PHÂN TÍCH DỊCH VỤ VẬN TẢI CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬPKHẨU ĐẢO XANH

ỦY BAN NHÂN DÂN TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
PHÂN TÍCH DỊCH VỤ VẬN TẢI
CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP
KHẨU ĐẢO XANH
GIẢNG VIÊN: Th.S ĐINH VĂN HIỆP
NHÓM: 7
MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP
KHẨU ĐẢO XANH
1 Giới thiệu tổng quan về công ty 1
1 Lĩnh vực kinh doanh, chức năng hoạt động của công ty 1
1 Lĩnh vực kinh doanh 1
1 Dịch vụ vận tải đường biển 1
2 Dịch vụ vận tải đường hàng không 2
3 Dịch vụ giao nhận – Logistics 2
4 Dịch vụ vận tải đường bộ 3
5 Dịch vụ tư vấn hải quan 4
2 Chức năng hoạt động của công ty 4
3 Khách hàng của công ty 5
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG CONTAINER
XUẤT NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
XUẤT NHẬP KHẨU ĐẢO XANH
2 Quy trình giao nhận hàng nhập 7
1 Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hang 8
2 Kiểm tra bộ chứng từ 8
3 Lây bệnh giao hàng (lệnh D/O) 8
4 Thông quan hàng nhập 9
1 Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai 9

2 Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử 9
3 Làm thủ tục Hải quan tại Cảng 9
5 Xuất phiếu EIR 13
6 Thanh lý Hải quan cổng 13
7 Giao hàng cho Khách hàng 14
8 Quyết toán và lưu hồ sơ 15
2 Quy trình giao nhận hàng xuất 16
1 Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ 17
2 Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển, chào giá cho
khách hàng 17
3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ 18
4 Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu 19
1 Chuẩn bị hàng hóa 19
2 Chuẩn bị phương tiện vận tải 19
3 Chuẩn bị chứng từ khai hải quan 20
5 Thông quan hàng xuất khẩu 21
1 Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử 21
2 Làm thủ tục Hải quan tại cảng 22
6 Phát hành vận đơn 25
2.2.6.1.Trường hợp 1: Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty
25
2.2.6.2.Trường hợp 2: Khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế của
công ty 27
Thực xuất tờ khai 27
Gửi bộ chứng từ cho đại lý ở nước ngoài 28
Lập chứng từ kế toán và luu hồ sơ 28
Lập chứng từ kế toán 28
Quyết toán và lưu hồ sơ 28
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CÔNG TÁC
GIAO NHẬN VÀ BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT TẠI CÔNG TY TNHH

XUẤT NHẬP KHẨU ĐẢO XANH.
3.1. Đối với giao nhận vận tải đường hàng không 31
3.2. Đối với giao nhận vận tải đường biển 32
3.3. Đối với giao nhận vận tải đường bộ 33
PHỤ LỤC 35
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH
XUẤT NHẬP KHẨU ĐẢO XANH
1 Giới thiệu tổng quan về công ty
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Đảo Xanh là một công ty trẻ năng
động, sáng tạo hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa. Được
thành lập ngày 08 tháng 07 năm 2007, theo quyết định của Sở Kế Hoạch &
Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh, phòng Đăng ký kinh doanh. Công ty tự
hào cung cấp những dịch vụ hoàn hảo về giao nhận vận tải nội địa cũng như
quốc tế.
2 Lĩnh vực kinh doanh, chức năng hoạt động của công ty
1 Lĩnh vực kinh doanh
1 Dịch vụ vận tải đường biển
Công ty cam kết thực hiện các dịch vụ đường biển với mức giá cạnh
tranh, hạn chế tối thiểu rớt hàng ở cảng đi và các cảng chuyển tải. Dịch vụ
vận tải đường biển của công ty bao gồm:
- Dịch vụ gom hàng lẻ.
- Vận tải hàng xuất nhập FCL, LCL.
- Dịch vụ xuất nhập hàng trọn gói.
- Dịch vụ xuất nhập hàng ủy thác.
[Type text] 5
- Cước hàng SEA quốc tế.
- Bảo hiểm vận tải.
2 Dịch vụ vận tải đường hàng không
Là đối tác tin cậy của các hãng hàng không, Đảo Xanh có những
điều kiện thuận lợi để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ giao nhận

hàng không chất lượng cao từ Việt Nam đến các sân bay quốc tế lớn trên
thế giới. Công ty cung cấp dịch vụ này với lịch trình đảm bảo, giá cước
phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Với đội ngũ nhân viên chuyên
nghiệp, công ty đảm bảo khả năng có chỗ ngay trong những mùa cao
điểm. Dịch vụ vận tải hàng không của công ty cung ứng nhiều sự lựa chọn
cho khách hàng bao gồm:
- Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu.
- Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng
hàng không trên thế giới.
- Vận chuyển kết hợp đường biển và đường hàng không.
- Dịch vụ khai quan và giao nhận nội địa.
- Giao nhận hàng từ nơi nhận đến nơi giao cuối cùng.
3 Dịch vụ giao nhận – Logistics
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, vững vàng về nghiệp vụ và am
hiểu các quy tắc của hải quan Việt Nam sẽ phục vụ và tư vấn hỗ trợ các
nhà Xuất – Nhập khẩu bằng các dịch vụ nhanh chóng, đơn giản và đảm
bảo an toàn cho hàng hóa.
[Type text] 6
Các dịch vụ cung cấp:
- Giao nhận đường biển và đường hàng không Door to Door.
- Làm thủ tục hải quan, làm trọn bộ chứng từ, thu xếp bảo
hiểm, giám định, vận tải đa phương thức.
- Đóng gói, đóng kiện, ghi kí mã hiệu hàng hóa.
- Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu qua kho
CFS.
- Đại lý lưu kho và phân phối hàng hóa.
- Thu xếp nhân công bốc dỡ hàng, kho hàng, kiểm đếm.
4 Dịch vụ vận tải đường bộ
Vận tải đường bộ là một mắc xích không thể tách rời trong dây
chuyền vận tải hàng hóa. Công ty cung cấp các dịch vụ vận tải theo lịch

trình, hàng gom lẻ, thuê nguyên chuyến. Dịch vụ vận tải đường bộ bao
gồm:
- Bốc xếp và sắp đặt hàng.
- Giao nhận vận tải hàng trọn gói.
- Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt.
- Vận chuyển hàng quá cảnh.
- Vận chuyển hàng tạm nhập – tái xuất và tạm xuất – tái nhập.
[Type text] 7
5 Dịch vụ tư vấn hải quan
Thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu đặc biệt phức tạp và
không được áp dụng giống nhau ở mỗi nước. Đặc biệt, nếu chứng từ
không được chuẩn bị phù hợp và cẩn thận thì bất kỳ sai lệch dù ở mức độ
nào đều có thể gây nên chậm trễ, phát sinh thêm các chi phí và thậm chí bị
phạt vi phạm. Công ty cung cấp các dịch vụ tư vấn hải quan sau:
- Thủ tục thông quan đối với tất cả các loại hàng hóa xuất nhập khẩu: hàng kinh
doanh, hàng viện trợ, hàng dự án, hàng triển lãm, hàng quá cảnh, hàng tạm nhập
– tái xuất, hàng tạm xuất – tái nhập, hàng phi mậu dịch.
- Tư vấn về khai hải quan, tính thuế, áp mã, áp giá hải quan và các chính sách
thuế có liên quan.
- Tư vấn các vấn đề liên quan về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan của các nước
nơi có hàng Việt Nam xuất khẩu đến.
2 Chức năng hoạt động của công ty
 Tiến hành nhận ủy thác dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa, mua bán cước
các phương tiện vận tải (tàu biển, máy bay, ) và các dịch vụ khác có liên quan
như gom hàng, làm thủ tục Hải Quan, mua Bảo hiểm hàng hóa.
 Tư vấn các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan.
 Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp.
[Type text] 8
 Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh
vực vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thuê tàu…

3 Khách hang của công ty
Công ty Đảo Xanh có hai dạng khách hàng chính, cụ thể:
Nguồn khách hàng do công ty tự tìm kiếm như công ty CPTP Bắc Mỹ chuyên
nhập khẩu kem BUD’S do Thái Lan sản xuất theo công nghê và
dây chuyền của Mỹ (đây là một trong những bạn hàng lâu năm của công ty Đảo
Xanh); dệt may Thành Công là nhà nhập khẩu sợi, bông; công ty TNHH SX
TM Đông Sinh sản xuất và xuất khẩu nhãn hiệu (decal giấy, mã vạch,
nylon,vải) đính vào quần áo; công ty TNHH Đỏ Xanh chuyên cung cấp mỹ
phẩm , … và các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu trong,
ngoài nước đặc biệt là trên địa bàn Tp.HCM.
- Nguồn khách hàng từ các mối quan hệ làm ăn thân thiết giới thiệu như: công ty
CP Yến Thịnh; công ty TNHH Dệt Đông Tiến Hưng ; công ty
TNHH Thuận Phát Hưng…
Các cảng đến chính của khách hàng bao gồm phần lớn là các cảng
trực thuộc địa bàn thành phố Hồ Chí Minh như: cảng VICT, Tân Cảng, Cát Lái,
Bến Nghé, Khánh Hội, sân bay Tân Sơn Nhất…
Ngoài ra, còn ở các tỉnh khác như: cảng Hải Phòng, Đà Nẵng, cảng
Chu Lai…
 Đối thủ cạnh tranh: Công ty phải cạnh tranh với một số lượng không nhỏ các
công ty trong nước sử dụng nhiều hình thức cạnh tranh như giảm giá, giảm ủy
thác… để tăng thị phần. Trong đó có các đối thủ cạnh tranh khá lớn như:
Vinafreight, Vega Logistics, Vinatrans , Viconship, Korea
Express Saigon Logistics….
[Type text] 9
Nhận yêu cầu từ Khách hàng
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Lấy lệnh giao hàng
Thông quan hàng nhập khẩu
Nhập miễn kiểm Nhập kiểm hóa
Mở tờ khai

Trả tờ khai
Tính giá thuế
Mở tờ khai
Tính giá thuế
Kiểm hóa
Trả tờ khai
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
CONTAINER XUẤT NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU ĐẢO XANH
2.1. Quy trình giao nhận hàng nhập
[Type text] 10
Xuất phiếu EIR
Thanh lý Hải quan
Giao hàng cho Khách
hàng
Quyết toán và lưu hồ
sơ
 Diễn giải quy trình giao nhận hàng nhập
2.1.1. Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc
khách hàng. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký
kết hợp đồng giao nhận.
2.1.2. Kiểm tra bộ chứng từ
[Type text] 11
Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lý
gửi về một cách nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận
đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu
và ngày tàu đến, số cont và số seal, chi tiết hàng hóa.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ
với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung

và thông báo cho Công ty khi có sự điều chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi
của đại lý không bổ sung chứng từ cho Công ty kịp thời thì phải chịu trách
nhiệm về các khoản chi phí điều chỉnh.
2.1.3. Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)
Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày sẽ nhận
được giấy báo hàng đến của hãng tàu. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để kẹp
vào các debit /credit của lô hàng.
Nhân viên giao nhận thực hiện việc đi đổi lệnh phải cầm giấy giới thiệu
kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hoá đơn để lấy lệnh. Nhân viên giao
nhận sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để đóng phí chứng từ, phí hàng lẻ để
nhận lệnh giao hàng (D/O). Đối với hàng FCL thì trực tiếp đóng tiền cược cont
và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu khi có nhu cầu.
2.1.4. Thông quan hàng nhập
2.1.4.1. Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai
Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập bao gồm :
Bản chính Bản sao
1 Tờ khai Hải Quan hàng nhập 02
[Type text] 12
2 Hợp đồng ngoại thương 01
3 Hóa đơn thương mại 01 01
4 Phiếu đóng gói 01
5 Vận đơn 01
6 Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu 01
Ngoài ra, tùy vào loại hình nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu… mà có
thêm một số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập
khấu, giấy kiểm dịch, phụ lục tờ khai, tờ khai trị giá …
2.1.4.2. Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử
«ECUS-K4» để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ
thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân

luồng hàng hóa.
Luồng hàng hóa có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
2.1.4.3. Làm thủ tục Hải quan tại Cảng
Chia 2 trường hợp
a Trường hợp 1: Hàng nhập khẩu miễn kiểm (luồng xanh)
Bước 1 : Mở tờ khai Hải quan
- Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số
tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải
Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu
xác nhận. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng.
- Nhân viên đến Hải quan mở tờ khai tìm «báo cáo vi phạm pháp luật», xem
Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay không đóng
thuế cho Doanh nghiệp.
o Nếu không vi phạm thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Các chứng từ phải nộp:
[Type text] 13
 Báo cáo vi phạm pháp luật
 Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và
1 bản lưu người khai Hải quan)
 Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)
 Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
 Vận đơn đường biển (sao y) «có ký hậu của Ngân hàng nếu thanh toán bằng
L/C»
 Lệnh giao hàng (1bản chính).
 Packing list (1bản chính).
 Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu.
 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
 Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…).
+ Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận
tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y «Biên nhận nộp thuế vào

Ngân sách Nhà nước» nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để
Hải quan kiểm tra.
 Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên và từ đó dựa vào mã số thuế của
doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong
danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
 Sau khi kiểm tra, Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
Bước 2: Tính giá thuế
- Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà
doanh nghiệp phải nộp không.
- Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
- Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và
sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác
nhận.
Bước 3: Trả tờ khai Hải quan
[Type text] 14
- Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải
quan.
- Nhân viên giao nhận đóng lệ phí Hải quan mở tờ khai.
- Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm:
 Tờ khai Hải quan
 Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
b Trường hợp 2: Hàng nhập khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
Bước 1: Mở tờ khai Hải quan
- Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số
tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ
khai hải quan tại cảng.
- Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tơ khai tìm «báo cáo vi phạm pháp
luật», xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay
không đóng thuế cho Doanh nghiệp.
o Nếu không vi phạm thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.

Các chứng từ phải nộp:
 Báo cáo vi phạm pháp luật
 Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và
1 bản lưu người khai Hải quan)
 Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)
 Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
 Vận đơn đường biển (sao y) «có ký hậu của Ngân hàng nếu thanh toán bằng
L/C»
 Lệnh giao hàng (1bản chính).
 Packing list (1bản chính).
 Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu.
 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
 Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…).
[Type text] 15
+ Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận
tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y «Biên nhận nộp thuế vào
Ngân sách Nhà nước» nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để
Hải quan kiểm tra.
 Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên và từ đó dựa vào mã số thuế của
doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong
danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
 Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
Bước 2: Tính giá thuế
- Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà
doanh nghiệp phải nộp không.
- Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
- Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và
sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác
nhận.
Bước 3: Kiểm hóa

- Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan
kiểm hóa.
- Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và mua seal cho container.
- Xuống bãi làm «giấy cắt seal», kêu công nhân cắt seal đến cắt seal. Đồng thời,
liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa
theo mức độ mà Hải quan yêu cầu.
- Sau đó, nhân viên giao nhận bấm seal lại.
Bước 4: Trả tờ khai Hải quan
- Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải
quan.
- Nhân viên giao nhận đóng lệ phí Hải Quan mở tờ khai.
- Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm:
 Tờ khai Hải quan
[Type text] 16
 Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
 Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa
2.1.5. Xuất phiếu EIR
Nhân viên giao nhận đến phòng Thương vụ (ở cảng) nộp D/O (có dấu
giao thẳng của Hãng tàu) và đóng tiền nâng/ hạ, lưu container để xuất phiếu
EIR.
2.1.6. Thanh lý Hải quan cổng
- Nhân viên công ty mang bộ chứng từ gồm:
 Lệnh giao hàng
 Phiếu EIR
 Tờ khai Hải quan (bản chính và copy)
- Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai và phiếu EIR.
- Hải quan sẽ trả lại tờ khai Hải quan (bản chính) và phiếu EIR cho nhân viên
giao nhận.
2.1.7. Giao hàng cho Khách hàng
 Trường hợp giao hàng lẻ (LCL)

- Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu Đảo Xanh thay mặt mình nhận hàng thì
nhân viên giao nhận công ty sẽ đến kho hàng lẻ (CFS) để nhận hàng và giao lại
cho khách hàng.
Sau khi đến Cảng hoặc đại lý hãng tàu đóng phí chứng từ, phí
hàng lẻ để nhận lệnh giao hàng (D/O), thông quan hàng nhập xong. Nhân viên
giao nhận của Đảo Xanh sẽ mang 3 lệnh giao hàng (D/O), tờ khai hải quan,
Commercial Invoice và Packing List đến văn phòng cảng ký nhận D/O để tìm vị
trí để hàng, tại đây lưu giữ 1 bản D/O.
Sau đó nhân viên giao nhận phải mang 2 bản D/O còn lại đến bộ
phận kho vận làm “Phiếu xuất kho”.Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất
kho cho người giao nhận của Đảo Xanh. Tiếp theo, người giao nhận đem 2
phiếu xuất kho này đến kho chứa hàng làm thủ tục xuất kho và tách riêng hàng
hóa của mình ra, cho xe vào Cảng chở hàng giao đến kho của khách hàng.
[Type text] 17
- Khi khách hàng không yêu cầy hay không ủy thác cho Đảo Xanh nhận hàng
thay mình thì nhân viên giao nhận chỉ giao lệnh cho khách hàng khi họ xuất
trình HB/L để họ tự ra kho hàng lẻ nhận hàng.
 Trường hợp giao hàng nguyên container (FCL)
Sau khi liên hệ với hãng tàu để nắm lại lịch tàu cho chính
xác.Khi nhận được thông báo tàu đến (Notice of arrival), với vai trò là người
nhận hàng Đảo Xanh sẽ cử nhân viên đến đại lý hãng tàu trình vận đơn để lấy
D/O.
Sau đó đem D/O đến Hải quan cảng đăng ký làm thủ tục Hải
quan, kiểm hóa và nhận chứng từ.Người giao nhận đem chứng từ và D/O xuống
cảng nhận hàng nguyên cont.
- Như đã nói như trên, nếu như khách hàng là người tự nhận hàng tại Container
Yard (CY) thì Đảo Xanh sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng.
- Nếu khách hàng nhờ Đảo Xanh nhận hàng thay mình thì Đảo Xanh sẽ thay mặt
khách hàng nhận hàng tại CY. Sau đó cho xe kéo cont về kho riêng của khách
hàng.

2.1.8. Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho
khách hàng xong thì người giao nhận phải:
Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao
nhận sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng. Đồng thời kèm theo đó là 1 bản
Debit Note - Giấy báo nợ (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty),
trên đó gồm: các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ,
phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó Giám
đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ
chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
[Type text] 18
Thanh lí tờ khai Trả tờ khai Hải Quan
Vào sổ tàu Thanh lí tờ khai
Vào sổ tàu
Nhận yêu cầu ủy thác từ nhà xuất khẩu
Hỏi giá/ chào giá cho khách hàng
Liên hệ với Hãng tàu để đặt chỗ
Thông quan hàng xuất
Hàng xuất miễn kiểm
Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu
Mở tờ khai Hải Quan
Hàng xuất kiểm hóa
Trả tờ khai Hải Quan
Mở tờ khai Hải Quan
Kiểm hóa
2.2. Quy trình giao nhận hàng xuất
[Type text] 19
 Diễn giải quy trình giao nhận hàng xuất
2.2.1. Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như

sau:
 Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách
hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh
20’RF, 40’RF tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn
cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC (đối với hàng cồng kềnh). Cũng như các
quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì
phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử
trùng….
 Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng
cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng
thấp và ngược lại.
 Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh
doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước
phù hợp.Tuy nhiên cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một
[Type text] 20
Phát hành vận đơn
Thực xuất tờ khai
(chi cục Hải Quan)
Gửi chứng từ cho đại lí
nước ngoài
Lập chứng từ kết toán và
lưu hồ sơ
hãng tàu cho hàng hóa của mình thì công ty xét báo giá cước cho khách hàng đó
biết.
 Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
2.2.2. Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển,
Chào giá cho khách hàng
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên
kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì
mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu, cũng như có thế mạnh riêng

trên các tuyến đường.
Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, ZIM line… có thế mạnh trên các
tuyến đi Châu Âu và Mỹ. Trong khi đó hãng tàu TS line, Wanhai, Evergeen,
NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Á.
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính
toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến
giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
2.2.3. Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp
nhận thì khách hàng sẽ gởi Booking request (yêu cầu dặt chỗ) cho bộ phận kinh
doanh. Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người
gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng
(đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ
container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông
quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy…
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking request của khách hàng
và gửi Booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận
việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi Booking
confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng. Lệnh cấp container rỗng
này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp
[Type text] 21
hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port
of discharge (nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, …
Sau khi có Booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh
sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục
thông quan xuất khẩu.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận
chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông
tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của
công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp

với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra
cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành
làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.
Lập Booking profile
Nhân viên kinh doanh sẽ lập Booking profile để kê khai sơ
lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những
thông tin trên Booking profile như sau:
 Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax.
 Tên hãng tàu.
 Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy.
 Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight
collect).
 Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
2.2.4.Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
2.2.4.1. Chuẩn bị hàng hóa
Nhân viên của công ty Đảo Xanh nhận hàng từ nhà xuất khẩu.
2.2.4.2. Chuẩn bị phương tiện vận tải
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều
độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container.
[Type text] 22
Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ
gồm: Packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có
ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container
đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt,
đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận
chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng.
Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại
cảng chờ xếp hàng (theo trên Booking confirm) và đóng phí hạ container cho
cảng vụ.

2.2.4.3. Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
Bộ chứng từ khai hải quan hàng xuất bao gồm :
Bản chính Bản sao
1 Tờ khai Hải Quan hàng xuất 02
2 Hợp đồng ngoại thương 01
3 Hóa đơn thương mại 01 01
4 Phiếu đóng gói 01
5 Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu 01
6 Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp
mới xuất khẩu lần đầu).
 Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ
gồm có:
• 2 giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm
dịch thực vật.
[Type text] 23
• Hợp đồng ngoại thương (sao y)
• Invoice (1 bản chính)
• Packing list (1 bản chính)
• Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có)
• Vận đơn (vận đơn này sẽ được nộp sau khi tàu chạy để lấy chứng thư).
Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ
hồ sơ đó đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch.Nhân viên tiếp
nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký.
Khi hàng đã về đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên
kiểm dịch đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng. Hàng sẽ được cấp
chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn. Chứng thư này là chứng nhận tình
trạng của hàng hóa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
2.2.5. Thông quan hàng xuất khẩu
2.2.5.1. Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những

thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập được như:
+ Hợp đồng ngoại thương
+ Invoice
+ Packing list
+….
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử
«ECUS-K4» để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng.Nếu truyền thành công hệ
thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân
luồng hàng hóa.Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so
[Type text] 24
với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ
khai vào máy.
- Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:
+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực
tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng
dấu thông quan «đã làm thủ tục hải quan» vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển
qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được
chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan «đã làm thủ tục
hải quan» vào tờ khai xuất khẩu.
+ Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế
hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo Chi cục mà chủ hàng xuất trình
5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa
đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ Hải quan sẽ bấm
niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa
đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo Chi cục duyệt, đóng dấu thông
quan «đã làm thủ tục hải quan» vào tờ khai xuất khẩu.
Lưu ý : Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu
vào cửa khẩu đó.
2.2.5.2. Làm thủ tục Hải Quan tại cảng

Chia thành 2 trường hợp:
a Trường hợp 1: Hàng xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh)
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
- Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến
cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận.
- Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm:
 Giấy giới thiệu, Hợp đồng ngoại thương (sao y)
 2 tờ khai Hải Quan, Invoice, Packing list (bản chính)
[Type text] 25