hàng
trực tiếp tư vấn về hàng hóa và làm thủ tục bán hàng, giao nhận hàng tại kho.
Việc bán hàng cho các khách lẻ này thường bao gồn các giao dịch với số
lượng ít, doanh số nhỏ và là khách hàng không thường xuyên.
Bán hàng cho khách hàng vãng lai có nhu cầu mua thường là cho mục
đích tiêu dùng trực tiếp. Các khách hàng này thường là cá nhân, tổ chức có
nhu cầu lắp đặt hay mua thay thế các sản phẩm đồ điện sử dụng thông thường,
không có tính đặc chủng.
Hình thức bán hàng thông qua hệ thống đại lý là hình thức bán hàng
không thể thiếu của một công ty thương mại. Do đó, hình thức này cũng được
công ty áp dụng.
Các khách hàng là đại lý thường giao dịch với nhân viên của công ty qua
điện thoại và fax. Việc liên hệ như vậy tiết kiệm được thời gian giao dịch.
Khách hàng là đại lý được nhân viên bán hàng ở phòng kinh doanh trực tiếp
chăm sóc và tư vấn. Các đại lý này thường mua hàng hóa thông thường phục
vụ cho việc bán lẻ nhưng với số lượng lớn và thường được công ty ưu đãi cho
nợ. Doanh số bán hàng của các đại lý này thường khá lớn và là các khách
hàng thường xuyên của công ty. Các đại lý này được áp dụng mức dư nợ khác
nhau phụ thuộc vào doanh số bán hàng của mình. Nếu một đại lý nợ quá mức
cho phép hoặc không thanh toán hết số nợ khi đến hạn thì công ty sẽ không
cung cấp hàng hay cho đại lý tiếp tục nợ phụ thuộc vào chính sách bán hàng
của công ty tại thởi điểm đó. Đồng thời công ty có chính sách áp dụng chiết
khấu thanh toán cho khách hàng là các đại lý đồng ý thanh toán ngay khi giao
hàng để tăng vòng quay của vốn. Các khách hàng đồng ý và nếu thanh toán
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
10
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
ngay khi nhận hàng sẽ được chiết khấu 5% giá thanh toán.
Bên cạnh hai hình thức bán hàng trên, công ty còn áp dụng bán hàng cho

các khách hàng là đơn vị mua với mục đích tiêu dùng trực tiếp. Các khách
hàng này thường là các công ty liên hệ qua các phương tiện như điện thoại,
fax, email để được tư vấn và bán hàng. Hàng hóa bán theo phương thức này
thường với số lượng khá lớn. Khách hàng này không trực tiếp đến văn phòng
của công ty lấy hàng. Họ sẽ liên lạc qua các phương tiện khác và thực hiện hai
bên ký kết hợp đồng, đặt cọc. Việc giao nhận hàng hóa giữa hai bên được tiến
hành sau khi công ty TNHH Hoa Hoa nhận được tiền hàng thanh toán. Nhìn
chung, hình thức bán hàng này là hình thức bán hàng nhận tiền trước khi giao
hàng. Những khách hàng này do đặc điểm mua tiêu dùng và mua với số lượng
lớn nên thường có yêu cầu về bảo hành và cam kết chất lượng do đó công ty
thường phải cung cấp các chứng chỉ xuất xứ hàng hóa (CO) và chứng chỉ chứng
nhận số lượng hàng hóa do nhà máy của nhà cung cấp sản xuất (CQ).
Hình thức bán hàng cuối cùng mà công ty đang áp dụng hiện nay là bán
hàng cho các dự án. Khách hàng là các dự án thường có nhu cầu với số lượng
rất lớn hoặc các hàng đặc chủng. Do đó, hoạt động của các khách hàng này
yêu cầu khác so với các khách hàng khác.
Để có thể tiến hành cung cấp các trang thiết bị cho công trình thì nhân viên
phòng dự án sẽ tiến hành làm hồ sơ dự thầu các mặt hàng cung cấp cho công
trình thường là cung cấp lắp đặt hệ thống điện nước, tủ điện, thang máy. Sau khi
trúng thầu, công ty sẽ làm hợp đồng, cung cấp các thiết bị vật tư cho bên thi
công công trình. Thực hiện theo hợp đồng về giao nhận hàng hóa, thanh toán.
Với các hình thức này, công ty có phương thức giao hàng và thanh toán
khái quát như sau:
a, Phương thức bán hàng (giao hàng)
- Bán hàng qua kho: hàng hóa mua về được nhập kho sau đó mới xuất ra
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
11
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
bán. Có hai hình thức giao hàng:
+ Giao hàng tại kho: theo hình thức này công ty sẽ thực hiện giao hàng

tại kho của mình cho khách hàng, người đại diện bên mua hàng tại kho, ký
vào hóa đơn bán hàng và nhận hàng cùng với hóa đơn dành cho bên mua. Kể
từ thời điểm đó, bên mua phải chịu trách nhiệm hàng hóa, chi phí hàng đang
đi trên đường.
+ Chuyển hàng: công ty sẽ chuyển hàng từ kho của mình giao cho bên
mua tại địa điểm do bên mua quy định đã thỏa thuận ghi trên hợp đồng. Bên
bán xuất hàng gửi đi bán gọi hàng hàng gửi bán chưa ghi vào doanh thu. Hàng
đang đi trên đường trách nhiệm hàng hóa và chi phí thuộc về bên bán. Chỉ ghi
nhận doanh thu khi bên mua đồng ý và ký nhận trên hóa đơn bán hàng.
- Giao hàng vận chuyển thẳng (bán hàng giao tay ba): xét theo tính chất
vận chuyển hàng hóa, hàng được mua đi bán lại ngay mà không phải nhập
kho. Người mua sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng
hóa được xác định là đã tiêu thụ.
Sơ đồ 1.1. Phương thức bán hàng của công ty TNHH Hoa Hoa
- Phương thức trả chậm, trả góp: theo phương thức này công ty sẽ bán
hàng nhưng khách hàng chỉ thanh toán một phần tiền mua hàng để nhận hàng
và phần còn lại trả dần trong một thời gian và chịu khoản lãi theo quy định
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
12
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
trong hợp đồng đã ký giữa hai bên.
b, phương thức thanh toán:
Trong điều kiện bán hàng hiện nay việc thanh tóan tiền bán hàng được
thể hiện qua nhiều phương thức. Tùy vào lượng hàng hóa giao dịch, mối quan
hệ giữa hai bên và hình thức bán hàng mà hai bên sẽ lựa chọn một phương
thức thanh tóan phù hợp nhất, tiết kiệm được chi phí và có hiệu quả nhất.
Công ty TNHH Hoa Hoa thường sử dụng các phương thức thanh toán sau:
- Thanh toán ngay: là hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển
khoản qua ngân hàng.
+ Phương thức thanh toán trực tiếp:

Đây là phương thức thanh toán bằng tiền mặt. Ngay khi khách hàng nhận
hàng thì họ sẽ thanh toán ngay cho công ty. Phương thức này giảm thiểu được
những rủi ro trong thanh toán và quay vòng vốn nhanh chóng.
+ Phương thức thanh toán qua ngân hàng:
Là phương thức thanh toán chi trả bằng tiền thông qua ngân hàng, bằng
cách chuyển khoản của người mua sang tài khoản của công ty. Tùy từng
thương vụ, khách hàng mà việc thanh toán có thể được thực hiện theo một số
phương thức:
•Thanh toán bằng séc: Khách hàng viết séc của mình trả cho công ty để
công ty đem ra ngân hàng để nhận tiền mặt.
•Thanh toán qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi: khách hàng thực hiện
dùng ủy nhiệm chi để thanh toán chuyển khoản vào tài khoản của công ty.
•Thanh toán bằng tín dụng: Các khách hàng của công ty có thể sử dụng
các khoản tiền vay ngắn hạn của ngân hàng để thanh toán cho công ty vào tài
khoản tiền gửi thanh toán của công ty.
- Thanh toán bù trừ: Đối với một số trường hợp khi khách hàng cũng là
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
13
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
một nhà cung cấp của công ty thì có thể áp dụng phương thức thanh toán này.
Khi đó, hai bên sẽ bù trừ các khoản mua và bán của mình trên biên bản bù trừ
công nợ để xác định số tiền cần phải thanh toán cuối cùng giữa hai bên.
- Bán chịu: đối với các khách hàng truyền thống thường xuyên hoặc
khách hàng có uy tín, doanh nghiệp có thể bán chịu trong một khoảng thời
gian nhất định ghi trong hợp đồng. Nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn
thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán theo quy định của doanh nghiệp.
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Hoa Hoa
1.2.1. Mô hình tổ chức quản lý chung toàn doanh nghiệp
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
14

Chuyờn thc tp chuyờn ngnh
S 1.2. Mụ hỡnh qun lý chung ca cụng ty TNHH Hoa Hoa (Mụ hỡnh trc tuyn chc nng)
SV: Nguyn Thu H - Lp: K toỏn 49D
ban
kiểm soát
phòng
dự án
phòng
kinh
doanh
phòng
tài
chính kế
toán
phòng
Xuất
Nhập
Khẩu
Phòng
kỹ
thuật
p.giám đốc
phụ trách kỹ thuật
p.giám đốc
phụ trách kinh doanh
Tổng giám đốc
(Giám đốc)
Phòng
chuyên
gia n*ớc

ngoài,
Phòng
tổ chức
hành
chính
đội thi
công số
1
đội thi
công số
2
đội thi
công số
3
đội thi
công số
4
Phòng
kinh
doanh 2
Phòng
kinh
doanh 1
phòng
dự án
ED2
phòng
dự án
ED1
phòng

quản lý
thiết bị
vật t*
hội đồng
quản trị
15
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến kế toán bán hàng.
Tham gia vào quy trình bán hàng của công ty có liên quan trực tiếp của
các nhân viên bán hàng, bộ phận chuyển hàng và nhân viên kế toán. Các bộ
phận này liên quan trực tiếp đến quy trình bán hàng và thanh toán của công
ty. Trách nhiệm của từng bộ phận được quy định như sau:
 Nhân viên phòng kinh doanh:
Đối với các khách hàng đại lý, nhân viên kinh doanh có trách nhiệm liên
hệ với khách hàng trực tiếp để biết được nhu cầu hay khi khách hàng chủ
động liên hệ khi cần hàng.
Khi công ty có thực hiện bán các sản phẩm mới hay có chính sách bán
hàng thay đổi như hệ số bán, chiết khấu, bảng giá mới…, nhân viên phòng
kinh doanh có trách nhiệm thông báo, giới thiệu cho khách hàng. Sau khi giới
thiệu cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận mua, nhân viên đó sẽ
trực tiếp làm báo giá để xác nhận đặt hàng hay mua hàng của khách hàng. Sau
khi nhận được xác nhận mua hàng (xác nhận đặt hàng), nhân viên kinh doanh
sẽ chuyển xác nhận này cho kế toán vật tư và phòng quản lý thiết bị vật tư để
xác định lượng hàng chờ xuất bán cho khách hàng đó.
Đối với khách hàng là khách lẻ (liên hệ trực tiếp tại văn phòng) thì nhân viên
phòng kinh doanh sẽ đề nghị kế toán vật tư xuất hàng theo hóa đơn bán hàng
kiêm phiếu xuất kho để thực hiện xuất hàng tại kho và thanh toán tại văn phòng.
 Nhân viên phòng dự án:
Đối với các khách hàng là các chủ đầu tư của các dự án, nhân viên phòng
dự án sẽ trực tiếp làm hồ sơ dự thầu để trúng thầu phần điện nước của các

công trình. Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, nhân viên phòng dự án sẽ
trao đổi hợp đồng với chủ đầu tư để có thể ký kết hợp đồng với mức giá xác
định. Ngay khi hợp đồng được ký kết, hợp đồng sẽ được chuyển cho kế toán
trưởng để kế toán trưởng kiểm tra và cho thực hiện hợp đồng.
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
16
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Khi hợp đồng được thực hiện, nhân viên phụ trách dự án sẽ có trách
nhiệm cùng theo dõi thực hiện hợp đồng với các bộ phận khác. Nhân viên dự
án sẽ có trách nhiệm liên hệ ngày giao hàng cụ thể với khách hàng và thông
báo cho phòng quản lý thiết bị vật tư, kế toán vật tư để lên kế hoạch xuất
hàng. Khi giao hàng xong, nhân viên này có trách nhiệm kết hợp với kế toán
công nợ để xác định thanh toán của khách hàng và làm các thủ tục cần thiết để
thanh toán.
 Nhân viên kế toán
 Kế toán vật tư: kế toán này có trách nhiệm sau khi nhận được đơn
hàng đã có xác nhận của khách hàng, hay hợp đồng sẽ tiến hành xuất hàng
ngay nếu hàng đó được lấy ngay, hoặc tiến hàng xuất chờ nếu hàng đó chưa
lấy ngay trong ngày.
Đến ngày xuất hàng theo thông báo của phòng quản lý vật tư và nhân
viên bán hàng, kế toán vật tư sẽ lập phiếu xuất kho hoặc hóa đơn bán hàng
(kèm phiếu xuất kho) cho các hàng hóa đã được xuất chờ theo hợp đồng hay
xác nhận đặt hàng của khách hàng.
 Kế toán công nợ
Kế toán này khi nhận được biên bản bàn giao hàng hóa trong trường hợp
khách hàng là dự án sẽ thực hiện nhập hóa đơn bán hàng vào máy tính. Khi
đó, việc xác nhận hàng đã bán được thực hiện. Sau đó, theo điều khoản thanh
toán của hợp đồng, kế toán công nợ sẽ có trách nhiệm theo dõi và thực hiện
các thủ tục giấy tờ để việc thanh toán của hợp đồng đó được thực hiện một
cách nhanh nhất. Khi việc thanh toán hoàn tất, kế toán này sẽ làm biên bản

thanh lý hợp đồng giữa hai bên và chấm dứt việc theo dõi công nợ.
Đối với các khách hàng là đại lý, kế toán công nợ sẽ thực hiện theo dõi
thời hạn thanh toán theo quy định và tính chiết khấu thanh toán cho các đại lý
nếu các đại lý này thanh toán đồng ý thanh toán ngay.
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
17
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
 Kế toán thanh toán
Đối với khách hàng là các dự án và đại lý, kế toán thanh toán sẽ thực
hiện những thủ tục liên quan đến ngân hàng mà khách hàng yêu cầu như thực
hiện bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành hàng
hóa,… Đồng thời, kế toán này có trách nhiệm theo dõi các khoản tiền ngân
hàng do khách hàng trả để báo cho kế toán công nợ để biết được tiến trình
thanh toán của khách hàng đã thực hiện đúng theo hợp đồng chưa.
Đối với các khách lẻ, kế toán thanh toán có trách nhiệm làm thủ tục
thanh toán cho khách hàng như lập phiếu thu cho khách hàng.
 Kế toán thuế
Kế toán này phụ trách việc viết hóa đơn cho khách hàng. Kế toán này sẽ
dựa vào lượng hàng hóa bán ra, xuất theo hóa đơn bán hàng để viết hóa đơn
theo hợp đồng, hóa đơn bán hàng. Kế toán này sẽ theo dõi lượng hàng hóa đã
viết hóa đơn theo các hợp đồng đang thực hiện để kế toán công nợ làm cơ sở
theo dõi thanh toán.
 Thủ quỹ
Thủ quỹ có trách nhiệm thu tiền các hàng hóa được mua và thanh toán
theo hình thức trả tiền mặt.
Đối với các khách lẻ, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền ngay khi khách hàng
đến mua hàng.
Đối với các khách hàng là đại lý, thủ quỹ sẽ thu tiền thông qua người đi
giao hàng. Người này khi đi giao hàng sẽ thực hiện thu tiền và nộp lại cho thủ
quỹ ngay trong ngày.

 Phòng quản lý thiết bị vật tư
Phòng này có nhiệm vụ xác nhận các đơn đặt hàng và hợp đồng trong
giai đoạn thực hiện để có kế hoạch sắp xếp hàng hóa cho khách hàng. Nhân
viên phòng này có trách nhiệm sắp xếp người, phương tiện giao hàng vào
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
18
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
ngày được nhân viên kinh doanh và nhân viên dự án thông báo. Sau khi giao
hàng, hóa đơn bán hàng hoặc biên bản bàn giao đã có ký nhận của bên nhận
hàng sẽ được phòng chuyển về cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán.
 Phòng kỹ thuật:
Phòng này sẽ tính toán các bản vẽ, thông số kỹ thuật của khách hàng
cung cấp để giúp lựa chọn sản phẩm cho khách hàng, giúp nhân viên phòng
kinh doanh và dự án có thể tư vấn và xác định giá bán cho khách hàng để làm
báo giá.
Trong trường hợp hàng hóa cần được bảo hành thì bộ phận kỹ thuật sẽ
kiểm tra để xác định xem hàng hóa này bị lỗi hay không để tiến hành chuyển
về hãng bảo hành đối với các hàng hóa mà còn trong thời hạn bảo hành.
 Ban giám đốc
Ban giám đốc gồm có Tổng giám đốc (Giám đốc) và các phó Giám đốc
là cơ quan đưa ra đường lối phát triển của các chính sách bán hàng. Ban Giám
đốc sẽ đưa ra các chiến lược để thực hiện bán hàng một cách hiệu quả nhất
như các chính sách khuyến mại, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh
toán…
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
19
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH HOA HOA

2.1. Kế toán doanh thu
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Kế toán của công ty áp dụng hình thức nhật ký chung trên phần mềm máy
vi tính: phần mềm kế toán máy MISA – SME phiên bản 7.9 dành cho các doanh
nghiệp vừa và nhỏ. Để quản lý tài khoản, khách hàng giao dịch, các kho hàng,
các loại hàng hóa, tiền tệ sử dụng và các loại chứng từ, phầm mềm MISA cung
cấp một hệ thống các danh mục gồm có: danh mục khách hàng, danh mục nhà
cung cấp, danh mục vật tư hàng hóa, danh mục tài sản cố định…
Phần mềm kế toán MISA cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán trong
hoạt động của doanh nghiệp:
Sơ đồ 2.1. Các phần hành trong phần mềm kế toán Misa
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
20
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Đối với nghiệp vụ kế toán bán hàng, tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở công
ty được nhân viên kế toán làm nhiệm vụ cập nhập chứng từ vào máy vi tính –
cập nhập hóa đơn bán hàng theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ phần hành bán hàng của phần mềm kế toán Misa
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng trong một phần mềm
Kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu
như: Danh mục Khách hàng; Danh mục Vật tư, hàng hóa; Các chứng từ dùng
cho việc hạch toán bán hàng bao gồm: Đơn đặt hàng, Hóa đơn bán hàng,
phiếu giao hàng, phiếu nhập hàng trả lại, chứng từ phải thu công nợ…
Để có cái nhìn tổng quát về quy trình lưu chuyển chứng từ trong kế toán
doanh thu tại công ty TNHH Hoa Hoa ta có thể thấy sơ đồ sau:
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
21
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán doanh thu
•Bước 1: Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp

gửi báo giá.
•Bước 2: Sau khi nhận được yêu cầu báo giá của khách hàng, nhân viên
bán hàng tiến hành lập và gửi báo giá cho khách hàng.
•Bước 3-4: Khách hàng nhận báo giá của doanh nghiệp, tiến hành lập
Đơn đặt hàng và chuyển cho nhân viên bán hàng.
•Bước 5: Nhân viên bán hàng nhận Đơn đặt hàng và chuyển cho kế toán kho.
•Bước 6: Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ nhân viên bán hàng, kế
toán kho tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.
•Bước 7: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng, sau đó
chuyển cho nhân viên bán hàng.
•Bước 8: Nhân viên bán hàng nhận hàng từ thủ kho, tiến hành lập Hóa
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
22
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
đơn bán hàng và chuyển hàng cho khách hàng.
•Bước 9-10: Khách hàng nhận hàng và Hóa đơn từ nhân viên bán hàng
và làm thủ tục thanh toán:
• Trường hợp 1: Khách hàng chưa thanh toán => chuyển sang bước 11.
• Trường hợp 2: Khách hàng thanh toán ngay => chuyển sang bước 12.
•Bước 11: Kế toán công nợ ghi sổ công nợ.
•Bước 12: Nhân viên bán hàng nhận tiền từ khách hàng và chuyển cho
kế toán công nợ hay kế toán kho.
•Bước 13: Kế toán thanh toán lập Phiếu thu và chuyển tiền cùng Phiếu
thu cho thủ quỹ.
•Bước 14: Thủ quỹ nhận Phiếu thu, thu tiền và ghi sổ quỹ, sau đó
chuyển Phiếu thu cho kế toán thanh toán.
•Bước 15: Kế toán thanh toán ghi sổ tiền mặt.
Quy trình luân chuyển chứng từ này được áp dụng cho các nghiệp vụ
bán hàng của công ty. Quy trình bán hàng của công ty phản ánh quá trình thực
hiện ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp một cách cụ thể nhất.

Quá trình bán hàng của công ty TNHH Hoa Hoa được thực hiện theo
quy trình như sau:
Trước hết, để việc đặt hàng hay ghi nhận có một nghiệp vụ bán hàng sắp
xảy ra, nhân viên bán hàng của phòng kinh doanh hay dự án cần làm báo giá
cho khách hàng như ví dụ sau:
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
23
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
BÁO GIÁ
Người gửi: Phạm Tuấn Huy Người nhận: Ms Hà
Chức vụ: NV Dự án Chức vụ: Phòng cung ứng
Công ty TNHH Hoa Hoa Công ty TNHH An Quý Hưng
Báo giá số 15/ HH-AQH , ngày 07 tháng 01 năm 2011
Công ty TNHH Hoa Hoa trân trọng báo giá đến Quý khách hàng, chi tiết như sau :
TT NỘI DUNG HÀNG HÓA MÃ HÀNG XUẤT XỨ ĐVT SL
ĐƠN GIÁ
(VNĐ)
THÀNH TIỀN
(VNĐ)
01
RCCB 4P 40A/30mA
16254 Schneider Cái 5
1.
021.703

5.1080.513
02
Contactor module 2P 40A
15966 Schneider Cái 10

597.870

5.978.700
03
Contactor module 1P 25A
15958 Schneider Cái 10

343.844

3.438.435
04
RCCB 2P 32A/30mA
19668 Schneider Cái 10
1.
004.640

10.046.400
05
RCCB 2P 20A/30mA
19666 Schneider Cái 10

923.559

9.235.590
06
MCCB 3P 60A/30kA
EZC100H Schneider Cái 10
1.
409.909

14.099.085
07
MCCB 3P 15A/10kA
EZC100F Schneider Cái 10

768.359

7.683.585
Tổng trị giá trước thuế
55.590.308
Thuế GTGT (10%) 5.559.031
Tổng trị giá bao gồm thuế GTGT 61.148.339
Bằng chữ: Sáu mươi mốt triệu, một trăm bốn mươi tám nghìn, ba trăm ba mươi chín đồng./.
Điều kiện thư ơng mại:
- Chất lượng hàng hóa: Mới 100%, chưa qua sử dụng
- Thời gian giao hàng: 6-8 tuần kể từ ngày đặt hàng
- Địa điểm giao hàng: Miễn phí vận chuyển trong nội thành Hà Nội.
- Phương thức thanh toán: Tạm ứng 30% trị giá hàng hóa ngay khi đặt hàng, 70% còn lại
thanh toán ngay trước khi giao nhận hàng.
- Thời hạn bảo hành: Hàng hóa đợc bảo hành miễn phí trong vòng 12 tháng kể từ ngày
giao hàng, nếu lỗi sản phẩm do nhà sản xuất.
- Hiệu lực báo giá: Trong vòng 20 ngày kể từ ngày báo giá.
Trân trọng!
Xác nhận của bên mua Công ty TNHH Hoa Hoa
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
24
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Sau khi nhận được báo giá trên, khách hàng xác nhận bằng việc đóng dấu vào
đó để phòng vật tư có cơ sở xuất hàng cho khách hàng. Ngay khi xác nhận báo
giá, nhân viên bán hàng sẽ tiếp tục thực hiện làm hợp đồng giữa hai hay ba bên để

thực hiện mua hàng. Hợp đồng thường được thực hiện theo mẫu sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
***
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 0810/HPT-HH
- Căn cứ Luật Thương mại nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam số 36/2005/QH11 được
Quốc hội thông qua ngày 14/06/2005.
- Căn cứ Bộ luật Dân sự nước Cộng hòa Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam số 33/2005/QH11 được
Quốc hội thông qua ngày 14/06/2005.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay ngày 08 tháng 10 năm 2010, chúng tôi gồm có:
CÔNG TY TNHH HOA HOA
Điạ chỉ: 335 Trương Định - Hoàng Mai - Hà Nội
Điện thoại: (04) 36626402/03 Fax: (04) 36620737
MST: 0101148926
Đại diện: Ông Nguyễn Quang Khải - Chức vụ: Tổng Giám Đốc
Tài khoản : 14022 626363 888
Tại: Ngân hàng Techcombank – PGD Nguyễn An Ninh
Sau đây được gọi là : "Bên Bán"
SV: Nguyễn Thu Hà - Lớp: Kế toán 49D
25