Phân tích thiết kế xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại cửa hàng thương mại dịch vụ vi tính

TRNG I HC M TP H CHÍ MINH
KHOA CÔNG NGH THÔNG TIN
v ( w

 tài lun vn:
Phân tích-Thit k-Xây dng
Phn mm Qun lý bán hàng
Ti Ca hàng TM-DV Vi tính
+ GVHD : Cô Phan M Trinh
+ Sinh viên : Nguyn Vn Phát
+ MSSV : 10761261
+ Lp : TH07B1
+ Khoa : Công Ngh Thông Tin
Tp.HCM, ngày 16 tháng 09 nm 2011
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261



LI M U
So vi nhng nm trc đây, tin hc ngày nay đã tr thành công c quan trng và
cn thit cho mi ngi trong mi lnh vc hot đng, ca mi quc gia trên th gii.
Trong xu hng chung ca th gii, tin hc nc ta đã có nhng bc chuyn bin
đáng k và phát trin rng khp c nc, ngày càng đc nhiu ngi bit đn. Vic ng
dng tin hc vào công vic ngày càng gia tng, nó đã dn dn thay th cho nhng công
vic bng tay tn nhiu thi gian, công sc, nhân lc nhng nng sut li thp.
Tin hc hóa giúp cp nht thông tin, truy xut d liu nhanh chóng, chính xác và có
th đáp ng nhu cu nhiu ngi s dng, đm bo d liu đc qun lý tp trung và có

hiu qu. Cng nh các lnh vc khác, tin h
c hóa quy trình qun lý mua bán ti các ca
hàng vi tính cng tr nên ph bin hn. Tuy phn mm bán hàng hin nay đc bán khá
nhiu trên th trng, nhng mi phn mm đu có mt vài nhc đim riêng, nh: mt
s phn mm ch tìm kim theo tên, không tìm kim theo mã s, giao din cha thân thin,
phân quyn cha rõ ràng, Vic xây dng phn mm bán hàng trong đ tài lun vn này
s hng
đn mc tiêu c gng khc phc nhng nhc đim đó. Phn mm này s không
làm tt c các công vic ca các nhân viên ti ca hàng, nhng s là ngi tr lý đc lc
giúp các nhân viên hoàn thành công vic nhanh hn, và đt hiu qu cao hn.
Do vn cha c sát nhiu vi công vic phân tích, thit k và xây dng chng trình
trong thc t, cng nh do kin thc, kinh nghi
m còn nhiu hn ch nên chng trình
không tránh khi nhng thiu xót. Em rt mong nhn đc s ch bo, góp ý ca quý thy
cô, các anh ch nhân viên Công ty CP máy tính Hoàn Long và các bn đ chng trình
đc hoàn thin hn.
Xin chân thành cm n!






LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261

LI CM N
Sut quá trình hc tp trong trng đi hc va qua, em đã đc đc quý thy cô
cung cp và truyn đt nhng kin thc chuyên môn cn thit và quý giá nht. Ngoài ra,
chúng em còn đc rèn luyn mt tinh thn hc tp và nhiu k nng làm vic khác nhau:
đc lp và theo nhóm. ây là nhng bc đi ht sc cn thit đ có th thành công khi bt
tay vào ngh nghip trong tng lai.
Khóa lun tt nghi
p là 1 c hi đ em có th áp dng, tng kt li nhng kin thc
quý giá trong sut quá trình hc tp va qua. Sau mt thi gian tp trung nghiên cu vi
k nng làm vic đc lp, em đã dn tip cn và nm bt đc đ tài mt cách tng quát.
Em xin cm n s ch bo và hng dn tn tình ca cô Phan M Trinh. Nh s hng
dn ca cô mà em đã hiu sâu hn và phát hin ra nhng thiu sót trong quá trình phân
tích, thit k, lp trình đ kp thi sa cha, b sung. Cm n các anh ch nhân viên Công
ty CP máy tính Hoàn Long đã giúp em trong quá trình tìm hiu hin trng, đ em hoàn
thành đ tài này mt cách thun li hn. Bên cnh nhng kt qu khiêm tn mà em đt
đc, chc chn không tránh khi nhng sai lm thiu xót khi thc hin đ tài. Kính
mong thy cô thông cm và tha th
. S phê bình góp ý ca quý thy cô s là nhng bài
hc rt quý báu cho công vic thc t ca chúng em sau này.
Và đc bit, li cm n xin đc gi đn ba m, nhng ngi đã góp công sinh
thành dng dc đ con có đc nh ngày hôm nay.
Là 1 sinh viên ca khoa Công ngh thông tin, em rt t hào v khoa mình đang theo
hc, t hào v tt c các thy cô ca mình. Mt ln na em xin chân thành cm n công
lao d
y d ca quý thy cô. Kính chúc quý thy cô mnh khe, tip tc đt đc nhiu
thng li trong nghiên cu khoa hc và s nghip giáo dc!
TP.HCM, Ngày 16 tháng 09 nm 2011

LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261





NHN XÉT CA GIÁO VIÊN HNG DN
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………….……






LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261





NHN XÉT CA GIÁO VIÊN PHN BIN
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………


LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 1

Phn I: TÌM HIU HIN TRNG
I. GII THIU:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long là mt trong nhng doanh nghip hàng đu
trong lnh vc Công Ngh Thông Tin Vit Nam. Chuyên:
♦ Sn
xut kinh doanh các loi máy vi tính, linh kin máy vi tính, thit b vn
phòng, thông tin liên lc.
♦ Ráp đt và xut khu các sn phm vi tính theo đn đt hàng trong và ngoài nc.
♦ Dch v hu mãi và chm sóc khách hàng.
+ Loi hình công ty: c phn.
+ a đim: Hoàn Long Building 244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
+ T: 08.39258999 - 08.39259999
+ Email:
+ Fax: 08.39259131
1. C cu t chc:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long bao gm 1 tr s chính và 5 ca hàng:
♦ Tr s chính (ca hàng): HOÀN LONG CNG QUNH

a ch: Hoàn Long Building 244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
♦ Ca hàng 1: HOÀN LONG SNG NGUYT ÁNH - TÔN THT TÙNG
a ch: 101 Sng Nguyt Ánh, P.Bn Thành, Q.1, Tp.HCM
96B Tôn Tht Tùng, P.Bn Thành, Q1. Tp.HCM
♦ Ca hàng 2: HOÀN LONG NGUYN TH MINH KHAI
a ch: 410 B-C-D Nguyn Th Minh Khai, P.5, Q.3, Tp.HCM
♦ Ca hàng 3: HOÀN LONG GÒ VP
a ch: 15 Nguyn Oanh, P.10, Q.Gò Vp, Tp.HCM
♦ Ca hàng 4: HOÀN LONG CN TH
a ch: 41 - 43 ng 30/4, P. An Lc, Q. Ninh Kiu, Tp Cn Th

LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 2

Hình 1: S đ t chc công ty c phn máy tính Hoàn Long.

2. Ca hàng Hoàn Long – Cng Qunh:
V mt t chc, các ca hàng thuc công ty c phn máy tính Hoàn Long tng t
nhau nên chúng ta ch phân tích s đ t chc ca 1 ca hàng. Ca hàng ti tr s chính
Hoàn Long – Cng Qunh bao gm 4 phòng ban và 2 b phn:
♦ Ban Qun lý ca hàng
♦ Phòng K thut
♦ Phòng
Kinh doanh
♦ Phòng Cung ng
♦ B phn
Qun lý kho

♦ B phn Thu ngân – Hóa đn

LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 3

Hình 2: S đ t chc ca hàngHoàn Long – Cng Qunh.

3. Chc nng, nhim v:
Chc nng, nhim v ca tng phòng ban, b phn tuy khác nhau, nhng luôn có
mi liên h qua li vi các phòng ban, b phn khác.
3.1 Ban Qun lý ca hàng:
Chu trách nhim qun lý chung cho toàn b ca hàng:
- Qun lý nhân s và h s nhân s.
- Qun lý c s vt cht, trang thit b làm vic ca ca hàng.
- Qun lý công vn, chng t ca ca hàng.
- Qun lý, giám sát vic thc hin quy ch lao đng ca nhân viên nh: gi gic
làm vic, đng phc, chm công, vv…
Da trên chin lc phát trin ca Công ty đ t v
n cho Lãnh đo cp trên ca
Công ty trong vic xây dng k hoch tuyn dng và đào to nhân s ti ca hàng.
Cn c vào nhu cu thc t ca công vic đ sp xp, b trí nhân s ti ca hàng.
Xây dng, điu chnh các quy ch v tin lng, BHXH, thng, pht, k lut lao
đng cho ca hàng.
T vn cho Ban lãnh đo Công ty trong vic xây dng các chính sách v
phúc li
nhân viên.
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH

TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 4
Cui tháng, ban Qun lý có trách nhim tp hp báo cáo ca các phòng ban đ lp
báo cáo tng hp gi Ban lãnh đo công ty.
Lp k hoch mua sm trang thit b. Thc hin công tác kim tra, kim kê tài sn,
các trang thit b làm vic ti chi nhánh theo đnh k hàng nm.
3.2 Phòng K thut:
Chu trách lp ráp các sn phm vi tính khách hàng mua ti ca hàng theo phiu yêu
cu lp ráp do nhân viên bán hàng cung cp.
Bo hành min phí các sn phm vi tính khách hàng mua ti ca hàng theo các quy
đnh bo hành.
Sa cha có thu phí các sn phm vi tính đã ht hn bo hành, không có phiu bo
hành, …
3.3 Phòng Kinh doanh:
Nghiên cu, xây dng chin lc kinh doanh dài hn, trung hn, ngn hn, k hoch
hot đng và k hoch kinh doanh hàng nm, hàng quý ca ca hàng.
Tham mu cho ban Qun lý v ch tiêu kinh doanh cho các b phn trc thuc ca
hàng. Theo dõi, thúc đy tin đ thc hin k hoch kinh doanh và chng trình công tác
ca ca hàng.
Tng hp, phân tích và lp báo cáo tình hình hot đng và tình hình kinh doanh
tháng, quí, 6 tháng, c nm theo yêu cu ca ban Qun lý.
Thu th
p, phân tích, tng hp thông tin th trng; xây dng và trin khai thc hin
k hoch tip th, qung cáo, mua hàng cho ca hàng.
Tìm kim khách hàng, đàm phán, ký kt các hp đng mua bán, thc hin giao dch
mua bán ngay ti ca hàng, … Trông coi các quy hàng do ban Qun lý phân công.
Hng dn, t vn khách hàng v các sn phm, mt hàng, v cu hình sn phm cn lp
ráp, hng dn khách hàng ghi phiu đt hàng.

3.4 Phòng Cung ng:
Tham mu cho ban Qun lý ca hàng trong công tác hoch đnh k hoch mua hàng
và cung cp phc v hot đng sn xut kinh doanh.
Tìm kim, chn la, đàm phán, ký kt hp đng vi các nhà cung cp hàng hóa.
Tham gia qun lý và kim soát các hot đng nhp, d tr, xut, kim kê vt t ti
kho hàng.
Lp các báo cáo theo yêu cu ca Công ty v công tác thu mua/ kho hàng hóa.
3.5 B phn Thu ngân – Hóa đn:
Làm phiu thanh toán, thu tin ca khách hàng theo đúng quy trình thanh toán ca
chi nhánh.
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 5
S dng thành tho chng trình tính tin và nhn bit tin gi.
Vit hóa đn giá tr gia tng (GTGT) cho khách hàng.
Lu gi toàn b phiu đt hàng (đã s dng).
Cui ngày, tng hp toàn b s tin hin có ti quy thu t khách hàng và thc hin
công vic báo cáo hàng ngày ca chi nhánh.
In phiu tng và chuyn tin cho Th qu, ký biên bn giao nhn tin.
Các công vic khác theo b trí, phân công ca ban Qun lý.
3.6 B phn Qun lý kho:
Qun lý vic giao nhn hàng hóa: chng t xut nhp kho, chuyn giao hàng hóa…
Xut, nhp hàng hóa đúng chng loi, đ s lng, kp thi gian… theo đúng qui
đnh ca ca hàng.
Kim soát lng hàng tn kho: kim kê s lng tn kho, kim soát ngun cung cp
xoay vòng, quy trình qun lý hàng tn gia các kho, phân tích s lng hàng h hi, v
theo quy đnh.
Qun lý kho thit b (các công c, xe vn chuyn…), tuân th

quy trình xut nhp,
tip nhn vt t qung cáo, …
Qun lý và s dng ngun lao đng làm vic ti các kho.

II. QUY TRÌNH, NGHIP V MUA BÁN:
1. Quy tc qun lý:
♦ Phòng Kinh doanh phi thc hin vic tìm hiu th trng, tìm kim khách hàng
phc v cho vic kinh doanh ca ca hàng.
♦ B phn Qun lý kho phi thng xuyên báo cáo tn kho theo yêu cu hoc đnh
k cho phòng Cung ng.
♦ Phòng Cung ng phi thc hin vic tìm hiu th trng, tìm kim nhà cung cp
kp thi đáp ng hàng hóa đu vào cho ca hàng.
♦ Khi mua hàng t nhà cung cp, phòng Cung ng ph
i kt hp vi b phn Qun
lý kho đ đa ra danh sách các mt hàng cn đt mua phù hp, trc khi trình ban
Qun lý duyt.
♦ Phòng Cung ng s chu trách nhim trong vic đt hàng vi nhà cung cp.
♦ B phn Qun lý kho phi kim tra k lng hàng hóa trc khi nhp vào kho.
Nu là hàng hóa mua không đt yêu cu phi báo vi nhà cung cp đ tr li.
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 6
♦ B phn Qun lý kho phi kim tra hàng hóa k trc khi xut bán cho khách
hàng.
♦ B phn Qun lý kho phi kim tra k lng hàng hóa khách hàng tr li trc
khi nhp vào kho.
♦ B phn K toán – Thu ngân phi cp nht thông tin liên quan mi khi có nhp/
xut hàng hóa, và chu trách nhim thu chi các khon tin.

♦ Vic thanh toán ca khách hàng ch đc thc hin bng 2 phng thc: tin m
t
và chuyn khon.
2. Quy trình mua hàng:
Phòng Cung ng đt ti ca hàng Hoàn Long – Cng Qunh chu trách nhim chung
trong vic nhp hàng hóa đu vào cho tt c ca hàng trong công ty. Tùy theo nhu cu
mua bán ca mi ca hàng mà phòng Cung ng s có chin lc điu chuyn hàng hóa
thng xuyên đn các ca hàng đó.
Phòng Cung ng phi tìm hiu th trng thng xuyên, kt hp ci các báo cáo tn
kho đa ra k hoch v vic nhp các mt hàng khi cn. Sau khi l
p danh sách các mt
hàng cn mua, phòng Cung ng s trình lên ban Qun lý ca hàng đ xem xét và ký
duyt. Phòng Cung ng s có trách nhim đt hàng vi nhà cung cp.
♦ Hp đng cung ng:
CNG HÒA XÃ HI CH NGHA VIT NAM
c lp – T do – Hnh phúc
_________________

HP NG CUNG NG
S:

Hôm nay, ngày… tháng nm
Chúng tôi gm:
Bên A
- Tên doanh nghip:
- a ch tr s chính:
- in thoi: Fax:
- Mã s thu:
- Tài khon s: M ti ngân hàng:
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH

TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 7
- i din là: Chc v:
Bên B
- Tên doanh nghip:
- a ch tr s chính:
- in thoi: Fax:
- Mã s thu:
- Tài khon s: M ti ngân hàng:
- i din là: Chc v:
Hai bên thng nht tha thun ni dung hp đng nh sau:
iu 1: Ni dung giao dch:
VT: VND
STT Tên hàng VT SL n giá Thành tin Ghi chú


Tng cng:….…… ….Thu VAT(10%) :……… ….…….Tng giá
tr:……….………….
Vit bng
ch:…………………………….… …………………………………………….….
iu 2: iu khon cht lng:
1. t tiêu chun:…………………………………………………………………………
2……………… …………………………………………………………………………
iu 3: iu khon giao nhn:
1. Phng tin vn chuyn và chi phí vn chuyn do bên chu.
2. Chi phí bc xp do bên ……………………….chu.
3. Qui đnh lch giao nhn hàng hóa mà bên mua không đn nhn hàng thì phi chu chi
phí lu kho bãi là…………… đng/ ngày. Nu phng tin vn chuyn bên mua đn mà bên

bán không có hàng giao thì bên bán phi chu chi phí thc t cho vic điu đng phng tin.
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 8
4. Khi mua hàng, bên mua có trách nhim kim nhn phm cht, qui cách hàng hóa ti
ch. Nu phát hin hàng thiu hoc không đúng tiêu chun cht lng thì lp biên bn ti ch yêu
cu bên bán xác nhn.
iu 4: iu khon thanh toán:
1. Bên A thanh toán cho bên B bng hình thc trong thi
gian…………
2. Bên B thanh toán cho bên A bng hình thc trong thi
gian…………
iu 5: iu khon chung:
1. Hai bên cam kt thc hin nghiêm túc các điu khon đã tha thun trên, không đn
phng thay đi hoc hy b hp đng, bên nào không thc hin hoc đn phng đình ch thc
hin hp đng mà không có lý do chính đáng thì s b pht ti % giá tr phn hp đng b vi
phm (cao nht là 12 %).
2. Hai bên cn ch đng thông báo cho nhau tin đ thc hin hp đng. Nu có vn đ gì
bt li phát sinh các bên phi kp thi thông báo cho nhau bit và tích cc bàn bc gii quyt.
3. Trng hp các bên không t gii quyt đc mi đa v tranh chp ra tòa án.
4. Hp đng này có hiu lc t ngày đn ngày
Hai bên s t chc hp và lp biên bn thanh lý hp đng này sau khi ht hiu lc không
quá 10 ngày. Bên…….có trách nhim t chc và chun b thi gian, đa đim hp thanh lý.
Hp đng này đc làm thành bn, có giá tr nh nhau, mi bên gi bn,
gi c quan………. bn (nu cn) .

I DIN BÊN A I DIN BÊN B
Chc v: Chc v:

(Ký, h tên, đóng du) (Ký, h tên, đóng du)
Hình 3: Hp đng cung ng.

Các mt hàng khi đc nhp v s đc b phn Qun lý kho kim tra v s lng,
cht lng xem có đt yêu cu không. Nu đã đt yêu cu, phòng Cung ng s lp phiu
nhp kho đ b phn Qun lý kho nhp hàng vào.


LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 9
♦ Phiu nhp kho:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

PHIU NHP KHO
S:…………………Ngày… Tháng… Nm………

H tên ngi giao hàng:………………………………………… …………………………
Nhp t Nhà cung cp/ n v:……………………………………… ……… … …
a ch:…………………………………………………………………….…………… ….
in thoi:…………………………………Fax:…………………… ….…………………
S hp đng:……………………….…Ngày hp đng:………………………… ……
Din gii nhp:……………………………………………………….………………………
VT: VND
STT Tên hàng VT SL n giá Thành tin Ghi chú

Tng cng:….…… ….Thu VAT(10%) :……… ….…….Tng giá tr:……….……….
Vit bng ch:…………………………….… ………………………………………….….

Nhp Ngày tháng nm
Ngi giao hàng Th kho Ngi lp phiu
(Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên)

Hình 4: Phiu nhp kho.
Phiu nhp kho bao gm 4 liên:
Ngi giao hàng gi 1 liên.
B phn Qun lý kho gi 1 liên.
Phòng Cung ng gi 1 liên đ theo dõi quá trình xut nhp, nm đc nhu cu nhp
hàng cho ca hàng khi cn.
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 10
B phn K toán – Thu ngân gi 1 liên đ lp phiu chi đ chi tr tin cho nhà cung
cp. Nu thanh toán bng chuyn khon, b phn K toán – Thu ngân s nhn phiu chi
t ngân hàng, đng thi kim tra li tài khon. Nu ca hàng đc phép tr sau, b phn
K toán – Thu ngân s cp nht li công n nhà cung cp.
♦ Phiu chi:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

PHIU CHI
S:…………………Ngày… Tháng… Nm………

H tên ngi nhn tin:……………………………………………………………… ……
Công ty/ n v:……………………………………………………………….… ….…
a ch:……………………………………………………… ………………………… ….
in thoi:…………………………………Fax:………………………………… …………
S hp đng:……………………….Ngày hp đng:…… ………………………… … …
Lý do chi:………………………………………… …………………………………………
S tin: …………………………………………………… …………….…………………
Bng ch: …………………………………………………………… … ………………….

Th trng đn v Th qu K toán
(Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên)



ã nhn đ s tin (bng ch): …………………………………….……………………………….
…………………………………………….……………… ………………………………………

Ngi nhn tin
(Ký, h tên)

Hình 5: Phiu chi.
Trng hp mua hàng theo nguyên đai, nguyên kin, không th kim tra ngay ti
nhà cung ng. Khi nhp hàng nhp, b phn Qun lý kho kim tra phát hin các mt hàng
không đt yêu cu, phi thông báo ngay cho nhà cung cp và lp phiu kho đ tr li hoc
đi mt hàng khác.

LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 11
♦ Phiu xut kho:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

PHIU XUT KHO
S:…………………Ngày… Tháng… Nm………

H tên ngi nhn hàng:………………………………………….…………………………
Xut cho Nhà cung cp/ n v:…………… …………….………………… … …
a ch:…………………………………………………………………….…………… ….
in thoi:…………………………………Fax:…………………… ….…………………
S hp đng:……………………….…Ngày hp đng:………………………… ……
Din gii xut:.………………………………………………………………………………
VT: VND
STT Tên hàng VT SL n giá Thành tin Ghi chú


Tng cng:….…… ….Thu VAT(10%) :……… ….…….Tng giá tr:……….……….
Vit bng ch:…………………………….… ………………………………………….….

Xut Ngày tháng nm
Ngi nhn hàng Th kho Ngi lp phiu
(Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên)

Hình 6: Phiu xut kho.

Phiu xut kho bao gm 4 liên:

Nhà cung cp gi 1 liên.
B phn Qun lý kho gi 1 liên.
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 12
Phòng Cung ng gi 1 liên đ theo dõi quá trình xut nhp, theo dõi cht lng hàng
hóa ca các nhà cung cp.
B phn K toán – Thu ngân gi 1 liên đ cp nht công n nhà cung cp.
Mu phiu xut kho đc s dng trong vic xut hàng tr li nhà cung cp hoc
trng hp xut hàng đ s dng ni b.
Ngoài ra, đ h tr qun lý mua hàng, ca hàng còn s dng các s theo dõi hàng
mua và s
theo dõi công n. Các s sách này phc v trong quá trình tra cu thng
xuyên, lp báo cáo,…
♦ S theo dõi hàng mua:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

S THEO DÕI HÀNG MUA
T ngày: 01/01/2011 n ngày: 01/02/2011
VT: vnđ
STT MÃ
HÀNG
TÊN HÀNG LOI
HÀNG
VT SL G T.TIN T.TIN +
THU 10%

Ngày: 01/01/2011
S hp đng: 0001
1 MH0011 Dell Vostro
3550 – 2G
MT
xách tay
Chic 10 14.000.000 140.000.000 154.000.000
2 MH0012 Dell Vostro
3550 – 4G
MT
xách tay
Chic 10 15.000.000 150.000.000 165.000.000
Tng theo H: 290.000.000 319.000.000
Tng theo ngày: 290.000.000 319.000.000
Ngày: 02/01/2011
S hp đng: 0002
1 MH0015 Asus C600-
1007U
MT
xách tay
Chic 10 8.500.000 85.000.000 93.500.000
Tng theo H: 85.000.000 93.500.000
S hp đng: 0003
1 MH0016 Asus C600-
1009U
MT
xách tay
Chic 10 9.700.000 97.000.000 106.700.000
Tng theo H: 97.000.000 106.700.000
Tng theo ngày: 182.000.000 200.200.000

TpHCM, Ngày 01 tháng 02 nm 2011
Ngi lp Th trng đn v
(Ký, h tên) (Ký, h tên)
Hình 7: S theo dõi hàng mua.
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 13

♦ Báo cáo chi phí mua hàng:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

BÁO CÁO CHI PHÍ MUA HÀNG
T ngày: 01/02/2011 n ngày: 01/02/2011
VT: vnđ
STT S HP
NG
NGÀY LP
H
THÀNH TINTHU
(10%)
THÀNH TIN
SAU THU
1 0021 01/02/2011 14.000.000 1.400.000 15.400.000
2 0022 02/02/2011 15.000.000 1.500.000 16.500.000
3 0023 02/02/2011 26.000.000 2.600.000 28.600.000

4 0024 02/02/2011 8.000.000 800.000 8.800.000
5 0025 03/02/2011 34.000.000 3.400.000 37.400.000
6 0026 03/02/2011 3.000.000 300.000 3.300.000
7 0027 04/02/2011 23.000.000 2.300.000 25.300.000
8 0028 06/02/2011 53.000.000 5.300.000 58.300.000
Tng cng: 176.000.000 17.600.000 193.600.000

TpHCM, Ngày 01 tháng 02 nm 2011
Ngi lp Th trng đn v
(Ký, h tên) (Ký, h tên)
Hình 8: Báo cáo chi phí mua hàng.












LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 14

♦ S theo dõi công n:

Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

S THEO DÕI CÔNG N
T ngày: 01/01/2011 n ngày: 01/02/2011
VT: vnđ
STT S
HP
NG
NHÀ CUNG CP T.TIN T.TIN +
THU
10%
THANH
TOÁN
N
Ngày: 01/01/2011
1 0001 Công ty C phn Thng
mi FPT
120.000.000 132.000.000 82.000.000 50.000.000
2 0002 Công ty Phân phi CMC 60.000.000 66.000.000 46.000.000 20.000.000
3 0003 Công ty DV Phân phi
Tng hp Du khí
40.000.000 44.000.000 44.000.000 0
Tng: 220.000.000 242.000.000 172.000.000 70.000.000
Ngày: 06/01/2011
4 0004 Công ty C phn Th
Gii S DGW
140.000.000 154.000.000 104.000.000 50.000.000
5 0005 Công ty CP MT tm nhìn

– Viscom
50.000.000 55.000.000 55.000.000 0
Tng: 190.000.000 209.000.000 159.000.000 50.000.000
Tng cng: 410.000.000 451.000.000 331.000.000 120.000.000

TpHCM, Ngày 01 tháng 02 nm 2011
Ngi lp Th trng đn v
(Ký, h tên) (Ký, h tên)
Hình 9: S theo dõi công n.










LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 15

♦ Báo cáo công n nhà cung cp:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

BÁO CÁO CÔNG N NHÀ CUNG CP
T ngày: 01/01/2011 n ngày: 01/02/2011
VT: vnđ
STT NHÀ CUNG CP N U
K
TRONG K N CUI
K
PHÁT SINH THANH TOÁN
1 Công ty C phn
Thng mi FPT
20.000.000 90.000.000 50.000.000 60.000.000
2 Công ty Phân phi
CMC
0 45.000.000 20.000.000 25.000.000
3 Công ty DV Phân
phi Tng hp Du
khí
15.000.000 110.000.000 100.000.000 25.000.000
4 Công ty C phn Th
Gii S DGW
40.000.000 20.000.000 30.000.000 30.000.000
5 Công ty CP MT tm
nhìn – Viscom
25.000.000 35.000.000 40.000.000 20.000.000
6 Công ty TNHH phát
trin CNTH Thnh
Thiên Minh
0 30.000.000 30.000.000 0
7 Công ty Ingram
Micro Asia

0 35.000.000 20.000.000 15.000.000
Tng cng: 100.000.000 365.000.000 290.000.000 175.000.000

TpHCM, Ngày 01 tháng 02 nm 2011
Ngi lp Th trng đn v
(Ký, h tên) (Ký, h tên)
Hình 10: Báo cáo công n nhà cung cp.







LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 16
3. Qun lý kho:
B phn Qun lý kho s đnh k kim tra nhp – xut – tn thông qua các phiu
nhp - xut và các th kho.
♦ Th kho:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

TH KHO
Ngày lp th: 1/1/2011
Mã hàng: 5 Tên hàng: Chut quang vt: con

S d ban đu: 100

STT
Chng t
Din gii n giá
S lng
S phiu Ngày Nhp Xut Tn
1 N0001 1/1/2011 Nhp khác 0 1 0 101
2 N0002 2/1/2011 Nhp mua 30.000 400 0 501
3 X0001 5/1/2011 Xut bán 60.000 0 10 491
4 X0002 5/1/2011 Xut khác 0 0 1 490
5 X0003 12/1/2011 Xut bán 60.000 0 20 470
6 X0004 27/1/2011 Xut bán 60.000 0 1 469
Tng cng: 401 32 469

Ngày 1 tháng 2 nm 2011
Th kho Ngi lp
(Ký, h tên) (Ký, h tên)
Hình 11: Th kho.

Th kho do b phn Qun lý kho lp. Mi khi có quá trình xut nhp hàng hóa, b
phn Qun lý kho phi cp nht thông tin vào th kho, đ kim soát kho v s lng.
ng thi có th to đc các báo cáo đt xut v s lng khi có yêu cu ca ban Qun
lý hoc phòng Cung ng.




LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 17
♦ Báo cáo nhp – xut - tn:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

BÁO CÁO NHP XUT TN
T ngày: 01/01/2011 n ngày: 01/02/2011

STT MÃ
HÀNG
TÊN HÀNG VT TN
U
K
PHÁT
SINH
NHP
PHÁT
SINH
XUT
TN
CUI
K
Loi hàng hóa: Chut
1 MH0001 Mitsumi quang
6702
Con 200 100 76 224
2 MH0002 Mitsumi quang

6703 Mini
Con 150 100 63 187
3 MH0003 Logitech Spot Con 30 20 6 44
4 MH0004 Logitech
M100/M90
Con 40 40 17 63
Tng: 420 260 162 518
Loi hàng hóa: Bàn phím
1 MH0005 Mitsumi Black Cái 60 0 8 52
2 MH0006 Mitsumi
Multimedia
Cái 10 0 2 8
3 MH0007 Logitech K100 Cái 10 0 0 10
4 MH0008 Logitech New
Touch
Cái 40 30 5 65
Tng: 120 30 15 135
Tng cng: 540 290 177 653

TpHCM, Ngày 01 tháng 02 nm 2011
Ngi lp Th trng đn v
(Ký, h tên) (Ký, h tên)
Hình 12: Báo cáo nhp – xut - tn.

4. Quy trình bán hàng:
u tiên, khi khách hàng đn vi ca hàng, nhân viên bán hàng s hng dn khách
hàng v khu vc mua hàng và v trí các mt hàng khách cn mua. Thông qua bng báo
giá, nhân viên bán hàng t vn chi tit v loi hàng mà khách hàng chn .
Vic t vn này giúp khách hàng nm rõ v tính nng, các thông s k thut cng
nh giá c ca các mt hàng, đ t đó khách hàng đa ra quyt đnh chn mt hàng phù

LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 18
hp vi mc đích và túi tin ca mình. Theo yêu cu ca khách hàng, nhân viên bán hàng
s ghi phiu đt hàng cho khách.
♦ Phiu đt hàng:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

PHIU T HÀNG
S:…………………Ngày… Tháng… Nm………

H tên khách hàng:……….…………………………………………………………………
n v/ Công ty:… ………… …………………………………………….… ….…
a ch:………………………………………………………………………………… ….
in thoi:…………………………………Fax:……………………………………………
Tin đt cc:…………………………………………………………………………………
VT: VND
STT Tên hàng VT SL n giá Thành tin Ghi chú


Tng cng:….…… ….Thu VAT(10%) :……… ….…….Tng giá tr:……….……….
Vit bng ch:…………………………… …………………………………………….….

Khách hàng Nhân viên bán hàng Th trng đn v
(Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên)

Hình 13: Phiu đt hàng.
Trng hp khách hàng mua các mt hàng cn lp ráp, nhân viên bán hàng s cung
cp cho khách hàng mt phiu yêu cu lp ráp. Khi nhn đc phiu yêu cu này, phòng
K thut s lp ráp thành sn phm cho khách hàng hoàn toàn min phí.
LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 19
♦ Phiu yêu cu lp ráp:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

PHIU YÊU CU

H tên khách hàng:……….…………………Gi giao máy.…………………………………
a ch:………………………………………………………………… ……………… ….
in thoi:…………………………………… ………………………… …………………
S lng máy:…………………………………B phn giao:…………………… …….…
Chng trình cài đt (Win, Office, Full):………………………… ………….……………
Làm mng Lan (có/ không):…………………………………….……………………………
Tính phí (có/ không):………………………………………….……………………………

Khách hàng
(Ký, h tên)
Hình 14: Phiu yêu cu lp ráp.

B phn Thu ngân – Hóa đn khi nhn phiu đt hàng t khách, s có nhim v
nhp thông tin và in hóa đn bán hàng. Hóa đn bán hàng đc in thành 3 liên. B phn

Thu ngân- Hóa đn s gi li 1 liên. Khách hàng gi 2 liên còn li.












LVTN: QUN LÝ BÁN HÀNG GVHD: Cô PHAN M TRINH
TI CA HÀNG TM -DV VI TÍNH

Nguyn Vn Phát - MSSV: 10761261
Trang 20
♦ Hóa đn bán hàng:
Công ty c phn máy tính Hoàn Long
244 Cng Qunh, P.Phm Ng Lão, Q.1, Tp.HCM
T: 08.39258999 - 08.39259999 Fax: 08.39259131

HÓA N BÁN HÀNG
S:…………………Ngày… Tháng… Nm………

H tên khách hàng:……….…………………………………………………………………
n v/ Công ty:………………… ………………………………………….… ….…
a ch:………………………………………………………………………………… ….
in thoi:…………………………………Fax:……………………………………………

Nhân viên bán hàng: …………… ….………………………………………………………
Din gii:…………… ….……………………….………………………………………….
VT: VND
STT Tên hàng VT SL n giá VAT Thành tin
1 Ngun ATX 5839 Cái 1 238.182 10% 262.000
2 Ngun Arrow 500W fan 12cm Cái 1 245.455 10% 270.000

Tng cng: 483.636 Thu VAT(10%) : 48.364 Tng giá tr: 532.000
Vit bng ch: Nm trm ba mi hai ngàn VND
Phng thc thanh toán: Tin mt

Ngi np tin Th kho Th trng đn v
(Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên)
Hình 15: Hóa đn bán hàng.

Khách hàng mang hóa đn bán hàng đn kho, b phn Qun lý kho s gi 1 liên đ
thay th cho phiu xut kho.
Sau khi giao hàng đy đ cho khách, b phn Qun lý kho s đóng du “đã giao
hàng” lên liên còn li ca khách hàng. Tem bo hành đã đc b phn Qun lý kho dán
sn, nhm tin cho vic giao hàng đc din ra nhanh chóng.
+ Trong trng hp khách hàng cn đi hàng, phòng Kinh doanh s xem xét. Nu
tha yêu cu đi hàng, phòng Kinh doanh s chuyn đn b ph
n Qun lý kho đ lp
phiu nhp kho và phiu xut kho đi mt hàng mi cho khách.